MANUAL MANEJO INFORMES

ÍNDICE

COMENTARIOS AL DOCUMENTO.........................................................................................................2

MANEJO DE INFORMES...........................................................................................................................2
1 INTRODUCCIÓN............................................................................................................................2
1.1Terminología empleada..............................................................................................................2
1.2Esquema de un informe..............................................................................................................2
1.3Log On en BEx Analyzer.............................................................................................................2
1.4Iconos en BEx Analyzer..............................................................................................................2
2 GESTIÓN DE INFORMES......................................................................................................................2
2.1 Funcionalidades de informes......................................................................................................2
2.1.1 Añadir desglose...................................................................................................................................................2
2.1.1.1 Desglose en Filas (DrillDown).......................................................................................................................2
2.1.1.2 Desglose en Columnas (DrillThrough)...........................................................................................................2
2.1.1.3 Desglose de un Atributo navegacional...........................................................................................................2
2.1.2 Intercambiar........................................................................................................................................................ 2
2.1.3 Clasificar............................................................................................................................................................. 2
2.1.3.1 Dimensión en Área de datos...........................................................................................................................2
2.1.3.2 Resultado en Área de datos............................................................................................................................2
2.1.4 Visualización....................................................................................................................................................... 2
2.1.5 Supresión de Totales...........................................................................................................................................2
2.1.5.1 Dimensión en filas en Área de datos..............................................................................................................2
2.1.5.2 Dimensión en columnas en Área de datos......................................................................................................2
2.1.6 Calcular............................................................................................................................................................... 2
2.1.6.1 Resultados...................................................................................................................................................... 2
2.1.6.2 Valores individuales.......................................................................................................................................2
2.1.6.3 Acumulado..................................................................................................................................................... 2
2.1.6.4 También aplicar a resultados..........................................................................................................................2
2.1.7 Características (todas).........................................................................................................................................2
2.1.7.1 Representar como...........................................................................................................................................2
2.1.7.2 Posición de líneas de resultado.......................................................................................................................2
2.1.7.3 Suprimir líneas de resultado...........................................................................................................................2
2.1.7.4 Supresión de líneas/columnas cero.................................................................................................................2
2.1.7.5 Normalización................................................................................................................................................2
2.1.7.6 Anular............................................................................................................................................................ 2
2.1.8 Conversión de moneda........................................................................................................................................2
2.1.9 Propiedades......................................................................................................................................................... 2
2.1.9.1 Visualización..................................................................................................................................................2
2.1.9.2 Interacción...................................................................................................................................................... 2
2.1.9.3 Ancho de columna..........................................................................................................................................2
2.1.9.4 Información....................................................................................................................................................2
2.2 Funciones de la barra de iconos de SAP BIW............................................................................2
2.2.1 Abrir un libro de trabajo......................................................................................................................................2
2.2.2 Grabar un Libro de Trabajo.................................................................................................................................2
2.2.2.1 Grabar como libro de trabajo nuevo...............................................................................................................2
2.2.2.2 Grabar libro de trabajo existente.....................................................................................................................2
2.2.2.3 Modificar título del libro de trabajo................................................................................................................2
2.2.2.4 Grabar vista de query como destino de salto...................................................................................................2
2.2.2.5 Grabar vista de query global...........................................................................................................................2
2.2.2.6 Grabar un informe en Local............................................................................................................................2
2.2.3 Refrescar un Libro de Trabajo.............................................................................................................................2
2.2.4 Deshacer.............................................................................................................................................................. 2
2.2.5 Modificar query...................................................................................................................................................2
2.2.6 Pasar a................................................................................................................................................................. 2
2.2.6.1 Si acabamos de abrir el libro de trabajo..........................................................................................................2

2
 2.2.6.2 Si ya hemos refrescado el informe..................................................................................................................2
2.2.7 Funciones OLAP para celda activa......................................................................................................................2
2.2.7.1 Si acabamos de abrir el libro de trabajo..........................................................................................................2
2.2.7.2 Si ya hemos refrescado el informe..................................................................................................................2
2.2.8 Formateo............................................................................................................................................................. 2
2.2.8.1 Fuente............................................................................................................................................................. 2
2.2.8.2 Formato de celdas...........................................................................................................................................2
2.2.8.3 Bordes............................................................................................................................................................ 2
2.2.8.4 Alineación del texto........................................................................................................................................2
2.2.8.5 Definir símbolo..............................................................................................................................................2
2.2.8.6 Sangrado de jerarquía.....................................................................................................................................2
2.2.9 Disposición......................................................................................................................................................... 2
2.2.9.1 Adjuntar diagrama..........................................................................................................................................2
2.2.9.2 Adjuntar mapa................................................................................................................................................2
2.2.9.3 Visualizar elementos de texto.........................................................................................................................2
2.2.9.4 Visualizar excepciones...................................................................................................................................2
2.2.9.5 Visualizar condiciones....................................................................................................................................2
2.2.9.6 Desplazar área de resultados...........................................................................................................................2
2.2.9.7 Desplazar filtro...............................................................................................................................................2
2.2.9.8 Marcar queries en hoja de trabajo...................................................................................................................2
2.2.10 Herramientas....................................................................................................................................................... 2
2.2.10.1 Lanzar en navegador Web............................................................................................................................2
2.2.10.2 Tratar queries................................................................................................................................................2
2.2.10.3 Insertar query................................................................................................................................................2
2.2.10.4 Copiar query.................................................................................................................................................2
2.2.10.5 Eliminar query..............................................................................................................................................2
2.2.10.6 Todas las queries en el libro de trabajo.........................................................................................................2
2.2.10.7 Proteger el libro de trabajo...........................................................................................................................2
2.2.11 Opciones............................................................................................................................................................. 2
2.2.11.1 Detener función “Refrescar automáticamente”............................................................................................2
2.2.11.2 Conexión con servidor BW..........................................................................................................................2
2.2.11.3 Visualizar información sobre el servidor BW...............................................................................................2
2.2.11.4 Plantilla de un libro de trabajo nuevo...........................................................................................................2
2.2.11.5 Modelo de libro de trabajo permanente........................................................................................................2
2.2.11.6 Funciones OLAP en botón derecho..............................................................................................................2
2.2.11.7 Suprimir advertencias...................................................................................................................................2

3
 MANEJO DE INFORMES

1 INTRODUCCIÓN
La gestión y el manejo de informes se realiza a través del BEx Analyzer.

BEx Analyzer es una herramienta de BIW. Está basado en Microsoft Excel incorporando una barra de
herramientas propias de BIW, que permite trabajar tanto con el editor de queries como con los informes o
libros de trabajo. Esta barra de herramientas de BEx permite navegar en los informes aportando distintos
desgloses de información a través de la tecnología OLAP (On Line Analytical Proceses).

