Estudio administrativo y financiero del proyecto agropecuario

1. El estudio administrativo del proyecto

El estudio administrativo constituye uno de los componentes más importantes

para el desarrollo exitoso de un proyecto empresarial. De hecho, así se tengan
estudios técnicos, ambientales, de mercados y financieros, si no se tiene una
empresa bien constituida y organizada, se corre el riesgo de perder el rumbo y
aumentar la incertidumbre del proyecto.

El concepto y componentes de la administración

En tal sentido la administración del proyecto agropecuario debe tener relación con
todas las actividades que se adelantan en la etapa de ejecución, que por el tipo
de inversiones de dinero, recursos, tiempo, los compromisos a cumplir, entre
otros, pueden generar diferentes tipos de conflicto entre los actores y requiere de
un modelo de administración muy eficiente. (Miranda, 2005)

De este modo la función de la administración consiste en lograr que las

actividades de una empresa produzcan los resultados inicialmente planeados, por
ende es un elemento empresarial que tiene que tomar decisiones y es
responsable de formular el trabajo, dirigirlo y supervisarlo. (Aguilar, 2006)

Según Aguilar (2006) la administración se divide en las siguientes funciones:

planeación, organización, dirección y control.

La planeación:

Consiste en analizar, calificar y decidir sobre las demás funciones de la

administración. Son las alternativas que se eligen para alcanzar mejor los
objetivos de la empresa.

La siguiente tabla ayuda a dar respuesta al tipo de preguntas que debe hacerse el
gerente de un proyecto a la hora de planificarlo, ponerlo en marcha y
administrarlo.
 Función dentro de la
Preguntas Los resultados
administración

 ¿Qué se requiere
hacer?  Establecer objetivos.
 ¿Qué se va a  Pronosticar el futuro.
hacer?  Determinar los recursos
 ¿Qué acciones necesarios.
La planeación
deben adelantarse?  Revisar y ajustar el plan
 ¿Cómo se va a según resultados.
hacer?  Previsión de cosas que
 ¿Cuándo se va a puedan pasar.
hacer?

Fuente: Aguilar (2006)

En resumen, se puede afirmar que la planeación está enfocada en la toma de

decisiones que el gerente del proyecto debe realizar en forma ordenada, pues
debe tener en cuenta las implicaciones que éstas traen consigo.

La función de la planeación como uno de los componentes fundamentales de la

administración, es establecer los objetivos y las políticas que se traza la misma
empresa para su correcto funcionamiento.

Según Puentes (2011) la empresa debe determinar sus parámetros

administrativos, pues estos constituyen un componente clave de la planeación
para la administración, ejemplo:

Los parámetros administrativos de la empresa

Misión:

Producir y comercializar trucha Arco Iris, estableciendo parámetros de calidad,

eficiencia y eficacia de acuerdo con las exigencias del mercado.

Visión:

La piscícola El Ruiz será una empresa productora y comercializadora de trucha

Arco Iris, ejemplo de desarrollo integral, reconocida por la calidad, eficiencia y
cumplimiento en su actividad productiva, comprometida con el desarrollo
sostenible y posicionada en el mercado regional como una empresa sólida.
Objetivo:

Ofrecer y posicionar la trucha Arco Iris que se produce en la piscícola El Ruiz,

como una empresa líder en la producción de truchas de excelente calidad, con
una producción constante, con cumplimiento y responsabilidad social en el
departamento.

Fuente: Puentes (2011)

La misión de la empresa, es un elemento fundamental de la planificación

estratégica, ya que en ésta se describen los objetivos que guiarán a la compañía,
es casi que su razón de ser, su finalidad o en otros casos puede detallar el público
objetivo, las necesidades que satisface y los tipos de productos que ofrece.

Así mismo, la visión tiene relación con lo que la empresa quiere ser en un futuro,
generalmente se habla de un tiempo de 10 años.

Tenga en cuenta que la redacción debe ser breve, clara, entendible y puede
incluir las aspiraciones de los agentes que componen la organización, tanto
interna como externamente, lo importante es plasmar el sueño que se quiere
alcanzar.

Fijar metas que

Fines que se
Objetivos se desean
persiguen
alcanzar

Fuente: Aguilar (2006)

Según Aguilar (2006) se debe tener en cuenta que los objetivos son metas que
deben alcanzarse como un propósito trazado y que es un elemento que permite
llegar a ciertos fines.

Según Munch (2011) un ejemplo de objetivo podría ser: “obtener utilidades del
24% sobre ventas y de un 20% sobre el capital al año 2020”. De igual manera
propone otro tipo de ejemplo: “incrementar la participación del mercado en 10%
durante el año 2015”.
Otro de los aspectos importantes dentro de los parámetros administrativos de la
empresa son sus políticas.

Según Aguilar (2006) “las políticas desde el punto administrativo, deben

entenderse como la fase de planeación donde se establecen las reglas del juego”.
Ejemplo:

Las políticas y estrategias de la empresa

Políticas:

 Cancelar oportunamente las finanzas en un período no superior a los 10 días.

 Efectuar reuniones de la empresa asociativa y otros inversionistas dos veces al
mes.
 Realizar reuniones de carácter informativo con entidades del gobierno local una
vez al mes.
 Producir 20 litros de leche por vaca, en condiciones higiénicas y con niveles de
calidad.

Las políticas administrativas pueden ser varias de acuerdo con la orientación que
se le quiere dar a la empresa y es un componente importante de la planeación.

Esto quiere decir, que pueden haber políticas frente a compras o adquisiciones,
frente a recepción, bodega y almacén o frente al personal que labora en la
empresa, entre otras. (Munch, 2011)

Por otro lado, dentro de la función de la planeación se deben establecer las

estrategias de la empresa. Estas son las alternativas que representan los medios,
los recursos o en su defecto los esfuerzos que deben emplearse con el fin de
lograr los objetivos de la mejor manera. (Munch, 2011)

Estrategias:

 Ampliar la cobertura del mercado a los municipios aledaños.

 Promover la empresa asociativa rural ante diferentes empresas privadas con el
fin de buscar nuevas alianzas comerciales.
 Consolidar las relaciones con las instituciones públicas y privadas del orden
local, municipal y departamental.

Muchas de estas estrategias están encaminadas al crecimiento de la empresa

desde algunas de sus áreas de funcionamiento, bien sea desde el mercado, la
producción o las relaciones con otras instituciones.
Pueden existir estrategias de consolidación, buscando un equilibrio de todas las
áreas de la empresa, generando mayor estabilidad y desarrollo. Así mismo otras
compañías optan por estrategias de diversificación, cuando ven que no cuentan
con muchas oportunidades para el desarrollo futuro de sus productos o cuando
las oportunidades en otras ramas son superiores a las actuales. (Munch, 2011)

Desde luego para el alcance de las estrategias se debe tener en cuenta el

planteamiento y realización de diversas actividades que permitan esos logros
estratégicos.

La organización:

En esta etapa se diseña la estructura que permite una óptima coordinación de los
recursos y las actividades, con el fin de buscar y alcanzar las metas establecidas
en la planeación. Se determinan funciones, responsabilidades y se establecen los
métodos tendientes a la organización y simplificación del trabajo. (Munch, 2011)

La organización como función de la administración, implica desde luego agrupar

las actividades de la empresa y las de los empleados. En esta fase se establece
una relación directa entre el trabajo y el personal que debe ejecutarlo. (Aguilar,
2006)

En ese sentido, la administración acertada de un proyecto agropecuario debe

tener también como base la organización y algunos de sus componentes y
aspectos a tener en cuenta.

Preguntas Función dentro de la Los resultados

administración

 ¿Quién debe hacer el  Identificar y definir el

trabajo? trabajo a realizar.
 ¿Con qué nivel da  Dividir el trabajo en
autoridad y deberes.
responsabilidad?  Agrupar puestos en
 ¿Con cuál estructura? La organización áreas.
 ¿Cómo se van a llevar  Coordinar durante
a cabo los planes? todo el proceso de
organización.

Fuente: Aguilar (2006)

En la organización de la empresa agropecuaria se deben unir las personas
implicadas en la compañía por medio de las tareas interrelacionadas, por lo tanto
el personal es de vital importancia a la hora de desempeñar sus labores con
eficiencia y así obtener una satisfacción del trabajo realizado.

