MAN02-Manual de Usuario Nuxeo-V01r01

Manual de usuario de Nuxeo
CONSEJERÍA DE EDUCACIÓN
Dirección General de Innovación Educativa y Formación del Profesorado
Centro de Gestión Avanzado de Centros TIC
Fecha: 07/09/2009
Versión: v01r01
Autor: CGA
Manual de usuario Nuxeo
HOJA DE CONTROL DE DOCUMENTO
DOCUMENTO / ARCHIVO
Fecha 07/09/09 Versión v01r00

Ubicación física Nuxeo
REGISTRO DE CAMBIOS
Versión Página Motivo del cambio
AUTORES DEL DOCUMENTO
Nombre Área
Diego González León Gestión del Conocimineto
PREPARADO REVISADO APROBADO
Fecha: 07/09/2009 Fecha: Fecha:
Fecha Creación 07/09/09 Fecha Finalización 06/10/09 Versión V01r01

Autor Diego González León Estado finalizado
Referencia MAN02-manual_de_usuario_nuxeo-v01r01.odt Página 2 de 21
Índice de contenido
1. Introducción..........................................................................................................................................4
2. Glosario de términos.............................................................................................................................4
3. Acceso a Nuxeo....................................................................................................................................5
4. Movilidad a través de Nuxeo ................................................................................................................6
4.1. Árbol De Navegación...............................................................................................................................................................6
4.2. Breadcrumb Trail....................................................................................................................................................................7
4.3. Dashboard..............................................................................................................................................................................8
5. Estructura de la Documentación en Nuxeo........................................................................................10
5.1. Dominios..............................................................................................................................................................................10
5.2. Workspaces..........................................................................................................................................................................11
5.3. Secctions..............................................................................................................................................................................13
5.4. Templates............................................................................................................................................................................15
6. Ubicar Documentación en Nuxeo.......................................................................................................16
7. Edición de Metadatos.........................................................................................................................18
8. Notificaciones.....................................................................................................................................20

1. INTRODUCCIÓN
En el presente documento se describen las principales funcionalidades del gestor documental Nuxeo. El
propósito del documento es adaptar la herramienta en función a la normativa de la Gestión Documental
desarrollada para el CGA . La estructuración del texto estriba en un descripción de las acciones y su modo de
ejecución.
2. GLOSARIO DE TÉRMINOS
Término Descripción
Breadcrumb Rastro de navegación
Dashboard Cuadro de mando
Workflow Flujo de trabajo
Workspace Espacio de trabajo

3. ACCESO A NUXEO
Para tener acceso al gestor documental Nuxeo utilizamos nuestro usuario y contraseña proporcionados por
LDAP. Seguidamente pulsamos la etiqueta “iniciar sesión”.
Acceso a la gestor documental.

4. MOVILIDAD A TRAVÉS DE NUXEO

La aplicación nos permite desplazarnos de un lado a otro de la documentación y de los distintos contenidos
ubicados en las carpetas. El modo de realizar estos desplazamientos se concretan en tres:
• El árbol de navegación.
• Breadcrumb trail (rastros).
• Dashboard (panel de control).
4.1. Árbol de navegación

El árbol de navegación se situa en la columna izquierda de la página donde estemos situados, esta disposición se
hace en referencia a un dominio. Esta opción permite desplazarse por todas las carpetas de Nuxeo a las que
tengamos acceso.
El árbol de navegación muestra la estructura de las carpetas de cada dominio.

4.2. Breadcrumb trail

Opción donde se indica la ubicación del documento en la ruta. Permite la alternativa de desplazarnos por los
rastros de tal forma que podemos regresar al lugar donde comenzamos.
Breadumb trall nos permite regresar al documento origen.

4.3. Dashboard
El tablero de mando (dashboard) es otro de los modos por los se puede navegar a través de Nuxeo. Se observa
como en una pantalla existen enlaces por los que podemos acceder a todos nuestros documentos así como sus
modificaciones. La información a las que podemos acceder a través del panel de control es:
• Las modificaciones de los últimos movimientos.
• Los workspace a los que se puede acceder.
• La creación de tus documentos.
• Los workflows en los que se está participando.
Diferentes accesos a través del panel de control.

Por otro lado la forma de acceder al panel de control es pulsando en la etiqueta “panel” situada en la franja
superior de la pantalla.
Entrada al dashboard.

5. ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN EN NUXEO

El gestor documental se estructura en tres espacios sobre un dominio. En cada un de estos espacios irá ubicada
la documentación en función de la normativa y el procedimiento elaborado por el CGA en materia de gestión
documental.
5.1. Dominios
Un domino es un espacio temático creado por el administrador de la herramienta en la raíz del sitio. Cada
dominio está estructurado en secctions (secciones), templetes (plantillas) y worspaces (espacios de trabajo).

