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Proyecto Final Cande
Proyecto Final Cande
PRESENTADO POR:
TUTORA DE PRACTICAS:
SHERIDA MOLINA
FACULTAD DE INGENIERIAS
PRACTICA EMPRESARIAL
X SEMESTRE
BARRANQUILLA, 2020-2
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UNIVERSIDAD SIMON BOLIVAR
TABLA DE CONTENIDO
Contenido
INTRODUCCION ........................................................................................................................................... 3
GENERALIDADES DE LA EMPRESA ............................................................................................................. 4
2.1 MISION ............................................................................................................................................... 4
2.2 VISION ............................................................................................................................................... 4
2.3 POLITICAS DE CALIDAD ................................................................................................................. 4
2.4 OBJETIVOS DE CALIDAD................................................................................................................ 4
2.5 ESTRUCTURA .............................................................................................................................. 5
3. DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA Y PLANTAMIENTO DEL PROBLEMA ........................................... 6
3.1 PREGUNTA PROBLEMA .................................................................................................................. 7
3.2 ANÁLISIS DOFA ................................................................................................................................ 7
5. OBJETIVOS ............................................................................................................................................. 9
5.1 OBJETIVO GENERAL ...................................................................................................................... 9
6. MARCO TEORICO ................................................................................................................................... 9
6.1 Secretaria de Planeación Municipal .......................................................................................... 9
6.2 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ............................................................................................... 10
6.3 TIPOS DE ESTRUCTURAS ................................................................................................................. 11
ESTRUCTURA LINEAL: ........................................................................................................................ 11
ESTRUCTURA MATRICIAL ................................................................................................................... 11
Estructura por Departamentalización: ............................................................................................. 12
7. DESARROLLO DEL TRABAJO ................................................................................................................... 14
7.1 MARCO METODOLOGICO ................................................................................................................. 14
7.2 HERRAMIENTA PARA LA OBTENCIÓN DE RESULTADO DEL OBJETIVO # 1 .................................... 16
8 INDICADORES DE RESULTADOS ............................................................................................................... 19
9. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.................................................................................................. 20
9.1 RECOMENDACIONES ......................................................................................................................... 22
Referencias.................................................................................................................................................. 23
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INTRODUCCION
Lo que se quiere llevar acabo en este proyecto, es diseñar un plan para fortalecer y
mejorar el desempeño a la secretaria de planeación de infraestructura pública en el área
administrativa del municipio de Sucre que permita fortalecer la dependencia, para así
prestar un servicio de alta calidad a los habitantes del municipio. Para tener un
diagnóstico claro acerca de los problemas presentados en la secretaria de Planeación, se
implementará el uso de herramientas metodológicas que permita hacer encuestas a los
funcionarios de la secretaria y revisión documental mediante listas de chequeo, con el fin
de recolectar toda la información necesaria para hacer un diagnóstico y evidenciar todas
las falencias que se presentan en la secretaria. Debido a esto se va a determinar las
debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas mediante matrices y evaluación de los
resultados que se van a obtener con la implementación de las herramientas
metodológicas. Puesto que se utilizarán estrategias que mejoren los procesos que se están
manejando en la secretaria. La mejora en su planeación estratégica, la aplicación de
manuales de funciones y el fortalecimiento en los procesos de calidad ligados al Modelo
Estándar de Control Interno (MECI).
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GENERALIDADES DE LA EMPRESA
ALCADIA DEL MUNICIPIO DE SUCRE – SUCRE
SECRETARIA DE PLANEACION
2.1 MISION
Gestionar proyectos de desarrollo para el mejoramiento de la actividad económica,
administrativa y social del municipio, y así brindar un mejor servicio como ente
gubernamental comprometido con la comunidad sucreña.
Ser el apoyo de los ciudadanos cuando estos lo requieran, además fortalecer la relación
entre la ciudadanía y gobierno para que la administración se clara y legitima ante todos.
2.2 VISION
Constituirse como municipio ejemplo de desarrollo y sostenibilidad que asegure una mejor
calidad de vida para los ciudadanos del presente y del mañana.
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• Garantizar el uso racional de los recursos financieros, económicos y tecnológicos para
cumplir con los objetivos institucionales
2.5 ESTRUCTURA
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en el caso de Colombia la falta de planeación sigue retrasando las obras que benefician a
toda una comunidad, generando inconformidades y atraso en el desarrollo del país.
