CODIGO

PROGRAMA DE DIVULGACIÓN DE LA INFORMACIÓN DEL

SGA FECHA

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LASERNA & CIA

PROGRAMA DE DIVULGACIÓN
DE LA INFORMACIÓN DEL
SGA

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INTRODUCCION

La comunicación es el proceso que permite transmitir una información y así mismo intercambiar

ideas; para esto es de vital importancia ponerlo en practica con el fin de que todas las personas

que hacen parte de la organización tengan un mayor conocimiento y puedan estar informados

sobre la normatividad o actualizaciones del (SGA) que se presentan, para ello se debe contar con

varios métodos o estrategias para garantizar un mejor entendimiento y recepción de la

información a dar a conocer ya que no todas las personas de la organización tienen la misma

capacidad de entendimiento.

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JUSTIFICACIÓN

Nuestro propósito es establecer una metodología para llevar a cabo el programa de divulgación

de la información en base al medio ambiente y su SGA en la organización LASERNA&CIA, y

en las diferentes zonas de influencia tanto como internas y externamente y con su debida

programación detallada para contribuir al logro de los objetivos establecidos por la alta

dirección.

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OBJETIVO

Informar a todas las partes interesadas de la organización LASERNA&CIA, sobre la

normatividad legal vigente aplicable al medio ambiente y demás información relevante, logrando

mayor participación y interacción por parte de todo el personal de la organización.

ALCANCE

Este programa de divulgación inicia desde la solicitud y aprobación por la alta dirección hasta la

publicación y divulgación a todas las partes interesadas de la organización en materia del medio

ambiente y su SGA aplicables a cada una de las actividades.

DEFINICIONES
Carteleras: Herramienta de comunicación visual interna que permite que todo el público interno

y externo de una entidad tengan fácil acceso a la información que se maneje.

Comunicado interno: Información y/o hecho noticioso suministrado en medio físico y/o virtual a

todo el personal de una empresa pública o privada.

Divulgación: publicar y socializar una información

Eventos: Actividades realizadas dentro y fuera de la entidad en donde participan los miembros de

organizaciones pública y/o privada.

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Imagen Corporativa: Es una imagen que identifica la corporación, el cual ha sido diseñada y

aprobada con base en los valores, principios institucionales, permitiendo que los usuarios en

general tengan una percepción positiva.

Medios de Comunicación: Elemento de control que se constituye por el conjunto de

procedimientos, métodos, recursos e instrumentos utilizados por la entidad para garantizar la

divulgación, circulación amplia y focalizada de la información y de su sentido hacia los

diferentes grupos de interés.

Plan de comunicaciones: Conjunto de actividades y estrategias a desarrollarse dentro de un

tiempo determinado.

Publicaciones: Es el efecto de revelar o manifestar al público información general. Registros de

medios de comunicación: Consolidado y reporte de los hechos divulgados en medios impresos,

televisivos, entre otros de la información manejada por la entidad.

Reporte de prensa: Es aquel que nos permite llevar el registro de los hechos noticiosos que se

divulgan en un medio escrito.

Método: Modo ordenado y sistemático de proceder para llegar a un resultado o fin determinado.

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES:
NECESIDADES
URGENTES Capacitar y concienciar desde la alta dirección, los funcionarios y
partes interesadas sobre el proceso de diseño, implementación y
mantenimiento que se llevara a cabo, su importancia y beneficios.
ATENCION Determinar el programa de divulgación para comunicar tanto
INMEDITA internamente como externamente el proceso de implementación

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del SGA y todo lo que conlleva este proceso incluyendo los

cambios, nuevos lineamientos y procedimientos a desarrollar.
IMPORTANTES Realizar el debido seguimiento para verificar que la información
se está divulgando óptimamente tanto interna como externamente
y además se toman las acciones pertinentes en pro de la mejora
continua.

N REGISTRO
ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE
° APLICABLE
Se realizará mensualmente
una recolección de datos
relevantes generados en el
Recolección SGA. (actualizaciones en la Diseño del
1 de matriz legal, cambios en la Equipo H.S.E.Q. SGA y todos
información política, objetivos, sus anexos.
procedimientos, planes,
programas, roles y
responsabilidades, etc.)
2 Clasificación La información se clasifica Equipo H.S.E.Q. Programa de
de la de la siguiente manera: divulgación.
información. Urgente: es aquella
información que de no ser
divulgada afecta
directamente el medio
ambiente y su servicio o
generaria una inconformidad
en el sistema de gestión
ambiental.
Atención inmediata: es
aquella información que de
no ser divulgada puedes
afectar el desempeño del
SGA.
Importante: es aquella

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información que contribuye

al desarrollo de actividades
y la participación de todas
las partes interesadas.
Los métodos para la
divulgación de la
información del SGA en la
organización
LASERNA&CIA son:
Carteles: para dar a conocer
el cronograma de charlas,
capacitaciones, visitas o
Definición de espacios cortos. Programa de
3 Equipo H.S.E.Q.
métodos Folletos: para plasmar datos divulgación
importantes y de fácil
aplicación.
Circulares: para plasmar
datos cortos pero
importantes.
Correos: para plasmar
información un poco más
larga pero entendible y clara.
Se llevan a cabo las
actividades de divulgación
teniendo en cuenta los
Ejecución de métodos ya definidos, y la Registros de
4 Equipo H.S.E.Q.
actividades aplicación de estos tanto evidencias.
internamente como
externamente en la
organización.
Se realiza el seguimiento a
las actividades y a la
Evaluación
efectividad de las mismas, Plan de mejora
del programa
5 para garantizar una óptima Equipo H.S.E.Q. con acciones a
y métodos de
comunicación e información tomar.
divulgación.
tanto interna como
externamente.

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ACTIVIDADES 2016 2017

JUN JU AG SEP OCT NOVI DICIE ENER FEBR MA ABR MAY JUNIO
IO L OS T U E R

Concienciació
n a la alta
dirección
Concienciació
n a los
funcionarios

Concienciació
n a partes
interesadas

Definición de
programa de
divulgación

Comunicación
del programa
de divulgación

Ejecución del
programa de
divulgación

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Seguimiento al
programa

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