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SECRETOS

PARA TU

Cafetería
ANTES
DE INICIAR
TU CAFETERÍA
AHORA QUE ESTÁ EMPRENDIENDO E INICIANDO UNA NUEVA
PARTE DE SU VIDA, QUIERO PREVERLE TODAS LAS COSAS
QUE VAN A SUCEDER DURANTE ESTE PASO, POR ELLO
CONSIDERO QUE ES NECESARIO HABLARLE SOBRE ALGUNAS
IMPLICACIONES QUE EXISTEN ANTES DE INICIAR UNA
CAFETERÍA
 INICIAR UNA
CAFETERÍA NO ES
FÁCIL
VEAMOS LAS IMPLICACIONES QUE SUCEDEN
DURANTE ESTE PROCESO
Comenzar una cafetería no es un proceso
fácil, pues no estamos acostumbrados a
emprender negocios, iniciar cualquier
proyecto en la vida es como tener un bebé
o como cambiarse de trabajo; el primer día
de cualquier cosa es difícil, pero tomar la
decisión de comenzar algo es aún más
extenuante.
Yo te preguntaría una cosa para iniciar
¿Por qué gastamos muchísimo dinero?
Hablo de $300 000 o $400 000 millones
de pesos en un auto o en una casa; sin
embargo, cuando hablamos de iniciar un
negocio nos cuesta mucho trabajo el
iniciarlo e invertir $50 000.
Le expongo una situación en donde le
presento cantidades más, cantidades
menos: el problema es que no estamos
acostumbrados a invertir, iniciar un
negocio es comprar todas aquellas
máquinas como una crepera, un molino,
un refrigerador o un congelador industrial,
en fin, todo aquello que adquieras para tu
negocio se le quedará, sin embargo, por eso
afirmaba anteriormente que no estamos
acostumbrados a invertir en algo, nuestra
cultura es comprar un auto o una casa y
darle uso.
Entonces, cuando se trata de invertir en
una cafetería o cualquier negocio no hay
ninguna seguridad de que vayamos a ganar
dinero, sin embargo, si invertimos en
planeación, capacitación, administración y
selección del local adecuado entonces
seguramente podremos llegar al negocio
correcto, y para llegar a esta decisión
entiendo que usted ha tenido que pasar
por muchas cosas.
administración y selección del local
adecuado entonces seguramente
podremos llegar al negocio correcto, y para
llegar a esta decisión entiendo que
usted ha tenido que pasar por muchas
cosas. Quizá nadie haya iniciado un
negocio en su familia, tal vez ya
emprendió otro negocio y lo fracasó,
etc., por lo que seguramente usted está
lidiando con una serie de problemas
anteriores; aquí estamos hablando de un
negocio propio, no hablamos de que
alguien será su jefe, sino que ahora
usted tendrá que llegar a abrir por la
mañana, cerrar por la noche, administrar
el personal, hacer las bebidas, etc., esto
es un compromiso en el cual debe hacer
todo, porque de ello dependen mis
clientes, colaboradores e inclusive la
familia (si es que quiere llevar dinero a
casa), por tanto hay una responsabilidad
vital en este sentido. act of draconian
copy editing will be minimized.
Es importante decir que una vez
teniendo un negocio propio, el dueño
puede incrementar sus ingresos tanto
como quiera… pero ¿por qué? porque
como dueño usted puede abrir una
segunda, tercera, cuarta cafetería, o
hasta hacer franquicias —que es el sueño
de todo empresario—. Lo más
importante para resaltar es que todo
depende de usted, no hay a quien
echarle la culpa, la responsabilidad es de
quien abrió el negocio y no quiero decir
que es un “volado”, porque uno no
establece una cafetería sin saber.