Se debe plantear inicialmente la estructura organizacional de la empresa, ya que

es un aspecto clave en los proyectos agropecuarios y en los planes de negocio
que se presentan para la financiación.

La estructura organizacional indica las áreas que debe tener la empresa y

depende además del tamaño de ésta, entre tanto de allí se puede desprender el
personal que se necesita para laborar.

La siguiente tabla presenta una estructura organizacional con tres áreas que
podrían ser manejadas por dos personas. Para cada área se debe hacer el
proceso administrativo y se debe establecer el manual de funciones.

Administrador

Producción Ventas Rentabilidad

Operador 1 Contador

Fuente: Cucunuba (2010)

El organigrama es una actividad que se lleva a cabo como parte de la función de

organización dentro de la administración, sin embargo esta estructura puede
variar dependiendo de la empresa.

A continuación se representa el organigrama de una empresa pequeña, cuyo

gerente tiene a cargo las áreas de producción, mercadeo y ventas, similar al caso
anterior, pero la diferencia es el área de recursos humanos, lo cual quiere decir
que habrá alguien que se encargue de supervisar y manejar el personal empleado
de la compañía.
 Gerente

Secretaria

Producción Marketing RR.HH Finanzas

Fuente: SENA

A partir de la estructura organizacional, viene entonces el establecimiento y

diferenciación de las funciones de cada cargo, del mismo modo, viene consigo el
perfil de la persona que se requiere, sus competencias y nivel de estudios.

De esta manera, habría que establecer las funciones para la actividad de

producción, de ventas y de contabilidad.

En el siguiente cuadro se describe un ejemplo del manual de funciones que se

debe desarrollar para un perfil de un candidato que pretende ser contratado por
una empresa que busca seleccionar la persona más idónea, pero también se
debe realizar la descripción del cargo.

Es importante que el proyecto describa de manera concreta las funciones y

actividades que los empleados deben desempeñar. Este elemento es clave dentro
de la fase de organización en la administración, de hecho permite hacer un
seguimiento de las tareas a adelantar dentro de la empresa.

Truchas y truchitas
Manual de funciones y responsabilidades
Área Producción Código
Cargo Operario 02
Perfil del cargo Operario
Experiencia De 1 a 3 años.
 Cumplir las órdenes del superior inmediato relacionadas
Descripción del con el mantenimiento de la planta y las instalaciones,
cargo implementación del plan de alimentación de los peces y
actividades relacionadas con el sacrificio de la trucha.
Alto nivel de responsabilidad relacionada con las
Responsabilidad
labores asignadas.

Relaciones del Se relaciona directamente con el gerente de la

cargo empresa.

Funciones específicas:

 Preparar los estanques para la siembra.

 Alimentar a los peces.
 Organizar las herramientas de trabajo en los lugares dispuestos para ello.
 Realizar labores de limpieza y desinfección de la planta.
 Cumplir las órdenes del superior inmediato sobre el manejo de peces.
 Manejar adecuadamente los instrumentos designados para su labor.

Fuente: Cucunuba (2010)

La dirección

La dirección es la función administrativa que se dedica a la ejecución de

actividades detalladas, es una labor donde el administrador procura concentrarse
en el desarrollo laboral de las personas, lo que ellas hacen y sus interrelaciones.
(Aguilar, 2006)

En todo caso la dirección de la empresa agropecuaria, implica conocer muy bien

la planeación y la organización.
 Función dentro de la
Preguntas Los resultados
administración

 ¿Qué tareas se van  Comunicar y explicar

a hacer?
objetivos a los
 ¿Cómo se están empleados.
haciendo?
 Guiar a los subalternos.
 Verificar lo que se La dirección
 Motivar el personal.
ha planeado y
 Supervisar y ajustar el
organizado.
trabajo.
 Coordinar durante todo
el proceso de dirección.

Fuente: Aguilar (2006)

Los resultados de la tabla anterior, coinciden con los planteamientos de Munch

(2011), según los cuales la dirección comprende una serie de elementos
importantes tales como la toma de decisiones, la comunicación, la motivación y el
liderazgo.

Según este autor, el liderazgo es un componente clave de la dirección de la

empresa agropecuaria, pues se utiliza para influir y guiar a un grupo de personas,
lo cual incluye a su vez la autoridad, la supervisión, la delegación y el mando.

El control

El control representa el área de ajustes a nivel administrativo, implica la medición

de resultados y la corrección.

El control según Munch (2011) “es la fase del proceso administrativo a través del
cual se evalúan los resultados obtenidos en relación con lo planeado, con el fin de
mejorar”.

El siguiente cuadro representa los componentes del proceso de control dentro de

la empresa agropecuaria, donde cabe destacar que un asunto clave es la
información pertinente que se tiene de cada una de las actividades que se están
desarrollando, con el fin de que el gerente pueda determinar con mayor exactitud
en qué situación se encuentra la compañía, de manera que se puedan tomar
medidas.
 Función dentro de la
Preguntas Los resultados
administración

 ¿Cómo se ha  Comparar resultados.

realizado?
 Determinar causas de
 ¿Se realizó de
algunos resultados.
acuerdo a lo
 Corregir.
planeado? El control
 Revisar y ajustar
 ¿Se requieren
métodos de control.
correcciones?
 Hacerse un examen
de conciencia.

Fuente: Aguilar (2006)

Según Aguilar (2006) “el control consiste en llevar a cabo la acción de comprobar
los resultados que se han alcanzado, analizando el desempeño de las diversas
actividades”.

Del mismo modo el control implica una vigilancia muy activa y dinámica de las
actividades correctivas de acuerdo a las condiciones y tipo de empresa.

Finalmente recordar que el proceso administrativo abarca las funciones de:

 Planeación.
 Organización.
 Dirección.
 Control.

En el siguiente cuadro se aprecia un proceso donde se destacan las áreas

funcionales de la empresa: producción, mercadeo, contable o financiera.

El proceso completo consiste en analizar las funciones de la administración:

planear, organizar, dirigir y controlar las áreas de trabajo de la empresa, según el
organigrama establecido en todas aquellas actividades que hay que realizar frente
a la producción, al mercadeo y al área financiera contable.
 El proceso administrativo de la piscícola Mayajuro.

Planear Organizar Dirigir Controlar

Producción  Programar  Asegurar el  Tomar las  Corregir, mejorar
estanques para correcto medidas y formular
realizar la funcionamiento necesarias estrategias para
siembra. de la planta, para optimizar el logro de los
 Solicitar suministro de los recursos objetivos.
alevinos en los ventilación, luz, humanos y de  Controlar el buen
períodos agua potable y producción. uso de las
determinados. concentrado.  Impulsar, herramientas,
 Elaborar un  Garantizar el coordinar y implementos y
plan de manejo suministro de vigilar las materiales de la
técnico y insumos y acciones planta.
sanitario de la materiales necesarias  Controlar la
planta. necesarios en para el disposición de
 Elaborar un la planta. cumplimiento materiales de
plan de  Seleccionar al de los planes desecho,
alimentación. personal señalados de vísceras, huesos
idóneo para la alimentación, y peces muertos.
planta de manejo  Sugerir las
producción. técnico y acciones
 Aclarar los sanidad en la correctivas
requisitos del planta. cuando sean
puesto.  Vigilar el necesarias.
 Seleccionar y cumplimiento
colocar a los de horarios y
individuos en funciones de
el puesto los
adecuado. trabajadores.

