Documento orientador

Unidad 1

Sistemas de información de costos

Carlos Enrique Gómez

charliesamurai@gmail.com

Cesión de derechos a la Corporación Universitaria Iberoamericana

Introducción a los sistemas de costeo

En las actividades empresariales, ya sea para generar servicios que se van a

prestar o productos tangibles, ya se trate de una empresa comercializadora, productora o

de servicios financieros, el control de los costos y gastos es un factor clave en la

administración del dinero, es una de las maneras más comunes para cuidar el flujo de

caja y suele requerir grandes esfuerzos.

El principal propósito del costeo y de toda la función financiera de las empresas

es generar la información que permita tomar decisiones respecto a mercado, proyectos,

productos y administración del talento humano, acompañar y asesorar a dichas

funciones en el impacto en los recursos económicos de cada proceso o decisión tomada.

Algunas de las clasificaciones típicas de los costos son directos e indirectos,

variables o fijos, relacionados o no con la fabricación directa, costos de producto o

periodo, costos de oportunidad, entre otros. La clasificación de costos directos e

indirectos se refiere a la lógica del proceso, hay costos relacionados a los procesos,

materiales, mano de obra y transformaciones de un producto y otros que no están

directamente relacionados con el proceso productivo. Costos variables son aquellos que

se afectan directamente con la cantidad de producción, como las materias primas, mano

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de obra directa e insumos directos, los costos fijos como arrendamientos, salarios

administrativos, entre otros, son los que no se ven afectados directamente

Cost proporcional
al volúmen de producción. os
indir
ectos
de
Mate fabri
riales cació
Man direc n
o de tos
obra
direc
ta
Cuando se habla de costos de productos manufacturados, siempre se van a tener

3 componentes principales, materiales directos (materia prima e insumos), mano de obra

directa y costos indirectos de fabricación. Los materiales directos son todos aquellos

que intervienen directamente en el producto final, la mano de obra directa es aquella

relacionada con el proceso de fabricación o que puede asignarse su costo fácilmente al

producto generado. Finalmente los costos indirectos de fabricación son los referentes a

personal, planta, equipos, mantenimientos, gastos administrativos, seguros, impuestos,

depreciaciones, arrendamientos y todos aquellos que no hagan parte de la mano de obra

directa o materiales directos.

Como lo veremos a continuación y durante el curso los costos indirectos de

fabricación son la principal dificultad a la hora de costear, ya que no es simple

determinar su correcta distribución y relacionamiento ya que no se les puede asignar

directamente a alguna unidad de producto específica. Este proceso de asignación de los

costos indirectos de fabricación es el principal aporte de los sistemas de costeo y existen

varias metodologías que se aplican acorde a la disponibilidad de información, el detalle

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de la misma, el tipo de industria o sector de la economía y el proceso o las estrategias de

la empresa.

Costos indirectos de fabricación, tasa estándar y espiral de la muerte

Una de las formas de asignación de los costos indirectos de fabricación son las

tasas estándar, las cuales vienen construidas con base en los volúmenes de producción

(medido en unidades, volumen, peso, unidades lineales, etc.) consiste en tomar el

universo de costos indirectos de fabricación y distribuirlos acorde al criterio establecido

entre cada producto. La asignación y adecuada distribución de tasas va a permitir que el

proceso de costeo sea adecuado o que distorsione la realidad, es por eso que en algunos

casos puede ser de alto riesgo.

VENTAS

Como se ve en el anterior esquema, el costeo de tasa estándar sigue un proceso

de asignación de recursos acorde a los procesos de transformación de producto, es

importante separar los gastos indirectos de facturación, de los gastos administrativos o

que no intervienen en el proceso de producción, por lo que en cuentas contables el

costeo busca determinar el costo de ventas o el costo propio de lo producido y vendido

durante un periodo determinado.

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 Para ejemplificar la dinámica de un ejercicio de costeo por tasa estándar

siguiendo la estructura sugerida suponga que se tiene un proceso productivo con las

características que se exponen a continuación:

Suponga también que tiene durante ese

periodo un pago de salarios directos a

fabricación por un valor de 75.000.

