Capitulo 3 Desaroto de propuestasde proyectos 9
3. Comente por qué los contratistas deben tomar decisiones de licitar/no licitar y los factoxes
involucrados para estas decisiones. Dé un ejemplo de cuindo debe lictar un contratista y
cuindo no,
4, Defina el concepto de propuesta y describa el propésito de la misma, Asimismo, elabore una
lista de las tes principales secciones de una propuesta y el propésito y los elementos de cada
5, ,Qué factores se deben considerar cuando un contratista calcula el precio de la propuesta?
{Por qué no es una tarea facil?
6, {Un contratista debe tratar de comunicarse con un cliente después de que ha presentado una
propuesta? Por qué?
7, ;Cémo evaliian os clientes sus propuestas? ;Qué factores podrian considera?
8, Siempre deben seleccionarse las propuestas con el precio més bajo? ;Por qué? Dé algunos
ejemplos.
9. Describa los dos tipos diferentes de contratos, cudndo debe usarse y los riesgos asociados con,
cada uno,
10, Dé ejemplos de algunas cléusulas miscelaneas que podrian incluirse en un contrato,
11. Describa los dos métodos de medicién de a eficacia de sus esfuerzos de propuesta
12, Elabore una propuesta completa en respuesta ala solicitud que elaboré en a pregunta 13 al
final del capitulo 2
EJERCICIOS DE INTERNET
Para responder alas preguntas siguientes realice una baisqueda en Internet del término “propuestas
‘modelo (sample proposal)’, usando su motor de bisqueda favorito,
1. Con base en los resultados de su busqueda, encuentre una propuesta modelo que se hays
publicado en Internet. ;Qué empresa u organizacién elaboré la propuesta y qué objetivo
pretendia lograr?
2. Evalic la eficacia de esta propuesta con base en Ia informacién que estudid en este capitulo,
‘Comente las ventajas y desventajas de la propuesta, ;Faltan algunos elementos que debe-
rian haberse incluido?
3. Descargue la solicitud de propuesta y revisela con base en lo que ha aprendido en este eapitu-
lo, Resalte las éreas revisadas. Qué hace que su solicitud de propuesta revisada sea mejor que
Ia original?
4, Localice un sitio web que proporcione sugerencias para desarrollar propuestas eficaces
Compare y contraste esta informacién con lo que se presents en el capitulo.
5. Explore y describa por lo menos tres software que puedan ayudarle a redactar una propuesta
cficaz, {Que funciones oftece el software? De ser posible, descargue una copia de evaluacién
de por lo menos uno de los programas.
CASO 1 Sistemas de Informacién Médica
Maggie Pressman, Paul Goldberg y Steve Youngblood son socios a partes iguales de su propia firma
de consultoria, que se especializa en el disefio ¢ instalacién de sistemas de informacién médica
Estos sistemas incluyen el procesamiento de registros de pacientes, recelas, facturas y seguros mé-
www.FreeLibros.me 90 Parte 1 Fliniio de un proyecto
dicos. En algunos casos, los clientes médicos tienen un sistema manual y quieren computarizarlo;
otros tienen un sistema de cSmputo que debe actualizarse y ampliarse
En Ja mayorfa de los casos a firma de consultoria compra el equipo y los programas necesarios
¢ instala el sistema integrado completo, casi siempre adaptado a las necesidades especificas de los
médicos mediante una serie de programas creados por sus desarrolladores, También oftecen capa
citacin para los empleados en el consultorio del méidico. El costo de la mayoria de estos proyectos
varfa de 10000 a 40000 délares, dependiendo de la cantidad de hardware requerido, Muchos mé:
dicos estin dispuestos a invertir esas sumas en lugar de contratar a un empleado de oficina que se
encargue de la documentacidn cada vez mayor.
El doctor Houser, uno de los médicos para quienes Paul habia hecho un proyecto anteriormen.