Mercadeo  Planear las  Editar y  Gestionar  Monitorear

actividades de registrar los nuevos constantemente
sacrificio y precios de los canales de las entregas y
empaque del pedidos. comercializaci pedidos del
producto.  Coordinar ón. producto.
 Programar la ruta actividades de  Registrar y  Controlar el
de distribución entrega de controlar las cumplimiento de
semanal del pedidos. entregas y las entregas,
producto.  Garantizar la pedidos del planificar y
 Contactar con los calidad del producto. controlar el
clientes, llevar producto a  Programar, empacado,
una base de través del pedir, despacho y
datos de control de registrar y dar transporte del
distribuidores de calidad. seguimiento a producto.
pescado. los  Llevar
 Elaborar el materiales. estadísticas de
presupuesto del  Dirigir las ventas del
 área de acciones producto.
mercadeo y oportunas en
controlar los el mercadeo
gastos del producto.
relacionados con
ésta.
Financiera  Planificar el  Coordinar y  Supervisar y  Elaborar flujos de
trabajo del área organizar la preparar el pago semanal.
contable, para realización de pago de  Liquidar el estado
obtener los ingresos y nómina e de pérdidas y
balances y egresos para la impuestos ganancias.
estados empresa. mensuales  Proporcionar
financieros  Llevar un de la estados de
mensuales. registro de las empresa. cuentas de
 Planificar transacciones  Dirigir las proveedores.
actividades en el libro operaciones  Realizar el
necesarias para diario. relacionadas análisis de
el cierre  Coordinar el con la cuentas de
oportuno de la registro de los contabilidad inventarios y
información comprobantes en general. facturación de la
contable. de ingresos y  Aplicar empresa.
egresos, correctivos  Controlar notas
facturas, adecuados y de crédito por
recibos y todo ajustes de préstamos
documento de los pedidos y concedidos.
respaldo entregas del
contable de la producto.
empresa.

Fuente: Cucunuba (2010)

2. El estudio financiero del proyecto

El estudio financiero es de vital importancia para la toma de decisiones y es un

pilar clave para que un evaluador apruebe el financiamiento del proyecto.

Dentro del estudio financiero se deben tener en cuenta diversos componentes

muy importantes, como son:

1. El presupuesto y los costos de producción.

2. La proyección de la producción y ventas.
3. Los ingresos.
4. Los egresos.
5. El punto de equilibrio.
6. La rentabilidad del proyecto.
Según Puentes (2011) el desarrollo del estudio financiero implica “llevar a cabo un
registro muy detallado de todos los recursos que se necesitan para poner en
marcha el proyecto agropecuario, así de esta manera poder hacer las
proyecciones del caso”.

Para este ejercicio es recomendable usar el programa de Excel, pues mediante

las celdas se puede ir registrando y calculando la información numérica.

Se debe determinar:
¿Cuál es el nombre de la
especie o variedad que se
quiere implementar?

Se debe especificar por

Para tener en ejemplo la especie o raza de
cuenta: animal en caso de
implementar un proyecto de
tipo pecuario.

La especie o variedad a
producir en el caso de
proyectos de tipo agrícola.

El hecho de poder determinar con claridad la especie, raza o variedad

agropecuaria, es un asunto clave en la estructuración del estudio financiero, pues
permite determinar con certeza la vida útil del proyecto y estimar los ingresos y los
egresos.

Para Puentes (2011) se trata de determinar el “horizonte del proyecto”, es decir,

establecer la vida útil del mismo, por lo cual constituye el período de tiempo desde
que inicia el proyecto, hasta la fase de liquidación del mismo, generalmente se
instaura en años. Así por ejemplo, un proyecto de producción asociativa de cacao
orgánico tiene una duración de 10 años en su ciclo productivo o el caso de una
producción asociativa de tomate bajo invernadero, donde se tiene en cuenta que
su ciclo productivo es de aproximadamente 120 días, que equivalen a 4 meses.

En ese sentido determinar el tiempo de duración del proyecto, permite cuantificar

el monto de los recursos financieros que son necesarios para poder poner en
marcha el proyecto agropecuario. Del mismo modo una correcta cuantificación de
 los costos del proyecto permite una mejor administración y planificación de las
actividades.

Según Puentes (2011) “todo proyecto tiene una serie de etapas que conforman el
horizonte, las cuales son: fase de instalación, fase de operación y fase de
liquidación”.

Fase de instalación del proyecto:

Fase donde se conforma la empresa, se

instala el cultivo, se construyen las
instalaciones requeridas y se definen los
objetivos del proyecto.

Se realiza la mayor parte de las

inversiones a nivel de instalación y por
supuesto dependiendo del tipo y el
Fase de instalación horizonte de proyecto.

Por ejemplo: terrenos, animales, plantas,

semilleros, infraestructura para suministrar
riego, construcción rural, instalación de
servicios, maquinaria, equipos, entre
otros. (Puentes, 2011)

Se debe tener en cuenta este aspecto tanto y como sea posible para poder
generar los costos precisos del proyecto agropecuario.

Desde luego para la fase de instalación del proyecto es determinante el

conocimiento del lugar donde se va implementar, sus debilidades, sus fortalezas,
de tal manera que se establezcan las necesidades iniciales con el fin de llevarlas
a costos de producción.
 Fase de operación del proyecto:

Esta fase constituye el período de

funcionamiento donde inicia la plantación o
siembra, se realizan las labores culturales
necesarias para la producción agrícola o
pecuaria.
Fase de operación
El estudio debe hacerse respetando el período
vegetativo y productivo, es decir, el ciclo de
desarrollo de las especies, por ende en esta
fase se conciben los costos y la venta del
producto, donde se generan los ingresos.
(Puentes, 2011)

En la fase de operación es necesario el conocimiento pleno del sistema de

producción bien sea agrícola, pecuario o el que considere el proyecto.

Es decir, si se tratara de un proyecto de producción asociativa de cacao, es

necesario conocer todos los procesos que implica desde antes de la siembra, el
establecimiento del cultivo, el manejo, la cosecha y hasta la comercialización.

Estas acciones son también conocidas como las prácticas culturales, donde se
establece cada actividad del proyecto, tal es el caso de fertilizaciones, podas,
aplicaciones de insumos, entre otros.

Cada labor cultural puede implicar una mano de obra que debe ser llevada a
costos del jornal, pero quizás también implique el uso de ciertos materiales o
insumos que deben ser llevados a costos. Allí radica la importancia de conocer
muy bien la parte técnica del proyecto, por tal razón se debe tener en cuenta el
flujograma del proyecto agropecuario.

En el siguiente ejemplo se muestra un flujograma sencillo, correspondiente a un

proyecto de maíz, que permite recordar que existen unos pasos lógicos y
consecutivos que se deben tener en cuenta y que permiten ir ordenando las
prácticas culturales, calculando mano de obra e insumos requeridos, con el fin de
cuantificar los costos de producción.
Flujograma de un cultivo de maíz

Fuente: Geilfus (2002)

En esta fase de operación es necesario pensar en crear algún tipo de valor

agregado, de modo que el producto final sea diferente y de mejor calidad que
aquellos que ya se encuentran en el mercado.
Fase de liquidación del proyecto

Consiste en la etapa final, en el cual

el proyecto detiene su actividad.

No quiere decir que se termina el

Fase de liquidación
proyecto, sino que se busca evaluar el
desempeño y determinar si se
cumplieron los objetivos propuestos
en la fase de ejecución, para
proponer nuevas estrategias y
proyecciones en caso de seguir con el
mismo proyecto. (Puentes, 2011)

Todo tipo de proyecto tiene un año base, que justamente consiste en el tiempo
improductivo o la fase de instalación, es decir, donde se realizan todos los
estudios y adecuaciones antes de iniciar la producción.

Tener en cuenta que por lo general se estima en años. Así por ejemplo algún tipo
de proyecto que requiera de inversiones grandes o importantes de infraestructura
deben situarse en el año cero, sin embargo algunas inversiones iniciales se
ubican en el año uno, cuando se requiere de poco capital en instalaciones y
tiempo. (Puentes, 2011)

En el primer caso, donde se considera el año cero, es cuando se cuantifican

inversiones más grandes, se puede destacar por ejemplo un proyecto de
piscicultura que requiere de la construcción de estanques, de un sistema de riego,
de un tanque de almacenamiento de agua y de líneas de riegos en un lote o una
bodega, entre otros.

Para el segundo caso, donde las inversiones son pequeñas en dinero y tiempo, se
puede situar en el año uno, se destacan proyectos de cultivos de ciclo corto como
hortalizas, maíz, algodón o por ejemplo producciones pecuarias de ciclo más
corto, tal es el caso de aves para engorde y la construcción de jaulas o corrales,
entre otros.