Al seguir la secuencia del proceso

productivo el total que se gastó en el lote de producto en términos de materia prima

serían 85.000 de inventario inicial a eso se le suman las compras de 225.000 y se le

restan los inventarios finales ya que este no

fué utilizado en la producción del periodo

analizado que fueron de 50.000 esto da

como resultado 85.000 + 225.000 - 50.000

= 260.000 que fue el consumo de

materiales directos.

Ahora suponga que esta tabla describe los gastos indirectos de fabricación

durante el periodo analizado, para este caso estamos suponiendo un único producto por

lo que todos estos costos se van a asignar a ese único producto luego veremos la

distribución en tasas estándar. En este caso el total de costos indirectos de fabricación es

de 280.600.

El total de gastos de producción sería la materia prima, mano de obra directa y

gastos indirectos de fabricación de esa forma suman 615.600 el total de gastos de

producción. Ahora, para la siguiente etapa, supongamos que se tienen inventarios de

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producto en proceso y producto terminado, el costo de estos productos se distribuirá

como se muestra a continuación:

Luego de hacer el mismo juego de inventarios, 615.600 + 65.000 - 78.000 =

602.600 ese el producto en proceso consumido durante el periodo analizado, finalmente

al hacer el juego de inventarios del producto terminado se obtiene que se generó un

costo de ventas de 617.600.

Ahora supongamos que se tienen 3 productos con los mismos costos indirectos

de fabricación y se decide que el criterio para la tasa estándar son los metros producidos

de cada tipo de producto, la asignación de dichos costos por unidad de producto sería la

siguiente:

El ejercicio se realizó al dividir los costos entre el total de metros y

multiplicarlos por los metros por unidad de producto, determinando una tasa por unidad

de producto.

Ahora comprendida la dinámica de asignación de tasas estándar, al depender de

criterios únicos o mixtos que no necesariamente son los adecuados para cada producto,

se puede caer en el círculo de la muerte, algunas veces durante el ejercicio contable de

asignación de costos, se determina que algún producto no es rentable para la empresa

por lo que este se elimina del portafolio, al quedar menos productos, pero varios de los

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costos indirectos ser fijos estos se distribuyen entre el resto del portafolio y otros

productos del portafolio aparentemente pasan a no ser rentables, así por un mal ejercicio

de costeo se eliminan productos del portafolio hasta prácticamente eliminar la empresa.

Costeo por actividades y aplicaciones

Como vimos en la sección anterior, las tasas estándar deben tener en cuenta

bastantes factores y se corre el riesgo de hacer una asignación incorrecta y sobreestimar

o subestimar el costo real de cada producto. Una herramienta que puede usarse es el

costeo por actividades o costeo ABC, aunque es una metodología útil y se adapta a

diferentes tipos de actividades, depende de cantidades importantes de información y

debe verse críticamente. Ya que corre el riesgo de pensar que se puede utilizar en todas

las ocasiones.

Costeo Costeo
Tradicional ABC
Recursos Recursos

Bases de Bases
Asignació de Activid
n Asigna ades
ción
Productos/ Productos/
Servicios Servicios

En este proceso se adicionan pasos adicionales, ya que se analizan las

actividades o procesos involucrados en la producción de un bien o prestación de un

servicio y los gastos indirectos de fabricación generados en cada uno de estos procesos.

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Este paso adicional busca generar una lógica con mayor soporte en la asignación de

costos, no por esto es una herramienta infalible, como se menciona previamente,

requiere de cuidado y de manejar la información con criterio.

COSTOS
INDIRECTOS DE
FABRICACIÓN

ACTIVID ACTIVID ACTIVID ACTIVID

AD 1 AD 2 AD 3 AD 4

PRODU PRODU PRODU

CTO 1 CTO 2 CTO 3

Cada actividad tiene una tasa de uso y cada producto utilizará una fracción

específica de la tasa usada para la actividad, uno de los modelos de costeo ABC que ha

tomado más fuerza con el tiempo es el de utilización de tiempo, en el cual el gasto se

distribuye en el tiempo usado de cada proceso, este modelo se ha hecho popular por la

facilidad que tiene medir el tiempo en todos los procesos y asignarles un valor.

Suponga que tenemos un proceso de fabricación de accesorios de decoración, en

este proceso se tienen 4 estaciones de trabajo comunes a todos los productos, corte,

lijado, pintura y

ensamble. Se quiere

hacer el costeo para 3

productos críticos.

