PUNTO 5

CONTACTA CON LOS PONENTES QUE VAN A FORMAR PARTE DEL EVENTO Y CONSIGUE
PATROCINADORES

Cuando organizas un evento una de las cosas más importantes es elegir los mejores
ponentes. ¿Porque? Sus nombres y especialidades serán el reclamo para que tus
asistentes quieran comprar una entrada y estar en las conferencias o talleres que tus
ponentes impartan.

Cómo elegir a los mejores ponentes para tu evento profesional

Para elegir al ponente perfecto para tu evento profesional tienes que grabarte tres
palabras fundamentales: relevancia, objetivo e influencia.

Y te preguntarás… ¿qué significan? Aquí va la definición que te interesa saber:

 Relevancia: Un ponente de renombre, conocido dentro y fuera del sector de tu

evento, es un reclamo de 10 para los asistentes, pero… ¿tiene sentido? Si tienes
acceso a un orador influyente pero no tiene información de calidad que aportar a tu
evento, no fuerces su presencia solo por tener a alguien “famoso”. El objetivo es
que tus asistentes tenga un contenido de relevancia, no un autógrafo.

 Propósito: Debes tener claro cuál es el propósito a conseguir con cada ponente.

Por ejemplo, el orador principal es el que creará expectativas entre los asistentes y
marcará el tono del evento. Por otro lado, el ponente que inaugure las charlas
después de comer tendrá que ser alguien dinámico que despierte a los asistentes
con un tema que no requiera máxima concentración.
Cuando organices la agenda con los ponentes debes tener en cuenta el estilo de
cada uno, el objetivo de su ponencia y el horario que le asignas. Todo cuenta para
conseguir que tus asistentes repitan la experiencia.

 Influencia: Además de buscar ponentes con excelentes habilidades comunicativas,

un gran orador tiene que conseguir generar confianza con los asistentes inscritos
en tu evento y que su trayectoria sirva para persuadir al público que aún tiene
dudas.
Busca personas con influencia en las redes sociales y una reputación sólida. Tu
evento debe tener influencers del sector profesional.

¿Qué perfiles de ponentes puedes encontrar en un evento profesional?

La relevancia, el propósito y la influencia son las palabras clave que debe tener un

ponente de evento profesional, y esas cualidades se pueden encontrar en varios tipos de
oradores.
Hay varias categorías de ponentes que puedes reconocer con facilidad, atento a las
descripciones y decide a cuáles de ellos quieres fichar.

 El experto en la materia: Los ponentes expertos en la materia son ideales para las

conferencias especializadas. Este tipo de profesional está al día de las novedades en el
tema que trata y aporta una visión fresca que marca la diferencia.
 El conferencista famoso: Hay ponentes que son célebres entre el sector
profesional y fuera de él. Estos nombres es muy interesante tenerlos en cuenta porque
dan visibilidad al evento, pero recuerda no forzar e invitar a uno de estos oradores si no
aporta información de relevancia a tu evento.

 El artista: A veces tu evento gana interés si invitas a un artista inesperado, puede

ser un músico, literato, cómico… Quizás no esté estrechamente vinculado con el tema
que se trata en el evento profesional, pero si encuentras un punto de unión con tu
proyecto, sirve de maravillosa evasión a los asistentes.

 El influencer: No todos los influencer están en Instagram y tienen menos de 30

años. En esta categoría hay desde autores consagrados hasta estrellas de YouTube. Son
personas con millones de seguidores fieles que acudirán a un evento que lleve su
nombre. En los eventos profesionales el efecto fan también se puede utilizar.

¿Dónde encuentro a los mejores ponentes?

Ahora que sabes qué debe tener un ponente y qué perfil puede tener… ¿dónde puedes
encontrarles?
 Encuestas entre los asistentes. ¿Por qué no preguntas a los asistentes a qué
profesionales les gustaría escuchar en tu evento? Esta forma de decidir quiénes serán tus
ponentes te ofrece información acerca de los intereses de tus asistentes y quizás te lleva
a contemplar nombres que no tenías en mente.
 Miembros internos, socios y patrocinadores. Es una práctica normal
que empleados y los miembros organizadores hablen en sus eventos. La posibilidad de
ofrecer alguna charla también se hace extensiva a socios y patrocinadores. Este tipo de
ponente es el más fácil de asegurar, porque son personas implicadas de antemano en
que este proyecto salga bien.
¡Ojo! No llenes tu agenda con conferencias impartidas por personal interno, porque los
asistentes pueden pensar que tu evento no tiene presupuesto para contratar a oradores
externos o que estás aprovechando la ocasión para grabar un spot de la empresa, y esta
imagen no te interesa proyectarla.
 Convocatoria abierta de propuestas. Una manera de conocer grandes ponentes
con buenas ideas es abrir una convocatoria con el tema de tu evento y que se apunten los
oradores que quieran participar.
Si buscas un tipo de ponente con características concretas déjalo claro en la convocatoria
y realiza una campaña de publicidad para que esta propuesta llegue al mayor número de
profesionales interesados.
 Bases de datos. Existen sitios web como SpeakerHub  que te permiten clasificar y
filtrar miles de ponentes según el tema y la especialidad que buscas.
 Publicaciones profesionales. Las revistas académicas, los sitios web de noticias
especializadas y los blogs profesionales son buenas plataformas para descubrir a los
ponentes que pueden aportar a tu evento información interesante. Intenta mantener al día
una base de datos con las publicaciones más relevantes y los nombres que se repiten en
ellas, ahí estarán tus mejores oradores.
 Redes sociales profesionales. Redes sociales como YouTube o LinkedIn son una
ventana a grandes ponentes que muestran vídeos con sus conferencias y cuelgan
publicaciones propias. Descubrir en las redes sociales a tus ponentes te servirá para
hacerte una idea del nivel de seguidores que mueven y cuál es su especialidad y estilo.
Recuerda que es imprescindible para darle dinamismo a tu evento saber cuál es el estilo
de cada ponente para organizar su participación en el momento del día que mejor encaje
con los asistentes.
Busca el ponente perfecto y cuando tengas todos los nombres, organiza la agenda de tu
evento profesional buscando que tus asistentes tengan jornadas equilibradas y dinámicas.
Y no te olvides de que antes de poner en marcha un evento, sea del tipo que sea, la
planificación estratégica es fundamental. Aprovecha esta plantilla gratuita y no dejes los
pasos fundamentales a la improvisación.