Ejemplo de costos en la fase de instalación para un proyecto de ciclo largo:

 DETALLE AÑO 0 AÑO 1 AÑO 2 AÑO 3 AÑO 4 AÑO 5

VALOR
ÍTEM UNIDAD CANTIDAD TOTAL
UNITARIO

Montaje de
$200.000
maquinaria Unidad $200.000 1

Construcción
de estanque
Unidad $1.500.000 2 $3.000.000
piscícola

TOTAL $3.200.000

Fuente: SENA

La tabla anterior refleja un proyecto de ciclo largo a 5 años, que requiere unas
inversiones en infraestructura que implica recursos económicos y de tiempo, por
ende se incluye en el año cero, es decir, en su fase de instalación. A cada ítem se
le otorga una unidad, que puede ser expresada en kilogramos, litros, metros,
entre otros, así mismo, se otorga un valor unitario y luego debe multiplicarse por
la cantidad para ir determinando los costos totales, en este caso se habla de una
inversión de $3.200.000 para el año 0.

Se debe tener presente, que este ejemplo aún no toma en cuenta la mano de
obra, pues de hecho el montaje de maquinaria y la construcción de estanques,
requiere de un trabajo que debe tener la capacidad de poder cuantificar para
incluirlo en unos costos del proyecto.

Capital de trabajo

En este punto se hace referencia al dinero que debe tener disponible para poner
en marcha el proyecto agropecuario o agroindustrial y de esta manera poder
mantener las actividades de producción y venta, por ejemplo, el material vegetal,
los insumos, además de tener en cuenta temas como las cuentas por pagar o por
cobrar, el pago de impuestos, pero además las cifras que permiten mostrar
cuando el proyecto planteado empieza a generar los primeros ingresos. (Puentes,
2011)

El capital de trabajo es indispensable determinarlo también para la fase de

instalación del plan de negocios, pues de hecho se requiere para comprar la
materia prima, posibles pagos por arrendamientos, algún tipo de asesoría,
salarios, servicios públicos, entre otros. (Galindo, 2011)
Del mismo modo cada empresa o proyecto que se inicia deberá manejar un
mínimo de capital de trabajo, que a su vez dependerá del tipo de proyecto. Este
capital está directamente relacionado con los ciclos de producción y las etapas de
desarrollo de un cultivo o un animal.

En el estudio financiero del proyecto se debe considerar:

1. El tipo de especie bien sea animal o vegetal y las características de la misma.

2. El horizonte del proyecto, es decir, la duración del ciclo productivo de la

especie animal o vegetal, bien sea en meses o en años.

3. La fase de instalación, tomando en cuenta todo lo que se requiere para poner

en marcha o para implementar ese proyecto, y que además debe llevarse a
costos, tanto de insumos como de mano de obra.

4. La fase de ejecución, donde se deben considerar todas las prácticas culturales

que se requieren para manejar adecuadamente la producción de su especie
animal o vegetal. Cada práctica cultural puede requerir un insumo, pero desde
luego también una mano de obra que debe llevarse a costos. Tal es el caso de
las fertilizaciones agrícolas, las cuales requieren de ciertos abonos químicos
que tienen un costo, pero también de una mano de obra que la aplique. Todos
estos elementos deben llevarse a unos costos en esta fase.

5. La fase de liquidación permite evaluar como transcurrió el proyecto.

6. El capital de trabajo para el arranque del proyecto, es similar a la fase de

instalación del mismo.

El presupuesto del proyecto agropecuario

La información anterior ya permite ir consolidando el presupuesto del proyecto

agropecuario o agroindustrial.

El presupuesto es una herramienta básica del estudio financiero y facilita la toma

de decisiones porque permite apreciar los requerimientos de recursos a nivel de
infraestructura física, de insumos y mano de obra, tratando de disminuir al
máximo la incertidumbre y ayudando a entender los riesgos, así mismo
proyectando en el tiempo el comportamiento del proceso a través de los costos y
las ganancias, de acuerdo al horizonte y tipo de proyecto agropecuario.

El presupuesto entonces permite determinar lo que es la factibilidad del proyecto y

se divide en:
 Presupuesto de ingresos Presupuesto de egresos

Se obtiene mediante la
cantidad vendida Este presupuesto
multiplicada por el está compuesto por
precio del producto o los costos y los
el servicio. gastos del proyecto.
Además se debe tener Se dividen en costos
una proyección de las fijos y costos
ventas, puede ser variables.
mensual.

A continuación se explica con más detalle y a manera de ejemplos lo que implica

la elaboración del presupuesto para el proyecto agropecuario o agroindustrial.

Inicialmente debe comenzar por calcular los egresos del proyecto, es decir, los
costos de producción y posteriormente los ingresos y hacer el análisis
correspondiente.

Presupuesto de egresos

Estos constituyen los costos de producción y se dividen en:

Los costos fijos

Son aquellos que no varían así cambie o no el volumen de la producción del
proyecto, porque son costos por los cuales no se pueden dejar de responder, es
decir, son costos que constituyen una especie de obligación. Ejemplo:

 Sueldos, salarios fijos y prestaciones sociales.

 Alquiler del local de una planta.
 Mantenimiento de máquinas.
 Mantenimiento de equipos.
Los costos variables:
Estos son costos que varían en función del volumen de la producción y las ventas,
es decir, las materias primas o la mano de obra directa puede cambiar
dependiendo de cómo se vaya desarrollando la producción.

Imaginar la expansión inesperada de una plaga o una epidemia en un cultivo,

podría aumentar los costos variables de plaguicidas, incrementando el
presupuesto. Esto quiere decir que el buen manejo de los costos variables hace
que una empresa agropecuaria tenga mayor capacidad de adaptarse a las
circunstancias cambiantes del mercado y del entorno en general. Ejemplo:

 Materias primas.
 Insumos.
 Mano de obra.
 Empaques.
 Fletes de transporte.
 Comisiones por ventas.

Presupuesto de gastos:
Se hace referencia a los gastos de administración, tienen que ser
presupuestados, pero no están directamente involucrados en la producción del
producto o el servicio. (Puentes, 2011)

Los gastos más destacados son los de administración, por ejemplo: el costo de la
asistencia técnica agropecuaria a un profesional, la capacitación, equipos de
oficina, computadores, mesas, muebles, el salario del gerente, de la secretaria y
los servicios públicos. (Galindo, 2011)

Costos Gastos

Son los desembolsos y deducciones Son los desembolsos y deducciones

causados por el proceso de
fabricación o por la prestación del
servicio. Ejemplo:
 Mano de obra.
 Sueldos y salarios del personal de
planta.
 Materias primas.
 Materiales de consumo o insumos.
causados por la administración de la
empresa.
 Sueldos y salarios del personal
administrativo (gerente, secretaria,
mensajero, aseadora).
 Vendedores.
 Arrendamiento de oficina.
 Papelería.
 Mercancías.  Correo y teléfono.
 Fletes.  Gastos de publicidad.
 Arrendamiento del local de planta.  Transporte.
 Servicios públicos.  Mantenimiento del vehículo.
 Depreciación de máquinas y  Depreciación de muebles y enseres
equipos. de oficina.
 Daños y reclamos.  Capacitación.

Fuente: Cámara de Comercio de Palmira (2013)

Nota: los costos son siempre de producción y los gastos de administración y/o
ventas.

Presupuesto de ingresos

Una vez definidos los costos y los gastos, antes de comenzar con la construcción
del presupuesto, es determinante hacer un pronóstico de las ventas del producto
o el servicio.

Inicialmente se debe determinar la densidad de la población animal o vegetal, es

decir, el número de plantas que pudieran ser sembradas, la cantidad de animales
que entrarían a producción o las unidades que se pretenden crear.

Por ejemplo para un proyecto asociativo de producción de plátano dominico

hartón con una duración productiva de 5 años, se utilizarían 1.702 plantas por
hectárea sembradas a una distancia de 2,6 metros cada una, entre surcos y
esparcidas en triángulo.

En tal sentido se debe investigar el precio de pago al productor sobre el cual se

pretende hacer el cálculo de ingresos del proyecto. Desde luego tener en cuenta
que con la excepción de tener una producción contratada a un precio fijo, éste
puede ir variando a lo largo del año por efecto de la oferta y la demanda, por
consiguiente considerar para el análisis el precio que se ha encontrado en la
investigación de mercado.