5.2. Workspaces
Este es el lugar donde todos los usuarios deberán alojar la documentación. El área de trabajo está compuesta
por una serie de carpetas correspondiente a la estructura documental elaborada para el CGA (PRC02-
manual_procedimiento_gestion_documental-v01r06.odt, http://nuxeo:8080/nuxeo/nxdoc/default/6c25d3df-
d768-46c6-952b-447adabcad8f/view_documents?tabId=&conversationId=0NXMAIN). Cada usuario ubicará el
documento correspondiente a cada carpeta. En este punto el documento podrá ser modificado tantas veces sea
necesario.
Los derechos para manejar y modificar la estructura de los workspaces están reservados para el
administrador. Por otro lado, cuando un usuario no tenga acceso a una carpeta la aplicación no lo hará visible.
Workspace es lugar de ubicación de la documentación por parte del usuario

Carpetas del workspace referentes a la estructura documental del CGA.

5.3. Secctions
Lugar de la aplicación en el cual se sitúan los documentos finalizados para su ubicación y publicación definitiva.
El encargado de la documentación publicará los documentos previamente corregidos y modificados en el
workspace. La aplicación no permite realizar modificación alguna sobre los documentos aquí ubicados, tan sólo
se pueden leer los documentos. La creación de secctions está reservada al administrador.

Contenido de la sección dedicada a la gestión documental.

5.4. Templates
La funcionalidades que podemos realizar en este espacio son sólo aplicables a los workspaces. En estos
espacios se sitúan las plantillas que pueden ser referentes para la creación de un workspaces y otros
documentos. Cuando se crea un workspace usando unas plantillas este toma las carpetas y la estructura de las
plantillas definida. El usuario con los privilegios para crear y publicar una plantilla es el administrador.
Espacio dedicado a las plantillas.

6. UBICAR DOCUMENTACIÓN EN NUXEO

Para alojar un documento en Nuxeo tendremos que hacerlo a través del workspaces obligatoriamente. En primer
lugar seleccionaremos la carpeta del workspaces donde queremos ubicar el documento. Una vez seleccionada
marcaremos la opción “importar archivo”. A continuación seleccionamos la ruta donde tenemos alojado el
documento en nuestro equipo y seleccionamos añadir y subir.
Para seleccionar la ruta marcamos la opción “importar archivo”.

Seleccionamos la ruta y subimos el documento.

7. EDICIÓN DE METADATOS
Subido el documento en la aplicación se procederá a a la inclusión de los metadatos. Estos se realizarán en
función a la normativa establecida en el CGA (PRC02-manual_procedimiento_gestion_documental-v01r06,
http://nuxeo:8080/nuxeo/nxdoc/default/6c25d3df-d768-46c6-952b-447adabcad8f/view_documents?
tabId=TAB_VIEW&conversationId=0NXMAIN4).
Hay una serie de metadatos que la herramienta los introducen por defecto, como son, el autor (referente
al usuario que subió el documento), fecha de creación y fecha de modificación. Por otro lado existe una serie de
etiquetas dadas por la aplicación que no es necesario cumplimentarlas, tan sólo se cumplimentarán las
especificadas en el manual de procedimiento.
Para etiquetar los metadatos de un documento seleccionamos la pestaña “editar” y a continuación se
rellenan los campos . Una vez terminado guardamos los cambios.
Modo de edición de los metadatos

Seleccionados con círculo rojo los campos a rellenar.

8. NOTIFICACIONES
Para la comunicación de los cambios que se produce sobre los documentos, Nuxeo utiliza listas de distribución.
La suscripciones se realizan sobre las carpetas contenidas en los workspaces. Para suscribirnos en una lista,
marcamos la opción “mis suscripciones”. En la siguiente pantalla, nos aparece las listas disponibles
(modificación, flujo de proceso cambiado, aprobación de la revisión iniciada y moderación de comentarios),
seleccionamos la opción suscribir en cada lista.
Acceso a la gestión de listas.

Opción de suscribir.


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Acceso a la gestor documental.

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4. MOVILIDAD A TRAVÉS DE NUXEO

4.1. Árbol de navegación

El árbol de navegación muestra la estructura de las carpetas de cada dominio.

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4.2. Breadcrumb trail

Breadumb trall nos permite regresar al documento origen.

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Diferentes accesos a través del panel de control.

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5. ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN EN NUXEO

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Workspace es lugar de ubicación de la documentación por parte del usuario

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Carpetas del workspace referentes a la estructura documental del CGA.

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Contenido de la sección dedicada a la gestión documental.

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Espacio dedicado a las plantillas.

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6. UBICAR DOCUMENTACIÓN EN NUXEO

Para seleccionar la ruta marcamos la opción “importar archivo”.

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Seleccionamos la ruta y subimos el documento.

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Modo de edición de los metadatos

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Seleccionados con círculo rojo los campos a rellenar.

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Acceso a la gestión de listas.

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