REGISTRO DE CREACION Y/O ACTUALIZACION DE PROVEEDOR

Certificado N° SC 779-1

INFORMACION DEL PROVEEDOR

1. DATOS BASICOS

NOMBRE O RAZON SOCIAL: CC/NIT:

DIRECCION DOMICILIO CIUDAD REGION PAIS

E-MAIL DE CONTACTO TELEFONOS FAX

PERSONA DE CONTACTO COMERCIAL CARGO

REPRESENTANTE LEGAL IDENTIFICACION TIPO

¿Administra recursos ¿Tiene grado de poder político?

públicos?
SI NO SI NO

¿Tiene reconocimiento SI NO ¿Tiene vinculo con una persona SI NO

publico? considerada PEP (persona
expuesta
políticamente/públicamente)?

2. INFORMACION ACCIONISTAS Y/O SOCIOS CON PARTICIPACION IGUAL O SUPERIOR AL 25%

(Solo aplica para personas jurídicas)

ACCIONISTA / SOCIO IDENTIFICACION PARTICIPACION

(%)

3. INFORMACION TRIBUTARIA

REGIMEN COMUN SIMPLIFICADO GRAN CONTRIBUYENTE : SI NO N° RESOLUCION

CODIGO ACTIVIDAD ECONOMICA AUTORETENEDOR SI NO N° RESOLUCION

4. INFORMACION INDUSTRIA Y COMERCIO - Si es Contribuyente

AUTORRETENEDOR SI NO N° RESOLUCION

CODIGO ACTIVIDAD TARIFA MUNICIPIO

CODIGO ACTIVIDAD TARIFA MUNICIPIO

Importante: Si en este formato o en la primera factura que envíe no se especifica esta información se tomara la tarifa mas alta.

5. INFORMACION BANCARIA

A partir de la fecha, autorizo realizar transferencias de fondos a la cuenta bancaria indicada a continuación, para efectos de los pagos correspondientes
a las facturas a nuestro favor.

BANCO: NUMERO DE CUENTA: TIPO DE CUENTA:

Nota: Adjuntar certificación bancaria no mayor a 6 meses de expedición.

6. USUARIOS PORTAL PROVEEDORES

NOMBRE CARGO TELEFONO/EXT. CORREO ELECTRONICO

USUARIO PARA
CERTIFICADOS

USUARIO PARA
CONSULTA DE PAGOS

7. DECLARACION Y AUTORIZACIONES DE LEY

AUTORIZACION PORTAL PROVEEDORES: Autorizo la creación del usuario de ingreso al Portal de Proveedores y el envío de la clave al correo
electrónico registrado en el presente formulario. Entiendo y acepto que la clave asignada es de carácter personal, confidencial, indelegable e
intransferible, su manejo es responsabilidad nuestra, y por tal razón, exonero a Harinera del Valle S.A. por el mal uso que pueda hacerse de ella. De
igual forma, me comprometo a solicitar la modificación y/o cancelación de la clave asignada ante cambios en el personal que administra la misma.

ORIGEN DE FONDOS: Declaro que los dineros y/o bienes que serán utilizados de forma directa o indirecta para la prestación de los servicios o la
provisión de productos a Harinera del Valle S.A., no provienen de ninguna actividad ilícita contemplada en el Código Penal Colombiano o en cualquier
norma que lo modifique o adicione. Garantizo la veracidad de la información suministrada en el presente formulario.

TRATAMIENTO DE INFORMACION: En mi calidad de titular de información y/o representante legal del titular de la información, actuando libre y
voluntariamente, autorizo de manera expresa a Harinera del Valle S.A., o a quien represente sus derechos, a consultar, verificar, recolectar, solicitar,
suministrar, reportar, difundir, transmitir y/o transferir de forma parcial o total mi información y/o de la sociedad que represento que se refiera a
aspectos crediticios, financieros, comerciales, antecedentes penales y disciplinarios en las diferentes bases de datos nacionales y/o extranjeras, en los
términos que establece el Manual de Políticas de Tratamiento de Datos Personales de Harinera del Valle S.A. que obra en la página Web
http//www.hv.com.co, las Leyes 1266 de 2008 y 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, y en la demás normatividad aplicable. De igual forma,
autorizo a Harinera del Valle S.A. a emplear mi información y/o de la sociedad que represento para contactarme, y/o realizar con dicha información
actividades promocionales, marketing, y estudios de preferencias de consumo. En caso que Harinera del Valle S.A. realice una venta de cartera o una
cesión a cualquier título de las obligaciones que tenga a su cargo, los efectos de la presente autorización se extenderán al tercero, en los mismos
términos y condiciones.

Anexo A. GF.GFC.CON-1238

1 de 3
8. REQUISITOS MINIMOS DE SEGURIDAD OEA

8.1. ASOCIADOS DE NEGOCIO

En mi calidad de proveedor de Harinera del Valle S.A., me obligo a contar con una exigente selección y monitoreo continuo de nuestros asociados de
negocio, para protegernos de actividades ilícitas e incidentes de contaminación en nuestra cadena de suministro. SI__ NO__

8.2. SEGURIDAD DEL CONTENEDOR Y OTRAS UNIDADES DE CARGA

En mi calidad de proveedor de Harinera del Valle S.A., me obligo a tener implementadas medidas orientadas a mantener la integridad de los
contenedores y demás unidades de carga, así como de los medios de transporte, con el fin de prevenir la ocurrencia de incidentes de seguridad.
APLICA SI__ NO__