Ahora bien, la secretaría de planeación del municipio de Sucre – Sucre tiene una
estructura organizacional inadecuada que no permite adelantar y terminar los programas y
proyectos con eficiencia y eficacia. Esto repercuta en la dificultad de una buena prestación
en los servicios y cumplimiento de las obras requeridas en el Municipio, lo cual se debe en
parte al déficit del personal profesional para desarrollar las muchas funciones que se
necesitan para llevar acabo las actividades programadas por la dependencia de secretaria de
planeación, así como tampoco dispone de los manuales de procesos ni de un adecuado
trabajo en equipo con la MGA (metodología general para la formulación y evaluación de
proyectos) entre otros procedimientos internos que permitan el desarrollo con calidad de las
actividades, a lo cual se le suma que no existe estrategia planificada que permita una misión
y visión.
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3.1 PREGUNTA PROBLEMA
¿Cuál es la estandarización de actividades para los cargos en el área administrativa de la
Secretaria de Planeación de infraestructura pública del municipio de sucre – sucre?
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4. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
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5. OBJETIVOS
5.1 OBJETIVO GENERAL
Estandarización de actividades para los cargos del área administrativa de la Secretaria de
Planeación de infraestructura pública del municipio de Sucre – Sucre
Diagnosticar la sección del área administrativa para reunir de manera concreta las
tareas que no están dentro del esquema de actividades en la Secretaria de Planeación.
Proponer las actividades que se relacionan con las funciones y responsabilidades
desarrolladas por la Secretaria de Planeación para así prestar un servicio de calidad a
la comunidad.
Emitir recomendaciones en donde el recurso humano se integre con el modelo de
proceso que se debe tener en cuenta a la hora de realizar actividades dentro de la
Secretaria de Planeación.
6. MARCO TEORICO
6.1 Secretaria de Planeación Municipal
Formular, desarrollar y vigilar el cumplimiento de los planes territoriales y del desarrollo
administrativo, los objetivos, las estrategias, las políticas sectoriales y metas, conforme a las
directrices señaladas por el alcalde para alcanzar el desarrollo sostenible del municipio, en
beneficio de todos los habitantes y de su territorialidad, conforme al Plan de Desarrollo, y en
concordancia con la planificación y normatividad al respecto para todos los niveles
territoriales. De igual forma, formular y adoptar las políticas frente a la planeación y
desarrollo institucional de la administración Municipal (PLAN DE DESARROLLO, 2008).
• Asesorar, coordinar y manejar todos los asuntos relacionados con la planeación del
territorio urbano y rural
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• Elaborar en coordinación con los diversos actores comprometidos, el Plan de
Ordenamiento Territorial.
• Hacer seguimiento y evaluación del plan de desarrollo y proponer al Alcalde los ajustes
requeridos o su revisión integral cuando sea pertinente.
• Prepara los planes y proyectos de corto, mediano y largo plazo para la construcción y
conservación de las obras publicas contempladas en los planes de desarrollo y programa de
gobierno.
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Es importante conocer qué clase de estructuras organizacionales utilizan las diferentes
empresas. Saber porque y cómo funcionan, que ventajas y desventajas poseen, que interés
persiguen cada una de ellas y si se acomodan a las necesidades de las organizaciones, de esta
manera, el trabajo que hemos desarrollado abarca los aspectos más importantes de cada una
de las estructuras de organización empresarial, su aplicación y saber diferenciar
adecuadamente las características de cada una de ellas para poder ser aplicadas a las
necesidades de las empresas en la actualidad.
El secreto del éxito en cualquier campo está en la organización, lucha constante para
Conseguir el objetivo deseado.
Como la autoridad está centrada en una sola persona esta toma las decisiones y asume el
control, los empleados están sujetos a las decisiones del gerente u propietario, llevando a
cabo las operaciones para cumplir las metas.
ESTRUCTURA MATRICIAL
Esta estructura consiste en la agrupación de los recursos humanos y materiales que son
asignados de forma temporal a los diferentes proyectos que se realizan, se crean así, equipos
con integrantes de varias áreas de la organización con un objetivo en común: El Proyecto,
dejando de existir con la conclusión del mismo.
Los empleados dentro de la matriz poseen dos jefes; un jefe de función: quien es la
cabeza de la función, es decir, al cual se le informa acerca de los asuntos relacionados con
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aspectos funcionales; y el jefe de Proyectos que es el responsable de los proyectos
individuales, todos los empleados que trabajan en un equipo de proyectos se llaman gerentes
de subproyectos y son responsables de manejar la coordinación y comunicación entre las
funciones y proyectos.
