TEORÍA DE LA CONCILIACIÓN

FASES DEL PROCESO DE CONCILIACIÓN

 FASES DEL PROCESO DE CONCILIACIÓN
Se integra por tres (3) fases o etapas, sin exclusión de las que le
corresponden al centro de conciliación, las cuales devienen de forma
paralela.

1. DE INICIACIÓN ó APERTURA.
2. DE NEGOCIACIÓN.
3. DE CIERRE ó CLAUSURA.
 1. DE INICIACIÓN ó APERTURA
Comprende las siguientes actuaciones:

1.1. Solicitud de Audiencia de Conciliación.

1.2. Asignación del Conciliador, Recepción y Estudio de la Solicitud de

Conciliación por parte del Conciliador.

1.3. Citación a la Audiencia de Conciliación.

1.1. Solicitud de Audiencia de Conciliación.
La asignación del asunto a un conciliador del Centro respectivo le
corresponde al Director o a quien se indique en los reglamentos
internos, a menos que el solicitante designe específicamente a uno.

Una vez se le asigne al conciliador la solicitud, debe proceder a su

estudio o valoración jurídica, para lo cual, con fundamento en la
misma, el conciliador debe expedir constancia en caso que el asunto no
sea conciliable o señalar fecha y hora para el día de la audiencia y, de
acuerdo a ello, citar a las partes.
 1.2. Asignación del Conciliador, Recepción y Estudio de la Solicitud
de Conciliación por parte del Conciliador.
La solicitud puede hacerse de manera verbal o escrita.

Aunque la Ley no determina requisitos especiales para la presentación de la solicitud de audiencia de

conciliación, estas por lo menos deberán de contener:

a. Ciudad, fecha y operador de la conciliación (centro o conciliador) ante el cual se presenta la solicitud.

b. Identificación del solicitante(s) y citado(s) y apoderado(s) si fuera el caso.

c. Hechos del conflicto.

d. Peticiones o asuntos que se pretenden conciliar.

e. Cuantía de las peticiones o la indicación que es indeterminada.

 1.2. Asignación del Conciliador, Recepción y Estudio de la Solicitud
de Conciliación por parte del Conciliador.
f. Relación de los documentos anexos y pruebas si las hay. Se recomienda que las pruebas y
documentos anexos a la solicitud de conciliación se reciban en copias simples para que
sean las partes quienes conserven y custodien los originales de dichos documentos.

g. Lugar donde se pueden realizar las citaciones a la conciliación de todas las partes.

h. Firma(s) del solicitante(s).

i. El comprobante de pago de los derechos por concepto de:

1. Honorarios del Conciliador.

2. Gastos de Administración del Centro.
 1.2. Asignación del Conciliador, Recepción y Estudio de la Solicitud
de Conciliación por parte del Conciliador.
Excepción en Materia Administrativa y Laboral:

Artículo compilado en el artículo 2.2.4.3.1.1.6 del Decreto Único Reglamentario 1069 de 2015. Debe tenerse en cuenta lo dispuesto
por el artículo 3.1.1 del mismo Decreto 1069 de 2015:

a. La designación del funcionario a quien se dirige.

b. La individualización de las partes y de sus representantes si fuere el caso.

c. Los aspectos que se quieren conciliar y los hechos en que se fundamentan.

d. Las pretensiones que formula el convocante.

e. La indicación de la acción contencioso administrativa que se ejercería.

f. La relación de las pruebas que se acompañan y de las que se harían valer en el proceso.

g. La demostración del agotamiento de la vía gubernativa, cuando ello fuere necesario.

 1.2. Asignación del Conciliador, Recepción y Estudio de la Solicitud
de Conciliación por parte del Conciliador.
h. La estimación razonada de la cuantía de las aspiraciones.

i. La manifestación, bajo la gravedad del juramento, de no haber presentado demandas o solicitudes de conciliación con base en los mismos
hechos.

j. La indicación del lugar para que se surtan las notificaciones, el número o números telefónicos, número de fax y correo electrónico de las partes.

k. La copia de la petición de conciliación previamente enviada al convocado, en la que conste que ha sido efectivamente recibida por el
representante legal o por quien haga sus veces, en el evento de que sea persona jurídica, y en el caso de que se trate de persona natural, por ella
misma o por quien esté facultado para representarla.

l. La firma del apoderado del solicitante o solicitantes.

En ningún caso se podrá rechazar de plano la solicitud por ausencia de cualquiera de los requisitos anteriores.

En este evento, el agente del Ministerio Público informará al interesado sobre los requisitos faltantes para que subsane la omisión, si no lo hiciere
se entenderá que no existe ánimo conciliatorio de su parte, se declarará fallida la conciliación y se expedirá la respectiva constancia.
 1.2. Asignación del Conciliador, Recepción y Estudio de la Solicitud
de Conciliación por parte del Conciliador.
1.2.1. CONTROL DE LEGALIDAD A LA SOLICITUD DE CONCILIACIÓN.