Otro aspecto importante a señalar es
que uno incrementa los ingresos en la
medida en la que el café vaya bien, es
decir, no será una cuestión de vender
más, sino de cada una de las decisiones
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en las cuales yo lo voy a estar guiando, le ayudarán a
incrementar las posibilidades con el fin de que la
cafetería sobreviva y para ello hay que sacar los
permisos, buscar la locación, los insumos, conocer
las maquinas, capacitarse, en resumen, hay que
hacer una serie de cosas que nos lleven al resultado
deseado. Por eso es importante el compromiso de
su parte, no puede abandonar el negocio, no puede
darse por vencido. Antes le comenté que el negocio
es como un bebé —véalo más como un hijo—, tenga
en cuenta que mucha gente puede depender de
nosotros, entonces, hablamos de un nivel de
responsabilidad muy importante.
Tenga en cuenta que se tomarán decisiones muy
difíciles constantemente, habrá momentos en los
que habrá que despedir al personal, en los que un
proveedor ya no funcione, en los que no llegaron
tantos clientes como uno esperaba, etc., pero el
hecho del empresario es que renazca de sus
cenizas.
Este oficio implica estarse reinventando
continuamente y buscar soluciones a los problemas.
Por eso imagine aquellos días en los que no se haya
vendido lo suficiente y se pregunte “¿qué puedo
hacer?”, habrá otros días en los que no gane lo que
deseaba y se vuelva a cuestionar “¿qué puedo
hacer?”, habrá algún día en el que llegue la
secretaría de hacienda y crédito público, la
autoridad hacendaria y piense “¿qué tengo que
hacer?” “¿Cómo le hago?”, con esas situaciones el
empresario se va formando a partir de ese tipo de
decisiones difíciles que existen en cualquier
negocio, y no podemos alejarnos de eso. Por esa
razón tengo que ser tan franco con usted, si inicia
una cafetería... que sea con el pie derecho y el
compromiso adecuado.
Inicialmente tendrá en su negocio propio una
capacidad de aprendizaje muy rápida, por eso es
que antes de que empiece a correr el primer mes
de renta de su cafetería yo le recomiendo que
aprenda todo lo que pueda con calma. Tal
vez está desempleado, quizá ya tiene otro
negocio, o a lo mejor está buscando
cambiar de trabajo, lo que tenemos que
hacer en esa etapa de transición (antes de
iniciar mi cafetería), es tomar ese momento
para sentarme a aprender; y si hay una
presión económica brutal pues habrá que
hacer un aprendizaje brutal porque tendrá
que adquirir nuevas habilidades: ensayará
el barismo, deberá hacer bebidas calientes,
bebidas frías, preparar los snaks, la comida;
y todo esto uno lo tiene que ir aprendiendo
constantemente. Yo no conozco a ningún
empresario de cafeterías que sepa todo
desde un principio, incluso mucha gente
que empieza ya con el conocimiento del
café aun así tiene problemas al iniciar su
cafetería, porque probablemente nunca ha
operado una máquina, nunca ha tenido un
negocio o jamás ha administrado uno.
El jefe tiene muchas obligaciones y por
ende muchos problemas, pero si usted
tiene la capacidad de sobreponerse a todos
los obstáculos y fracasos que existen en un
negocio, saldrá adelante, y si no puede...
entonces tendría que regresar a tener un
trabajo como antes, por tanto le quiero
dejar motivado: los negocios y las
cafeterías son un ramo muy interesante
para desarrollarse. . Iremos comentando
pasa a paso todo lo que involucra una
cafetería como un negocio; es difícil, pero
quiero su compromiso, si está decidido a
hacerlo entonces entremos en materia.
P AA R INICI A R
Hablemos de los pasos que requerirá para
iniciar su cafetería, obviamente lo que
nosotros queremos es que llene todos
aquellos papeles de trabajo, pues hemos
hecho un pequeño manual para usted, hay
que seguirlo y no hay que brincarse ningún
paso; a lo mejor uno puede empezar una
cosa antes que la otra, probablemente
estén sucediendo dos de éstas al mismo
tiempo, pero lo importante es que uno
concluya una etapa antes de abrir otras,
porque hay que ir completando ciertas
cosas antes de abrir la cafetería ¿Cuáles son
los pasos que hemos determinado según
nuestra experiencia con muchas cafeterías?
y ¿qué se requiere para iniciar?
