RECAUDO DE CARTERA Y COSTO DE PAPELERIA

Presentado por:
MARLLELY SEPULVEDA DURANGO

Profesor:
ALBEIRO AGUIRRE RIOS

Asignatura:
PRACTICA PROFESIONAL

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS

UNIMINUTO – SECCIONAL BELLO
FACULTAD DE EDUCACION A DISTANCIA
CONTADURIA PÚBLICA
BELLO, COLOMBIA
2020
 INTRODUCCIÓN

Para ADMINISTRACION Y ASESORIAS JURIDICAS, su preocupación

actualmente, está centrada en mejorar los procesos de apoyo administrativo,
principalmente los que afectan directamente; como lo es, el proceso
facturación-cartera y la disminución del costo de papelería de dicho proceso; el
cual, tiene como objetivo principal recaudar toda la cartera, llevando al mínimo
nivel la generación de cuentas por cobrar.

La Administración, departamento de facturación y cartera ha determinado que

el principal problema se presenta en el subproceso cartera, se identifica un
aumento y volumen de cartera, lo que quiere decir que posiblemente durante el
desarrollo de los demás subprocesos se encuentren las fallas y demoras que
conllevan a dicha situación. Mediante este proyecto se pretende mejorar y
estandarizar el proceso de facturación- Cartera y la disminución de costos en
que se incurren mes a mes.

Para ello, se propone abordar el problema desde los lineamientos de la

metodología DMAMC (Definir, Medir, Analizar, Mejorar y Controlar), enfocada
en la mejora incremental de procesos existentes. Para el desarrollo de dicha
metodología, se inicia con un diagnóstico de la situación actual de cada uno de
los subprocesos, con el fin de conocer el método utilizado actualmente por la
administración. Posteriormente, se exponen y analizan las oportunidades de
mejora que solucionan las situaciones críticas, de allí se escogerán las que son
viables para eliminar las moras y errores en el proceso, luego se diseña un
método de trabajo estándar que funcione de la misma manera para todos los
procesos que intervienen, y como complemento a esto, hacer un seguimiento y
control de los resultados del proceso mensualmente.
 1. GENERALIDADES DEL PROYECTO

1.1 OBJETIVOS

1.1.1 Objetivo General.

Mejorar el recaudo de cartera y disminuir los costos de papelería en

Administraciones y Asesorías Jurídicas; utilizando como herramienta la
metodología DMAMC

1.1.2 Objetivos Específicos.

 Realizar un diagnóstico del método de trabajo, para el desarrollo de los

subprocesos de facturación- cartera, con el fin de establecer el estado actual
de rendimiento.
 Identificar, analizar y definir las causas de las moras en el proceso facturación-
cartera, con el fin de formular propuestas de mejora en los procesos.
 Implementar y documentar un método estándar de trabajo para que se adopte
y se lleve a cabo en cada uno de los procesos.
 Hacer seguimiento para evaluar el comportamiento mensual de los
subprocesos y del mismo modo verificar la eficacia del plan de mejora
establecido.
 Bridar acompañamiento a los propietarios en el proceso de pago de la
administración
 Instruir a los propietarios la manera de obtener su factura del portal de la
Administración.
1.2 JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO

Administraciones y Asesorías Jurídicas, fue creada en el año 2012,

dedicada a la administración de propiedad horizontal en la ciudad de
Medellín. Actualmente, el sector PH se está viviendo en el país una
crisis como la de COVID 19 que ha afectado muy fuerte este sector.
En algunas ocasiones este sector puede ser flexible o rígido de
acuerdo a los contextos y hechos específicos que se vivan en el
momento.

Dadas las necesidades de liquidez y la sostenibilidad económica del

sector, se hace necesario el recaudo cartera, porque es el directo
responsable del flujo de efectivo como resultado del pago de la
administración, pues, con dichos recaudos se lleva a cabo la
realización de mantenimientos que requieren las copropiedades para
su correcto funcionamiento.

Analizando los informes financieros, se presenta una gran

preocupación por parte de la Gerencia, porque se ha evidenciado un
incremento de cuentas por cobrar y a los costos de papelería.
Sumado a esto el aumento de quejas y reclamos por parte de los
copropietarios.

En este orden de ideas, la Gerencia ha establecido que se debe

ejercer una mayor supervisión y mejora de los subprocesos de
Cartera y Para tal fin, la organización necesita identificar las
oportunidades de mejora y estandarizar, con el objetivo de ejercer
control de cada uno de los pasos del proceso. El resultado final que
se espera es la estabilización de la cartera, disminuir y acompañar
las quejas y reclamos de los copropietarios, disminuir costo del
proceso de cartera, todo esto será posible cuando cada uno de los
responsables del proceso, se concientice de hacer su trabajo de la
forma establecida al final de este proyecto y así lograr una
sincronización.