V JORNADAS NACIONALES DE BIBLIOTECAS, ARCHIVOS Y MUSEOS “Servicios de

calidad y nuevos paradigmas”: Revalorización del Patrimonio Institucional y

Cultural de las Bibliotecas, Archivos y Museos, en el nuevo modelo sociedad
emergente. Mar del Plata, 4 y 5 de Septiembre de 2013

D. Miguel Angel Soto Vidal

Director de Extensión Instituto Profesional Libertador de Los Andes Valeska Gonzalez Rodriguez
Academico FVRUC Pontificia Universidad Católica de Chile Editora Asistente
Ambassador Program Science Connect Universidad de Naciones Unidas UNU/ViE- UNAI Directora de Consultora QUALITY FILE
Consultor Senior en Estandares Internacionales ISO - Auditor Lider ISO Integrada Asesora en Gestion Documental, Archivistica e Informacion
 Calidad
 Normalización
 ISO: la organización
 Norma ISO 15489
 Importancia de la Norma
 Antecedentes
- “Revolución de calidad” – Occidente, 80’s
- Orígenes Japón, finales II Guerra Mundial
- Enfoques y concepciones han evolucionado:
producto, proceso, calidad total (satisfacción
del usuario)
 Definición

- “Hacer las cosas bien o lo mejor posible”.

- “La aptitud de un producto o servicio para

satisfacer las necesidades del cliente“.
(American Society for Quality Control)

- Adecuar los productos/servicios a las

necesidades del cliente/usuario.
 ¿Por qué el tema interesa en los Archivos y a los
Archivistas?

Los archivos son unidades al servicio de la

organización y de los usuarios, que apoyan el
cumplimiento de objetivos de la organización, pero
también tienen los suyos propios.

No escapan de la tendencia por buscar eficiencia y

eficacia obtener satisfacción del usuario.

Normalización --- camino hacia la obtención de

calidad.
 ¿Qué significa?

◦ Ajustar a una norma.

◦ Norma: regla que se debe seguir a la que se deben

ajustar tareas, actividades o conductas.

◦ Normativa vs. Normalización.

Normas estándares:
 Establecen criterios reguladores de actividades
comunes llevados a cabo por organizaciones y
personas,
 Deberán ser aplicados consistentemente en un
campo determinado,
 Permiten mostrar ante un tercero su
cumplimiento.
 ¿Cuál es su importancia en lo que respecta a la
gestión de documentos*?

Archivos deben cumplir normas específicas (Ente Rector) o

pueden adoptar normas de manera voluntaria (ISO).

Normalización permite:
◦ Unificar lenguaje técnico
◦ Reducir costos
◦ Solucionar problemas repetitivos
◦ Proporcionar datos técnicos para la elaboración de
estrategias.
Normalización permite (2):

− Brindar instrumentos técnicos para alcanzar el

objetivo de calidad.
− Asegurar una buena comunicación entre los
elementos que intervienen en el proceso.
− Simplificar la producción y el uso de materias primas.
− Defender al usuario garantizándole la calidad
requerida.
− Disminuir litigios.
− Mejorar el producto/servicio.
 Nació en Londres en 1946 con la
representación de 25 países

 Finalidad: facilitar la coordinación

internacional y la unificación de estándares
industriales.

 Su primera norma fue publicada en 1951.

- ¿ISO? - Ha emitido
alrededor de 16000
- Funciona ONG en estándares diversos
Ginebra, Suiza. campos (1951 a la
fecha).
- Agrupa a 157 - Normas más
países alrededor del comunes ISO 9000.
mundo. CR: - Beneficios.
INTECO.
 Antecedentes
Surge para estandarizar las mejores prácticas
internacionales en materia de gestión de
documentos.

Tomó como punto de partida una norma

nacional de origen australiano, la AS 4390
Records Management del año 1996.
 Estructura
En setiembre del 2001, La Organización
Internacional para la Normalización aprobó la
Norma 15489 en dos apartados:
◦ ISO 15489-1: 2001 Information and
documentation – Records management – Part 1:
General, e
◦ ISO/TR 15489-2: 2001 Information and
documentation – Records management – Part 2:
Guidelines (Technical Report).
 Establecer un marco para la gestión de
documentos en todos los formatos o
soportes y en cualquier tipo de organización
(pública o privada).
 Empleo en todos los niveles y por todos los
miembros de la organización.
 Pautas para proyectos basados en TI.
 Guía de buenas prácticas para determinar las
responsabilidades de las organizaciones
respecto a los documentos y las políticas,
procedimientos, sistemas y procesos
relacionados con éstos.
 Ayuda a definir el qué, el quién, el cuándo, el
dónde y el por qué del tratamiento que se les
debe dar.
 La Norma señala expresamente que no incluye
la gestión de los documentos históricos en el
seno de las instituciones archivísticas.
Requisitos implantación y seguimiento:

 Análisis marco reglamentario

- Normas que afectan actividades org. y requisitos de
documentación varían según cada entidad

 Políticas y responsabilidades
- Objetivo: creación de documentos auténticos, fiables y
utilizables, respaldo de activ. org. y entorno por tiempo que se
requiera.

