ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO

LABORAL

INFORME PRESENTADO POR:

LENIN ENRIQUE NAVARRO RAMOS

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA – 2019

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN ELENTORNO
LABORAL
EVIDENCIA 3

INFORME PRESENTADO A:
VANESSA FERREIRA LUQUE
INSTRUCTOR VIRTUAL A.V.A

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA – 2019

 INTRODUCCIÓN

Toda empresa, aparte de usar técnicas de comunicación, Tiene personas o departamentos

que se encargan de recoger el correo y abrirlo. Según en tamaño e importancia de la
empresa, esa persona o departamento se dedicará exclusivamente a ello o, por el contrario,
realizará además otras funciones. “el artículo 21 del título quinto de d e la ley general de
archivos de Colombia señala que las entidades deberán elaborar programas de gestión de
documentos pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes en cuyas
aplicaciones deberán observarse los principios y los procesos archivísticos. Es por ello que
se realiza este informe, para mostrar paso a paso la recepción o radicación, registro,
registro, distribución o embala/e de documentos de diferente contexto de las
comunicaciones que entran y salen de la empresa, para las que es conveniente establecer un
registro, ya que0 permite mayor rapidez en su localización; los escritos pueden extraviarse
en el envío de una sección a otra; constituye un control interno de las comunicaciones
recibidas y emitidas. Existen tres tipos de registros: registro de entrada, registro de salida,
correspondencia interna (comunicación interna). administración documental en el entorno
laboral, actividades de Transferencia de conocimiento informe "administración
documental-.Tras la realización de las actividades anteriores en este momento, se ha
logrado reflexionar, contextualizar y apropiar los conceptos más representativos que
permiten reconocer y asimilar la definición de administración, los pasos para la
administración documental, principios y normas archivísticas aplicados en los procesos
técnicos de recepción y despacho de comunicaciones oficiales, las disposiciones de la
norma Icontec 185, las comunicaciones internas y documentación para recepción y
despacho de documento y el embalaje de los mismos. Para cumplir con esta evidencia, es
importante haber revisado, leído y comprendido el material de estudio presentando en este
curso.
EVIDENCIA 3.
Informe administración documental. De acuerdo con los conocimientos adquiridos en la presente
actividad de aprendizaje cada aprendiz entregará un informe del paso a paso para la recepción,
radicación, registro, distribución o embalaje de cinco documentos de diferente contexto.
DESARROLLO
El proceso de recepción de documentos es el conjunto de operaciones de verificación y control que
una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona
natural o jurídica. Al radicar se asigna un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o
producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío. Con el registro, las
entidades ingresan en sus sistemas datos como. Remitente o destinatario, nombre o código de la
dependencia competente, nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de
respuesta.
ACTIVIDADES DE REGISTRO DE DOCUMENTOS:

 Definición de medios de recepción

 Recibo de documentos oficiales
 Verificación y confrontación de folios
 Copias
 anexos
 firmas o constancia de recibo
 Asignación de datos (Acuerdo AGN 06/2001 art. 2 asignación consecutivo de envíos.
ACTIVIDADES DE LA RADICACION DE DOCUMENTOS:

 Asignación de consecutivo.
 Fecha y Hora
 Impresión de rótulo de radicación Relación entre los documentos recibidos y enviados
 Registro impreso de planillas de radicación y control Elaboración de estadísticas.
REGISTRO DE ENTRADA CARTA:

 Recibir las cartas, se registrarán y archivarán aquellas que guarden relación con la actividad
de la empresa: suministradores, distribuidores, organismos públicos, entidades financieras...
es decir, aquellas que ofrecen información a la empresa. A estas comunicaciones se las
asigna un número, el cual servirá como referencia y será anotado en el libro registro de
entrada de correspondencia. 
 Administración documental en el entorno laboral Formato del libro registro de entrada de
correspondencia:
 Registro de la entra de correspondencia entrada n° :orden fecha de entrada , día, mes ,
clase , remitente, destinatario, asunto, anexos, además la empresa estampa un sello