8.3. CONTROLES DE ACCESO FISICO

En mi calidad de proveedor de Harinera del Valle S.A., me obligo a controlar el acceso a nuestras instalaciones, lo cual incluye, medidas de control para
prevenir el acceso no autorizado, el control de empleados y visitantes y, la protección de nuestros bienes. SI__ NO__

8.4. SEGURIDAD DE PERSONAL

En mi calidad de proveedor de Harinera del Valle S.A., declaro y manifiesto estar al tanto de la importancia de conocer a nuestros empleados y demás
personal vinculado, por lo que tenemos establecidos procedimientos para la selección y retiro de nuestro personal. SI__ NO__

8.5. SEGURIDAD DE LOS PROCESOS

En mi calidad de proveedor de Harinera del Valle S.A., me obligo a:
(i) Contar con procedimientos para garantizar la integridad y seguridad de los procesos relativos al manejo, almacenamiento y transporte de carga en
la cadena de suministro. APLICA SI__ NO__
(ii) Validar que la carga concuerde con la documentación de envío y que ésta se encuentra disponible antes de la llegada o recepción de la carga en
destino. APLICA SI__ NO__
(iii) Contar con protocolos para reportar a la autoridad competente los casos en que se detecten irregularidades o actividades ilegales o sospechosas
en nuestra cadena de suministro internacional. APLICA SI__ NO__

8.6. SEGURIDAD FISICA

En mi calidad de proveedor de Harinera del Valle S.A., me obligo a:
(i) Tener implementadas medidas que garanticen la seguridad de todas nuestras instalaciones, así como la vigilancia y control de los perímetros
exterior e interior de las mismas. SI__ NO__
(ii) Contar con instalaciones de manejo y almacenaje de carga que cuenten con barreras físicas y elementos de disuasión para protegerlas contra el
acceso no autorizado. SI__ NO__

8.7. SEGURIDAD EN TECNOLOGIA DE LA INFORMACION

En mi calidad de proveedor de Harinera del Valle S.A., me obligo a contar con medidas que protejan el acceso no autorizado a nuestra información,
documentación y sistemas informáticos, para mantener la confidencialidad de la información en nuestras operaciones. SI__ NO__

8.8. ENTRENAMIENTO EN SEGURIDAD Y CONCIENCIA DE AMENAZAS

En mi calidad de proveedor de Harinera del Valle S.A., me obligo a tener implementados programas de formación para que nuestros empleados en
todos los niveles desarrollen la capacidad de mantener la seguridad de la cadena de suministro reconociendo amenazas internas y externas en cada
punto de la cadena. SI__ NO__

8.9. CONFIDENCIALIDAD
En mi calidad de proveedor de Harinera del Valle S.A. me obligo, de manera indefinida, a mantener la más absoluta reserva con respecto a la
información confidencial recibida de Harinera del Valle S.A. como dueña de la información. Esta información no podrá ser comunicada ni entregada a
terceros, salvo autorización previa y escrita de Harinera del Valle S.A. Por información confidencial se entenderá, sin limitación alguna, todos los datos,
descripciones, fórmulas, know–how, métodos, operaciones, procesos, productos y en general, cualquier información de naturaleza comercial,
económica, financiera, operativa, societaria y técnica, comprendida en algoritmos, compilaciones, diagramas, diseños, fórmulas, fotografías,
información de proveedores, planos, procedimientos, procesos, registros, técnicas y toda aquella información que esté relacionada con inventos,
marcas, nombres comerciales, patentes, programas, secretos industriales, software y derechos de propiedad industrial o intelectual, licencias y
cualquier otra información oral o escrita recibida Harinera del Valle S.A. Así mismo, me obligo a contar con controles y medidas de seguridad que
garanticen que la información confidencial recibida en ejecución de la relación comercial con Harinera del Valle S.A., mantenga dicho carácter de
confidencial. SI__ NO__

FIRMA DEL PROVEEDOR

Anexo A. GF.GFC.CON-1238

2 de 3
USO EXCLUSIVO SOLICITANTE CREACION Y/O ACTUALIZACION DEL PROVEEDOR - HARINERA DEL VALLE S.A.

FECHA DE RECIBIDO NUEVO ACTUALIZACION

SOLICITADO POR AREA

ORGANIZACIÓN DE COMPRAS SERVICIOS COMPRAS DISTRITO:

TIPO PROVEEDOR HUSO HORARIO CODIGO POSTAL ESTADO ( EXT.)

TIPO DE COMPRA O SERVICIO QUE OFRECE EL PROVEEDOR

COMPRAS SERVICIOS

ARRENDAMIENTO OTROS

CONDICIONES DE PAGO

MONEDA PEDIDO CONDICION DE PAGO CONTADO 30 DIAS 60 DIAS

JUSTIFICACION CREACION Y/O ACTUALIZACION DEL PROVEEDOR

OBSERVACIONES - ESPACIO SOLO PARA SER DILIGENCIADO POR TESORERIA Y CONTABILIDAD

Vo.Bo. Jefe Inmediato - Exclusivo para HARINERA DEL VALLE S.A.

Adjuntar los siguientes documentos:

(i) Certificado de existencia y representación legal no mayor a 3 meses (Cámara de Comercio).
(ii) Copia legible del RUT no mayor a 1 año en su fecha de generación.
(iii) Certificación bancaria no mayor a 6 meses.
(iv) Para personas naturales, adjuntar copia de cédula de ciudadanía.

Nota: El presente formato deberá ser remitido en original con firma del representante legal del proveedor, por lo que no se aceptará
por correo electrónico ni en copia física.

Anexo A. GF.GFC.CON-1238

3 de 3