 1) SELECCIONAR UN CONCEPTO
Hay dos factores aquí : primero ,
todo depende más o menos de los
espacios que nosotros queramos ,
un espacio muy grande para una
cafetería del tamaño de un
restaurante obviamente va a
requerir mayor inversión , entonces
con la inversión que tenga en
mente debe ser muy realista con
lo que va a gastar , existen
distintos modelos que vamos a ir
comentando a lo largo del curso ,
desde una barra exprés — donde
todo el servicio es para llevar —,
son vasos desechables . También
hay cafeterías donde hay
cristalería y kioscos, usted habrá visto
estos últimos en las propias plazas y
centros comerciales, también habrá
visto carritos de café y en muchas de
esas ocasiones la renta puede ser
mayor o menor. Y una vez
seleccionado un concepto —más o
menos a lo que uno quiere— tendrá
que aparejarlo con una inversión; en
uno de los primeros ejercicios le
vamos a pedir precisamente que
haga una estimación de la inversión
que podría hacer, ya sea que tenga
un concepto pequeño o grande.
2) BUSCAR UN LOCAL
Para elegir un lugar hay muchos factores
que intervienen en dicha decisión: no
podemos estar escondidos, una cafetería
recóndita está destinada al fracaso, de una
vez le comento, pocos son los casos de un
local muy barato en el segundo piso que
logra salir adelante. Una cafetería en la
segunda planta cuesta mucho trabajo
sacar hacia adelante.
Otro de los factores que iremos comentado
es cuando uno busca el local de
preferencia, tenga en cuenta que hay calles
principales, mientras más cerca esté uno de
la esquina de la calle principal, el negocio
se volverá más atractivo al paso de
personas. Adicionalmente piense en qué
tan cerca esté de los centros o lugares
donde se junte la gente, por ejemplo
escuelas, si el café está frente a una escuela
seguramente habrá un flujo constante, no
solamente de niños a los que les puede
vender bebidas o comida, sino también los
padres de familia que están esperando en
algún momento del día, ya sean las dos o
tres de la tarde cuando aguardan hasta que
sus niños salgan clases.
Puede ser también que se ubique frente a
una instalación de gobierno, ya esto
dependerá del análisis de la locación que
usted haga, le recomiendo que sea uno de
los puntos donde más tiempo pase, ¿por
qué queremos que pase mucho tiempo
buscando locación? porque la renta puede
matar a un empresario, ese es un punto, el
otro es si el local no cuenta con todos los
servicios: las conexiones listas, las paredes,
los baños, si no está repellado, la pared bien
hecha, etc., entonces se nos sumarán costos
porque nosotros tenemos que invertir.
Existen locales que se nos entrega sin
adecuaciones, nosotros necesitamos que
un local esté listo, queremos una renta
razonable y queremos una ubicación
maravillosa... y ese proceso puede tardar
desde 15 días hasta 30 días.
Normalmente el proceso de búsqueda de
local puede ir emparejado a otras cosas,
uno puede empezar a tomar cursos,
diseñar el menú, en resumen, existen
diversas cuestiones que se pueden hacer al
mismo tiempo. Vamos a hacer una de las
hojas dentro del manual que vamos a
tener , con el fin de que compare distintas
ubicaciones, y al mismo tiempo ahí podrá
ver cuáles son las cosas primordiales en la
selección de un local, pero ya llegaremos a
eso en su momento .
3) PLAN DE NEGOCIOS
Una pequeña hoja de ruta donde tenga
ciertos gastos mensuales, donde se halle la
idea principal de los conceptos para
cuando se tenga que explicar al arquitecto
o a algún socio, es decir, el plan de
negocios puede ser grande o pequeño, lo
que le recomiendo es hacerlo muy
detallado para el banco, y para ese
momento se tiene que tomar mucho
tiempo para las proyecciones financieras,
sin embargo, si lo va a hacer para consumo
propio —solamente para usted o para tus
socios— no es necesario redactar 25, 30 u 80
páginas porque entonces perdería
demasiado tiempo, y a veces es importante
combinar la planeación obviamente con la
experiencia. También hay que pasar un
tiempo diseñando la cafetería, para ese
entonces ya habremos visto qué locales hay
en diferentes puntos del país, y una vez que
hemos cumplido con un plan de negocios
podemos pasar al siguiente paso.