te, dejé las consultas privadas para unirse a la consulta médica en una organizacién que ofrece
servicios a nivel regional. Esta organizacién cuenta con seis consultorios en toda la regién, con un
promedio de ocho médicos en cada uno; dos de los consuitorios también incluyen wna farmacia,
La organizacién emplea un total de 200 personas. El doctor Houser se comunicé con Paul y le
pregunté si su empresa estaria interesada en presentar una propuesta para actualizar el sistema de
informacién para toda la consulta médica regional. El proyecto incluira la integracién de los seis
consultorios y las dos farmacias en un solo sistema; més adelante los médicos contratarén a un
técnico en sistemas para que supervise la operacin del sistema, En la actualidad, cada consultorio
tiene su propio sistema,
Por el doctor Houser, Paul se entera de que algunos de los otros médicos tienen pacientes que
trabajan para firmas de consultoria importantes que también podrian hacer el trabajo, Le explica
«que un equipo de representantes de los eis consultorios y les dos farmacias, con ayuda del gerente
de compras de la organizacién, han elaborado una solicitud de propuesta. Las propuestas deben
entregarse en dos semanas. La solicited fue presentada alas firmas de consultoria, las cuales estin
trabajando ya en sus propuestas. El gerente de compras no conocia la empresa de Paul, raz6n por la
cual no le envié una copia de la solicitud de propuesta
El doctor Houser le dice a Paul que lamenta no poder ahondar en el tema, pues él no esté tan
involucrada como algunos de los otros médicos, quienes intercambiaron ideas con sus pacientes
«que trabajan en las firmas de consultoria antes de que se emitiera la soliitud. El doctor Houser le
asegura que va a solicitar al gerente de compras que le envie la solictud de propuesta a Paul para
«que él presente una propuesta en dos semanas si est interesado,
‘Por supuesto’, dice Paul. “Pasaré a recogerla por la tarde” El le pregunta si sabe cuinto dinero
se ha asignado al proyecto pero ella no lo sabe. Paul recoge la solictud de propuesta hace copias
para Maggie y Seve, Cuando se reine con ellos, Paul se muestra entusiastarespecto a a aportuni-
dad. “Si hacemos este proyecto nos impulsaré hacia un érea de negocios completamente nueva, les
confirma Paul, “jEsta es la gran oportunidad que hemos estado esperando'’,exclama,
Maggie se queja: “Esto no podria haber llegado en un peor momento. Trabajo en tres proyectos
de otros médicos, y me estén presionando para que termine, De hecho, uno de ellos no est muy
satisfecho; dijo que sino termino su proyecto en dos semanas, ya no lo aceplaré y no nos recomen:
dard a otros médicos. Trabajo 16 horas al dia para terminar a tiempo y estoy demasiado compro:
metida, Estoy de acuerdo contigo en que es una gran oportunidad, pero me temo que no podré
dedicarle tiempo a la propuesta’.
Steve pregunta en voz alta: "La elaboracién de la propuesta es una cosa, pero gpodemos hacer el
proyecto? Creo que entre los tres tenemos la experiencia para sacar adelante un proyecto, pero es
demasiado grande, y también tenemos otros clientes”
www.FreeLibros.me Ccaptula 3 Desaroto de propuestasde proyectos $1
Paul responde: “Podemos contratar mas personas. Tengo algunos amigos que probablemente
querrian un trabajo de medio tiempo. ;Podemos hacerlo! Si no intentamos hacer proyectos como
éste, siempre seremos una empresa pequefia: rabajamos 12 horas diarias por una miseria, ¥ estos
trabajos pequefios para consultorios individuales no van a durar para siempre. Algiin dia todos
estarin computarizados, y quedaremos fuera del negocio. ;Qué podemos perder al presentar una
propuesta? {No podemos ganar si no la presentamos!
PREGUNTAS
1. ;Por qué este equipo no recibié la solicitud de propuesta al mismo tiempo que las firmas de
consultorfa més grandes?
2. :Por qué se considera a este equipo como candidato para presentar la propuesta?
3. Elabore un checklist de liitar/no licitar como ayuda para determinar si deben presentar una
propuesta,
4. Qué deben hacer Maggie, Paul y Steve? Al explicar su respuesta aborde las inquietudes de
cada uno de los integrantes del equipo.
ACTIVIDAD EN EQUIPO
Divida al grupo en equipos de tree o cuatro personas para que comenten el caso y decidan sila firma
de consultoria debe presentar una propuesta. Cada equipo debe proporcionat las razones que los
levaron a tomar esa decisidn, Pidales que eijan un vocero por equipo para que presente su decisibn
y sefiale las razones que los levaron a tomatla.
CASO 2
Nuevas instalaciones de manufactura en China
En su junta del 15 de enero, el consejo de administracién de Omega Consolidated Industries tomé
Ia decisién de construir nuevas instalaciones de manufactura en China y aprobé un monto de
hasta 180 millones de délares para financiar la construccin y las actividades iniciales. El consejo
quiere que las instalaciones se terminen en dos afios a partir de la fecha en que se seleccione al
contratista que las disefard y construird, Omega es una corporacién mundial con oficinas corpo-
rativas en Londres.
El consejo pidié a I. M. Uno, presidenta de Omega, que asigne un equipo para desarrollar una
solicitud de propuesta alos contratistas ce modo que disefien y construyan la empresa, ineluyendo
Ia instalacién de todo el equipo de produecién, las oficinas y un sistema de informacién integrado
El equipo tambicn sera responsable de monitorear el desempesio del contratistascleccionado para
ssegurar que cumpla con todos los requerimientosy las expecifiaciones de desempeno del contzato
La seiora Uno seleccioné a cuatro miembros de su equipo gerencial
+ Alysha Robinson, quien serd la gerente de fa planta en las nuevas instalaciones
+ Jim Stewart, Director de finanzas
+ Olga Frederick, Vicepresidenta de ingenierla,
+ Willie Hackett, Gerente de adquisiciones
El equipo cligié a Alysha como su lider Para el 30 de abril, habfan desarrollado ya una solicitud de
propuesta global que incluia:
+ Una definicin de trabajo que describia las tareas principales que el contratista debe completar,
asi como las especificaciones de desempenio para la capacidad de produccién dela instalacion
+ Lasolicitud de que el contratista complete l proyecto dentro de los 24 meses siguientes ala
firma del contrato
www.FreeLibros.me 22
Parte LE inici de un proyecto
+ Los ctiterios con los cuales el equipo debe evaluar las propuestas:
Experiencia relacionada 30 puntos
Costa 30 puntos
Programa 15 puntos
Diseno innovador 25 puntos
El contrato debe ser un contrato de precio fijo.
a solicitud de propuesta no establecia de cusinto dinero disponia Omega para el proyecto,
ELL5 de mayo, el equipo anuncié la solicitud de propuesta en varias publicaciones y sitios web de
negocios y requirié que los contratistas interesados entregaran sus propuestas antes del 30 de junio.