Desde el Bex Analyzer puede accederse al Query Designer, donde se definen las queries. La estructura de
un informe se establece en la definición de la query, de modo que al ejecutarla se crea el libro de trabajo.
Así, una query puede dar lugar a “n” libros de trabajo, de forma que la relación entre ambas será 1n.
Los “n” informes podrán ser modificados por los usuarios.

1.1 Terminología empleada

A continuación detallamos la terminología que SAP emplea a la hora de trabajar con informes:

 Desglose por filas (DrillDown): Muestra en el informe los datos para una dimensión
inicialmente no seleccionada en forma de filas.

 Desglose por columnas (DrillThrough): Muestra en el informe los datos para una dimensión
inicialmente no seleccionada en forma de columnas.

 Intercambiar: Realiza cambios entre las filas y las columnas en el informe.

 Ordenar: Ordena los datos de las columnas de acuerdo con una serie de criterios.

 Clasificar: Permite realizar una clasificación de una o varias dimensiones mediante diversos
criterios.

 Atributos navegacionales: Características (y ratios) que se han incluido en la definición de la

query, de forma que podrá navegarse a través de esta información.

 Parámetros de selección: Características que se han definido como variables en la query, de

modo que en el informe son parámetros de selección de datos.

 Área de datos: Componente del informe donde aparecen los resultados.

 Información adicional: Aporta una información complementaria al informe (cubo, última

actualización de datos, autor,...).

4
1.2 Esquema de un informe

Atributos Parámetros de Información

navegacionales selección adicional

Área de datos Celdas de

Resultados

Celdas de
Dimensiones

Ilustración 1: Áreas de un informe.

1.3 Log On en BEx Analyzer

5
 El acceso a Business Explorer Analyzer, la
herramienta que nos permite llevar a cabo el
manejo de los informes, es análogo al de los
sistemas transaccionales.

Acceso: Menú Inicio  Progrmas  Business

Explorer  Analyzer

El Bussiness Explorer, BEx, es una hoja de

Excel a la que SAP incorpora una barra de
herramientas propia. Al acceder será necesario
pulsar el botón de Habilitar macros puesto que
hay funciones de BW que precisan de tal
ejecución. De esta forma, nos aseguramos la
disponibilidad de todas las herramientas. Ilustración 2: Path de acceso para BEx.

El sistema nos pedirá entonces nuestro nombre

de usuario y la contraseña.

Ilustración 3: Opción de “Habilitar macros”.

Ilustración 4: Log On en BEx.

1.4 Iconos en BEx Analyzer.

Iconos SAP BEx Analyzer

Los distintos iconos que aparecen en la barra de

herramientas propias del BEx son los que se
detallan a continuación:
Ilustración 5: BEx Analyzer: Barra de herramientas
“Abrir”
Permite abrir un informe o query existente.
6
“Grabar”
Guarda el informe como nuevo o existente.
“Refrescar query”
Refresca los datos del informe.
“Back”
Vuelve a la vista anterior del informe.
“Modificar query”
Vuelve al editor de queries.
“Pasar a”
Permite ver excepciones y vistas grabadas.
“Funciones OLAP celda activa”
Permite ver las funcionalidades OLAP.

“Formateo”
Edita el formato de las celdas de los
informes.
“Disposición”
Edita la presentación de los informes en
Excel.
“Herramientas”
Tratamiento de queries en los informes.
“Opciones”
Configuraciones de los informes.
“Ayuda”

7
2 GESTIÓN DE INFORMES

2.1 Funcionalidades de informes.

8
 Las funcionalidades OLAP se ejecutan con el
botón derecho del ratón y permiten llevar a cabo
diversos tratamientos de la información que
aparece en el libro de trabajo.

Dependiendo del área en la que nos

encontremos en el libro de trabajo, al pulsar el
botón derecho del ratón la aplicación ofrecerá
distintas funcionalidades OLAP.

2.1.1 Añadir desglose

2.1.1.1 Desglose en Filas (DrillDown)

Ilustración 6: Funcionalidades de los informes.
Acceso: Botón Derecho (sobre cualquier celda de una
dimensión que aparezca en filas en el Área de datos) 
Añadir desglose según  ...

La función de Desglose en Filas u Horizontal

permite mostrar un desglose detallando la
información de las dimensiones que aparecen en
las filas del Área de datos. Este desglose puede
llevarse a cabo con las dimensiones que se
hayan definido como características libres en la
query, es decir con las dimensiones que
aparecen en los Atributos navegacionales.

Así, como figura en la Ilustración 8, aparece para

cada sociedad el número de documentos y cada
uno de los usuarios que han llevado a cabo esta Ilustración 7: Desglose en filas (DrillDown).
tarea.

2.1.1.2 Desglose en Columnas (DrillThrough)

Acceso: Botón Derecho (sobre cualquier celda de una
dimensión que aparezca en columnas en el Área de
datos)  Añadir desglose según  ...

Con una funcionalidad análoga al caso anterior,

Ilustración 8: Desglose por “Usuario”, en filas.
el desglose de la información en columnas tiene
como función mostrar la información de las
características que aparecen en le área de datos
detalladas por la característica seleccionada para
el desglose.

De la misma forma que en el desglose en filas,

este desglose por columnas podrá llevarse a
cabo con las dimensiones que aparecen en los
Atributos navegacionales.

2.1.1.3 Desglose de un Atributo navegacional

Acceso: Botón Derecho (sobre cualquier celda de
Atributos navegacionales)  Desglosar  Horizontal /
9
 Vertical

También puede llevarse a cabo el desglose,

tanto en filas u horizontal como en columnas o
vertical, de una característica. Para ello,
situaremos el cursor sobre una dimensión de los
Atributos navegacionales y pulsando el botón
derecho del ratón, seleccionaremos la dirección
del desglose.

Ilustración 9: Desglose por “Usuario”, en columnas.

2.1.2 Intercambiar
Acceso: Botón Derecho (sobre las celdas de
dimensiones en Área de datos) Intercambiar ... con
...

Esta función nos permite intercambiar la

información de una fila o columna por la
información de otra fila o columna dentro del
informe. Las posibilidades de intercambio
vienen dadas en función de las dimensiones que
hayamos introducido en la query, y que son las
que nos aparecen como Atributos Ilustración 10: Desglose de un Atributo navegacional.
navegacionales en el libro de trabajo.

Una vez llevado a cabo el intercambio y, según

el ejemplo de la Ilustración 11, aparecerán los
resultados para clases de documento y no para
las sociedades.

Este intercambio de información puede llevarse

a cabo entre la información de filas y/o
columnas, estén desglosadas o no.

2.1.3 Clasificar
Ilustración 11: Intercambiar.
2.1.3.1 Dimensión en Área de datos
Acceso: Botón Derecho (sobre las celdas de
dimensiones en Área de datos)  Clasificar

Esta función permite ordenar los datos de una

dimensión (en filas o columnas) de acuerdo a
una serie de criterios fijos.

Los criterios de ordenación son:

 “Ascendente de acuerdo con la clave”:

Clasificará los datos de acuerdo con su
clave y de forma ascendente.
Ilustración 12: Clasificar para una dimensión.
 “Ascendente de acuerdo con el
nombre”: Clasificará los datos de
acuerdo con su nombre y en orden
alfabético.
10
  “Descendente de acuerdo con la
clave”: Clasificará los datos de acuerdo
con su clave y de forma descendente.

 “Descendente de acuerdo con el

nombre”: Clasificará los datos de
acuerdo con su nombre y en orden
opuesto al alfabético.

2.1.3.2 Resultado en Área de datos

Ilustración 13: Ejemplo de Clasificación según el criterio
Acceso: Botón Derecho (sobre las celdas de resultados “Descendente de acuerdo con la clave”.
en Área de datos)  Clasificar

Si situamos el cursor sobre un resultado del área

de datos también puede llevarse a cabo una
clasificación.

Los criterios de ordenación que ofrece el

sistema son:

 “Ascendente”: Ordena los

resultados en orden creciente.

 “Descendente”: Ordena los

resultados en orden decreciente.

2.1.4 Visualización
Acceso: Botón Derecho (sobre las celdas de
dimensiones en Área de datos)  ...  Representar
como Ilustración 14: Clasificar para un resultado.

La función “Representar como” permite

cambiar la forma de presentación de los datos
que presenta una dimensión. De esta forma,
deberemos situarnos en el Área de datos sobre
la característica de la que queramos modificar la
visualización de los datos.

Las opciones de visualización que SAP ofrece

de forma predefinida son:

 “No visualizar”: Eliminamos el nombre

de la dimensión en el informe.

 “Clave y denominación”: Muestra, en

este orden, la clave y la descripción de
la dimensión.
Ilustración 15: Visualización de la característica “Sociedad”.
 “Denominación”: Muestra la
descripción que se le ha dado a la
dimensión.

 “Clave”: Muestra solamente la clave de

11
 la dimensión.

 “Denominación y clave”: Muestra, en

este orden, la descripción y la clave de
la dimensión.

 “Denominación media”: Muestra el

nombre largo de la dimensión
seleccionada.

2.1.5 Supresión de Totales

Ilustración 16: Ejemplo de visualización de la característica
2.1.5.1 Dimensión en filas en Área de datos “Sociedad” como “Denominación”.

Acceso: Botón Derecho (sobre las celdas de

dimensiones en filas del Área de datos) ... 
Suprimir líneas de resultado

Esta función permite suprimir los resultados de

las dimensiones que aparecen en filas.

Las posibilidades que nos ofrece SAP son:

 “Nunca”: Muestra los resultados

parciales de las dimensiones que
aparecen en filas. Ilustración 17: Ejemplo de visualización de la característica
“Ejercicio/Período” como “Clave y Denominación”.
 “Siempre”: No aparecen los resultados
parciales por filas.

 “Condicional”: Aparecen, o no, los

resultados dependiendo de las
condiciones que hayamos establecido
con anterioridad.

2.1.5.2 Dimensión en columnas en Área de

datos
Acceso: Botón Derecho (sobre las celdas de
dimensiones en columnas en el Área de datos) ... 
Suprimir líneas de resultado

Si lo que queremos es eliminar un resultado Ilustración 18: Supresión de la líneas de resultado total para la
característica “Sociedad”, que aparece en filas.
para una dimensión que aparece en columnas,
nos posicionaremos sobre la dimensión deseada
y elegiremos entre las opciones que nos ofrece
el sistema, que son las mismas que para el caso
anterior 2.1.5.1. Dimensión en filas en Área de
datos.

2.1.6 Calcular
Esta opción permite realizar diversos cálculos
sobre los resultados. Para acceder a esta opción
deberemos situar el cursor sobre un resultado
12
 del Área de datos.

2.1.6.1 Resultados
Acceso: Botón Derecho (sobre las celdas de resultados
en Área de datos)  Calcular  Resultados como

Escogiendo la opción “Resultados como”

pueden recalcularse los resultados que aparecen Ilustración 19: Supresión de las líneas de resultado total para la
característica “Ejercicio/Período”, que aparece en columnas.
en el informe de acuerdo con los criterios que
nos ofrece el sistema y que son:

 “Suma”: Permite calcular el resultado

total como suma de los resultados
parciales.

 “Máximo”: Muestra como resultado

total el máximo valor de los resultados
parciales.

 “Mínimo”: Muestra como resultado

total el mínimo valor de los resultados
parciales.

 “Relación valores (todos)”: Muestra

como resultado el número de valores Ilustración 20: Cálculos de resultados totales en el informe.
que aparecen para el área
correspondiente.

 “Relación valores (todos) 0”:

Muestra como resultado el número de
valores que aparecen para el área
correspondiente, exceptuando los
valores que sean cero.

 “Promedio de todos los valores”:

Muestra como resultado el promedio de Ilustración 21: Ejemplo de cálculo de los resultados como un
los valores que aparecen para el área promedio de todos los valores.
correspondiente.

 “Promedio de todos los valores 0”:

Muestra como resultado el promedio de
los valores que aparecen para el área
correspondiente, exceptuando los
valores que sean cero.