Finalmente, se debe tener presente la unidad con la cual se puede calcular la

producción, bien sea en litros, kilos o toneladas.
 Proyección de ventas de plátano

RENDIMIENTO TOTAL DEL

Ton 1 AÑO 2 AÑOS 3 AÑOS 4 AÑOS 5 AÑOS TOTAL
PLÁTANO
0 17,58 19,37 19,37 19,37 75,69

1ra. Calidad 85% - 17 k/ racimo Ton 0 17,34 18,78 18,78 18,78 73,68

2da. Calidad 15 %- 3 k/ racimo Ton 0 0,24 0,59 0,59 0,59 2,01

Fuente: SENA

En la tabla anterior se aprecia una proyección de ventas de un cultivo de plátano,

según el horizonte de éste, se estima una producción de 5 años, que no cuenta el
año cero, pues las plantas están apenas en su fase vegetativa y se disponen a
entrar en la fase de producción.

El rendimiento se estima en toneladas, es decir, por una tonelada 1.000 kilos de

producción. De otro modo se podría poner en cada año la producción en
kilogramos. Así entonces para el segundo año sería una producción de 17.580
kilos de plátano o de 17,58 toneladas.

Entre tanto este proyecto diferencia un producto de primera calidad

correspondiente al 85% y una producción de segunda calidad estimada en el
15%. De esta manera hay proyectos que deben desagregarse a nivel de
calidades.

Proyección de ingresos de plátano por hectárea al año

INGRESOS DEL PLÁTANO (HECTÁREA / AÑO)

AÑOS
ÍTEM UNIDAD $ TOTAL
1 2 3 4 5
INGRESOS
(HECTÁREA /
AÑO)
Vlr. Ingresos 1ra. Ton $-
$ 330.000 $ 5.722.200 $ 6.197.400 $ 6.197.400 $ 6.197.400 $24.314.400
Calidad 17 k/racimo
Vlr. Ingresos 2da.
Ton $ 200.000 $- $ 48.000 $ 118.000 $ 118.000 $ 118.000 $ 402.000
Calidad 3 k/racimo

TOTAL INGRESOS $- $ 5.770.200 $ 6.315.400 $ 6.315.400 $ 6.315.400 $24.716.400

Fuente: SENA
Recodar que una cosa es el precio recibido por la primera calidad y otra por la
segunda calidad. Esto debe ser tenido en cuenta para el cálculo de los ingresos.

La proyección de ventas se complementa con el cálculo de los ingresos de éstas.

En la tabla anterior se toma como unidad la tonelada (Ton), y un precio por

tonelada de $330.000, y en segunda calidad de $220.000, eso quiere decir que al
dividir por 1.000 se obtendría un precio por kilogramo de $330 para la primera
calidad del plátano y de $200 por kilogramo de segunda calidad de plátano (como
lo indica la flecha roja). Recordar que una tonelada equivale a 1.000 kilogramos.

En cada uno de los años se puede obtener los ingresos por plátano de primera
calidad y de segunda calidad. Este ingreso sale de la multiplicación de la
producción estimada por hectárea por el precio por unidad de tonelada.

La flecha azul señala el espacio donde se debe colocar el valor correspondiente al

ingreso generado por la producción de plátano. De esta manera (la flecha verde
en la tabla “Proyección de ventas de plátano” muestra la producción de cada
hectárea por año que debe ser multiplicada por el precio (flecha roja), para
completar el presupuesto de ingresos.

Finalmente en la última fila se puede apreciar el total de ingresos año tras año,
que sale de la suma de los ingresos generados cada año por la venta del plátano
de primera calidad con un precio de $330.000 la tonelada o de $330 por
kilogramo, así como la venta de segunda a través de un precio de $220.000 la
tonelada o de $220 el kilogramo.

Al final se encuentra una fila de color gris, donde se aprecia un ingreso total de
$24.716.400 a través de los 5 años del proyecto.

La proyección de producción y de los ingresos del proyecto, pueden ser de años o

meses, dependiendo del horizonte y tipo de propuesta.

La elaboración del presupuesto: los costos de producción

A continuación se presenta un ejemplo aplicado a un proyecto de producción de

plátano dominico hartón.

Inicialmente se debe determinar la densidad de población animal o vegetal, es

decir, el número de plantas que pudieran ser sembradas, los animales que
entrarían a producción en un área determinada o la cantidad de unidades que se
pretenden crear.
 En este caso se utilizarán 1.700 plantas de plátano por hectárea, de manera que
los costos de producción se realizan para una sola hectárea, a partir de allí los
formuladores del proyecto agropecuario deben tener en cuenta el área a sembrar
y posteriormente hacer la multiplicación.

Para iniciar con el cálculo de los costos de producción, primero se debe hacer una
estimación de la mano de obra que el proyecto requiere tanto para la fase de
instalación como para la fase de ejecución.

Proyección de mano de obra del proyecto a 5 años

COSTOS DE MANO DE OBRA E INSUMOS POR HECTÁREA AL AÑO

ÍTEM UNIDAD $ 1 AÑO 2 AÑOS 3 AÑOS 4 AÑOS 5 AÑOS TOTAL

MANO DE OBRA
Preparación del terreno (lote) Jornal 77 0 0 0 0 77
Trazado ahoyado y siembra Jornal 25 0 0 0 0 25
Resiembra Jornal 3 0 0 0 0 3
Desyerba y plateo Jornal 40 20 20 20 20 120
Deshoje repique desguasque Jornal 10 10 10 10 10 50
Control terrestres sigatoka (7 ciclos) Jornal 4 4 4 4 4 20
Control bacteriosis Jornal 2 5 5 5 5 22
Enmiendas y materia orgánica Jornal 6 6 6 6 6 30
Control picudo Jornal 5 5 5 5 5 25
Deshije: 3 veces al año Jornal 2 15 15 15 15 62
Apuntalamiento embolsado y desbellote Jornal 0 20 20 20 20 80
Recolección y clasificación Jornal 0 15 30 30 30 105
TOTAL MANO DE OBRA Jornal 174 100 115 115 115 619

Fuente: SENA

Cabe recordar que la estructura del estudio financiero se debe realizar en el

programa Excel, donde a través de las celdas o casillas se va ubicando la
información. Esto permite calcular y hacer sumatorias.

La tabla anterior presenta la proyección estimada de la mano de obra por

hectárea de cada año, de los cinco que dura este tipo de proyecto. En ese sentido
se debe ubicar cada actividad a realizar.

Observar cómo se plantean las actividades que requieren de mano de obra y que
van desde la preparación del terreno, la recolección y clasificación del producto.
Sin embargo un proyecto podría adicionar otro tipo de labores que generan mano
de obra remunerada y deben ser costeadas, tal puede ser el caso de la
comercialización u otro cargo que sea necesario crear. Entre tanto si deja u omite
algún tipo de función indispensable y de personal, entonces los costos de
producción comenzarán a ser mal calculados y el proyecto se somete a mayor
incertidumbre.

La unidad de cálculo de la mano de obra, en este caso el “jornal”, corresponde al

día de trabajo en campo. No obstante puede existir un proyecto que tome como
base de cálculo de la mano de obra por ejemplo el costo “por hora”, a través del
tiempo que se requiere para hacer una labor.

De esta manera en cada año, se debe tener la capacidad de estimar el número de

jornales o días de trabajo necesarios para adelantar una actividad establecida en
el proyecto y asignar el valor correspondiente. Finalmente debe instaurar el total
de jornales por cada año al final de la columna (como lo indica la flecha negra).

Los valores de la fila gris, son los más relevantes a la hora de iniciar el cálculo y la
cuantificación monetaria del personal y se debe tener especial cuidado en la
sumatoria total por año, pues esta luego debe ser multiplicada por el valor del
jornal, con el fin de obtener el costo de la mano de obra y de esta manera dar por
terminada esta fase de la conformación de presupuesto.

Los insumos son indispensables

Sin duda alguna dentro del presupuesto es de vital importancia la estimación de

los insumos que se requieren para el proyecto.

Es importante conocer el sistema de producción y cada uno de los requerimientos

en la fase de instalación como de ejecución del proyecto agropecuario.

A continuación se presenta una proyección de los insumos requeridos para el

proyecto. Estos son estimados año tras año con su correspondiente unidad (ver
casilla naranja). Entre tanto como apenas se está calculando la cantidad de
insumos, la casilla de dinero $ aún permanece vacía. Sin embargo, se debe
pensar en el costo de cada agroinsumo con el fin de hacer el cálculo
posteriormente.

