SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES

Código: GC-PR-006

Fecha: 16 de diciembre de
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO
2014
PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL Versión: 003
PROCEDIMIENTO: PARA IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS Y
VALORACIÓN DE IMPACTOS AMBIENTALES
Número de página 1 de 12

PROCEDIMIENTO PARA IDENTIFICACIÓN DE

ASPECTOS Y VALORACIÓN DE IMPACTOS
AMBIENTALES

1
 SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
Código: GC-PR-006

Fecha: 16 de diciembre de
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO
2014
PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL Versión: 003
PROCEDIMIENTO: PARA IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS Y
VALORACIÓN DE IMPACTOS AMBIENTALES
Número de página 2 de 12

1. INFORMACION GENERAL.

Establecer la metodología para identificar los diferentes aspectos

ambientales y determinar aquellos que puedan tener un impacto
significativo sobre el medio ambiente, de acuerdo a las actividades y
1.1 OBJETIVO
servicios de la Superintendencia de Sociedades con el fin de determinar
los controles y las medidas necesarias requeridas para minimizar y
prevenir las afectaciones que se generen al medio ambiente.

1.2 RESPONSABLE Coordinador del Grupo Administrativo y Líder Ambiental.

Este procedimiento aplica a todos los procesos del Sistema de Gestión

1.3 ALCANCE
Ambiental de la Superintendencia de Sociedades.
Medio ambiente: Entorno en el cual una organización opera, incluidos
el aire, el agua, el suelo, los recursos naturales, la flora, la fauna, los
seres humanos y sus interrelaciones.
Aspecto ambiental: Elemento de las actividades, productos o servicios
de una organización que puede interactuar con el medio ambiente.
Impacto Ambiental: Cualquier cambio en el medio ambiente, ya sea
adverso o beneficioso, como resultado total o parcial de los aspectos
ambientales de una organización.
Fuente: Origen, situación o acto con potencial de daño en términos de
impacto al medio ambiente. (Maquinaria, Acciones humanas, Materias
primas, residuos, materiales, etc.).
Aspecto Ambiental Significativo: Aquel aspecto ambiental que tiene o
1.4 DEFINICIONES puede tener un impacto ambiental Significativo.
Impacto Ambiental Significativo: Aquellas alteraciones ambientales
que se producen a causa de la ejecución de las actividades propias de
la Entidad.
Impacto Ambiental no Significativo: Aquellas alteraciones
ambientales que podemos minimizar mediante el establecimiento de
controles.
Importancia del impacto: Cuantificación del valor del Impacto
Ambiental.
Proceso: De acuerdo con el Mapa de Procesos del Sistema de Gestión
Integral son aquellos de Direccionamiento, Misionales, de Apoyo y de
Seguimiento, que estructuran el funcionamiento de la Entidad
Subproceso: Son todos aquellos que se encuentran enmarcados por

2
 SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
Código: GC-PR-006

Fecha: 16 de diciembre de
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO
2014
PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL Versión: 003
PROCEDIMIENTO: PARA IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS Y
VALORACIÓN DE IMPACTOS AMBIENTALES
Número de página 3 de 12

los 4 procesos principales ya definidos.

2. CONDICIONES GENERALES

Este procedimiento permite evaluar cuantitativa y cualitativamentes los aspectos

ambientales generados por las actividades propias de la entidad por medio de
parámetros como probabilidad, alcance, duración, cantidad y recuperabilidad,con
el fin de determinar la significancia del impacto ambiental.

Este procedimiento debe aplicarse a toda la gestión propia de la Entidad en cada

una de sus sedes y debe desarrollarse mínimo una vez al año.

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

3.1 Identificacion de actividades

Se lleva a cabo la identificación de los principales procesos que se desarrollan en
la Entidad propias de su actividad económica, además de aquellas de apoyo como
el aseo y otros servicios, y demás eventuales como las construcciones y/o
adecuaciones de instalaciones.

