Gestión Documental.

Aprendices.
Estefanía Gallego Loaiza.
Carlos Andrés Salinas.
Luisa Fernanda Morales.

Instructora.
Sandra Milena Roldan Arango.

Ficha 2142738.

Centro de diseño y manufactura del cuero.

2020.
 ¿Qué normatividad es aplicable para la administrar la gestión documental?

La Gestión Documental está definida según la Ley 594 de 2000 – Ley

General de Archivos como el conjunto de actividades administrativas y
técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la
documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen
hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

 ¿Sobre qué trata la guía técnica colombiana 185 del Icontec?

Esta guía técnica colombiana (GTC) tiene como propósito brindar

herramientas que faciliten la gestión documental en las organizaciones, con
el fin de simplificar y organizar la presentación y el manejo de las
comunicaciones impresas y electrónicas. A su vez, busca contribuir con la
disminución del tiempo y los costos, con buena calidad. El documento se
plantea como una guía, lo cual permite su adaptación a las necesidades y
características internas de las organizaciones.

 ¿Qué se entiende por comunicaciones oficiales?

Son todas aquellas comunicaciones recibidas o producidas por una entidad

del estado en el desarrollo de las funciones asignadas legalmente en dicha
entidad, independientemente del medio utilizado.

 ¿Qué es gestión documental y cuál es su importancia?

La gestión documental es el conjunto de procesos que se enfocan en la

revisión, almacenamiento y recuperación de los documentos y de la
información de importancia que se manejan al interior de una empresa.
Esto se lleva a cabo por medio de la aplicación de normas técnicas que se
caracterizan por su practicidad al momento de llevar a cabo la
administración de los archivos físicos y electrónicos.
La gestión es la base fundamental que, por medio del análisis
organizacional de cada empresa, determina las necesidades y los baches
en cuanto al manejo de la información, con el fin de determinar los pasos a
seguir para mantener el control automatizado de la misma.
 ¿Qué es el ciclo vital de un documento y cuáles son sus etapas?

Representa las etapas o fases sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su producción o recepción en la oficina hasta su
disposición final (Microfilmación, digitalización, conservación permanente,
selección o eliminación).

 ¿Qué son las tablas de retención documental?

Se define como el listado de series, con sus correspondientes tipos

documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada
etapa del ciclo vital de los documentos, es decir se considera como el
Instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de una
entidad, su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación
y preservación y que debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o
utilidad.

Ejemplo: