PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA

FACULTAD DE COMUNICACIÓN Y LENGUAJE

Campo Organizacional
Pasantía Eventos

INFORME FINAL DE ENLÁZATE 360

ON DIGITAL: ASÚME Y REINVENTA

Profesora: Clemencia León

Directoras:
Ana Manuela Baraya Llaña
Michell Moreu

Bogotá. D.C., noviembre 2017

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Tabla de contenido

Capítulo Página

Parte 1: Introucción____________________________________________________________2

Parte 2: Informes por comité_____________________________________________________5

Informe Comité General________________________________________________________ 5

Informe Comité Relaciones Públicas ______________________________________________ 8

Informe Comité Difusión_______________________________________________________ 10

Informe Comité Tecnico_______________________________________________________ 16

Informe Comité Administrativo__________________________________________________ 34

Informe Comité Logística_______________________________________________________38

Parte 3: comunicados de prensa__________________________________________________40

Comunicado de prensa activación________________________________________________ 40

Comunicado de prensa taller____________________________________________________ 41

Parte 4: Evento_______________________________________________________________42

Fotografías evento____________________________________________________________ 43

Parte 5: Actas de progreso______________________________________________________ 53

Parte 6: Pros y cons de la Pasantía_______________________________________________ 68

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I. Introducción

El presente documento es el informe final del desarrollo y proceso de la organización del evento
Enlázate 360. El 2 de noviembre de 2017 se celebró la decimotercera edición del tradicional evento
organizado por el espacio académico de Pasantía de Eventos, que para esta edición se denominó
“OnDigital: Asume y Reinventa”, enfocado en el tema de Comunicación Digital. El informe se
dividirá en tres partes: la primera, será una breve contextualización sobre el evento, los integrantes,
el tema y los módulos; la segunda, estará compuesta por cinco subcapítulos de los informes de
cada Comité, más uno aparte de relaciones públicas, y por último, se adjuntan las actas de los días
de reunión.

El grupo organizador de esta edición estaba encabezado por la profesora Clemencia Elvira León
M. y las estudiantes de comunicación social y directoras del evento Ana Manuela Baraya Llaña y
Michelle Moreau.

El grupo estaba compuesto por 40 estudiantes, cinco comités (general, difusión, logística,
administrativo y técnico) y diez líderes (dos para cada comité). A continuación, una lista de los
40 estudiantes que hicieron parte de la organización del evento, cada uno bajo su respectivo comité.

El equipo organizador de la decimotercera edición del evento Enlázate 360, On Digital: Asúme y
Reinventa, escogió que el tema para este semestre sería la comunicación digital. Los avances en la
tecnología han llevado a la creación de un entorno digital, el cual permea en el modo de vida de la
sociedad colombiana y las instituciones que la conforman. Por esta razón consideramos de crucial
importancia abarcar las problemáticas, tendencias y oportunidades que genera el desarrollo de la
comunicación en este entorno digital digital en el contexto colombiano.

Este evento tuvo como objetivo identificar el papel de la comunicación digital en el desarrollo de
Colombia a través del estudio de los discursos y los fenómenos claves que la conforman, con el
fin de comprender los cambios que ha implicado su desarrollo en la comunicación organizacional.
El evento buscó crear vínculos entre la empresa pública y privada, y la academia, sectores que se
ven afectados por las diversas transformaciones de lacomunicación que la han encaminado al
entorno digital. Para ello, se espera vincular a 400 personas a esta jornada académica, incluyendo
estudiantes, profesores, empleados de sectores públicos y privados, y sus dirigentes.
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1. EQUIPO DE TRABAJO:

COMITÉ GENERAL
Lider: Manuela Baraya
Lider: Michelle Moreu
María Fernanda Giraldo
Danna Campos
María Alejandra Velilla (RRPP)
Yamile Dajud (RRPP)

COMITÉ DIFUSIÓN
Lider: Daniela Ramirez
Paulina Gracia
Natalia Luengas
Pia Wohlgemuth
Viviana Hernández Torres
Carolina Jiménez Correal
María José Agredo
María Alejandra Ramirez

COMITÉ TÉCNICO
Lider: Julia Rizo
Ana Rivera
Laura Valenzuela
Nicoll Gómez
Daniel Castañeda

COMITÉ ADMINISTRATIVO
Lider: Andrés Cobos
Camilo Cabrales
Cristina Gonzalez
Gabriela Cogollo Garrido
Luis Miguel Gallo Gomez
Juliana Guio Garavito
Lena Opolka

COMITÉ LÓGISTICA
Lider: Ana María Acosta
Mariana Bayona
Sara Beltran
Juan S. Londoño
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Tatiana Posada
Silvia Velez
Laura Santacruz
Laura González
María Olga Orejuela
Camila Hernández
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2. DATOS DE LOS CONFERENCISTAS

CUADRO DE CONTACTOS CONFERENCISTAS ENLÁZATE360 ON DIGITAL. ASUME Y REINVENTA

CONFERENCISTA Teléfono E-mail Encargado

Claro: Rodrigo Márquez --- rodrigo.marquez@claro.com.co Manuela Baraya

Pulido

Rappi 313 5017292 marcela.garcia@rappi.com Ma Fernanda Giraldo

Ana Restrepo anarestrepo@google.com Michelle Moreau

César Salas

Andrea Marmolejo marmolejobooking@gmail.com Laura Santacruz

MinTic. Luisa Fernanda (571) 344 34 60 l.velez@mintic.gov.co Viviana Hernández T.