Marcos de espejo, lámparas y mesas de café.

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 Estos son los tiempos estimados en minuto que se requieren para producir cada

uno de los artículos que se van a analizar, la idea es teniendo en cuenta estos tiempos

distribuir los costos indirectos de fabricación para cada uno.

En

este cuadro se

presentan los

costos totales

en cada proceso y las horas disponibles, en este caso se busca únicamente asignar según

esta información los costos a cada producto de forma individual. Para esto primero

vamos a estimar una tasa de costo por minuto en cada proceso.

Este resulta de dividir el costo total entre el uso de cada actividad o proceso,

luego con estas tasas calculamos por cada actividad el costo de cada artículo y le

asignamos un costo indirecto de fabricación por pieza producida.

Finalmente se obtienen las tasas y costos totales en la matriz de asignación de

costos, este es un ejemplo claro del costeo ABC y del costeo ABC basado en tiempo.

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 Se pueden realizar análisis complementarios al costeo, como el de rentabilidad o

punto de equilibrio, en estos se estiman las cantidades de cada producto en ventas o el

precio en el que se llega a equilibrio, a partir de donde no se obtienen pérdidas.

Es importante a la hora de costear tener siempre en cuenta la información

disponible y la naturaleza del negocio, todos tienen diferentes dinámicas y es de

conocerlas que el ejercicio disminuirá riesgos y proporcionará información de valor.

Documento orientador

Unidad 2

Diagnóstico y planeación financiera

Carlos Enrique Gómez

charliesamurai@gmail.com

Cesión de derechos a la Corporación Universitaria Iberoamericana

Contabilidad gerencial e información contable

Las actividades e interacciones en las empresas generan constantemente un flujo

de información con muchos datos, entre tanta información se hace complejo procesarla

y aprovecharla como insumo para la toma de decisiones. Pensando en el objetivo básico

financiero de las empresas que es generar valor, se ha desarrollado la información

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contable y financiera, de tal manera que se representan las interacciones y decisiones en

un informe dividido en cuentas.

La contabilidad es la forma en que las empresas organizan, registran, almacenan

y comunican su información financiera, esta tiene la función principal de poder tomar

decisiones que afecten positivamente el objetivo básico financiero de la empresa, antes

de ver los informes financieros es importante comprender algunos aspectos y conceptos

básicos de contabilidad y finanzas.

Activos

Los activos son los bienes, materiales, maquinaria y en general recursos que

necesita la empresa para operar, producir o cumplir con su objeto. Existen diferentes

clasificaciones de los activos la principal se refiere al tiempo que tardan en convertirse

en efectivo.

● Activos fijos (no corrientes): son los activos de largo plazo que se espera en

más de un año o periodo contable se conviertan en efectivo. Ejemplo:

maquinaria, muebles, edificios, equipos de cómputo.

● Activos corrientes: son los activos que se espera se conviertan en efectivo en el

corto plazo, suponiendo como corto plazo un término inferior a un periodo

contable. Ejemplo: Efectivo en caja, inventarios de producto, cartera de corto

plazo.

Las empresas según esta definición deben adquirir activos con el fin de

desarrollar sus actividades, sin embargo estos tienen costos asociados por lo que deben

haber fuentes de efectivo para adquirirlos, hay dos tipos de fuentes en este caso, cuando

el financiamiento corresponde a dinero de los accionistas o recursos propios de la

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empresa se clasifican como patrimonio, lo que genera un vínculo entre la empresa y los

socios ya que se espera beneficio de esas inversiones. Por otro lado si la financiación

viene de terceros se considera deuda o pasivo, ya que genera una obligación de

devolución de dicho valor. Los pasivos al igual que los activos se clasifican

principalmente según la duración, en este caso de la obligación.

● Pasivos corrientes: son las obligaciones con terceros que se vencen en tiempos

inferiores a un periodo contable.

● Pasivos no corrientes: son las obligaciones de largo plazo o que superan un

periodo de pago de un periodo contable.

● Patrimonio: son los recursos otorgados a la empresa por los inversionistas o

accionistas y se espera generen retornos en el largo plazo.

De la lógica de estos elementos se infiere la ecuación de la contabilidad Activos

= Pasivos + Patrimonio, pues sencillamente explica la relación entre los recursos de la

empresa y sus fuentes de financiamiento y con esta misma lógica se construye el estado

de la situación financiera.

ACTIVOS PASIVOS

Corrientes Corrientes

No
PATRIMO
corrientes
No NIO
corrientes

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 Dependiendo del tipo de actividad económica y las estrategias de la empresa las

proporciones usadas en cada una de estas cuentas cambiará, es importante tener en

cuenta que en las finanzas no existen los números mágicos, el contexto es muy

importante.

Para efectos del curso en la estructura del estado de la situación financiera

utilizaremos únicamente las cuentas que se muestran en el siguiente esquema.

Otro de los informes principales contables es el estado de resultados, este

muestra la dinámica comercial y de costos durante el periodo, muestra los ingresos y

gastos de una empresa durante el periodo contable y tiene una estructura similar a la

siguiente.

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 Costo de
ventas
Gastos
operativos
INGRESOS Ingresos/ Gastos
no operativos
Impuestos
Utilidades

Para efectos del curso, las cuentas principales a utilizar en el estado de

resultados serán.

La dinámica del estado de resultados es un poco más sencilla, ya que hace un

balance de la actividad de la empresa durante un periodo determinado, en este

básicamente mide las diferencias entre ingresos y egresos de la empresa. Las cuentas de

mayor cuidado en el tratamiento de este estado financiero son los gastos e ingresos no

operacionales, pues provienen de actividades no relacionadas al objeto social de la

empresa por ejemplo en una empresa dedicada a la venta y fabricación de textiles, tener

un ingreso por el arriendo de un local comercial, no hace parte de las actividades que se

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esperan propias del sector y la importancia de diferenciarlas es evitar la distorsión de

los resultados y como veremos en la siguiente sección evitar la distorsión del

diagnóstico.

Finalmente entre la utilidad antes de impuestos y la utilidad neta, se encuentra el

rubro de provisión de impuesto de renta, este es un porcentaje de la utilidad antes de

impuestos que mantendremos como 33% para el caso de la clase, sin embargo depende

del tipo de empresa este puede cambiar.

Diagnóstico financiero e indicadores

Los estados financieros básicos arrojan información de montos o saldos de

cuentas, esta información permite hacer ciertos diagnósticos y comprender una situación

global de empresa, sin embargo hay herramientas que ayudan a entender de una forma

más completa las interacciones entre las cuentas y profundizar en un diagnóstico

detallado de las decisiones financieras tomadas.

Un de las formas más comunes de análisis es el análisis vertical y horizontal de

las cuentas, en el vertical se analizan los porcentajes que representa cada sub cuenta de

las cuentas generales y el análisis horizontal calcula los incrementos o disminuciones

porcentuales en cuentas durante diferentes periodos.

Para realizar este diagnóstico se han estudiado varias razones o indicadores

financieros que evalúan 4 dimensiones

financieras de la empresa.
Apalanca
Liquidez
miento
Liquidez: estos indicadores buscan

establecer la disponibilidad de efectivo para

Rentabilid
Eficiencia
ad
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cubrir las obligaciones financieras, establecer los riesgos de no poder cumplir con

dichas obligaciones por falta de efectivo.

Eficiencia: busca medir la rotación o relación de uso de los recursos, para

generar ingresos y utilidades, expresan la capacidad de la empresa de convertir los

recursos financieros en beneficios.

Apalancamiento: también en ocasiones llamado endeudamiento, es el factor de

multiplicación de la empresa de sus recursos de capital por medio de la deuda, también

se considera un factor de riesgo al exceder la proporción que mantiene balanceada la

estructura de capital de una empresa.

Rentabilidad: se enfocan en la capacidad de la empresa de generar utilidades y

en los retornos obtenidos sobre los activos y el capital.

Indicadores de liquidez

Raz ó n corriente=Total activo corriente /Total pasivo corriente

Si es menor que 1 la empresa no cuenta con activos de corto plazo suficientes

para cubrir las obligaciones de corto plazo y tiene riesgo de requerir liquidez en el corto

plazo.

