ENSAYO

LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA DE UNA EMPRESA

Diariamente en una organización se sientan documentos que establecen nuevas reglas de

juego para el funcionamiento de la misma, estos pueden ser contratos nuevos o cancelados,
con clientes proveedores o aliados estratégicos, sin importar de que se trate, de seguro son
importantes para a organización y su importancia radica en el nivel de conocimiento y la
experiencia que se da a raíz de estos y con la cual se documentara y tomara como ejemplo
para futuras situaciones dejando entonces un legado de experiencias que más adelante serán
utilizados por propios y ajenos para la solución de problemas o situaciones posteriores
similares.
Ahora no basta con dejar todo en papeles y punto, verificar y evaluar la información que se
deja plasmada en estos documentos debe ser precisa y clara pues con estos se dejara claro
los niveles de calidad que se manejan dentro de la organización, generando confianza y
atrayendo aliados, que bien pueden ser clientes, proveedores, etc.
Tengamos en cuenta que, para la altura de los tiempos, el mercado no es fácil, el cliente
cada vez se vuelve más exigente y la competencia más agresiva, acoplarse a lo establecido
en las normas, no solo nos evita complicaciones en los procedimientos, sino que además
nos hace más atractivos ante todos, ser una empresa modelo deja mucho que desear y
facilita las contrataciones.
Internamente la documentación de un sistema de calidad es de gran importancia ya que,
facilita la estandarización de los procesos, lo cual es de gran importancia ya que ayuda
mantener los niveles de calidad de los productos finales, ya que los colaboradores
encargados de los procesos de producción, se rigen de lo escrito o establecido en estos
documentos, esto a su vez ayuda a que los procesos mismos sean más rápidos y fáciles para
quienes los ejecutan y supervisen, minimizando los niveles de fallas o errores.
Además de lo anterior, la documentación de un SGC, ayuda y facilita los procesos de
auditoria ya que los documentos representan los criterios de auditoría y los registros
representan las evidencias de auditoría y de la comparación de estos dos tipos de
documentos se establecen los hallazgos de auditoría, que pueden ser fortalezas o
debilidades del sistema, que a su vez nos indica en que sección de los procesos y en que
procesos se deben aplicar las mejoras.