 “Desviación estándar”: Muestra como

resultado la desviación estándar del
resultado del área correspondiente con
respecto de la media.

 “Varianza”: Muestra como resultado la

varianza, utilizando la fórmula (x2-
(x) 2/N) / (N – 1) con N1.

13
  “Suprimir resultado”: Suprime los
resultados.

 “Primer valor”: Muestra solamente el

primer valor que aparece para cada área
de resultados.

 “Último valor”: Muestra solamente el

último valor que aparece para cada área
Ilustración 22: Ejemplo de cálculo de los resultados como un
de resultados. máximo.

2.1.6.2 Valores individuales

Acceso: Botón Derecho (sobre las celdas de resultados
en Área de datos)  Calcular  Valores individuales
como

Escogiendo la opción “Valores individuales

como” podremos seleccionar diversos cálculos
para los valores individuales de las celdas de
resultados. Las distintas opciones que nos ofrece
el sistema son:

 “Sin especificación”: No realiza cálculo

determinado alguno, muestra el
resultado sin más.

 “Normalización de resultado”: Muestra

todos los resultados en porcentaje. Si
sólo tenemos una dimensión en el Área
de datos estos resultados equivalen al
total.

 “Normalización de resultado total”: Se

muestran todos los resultados en
porcentaje, respecto del total global. Si
tenemos más de una característica en el
Área de datos, aparecerán resultados
distintos, que combinados entre sí dan
lugar al resultado global.

 “Normalización de resultado de
query”: Se muestran los resultados
normalizados respecto del resultado de
la query. Cada ratio para una query Ilustración 23: Cálculo de valores individuales.
tiene un resultado. Éste es el resultado
del ratio obtenido de la sumaa de todas
las características de la query.

 “Lista ranking”: Los resultados se

muestran de acuerdo con el ratio, y en
función de éste se establece un ranking.

2.1.6.3 Acumulado

14
 Acceso: Botón Derecho (sobre las celdas de resultados
en Área de datos)  Calcular  Acumulado

Esta opción permite mostrar los resultados

acumulados, de forma que el primer resultado se
suma al siguiente, y así sucesivamente. Esta
opción sólo aplica en el cálculo acumulado a los Ilustración 24: Ejemplo de cálculo de valores individuales
normalizados respecto del total.
datos del área de resultados.

2.1.6.4 También aplicar a resultados

Acceso: Botón Derecho (sobre las celdas de resultados
en Área de datos)  Calcular  También aplicar a
resultados

Esta opción es equivalente al cálculo acumulado

(punto 2.1.6.3. Acumulado), pero aplicando el
cálculo acumulado también a los resultados
totales.

2.1.7 Características (todas)

Acceso: Botón Derecho (sobre las celdas del Área de
datos)  Características (todas)

Con esta función se aplican los cambios a todas

las características que aparecen en el informe.
Para ello, bastará con situar el cursor sobre
cualquier celda del Área de datos.

Desglosamos los posibles cambios a

continuación.

2.1.7.1 Representar como

Acceso: Botón Derecho (sobre las celdas del Área de
datos)  Características (todas)  Representar como
Ilustración 25: Cálculo acumulado de los resultados.
Hace que todas las dimensiones insertadas en la
query se visualicen de acuerdo a su clave,
denominación... El tratamiento para la
representación de todas las características es el
mismo que para una sola dimensión (punto
2.1.4. Visualización).

2.1.7.2 Posición de líneas de resultado

Acceso: Botón Derecho (sobre las celdas del Área de
datos)  Características (todas)  Posición líneas de
resultado

Cambia la ubicación de las líneas de resultados

totales. Las dos posibilidades son:

 “Líneas de resultado arriba/izquierda”:

El sistema sitúa la fila y columna de
15
 resultados totales en esta posición.

 “Líneas de resultado abajo/derecha”:

El sistema sitúa la fila y columna de
resultados totales en esta posición.

2.1.7.3 Suprimir líneas de resultado

Acceso: Botón Derecho (sobre las celdas del Área de
datos)  Características (todas)  Suprimir líneas de
resultado

Esta opción activa o desactiva las líneas o

columnas de resultados totales en el informe. El
tratamiento para la representación de todas las
características es el mismo que para una sola
dimensión (punto 2.1.5 Supresión de Totales).
Ilustración 26: Representación para todas las características.

2.1.7.4 Supresión de líneas/columnas cero

Acceso: Botón Derecho (sobre las celdas del Área de
datos)  Características (todas)  Supresión de
líneas/columnas cero

Esta opción suprime los valores cero en el

informe.

2.1.7.5 Normalización
Acceso: Botón Derecho (sobre las celdas del Área de
datos)  Características (todas)  Normalización

Esta opción activa o desactiva la normalización

(cálculo en porcentaje de los resultados). Las Ilustración 27: Posición de las líneas de resultado para todas las
características.
diferentes opciones que nos ofrece SAP son:

 “Sin normalización”: No se realiza el

cálculo de porcentajes, los resultados se
presentan en sus valores absolutos.

 “Resultado de query”: El porcentaje se

calcula respecto del resultado de la
query.

 “Resultado total”: El porcentaje se

calcula respecto del resultado total que
aparece en el informe.
Ilustración 28: Supresión de las líneas de resultado para todas las
 “Resultado”: El porcentaje se calcula características.
respecto del resultado, que se
corresponde con el resultado total si
sólo tenemos una característica.

2.1.7.6 Anular
Acceso: Botón Derecho (sobre las celdas del Área de
16
 datos)  Características (todas)  Normalización

Esta opción permite deshacer las últimas

acciones realizadas en SAP BIW. Las distintas
opciones que nos permite el sistema anular son:

 “Opciones (todas)”: Anula todas las

acciones realizadas sobre el resultado, si
no hemos grabado previamente.
Ilustración 29: Supresión de líneas/columnas cero para todas las
 “Representar como”: Anula las características.
representaciones de las características y
se muestran las predeterminadas en la
query.

 “Línea resultados”: Anula las

modificaciones realizadas sobre las
líneas de resultado y se muestran las
predeterminadas en la query.

 “Normalización”: Anula las

modificaciones realizadas sobre las
Ilustración 30: Normalización para todas las características.
normalizaciones de resultados y se
muestran los valores predeterminados
en la query.