No todas las empresas son aptas para desarrollar este tipo de organización, por eso es
necesario tener en cuenta las siguientes condiciones:
Permite reunir varios expertos en un equipo, esto conlleva a que se de tina jerarquía muy
reducida y halla mayor flexibilidad y autonomía en la organización. Ayuda a mitigar los
conflictos entre los objetivos generados por las distintas áreas funcionales de la organización.
Sirve para el entrenamiento de cantera (sitio que proporciona personas o elementos para el
ejercicio de un trabajo o profesión) de Jefes.
El método o los métodos usados deben reflejar el agrupamiento que mejor contribuiría al
logro de los objetivos de la organización y las metas de cada departamento.
“La medición de carga laboral es la aplicación de técnicas para determinar el tiempo que
invierte un trabajador cualificado en llevar a cabo una tarea definida efectuándola según una
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norma (método) de ejecución preestablecida”, y determina la cantidad de personal necesario
para la eficiente realización de las funciones asignadas.
El concepto “medición de las cargas de trabajo” tiene sus raíces en la organización científica
del trabajo. Su principal promotor, Frederick W. Taylor, considerado padre de la “Gestión
científica”, mejoró los estándares de trabajo mediante el estudio detallado de los tiempos de
ejecución y fue el primero en utilizar el cronometro para medir las cargas de trabajo.
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La población se define como “un conjunto de todos los elementos que estamos
estudiando, acerca de los cuales intentamos sacar conclusiones” (Richard Levin, 1996).
Según Pedro Luis López en su artículo POBLACIÓN MUESTRA Y MUESTREO, define “la
muestra como un subconjunto o parte del universo o población en que se llevará a cabo la
investigación en los cuales hay procedimientos para obtener la cantidad de los componentes
de la muestra como fórmulas, lógica y otros que se verán más adelante”.
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técnica conduce a la obtención de información la cual nos permite resolver el problema
planteado.
Contrastar los resultados obtenidos, por lo cual esta metodología busca comparar todos los
resultados esperados.
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7.2 HERRAMIENTA PARA LA OBTENCIÓN DE RESULTADO DEL OBJETIVO # 1
LISTA DE CHEQUEO
SECRETARIA DE PLANEACIÓN
ITEMS PREGUNTAS SI NO OBSERVACIONES
¿Cuenta la secretaria de planeación con un Manual de
1 funciones? X
¿Considera usted que realiza actividades que no le
competen? X
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¿La secretaria de Planeación tiene un orden para la
realización de sus actividades?
3 X
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7.3 ESTADARIZACIÓN DE ACTIVIDADES PARA CADA FUNCIONARIO EN EL AREA ADMINISTRATIVA DE LA
SECRETARIA DE PLANEACION DEL MUNICIPIO DE SUCRE – SUCRE, QUE CORRESPONDE AL OBJETIVO # 2
Cargo Función
Coordinar con los organismos de orden
municipal la formulación, integración y
revisión de las políticas sectoriales, el
plan vial y de transporte y la política
sobre tierras.
Inspector de obra Administrar y mantener actualizada la
relación de obras realizadas en el
municipio, con su correspondiente
contrato.
Prestar ayuda en la ejecución de
actividades en las diferentes vías de
acceso del municipio.
Colaborar en la preparación de los
planes y proyectos de corto, mediano y
largo plazo, para la construcción y
conservación de las obras publicas
contempladas en los planes de
desarrollo y el programa de gobierno.
Realizar la interventoría de las obras de
competencia de la secretaria, que
ejecuta el municipio por contratación.
En caso que la interventoría sea
contratada deberá supervisar el
cumplimiento de la misma
Comprobar y constatar el cumplimiento
de las obras que se están ejecutando
teniendo en cuenta las normas,
calidades y demás detalles asignados en
los documentos, contratos, mapas y
gráficas.
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Coordinar acciones con las entidades del
ramo los programas de viviendas de
interés social para la ejecución de sus
políticas.
Coordinar la realización de planes,
programas y proyectos de vivienda para
aquellos programas adelantados con
participación del municipio.
Apoyar a la ejecución de planes de
vivienda por los diferentes planes y
Coordinador de viviendas programas de construcción, adquisición,
mejoramiento, reubicación,
rehabilitación, renovación o legalización
de títulos de viviendas de interés social.
