Maximizar y administrar el tiempo en los proyectos

Los proyectos son un conjunto de actividades coordinadas sistemáticamente.

Anteriormente la planificación de esas actividades no estaba bien programada y
debido a las complejidades del mercado y los negocios se han elaborados nuevas
herramientas para lograr maximizar y administrar mejor el tiempo y obtener una
mejor planificación de las actividades, donde se hace hincapié es en el tiempo de inicio
y finalización de las actividades.

Los proyectos, todos tienen un enemigo fatal que es el tiempo de elaboración y

ejecución. Esto va a depender de la eficiencia del proyecto. Ya que el Ceo busca lograr
la elaboración y ejecución del proyecto con la menor cantidad de recursos económicos
posible, tomando en consideración la factibilidad económica y en la menor brevedad
de tiempo. Por consiguiente, tomando en consideración que los proyectos suelen
colapsar por falta de tiempo, debemos de buscar las herramientas necesarias para
administrar más eficientemente el tiempo en los proyectos.

Lista de Actividades
Consiste en un documento donde muestra el conjunto de todas las actividades que se
van a realizar en el proyecto. Es parte del proceso estratégico y de planificación del
proyecto.

Ejemplo de un pequeño proyecto, de la realización de un concierto.

Cronograma de Actividades o de Trabajo

Es un documento que muestra de manera organizadas todas las actividades que se van
a realizar dentro del proyecto con un fecha de inicio y de finalización. En síntesis es el
verdadero proceso de planificación del proyecto, donde podemos precisar el tiempo
que durara el proyecto. Y sobre todo es el plan estratégico del proyecto para lograr los
objetivos y propósito de este.
Ejemplo

En qué consiste el Análisis del Cronograma de Proyecto

Consiste en analizar sistemáticamente y secuencialmente cada una de las actividades
del proyecto. Lo primero que debemos hacer cuando analizamos el cronograma de
Actividades es identificar la ruta crítica, y para eso debemos analizar cada una de las
actividades del proyecto.

Para identificar la ruta crítica es necesario utilizar el grafico de Gantt, y diagrama de

Pert. Sin embargo, muchos Ceos de proyectos consideran que no es necesario utilizar
al mismo tiempo Gantt y Pert, para determinar la ruta crítica. Basta con utilizar Gantt,
para no tener que utilizar Pert, o viceversa.
La Ruta Crítica: es la secuencia de los elementos terminales de la red de proyectos con
la mayor duración entre ellos, determinando el tiempo más corto en el que es posible
completar el proyecto. Se denomina ruta crítica a un método que se emplea para
calcular los tiempos en la planificación de un proyecto. Se trata de un algoritmo que
busca optimizar los costos a partir de la programación de las acciones, es la ruta que
no tiene flexibilidad en el tiempo y que tiene duración cero.

Ruta Crítica
Es la actividad que no tiene flexibilidad en el tiempo y tiene holgura cero. Debemos
identificar la ruta crítica para saber cuál es la actividad que puede hacer fracasar el
proyecto. La duración de la Ruta Crítica determina la duración del proyecto cualquier
retraso en un elemento de la ruta crítica afecta la fecha de término planeada del
proyecto, por eso puede hacer colapsar el proyecto, debido a que no tiene flexibilidad
en el tiempo.

Gráfico de Gantt
El grafico de Gantt fue desarrollado por Henry Laurence Gantt a inicios del siglo XX, el
diagrama se muestra en un gráfico de barras horizontales ordenadas por actividades a
realizar en secuencias de tiempo concreto. Es una herramienta grafica del cronograma
de actividades o de trabajo, cuyo objetivo es mostrar el tiempo pronosticado para las
diferentes tareas o actividades que se van ejecutar en la elaboración y ejecución del
proyecto. El diagrama de Gantt al igual que Pert, indica las relaciones existentes entre
actividades. El diagrama de Gantt muestra el origen y el final de las
diferentes actividades de trabajo.