Velez Lopez Ext. 2289

Laura Londoño (Fit and (+57) 304- fitandcleanlife2015@gmail.com Daniela Nule

Clean Life) 6564250

Estefanía Angueyra 313 206 6149 naditaquecomer@gmail.com Laura Valenzuela

Omar Gamboa omargamboa@gmail.com Yamile Dajud

Fun 2 Fit fun2fit1@hotmail.com María Alejandra velilla

Tata Gnecco y Marcela
Barajas

Diego Uzeta 3003218717 diego.uzeta@gmail.com Daniela Ramirez

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3. MODULOS A REALIZAR

Para exponer el tema, el evento se dividió en cuatro módulos, cada uno con conferencistas
profesionales y especializados en el tema:

● Aplicaciones y plataformas: Foro. Moderador: Diego Uzeta

Líder en contenido de Claro
Rodrigo Márquez Pulido Claro
Colombia.

Directora de comunicaciones de
Marcela García Caballero Rappi
Rappi.

Equipo de Mercadeo y nuevos

Juliana Llano Nequi
negocios.

● Marketing Digital: conferencia

Parte de Google Marketing Solutions - Agency
Ana Restrepo Google
Partners.

Responsable de Educación en Google para

César Rodrigo Salas Google
Colombia.

● Legislación y ética digital: Foro

Omar Gamboa Decided Now Fundador de Decided Now.

Julio Caicedo Mint Ic En Ti Confio.

● Tendencias: Conversatorio. Moderadora: Pia Wolgemuth

Tata Gnecco y Marcela
Barajas Fun2Fit Fundadoras de Fun2fit.

Estefanía Angueyra La Pobre viejecita Crítica gastronómica.

Laura Londoño Montealegre Fit & Clean Life Bloggera.

Andrea Marmolejo Influencer Influencer.

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II. Informes por comités

1. Informe Comité General
El Comité general tuvo como directoras a Ana Manuela Baraya y a Michelle Moreu y de
subdirectoras a María Fernanda Giraldo y a Dana Campos. Contó con el acompañamiento de un
equipo de Relaciones Públicas compuesto por María Alejandra Velilla y Yamile Dajud.
Como este año el equipo organizador estuvo dividido en dos días, así mismo se dividieron las
tareas por cumplir. A continuación se hará un recuento de lo que hizo cada estudiante. Con un
semáforo de actividades
Ana Manuela Baraya, cumplió su función como directora del grupo de la clase Martes 2-4 p.m.
Como supervisora de las actividades por realizar, se reunió junto con Michelle Moreu, directora
de la clase viernes y con el director de carrera Oscar Giovanny Fonseca.

Igualmente se encargó de conseguir el contacto con Rodrigo Marquez Pulido de Claro y el contacto
con Maaji, conferencista que en último momento tuvo que cancelar. A grandes rasgos estuvo
pendiente de todas las cosas que se hacían en su grupo, de coordinar y comunicarse con todos los
líderes de los otros comités. Durante el evento fue presentadora junto con Michelle Moreu y
Andrés Cobos, Líder del Comité Administrativo.

También llevó lista de los asistentes a las clases:

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LISTADO DE ASISTENCIA PASANTES GRUPO MARTES

Pasantía Eventos: ENLÁZATE 2017
Aug
Nombre Comité Aug 8 15 Aug 22 Aug 29 Sep 5 Sep 19 Sep 26 Oct 3 Oct 10 Oct 17 Oct 24 Oct 31 Nov 7

Manuela Baraya General x x x x x x x x x x x

María F. Giraldo General x x x x x x x x x x
Yamile Dajud General x x x x x x x
María A. Velilla General x x x x x x x x
Daniela Ramirez Difusión x x x x x x x x x x x
Paulina García Difusión x x x x x x x
Natalia Luegas Difusión x x x x x x x x x
Pia Wohlgemuth Difusión x x x x x x x x x x x
Anamaría Acosta Logística x x x x x x x x x x
Mariana Bayona Logística x x x x x x x x x x x
Sara Beltran Logística x x x x x x x x x x
Juan S. Londoño Logística x x x x x x x
Tatiana Posada Logística x x x x x x x x x x
Silvia Velez Logística x x x x x x x x x x x
Julia M. Rizo Técnico x x x x x x x x x
Ana Rivera Técnico x x x x x x x x x x x
Laura Valenzuela Técnico x x x x x x x x
Andres Cobos Administrativo x x x x x x
Camilo Cabrales Administrativo x x x x x x x x x
Cristina Gonzalez Administrativo x x x x x x
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CUADRO DE RESPONSABILIDADES

ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO

Definir Fecha Evento Logística Martes Agosto 15
Definir nombre y logo Todos Martes Agosto 22
Conferencista: Claro Manuela Baraya Martes Agosto 29
Conferencista: Maaji Manuela Baraya Martes Agosto 15
Conferencista: Rappi María Fernanda Giraldo Martes Agosto 15
Conferencista: Mass Digital Anamaria Acosta Martes Agosto 15
Conferencista: Omar Gamboa Yamile Dajud Martes Agosto 29
Conferencista: Fun2Fit María Alejandra Velilla Martes Agosto 15
Conferencista: La pobre viejecita Laura Valenzuela Martes Agosto 29
Moderador: DIego Uzeta Daniela Ramirez Martes Septiembre 5
Definición de módulos Técnico Martes Agosto 22
Conferencista: German Rey Clemencia León Martes Agosto 28
Taller 1: Diseño de Apps Grupo Martes Martes Octubre 10
Mandar cartas conferencistas Todos Martes Agosto 29
Perfil Conferencistas Todos Martes Septiembre 5
Reunion con Oscar Directoras y Subdirectoras Martes Septiembre 19
Almuerzos conferencistas Logística Viernes Septiembre 8
Paulina García y Viviana
Brochure Terminado Hernandez Martes Octubre 17
Paulina García y Viviana
Identidad Grafica evento Hernandez Martes Agosto 29
Presupuesto Evento Administrativo Viernes Septiembre 8
Página Facebook Tecnico Martes Septiembre 5
Confirmar Conferencistas y
Patrocinadores Encargados Martes septiembre 26
Gestion de refrigerios taller Logística Martes Septiembre 26
Gráficos del Taller Paulina Garcia Martes Septiembre 26
Mapa del evento Difusión Martes Octubre 3
Activación del evento Grupo Martes Martes Octubre 17
Paulina García y Viviana
Diseño Camisetas Hernandez Viernes Octubre 6
Refrigerio Evento Andres Cobos Martes Octubre 17
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Mandar Certificados a asistentes taller Difusión y Logística Martes Octubre 24