Esta proyección de requerimientos específicos para este proyecto, toma en

cuenta los equipos y material vegetal, es decir, semillas de plátano llamados
“colinos”, que se emplean en el primer año en la fase de instalación y siembra,
después se consideran las herramientas y la fumigadora.
 Este presupuesto de requerimientos de insumos toma en cuenta las necesidades
de fertilizantes y agroquímicos o plaguicidas, dentro de los cuales caben
herbicidas, fungicidas e insecticidas, entre otros. Estos insumos se deben estimar
por año o por mes dependiendo del horizonte del proyecto.

Por esta razón se reitera la necesidad de conocer el sistema de producción

vegetal o animal, dado el caso, para determinar los requerimientos con la mayor
precisión posible.

Proyección de insumos para el proyecto

REQUERIMIENTOS DE INSUMOS POR HECTÁREA AL AÑO

ÍTEM UNIDAD $ 1 AÑO 2 AÑOS 3 AÑOS 4 AÑOS 5 AÑOS TOTAL

EQUIPOS Y MATERIAL
VEGETAL
Fumigadora de motor Unidad 1 0 0 0 0 1
Herramientas (varias) Global 1 1 1 1 1 5
Colinos Unidad 1300 0 0 0 0 1300

FERTILIZANTES Y UNIDAD 0
AGROQUÍMICOS
Fertilizante urea 46% Kg 400 700 700 700 700 3200
Bactericidas yodado lt 3,5 3,5 3,5 3,5 3,5 17,5
Insecticida control picudo
Kg 2 2 2 2 2 10
(Clorpyrifos)
Control preventivo presiembra Kg 3 0 0 0 0 3
Activador orgánico Kg 3 0 0 0 0 3
Fungicidas protectantes
Kg 8 8 8 8 8 40
(Sigatoka )
Fungicidas sistémico
lt 1,5 1,5 1,5 1,5 1,5 7,5
(Sigatoka)
Herbicida lt 6 4 4 4 4 22
Adherentes Agrotin lt 4 4 4 4 4 20
Materia orgánica Kg 2400 2100 2100 2100 2100 10800
Correctores del suelo (cal) Kg 450 0 0 0 0 450
Bolsas plásticas Unidad 0 1200 1300 1300 1300 5100

Fuente: SENA
 Las inversiones del proyecto agropecuario

Una vez que se haya hecho una proyección técnica de la mano de obra y los
insumos que requiere el proyecto, pasa a la fase de costos. En este caso se debe
tomar como base el valor en pesos $ del jornal, así como el valor en pesos $ de
los insumos, equipos y material necesario para la puesta en marcha y ejecución.

A continuación se representa el presupuesto con el valor de las inversiones fijas.

Presupuesto de inversiones del proyecto de plátano

INVERSIONES COSTOS Y GASTOS HECTÁREA / AÑO

AÑOS
ÍTEM UNIDAD $ TOTAL
1 2 3 4 5
INVERSIONES FIJAS
Semilla meristemos
$/Und $ 650 $ 845.000 $- $- $- $- $ 845.000
(rebrote inducido)
TOTAL INVERSIONES $ 845.000 $ - $ - $- $- $ 845.000

Fuente: SENA

En este modelo de presupuesto se sugieren las inversiones fijas depreciables. Es

decir, aquellas inversiones que son fundamentales para la puesta en marcha del
proyecto, pues garantizan la operación del mismo y son necesarias en la fase de
instalación.

Se llaman depreciables también, porque pierden valor con el tiempo, por ejemplo,
los materiales de una cerca no tienen el mismo precio en un año que en tres o
cinco. No obstante en el asunto de la depreciación no se va a profundizar en este
modelo de presupuesto.

De esta manera, se pone a la semilla como la principal inversión fija, la cual se

emplea en el primer año, como la inversión más importante para un proyecto de
este tipo.

En ese sentido, tenga en cuenta que en los ejemplos anteriores se han requerido
1.300 plantas y cada semilla tiene un valor de $650 pesos, por lo cual en el primer
año se genera la multiplicación del número de semillas por su precio.
 Fuente: Fotolia (2004)

Otro ejemplo de inversiones fijas depreciables puede apreciarse a continuación:

INVERSIONES COSTOS Y GASTOS HECTÁREA / AÑO

ÍTEM UNIDAD $ AÑOS TOTAL
INVERSIONES
1 2
DEPRECIABLES
Fumigadora de palanca $/Unidad $ 169. 650 $ 169. 650 $- $ 169. 650
Herramientas (varias) $/Unidad $ 60.000 $ 60.000 $- $ 60.000
Puntales de guadua $/Unidad $ 300 $ 300.000 $- $ 300.000
Alambre liso $/Kg $ 2.600 $ 1.040.000 $- $ 1.040.000
Grapas $/Kg $ 2.983 $ 26.847 $- $ 26.847
Plántulas $/Unidad $ 500 $ 571.500 $- $ 571.500
Canastillas $/Unidad $ 8.300 $- $ 249.000 $ 249.000
TOTAL INVERSIONES $ 2.167.997 $ 249.000 $ 2.416.997

Fuente: SENA
Para un cultivo de granadilla además de las semillas para la fase de instalación,
se requiere también de una infraestructura de alambre, guaduas y grapas,
denominado “plántulas”. Los formuladores de este proyecto consideran como
indispensable costear las canastillas para el segundo año, ya que se realizará la
primera cosecha y deben estar preparados para ello. Esta inversión es
considerada indispensable para garantizar la operación de la fase.

Fuente: ICA (2009)

Los costos del proyecto agropecuario

Una vez costeadas las inversiones fijas necesarias para poner en marcha el
proyecto, se debe pasar a la etapa de costos de equipos, herramientas, mano de
obra e insumos para la fase de instalación y ejecución, tales como agro insumos y
plaguicidas.

Nota: se llama inversión, porque aún el proyecto no registra producción ni ventas.

 Presupuesto de costos y gastos del proyecto agropecuario

INVERSIONES COSTOS Y GASTOS HECTÁREA AL AÑO

AÑOS
ÍTEM UNIDAD $ TOTAL
1 2 3 4 5
INVERSIONES
DEPRECIABLES
Semilla meristemos
(rebrote inducido) $/Und $ 650 $ 845.000 $- $- $- $- $ 845.000
TOTAL
INVERSIONES $ 845.000 $- $- $- $- $ 845.000
COSTOS
VARIABLES
V/r alquiler
fumigadora por 7
ciclos $/ Año $ 35.000 $ 245.000 $ 245.000 $ 245.000 $ 245.000 $ 245.000 $ 1.225.000
Vlr. Herramientas
(varias) $/ Und $ 60.000 $ 60.000 $ 60.000 $ 60.000 $ 60.000 $ 60.000 $ 300.000

Vlr. Mano de obra $/ Jor $ 18.000 $3.132.000 $1.800.000 $ 2.070.000 $ 2.070.000 $2.070.000 $11.142.000
Fertilizante $/ Kg $ 715 $ 286.000 $ 500.500 $ 500.500 $ 500.500 $ 500.500 $ 2.288.000
Bactericida yodado $/ Lt $ 29.250 $ 102.375 $ 102.375 $ 102.375 $ 102.375 $ 102.375 $ 511.875
Insecticida control
picudo (clorpyrifos) $/ Kg $ 24.950 $ 49.900 $ 49.900 $ 49.900 $ 49.900 $ 49.900 $ 249.500
Control preventivo
presiembra $/ Kg $ 4.680 $ 14.040 $- $- $- $- $ 14.040

