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conveniente para facilitar el registro de los hechos contables. Se estructura a través de números,
letras o números y letras conformando un código para cada una de las cuentas en uso en un
sistema contable. También se denomina Catalogo de cuentas o Código de cuentas. [1]
Los más usuales son los conformados con solo números y sobre estos es que vamos a desarrollar
el presente texto. Cada cuenta es codificada, mediante un número y nombre único e irrepetible en
todo el plan.
Los dígitos o números individuales o en parejas, tríos o en cualquier cantidad conforman niveles,
aperturas o quiebres que representan un concepto.
El plan de cuentas orienta sobre los parámetros de su formulación y presenta las instrucciones
necesarias para la correcta apertura de nuevas cuentas y la utilización de las que forman parte del
sistema contable, por lo que generalmente viene con un “manual de cuentas”, en el que se
describe la naturaleza de cada una, cuando se carga, cuando se abona, cuál es su saldo normal y
sus funciones.
En nuestro medio existen planes de cuenta oficiales, esto es, prescritos por entidades estatales,
entre estos podemos mencionar: Plan de cuentas para los bancos, para las empresas de la
actividad aseguradora[2], para el sector público, para las cooperativas, para las cajas de ahorro,
entre otras.
En algunos países, España, Alemania, Colombia[3] entre otros, para las empresas privadas se han
prescrito planes de cuenta de uso obligatorio, en ellos existen entes calificados para formular tal
requisito. En nuestro medio es notoria la ausencia de la regulación contable, salvo la que
indirectamente contemplan las leyes impositivas y más recientes la de organismos reguladores de
precios.
Nuestra propuesta
«Los estados financieros reflejan los efectos financieros de las transacciones y otros sucesos,
agrupándolos en grandes categorías, de acuerdo con sus características económicas. Estas grandes
categorías son los elementos de los estados financieros.
Se tiene así que los elementos que conforman los estados financieros son:
Activo
Pasivo
Patrimonio
Ingresos
Gastos
De aquí que los “Elementos”, los clasificamos en “Grupos” los que a su vez se dividen en “cuentas”
y estas en “sub cuentas” y finalmente en “auxiliares”, unidad mínima de la clasificación que
permite identificar nominalmente el deudor o acreedor en el caso de las cuentas reales y la
especificidad del gasto cuando así se requiera.
Los modelos propuestos están conformados por 8 dígitos agrupados en 5 niveles, tal y como se
muestra:
Activo
Pasivo
Patrimonio
Ingresos
Gastos
El segundo digito el grupo de ese elemento, así tenemos que en las cuentas reales se corresponde
con:
5.1 Costos
1.1.1 Efectivo
1.1.1.01 Cajas
1.1.1.02 Bancos
En la derivación siguiente representa los auxiliares, la que presentamos con tres dígitos, la lectura
del código 1.1.1.02.001 sería:
1 Activo
1.1 Corriente o circulante
1.1.1 Efectivo
1.1.1.02 Bancos
alfabetizador
En cuanto sea necesaria una cuenta a nivel de auxiliar, caso de una cuenta por cobrar a Pedro
Timales, por ejemplo. Se ubica con un número entre 601 y 640, si es la primera que nos aparece
con la inicial “P”, obviamente le asignamos el número 601, luego el código completo de la “cuenta
por cobrar a Pedro Timales” es: De igual manera se ubican los auxiliares de las cuentas por pagar,
de las cuentas de gastos y de todas aquellas que tengan derivaciones importantes.
Otra opción es asignarle cuatro o más dígitos al nivel del auxiliar y prefijar los dos primeros
números para una equivalencia a cada letra del alfabeto, tal y como se muestra a continuación:
alfabetizador2
A continuación, presentamos el modelo para una pequeña sociedad comercial: (Para descargar clic
aquí)
Catalogo
Para un Plan de cuentas de una pequeña empresa industrial, presentamos la sección que difiere
del modelo:
Catalogo 2
Manual
1 Activo
Activo corriente
En este rubro se agrupan los activos que se clasifican como circulante o corriente, su saldo se
espera realizarlo, en el transcurso del ciclo normal de las operaciones de la empresa o en un año.
Todos los demás activos se clasifican como no corrientes.
Efectivo
Representa el dinero en caja y en las cuentas bancarias, incluye también los equivalentes de
efectivo, inversiones temporales a corto plazo de gran liquidez, fácilmente convertibles en
efectivo.
Se carga:
Con los ingresos percibidos por los distintos conceptos propios de la empresa y por sus
equivalentes, que por cualquier naturaleza obtenga y queden en disposición de la caja general,
para su posterior depósito en bancos.
Con el valor inicial al crearse el fondo fijo de caja chica, el cual deberá permanecer inalterable,
salvo disposición de la gerencia.
Con el valor de las remesas o depósitos que se hagan diariamente y con las trasferencias recibidas
de clientes o terceros en general.
Con las notas de crédito que el banco envía provenientes de intereses en cuentas bancarias, etc.,
Por el reintegro de un fondo por anulación de cheques que hayan emitido con anterioridad y
descargado su importe.
Se abona:
Con el valor de los cheques o trasferencias que se efectúen diariamente a través de las cuentas en
bancos.
Para liquidar el saldo en caja. El efectivo ingresado a caja deberá ser íntegramente depositado en
las cuentas bancarias.
Con las notas de débito que, por concepto de intereses, cheques devueltos, chequeras compradas,
estados de cuenta, comisiones por servicios, etc. remita el banco
Su saldo:
Es de naturaleza deudor.
Consideraciones finales
Para las denominaciones preferimos utilizar letras minúsculas, sin embargo, hay quien les gusta
usar mayúsculas en las clases y grupos, en los demás órdenes minúsculos. Lo que sí es
“obligatorio” es respetar las reglas de ortografía para la designación, ejemplo: Cuentas por cobrar
es preferible a Cuentas Por Cobrar o Cuentas por Cobrar, y en el caso de los nombres de personas,
en los auxiliares, usar el nombre y apellido, en ese orden. Es desagradable, por decir lo menos, el
uso sostenido de mayúsculas para la designación de todas las cuentas.