Prueba Á cida=(Total activo corriente−Inventarios)/Total pasivo corriente

En este indicador se deben restar todos los activos de corto plazo de baja

liquidez o que sean difíciles de convertir en efectivo, si es menor que 1 la empresa no

cuenta con efectivo o equivalentes suficientes para cubrir las obligaciones de corto

plazo y nuevamente representa un riesgo.

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 Indicadores de eficiencia

Rotaci ó n de Cartera=Total de Ventas a cr é dito /Cuentas por cobrar

Este indicador tiene tres formas de ser calculado, la fórmula expuesta es el

número de veces, si se tiene un calendario de 360 días es 360 / el indicador y muestra

los días de cartera. El inverso del indicador expresa el % de cartera. Habla de la

proporción, dias o veces que rota la cartera y es un indicador de sanidad en la gestión de

cobranzas.

Rotaci ó n de cuentas por pagar =Total de compras a proveedores /Cuentas por pagar

Tiene los mismos 3 métodos de cálculo, es un indicador de cumplimiento de

pago a proveedores, también indica si tiene negociaciones que le permitan fortalecer la

liquidez.

Rotaci ó n de inventarios=Costo de ventas/ Inventarios

También se puede calcular en días, porcentaje o veces, es la cantidad de veces

que rotan los inventarios para generar ventas.

Rota ci ó n de activos=Ingresos /Total activos

Mide la capacidad de los activos de generar ingresos, puede estimarse con los

activos no corrientes y corrientes para profundizar en el diagnóstico.

Indicadores de rentabilidad

Mar gen operacional=Utilidad operacional/ Ingresos

Margen neto=Utilidad neta /Ingresos

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 Los márgenes se expresan en porcentaje y expresan la eficiencia de la operación

y de los costos, para llegar a las utilidades.

Rentabilidad Operativa del Activo( ROA)=Utilidad neta/ Activos totales

Rentabilidad del Patrimonio(ROE)=Utilidad neta/Patrimonio

Estos indicadores expresan por cada peso invertido en activos cuánto retorno

genera la empresa, en el caso del ROE por cada peso invertido por los accionistas. Más

adelante explicaremos la composición de Du Pont para calcular ambos indicadores con

mayor detalle.

Indicadores de Apalancamiento/ Endeudamiento

Concentraci ó n en el Corto Plazo=Pasivo Corriente /Total Pasivo

Es la proporción de deuda de corto plazo, la deuda de largo plazo suele permitir

un mayor apalancamiento y mejor liquidez, pero representa a su vez un mayor riesgo.

Estructura de Capital=¿Total Pasivo / Total Patrimonio

Este indicador muestra la proporción de deuda total de la empresa respecto al

capital aportado para soportar la operación.

Apalancamiento financiero=Total activo /Total patrimonio

Expresa el multiplicador de activos adquiridos sobre el total del patrimonio.

Como su nombre lo indica es una palanca de creación de activos y expresa también el

nivel de endeudamiento.

Es muy importante a la hora de hacer un diagnóstico financiero no dejarse tentar

por los números mágicos, el diagnóstico debe tener en cuenta el tipo del sector,

industria, actividad y todas las situaciones particulares al analizar.

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 Análisis Du Pont

Los indicadores de ROA y ROE pueden descomponerse, de tal manera que al

analizarlos se comprenden varias dinámicas de la empresa y se puede hacer un

diagnóstico más acertado.

Activos
totales
Apalancamien
to
Patrimonio
ROE
Utilidad
neta
Margen
neto
Ingresos
ROA
Ingresos
Rotación de
activos
Activos
totales

En el ROA descompuesto se calculan el margen neto y la rotación de activos y

se multiplican, en su análisis integral esto permite detectar oportunidades de mejora en

los costos o la eficiencia para generar utilidades, con escenarios permite evaluar el

impacto de un incremento en ventas, si ese incremento en ventas requiere inversión en

activos, cambios en las eficiencias de costos, en su totalidad es una herramienta de

análisis muy completa si se utiliza adecuadamente.

Planeación financiera y presupuesto

De la planeación estratégica a la acción suelen haber brechas considerables, por

diferentes motivos y por errores conceptuales, hasta por las empresas que se resisten a

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las modas y se concentran en la operación. Muchas veces la misión, visión, objetivos y

demás elementos de la planeación estratégica quedan condenados a ser frases que con el

tiempo perderán su sentido y su significado.

