XLVIII Asamblea General Ordinaria de

Asociados No Presencial.
Copacredito
1 Requisitos técnicos para unirse a la asamblea no presencial.
1.1 ¿Qué dispositivos pueden usar los asociados para participar en la asamblea?
1.1.1 Los asistentes, podrán participar de manera activa haciendo uso de las aplicaciones
cliente, disponibles para su uso desde:
a) Computadoras con sistema operativo Windows,
b) Navegadores de internet: Google Chrome y Mozilla Firefox preferiblemente,
c) Dispositivos móviles como celulares y tabletas con sistema iOS y Android. Cada
asistente deberá usar un único dispositivo, no es posible compartir el uso de
dispositivos entre los asistentes.

1.1.2 Cualquiera de los medios anteriormente señalados, deberán contar con:

a) Acceso a internet; preferiblemente a través de servicios fijos (WiFi o cable) o planes de
datos,
b) Permitir el uso de micrófono y altavoces; bien sea a través de dispositivos externos
como: diademas, manos libres, micrófonos y parlantes; o que estén incorporados en el
dispositivo,
c) Pantalla,
d) Interfaz de ingreso de datos e interacción, como teclado y mouse, o pantalla táctil.

1.2 ¿Cómo se identificarán los asociados y se controlará el acceso a la asamblea?

1.2.1 Los asistentes deberán contar con una cuenta de correo personal registrada en la
base de datos de asociados de Copacredito y verificar que tengan acceso a ella para
poder identificarse, tal como lo harían en la asamblea presencial con su cédula
física.
No está permitido el uso de una misma cuenta de correo para múltiples asociados; cada asociado
debe tener registrada en la base de datos de Copacredito una cuenta de correo independiente, de
la misma manera que no es posible que existan dos asociados con un mismo número de cédula.

No será posible hacer uso de cuentas de correo corporativas de Ecopetrol, entidades de gobierno u
otras corporaciones.

Si el asociado no posee una cuenta de correo personal, deberá crearla en el servicio de su

preferencia; por ejemplo: Gmail, Hotmail/Outlook, Yahoo, etc. Posterior a su creación, el asociado
deberá comunicarse con las líneas de servicio al cliente de Copacredito, donde un agente realizará
la verificación de identidad y actualizará sus datos, incluyendo la dirección de correo personal.
Para orientar a los asociados que no tienen cuenta de correo personal, se ha publicado un video
tutorial, donde a través de un paso a paso se presenta el ejemplo de creación de cuentas de correo
en los servicio Gmail y Outlook/Hotmail del personaje ficticio de nombre Armando Reuniones; le
sugerimos observar primero todo el tutorial para luego proceder con el servicio de su preferencia.

Video Tutorial Creación de cuenta en Gmail (Recomendado)

https://youtu.be/b5Wla-tSsxw

Video Tutorial Creación de cuenta en Outlook

https://youtu.be/Mhb5wlMYgXg

La clave de acceso a su cuenta de correo es privada, y nunca será solicitada por funcionarios de
Copacredito. Es responsabilidad del asociado, mantener en lugar seguro su clave de acceso, y elegir
el mecanismo de consulta apropiado para poder usarla cuando la necesite, como por ejemplo:
conservarla en una libreta de notas privada, un registro electrónico o cualquier otro medio. Ningún
funcionario de Copacredito estará en la posibilidad de recuperar esta clave en caso de pérdida u
olvido, deberá remitirse al mecanismo que establezca el proveedor del servicio de correo.

La actualización de datos, deberá realizarse a través de las líneas de servicio al cliente.

1.2.2 Adicionalmente, los asociados deberán realizar el proceso de registro en la página

web https://zoom.us/ o a través de las aplicaciones cliente, siempre con la misma
cuenta de correo registrada en la base de datos de Copacredito.
Para orientar a los asociados en el proceso de registro en Zoom, se ha publicado un video tutorial,
donde a través de un paso a paso se presenta el ejemplo de registro del personaje ficticio de nombre
Armando Reuniones; le sugerimos observar primero todo el tutorial para luego proceder con su
registro. En caso que el asociado, ya cuente con un registro en Zoom, deberá validar que el mismo
se haya realizado con la misma cuenta de correo que tiene registrada en la base de datos de
Copacredito, o proceder a la actualización de sus datos a través de las líneas de servicio al cliente.