2.1.8 Conversión de moneda

Acceso: Botón Derecho (sobre las celdas de un
“Importe”)  Conversión moneda

Esta opción sólo aparece si tenemos un importe

en nuestro libro de trabajo.

La conversión de moneda permite cambiar la

moneda de visualización del informe. Según el
actual modelo de datos la moneda de base de
datos va a ser el euro y mediante la
parametrización podemos aplicarle un tipo de
cambio y convertirla a cualquier otra moneda.

Las opciones que ofrece SAP son:

 “Según moneda destino”: Es la moneda

en que se han cargado los datos. En
Ilustración 31: Anulación de distintas operaciones realizadas
nuestro caso es el euro. para todas las características.

 “Según moneda BD”: Realiza la

conversión según la moneda en la que
se cargan los datos. En nuestro caso es
el euro.

Como muestra la Ilustración 33, debemos

seleccionar una moneda de destino, en este caso
se ha seleccionado USD (United States Dollar)
17
 y una clase de conversión parametrizada.

Pulsando “Aceptar” automáticamente cambiará

la moneda de euros a dólares.

Para recuperar la visualización en moneda

original (euro), seleccionaremos según moneda
de BD.

2.1.9 Propiedades
Acceso: Botón derecho (sobre cualquier celda activa
del libro de trabajo)  Propiedades

Esta opción nos permite establecer las

propiedades del informe.

Para las propiedades de la query en el informe,

el sistema nos ofrece varias posibilidades de
Visualización, Interacción, Ancho de columna,
Información. Ilustración 32: Conversión de Moneda.

2.1.9.1 Visualización
Acceso: Botón derecho (sobre cualquier celda activa
del libro de trabajo)  Propiedades  Visualización

Las distintas propiedades de visualización

vienen dadas por:

 “Ajustar formateo tras refrescar”: Una

vez hayamos seleccionado el formato
para nuestro libro de trabajo, al activar
esta opción garantizamos que el formato
se reajustará después de un refresco de Ilustración 33: Clases de conversión.
los datos.

 “Suprimir valores clave repetidos”: Al

visualizar una dimensión por su clave,
activando esta opción, que es estándar,
nos aseguramos de que aparezca un solo
valor clave para la característica
visualizada.

 “Visualizar factores de graduación

para ratios”: Esta opción permite la
aparición de la escala, si existe, para
una determinada fila o columna. Por
defecto, esta opción no aparece marcada
de manera estándar.
 “Visualizar celdas de filtro para
estructuras”: Cuando en la query que
define el informe tenemos definida una
estructura, esta opción permite
visualizar las celdas de filtro en el
18
 informe.
 “Visualizar referencias a documentos
asignados”: Para los metadatos y los
datos maestros, pueden visualizarse
enlaces a los documentos que se han
creado para esos objetos en el
workbench. Si existen los documentos
para esos objetos, aparecerá el símbolo
junto a los metadatos.

2.1.9.2 Interacción
Acceso: Botón derecho (sobre cualquier celda activa
del libro de trabajo)  Propiedades  Interacción

Las distintas propiedades de interacción vienen

dadas por:
Ilustración 34: Propiedades BEx: Visualización.
 “Permitir funciones interactivas”: Al
activar esta opción, se ejecutan las
funciones interactivas del informe,
como por ejemplo, los cambios en las
vistas de los informes.

 “Grabar y reutilizar valores de

variables”: Si tenemos variables de
selección al ejecutar el informe, y estas
mismas variables se utilizan en el
informe, esta opción permite guardar y
reutilizar estos valores seleccionando
esta opción.

 “Refrescar query al abrir el libro de

trabajo”: Esta opción permite la
actualización automática de los datos al
abrir el informe.
 “Return a definición global tras
refrescar”: Al refrescar la query, el
sistema vuelve a la definición global,
que da lugar al informe.

2.1.9.3 Ancho de columna

Acceso: Botón derecho (sobre cualquier celda activa
del libro de trabajo)  Propiedades  Ancho de
columna

Las distintas posibilidades que nos da el sistema

son:

 “No ajustar ancho de columna+H166”:

No se lleva a cabo ajuste alguno del
ancho de las columnas del informe.

 “Ajustar al área de resultado”: Se

ajusta el ancho de las columnas del 19
 informe en función del ancho óptimo de
las columnas del Área de datos.

 “Ajustar a columnas completas”: Se

lleva a cabo el ajuste del ancho óptimo
de todas las columnas del informe.

2.1.9.4 Información
Acceso: Botón derecho (sobre cualquier celda activa
del libro de trabajo)  Propiedades  Información

Se visualiza en esta pestaña información técnica

del informe: Ilustración 35: Propiedades BEx: Interación.

 ID query (local)

 ID query (servidor)

 ID libro de trabajo (servidor)

 Sistema fuente del libro de trabajo

Ilustración 36: Propiedades BEx: Ancho de columna.

20
 Ilustración 37: Propiedades BEx: Información Adicional.

2.2 Funciones de la barra de iconos de SAP BIW

21
 Vamos a detallar las funcionalidades de la barra
de herramientas propia de BIW, que permite
navegar en los informes.

2.2.1 Abrir un libro de trabajo

Acceso: Menú  Libros de Trabajo

Para abrir un libro de trabajo o informe bastará

con navegar hasta encontrar el informe que
deseamos abrir y acceder con un doble clic.
Ilustración 38: Abrir un libro de trabajo.
Los informes podremos encontrarlos en dos
áreas:

 Favoritos: Aquí están guardados los

informes a nivel local, de forma que
sólo el usuario tendrá acceso a ellos.

 Roles: Aquí están creadas una serie de

carpetas, donde aparecen clasificados
los libros de trabajo según los hayamos
dispuesto a la hora de la grabación del
libro de trabajo.

2.2.2 Grabar un Libro de Trabajo

2.2.2.1 Grabar como libro de trabajo nuevo

Acceso: Menú  Grabar como libro de trabajo

nuevo
Ilustración 39: Selección del libro de trabajo que queremos abrir.
Esta opción permite guardar un libro de trabajo
como objeto nuevo de BW. Para ello deberemos
darle un nombre y seleccionar la carpeta en la
que lo queremos guardar. Si no lo hacemos el
sistema lo meterá en Favoritos.