Enviar invitación al evento María Fernanda Giraldo Martes Octubre 24
Libreto de Foros Tecnico Viernes Octubre 27
Minuto a Minuto Tecnico Viernes Octubre 27
Plan de contingencia Logística Viernes Octubre 27
Material de Mesa Logística Martes Octubre 31
Paulina García y Viviana
Brochure de preparacion Hernandez Martes Octubre 31
Confirmar conferencistas 1 vez mas María Alejandra y Yamile Viernes Octubre 27
Kit de Regalo Logística Martes Octubre 31
Pedir Flores Logística Jueves Octubre 26
Video de fondo para el evento Difusión Martes Octubre 31
Video Clips de com dig Difusión Martes Octubre 31
Firma de diplomas x oscar Manuela Miércoles Noviembre 1
Recoger material impreso Anamaria Acosta Miércoles Noviembre 1
Enviar preguntas moderador Diego Uzeta Daniela Ramirez Miércoles Noviembre 1
Prueba de sonido MM, MB, AC, LM Miércoles Noviembre 1
EVENTO! TODOS Jueves Noviembre 2
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María Fernanda Giraldo, subdirectora del grupo de Ana Manuela Baraya, principalmente respaldó
a la directora en las acciones necesarias y cuando esta no pudo presentarse. Estuvo presente en una
de las reuniones con el director de carrera Oscar Fonseca junto a Michelle M, Ana Manuela B y
Danna Campos, en la cual se presentó el evento y el objetivo del mismo. Estuvo presente en el
primer encuentro con la clase del viernes donde se les presentó a los compañeros el tema y los
subtemas posibles que el grupo del martes había abordado y propuesto para el evento Enlázate 360
On Digital. Asume y reinventa.

De igual manera, apoyó al líder del Comité administrativo Andrés Cobos en la búsqueda de
información y cotización de escarapelas (Tienda Javeriana) y cafés (OMA) para el evento. Se
contactó con Mildred Ramírez con el objetivo de publicar en la página web la información deseada
que promocionara el evento. Cabe resaltar en este punto que la sra Mildred Ramírez recibió varias
personas con el mismo propósito. Finalmente, se encargó de conseguir y traer al evento a la
empresa Rappi y a su representante Marcela Garcia Caballero, de la cual fue después fue
responsable de atender la líder del Comité de RRPP María Alejandra Velilla.

Por su parte Michel Moreu y Dana Campos del día viernes, coordinaron las siguientes actividades:
Entre los patrocinadores se encontraban marcas importantes y reconocidas, lo cual favoreció el
posicionamiento del evento, los cuales fueron: Argenta Platería, que obsequió un portarretrato en
plata para rifar entre los asistentes y unos aretes como obsequio a la influenciadora Andrea
Marmolejo por el video promocional que hizo del evento; Colombian bags, quien obsequió un
bolso tejido a mano y en cuero para rifar entre los asistentes; Gorilla hitch bike ride, obsequió un
tiro para auto que permite cargar hasta 3 bicicletas para rifar entre los asistentes.
Dentro de los patrocinadores de comestibles y bebidas se gestionó Hatsu, patrocinador de té con
degustaciones para los asistentes; Dunkin Donuts quienes obsequiaron 350 donas de sabores
surtidos como refrigerio para los asistentes; OMA, obsequió 250 cafés para los invitados; Nature´s
Hearth, 350 packs de frutos secos y 350 aguas de coco para la audiencia; Batí2+, quienes
entregaron aproximadamente 60 botellas para patrocinadores y rifas entre la audiencia y
degustaciones en su puesto; IKONO pizza, quienes entegaron 100 pizzas en cono como refrigerios
para los asistentes e invitó a los organizadores después del evento al local para una degustación.
Otros patrocinadores con incentivos para los asistentes: Seguros Bolívar, entregó
aproximadamente 300 agendas, cuadernillos y 100 esferos para obsequiar y 15 libros del
Magdalena para los conferencistas; JJC inmobiliaria, obsequió agendas, y 350 botellas de agua
para todos los asistentes; AIESEC, que hizo presencia en el evento y regaló agendas para los
conferencistas; Reddime, obsequió 180 bonos de descuento ara los asistentes; Juan Açaí, que
brindó 150 muestras de producto y degustaciones en el stand; FCD soluciones industriales, que
obsequió 70 esferos contramarcados con el logo del evento para entregar en el taller encargado por
el grupo del viernes y para los conferencistas, y Directo Bogotá, que obsequió 15 revistas para los
conferencistas.
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El equipo del viernes se encargó de la consecución de los patrocinadores excepto IKONO pizza
gestionado por el grupo del martes; se llevó a cabo la consecución de cinco de los conferencistas:
Juliana Llano de Nequi, Julio Cardona del MINTIC, Ana Restrepo y César Salas de Google, Laura
Londoño de Fit&Cleanlife, y Andrea Marmolejo. Se gestionó el auditorio y la solicitud de todo el
equipo necesario, sillas, micrófonos, cables, mesas, entre otros aspectos logísticos. El presupuesto,
a cargo del comité administrativo, y toda la parte gráfica realizada en conjunto con el otro equipo.
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2. Informe Relaciones Públicas Comentado [1]: +malejavelilla@gmail.com