Un fenómeno igualmente complejo y generalizado en las empresas de Colombia

es una constante falencia en la planeación, desde las actividades en un calendario

organizado, hasta la disposición de los recursos financieros. Al final de mes se esperan

los resultados, casi a ciegas esperando que se acerquen a un escenario positivo. Existen

también los extremos contrarios que hacen de sus planeaciones actividades pesadas y

casi que de dedicación completa, se vuelve un peso administrativo más que una

herramienta de apoyo.

Ya planteada esta reflexión, la planeación en general es un instrumento que

permite a las empresas prever y establecer un rumbo periódico y unas metas, el

seguimiento a esta planeación permite tener mayor acercamiento a cumplir.

La planeación financiera o también denominada presupuesto es de igual manera

un proceso en el cual se proyectan en las cuentas las decisiones a tomar, esto permite

visualizar resultados, indicadores y corregir inclusive con una estrategia de seguimiento

los resultados. Para este proceso cobra gran importancia el flujo de caja, existe dentro de

la contabilidad un término que es la causación, por ejemplo las depreciaciones, que no

son desembolsos de dinero pero se reconocen con un objetivo de dinámica de las

empresas.

Para efectos del curso veremos una proyección básica de estados financieros,

utilizando técnicas sencillas y un proceso básico, por lo cual no vamos a profundizar en

la proyección del flujo de caja la cual requiere de un tiempo mucho más amplio para su

adecuado manejo, tampoco veremos modelos financieros que se usan en esta actividad,

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sin embargo es importante que se conozcan al menos los conceptos. Un modelo

financiero es una estructura en la que se registran los datos de entrada y supuestos de la

actividad económica y este producirá una proyección de los estados financieros, flujo de

caja, principales indicadores y permitirá comprender el funcionamiento de un sistema en

términos financieros. Suelen ser muy complejos y acorde al nivel de detalle pueden

requerir formulación compleja y alta memoria computacional.

Presupuesto de ventas e ingresos

Para facilitar la comprensión del proceso de creación de un presupuesto, vamos

a realizar un ejemplo a medida que avancemos. El primer paso es proyectar el

presupuesto de ingresos o ventas, de este también se derivará un presupuesto de

producción e inventarios.

Cantidade
s Presupue Costo de
Producci ventas
sto de
ón Inventario
ventas
Precios s

En este el ejercicio es simple se deben pronosticar las cantidades de ventas,

producción y los inventarios resultantes.

Suponga que tiene una empresa con dos productos y hace los siguientes

pronósticos.

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 En este caso el ejercicio es la simple multiplicación de las cantidades por los

precios y costos.

Luego de organizar la actividad en las cuentas los resultados serían los

siguientes:

Esto es el resultado de multiplicar las cantidades

de venta por el precio y de realizar el juego de

inventarios cargando todo lo consumido en las cantidades de ventas, como se puede ver

en el ejercicio quedan inventarios que no hacen parte del estado de resultados por lo que

se registran en el activo en el estado de la situación financiera.

Estos inventarios probablemente fueron comprados a un proveedor por lo cual

deben tener una partida contraria en los pasivos, las utilidades se supone se convertirán

en efectivo y van como tal al activo, pero estas utilidades también se espera repartirlas

entre los accionistas por lo que irán al patrimonio. Así construimos un pequeño

presupuesto de este ejercicio correspondiente a lo siguiente:

Como se ve en el ejercicio anterior todos los recursos generados tienen una

contrapartida, manteniendo la ecuación Activo = Pasivo + Patrimonio. Este sería un

método paso a paso de construir un presupuesto con base en los datos de entrada y sus

cuentas correspondientes. Esto es únicamente el presupuesto de producción y ventas de

un periodo para dos productos.

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 Nuevamente para efectos del curso y como se verá en el taller los estados

financieros se proyectarán suponiendo mantener unos porcentajes y proporciones entre

cuentas y se calcularán los indicadores necesarios.

En conclusión la planeación financiera consiste en modelar las decisiones que se

van a tomar en la empresa, midiendo los efectos de cada una de estas. Estas decisiones

como lo clasificamos previamente pueden ser de operación, inversión y financiación.

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