Recibida la solicitud por el conciliador designado en el centro, o por éste en forma personal, procederá a revisar la solicitud con la
documentación adjunta a fin de verificar:

a. Que el asunto sea susceptible de transacción o desistimiento.

b. Que siendo susceptible de transacción o desistimiento, no exista prohibición expresa para conciliar.

c. Que las partes sean plenamente capaces.

d. Que en el evento de haber conferido facultades a terceros, se den las circunstancias contempladas en el Parágrafo segundo del Art. 1
de la Ley 640 de 2001, modificado por el Art. 620 de la Ley 1563, Código General del Proceso, acerca de la obligatoriedad de las partes de
asistir a la audiencia de conciliación y la facultad conferida en la norma de hacerlo a través de apoderado, en aquellos eventos en los que
el domicilio de alguna de las partes no esté en el Municipio del lugar donde se vaya a celebrar la audiencia o alguna de ellas se encuentre
por fuera del territorio nacional.

e. Que en el evento de otorgar dicho poder, según la misma normatividad, el apoderado tenga facultad expresa para conciliar.
 1.2. Asignación del Conciliador, Recepción y Estudio de la Solicitud
de Conciliación por parte del Conciliador.
Una vez realizado en control de legalidad, el conciliador procederá de la siguiente manera:

Si el conciliador determina que el asunto por el cual se solicitó la conciliación, por su Naturaleza jurídica no es susceptible de ser
conciliado, expedirá dentro de los diez (10) días calendario siguientes a la presentación de la solicitud de conciliación una constancia de
asunto no conciliable con el siguiente contenido mínimo:

a. Lugar y fecha de presentación de la solicitud de conciliación.

b. Fecha en la que es expedida la constancia.

c. Objeto de conciliación (parte(s), pretensiones y cuantía).

d. Razones de derecho que motiven que el conflicto no es conciliable.

e. Firma del conciliador.

Junto con la constancia se devolverán los documentos aportados por los interesados y para mayor seguridad se guardará copia de la
solicitud y anexos en el centro o archivo del funcionario conciliador.
 1.2. Asignación del Conciliador, Recepción y Estudio de la Solicitud
de Conciliación por parte del Conciliador.
Si en la solicitud de conciliación se presentan pretensiones conciliables y no conciliables, el conciliador expedirá
constancia al interesado de los asuntos no conciliables como lo establece el Artículo 2 de la Ley 640 de 2001 y en los
conflictos susceptibles de conciliar, el conciliador procederá a citar a las partes para realizar la audiencia de
conciliación.

Puede darse el caso en que la solicitud trata sobre un asunto conciliable pero el conciliador ante el cual se presentó
no es competente para adelantarla. En este caso, el conciliador deberá responder al solicitante, por escrito, que no
es competente, expresando las razones legales de ello e informándole qué conciliadores podrán atender su solicitud,
sin remitirlo ante un centro a un conciliador en concreto, ya que es el ciudadano quien decide voluntariamente ante
qué conciliador acude.

Si en cambio de conformidad con la Ley, el asunto es susceptible de conciliación, el conciliador debe fijar fecha y hora
de audiencia de conciliación para dentro de los tres (03) meses siguientes a la presentación de la solicitud, citación
que de conformidad con la misma Ley, se hará por el medio que el conciliador considere más expedito.
 1.2. Asignación del Conciliador, Recepción y Estudio de la Solicitud
de Conciliación por parte del Conciliador.
1.2.3. SOLICITUD DE CONCILIACIÓN VERBAL.

a. Cuidad y fecha de la solicitud.

b. Nombre del Centro de Conciliación o denominación del funcionario ante quien se tramita la solicitud. Si el solicitante desea que un conciliador en particular
conozca su caso deberá plasmarse así en la solicitud.

c. Nombre e identificación del solicitante y de su representante, si es el caso.

d. Nombre e identificación del solicitado y de su representante, si es el caso.

e. Síntesis de los hechos que dieron origen al conflicto.

f. Relación de los conflictos o de las peticiones o diferencias que se quieren conciliar.

g. El monto en que se estiman las peticiones.

h. La relación de las pruebas o documentos anexos que acompañan la solicitud. No es necesario presentar los documentos originales; es suficiente con la copia
de los mismos.

i. La indicación del lugar donde las partes reciben notificaciones.

j. La firma del solicitante o solicitantes.

 1.3. Citación a Audiencia de Conciliación.
Una vez se ha verificado que la solicitud cumple con todos los requisitos legales, el siguiente paso es citar a las partes a través del medio más expedito
y eficaz para ello, al mismo tiempo el conciliador debe hacer concurrir a la audiencia a quienes en su criterio deben asistir a la misma, por medio de
un documento de citación, el cual, como mínimo, deben de contener:

a. Lugar y fecha en la que es elaborada la citación.

b. Identificación del conciliador y parte(s) solicitante(s) y citada(s).

c. Objeto de la conciliación (hechos, pretensiones conciliables y cuantía).

d. Consecuencias de la inasistencia o no comparecencia a la audiencia de conciliación, las cuales son:

1. Si las partes o alguna de ellas no comparece a la audiencia de conciliación y no justifica su inasistencia dentro de los tres (3) días siguientes, su
conducta podrá ser considerada como indicio grave en contra de sus pretensiones o de sus excepciones de mérito en un eventual proceso judicial que
verse sobre los mismos hechos.

2. Cuando la conciliación en derecho sea requisito de procedibilidad y se instaure la demanda judicial, el juez impondrá multa a la parte que no haya
justificado su inasistencia a la audiencia, multa hasta por valor de dos (2) salarios mínimos legales mensuales vigentes en favor del C. S. de la J.

e. Lugar, fecha y hora de realización de la audiencia de conciliación.

f. Firma del conciliador.

Muchas Gracias
 Créditos
NOMBRE DE LA PRESENTACIÓN
Teoría de la Conciliación

Autor/recopilación: John Gaviria

Profesor de Teoría de la Conciliación
Programa/facultad Derecho
INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA VISIÓN DE LAS AMÉRICAS

Licencia (ejemplo):

Creative commons CC BY-NC-SA 4.0

Pereira - Colombia
2020