2.2.2.2 Grabar libro de trabajo existente

Acceso: Menú  Grabar libro de trabajo

existente

Esta opción permite guardar un libro de trabajo

como objeto BW ya existente, es decir,
sobreescribe el informe que previamente había
sido grabado. El sistema lo archivará donde Ilustración 40: Grabar un libro de trabajo.
estaba la primera vez que se guardó.
22
2.2.2.3 Modificar título del libro de trabajo

Acceso: Menú  Modificar título del libro de

trabajo

Esta opción permite al usuario cambiar el título

del libro de trabajo que tengamos abierto, sobre
el que estemos trabajando.

2.2.2.4 Grabar vista de query como destino de

salto

Acceso: Menú  Grabar vista de query como Ilustración 41: Grabar un libro de trabajo como nuevo objeto BW.
destino de salto

Esta opción permite guardar la vista del informe

si se ha creado en la query un estado
navegacional que se quiere guardar como
destino de salto. Esta vista se guarda y podrá ser
utilizada en el Web Reporting.

2.2.2.5 Grabar vista de query global

Acceso: Menú  Grabar vista de query global

Esta opción permite guardar la vista de un

informe, de forma que dentro de un mismo libro
de trabajo podemos tener varias vistas. Por
ejemplo, podemos guardar una vista cuando
hemos realizado un determinado desglose que
nos interesa guardar. Ilustración 42: Modificar título del libro de trabajo.

2.2.2.6 Grabar un informe en Local

Acceso: Menú

Si queremos guardar nuestro libro de trabajo

como una hoja de Excel, bastará con grabarlo de
la forma convencional que presenta el sistema
Excel. De esta forma estamos guardando
nuestro informe únicamente como una hoja de
Excel “normal”, no como objeto BW.

2.2.3 Refrescar un Libro de Trabajo

Ilustración 43: Grabar vista de query para destino de salto.
Acceso: Menú

Esta opción permite actualizar la información de

un informe recién abierto. Cuando abrimos un
libro de trabajo, no está refrescado por lo que no
tenemos las opciones de navegación que nos
ofrece el botón derecho del ratón. Por lo tanto es
23
 necesario refrescarlo para poder trabajar con él.

2.2.4 Deshacer

Acceso: Menú
Esta opción nos permite deshacer las últimas
acciones que hallamos realizado en SAP BIW.

Ilustración 44: Grabar vista de query global.

2.2.5 Modificar query

Acceso: Menú
Esta opción nos permite editar la query. El
sistema nos ofrece varias opciones:

 “Modificar query (vista local)”:

Accedemos a la vista local de la query
que se ejecuta para el informe. En esta
vista local podremos cambiar de
ubicación los ratios y dimensiones que
tenemos en la query.

 “Modificar query (definición global)”:

Accedemos al Query Designer. Allí,
cambiaremos lo que sea necesario y
reejecutaremos la query o la
guardaremos.
Ilustración 45: Modificar query.

 “Modificar valores de variables”: Si

nuestro informe tiene valores variables,
tenemos la opción de modificar los
datos que hayamos introducido al
ejecutar la query para obtener el Ilustración 46: Modificar valores de variables.
informe.

2.2.6 Pasar a

Acceso: Menú

2.2.6.1 Si acabamos de abrir el libro de trabajo

Esta opción de la barra de herramientas de BIW
no se activa si no hemos refrescado el libro de
24
 trabajo. En este caso las opciones que nos ofrece
el sistema son:

 “Refescar query”: Actualizamos los

datos del informe.

 “Propiedades...”: Son las propiedades

del informe, que hemos visto en el
punto 2.1.9 Propiedades.
Ilustración 47: Menú “Pasar a” cuando no hay refresco de datos.
2.2.6.2 Si ya hemos refrescado el informe
Si ya hemos refrescado los datos de nuestro
informe, esta opción nos permite:

 “Excepciones”: Aquí podemos ejecutar

las excepciones si las hemos definido
previamente en la query.

También aparecerán aquí las vistas de nuestro Ilustración 48: Opciones de “Pasar a”.
informe, si las hemos grabado previamente.

2.2.7 Funciones OLAP para celda activa

Acceso: Menú

2.2.7.1 Si acabamos de abrir el libro de trabajo

Esta opción de la barra de herramientas de BIW
no se activa si no hemos refrescado el libro de
trabajo. En este caso las opciones que nos ofrece
el sistema son:

 “Refescar query”: Actualizamos los

datos del informe.

 “Propiedades...”: Son las propiedades

del informe, que hemos visto en el
punto 2.1.9 Propiedades.

2.2.7.2 Si ya hemos refrescado el informe

Una vez refrescados los datos, esta opción
permite, si posicionamos el cursor sobre una
celda activa de nuestro informe, en cualquiera Ilustración 49: Funciones OLAP para una celda de resultados.
de las áreas del libro de trabajo, acceder a las
funciones OLAP de esta la pulsando este icono
de la barra de herramientas además de la opción
del botón derecho del ratón.

2.2.8 Formateo
25
 BIW se apoya en la funcionalidad de Excel de
formateo (fuente, celdas...), y las opciones que
nos permite el sistema son equivalentes. Así, si
realizamos algún cambio de formato de un libro
de trabajo, a la hora de grabarlo como objeto
BW, estos cambios permanecerán cuando
volvamos a abrir el informe. Si realizáramos el
cambio de formato con la funcionalidad propia
de Excel, los cambios no se guardarían en el
libro de trabajo, sino sólo si guardáramos el
informe como hoja Excel, es decir, a nivel local.

2.2.8.1 Fuente

Acceso: Menú  Font

Esta opción permite modificar la fuente del

informe. Bastará con situar el cursor sobre el
área del informe de cuyas celdas queramos
modificar la fuente.

2.2.8.2 Formato de celdas

Acceso: Menú  Patrón

Esta opción permite modificar el color de las

celdas del informe. Bastará con situar el cursor
sobre el área del informe de cuyas celdas
queramos modificar el color de fondo. Ilustración 50: Ejemplo de cambio de fuente para un informe.

2.2.8.3 Bordes

Acceso: Menú  Bordes

Esta opción permite modificar los bordes de las

celdas del informe. Bastará con situar el cursor
sobre el área del informe de cuyas celdas
queramos modificar, añadir o eliminar los
bordes.

