INFORME AA1

Nombre: Margarita Varela Pedroza

Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado a partir de la

comprensión e interpretación de las temáticas tratadas en la presente actividad,
realice un informe donde describa las actividades que se desarrollan en un
proceso normal de compras. En el informe además de describir las actividades,
debe incluir un cuadro en el cual relacione los documentos de origen interno y de
origen externo que se requieren o que se generarían en el desarrollo del proceso.

Cómo gestionar el proceso de compras

Para el funcionamiento normal de sus procesos, son necesarios recursos de

personal, de método y de presupuesto ($), sin los cuales, un proceso no va a
funcionar.
Aclarado lo anterior, abordamos la gestión del proceso de compras, la cual
comprende:

 Identificar los productos críticos a comprar

 Definir especificaciones del producto a comprar
 Planear las compras
 Evaluar y seleccionar proveedores
 Realizar el trámite de compra
 Verificar el producto comprado
 Re-evaluar proveedores
 Tomar acciones en el proceso de compra (correctivas, preventivas y
mejora)
1. Identificar los productos críticos a comprar: Los productos críticos son
aquellos que hacen parte del negocio pero con ellos van relacionado aspectos
negativos hacia el mismo, al identificar que productos son críticos se debe
seguir una reagrupación de aspectos que son característicos de dichos
productos o servicio que comercializa la empresa, y con ello entablar
diferencias entre un producto crítico y no crítico, también a qué proceso
pertenece y el producto final, es importante resaltar si el producto impacta, si
se compra en paquetes, como también resultaría provechoso mostrar cómo
sería el carácter crítico que estos poseen, si bien se puede llamar índice de
criticidad.

2. Definir especificaciones del producto a comprar: en toda organización se

deben establecer y de forma definida la metodología y responsabilidades para
comunicar las necesidades de compra a los proveedores para realizar las
compras y que la metodología sea transmitida al proveedor. las
especificaciones para el proceso de compra están encadenados con requisitos
de manera definida: Por ejemplo, cantidad, material, forma, medidas, fechas,
etc. Dichos requisitos son muy variables en función del sector y necesidades
de la organización.

3. Plan de Compras: Un plan de compras es una herramienta que sirve para

definir las necesidades de insumos (bienes, servicios y obras) de una
organización en un período de tiempo determinado. Mediante este proceso se
determina: qué necesita la organización, cuánto necesita, cuándo lo necesita y
los recursos con los que cuenta para adquirirlo.

Aunque en la dimensión empresarial se realiza con mayor complejidad, el plan de

compras es un instrumento que se puede asimilar a la lista que hacen las familias
antes de realizar la compra semanal, quincenal o mensual en el supermercado, en
dicha lista se detallan los productos que se van a adquirir, las cantidades que se
van a necesitar de cada uno y de antemano se conoce cuál es el presupuesto con
que se cuenta para cubrir el costo generado.

Ventajas de hacer un plan de compras

 Precios competitivos para los compradores.

 Menores costos administrativos. Se realizan menos actividades de compra
y, por tanto, menos papeleo, órdenes de compra, coordinaciones (ya sea
vía telefónica, correo electrónico u otra), menos revisiones de la entrega del
producto o servicio, etc.
 Compras oportunas. Tener lo que necesitamos para cuando lo
necesitamos. Esto implica ser capaz de responder a los requerimientos de
nuestros usuarios con la mayor prontitud posible, lo que evidentemente
aumenta su satisfacción.
 Adecuada distribución de la carga de trabajo de los recursos humanos en el
tiempo. Al contar con un buen Plan, es posible programar y distribuir en el
tiempo los procesos de adquisiciones de manera de evitar la ocurrencia de
períodos con grandes sobrecargas de trabajo.
 Enfrentar mejor las situaciones de crisis. Tener ordenados y planificados los
recursos de manera de saber de cuales disponemos para otras actividades.
 El ordenar y programar las compras permite no tener que realizar
importantes compras urgentemente.
 Menores costos de inventario, ya que con un adecuado Plan será posible
definir pedidos con un tamaño y con una frecuencia que permita disminuir
los stocks y sus costos asociados.
 Permite ayudar a conseguir los objetivos estratégicos de la institución.
 Tener un registro histórico.
 Controlar y trasparentar los gastos.