El Grafico de Gantt se ha convertido en una herramienta básica en la gestión de

proyectos de todo tipo, con la finalidad de representar las diferentes actividades
programadas como parte de un proyecto o para mostrar una línea de tiempo en las
diferentes actividades, haciendo el método más eficiente.
Básicamente el diagrama está compuesto por un eje vertical donde se establecen las
actividades que constituyen el trabajo que se va a ejecutar, y un eje horizontal que
muestra en un calendario la duración de cada una de ellas.
Se puede elaborar un diagrama de Gantt con una hoja de cálculo de una manera muy
sencilla, marcando determinadas celdas para formar la representación de cada tarea.
Sin embargo, en la gestión de proyectos también existen herramientas de licencia libre
capaces de llevar a cabo dicho tipo de operación.
El grafico de Gantt es una herramienta para planificar y programar tareas a lo largo de
un período determinado, permite realizar el seguimiento y control del progreso de
cada una de las etapas de un proyecto y, además, reproduce gráficamente las tareas,
su duración y secuencia, además del calendario general del proyecto.

También se reflejan aquellas actividades cuyo desarrollo transcurre de forma paralela y

se puede asignar a cada actividad los recursos que ésta necesita con el fin de controlar
los costes y personal requeridos.

Por esta razón, para la planificación de las actividades de proyectos complejos

(superiores a 25 actividades) se requiere el uso de técnicas basadas en redes de
precedencia como CPM o los diagramas PERT. Estas redes relacionan las actividades
de manera que se puede visualizar la Ruta crítica del proyecto y permiten reflejar una
escala de tiempos para facilitar la asignación de recursos y la determinación del
presupuesto. El diagrama de Gantt, sin embargo, resulta útil para la relación entre
tiempo y carga de trabajo.

Pasos básicos para elaborar un Diagrama de Gantt:

1) El primer paso para elaborar un diagrama de Gantt es hacer una lista de todas las
actividades que puede requerir un proyecto. En consecuencia, a partir de esto
definiremos tiempos para la realización de cada actividad, prioridades y organización
de ellas.
2) El diseño del diagrama de Gantt debe ser lo más práctico y sencillo posible. Debe
describir la actividad de manera sencilla, ya que será consultado con frecuencia. Las
personas implicadas en el proceso deben quedarse con una idea clara de lo que está
sucediendo en un momento concreto del proceso.
3) Gracias al diagrama de Gantt, es posible un monitoreo y supervisión sistemática del
progreso de cada actividad pautada y descubrir con facilidad los puntos críticos, los
períodos de inactividad y observar los retrasos en la ejecución. De este modo, ayuda a
prever posibles costes y permite reprogramar las tareas de acuerdo a las nuevas
condiciones.
4) Finalmente, cabe decir que por su sencillez, facilidad de uso y bajo coste se emplea
con mucha frecuencia en pequeñas y medianas empresas.
Software para trabajar con el grafico de Gantt:
Calligra Suite Plan, GANTTER, DotProject, KMKey, NavalPlan, OpenProj, Planner,
ProjectLibre, GanttProject, GanttPRO.

 Ejemplo

La Ruta Crítica de las actividades críticas fueron: A, C, F, G, I

En este Primero ponemos una columna con todas las actividades del proyecto y luego
una serie de columnas que serán la representación de los días. Guiándonos del
Cronograma de actividades, entonces empezamos a marcar como pudimos ver, la
actividad A dura cinco días, por lo que marcamos desde el día uno, que empezamos
hasta el cinco, que es donde termina la prima actividad.

Luego de terminada la actividad A, entonces se procede a seguir con las actividades B y