- Implica definir quién llevará a cabo las actividades y, en este

orden, dirigir la gestión de documentos y definir las diferentes
actividades en todos sus niveles.
Requisitos implantación y seguimiento (2):

 Formación continua (cultura)

- Programa: requisitos particulares; el personal que será
capacitado; profesionales de la gestión de documentos;
métodos de capacitación; y evaluación (ISO 15489-2).
- Efectividad: compromiso e interés mostrado por la
administración para implementar las políticas y procedimientos
contemplados en él.

 Supervisión y auditoría (revisiones periódicas)

- Objetivo: Velar por que los procedimientos y procesos son
conformes con las políticas y requisitos de la organización y
que los resultados obtenidos obedecen a lo previsto.
¿Cómo adoptar ISO 15489?

- Consideraciones acerca del documento y

gestión de documentos (autenticidad,
confiabilidad, integridad, disponibilidad).

- Procesos y controles de la gestión de

documentos (cuáles documentos, por cuánto
tiempo, ubicación del documento y sus
relaciones, registro, clasificación,
almacenamiento y manipulación, acceso,
trazabilidad (derechos y rastros), disposición y
documentación).
¿Cómo adoptar ISO 15489?
- Consideraciones sobre los sistemas de gestión de
documentos
Políticas, procedimientos y prácticas, así como el diseño e
implementación de sistemas acordes con nec. de la org. y
marco reglam. --- (estrategias sobre qué documentos son
necesarios, cuándo, cómo y dónde se deberían incorporar al
sistema).
Requisitos SD: confiabilidad, integridad, conformidad,
exhaustividad, sistematización.
¿Cómo adoptar ISO 15489?

- Diseño e implementación de sistemas de

gestión de documentos

Requisitos: documentación de operaciones,

soportes del almacenam.(integridad), gestión
distribuida (ubicación), conversión y migración;
acceso, recuperación y uso; conservación y
disposición.
--- confiabilidad, integridad, conformidad,
exhaustividad, sistematización.
 Investigación preliminar  Identificación de
 Análisis de las estrategias para satisfacer
actividades de la los requisitos (niveles de
organización riesgo)
(funcional/secuencial).  Diseño de un sistema de
 Identificación de gestión de documentos
requisitos para (incluye rediseño de
documentos procesos)
 Evaluación de los  Implementación de un
sistemas existentes sistema de documentos
 Revisión de post-
implementación
(supervisión)
 Empleo los principios e instrumentos archivísticos (tablas de
plazos, cuadros de acceso, implementación de los procesos de
selección), ---- garantiza tratamiento adecuado de los
documentos en todas las fases de su ciclo de vida (acceso y
conservación).

 Guía de buenas prácticas podría ser considerada como un

reconocimiento a un tema de vital importancia para las
organizaciones de hoy. Podría conllevar mayor estatus para la
profesión archivística, que en algunos países se ha visto relegada
frente a otras.

 Responsabilidad en relación con la gestión de documentos se

debería asignar a una persona que cuente con la autoridad
adecuada dentro de la organización. Por ende, la Norma es del
interés de los Archivistas.
 Calidad: Proporciona guía para planificar y
ejecutar las labores relacionadas con la gestión
de los documentos durante las distintas fases
de su ciclo de vida, --- búsqueda de eficiencia
y eficacia que engloba a todos los procesos de
la organización y considera a los usuarios de
los servicios que brindan los Archivos.
- Análisis de riesgos contemplado es
fundamental para la gestión de la
organización (planes de continuidad)---
labor más estratégica de los Archivos.
- Posibles mejoras en la gestión de la
organización, a través de revisión general de
los procesos.
 Ventajas y facilidades para la organización que
decida adoptar otras Normas (ISO 9000) o lo
haya hecho.
 Posibilidad de hacer estudios comparativos del
interés de la profesión (estándares e
indicadores).
 Posibilidad de fortalecer la cultura de
información en los usuarios, al tomar parte en
los distintos momentos y fases que propone la
metodología de la Norma.
• Apoyo de los niveles superiores
de la org.
• Análisis costo – beneficio
• Grado de esfuerzo de toda la
organización ¿está preparada?
¿es el momento?
• Uso responsable de tecnología
 El caso de Chile

Sondeo efectuado en un 10% de la población de

estudiantes y profesionales (230 y 300).
- Falta conocimiento de la Norma
- Escasamente la han aplicado y conocen casos
en el país
- Alto grado de interés por profundizar
 El caso de Chile
- Instrumento útil para planificar y llevar a cabo la
gestión de documentos en las organizaciones.
- Podría ayudar a promover la profesión.
- Involucra a toda la organización (conciencia).
- Facilita el cumplimiento del marco jurídico.
- Recién esta entrando en los estamentos
gubernamentales e implementándose de manera
básica. Casos excepcionales tienen certificado su
sistema de archivos y gestión documental.
Mayor uso y difusión de la Norma podría
contribuir a:

- Cambiar la visión del papel de los Archivos y de

la profesión.

- Fomentar cultura en el ciudadano acerca de la

importancia de los Archivos para transparencia
administrativa, derecho de acceso a la información y
pronta respuesta, y rendición de cuentas.
MUCHAS GRACIAS