Administrar y disponer de las tierras
ejidales, baldíos del municipio demás
inmuebles que el municipio adquiera a
cualquier titulo o de los que otras
personas, entidades públicas o privadas
se le trasladen, apropian, aporten,
cedan o entreguen en donación.
Atención al publico
Procesos de certificación
Agenda citas de todo el personal de
SECRETARIA GENERAL trabajo
Gestión de documentos
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Manejo de información
(Dennis Jiménez, 2016) define al clima laboral como “como el conjunto de características que
describen a una organización y que la distinguen de otras organizaciones, estas características
son relativamente perdurables a lo largo del tiempo e influyen en el comportamiento de las
personas en la organización” en otras palabras el ambiente laboral es un elemento
trascendental del día a día de una empresa, ya que si no hay una estabilidad adecuada, un
espacio de buena convivencia también influirá en los resultados esperados del área de
trabajo. De esta manera es importante que se tengan en cuenta diversos aspectos que pueda
mejorar estas relaciones y asimismo familiarizar al personal con sus funciones para que no
existan polémicas a la hora de ejecutar cada actividad:
Hace ya 60 años (Lewin, 1951), ya indicó la relevancia del clima al señalar que el
comportamiento humano está influido por el “campo” psicológico o el ambiente en el que se
desenvuelve la persona. En este sentido, el clima es relevante para entender otros aspectos
objetivos de la organización.
8 INDICADORES DE RESULTADOS
Se realizo una lista de chequeos a la población del área administrativa de la Secretaria de
Planeación del Municipio de Sucre - Sucre, en la que se evidencio una falencia en el aspecto
de organización y funcionamiento de las actividades, que desafortunadamente estaba
afectando el clima laboral, puesto que se mostró desorden en la asignación de funciones que
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debería tener cada cargo, por esta razón, el personal tiene bajo su responsabilidad tareas que
no le competen y que deberían ser parte de otro funcionario; debido a esto se desarrolló una
lista de funciones que deberá tener cada personal para que de esta forma, primero que se
equilibren y organicen las funciones y segundo mejore el ambiente laboral. Equilibren y
organicen las funciones y segundo mejore el ambiente laboral.
9. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
A consecuencia del trabajo de investigación, es importante tener en cuenta un plan de
organización dado para cada empresa y específicamente cada área de trabajo, ya que este
permite una mejor secuencia y resultado en cada actividad que se haga.
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Por su parte la Secretaria de Planeación forma parte de un elemento fundamental de toda
alcaldía municipal, ya que esta garantiza el proceso y el crecimiento social, ejecutando
diversos proyectos que aportan al desarrollo económico, territorial y cultural.
Por otro lado, es de vital importancia contar con una buena organización, ya que esto va a
garantizar a la secretaria de planeación un orden lógico al momento de desempeñar cada
persona sus actividades, debido a esto se estandarizaron varias actividades a cada funcionario
con el fin de que puedan realizar el trabajo que les compete.
Urge que la Administración Municipal de Sucre - sucre, haga un análisis serio de la actual
situación de dependencias claves para el desempeño de sus funciones; este estudio sirve
como partida para este fin, pues no se trata simplemente de crear nuevas funciones y
contratar más personal, hay que ir más allá, y examinar todas las posibilidades que hagan que
el personal que ingrese esté capacitado para la realizar el cargo que va a ejercer.
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9.1 RECOMENDACIONES
Después de realizado el estudio de una estandarización de actividades para la Secretaría
de Planeación y analizando sus resultados, se recomienda la creación de varias funciones en
los diferentes niveles jerárquicos, para garantizar el óptimo funcionamiento de la
dependencia, así como mejorar la calidad de vida de sus trabajadores.
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Referencias
(s.f.).
Dennis Bonilla, E. J. (2016). Clima laboral y su incidencia en la satisfacción de los trabajadores de una
empresa de consumo masivo. Revista Ciencia UNEMI , 27-28.
Dennis Jiménez, E. J. (2016). Clima laboral y su incidencia en la satisfacción de los trabajadores de una
empresa de consumo masivo. Revista Ciencia UNEMI, 27-28.
PLAN DE DESARROLLO, S. D.-2. (2008). PROYECTO DE ORDENANZA POR LA CUAL SE ADOPTA EL PLAN
DEPARTAMENTAL DE DESARROLLO DE SUCRE 2020 – 2023 “SUCRE DIFERENTE”. SUCRE - SUCRE:
GOBERNACION DE SUCRE.
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