El Comité de relaciones públicas se conformó por dos integrantes: María Alejandra Velilla y
Yamile Dajud y estuvo encargado, valga la redundancia, de hacer o mantener todas las relaciones
antes, durante y después del evento.

María Alejandra Velilla - Se encargó, antes al evento, de conseguir conferencistas como Tata
Gnecco, Marcela Barajas y Alejandro Escallón (Bogotá Eats) - quién tuvo que cancelar a última
hora y también se encargó de guiar y ayudar a conferencistas como Rodrigo Márquez de Claro -
Después de que Manuela Baraya le pasara la responsabilidad- y a Marcela García de Rappi -
Cuando María Fernanda le pasó la responsabilidad de igual forma. También, antes del evento se
hizo una confirmación de la asistencia de los conferencistas al evento.

Por otro lado, durante el evento, fue la encargada de los conferencistas del módulo de redes
sociales, estando pendiente si se necesitaba algo por su parte y asegurándose de su transporte y su
llegada a la conferencia. Después del evento, fue la encargada de redactar y de mandar las cartas
de agradecimiento por su asistencia y participación a los conferencistas.
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3. Informe Comité Difusión

El siguiente informe presenta las imágenes finales y los gráficos utilizados para la difusión del
evento Enlázate 360, OnDigital: Asume y Reinventa.

Logo historia
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Imágenes finales de los módulos

Imágenes finales de los patrocinadores

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Talleres

Programación de actividades

28 de septiembre: se publicó la nueva imagen del evento Enlázate 360: On Digital Asume y
Reinventa. Al igual que se publica la pieza gráfica en la cual se informa que en esta versión
del evento se realizarán dos talleres, Diseño de App y Entramado digital.
29 de septiembre: Se publicó la pieza gráfica del taller de diseño de app, el perfil de Rappi.
1 de octubre: Se publicó el perfil de Andrea Marmolejo, perfil de Claro Video y Claro Música
2 de octubre: Se publicó el perfil del Ministerio Tic Campaña “ Bajemos el Tono”, Perfil de
Germán Rey.
3 de octubre: Se publicó el perfil de Omar Gamboa.
4 de octubre: Se publicó la imagen el evento con la información de la inscripción para el taller
de Diseño de App.
5 de octubre: Se publicó para quién iba dirigido el evento al igual que la pieza gráfica del
taller de Diseño de App.
6 de octubre: Se publicó el objetivo de On Digital y las redes en las que se puede seguir el
evento.
7 de octubre: Se publicó la pieza gráfica con los módulos del evento y sus respectivos horarios.
8 de octubre: Se publicó la pieza gráfica del taller de Estrategias de Marketing Digital. El
perfil de Fun2Fit Tata Gnecco y Marcela Barajas.
9 de octubre: Se publicó la pieza gráfica de Ba2+ (patrocinador) y Cabify (patrocinador).
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10 de octubre: Se publicó el mapa de llegada al taller de Diseño de Apps y la pieza gráfica

del mismo. Fotografías del cómo transcurrió el taller. Ese mismo día se hizo cubrimiento en
redes.
11 de octubre: Se publicó la pieza gráfica del taller de marketing en la web. La pieza gráfica
de Juan Açai (patrocinador)
13 de octubre: Se publicaron los perfiles de Legislación y ética digital, y Marketing Digital.
Pieza gráfica de Argenta Plateria y Hatsu (patrocinadores). Mapa de llegada al Taller de
Marketing en la web. Fotografías del transcurso del taller de marketing en la web.
14 de octubre: Se publicó pieza gráfica de Empanadas Típicas del Valle. Perfil del módulo
Apps y Plataformas. Fotografías del Taller de Marketing en la web.
17 de octubre: Se publicaron fotografías de la activación del grupo del Martes (Globos) en las
distintas redes sociales.
18 de octubre: Módulo de Legislación y ética digital y Marketing Digital. Pieza Gráfica de
Reddime y Gorilla (patrocinadores).
19 de octubre: Se publicaron las piezas gráficas de Nature’s Heart, Global Exchange
(patrocinadores). Módulo de Tendencias Digitales, Apps y Plataformas. Fotografías taller
marketing en la web.
20 de octubre: Se publicó pieza gráfica de lugar, fecha y hora del evento general. Fotografías
de la activación del grupo del viernes (Pac Man).
23 de octubre: Se publicó pieza gráfica de Seguros Bolívar (patrocinador) y Pieza general de
todos los patrocinadores del evento.
24 de octubre: Se publicó pieza gráfica de FCD Soluciones (patrocinador). Pieza gráfica de
los módulos con horarios.
25 de octubre: Fotos activación globos. Perfil de Apps y Plataformas. Diseño de pendones
26 de octubre: Fotografías de la activación Pacman.
27 de octubre: Pieza gráfica de Ikono Pizza (patrocinador) y Pieza final general de todos los
patrocinadores del evento.
29 de octubre: Pieza Gráfica de Argenta plateria(patrocinador). Pieza conteo regresivo para
el evento 4.
30 de octubre: Pieza conteo regresivo para el evento 3. Video promocionando el evento de
Andrea Marmolejo. Se hacen dos comunicados de prensa: uno del taller y otro de la activación.
Realización de la escarapela para asistentes y conferencistas.
31 de octubre: Pieza conteo regresivo para el evento 2. Envío de correos a los asistentes con
el brochure de preparación a l evento.
1 de noviembre: Pieza conteo regresivo para el evento 1. Pieza gráfica JJC Inmobiliaria
(patrocinador). Código Cabify para el evento.
2 de noviembre: Pieza conteo regresivo para el evento 0. Código Cabify para el evento.
Fotografías y videos del evento general. En vivos en instagram, publicación imágenes y videos
del evento en las redes.
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4. Informe Comité Técnico

*Parte de algunos módulos de este informe se hicieron en conjunto con el grupo técnico de la
pasantía del viernes y con el material gráfico ofrecido por el grupo de difusión.

El Comité técnico del grupo del martes estuvo encargado de la parte de redacción, edición y
organización de comunicados, invitaciones y agendas del taller de Diseño de Aplicaciones y del
Evento de On Digital 2017.

El informe se compone de:

1. Marco teórico.*
2. Invitación al taller Diseña tu App.
3. Correo de petición de difusión a Oscar Fonseca.
4. Formulario de inscripción al taller Diseña tu App.
5. Instructivo del taller Diseña tu App.
6. Encuesta del taller de inscripción.
7. Modelo de libreto de llamadas a conferencistas.
8. Cartas de invitación a los directivos de la universidad.
9. Agenda y minuto a minuto del evento On Digital.
10. Organización de lista de inscritos al evento On Digital.
11. Encuesta de calidad del evento On Digital.
12. Modelo de certificados de conferencistas, talleristas y asistentes.
13. Contacto con conferencistas.
14. Libretos de módulos.
15. Preguntas de módulo Aplicaciones y Plataformas.*

1. Objetivo General
Identificar el papel de la comunicación digital en el desarrollo de Colombia a través del estudio de
los discursos y los fenómenos claves que la conforman, con el fin de comprender los cambios que
ha implicado su desarrollo en la comunicación organizacional.

Objetivos Específicos
● Reconocer el papel de las empresas nacionales con presencia digital en el desarrollo
colombiano y la construcción de país.
● Enseñar al público objetivo procesos para llevar a cabo sus proyectos a partir del uso de
plataformas digitales.
● Presentar y analizar las políticas que regulan e impulsan proyectos de comunicación digital
en Colombia.
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● Estudiar los fenómenos de popularidad (o tendencias) que están presentes en el entorno

digital y comprender qué efectos produce en la opinión general y la discusión digital de la
sociedad actual.

Justificación
Podemos detectar que, actualmente, los avances en la tecnología han llevado a la creación de un
entorno digital, el cual permea en el modo de vida de la sociedad colombiana y las instituciones
que la conforman. Por esta razón consideramos de crucial importancia abarcar las problemáticas,
tendencias y oportunidades que genera el desarrollo de la comunicación en este entorno digital
digital en el contexto colombiano.

Público objetivo
El evento Enlázate 360 busca crear vínculos entre la empresa pública y privada, y la academia,
sectores que se ven afectados por las diversas transformaciones de la comunicación que la han
encaminado al entorno digital. Para ello, se espera vincular 400 personas a esta jornada académica,
incluyendo estudiantes, profesores, empleados de sectores públicos y privados, y sus dirigentes.

Marco teórico
A Colombia, la adaptación tecnológica le tomó mayor tiempo respecto a otros países; en ello está
marcada la identidad de un país que se mantiene en desarrollo. Aun así, a punto de entrar en la
recta final de la segunda década del siglo, Colombia ha logrado integrar lo que se denomina cultura
digital y la ha adaptado a sus modelos de negocio, educación, salud, comunicación e incluso
política. Sanjay Fernandes (2014) propone como significado de Cultura digital el “conjunto de
prácticas y relaciones sociales en donde se crea sentido y se re-significan las formas de interacción
social, por la mediación de tecnologías digitales como el uso de internet y dispositivos como
computadores, tabletas y celulares, entre otros”.

En Colombia el emprendimiento ha adquirido un nuevo significado y técnica, además de apoyar

esta categoría en estrategias publicitarias que impulsan cientos de negocios que tienen como
locación a Internet. Además de no dejar de lado el papel que la tecnología ha tenido en la mejora
de calidad de vida los colombianos, lo que ocurre cuando ciertas comunidades la adaptan e inician
un proceso de construcción de contenido digital orientado a abordar problemáticas sociales
comunes en el país. Para ello, Fernandes señala a las mujeres indígenas y campesinas del Cauca y
el Cesar que crearon una comunidad de víctimas del conflicto que quieren y necesitan acceso a la
justicia.

Lo anterior da pie a una serie de debates a partir del contenido digital, como por ejemplo el papel
del estado en aquellas propuestas y en la regulación de políticas para que estas se lleven a cabo:
¿Es efectiva la presencia del estado en el proceso de construcción de una cultura digital
 21

colombiana? Para el autor debe haber mayor control y efectividad, más que “entusiasmo” ya que
existe la creencia de que la cultura digital hace que vivamos mejor:

creemos que la idea de vivir mejor debe ser analizada con cuidado, no limitarse a que la
promoción de la cultura digital sea embutir tecnología a la gente, pensando que su vida es
menos si no tienen Facebook. Al Estado le serviría una definición de cultura digital que
permita digerir este tema sin presiones, sin sucumbir a la avalancha comercial de las
grandes empresas de telecomunicaciones y tecnológicas. (Fernandez, 2014).