3.2 Identificación de aspectos ambientales

Se procede a realizar la identificación de los aspectos ambientales asociados a
cada actividad, teniendo en cuenta los procesos, subprocesos (de acuerdo al
Mapa de Procesos de la Superintendencia de Sociedades) y la magnitud del
aspecto ambiental encontrado.

En caso de que, dentro de un proceso existan subprocesos cuya magnitud del

aspecto difiera entre sí, se realizará distinción de los mismos dentro de la Matríz
de Aspectos e Impactos Ambientales y se evaluará separadamente del resto de
los subprocesos.

3.3 Matríz de Aspectos e Impactos Ambientales

A continuación se establece la metodología para la generación de la Matriz de
Aspectos e Impactos Ambientales de la Entidad.

3
 SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
Código: GC-PR-006

Fecha: 16 de diciembre de
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO
2014
PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL Versión: 003
PROCEDIMIENTO: PARA IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS Y
VALORACIÓN DE IMPACTOS AMBIENTALES
Número de página 4 de 12

3.3.1 Información general

La Matríz debe estar debidamente rotulada con el encabezado establecido para
los formatos del Sistema de Gestión Ambiental. De igual forma, debe establecer
de forma visible la fecha en la cual se realiza la actualización de la misma y la
Intendendencia o sede a la que corresponde.

3.3.2 Contenido
A continuación se presentan cada uno de los campos que contiene la Matriz de
Aspectos e Impactos Ambientales de la Superintendencia de Sociedades en su
orden correspondiente.

 Actividad
Se refiere a cada una de las acciones tanto propias de la Entidad como aquellas
de apoyo, que dan paso al funcionamiento y mantenimiento de la misma.

Así pues, dentro de estas actividades se encuentran las labores de oficina,

mantenimiento, aseo, fumigación, poda y jardinería, construcciones y/o
adecuaciones, servicio medico y de caferetía, el uso de los baños, entre otras que
se identifiquen para cada sede.

 Proceso
Un proceso es el conjunto de actividades mutuamente relacionadas que cuentan
con elementos de entrada y de salida; Para el diligenciamiento de la matriz se
entenderá como proceso los especificados por el Sistema de Gestión Integrado los
cuales involucran los procesos de Direccionamiento, Misionales, Apoyo o
Seguimiento.

 Subproceso
Aquellos establecidos en la Mapa de Procesos dentro de los 4 procesos generales
ya identificados previamente.

 Estado de la Actividad
Identifica si la actividad se lleva a cabo actualmente o se trata de una actividad
proyectada en el tiempo. Esto con el fin de incluir en la Matriz aquellas actividades
que en el futuro puedan derivar en un impacto ambiental y con ello tomar las
medidas necesarias de forma oportuna.

4
 SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
Código: GC-PR-006

Fecha: 16 de diciembre de
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO
2014
PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL Versión: 003
PROCEDIMIENTO: PARA IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS Y
VALORACIÓN DE IMPACTOS AMBIENTALES
Número de página 5 de 12

 Tipo de medida
Hace referencia al tipo de medida que se puede tomar para hacer un manejo
adecuado del aspecto ambiental. De acuerdo con la Norma ISO 14001, se
establece que puede ser de control o de influencia.

De acuerdo a los anterior, una medida de control es aquella que se puede ejercer
sobre las actividades propias de la Entidad y sus funcionarios.

Por su parte una medida de influencia es aquella en la que, como su nombre lo

indica, se puede ejercer influencia sobre quienes desarrollan actividades para la
Entidad, es decir todas aquellas que sean realizadas a través de terceros.

Lo anterior hace referencia a la posibilidad de establecer ciertos parámetros o

requerimientos ambientales a la hora de llevar a cabo los procesos de contratación
y en la supervicion de los contratos ya existentes.

 Aspecto ambiental asociado

Como se mencionó previamente, se establecen los aspectos ambientales
identificados para cada tipo de actividad y de acuerdo a los procesos y
subprocesos de la Entidad, particularizando sobre algún subproceso cuando la
magnitud de los aspectos derivados del mismo sea considerablemente distinta.

Tipo
Establece el aspecto ambiental generado a partir de determinada actividad.

