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A AAA3
A AAA3
Presentado por:
Piedecuesta Santander 7 de
Abril de 2019
Introducción
Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos, se define Gestión documental como el
“Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y
organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su
destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”.
Objetivos
· Reconocer que las entidades públicas cumplen y aplican las funciones básicas para el manejo
de documentos tales como recepción o radicación, registros, y distribución o embalaje.
1. Recepción, registro y distribución de comunicaciones oficiales externas recibidas
Recepción
Es este punto hablamos de tres pasos dentro del proceso de recepción: la recepción del
documento, su radicación y finalmente el registro.
Se debe verificar que la documentación que se recibe está completa, firmada, contiene los anexos,
anunciados, datos de origen del remitente, dirección de respuesta, y se encuentra en buen estado.
Apertura:
Se procede a desempacar con mucho cuidado el documento para no dañarlo, se revisa el sobre y
verificar los anexos.
Una vez extraído el documento del sobre se lee con el fin de:
Registro y radicación:
Después de recibir las Comunicaciones oficiales en Ventanilla Única, se ingresan todas las
comunicaciones producidas o recibidas, al Sistema SGD (sistema de gestión documental de la
empresa).
· Fecha
· Asunto
Según ICONTEC, (2009) en la Guía técnica Colombiana, el espacio para colocar el sello radiador en
la elaboración de cartas o de comunicaciones oficiales es en la zona 3, que corresponde al extremo
superior derecho del documento.
Enseguida se imprime el rótulo con el número de radicación asignado por el aplicativo. Este rótulo
identifica el documento dentro de la base de datos de la Entidad, (SGD), se hace con el fin de de
velar por la transparencia de la actuación administrativa asignada en estricto orden de recepción
de los documentos.
Al comienzo de cada año laboral, la numeración debe ser ascendente y continua, iniciando con el
001 y finalizando con el último consecutivo que se registre al cierre de labores administrativas de
la Institución, al finalizar el año.
Distribución o reparto:
El mensajero hace entrega de los documentos en las dependencias y hace firmar el formato para
verificación y control del recibido.
Se recoge la correspondencia y el formato en el casillero se verifica el aval del envío por parte de
la Unidad y la asociación del centro de costo (formato o correo electrónico).
Se Diligencia Guía, se registra: Nombre, dirección ,empresa, teléfono contenido ,Ciudad a la que
va , tipo de servicio, Peso, volumen, forma de pago , Observación, Centro de costo y departamento
que envió. Llamar al Operador para programar recogida de Correspondencia.
Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán teniendo en cuenta la
información que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de retención
documental, para su radicación en la Ventanilla Única.
3. Memorandos
Éste deberá enviarse a través del aplicativo SGD, sin necesidad de imprimirlo, a menos que la
dependencia destinataria exija el documento impreso para un trámite legal o administrativo.
Después de enviado el documento por el aplicativo SGD, si es requerido en forma física por el
destinatario y para confirmar su recibo, se envía con el mensajero interno junto con el formato
Comunicaciones internas despachadas, relacionando en el Asunto, el número de radicación
generado por el SGD con el fin de tener la evidencia de que envió el documento.
Las PQRSF deberán ser diligenciadas en lo posible en el formato diseñado para tal efecto y deben
contener la siguiente información.
· Dirección o correo electrónico y teléfono a donde se debe dirigir la respuesta del peticionario
y/o apoderado.
Conforme al principio de Celeridad que rige las empresas de nuestro país, los documentos deben
ser tramitados en el menor tiempo posible.
Procedimiento:
5. Correo electrónico
La receptora verifica, firmas, folios, copias, anexos, y todos aquellos datos que la entidad haya
regulado en procedimientos o reglamentos, se registra y radica en la planilla de control de
comunicaciones internas en el documento señalando datos como el (nombre y código de la
dependencia remitente, número de radicación, fecha y hora de recibido, nombre del funcionario
responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta, si lo amerita), y adicionalmente aquella
información que la entidad haya regulado en procedimientos vigentes.
Se hace entrega de los documentos con sus respectivos anexos si los hay a la dependencia
destinataria.
este blog lo hago por que veo que en la web hay muchos pero hay que hacer muchas cosas para
verlos espero sea de su agrado.
Web grafía:
· https://www.javeriana.edu.co/documents/17504/3422918/SC-OD+Anexos+redise
%C3%B1o+de+procesos+de+gesti%C3%B3n+documental/59b530ed-b2bb-4e0d-8887-
921a0cf2c0a9?version=1.2
·
https://sena.blackboard.com/bbcswebdav/institution/SENA/Finanzas/51130033/Contenido/OVA/
d1_s2_MaterialF_3/docs/pdf.pdf
· https://es.slideshare.net/Juanluissemilla/gestion-documental-ii
· https://www.youtube.com/watch?v=ST5T3Ds8EB0
· http://normasgtc185.blogspot.com/
· https://es.slideshare.net/natalymoreno08/acuerdo-060-01-admon-comunicaciones-oficiales