Video Tutorial Registro en Zoom con Gmail (Recomendado)

https://youtu.be/3Ky8EhjzTCs

Video Tutorial Registro en Zoom con otras cuentas

https://youtu.be/ZXtKP2J0ilo

La clave de acceso a su cuenta en Zoom es privada, y nunca será solicitada por funcionarios de
Copacredito. Es responsabilidad del asociado, mantener en lugar seguro su clave de acceso, y elegir
el mecanismo de consulta apropiado para poder usarla cuando la necesite, como por ejemplo:
conservarla en una libreta de notas privada, un registro electrónico o cualquier otro medio. Ningún
funcionario de Copacredito estará en la posibilidad de recuperar esta clave en caso de pérdida u
olvido, deberá remitirse al mecanismo que establezca Zoom para la recuperación.

En caso de olvidar su clave de la cuenta de Zoom, deberá ingresar a la dirección:

https://zoom.us/forgot_password

y seguir las instrucciones.

El asociado deberá descargar e instalar la aplicación Zoom en su dispositivo haciendo uso de los
siguientes enlaces, de acuerdo al tipo de su dispositivo

Para celulares Android.

https://play.google.com/store/apps/details?id=us.zoom.videomeetings&hl=es&gl=US

Para celulares iOS/iPhone

https://itunes.apple.com/us/app/id546505307

Computadoras Windows

https://zoom.us/client/latest/ZoomInstaller.exe

Es indispensable que se inicie sesión en la aplicación con los datos que el asociado ha registrado de
forma previa en la plataforma Zoom.

2 Procedimiento para participar de la asamblea no presencial.

2.1 Inscribirse en la asamblea no presencial.
Los asociados deberán diligenciar el formulario de registro para poder obtener en su correo los
datos de acceso a la sala de la asamblea.

El enlace para el diligenciamiento del formulario de registro es:

http://registro58.armandoreuniones.com

Para realizar la inscripción en el evento; deberá diligenciar un formulario con algunos datos e
identificarse siempre con la cuenta de correo personal registrada en la base de datos de
Copacredito.

Es requisito para la inscripción en la asamblea, haber realizado el registro en Zoom, de lo contrario

no podrá ingresar y deberá realizar el proceso indicado en el numeral 1.2.2.
En su correo recibirá un mensaje de aprobación de su inscripción siempre que la misma se haya
realizado con éxito.

Los asociados podrán unirse a las sesiones de información en el enlace:

http://simulacro58.armandoreuniones.com

2.2 Unirse a la asamblea no presencial.

Con el mensaje de aprobación de su inscripción, recibirá un enlace para unirse al evento virtual, y
podrá agregarlo a su calendario junto con un recordatorio sí desea.

Igualmente, se enviarán mensajes recordatorios previos a la fecha de la asamblea.

Los asociados hábiles, que hayan realizado de forma correcta todos los pasos previos, ingresarán de
forma automática al espacio de la asamblea, desde dónde podrán participar activamente a través
de la solicitud de palabra, registro de preguntas, votaciones, chat, presentación de pantalla, entre
otros.

3 ¿Cómo puede el asociado familiarizarse con el uso de la

plataforma Zoom para participar activamente en la asamblea no
presencial?
Durante los próximos días, se realizará un número aproximado de 80 sesiones de simulacro, con el
objetivo de preparar a los asociados. Cada sesión tendrá capacidad para 100 asistentes y el objetivo
será permitir que el asociado conozca las funciones y procedimientos para:

a) Pedir la palabra,
b) Intervenir oralmente,
c) Hacer una pregunta escrita,
d) Enviar un mensaje de chat,
e) Activar su cámara,
f) Compartir su pantalla para presentar información que tiene en su dispositivo,
g) Votar,

Para participar de los simulacros, el asociado debe realizar los pasos de registro en Zoom detallados
en el numeral 1.2.2, inscribirse y unirse a los simulacros. El asociado puede participar en todos los
seminarios de prueba que desee, entre más simulacros realice, tendrá mayor dominio en el uso de
las funciones de participación.

Al correo electrónico personal registrado en la base de datos de Copacredito, se enviarán las

invitaciones a los simulacros. Para solicitar asesoría, podrá comunicarse a las líneas 310 349 8493,
320 835 9179, 314 322 0293; 322 884 9148.