En un estudio realizado por estudiantes de la Escuela de Comunicación Social de la Universidad

Arturo Michelena, se hace un análisis de la conformación de sociedades de conocimiento dentro
de la comunicación digital, teniendo en cuenta su necesaria relación con la aparición de nuevas
prácticas culturales y medios tecnológicos.

En primer lugar, se habla de la comunicación como un fenómeno psicosocial, en el cual se

encuentran dos tipos de variables: las variables de carácter individual, y las variables de carácter
colectivo. Dichas variables van a hacer uso de los elementos culturales y de las tecnologías para
generar apropiaciones del sentido de la vida cotidiana y crear nuevas significaciones. Por tanto, se
genera un cambio en cuanto que las sociedades de conocimiento ya no solo van a estar ligadas al
desarrollo económico, como sucedía en el siglo XX, sino que las nuevas sociedades van a girar en
torno a la integración de lo digital, y a la generación de nuevos conocimientos y comportamientos
a partir de ello. De igual forma, el estudio identifica las nuevas características de conceptos como
la globalización o mundialización, de acuerdo a que la comunicación digital genera un
rompimiento de fronteras y los sistemas sociales y culturales son desarrollados y compartidos, sin
importar el espacio en el que se encuentren.

Referencias:

Fernández, S. (2014) Cultura digital ¿cómo se come?. [artículo] Arcadia. Reduperado de

http://www.revistaarcadia.com/opinion/columnas/articulo/cultura-digital-como-come/38620

Latuff, L; Nakhoul, S (2012) Nuevos medios de comunicación y prácticas culturales en Siglo XXI.
Nuevos medios de comunicación y prácticas culturales en el siglo XXI. Universidad Arturo
Michelena, Venezuela.
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2. Invitación del taller Diseña tu App

On Digital los invita muy cordialmente a su primer Taller Diseña tu App, a cargo de Eddy
Leonardo Silva. Se realizará el día 10 de octubre del año en curso desde las dos de la tarde hasta
las cuatro, en el edificio Fernando Barón (#2), salón 302.

Es importante tener en cuenta que para participar en el taller se debe realizar la inscripción a través
del formulario cuyo link se encuentra a continuación, y que las personas que asistan a mínimo el
70% del taller, serán certificadas.

¡Los esperamos!

Link de inscripción:
https://docs.google.com/forms/d/1xXxzUM4Rxw4zFFeJAyTGOPske16yc60Qya3_tbrGWuM/pr
efill

3. Correo de petición de difusión del taller a Oscar Fonseca

Buenas tardes Óscar, somos del equipo de Enlázate 360. Como te

habíamos comentado, este año vamos a tener dos talleres
complementando el evento principal. Tu amablemente te ofreciste
a ayudarnos a enviar las invitaciones por el correo institucional. El
primer taller va a ser el próximo 10 de octubre. La invitación del
correo que nos gustaría que enviaras es:

¿Quieres diseñar tu propia aplicación? ¡Aprende en nuestro taller!

Nuestro invitado Eddy Leonardo Silva es especialista en diseño de

páginas web, interfaz y experiencia de usuario, y dirección
artística. https://goo.gl/NzWH5x

Si quieres asistir ¡anímate! porque hay cupos limitados, entonces corre a inscribirte en el siguiente
link: https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSfu__ug-
UWXxWVeClQBQzgm07JLBh1umBRMRLomQJrtTxks-g/viewform
Los que participen recibirán una certificación del taller.

----------------------------------------------------
Gracias por tu colaboración, es de gran ayuda, que tengas un buen día.

Equipo de Enlázate 360.

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4. Formulario de inscripción del taller Diseña tu App

Diseña tu App
El siguiente formulario de registro para los asistentes al primer taller de Diseño de Apps en el
marco del evento Enlázate 360 del 2017 de la Facultad de Comunicación y Lenguaje, Campo
Organizacional, de la Pontificia Universidad Javeriana de Bogotá. El taller se llevará a cabo el
martes 10 de octubre del 2017 en el salón 302 del edificio Fernando Barón (#2) de la institución,
localizado en la Cra. 7 No. 40B-36, de 2:00 p.m. a 4:00 p.m. Solo los registrados en este formulario
podrán asistir al taller. Solo los quienes asistan al 70% del tiempo del taller serán certificados. Si
no puede asistir con seguridad no se registre, dele la oportunidad de asistir a otros interesados.

Dirección de correo electrónico:

Ocupación:
Universidad o institución:
Facultad:
Cédula:
Dirección:
Teléfono:
¿Cómo se enteró del evento?

https://docs.google.com/forms/d/1xXxzUM4Rxw4zFFeJAyTGOPske16yc60Qya3_tbrGWuM/ed
it

5. Instructivo del taller Diseña tu App

¡Gracias por inscribirte a nuestro taller! esta es una gran oportunidad para estar OnDigital.
Nuestro tallerista Eddy Leonardo Silva, es especialista en diseño de páginas web, interfaz y
experiencia de usuario, y dirección artística. Conoce su trabajo aquí: https://goo.gl/NzWH5x
Los puntos que se tratarán este día serán:
1. Conceptualización.
2. Introducción a la creación de aplicaciones.
3. Diseño.
4. Desarrollo de aplicaciones.

Para que puedas participar en los ejercicios del taller y sacar el mejor provecho, deberás traer los
siguientes materiales:
● Hojas carta u oficio, lo dejamos a tu preferencia.
 24

● Elementos de escritura como lápices o esferos o marcadores, con lo que te sientas más
cómodo.
● Una buena actitud, nosotros nos encargamos de lo demás.

Recuerda el taller se llevará a cabo el 10 de octubre de 2017 de

2:00 p.m. a 4:00 p.m. en el Edificio #2, Fernando Barón de la
Pontificia universidad Javeriana, en el salón #302.

Guarda la imagen y #PontoOn

*Importante: Sólo quien asista a todo el taller obtendrá una certificación. Las certificaciones se
enviarán de forma digital al correo inscrito en el formulario. Sólo los inscritos podrán entrar al
taller.
 25

6. Encuesta de evaluación del taller Diseña tu App

Taller Diseña tu Aplicación- On Digital

10 de octubre de 2017
Nombre: _____________________________________________________________
Cómo le pareció el taller, Califique su experiencia en el taller (1 malo y 5 excelente):

En cuanto al espacio: 1 2 3 4 5
Fue fácil llegar a la ubicación.
La organización del evento fue eficiente.
Las instrucciones del evento fueron claras.
El espacio del taller fue cómodo.
En cuanto al taller: 1 2 3 4 5
Las temáticas fueron útiles.
El tallerista fue claro en su explicación.
Fue suficiente el tiempo utilizado para los temas tratados.

Comentario adicional:

7. Libreto de llamada a conferencistas

Apreciado doctor-------

Mi nombre es ---- integrante del Comité organizador del evento enlázate 360 de la Pontificia
Universidad Javeriana., para nosotros será un privilegio contar con su participación en el evento
“Conéctate, piensa digital” de 2017 que se llevará a cabo el 2 de noviembre en el Javeriana, cuyo
tema principal para este semestre será la comunicación digital.
Estamos interesados en que nos acompañe en el módulo de ---- y el tema en el que queremos que
se enfoque su charla es ----. LEGISLACIÓN DIGITAL. TRENDING TOPICS...

Es importante notar que lastimosamente no hay presupuesto para pagarle por su tiempo, entonces
nos gustaría saber si usted está dispuesto a participar voluntariamente.
Si usted confirmó la participación al evento, en los próximos días le estaremos enviando la agenda.

Agradecemos nuevamente su colaboración en este evento académico

Comité organizativo, Enlázate 360
 26

8. Carta de invitación a directivos de la universidad

El siguiente modelo de carta de invitación fue redactado y editado para cada una de las siguientes
personas:

● Marisol Cano Busquets, Decana de la carrera de Comunicación Social.

● Andrea Cadelo Buitrago, Directora del departamento de comunicación
● Oscar Fonseca Mantilla, Director de la carrera de Comunicación social.
● William E. Sánchez, Coordinación de Profesores del Departamento de Comunicación
● Luis David Prieto Martínez, Vicerrector académico
● Luis Alfonso Castellanos Ramírez, Vicerrector del medio universitario

Bogotá, DC 18 de octubre del 2017

Señor/a, ------

Apreciado/a ---------
Para el grupo organizador de Enlázate 360 es un privilegio contar con su participación en el evento
Enlázate 360 del 2017: On Digital, que se llevará a cabo el 02 de noviembre de 7:00 a.m. a 12:00
m.m. en el auditorio Alfonso Quintana del edificio Jorge Hoyos de la Pontificia Universidad
Javeriana. Este año se centrará en temas como Tendencias, legislación y ética digital, marketing
digital, aplicaciones y plataformas.

En los próximos días le estaremos enviando la agenda del evento, por lo que nos gustaría contar
con su presencia.

Gracias por su atención.

Equipo Enlázate 360.
 27

9. Agenda final y Minuto a minuto evento On Digital

Agenda On Digital 2017

Módulo Invitado Moderador Hora Tipo

Aplicaciones y -Claro Diego Uzeta 7:00-8:45 Foro

plataformas -Rappi
-Nequi

Marketing digital -Google: Ana Restrepo Y no necesario 8:45-9:15 Conferen

Cesar Rodrigo 9:15-9:45 cia

RECESO -Patrocinador de - 9:45-10:00

refrigerios

legislación y ética -Germán Rey * Pendiente 10:00- Foro

digital -Mint Ic 11:00
-Omar Gamboa

Tendencias -Tata Gnecco y Marcela Pia 11:00- Conversa

Barajas (Fun2fit) María 12:00 torio
-Estefania Agueyra (La Alejandra
pobre viejecita)
-Laura Londoño (Fit
CleanLife-Fitness)
-Andrea Marmolejo
(Digital influencer)
 28

Minuto a minuto
5:30 a.m.:
1. Llegada de todo el equipo organizador del evento.
2. Montaje y disposición de la decoración, mesas, sillas y disposición espacial
a. Responsable: Equipo de Logística.
b. Colaboradores: Todo el equipo organizador.
6:00 a.m.:
Llegada y montaje de Patrocinadores.
c. Responsable: Comité Administrativo.
d. Colaboradores: Todo el equipo organizador.
6:30 a.m.:
Finaliza el montaje.
Prueba de sonido, del micrófono y proyector.
a. Responsable: Comité de Logística.
b. Colaboradores: Todo el equipo organizador.
Equipos para registro encendidos, con listados y formularios abiertos.
a. Responsable: Comité Técnico
b. Colaboradores: Comité Logístico.
Recepción de patrocinadores: Comité Administración.
Recepción de asistentes: Comité Relaciones públicas (7 personas)

6:50 a.m.:
Inicia el registro de asistentes: Comité Técnico (5 personas)
Acomodación de asistentes y micrófono: Cristina González.