4. Evaluar y seleccionar proveedores: Toda empresas u organización en

funcionamiento inmediato deben disponer siempre de una lista destacada en
 donde se encuentran seleccionados los proveedores capaces de poseer
funciones suficientes para satisfacer las necesidades de compra que brinda la
empresa o en algunos casos organizaciones amplias. Para dicha selección de
un proveedor, la organización debe aplicar una evaluación que permita resaltar
las funciones de capacidad de hacer el suministro directo de los productos para
comercializar ya obtenidos por la empresa, como las empresas aparte pueden
ofrecer productos hay otras cuya características de servicios, lo cual lo
mencionado anteriormente también aplica a empresas que brinden servicios.
Con dicha evaluación se deben seguir criterios en la escogencia de los
proveedores destacados y esto lleva a la breve consideración pertinente que
tiene la organización, Una forma sencilla de realizar esta evaluación es obtener
un índice de calidad de cada proveedor, este resultado puede mostrar la
cantidad de incidencias o no conformidades de cada uno de los proveedores
entre la cantidad de pedidos de servidos. por ejemplo, que se encuentre
ubicado en un lugar determinado, que tenga las certificaciones requeridas, ser
un proveedor oficial, etc. Así es como se rectifica la comodidad y beneficio de
ciertos proveedores que son los que trabajaran con dicha organización, pero
también es importante tener en cuenta que toda empresa en proceso de
selección de proveedores, la selección debe realizarse de manera periódica,
considerado semestralmente se realiza la reevaluación a los proveedores, con
el fin de determinar si continúan o no en el listado de proveedores, para futuras
adquisiciones., esto depende del comportamiento en general de los
proveedores contratados. Los datos de evaluación deben ser incorporados al
listado de proveedores para poder utilizar esta información en el momento de
elegir a un proveedor.

5. Realizar el trámite de compra: Una vez ha sido seleccionado el proveedor, el

Jefe de Compra elabora lo que se le llama la "Orden de compra" y obtiene la
autorización del ordenador del gasto, asegurándose de contar con la
aprobación de la Junta Directiva
6. Verificar el producto comprado: Los productos que han sido entregados
por los proveedores previamente seleccionados deben seguir supervisión
previa como la verificados y/o inspeccionados antes de ser incluidos en los
procesos de la organización. Siempre se debe realizar dicha acción antes
mencionada al recibido solicitado, realizándose una breve inspección,
prueba, ensayo, entre otros aspectos necesarios del producto. Una práctica
muy útil es comparar lo especificado en la factura con lo que se tiene en el
espacio físico dado que si se encuentra una anomalía en aquello que no
coincide, puede considerarse como puntos considerados negativos en la
eficiencia de proveedor, según las disposiciones de la empresa. Recuerda
dejar evidencias, los registros como: Solicitud de Pedido, Orden de
Compra, Matriz comparativa de cotizaciones, Listado de Proveedores,
Solicitud de revisión y/o elaboración de contratos y convenios; aspectos que
son esencial en toda verificación.

7. Re-evaluar proveedores: la mayoría de las organizaciones tienen

alrededor de cientos de proveedores y sin embargo, los
clasifican por proveedor de carácter crítico o no crítico en función de su
impacto en el sistema de gestión de calidad. Por lo que establecen criterios
como evaluaciones para considerar un proveedor crítico y a estos
proveedores les hacen la evaluación de desempeño, lo cual puede ser
permitido por la norma, pues esta específica que el tipo y grado de control
sobre el proveedor depende del impacto sobre el producto final.

8. Tomar acciones en el proceso de compra (correctivas, preventivas y

mejora): La medición del proceso de compras nos permitirá tomar acciones
para las respectivas correcciones y con ello la consecuente mejora para la
contribución al equilibrio esencial de toda empresa, resaltando que tener
riesgos asociados a la compra hacen más fácil el esclarecimiento de
acciones correctivas y preventivas que podemos adelantar.
Anexo 1 Orden de pedido
 CONFECCCIONES S.A
ORDEN DE PEDIDO
PROOVEDOR:

Teléfono:
Fecha:

Direccion:
Plazo de entrega:
Destino:
Condiciones de pago:
Cantidad Concepto Precio Total

Departamento solicitante Gerencia

V°. B° V° B°

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
 Código: P-
CONFECCIONES S.A 028

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Versión:

Fecha: Proveedor:

SOLICITUD DE COMPRA No

Teléfono Forma de Pago:

Entrega
Solicitado por:
Favor despachar o realizar a nuestra orden lo detallado a continuación.
CANTIDAD DESCRIPCIÓN V.UNIT V.TOTAL
 NOTA: Sr. Proveedor, no haga ningún cambio a la orden de compra sin previa autorización, La
empresa de CONFECCIONES S,A no se hace responsable por artículos enviados que no aparecen en
la orden de compra. El número de la solicitud de compra debe aparecer en la factura.

ANEXO 3

CONFECCIONES S. A CÓDIGO P- 028

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS VERSIÓN 1

PÁGINA DE

CONFECCIONES S.A Nit no 74569842-2

CUADRO COMPARATIVO DE OFERTAS Código: F-052 Versión: 1
OFERTA A OFERTA B OFERTA C
(Proveedor) (Proovedor) (Proovedor)
Mercancia o
N° Servicio
V. Unitario Total V. Unitario Total V. Unitario Total

Total
Criterio de selección: a. Costos mínimos, b. Menor Tiempo, c. Buena Calidad en los materiales En caso de
recuerde utilizar algún otro. Anotarlo aquí:

Revisado por Margarita Varela p. Aprobado por :

 CUADRO RELACION DE LOS DOCUMENTOS DE ORIGEN INTERNO Y DE
ORIGEN EXTERNO

Documentos de origen interno Documentos de origen externo

Orden de pedido anexo 1 -Documentos constitución Empresa

Solicitud de compra (Anexo 2) -Ofertas generadas por proveedores –
Comparativo de Oferta (Anexo 3) Catálogo de los productos
Orden de compra

Bibliografía
Material de estudio Sena
Tablas realizadas en Excel