Descripción
Menciona el hecho o fuente específica de dicho aspecto ambiental

Medio Afectado
Identifica el medio sobre el cual recae el aspecto ambiental y que puede ser
afectado por el impacto. Puede ser: agua, aire, suelo o el medio biótico.

 Impacto ambiental
Se realiza la identificación de los efectos generados por los aspectos ambientales.

5
 SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
Código: GC-PR-006

Fecha: 16 de diciembre de
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO
2014
PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL Versión: 003
PROCEDIMIENTO: PARA IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS Y
VALORACIÓN DE IMPACTOS AMBIENTALES
Número de página 6 de 12

Impacto
Establece cualquier cambio en el medio ambiente, ya sea adverso o beneficioso,
como resultado total o parcial de los aspectos ambientales de la Entidad ya
previamente identificados

Tipo de impacto
Establece si el impacto generado es de naturaleza positiva (afecta positivamente
al medio ambiente) o negativa (afecta negativamente al medio ambiente)

Condicion de la operación
Identifica si el impacto se genera bajo condiciones normales de operación de la
Entidad, o bien en condiciones anormales de operación.

Entiendase por condiciones normales de operación aquellas en las que las

actividades son realizadas diariamente o con una periodicidad determinda y que
hacen parte del funcionamiento propio de la Superintendencia de Sociedades; y
por condiciones anormales aquellas que se dan esporádicamente o que no se
realizan con regularidad y no son determinantes para el sostenimiento de la
Entidad.

 Nivel de Impacto
En este campo se realiza la valoración de los impactos ambientales. Se encuentra
dividido en los 5 criterios de valoración (probabilidad, duración, alcance,
Recuperabilidad y cantidad), y adicionalmente se realiza la cuantificación del valor,
importancia y significancia del impacto.

 Normatividad
Se establece la normatividad más reciente aplicable para el control de cada
aspecto y su impacto ambiental derivado.

La normatividad aquí presentada debe estar alineada con la contenida en la Matriz

de Acceso a Requisitos Legales de la Superintendencia de Socidedades.

 Objetivos ambientales
Establece el objetivo ambiental al que deben esta encaminadas las acciones para
el control de los aspectos e impactos ambientales identificados.

6
 SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
Código: GC-PR-006

Fecha: 16 de diciembre de
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO
2014
PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL Versión: 003
PROCEDIMIENTO: PARA IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS Y
VALORACIÓN DE IMPACTOS AMBIENTALES
Número de página 7 de 12

 Programa de gestión
Establece el Programa de Gestión que aplica para el manejo de los aspectos e
impactos ambientales.

3.3.3 Valoración del Nivel de Impacto

La valoracíon de los impactos ambientales se realiza conforme a la adaptación de
la metodología establecida por la Secretaría Distrital de Ambiente, en la cual se
desarrollan los siguientes criterios a nivel cuantitativo y cualitativo.

 Evaluación Cuantitativa
De acuerdo con la metodología se establecen los siguientes criterios de
evaluación con sus respectivos valores

Probabilidad (P)

Parámetro Rango Escala Criterio

No existe posibilididad o hay una posibilidad
Baja 1
muy remota de que susceda
Existe una posibilidad de que suceda, o de que
Media 5
Probabilidad la frecuencia de ocurrencia sea media
Es muy posible que suceda en cualquier
Alta 10 momento, o que la frecuencia de ocurrencia
sea alta.
Tabla N° 1 Rangos de probabilidad

Duración (D)

Parámetro Rango Escala Criterio

La alteración del medio no permanece en el
Breve 1 tiempo, y dura un lapso de tiempo muy
pequeño
Duración La alteración del medio permanece sólo
Temporal 5
durante un lapso de tiempo moderado.
Supone una alteración indefinida en el
Permanente 10
tiempo.
Tabla N° 2 Rangos de duración

7
 SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
Código: GC-PR-006

Fecha: 16 de diciembre de
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO
2014
PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL Versión: 003
PROCEDIMIENTO: PARA IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS Y
VALORACIÓN DE IMPACTOS AMBIENTALES
Número de página 8 de 12