REGISTRÓ DE SALIDA CARTA:

 Una vez escrita la carta o comunicación, hay que comprobar su corrección y prepararla para
la emisión
  Administración documental en el entorno laboral.
 Operación: mínimo un original y una copia ambos deben estar registrados y estampados
con el mismo sello, en el sello debe aparecer:
 Número de registro.
 Fecha
 destinatario
El original se envía al correo y la copia: a archivo con justificante interno de envío de la
correspondiente comunicación.
FORMATO DE REGISTRO DE SALIDA:

 Registre salida de la correspondencia salida.

 Referencia.
 Fecha.
 N°.
 Orden.
 Clase de salida
 Correspondencia interna.
 Anexos
 Destinatario
 Asunto
En las grandes y medianas empresas además de las entradas y salidas se lleva un registró para los
comunicados internos según el volumen de comunicaciones y el organigrama de la empresa, este
puede ser:

 Único o puede existir tantos como departamentos haya (función igual al de registro de
entradas y salidas) .ejemplo del registro de correspondencia:
Recepción, envío y registró de correspondencia.
Este procedimiento consiste en la recepción/envío de correspondencia (carta, hoja de ruta,
formulario, correspondencia interna) y el registro de posterior en el sistema de
administración de correspondencia en ambiente WEB desarrollado para el efecto.
CORRESPONDENCIA RECIBIDA:

 Recepción de cualquier correspondencia dirigida al personal del centro de sistemas de

información, será recibida siguiendo los siguientes pasos:
 Verificar que la correspondencia este dirigida al centro de sistemas de información.
 Verificar que el sello de recepción este con la fecha del día.
 Sellar el documento original y la copia y firmar ambos ejemplares.
 Firmar el cuaderno de correspondencia. (en caso que el departamento de origen no utilice
sistema en la web y siga con el procedimiento manual).
 Entregar al coordinador del centro de sistemas de información para su conocimiento,
registro y asignación de la tarea.
 Registro en el sistema.
El coordinador del centro de sistemas de información registrara la correspondencia recibida en el
sistema de la WEB y al mismo tiempo asignara en el sistema el o los responsables de la ejecución
del requerimiento.
El número correlativo de su correspondencia recibida será anotada en el documento para su
posterior seguimiento.
CORRESPONDENCIA ENVIDA.
Elaboración
Cada funcionario del centro de sistemas de información elabora sus propios cartas, hojas de ruta y
correspondencia general, debido a que el departamento no tiene una secretaria asignada, solamente
aquellos documentos relacionados con adquisiciones, envío de facturas o solicitud de permiso o
vacación, deben llevar el visto bueno del coordinador del centro de sistemas de información. Las
cartas deben seguir una numeración correlativa, estar impresas en papel membretado y emitirse en
doble ejemplar.
Entrega
La entrega de la correspondencia es también función y responsabilidad de cada funcionario del
centro de sistemas en coordinación con el asistente a medio tiempo asignado al departamento, quien
estregara el documento original en el departamento de destino y hara sellar la copia del mismo.
Registró en el sistema
Una vez que es entregada la correspondencia, el coordinador del centro de sistemas de información
registra en el sistema de administración de correspondencia, el documento enviado anotando el
número correlativo que emite el sistema en la copia de la correspondencia enviada.
Archivo de la correspondencia
Una vez registrada la correspondencia enviada, el coordinador del centro de sistemas devolverá la
copia al asistente para que la guarde en el archivador correspondiente.
 CONCLUSIÓN
Recibir, registrar, radicar y controlar todas las comunicaciones oficiales internas, que se reciban o
envíen entre cualquiera de sus dependencias del nivel central y local, a través de los centros de
recepción y distribución de comunicaciones es el objetivo primordial de este informe.