Activadores orgánicos $/ Lt $ 40.560 $ 121.680 $- $- $- $- $ 121.680

Fungicida sistémico
(sigatoka) $/ Kg $ 54.600 $ 81.900 $ 81.900 $ 81.900 $ 81.900 $ 81.900 $ 409.500
Fungicidaprotectantes
(sigatoka) $/ Lt $ 23.400 $ 187.200 $ 187.200 $ 187.200 $ 187.200 $ 187.200 $ 936.000
Herbicida $/ Lt $ 17.160 $ 102.960 $ 68.640 $ 68.640 $ 68.640 $ 68.640 $ 377.520
Adherente $/ L $ 9.517 $ 38.068 $ 38.068 $ 38.068 $ 38.068 $ 38.068 $ 190.340
Materia orgánica $/ Kg $ 160 $ 384.000 $ 336.000 $ 336.000 $ 336.000 $ 336.000 $ 1.728.000
Correctores para el
suelo $/ Kg $ 100 $ 45.000 $- $- $- $- $ 45.000
Bolsas plásticas $/ Kg $ 180 $ 216.000 $ 234.000 $ 234.000 $ 234.000 $ 918.000
TOTAL COSTOS
VARIABLES $4.850.123 $3.685.583 $ 3.973.583 $ 3.668.583 $3.973.583 $20.151.455
GASTOS
GENERALES UNIDAD $ 1 2 3 4 5 TOTAL
Valor administración y
asistencia técnica. $ / Año $ 60.000 $ 120.000 $ 120.000 $ 120.000 $ 120.000 $ 120.000 $ 600.000
Valor imprevistos $ / Año 3% de c.v $ 145.504 $ 110.567 $ 119.207 $ 110.057 $ 119.207 $ 604.544
TOTAL GASTOS
GENERALES $ 265.504 $ 230.567 $ 239.207 $ 230.057 $ 239.207 $ 1.204.544
TOTAL COSTOS $5.960.627 $3.916.150 $4.212.790 $ 3.898.640 $4.212.790 $22.200.999
Fuente: SENA
Para realizar esta fase del presupuesto tenga en cuenta los costos variables del
proyecto y la proyección de la mano de obra.

En la tabla anterior, se especifica el costo total año tras año de la mano de obra,
donde el valor del jornal es de $18.000, el cual se multiplica por la cantidad de
jornales de cada año, obteniendo el costo de mano de obra anual de $11.142.000.

Recuerde que los equipos y el material vegetal se ubicaron en el rubro de

inversiones.

En la formulación de este proyecto se considera que la fumigadora debe ser

alquilada, ya que tiene un costo muy elevado. El alquiler debe ser por siete
semanas y cada una tiene un valor de $35.000, es decir, que el año tendría un
valor de $245.000.

Los costos de fertilizantes y agroquímicos

Este es uno de los componentes del presupuesto más delicado de calcular y solo
requiere de habilidades de división y multiplicación para estimar los costos.

En la tabla anterior se aprecian las columnas en azul, que indican el costo de los
insumos como fertilizantes y agroquímicos necesarios para el proceso de
producción del proyecto, que corresponden a costos variables que pueden
modificarse dependiendo de las situaciones que se presenten.

Proyección de necesidades en fertilizantes y agroquímicos en el proyecto

REQUERIMIENTOS DE INSUMOS POR HECTÁREA AL AÑO

FERTILIZANTES Y
UNIDAD $ 1 AÑOS 2 AÑOS 3 AÑOS 4 AÑOS 5 AÑOS TOTAL
AGROQUÍMICOS
Fertilizante urea 46% Kg 400 700 700 700 700 3200
Bactericidas yodado lt 3,5 3,5 3,5 3,5 3,5 17,5
Insecticida control picudo
Kg 2 2 2 2 2 10
(Clorpyrifos)
Control preventivo presiembra Kg 3 0 0 0 0 3
Activador orgánico Kg 3 0 0 0 0 3
Fungicidas protectantes
Kg 8 8 8 8 8 40
(Sigatoka )
Fungicidas sistémico
lt 1,5 1,5 1,5 1,5 1,5 7,5
(Sigatoka)
Herbicida lt 6 4 4 4 4 22
Adherentes Agrotin lt 4 4 4 4 4 20
Materia orgánica Kg 2400 2100 2100 2100 2100 10800
Correctores del suelo (cal) Kg 450 0 0 0 0 450
Bolsas plásticas Unidad 0 1200 1300 1300 1300 5100

Fuente: SENA

La tabla anterior corresponde a los requerimientos de estos insumos año tras año
con su respectiva unidad de medida y tiene una casilla en blanco que cuenta con
el valor por unidad de cada uno.

Para el caso del fertilizante, un kilo tiene un valor de $715 pesos, pero como se
vende por bultos de 50 kilos, se debe dividir el precio por 50, con el fin de que la
unidad de costo sea el kilogramo más no el bulto.

En tal sentido, en el primer año el fertilizante genera un costo de $286.000, ya que

se proyectó un consumo de 400 kilogramos, es decir, en el presupuesto de
costos, el valor de cada año resulta de multiplicar 400 kilos por $715 pesos.

De la misma manera se deben calcular cada una de las necesidades de

fertilizantes y agroquímicos para el desarrollo del proyecto.

Finalmente se debe hacer una sumatoria por año del total de costos variables,
donde se tiene en cuenta el valor de equipos, la mano de obra, fertilizantes y
agroquímicos, tal y como se aprecia en la fila color gris.

Los gastos del proyecto agropecuario

Como se mencionó anteriormente, en el presupuesto del proyecto se debe tener

en cuenta los gastos de administración, que son aquellos que no están
directamente involucrados en la producción.

En este ejemplo de presupuesto para un proyecto agrícola de producción de

plátano, no se tiene en cuenta el valor de la tierra ni los costos financieros por
créditos con intermediarios.
 Presupuesto de gastos generales del proyecto

GASTOS
GENERALES UNIDAD $ 1 AÑOS 2 AÑOS 3 AÑOS 4 AÑOS 5 AÑOS TOTAL
Valor administración
y asistencia técnica. $ / Año $ 60.000 $ 120.000 $ 120.000 $ 120.000 $ 120.000 $ 120.000 $ 600.000
3% de
Valor imprevistos $ / Año C.V $ 145.504 $ 110.567 $ 119.207 $ 110.057 $ 119.207 $ 604.544
TOTAL GASTOS
GENERALES $ 265.504 $ 230.567 $ 239.207 $ 230.057 $ 239.207 $ 1.204.544
TOTAL COSTOS $5.960.627 $3.916.150 $4.212.790 $3.898.640 $4.212.790 $22.200.999

Fuente: SENA

Los gastos de este proyecto se han basado fundamentalmente en el valor de la

administración y la asistencia técnica pagada a un técnico quien realiza una visita
determinada de soporte y acompañamiento. No obstante recordar que existen
diversos gastos que pueden ser incluidos.

Según Puentes (2011) dependiendo de la naturaleza del proyecto, se puede

presupuestar temas como estudios técnicos, jurídicos, estudios ambientales o
económicos del proyecto, permisos y licencias, entre otros.

Del mismo modo observar cómo se presupuestan los gastos imprevistos, que
para este caso se estima el 3% de los costos variables (C.V).

Cálculo de gastos imprevistos a partir de los costos variables

GASTOS
UNIDAD $ 1 AÑOS 2 AÑOS 3 AÑOS 4 AÑOS 5 AÑOS TOTAL
GENERALES
TOTAL COSTOS
$4.850.123 $3.685.583 $3.973.583 $3.668.583 $3.973.583 $20.151.455
VARIABLES
VALOR DE 3% de
$ / Año $ 145.504 $ 110.567 $ 119.207 $ 110.057 $ 119.207 $ 604.544
IMPREVISTOS C.V

Fuente: SENA

Así el gasto imprevisto para el primer año es de $145. 504, que equivale al 3% del
costo variable del mismo año, es decir de $4.850.123. Finalmente se debe
generar el total de costos del proyecto, que consiste en una sumatoria por año de
las inversiones que en este caso es el material vegetal, más los costos variables,
los equipos, la mano de obra e insumos requeridos para la producción y los
gastos generales, para obtener el total de costos por año.
El flujo de caja del proyecto

El flujo de caja y su proyección, constituye uno de los elementos más importantes

en el estudio financiero, porque la evaluación del proyecto se puede llevar a cabo
sobre los resultados que el flujo de caja arroje. (Puentes, 2011)

Por su parte Miranda (2005) hace referencia es al flujo de fondos, como un

esquema que básicamente representa los ingresos netos registrados en cada
período del proyecto y acorde con el horizonte del mismo.