4) DISEÑAR CAFETERÍA
En algunas ocasiones requerirá la ayuda de
un arquitecto, por ejemplo, para hacer los
baños, pues si uno tiene un plan... tiene un
diseño, el arquitecto lo plasmará sobre el
papel, cuando uno va a hacer una
construcción o una remodelación es
importante precisar de los arquitectos, pero
también se necesita saber más o menos
cómo se hará la obra. De preferencia pida
un render, dentro de los materiales del
curso le vamos a poner un render, que es
un diseño en tercera dimensión de cómo se
vería la cafetería, y se hace con distintos
softwares.
El arquitecto no solamente tiene que saber
cómo va a quedar el plano físico, pues
existen varios planos: plano hidráulico,
plano eléctrico, además de un render que
se ve en tercera dimensión; porque con
base en ese plano y en esa imagen 3D es
como debería quedar su cafetería. Por eso
es primordial primero hacer planes con el
arquitecto, si no cuenta con el presupuesto
para contratarlo además de que desea
hacerlo usted mismo porque tal vez ya
cuenta con algún local, o quiere pintar, o
desea hacer las adecuaciones, o el local ya
está instalado, o porque ahí había una
cafetería anteriormente, etc., entonces es
momento de trazar un lay out, que se
refiere a cómo va a organizar las cosas
dentro de la cafetería: barras, anaqueles,

almacén, la barrita de preparación, adornos,
crepera, refrigeradores, congeladores,
insumos, etc., todo ello es pertinente de un
lay out, y éste debe estar organizado para
que fluya la gente como el personal y el
barista, para que se cobre adecuadamente.
Entonces hay que cerciorarse de cómo va a
quedar ese flujo, pero ya lo comentaremos
dentro del curso.
Además de todo lo antes dicho hay que
hacer una ambientación para la cafetería,
eso significaría que estamos haciendo que
el negocio se sienta bien, que la gente
consuma más y se quede, por tanto, todo
esto implica desde la forma de saludar al
cliente hasta la pintura. Todo este aspecto
requiere ser diseñado porque está
estratégicamente hecho para que la
cafetería venda más, para que la gente
distinga la cafetería desde fuera; no sabe
cuántas cafeterías he visto con una
apariencia más de mueblerías, entonces
tenga cuidado con eso.
Dentro diseño de la cafetería también se
incluye el de medidas del menú y otros
productos, lo cual ya hemos comentado y
seguiremos profundizando durante el
curso.
5) REMODELACIONES
El quinto punto que quiero poner a su
consideración son las remodelaciones, éstas
comienzan una vez que se ha terminado el
diseño, y pueden tardar —si son profundas—
desde 15 días hasta 3 meses. En nuestra
experiencia cuando un arquitecto o un
albañil se compromete con 15 días, nunca
se terminan las cosas en la fecha
predestinada porque probablemente las
conexiones eléctricas tuvieron un problema
o las conexiones hidráulicas presentaron
una dificultad, o hubo un pequeño atraso
por algún día feriado, etc., por cualquier
razón que quiera siempre hay atrasos en las
remodelaciones.
Cuando de remodelaciones se trata yo le
recomiendo que no se use más del 30% de
su inversión, por ejemplo si el presupuesto
para hacer la cafetería es de $100 000,
entonces no gaste más de $20 000 o $25
000 porque puede ir a la quiebra. En ese
momento tiene que iniciar la fabricación de
su barra, y todas las cafeterías tienen una,
en donde también va la crepera y el servicio
para el cliente.
No recomiendo que utilice mesas para
economizar, hay unas barras bastante
baratas, más adelante le vamos a hablar de
proveedores con los cuales podrá recurrir.