EL 30 de junio, el equipo de Omega recibié tres propuestas:
1, J&, Inc, una empresa estadounidense, presenté una propuesta de 150 millones de délares.
Sin embargo, la propuesta establecia que requeria 30 meses para completar el proyecto.
2. ROBETH Construction Company de Irlanda presenté una propuesta de 175 millones. La
‘empresa habfa construido en el pasado vatias instalaciones para Omega, y sus ditectivos con.
sideraban que tenfan una buena relacién con la seiiora Uno, Jim Stewart yla predecesora de
(Olga Frederick, quien recientemente habia dejado Omega para ocupar la presidencia de uno
de los competidores de Omega, el cual también estaba considerando construir instalaciones
en China,
3. Kangaroo Architects and Engineers de Australia presenté una propuesta de $200 millones. A
pesar de que Kangaroo nunca habia hecho un proyecto para Omega, es uno de los contratistas
suis importantes del mundo, ha diseitado y construido muchas instalaciones de diversos tipos
y tiene una sélida reputacién por sus conceptos innovadores, como sus disefios “verdes” que
no daiian el ambiente, y la construccién de instalaciones para exhibiciones que han recibido
premios, Habia construido instalaciones para varios de los competidores de Omega
El equipo se sinti6 decepcionado porque sélo recibieron tres propuestas; habtan esperado por
Io menos ocho,
E15 dejulio recibieron una cuarta propuesta de Asia General Contractors, unaempresacon sedeen
China, La propuesta fue por $160 millones, La empresa habia constraide muchas instalaciones
cen ese pais para otras corporaciones globales y sefialaba que tenfan un buen conocimiento de mu-
chos subcontratistas comerciales confiables en China, necesarios para realizar la obra, La propuesta
también indicaba que terminarian la construccién en 20 meses,
El equipo programé una junta para el 15 de julio con el propésito de comentar y, como equipo,
calificar cada una de las propuestas con respecto a los criterios de evaluacién. Eso proporcioné a
los miembros del equipo dos semanas para leer las propuestas de manera individual y desarrollar
ssus comentarios acerca de cada una, pero decidieron no calificar las propuestas antes de la junta
del 15 de julio,
En la junta del 15 de julio, Alysha abrié diciendo: “Me gusta la propuesta de Kengaroo porque
proporcionaria una instalacién vanguardista para exhibiciones"
Jim la interrumpi6: “La propuesta de Kangaroo cuesta mas de lo que el consejo ha asignado a
este proyecto; no ereo que debamos considerarla. Para mi, esta descartada’,
www.FreeLibros.me Capitulo 3 Desaroto de propuestasde proyectos 9
Alysha respondi6: “Aunque requeritia fondos adicionales al monto que el consejo aprobé oi
sinalmente, estoy segura de que puedo persuadir a I. M. y al consejo de que autoricen la suma
adicional necesaria’
Jim agrego: “Me gusta la propuesta de ROBETH. Hemos trabajado con ellos durante mis 30 aos,
en Omega y el costo de su propuesta se aproxima bastante alo que el consejo ha asignado, Conozco
a muchas personas en ROBETHY”
Olga mencioné: “Yo sélo he estado en Omega menos de un aio, pero hice mi trabajo y revi
sé los reportes finales de los proyectos anteriores que ROBETH hizo para Omega y encontré que
no cumplié sus programas propuestos en la mayoria de los proyectos y que algunos sistemas de
produccién nunca satisficieron todas las especificaciones de desempetio” Prosiguié: “También me
preocupa que continte la relacién de ROBETH con mi predecesora, quien ahora es presidenta de
‘uno de nuestros principales competidores, y el posible conflicto de intereses si también los selec
ciona nuestro competidor para construir la planta que estén considerando en China. Podrian usar
algunos de nuestros procesos para el disefio de a instalacién de nuestro competidor. Creo que seria
demasiado riesgoso contratarlos”
Y agregé: “Creo que la propuesta de Asia General Contractors debe considerarse seriamente a
pesar de que haya legado unos dias después de la fecha de entrega requerida’
Wille habls: “Estoy totalmente en desacuerdo; seria injusto para los ottos tres contratistas
Olga respondi6: “Creo que nuestro trabajo es seleccionar al contratista que proporcione el me-
jor valor y no preocuparnos por algunas reglas tontas como entregar con unos das de retraso; ja
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