Alcance (A)

Parámetro Rango Escala Criterio

El Efecto o Impacto queda confinado dentro del
Puntual 1
área donde se genera
Alcance Trasciende los límites del área de influencia
Local 5
directa
Regional 10 Tiene consecuencias a nivel regional
Tabla N° 3 Rangos Alcance
Recuperabilidad (R)

Parámetro Rango Escala Criterio

Puede eliminarse el efecto por medio
de actividades humanas tendientes a
Reversible 1
la recuperación de los recursos
afectados
Se puede disminuir el efecto por
Recuperabilidad
medio de medidas de control
Recuperable 5
(recuperar, reutilizar en el proceso);
hasta un estándar determinado
Los recursos afectados no se pueden
Irrecuperable 10
retornar a las condiciones originales.
Tabla 4 Rango recuperabilidad
Cantidad (C)

Parámetro Rango Escala Criterio

Alteración mínima del factor o característica
Baja 1 ambiental considerada. No existe ningún
potencial de riesgo sobre el medio ambiente
Cuando se presenta una alteración moderada
del factor o característica ambiental
Media 5
Cantidad considerada. Tiene un potencial de riesgo medio
e impactos limitados sobre el medio ambiente
Se asocia a destrucción del medio ambiente o
sus características, con repercusiones futuras
Alta 10
de importancia. Tiene efectos importantes sobre
el medio ambiente
Tabla N° 5 Rango Cantidad

8
 SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
Código: GC-PR-006

Fecha: 16 de diciembre de
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO
2014
PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL Versión: 003
PROCEDIMIENTO: PARA IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS Y
VALORACIÓN DE IMPACTOS AMBIENTALES
Número de página 9 de 12

Una vez evaluados cada uno de los criterios mencionados, se procede a realizar la
cuantificación del valor del impacto y su importancia, a saber:

Valor del impacto

Para realizar la cuantificación de la importancia del impacto en términos numéricos
(valor del impacto), se procede a realizar a multiplicación directa de los valores
obtenidos en los criterios de evaluación como sigue a continuación:

I=P*D*A*R*C

Donde:
I=Importancia
P=Probabilidad
D=Duración
A=Alcance
R=Recuperabilidad
C=Cantidad

Importancia del impacto

De acuerdo con los resultados obtenidos en la anterior operación, se establece la
importancia en términos cualitativos para cada impacto de la siguiente manera:

Parámetro Rango Rango

Baja 1 – 3.125
Importancia Moderada 3.126 – 12.500
Alta 12.501 en adelante
Tabla 6 Rangos de importancia del impacto

 Evaluación Cualitativa
En relación a la la importancia del impacto se establece la significancia del mismo.
Por lo tanto:

Parámetro Rango Importancia

No
Baja 1-3125
significativo
Significancia
Moderada 3.126 – 12.500
Significativo
Alta 12.501 en adelante
Tabla 7 Evaluacion Cualitativa

9
 SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
Código: GC-PR-006

Fecha: 16 de diciembre de
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO
2014
PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL Versión: 003
PROCEDIMIENTO: PARA IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS Y
VALORACIÓN DE IMPACTOS AMBIENTALES
Número de página 10 de 12

4. Medidas de actuación
De acuerdo con lo anterior, se deben establecer medidas de actuación según se
requiera. Cabe mencionar que las acciones están consignadas en los programas
de gestión que se han identificado dentro de la Matriz. Es importante tener en
cuenta lo siguiente:

Un impacto significativo es aquél cuya ocurrencia es segura e inevitable y sobre

el cual es imperativo tomar medidas de control inmediatamente para reducir su
significancia. Sobre estos se establecen los programas de gestión de la Entidad.

Un impacto no significativo es aquél cuya ocurrencia es remota o menos

probable y sobre el cual se debe llevar una observación pero la actuación sobre el
mismo no es prioritaria.