2.2.8.4 Alineación del texto

Acceso: Menú  Alineación

Ilustración 51: Formato de celdas.
Esta opción permite modificar la alineación del
texto de las celdas del informe. Bastará con
situar el cursor sobre el área del informe de
cuyas celdas queramos modificar la alineación
del texto.

26
2.2.8.5 Definir símbolo

Acceso: Menú  Definir símbolo para

Lo primero que debemos hacer es insertar una

autoforma para poder establecerla como
símbolo.

Deberemos seleccionar esta autoforma, de modo

que las opciones que nos ofrece SAP son:

 “Desplegar jerárquicamente”: Se
utiliza la autoforma introducida como
símbolo para llevar a cabo un
despliegue de las jerarquías.

 “Ocultar jerárquicamente”: Se utiliza

la autoforma introducida como símbolo
para ocultar un despliegue de las
jerarquías, si éste se ha llevado a cabo. Ilustración 52: Ejemplo de cambio de los bordes para las celdas
de los Atributos navegacionales.
 “Desplegar en otra dimensión”: Se
utiliza la autoforma introducida como
símbolo para llevar a cabo un desglose
de otra dimensión.

 “Referencia a documentos”: Se utiliza

la autoforma introducida como símbolo
para utilizarlo como enlace de
referencia a otros documentos.

2.2.8.6 Sangrado de jerarquía

Ilustración 53: Ejemplo de cambio de alineación del texto APRA
Acceso: Menú  Sangrado de jerarquía las celdas de resultados.

Si lo que queremos es modificar la anchura del

sangrado de jerarquía, el sistema nos ofrece
varias posibilidades:

 “Estrecho”

 “Normal”

 “Ancho”

 “Muy ancho”

Ilustración 54: Definición de símbolos.

27
2.2.9 Disposición

Acceso: Menú

Esta opción permite realizar diversas Ilustración 55: Sangrado de jerarquía.

operaciones sobre los informes, tal como es
adjuntar un gráfico o desplazar un área de
resultados. Las distintas opciones que nos
permite el sistema son las que se detallan a
continuación.

2.2.9.1 Adjuntar diagrama

Acceso: Menú  Adjuntar diagrama

Esta opción permite construir gráficos con los

datos del informe. BIW se apoya en la
funcionalidad de Excel de realización de
gráficos, y las opciones que nos permite el
sistema son equivalentes. Así, si ajuntamos un
diagrama en el libro de trabajo, y grabamos el
informe como objeto BW, si al refrescar se
actualizan los datos del informe, estos cambios
se verán reflejados en el diagrama.

Si construyéramos un gráfico con la

funcionalidad de Excel convencional, sólo se
guardaría el gráfico si guardáramos el informe
como hoja de Excel.

2.2.9.2 Adjuntar mapa Ilustración 56: Disposición para un informe.

Acceso: Menú  Adjuntar mapa

Esta opción permite construir un mapa con los

datos que aparecen en le informe. Es importante
recordar que sólo podrá realizarse si en nuestro
libro de trabajo contiene infoobjetos
geográficos. Si no es así, el sistema no nos
permitirá llevar a cabo esta operación.

2.2.9.3 Visualizar elementos de texto

Acceso: Menú  Visualizar elementos de texto

28
 Esta opción permite visualizar en el área de
datos elementos de información complementaria
de nuestro informe, como el autor de la query, la
última modificación realizada...

Las distintas opciones que nos permite mostrar

el sistema vienen dadas por:

 “Todo”: Aparecen el autor de la query

y de la última modificación, la fecha
clave y el valor de las variables de
selección introducidos para ejecutar el
informe.

 “General”: Muestra los datos de interés Ilustración 57: Adjuntar un gráfico en un informe.
general, que en muchos casos se
corresponden con el caso anterior.

 “Filtro”: Aparecen los valores de las

características que se han utilizado
como filtro.

 “Variables”: Aparecen los valores de

las características que se han utilizado
como variables.

2.2.9.4 Visualizar excepciones

Acceso: Menú  Visualizar excepciones

Esta opción permite visualizar las excepciones

en el informe, siempre que se hayan definido en
la query. Aparecerá entonces en el Área de
datos la información requerida, como es la
excepción y si está activa.

2.2.9.5 Visualizar condiciones

Acceso: Menú  Visualizar condiciones

Esta opción permite visualizar las condiciones

en el informe, siempre que se hayan definido en
la query. Aparecerá entonces en el Área de
datos la información requerida, es decir, la
condición y si está activa.

Ilustración 58: Visualizar elementos de texto.

29
2.2.9.6 Desplazar área de resultados

Acceso: Menú  Desplazar área de resultados

Esta opción permite desplazar el área estándar

donde aparecen los resultados del informe. Para
ello el sistema nos pedirá las celdas de destino,
y una vez señaladas, se borrará el contenido del
área de resultados actual y aparecerán los datos
en la nueva zona seleccionada.

2.2.9.7 Desplazar filtro Ilustración 59: Visualizar excepciones.

Acceso: Menú  Desplazar filtro

Para poder desplazar la celda de una

característica que se utiliza como filtro, será
necesario que tengamos, al menos, una
dimensión por la que hayamos filtrado
determinados valores.

Para llevar a cabo este desplazamiento debe

indicarse la nueva posición del filtro.

Ilustración 60: Visualizar condiciones.

2.2.9.8 Marcar queries en hoja de trabajo

Acceso: Menú  Marcar queries en hoja de

trabajo

Esta opción permite resaltar las dimensiones y

los ratios de la query en el libro de trabajo.

2.2.10 Herramientas

Acceso: Menú

Esta opción permite ejecutar diversas funciones, Ilustración 61: Desplazar área de resultados en un informe.
herramientas del libro de trabajo, como proteger
un libro o la interacción del informe con otras
queries.

2.2.10.1 Lanzar en navegador Web

Acceso: Menú  Lanzar en navegador Web

Esta opción permite lanzar el informe al

navegador Web. De esta manera pueden
ejecutarse los informes en Internet, o en la
Intranet.

30
 Para ello, en el caso de tener vistas grabadas,
deberá seleccionarse qué vista va a lanzarse, si
las grabadas o la vista estándar.

La ejecución del informe en el navegador Web

es análoga a la ejecución en el BEx.