Si estás en el mundo de la organización de eventos, congresos y conferencias sabrás

que los ingresos de un patrocinador pueden llegar a ser cruciales para que un
proyecto se lleve a cabo o no.
Por desgracia, conseguir patrocinadores que apoyen económicamente nuestro evento
puede ser tan difícil como la organización del evento en sí. Sobre todo porque el conjunto
de habilidades para organizarlo son completamente diferentes al conjunto de habilidades
necesarias para cerrar un acuerdo con un patrocinador.

Conseguir patrocinadores se basa en la empatía

Lo primero requiere un equilibrio entre la lógica y la creatividad, con mucha atención al
detalle para ejecutar a la perfección. En cambio, conseguir a un patrocinador se basa en
el poder de persuasión y la empatía para crear una propuesta atractiva y que se ajuste a
los intereses concretos de ese patrocinador.

Los patrocinadores se comprometen con eventos muy definidos

Además, los patrocinadores tienden a apoyar eventos muy definidos y por ello van a pedir
información concreta para asegurarse de que el retorno de su inversión está
asegurado: ¿Cuántos asistentes o venta de entradas se prevén?, ¿Se tiene algún tipo de
información demográfica de ellos?, ¿Quién serán los ponentes y otros patrocinadores?,
¿Qué acciones están previstas para que tenga más impacto mi inversión?
Aunque parezca una tarea complicada, buscar y conseguir patrocinadores para tu
próximo evento o congreso puede ser sencillo si sigues estos consejos:

1. Empieza con tiempo y adopta una actitud proactiva

Establecer un plazo por lo menos de 6 meses antes de la fecha del evento para comenzar
a identificar posibles patrocinadores es el primero de los consejos. En la mayoría de los
casos, los patrocinadores son grandes empresas y su proceso para tomar estas
decisiones es lento. Aún será necesario más tiempo si no se tiene una persona de
contacto a la que hacerle llegar nuestra primera propuesta.
CONSEJO PRO: Los que toman las decisiones trabajan más duro que nadie. Por lo tanto,
es aconsejable llamarles antes de las 9am o después de las 7pm. Vas a tener una
probabilidad mucho mayor de contactarles cuando la centralita no esté allí para
defenderles de la llamada.
 2. La estrategia de precios SÍ importa

Lo ideal es tener 3 o 4 opciones de patrocinio con los que crear varios niveles de valor.
Típicamente a estos “packs” se les llama diamante, oro, plata y bronce e interesa
limitar las propuestas de más valor (diamante y oro) a pocos patrocinadores y abrir las
opciones más económicas (bronce) a más patrocinadores. Con esta estructura
escalonada se llega a más patrocinadores con mayor y menor capacidad financiera a la
vez que posiciona a los patrocinadores diamante como VIP.
.
3. Crear un pack de patrocinio atractivo
Si conseguir a un patrocinador es cosa de empatía, crear una oferta de patrocinio que los
convenza también lo es y hay que ofrecer lo que la mayoría de patrocinadores buscan:
crear impacto ante ese público. Para ello se tiende a seguir º:
 Para los packs más económicos se acostumbra a ofrecer visibilidad de marca
como incluir el logo en los mailings, en un lugar visible de la web o con menciones en las
redes sociales.
 Para los packs de más valor, en los que la visibilidad de marca no acostumbra a
ser atractiva, se recomienda ofrecer una mesa redonda, un taller creativo o incluso un
discurso de apertura ya que permite generar un impacto más directo entre los asistentes.
CONSEJO PRO: Explora el valor que la App del evento o congreso puede aportar en este
aspecto e incorpora todas sus opciones dentro de los packs de sponsorship. Pídenos un
pdf de las opciones que Meetmaps ofrece en este sentido y los precios orientativos que
puedes cobrarle a un cliente por ello.
4. No hay que olvidarse de aportar valor a los asistentes
Mientras que encontrar y cerrar acuerdos con patrocinadores es fundamental para hacer
un evento con impacto, no siempre será oportuno hacerlo solo por el dinero. Al
final, todos los patrocinios deben aportar valor a la experiencia del asistente. Si no
se actúa siempre con la audiencia en mente, entonces se corre el riesgo de disminuir el
valor del evento y perjudicar a la marca