Ejemplo de un flujo de caja de un proyecto:

Tiempo
Ítems 0 1 2 3
Inversión
inicial $ 10.000

Ingresos $ 10.000 $ 15.000 $ 20.000

Egresos $ 7.000 $ 8.000 $ 10.000

Flujo neto de
caja $ - 10.000 $ 3.000 $ 7.000 $ 10.000

Fuente: Puentes (2011)

Se puede apreciar un esquema sencillo de flujo de caja, en el cual se tiene una

inversión inicial de $10.000 pesos en el año cero, recordar el horizonte del
proyecto, muchos de ellos requieren de una inversión antes de comenzar.

En el año cero la utilidad es negativa y así lo demuestra el flujo neto de caja. Este
elemento es de suma importancia a la hora de buscar recursos para el proyecto,
solicitando a la entidad financiadora el capital de trabajo correspondiente a la
inversión inicial.

En el primer año, el flujo neto de caja ya es de $3.000, equivalente a utilidades y

ganancias, es decir, se habla del flujo neto de caja como la resta entre ingresos y
egresos del proyecto.

Es necesario recordar que los ingresos del proyecto pueden darse según Puentes
(2011) a través de las siguientes formas:

1. Ingresos por ventas: es la cantidad del producto vendido por el precio.

2. Ingresos por ventas de subproductos: cantidad de productos derivados del

proyecto, los cuales son vendidos a un precio determinado. Un ejemplo de ello
 puede ser el abono orgánico llamado gallinaza o humus, como subproducto
generado a partir del estiércol de aves, si se tratara de un proyecto pecuario.

3. Otros ingresos: se refiere a entradas de dinero que no son derivadas

directamente por el proyecto, como por ejemplo: alquiler de maquinaria o de un
bien, asesorías, consultorías, entre otras.

Dentro de los egresos, se tienen los costos totales que están conformados por las
inversiones del proyecto, los gastos o costos fijos y los costos variables, que
implican los equipos, la mano de obra y los costos de insumos del proyecto, bien
sea agroquímicos, vacunas, plaguicidas y fertilizantes.

Ejemplo flujo de caja del proyecto de plátano

GASTOS GENERALES UNIDAD $ 1 AÑOS 2 AÑOS 3 AÑOS 4 AÑOS 5 AÑOS TOTAL

Valor administración y
asistencia técnica. $ / Año $ 60.000 $ 120.000 $ 120.000 $ 120.000 $ 120.000 $120.000 $ 600.000
3% de
Valor imprevistos $ / Año C.V $ 145.504 $ 110.567 $ 119.207 $ 110.057 $119.207 $ 604.544
TOTAL GASTOS
GENERALES $ 265.504 $ 230.567 $ 239.207 $ 230.057 $239.207 $ 1.204.544

TOTAL COSTOS $5.960.627 $3.916.150 $4.212.790 $3.898.640 $4.212.790 $22.200.999

INGRESOS DEL PLÁTANO (HECTÁREA / AÑO)

AÑOS
ÍTEM UNIDAD $ TOTAL
1 2 3 4 5
INGRESOS
(HECTÁREA/AÑO)
Vlr. Ingresos 1ra.
Calidad 17 k/racimo Ton $330.000 $- $5.722.200 $6.197.400 $6.197.400 $6.197.400 $24.314.400
Vlr. Ingresos 2da.
Calidad 3 k/racimo Ton $200.000 $- $ 48.000 $ 118.000 $ 118.000 $ 118.000 $ 402.000
TOTAL INGRESOS $- $5.770.200 $6.315.400 $6.315.400 $6.315.400 $24.716.400
FLUJO DE CAJA
POR PERÍODO $(5.960.627) $ 1.854.050 $2.102.610 $2.416.760 $2.102.610 $ 2.515.401
TOTAL UTILIDAD
BRUTA $(5.960.627) $1.854.050 $2.102.610 $2.416.760 $2.102.610 =
TIR 15%
VPN ($452.385)

Fuente: SENA
Lo anterior demuestra el flujo de caja por período. La fila en color verde
representa el flujo de caja anual, una vez se ha restado el ingreso de ese año,
pero como el primer año no obtuvo ingreso se genera una cifra en rojo, que
significa negativa. A partir del segundo año comienzan a generar ingresos por
$5.770.200, pero a su vez unos costos totales de $3.916.150, entonces se habla
de una resta de ingreso menos egreso obteniendo el valor de la fila verde y así
sucesivamente.

La evaluación del proyecto agropecuario

Para la evaluación se toman como base los valores del flujo de caja. A partir de
allí se aplican los indicadores financieros más importantes que permitirán conocer
la viabilidad del proyecto.

La Tasa Interna de Retorno (TIR), es considerada como una de las alternativas

más importantes para la evaluación del proyecto.

Algunos evaluadores consideran que para que un proyecto de tipo agropecuario

pueda ser financiable o participar de convocatorias de financiamiento, es
indispensable que la TIR sea como mínimo del 12 %.

Así entonces la tabla anterior presenta una TIR del 15%, entre tanto esta ya viene
calculada en las celdas del presupuesto que se ha predeterminado en el
programa de Excel.

Por otro lado existe también el Valor Presente Neto (VPN), el cual se define como
la diferencia entre el valor presente de los ingresos menos el valor presente de los
egresos (Miranda, 2005). En este caso se toma en cuenta para analizar su
viabilidad, lo que se conoce como la Tasa de Interés de Oportunidad (TIO) del
inversionista.

Para el caso de proyectos agropecuarios generalmente se toma como base una

TIO del 20%.

Según Miranda (2005) “la regla de decisión será que se recomienda invertir en un
proyecto solo cuando su valor presente neto (VPN) sea superior a cero”.

Este ejemplo presenta un VPN de $482.385, lo cual quiere decir que es un

proyecto viable para invertir.
 Referencias

 Aguilar, A. (2006). Tratado para administrar los agronegocios. México. Limusa

Noriega Editores.

 Cámara de Comercio de Palmira. (2013). Seminario / taller de fortalecimiento

empresarios brigadas para la formalización y ruta de la formalidad. Consultado
el 25 de marzo de 2014, en
http://www.ccpalmira.org.co/portal/herramientas/formalizacion/brigadas-de-
formacion

 Cucunuba, M. (2010). Proyecto empresarial para la producción de Trucha Arco

Iris en la finca Mayajuro del municipio de Duitama. Tesis de grado no
publicada, Universidad Pedagógica y Tecnológica de Colombia, Boyacá.

 Fotolia. (2004). Detail of a banana plantation at La Palma. Consultado el 18 de

mayo de 2014, en http://co.fotolia.com/id/42634908

 Galindo, C. (2011). Formulación y evaluación de planes de negocio. Bogotá,

Colombia: De la U.

 Geilfus, F. (2002). 80 herramientas para el desarrollo participativo. Consultado

el 20 de marzo de 2014, en http://www20.gencat.cat/docs/Joventut/E-
Joventut/Recursos/Tipus%20de%20recurs/Documentacio/Internacional/Arxiu/8
0_Herramientas_para_el_desarrollo_participativo.pdf

 Instituto Colombiano Agropecuario (ICA). (2009). Ica dicta medidas

fitosanitarias para contrarrestar plaga que ataca a la granadilla. Consultado el
20 de marzo de 2014, en http://www.ica.gov.co/Noticias/Agricola/2009/ICA-
dicta-medidas-fitosanitarias-para-contrarresta.aspx

 Miranda, J. (2005). Gestión de proyectos. Identificación, formulación y

evaluación. Bogotá, Colombia: MMEditores.

 Munch, L. (2011). Fundamentos de administración. México. Trillas.

 Puentes, G. (2011). Formulación y evaluación de proyectos agropecuarios.

Bogotá, Colombia: Ecoe Ediciones.
 Control del documento

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Líder Centro Agropecuario
Carlos Julián
equipo Buga - Regional Valle
Ramírez
técnico
Centro Agropecuario
Helber Yesid Experto
Buga - Regional Valle
Garzón técnico
Mayo de
Autores
Centro Agropecuario 2014
Roberto José Experto
Buga - Regional Valle
Guerra Macea técnico
Centro Agropecuario
Ricardo Florián Experto
Buga - Regional Valle
Noreña técnico
Guionista -
Ana María Mora Centro Agroindustrial - Mayo de
Adaptación Línea de
Jaramillo Regional Quindío 2014
producción