2.2.10.2 Tratar queries

Acceso: Menú  Tratar queries (definición

global)
Ilustración 62: Desplazar filtro.
Esta opción permite acceder al Query Designer,
de forma que podremos abrir cualquier query
que esté ya creada, o crear una nueva.

2.2.10.3 Insertar query

Acceso: Menú  Insertar query...

Esta opción permite insertar otra query en el

mismo informe. De este modo tenemos la
información de dos queries en un mismo libro
de trabajo, pudiendo a partir de aquí combinar la
información de ambas en el informe.
Ilustración 63: Marcar queries en hoja de trabajo.

Bastará con indicar la query que queremos

insertar en nuestro libro. Deberá situarse el
cursor en una celda sobre la que queramos que
se inserte la segunda query, sino se producirá un
solapamiento de las queries. El resultado será un
libro de trabajo con la información de las dos
queries.

2.2.10.4 Copiar query

Ilustración 64: Lanzar el informe en el navegador web.
Acceso: Menú  Copiar query

Esta opción permite copiar una querie de

nuestro libro de trabajo en el mismo libro, de
modo que la tendremos dos veces. Así podemos,
por ejemplo, realizar dos desgloses diferentes y
comparar datos.

Para realizar la copia, deberemos indicar la

celda de destino situando el cursor donde
queramos que ubique la copia.
Ilustración 65: Informe en el navegador Web.

2.2.10.5 Eliminar query

Acceso: Menú  Eliminar query

31
 Del mismo modo que podemos insertar una
query en el informe, también podemos borrar
queries de los informes. Para ello, bastará con
situar el cursor sobre una celda de la query que
queramos eliminar del informe.

2.2.10.6 Todas las queries en el libro de trabajo

Acceso: Menú  Todos los queries en el libro de

trabajo

Esta opción realiza diversas modificaciones Ilustración 66: Insertar una query en un libro de trabajo.
sobre todas las queries (en el caso de que haya
más de una, bien por copia, bien por inserción).
Los cambios que pueden llevarse a cabo son:

 “Eliminar query”: Al seleccionar esta

opción se borrarán todas las queries del
libro de trabajo.

 “Borrar resultados”: Al seleccionar

esta opción borraremos solamente los
resultados de las queries en el informe,
y quedarán los atributos navegacionales. Ilustración 67: Dos queries en un libro de trabajo.

 “Desvincular”: Al desvincular una

querie del informe ya no se podrá
navegar en ellos, ni se realizará la
actualización de los datos al referescar.
Si intentamos refrescar, el sistema nos
mostrará un mensaje advirtiendo que tal
refresco no puede tener lugar.

2.2.10.7 Proteger el libro de trabajo

Acceso: Menú  Protección de hoja SAP

Ilustración 68: Copiar una query.

Esta opción nos permite proteger el libro de

trabajo. Bastará con introducir una clave de
acceso, y el informe quedará protegido.

Así, para volver a acceder al informe,

deberemos introducir la clave y el libro de
trabajo quedará desprotegido.

2.2.11 Opciones

Acceso: Menú
Ilustración 69: Borrar los resultados de las queries en un informe.
Esta opción permite ejecutar diversas funciones,
tales como establecer un modelo para un libro
de trabajo, suprimir las funciones OLAP en el 32
 botón derecho... Detallamos a continuación las
distintas opciones de un libro de trabajo.

2.2.11.1 Detener función “Refrescar

automáticamente”

Acceso: Menú  Detener función “Refrescar

automáticamente”

Al activar esta opción se suprimirá el refresco

automático, es decir, la actualización automática
de los datos del informe. Esta misma opción Ilustración 70: Mensaje de SAP BIW si intentamos refrescar los datos
puede activarse en la propiedades del informe una vez desvinculado el informe de la query.
(punto 2.1.9 Propiedades).

2.2.11.2 Conexión con servidor BW

Acceso: Menú  Conexión con servidor BW

Permite conectarse al servidor desde el informe,

de modo que si no estamos conectados esta
opción aparecerá desactivada. Al seleccionar
esta opción, nos podremos conectar al servidor;
así, deberemos introducir nuestro usuario y el
password de la manera habitual.

2.2.11.3 Visualizar información sobre el

servidor BW

Acceso: Menú  Visualizar información sobre el

servidor BW

Esta opción permite visualizar información Ilustración 71: Protección del libro de trabajo.
relativa al servidor de BW. Al seleccionarla, el
sistema nos mostrará los parámetros de acceso
de nuestro usuario.

Si accedemos a la información técnica del

sistema, aparecerá entonces información relatica
al sistema, a la base de datos, al disco duro y al
RFC.

2.2.11.4 Plantilla de un libro de trabajo nuevo

Acceso: Menú  Libro de trabajo nuevo al

incorporar

Los libros de trabajo pueden basarse en un

modelo de libro de trabajo. Así en el modelo
podemos insertar un logo, definir un formateo
para nuestro libro y utilizar éste como modelo...
Las posibilidades son varias:
33
  “Se crea vacío”: El formato del libro de
trabajo es el estándar de SAP BIW.

 “Se selecciona de la lista”: Se

selecciona el modelo del formato de la
lista de nuestros informes, y al ejecutar
el libro de trabajo tendrá el mismo
formato que el seleccionado.

 “Se basa en el modelo permanente”:

Seleccionamos un modelo como
permanente, de modo que todos los
libros de trabajo tendrán el mismo
formato.

2.2.11.5 Modelo de libro de trabajo permanente

Ilustración 72: Opciones de un informe.
Acceso: Menú  Modelo de libro de trabajo
permanente...

Esta opción nos va a permitir seleccionar cual

va a ser nuestro modelo permanente. Para ello,
el sistema nos pedirá seleccionar uno de los
informes guardados, y lo establecerá como
permanente.

2.2.11.6 Funciones OLAP en botón derecho

Acceso: Menú  Funciones OLAP por clic botón

derecho
Ilustración 73: Información del servidor de BW de los parámetros
Esta opción activa y desactiva las de acceso.
funcionalidades OLAP con el botón derecho del
ratón.

2.2.11.7 Suprimir advertencias

Acceso: Menú  Suprimir advertencias

Si activamos esta opción el sistema no mostrará

mensajes de advertencia, si ésta es necesaria
antes de realizar una determinada acción.
Ilustración 74: Información del servidor de BW de información
del sistema..

34
 Ilustración 75: Selección del libro de trabajo permanente.

35