Inclusive si quiere ir con un carpintero,
también se pueden hacer barras de
material de construcción y así uno puede
ahorrarse un pequeño dinero si se hace de
ladrillo por ejemplo, pero tenga en cuenta
que cuando se decide hacerlo de esa forma
entonces ya no se puede remover. En el
caso de madera o una barra de algún
material similar a la madera uno siempre se
puede llevar sus cosas, y aunque sale un
poco más cara, uno la puede tener en otra
cafetería si es que se cambia de local.
6) PERMISOS Y
SITUACIÓN FISCAL
La mayoría de los municipios de México
tienen la ventaja de que primero puedes
poner tu negocio y después pedir el
permiso, pero eso depende mucho de los
municipios, yo le daré una visión general
de los permisos que se requieren, pero las
delegaciones en el distrito federal y los
municipios suelen ser muy fiferentes.
Mi que recomendación es que contrate a
un contador que le haga todos estos
permisos para su propia tranquilidad, no
todos somos gestores y no todos sabemos
hacer trámites para iniciar una cafetería.
También es importante que arregle su
situación fiscal, no van pasar más de tres o
cuatros días cuando se encuentre a la
autoridad fiscal, es decir, que llegue un
encargado de hacienda, del IMSS, de la
secretaría del trabajo, del municipio; si ellos
encuentran que no existe ningún registro
general de contribuyentes y de papeles
fiscales habrá una multa, una sanción u otro
tipo de problemas legales, hay momentos
en los que el propio gobierno hace un tipo
de campaña para regularizar
contribuyentes, pero evítese problemas, es
mejor tardarse unos días más porque así su
situación fiscal será más fácil.
7) COMPRAS DE ACTIVOS
Hay que empezar a comprar sus máquinas,
eso irá haciendo a su tiempo, le
recomiendo que primero ya esté todo
diseñado, la selección del posible local y
una vez previsto eso ya se pueden empezar
 a comprar las cosas. Obviamente la
máquina y la vitrina se puede ir comprando
antes, también cuando mande a fabricar la
barra tiene que especificarle al constructor
cómo tienen que ir las conexiones
eléctricas y todo lo demás.
8) CONTRATAR
PERSONAL
Yo recomiendo que tenga mucho cuidado
en este punto porque la mayoría de las
cafeterías tiene más personal del que
necesita, obviamente un “buen problema”
sería tener menos personal y varios clientes,
aunque eso igual se puede resolver sin
tanto problema; el conflicto viene cuando
yo estoy pagando al personal por
actividades que yo mismo podría hacer,
muchas personas empiezan atendiendo la
cafetería, el dueño recibe y toma la orden
de los clientes.
Una vez que ya las cosas están controladas
y que hay un flujo de clientes, entonces ya
se contrata a un barista profesional
—recuerde que éste es quien prepara café,
así que por ende está capacitado—,
nuestro personal tiene que ser muy bien
escogido, y en este ámbito nuestra primera
decisión es contratar personal u atender el
negocio; la segunda decisión es “qué tipo
de personal”, cuando reclutamos se pone
una vacante, no trate de capacitar al
personal, lo mejor es que éste ya venga
capacitado, es decir, que haya trabajado en
una cafetería, porque en esa medida ellos
traen cosas buenas y uno puede corregirles
la técnica, de esa manera no se pasa uno
horas dañando la máquina de café para
que aprenda el nuevo barista, por eso es
preferente que la gente que va a trabajar
para usted ya tenga conocimiento y
práctica previa.
9) INSTALACIÓN Y
MONTAJE
Ya se pone todo junto, se instala la barra,
se pone la cafetera, los refrigeradores,
obviamente cuando compre los activos, la
máquina o la vitrina, tiene que probar
desde un inicio que sirvan y si no
regresársela al proveedor, revise en cuanto
reciba sus barras, asegúrese de que todo
esté bien para poder regresar los
productos al proveedor en caso de que
haya alguna irregularidad.
Desgraciadamente en este mercado hay
algunos proveedores poco serios.

10) CAPACITACIÓN
Es muy seguro que ésta la hagamos hasta
el final, yo recomiendo que la vaya
haciendo poco a poquito porque la
capacitación es absolutamente importante.
Éstos son los pasos para iniciar una
cafetería, sin embargo, vamos a irlos
desarrollando más adelante.