C, ya que A es predecesora de las dos entonces, se busca dónde termina la A y ahí
empieza a marcar la duración de la actividad B, la cual dice que tiene una duración
de dos días al igual manera lo hago con la actividad C, busco donde terminar la
actividad A, y entonces marco la actividad C, la cual dice tiene una duración de cuatro
días, la actividad C y seguimos, con la actividad D, como vimos esta actividad empieza
cuando termina la actividad , busco donde termina la actividad B, y vemos que esta
termino en el séptimo día, lo que quiere decir que la actividad D, va a empezar hacia
el noveno día y a partir de aquí rellenamos cinco casillas. La actividad E, de igual forma
va a empezar cuando termine la actividad B, que como ya sabemos terminó el día
por lo que también voy a iniciar en el día ocho, la actividad E, y de igual manera con
cinco días, se procede a llenar las casillas correspondientes a la actividad E,
Empezamos con la actividad F, la cual va a empezar cuando termine la actividad C,
buscamos la actividad C, y está terminó en el noveno día lo que quiere decir que la
actividad F, va a empezar en el día diez, entonces marcamos, y nos fijamos que la
actividad F, también va a durar cinco días, por lo que rellenamos los cuadros
correspondientes.
Vamos con la actividad G, la cual dice que va a empezar cuando termine la actividad
E y F, como notamos aquí tenemos dos actividades predecesoras y por lo tanto, no
puedo iniciar con la actividad G, donde termina E ya que la F aún no ha terminado, por
lo tanto se necesita que las dos actividades predecesoras, es decir E y F, hayan
terminado para entonces poder iniciar la actividad G, Me fijo en la actividad H y tiene
como predecesora la actividad D, me fijo en la actividad D que terminó en el día
doce, lo que quiere decir que en el trece iniciamos la actividad H, que va a durar tres
días y seguimos con la actividad I, la cual al igual que la G, tiene dos actividades
predecesoras, las cuales son la actividad G y H, me fijo cuando terminaron esas dos e
inicio rellenando los cuadros correspondientes a la actividad I, la cual tendrá una
duración de cinco días; y este sería el diagrama de Gantt, si nos fijamos todo el
diagrama del proyecto completo tuvo una duración de veintiún días.

Diagrama de PERT
Es una representación gráfica de las relaciones entre las tareas del proyecto que
permite calcular los tiempos del proyecto de forma sencilla. Representa las relaciones
entre las tareas del proyecto, no su distribución temporal. Busca administrar el tiempo
y maximizarlo a través de la identificación de los objetivos del proyecto.

El método o diagrama PERT es una técnica que permite dirigir la planificación de las

actividades de un proyecto. Consiste en la representación gráfica de una red de tareas,
que, cuando se colocan en una cadena, permiten alcanzar los objetivos de un
proyecto. 

El Diagrama PERT moderno fue desarrollado por primera vez por la Marina de EE.UU.
que se encontraba en medio del desarrollo de una nueva flota de submarinos con
armas nucleares y necesitaba una manera de monitorear el progreso del proyecto,
asignar recursos y cumplir con los plazos. Todo esto se complica por el hecho de que
grandes segmentos del proyecto fueron clasificados, lo que significa que sólo los
líderes del proyecto conocían los detalles de todo el trabajo. Tal proyecto complejo
exigió un nuevo paradigma de gestión.

Red PERT
La red PERT (a veces denominada gráfico PERT) consta de los siguientes elementos: 
Tarea (a veces denominadas actividad o etapas), representadas por una flecha. Se le
asigna a cada una de las tareas un código y una duración. Sin embargo, la longitud de
la flecha es independiente de la duración de la actividad. 

Cada tarea tiene una actividad de inicio y una de finalización. Con excepción de las
etapas iniciales y finales, cada actividad final es una actividad de inicio de la siguiente
tarea. Las actividades generalmente están numeradas y representadas por un círculo,
pero en algunos otros casos pueden estar representadas por otras formas (cuadrados,
rectángulos, óvalos, etc.). 
Diferencia entre Pert y Gantt
Una diferencia principal entre el diagrama de Gantt y PERT es visual. Los diagramas
PERT consisten de nodos interconectados, mientras que los diagramas de Gantt
consisten en barras horizontales interconectadas y escalonadas. Sin embargo, ambos
gráficos son similares en el hecho de que utilizan los vínculos para mostrar la secuencia
apropiada de las tareas en ejecución. También buscan administrar y maximizar el
tiempo. Pert a través de la identificación de los objetivos del proyecto. Gantt a través
de mecanismos de controles.

Auditorias
Buscan determinar el verdadero estado del proyecto, velan por el fiel cumplimiento de
las normas y controles del proyecto. A través de las auditorias mejoramos las
actividades y tareas. Es un proceso independiente, sistemático y documentado para
obtener evidencias objetivas, con la finalidad de determinar el grado en el que se
cumplen los criterios. El producto de la auditoria es el informe y refleja si el proyecto
va por buen camino, si se va a lograr en el tiempo establecido y si va a tener éxito.

Hitos
Es el cumplimiento satisfactorio de una actividad.