Tipos de archivo

Centralizados: Hay una dependencia dentro de tu compañía que se encarga de manera específica
del manejo de los documentos. Este tipo de departamento suele llamarse propiamente «archivo»
y requiere de un orden superior al promedio, con personal especializado encargado de realizar las
labores de conservación, organización, acceso y destrucción del archivo.

Toda vez que se requiera un documento será necesario acercarse a esta dependencia para
solicitarlo.

Descentralizados: Se trata de un tipo de organización donde cada dependencia de tu compañía se

hace cargo de la documentación que genera, incluyendo su clasificación y manejo. Si tu empresa
cuenta con este sistema, es probable que tengas dependencias internas como «archivo de
contabilidad», «archivo de almacén», «archivo de recursos humanos», etcétera, pero no
necesariamente cuentas con personal especializado.

Mixtos: Son aquellos que reúnen documentos de áreas aisladas o dependencias, pero con un
organismo central que los captura periódicamente, los organiza y los conserva, apareciendo tanto
en los registros de «archivo» por departamento, como en los de «archivo central».

Archivo activo: Se trata de los documentos generados recientemente y que seguramente se

utilizarán y agotarán su uso el mismo día. La mayoría pasará a un segundo plano, pero hay
documentos que siguen vigentes por largos periodos y se usan al menos una vez por mes. Es por
eso que deberán permanecer accesibles.
Archivo semiactivo: Se refiere a los documentos que han terminado su vida útil dentro de una
actividad concreta o han cumplido su ciclo fiscal. Los documentos llegan aquí del archivo activo y
su fin es dar cuenta de las operaciones realizadas.

Archivo inactivo: Finalmente, a este archivo llegan los documentos que han perdido todo valor útil
para las operaciones de la compañía, pero que se mantienen por su valor político, documental,
histórico, o incluso porque la Ley General de Archivos exige un periodo de conservación.

Custodia de documentos.

La custodia de documentos es el servicio por él que se administra la documentación de los clientes

ya sea física o en medios magnéticos. Dentro del servicio de custodia se ofrece la consulta,
préstamo, levantamiento de inventario y conservación de los documentos físicos o medios
magnéticos.
 Archivos nacionales: Archivo de la Corona de Aragón, creado en 1180como Archivo Real de
Barcelona; Archivo General de Simancas, creado en1549; Archivo General de Indias, fundado en
1785; Archivo General de la Administración, establecido en 1858; Archivo Histórico Nacional,
fundado en1866, y que contiene la Sección Nobleza de Toledo; Archivo General de la Guerra Civil
Española, creado en 1999 (integrado desde 2007 en el Centro de la Memoria Histórica)

Archivos regionales: son los archivos del Reino de Valencia, de Galicia y de Mallorca y los archivos
de las Chancillerías de Valladolid y de Granada. La gestión se ha transferido a las comunidades
autónomas, aunque elEstado se reserva la titularidad

Archivos históricos provinciales: creados a partir de 1931, en la mayoría de los casos se ha

transferido la gestión a las comunidades autónomas, aunque el Estado se reserva la titularidad.
Para ser más precisos, el Estado no ha transferido la gestión de los archivos de Alava, Vizcaya y
Guipúzcoa.