5. Actualización
La actualización de la Matriz de Aspectos e Impactos Ambientales debe ser
realizada como mínimo una vez al año y estará a cargo tanto del Coordinador del
Grupo Administrativo como del Líder Ambiental.

En cada actualización se debe tener presente las actividades proyectadas o

nuevos desarrollos que la Entidad desee realizar para que sean integradas a la
Matriz, así como la normatividad contenida en la última versión de la Matriz de
Acceso a Requisitos Legales de la Entidad.

6. Divulgación
Una vez aprobada la actualización de la Matriz de Aspectos e Impactos
Ambientales, ésta debe ser comunicada a través de correo electrónico o por la
Intranet, y publicada en la Plataforma Institucional para el acceso de todos los
funcionarios de la Entidad.

10
 SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
Código: GC-PR-006

Fecha: 16 de diciembre de
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO
2014
PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL Versión: 003
PROCEDIMIENTO: PARA IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS Y
VALORACIÓN DE IMPACTOS AMBIENTALES
Número de página 11 de 12

7. Diagrama de flujo

Inicio-Fin Actividad Decisión

Conector de página Conector de actividades

Puntos
Documentos o
Descripción Responsable de
formatos
Flujograma control

INICIO
Definir metodología de la matriz para Líder de Gestión Ambiental,
la identificación de aspectos e Coordinador Grupo
impactos ambientales. Administrativo
Líder de Gestión Ambiental,
Identificación de las actividades de la
Coordinador Grupo
Superintendencia de Sociedades
Administrativo
Líder de Gestión Ambiental,
Definición de aspectos ambientales
Coordinador Grupo
asociados a cada actividad
Administrativo
Líder de Gestión Ambiental,
Diligenciamiento de la Matriz de
Coordinador Grupo GINF-F-026
Aspectos e Impactos Ambientales
Administrativo
Líder de Gestión Ambiental,
Determinar la significancia de los
Coordinador Grupo GINF-F-026
impactos ambientales
Administrativo
Determinar los controles para los
Líder de Gestión Ambiental GINF-F-026
impactos ambientales significativos.
Aprobación de la alta dirección de la
matriz verificando los aspectos
Acta de
Secretario General
identificados y su significancia.
aprobación
Comunicación a los funcionarios de
la Matriz de Identificación de Líder de Gestión Ambiental
Aspectos e Impactos Ambientales.
Líder de Gestión Ambiental,
Revisión y actualización de la matriz
Coordinador Grupo GINF-F-026
anualmente.
Administrativo
SI
Cambio de la matriz GINF-F-026
NO

FIN

11
 SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
Código: GC-PR-006

Fecha: 16 de diciembre de
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO
2014
PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL Versión: 003
PROCEDIMIENTO: PARA IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS Y
VALORACIÓN DE IMPACTOS AMBIENTALES
Número de página 12 de 12

5. ANEXOS Y REGISTROS

GINF-F-026: Formato Matriz para la Identificación de Aspectos y Valoración De

Impactos Ambientales.

6. CONTROL DE CAMBIOS
Versión Vigencia Vigencia Identificación de los Responsable
Desde Hasta cambios
001 03 de junio de 02 de octubre Creación del Coordinador
2014 de 2014 documento Administrativo
002 02 de octubre 16 de Inclusión del control Coordinador
de 2014 diciembre de operacional de los Administrativo
2014 aspectos identificados
003 16 de Se incluyeron nuevas Coordinador
diciembre de definiciones Administrativo
2014
003 3 de Modificación de la Coordinador
Noviembre de metodología de Administrativo
2015 evaluación de
impactos
004 15 de Complemento de
Diciembre de condiciones generales
2015 Reformulacion total
del procedimiento
Incorporacion de
medidas de actuación
Modificación de
actualización,
divulgación y diagrama
de flujo.

Elaboro : Profesional Grupo Administrativo Reviso: Coordinador Administrativo Aprobó: Coordinador Grupo de
Arquitectura Empresarial y SGI
Fecha : 15 de diciembre de 2014 Fecha : 15 de diciembre de 2014 Fecha: 16 de diciembre de 2014

12