7:00 a.m. – 7:10 a.m.:

Recepción de conferencistas, recepción de los archivos de las presentaciones y atención o guía
de los mismos.
Preparar libretos del Foro Aplicaciones y plataformas en la mesa, copia a cada conferencista y
moderador (4).
Apertura del evento por parte de directoras.
 29

Presenta: ___________
a. Responsable: Manuela Baraya, Michelle Moreau, Luís Miguel Gallo, Andrés
Cobos.
b. Colaboradores: Cristina González.

7:00 a.m. – 8:45 a.m. Módulo: Aplicaciones y plataformas. (Foro)

Conferencistas

Líder en contenido de Claro

Rodrigo Márquez Pulido Claro
Colombia

Marcela García Directora de comunicaciones de

Rappi
Caballero Rappi

Equipo de Mercadeo y nuevos

Juliana Llano Nequi
negocios

Presenta: (Manuela Baraya, Michelle Moreau, Luís Miguel Gallo, Andrés Cobos.)
Modera: Diego Fernando Uzeta.
a. Colaboradores: Cristina González.

8:45 a.m. – 9:45 a.m. Módulo: Marketing digital. (Conferencia)

Conferencista

Parte de Google Marketing

Ana Restrepo Google 845-915
Solutions - Agency Partners

Google 9:15-945
César Rodrigo Salas Responsable de Educación en
Google para Colombia.

Presenta: (Manuela Baraya, Michelle Moreau, Luís Miguel Gallo, Andrés Cobos.)
a. Colaboradores: Cristina González.
 30

9:45 a.m. - 10:00 a.m. Receso.

Enviar a los asistentes al receso.
Coordinación de Patrocinadores.
a. Responsable: Comité Administración.
b. Colaboradores: Todo el equipo organizador.

10:00 a.m.
Dirigir el reingreso de los asistentes al auditorio.
Preparar libretos del Foro Legislación y ética digital en la mesa, copia a cada conferencista y
moderador (3).
a. Responsable: Lina Abril.
b. Colaboradores: Camila Casadiego, Laura Barrero y Daniel Jiménez.

10:00 a.m. - 11:00 a.m. Módulo: Legislación y ética digital. (Foro)

Hacer una segunda introducción al evento.
Presentar conferencistas.
Presentan: (Manuela Baraya, Michelle Moreau, Luís Miguel Gallo, Andrés Cobos.)

Omar Gamboa Decided Now Fundador de Decided Now

Julio Caicedo Mint Ic

Germán Rey

a. Colaboradores: Cristina González.

11:00 a.m. – 12:00 m.m. Módulo: Tendencias. (Conversatorio)

Preparar libretos del Foro Aplicaciones y plataformas en la mesa, copia a cada conferencista y
moderador (7).
Introducir a los conferencistas.
 31

Presenta: (Manuela Baraya, Michelle Moreau, Luís Miguel Gallo, Andrés Cobos.)
Modera: Pía Wohlgemuth.
Conferencistas:

Tata Gnecco y Marcela

Barajas Fun2Fit Fundadoras de Fun2fit.

Estefanía Angueyra La Pobre viejecita Crítica gastronómica.

Laura Londoño Montealegre Fit & Clean Life Bloggera

Andrea Marmolejo Influencer

a. Colaboradores: Cristina González.

12:00 m.m. – 1:00 p.m.:

Finalización del evento.
Diálogo de cierre: (Manuela Baraya, Michelle Moureu, Luís Miguel Gallo, Andrés Cobos.)
Organización de auditorio.
Almuerzo de Conferencistas:
a. Encargado: Comité Relaciones públicas.
b. Colaboradores: Comité Logística.
Almuerzos confirmados conferencistas:
● Julio Caicedo
● Juliana Llano
● Omar Gamboa
● Ana Restrepo
● Laura Londoño
● Diego Uzeta
● Cuatro Cupos para invitar.
 32

Convenciones:
Equipo Organizador:
1. Clemencia León
2. Michelle Moreau
3. Manuela Baraya
4. Yamile Dajud
5. Andres Cobos
6. Ana María Acosta
7. María Alejandra Velilla
8. Pía Wohlgemuth
9. María Fernanda Giraldo
10. Julia Rizo
11. Gabriela Rivera
12. Laura Valenzuela
13. Nicole Gómez
14. Sara Nicole Beltrán
15. Daniel Castañeda
16. Paulina García
17. Daniela Ramirez
18. Laura Villegas
19. María José Agredo
20. Viviana Hernández
21. Juliana Guio
22. Carolina Corredor
23. Natalia Sarmiento
24. Oscar Florez
25. Silvia Helena Velez
26. Gabriela Cogollo
27. Andres Cobos Cobos
28. Laura Santacruz
29. María Fernanda Giraldo
30. Camilo Cabrales
31. Luis Miguel Gallo Miguel Gallo
32. Juan Sebastian Londoño
33. Camila Hernández
34. Cristina González Gonzales
35. María Olga Orejuela
36. Daniela Nule
37. Carolina Jiménez
 33

10. Lista de inscritos al evento On Digital

Se realizó la compilación de las personas inscritas al evento On Digital, está disponible en el
siguiente enlace: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Nn-
um1SEYADu7PdFmVaY7NhCNJZYkl31rBpOV11ySGY/edit#gid=412878409

11. Encuesta de calidad del evento On Digital

Evaluación OnDigital
Esta encuesta será utilizada exclusivamente para uso interno de los organizadores del evento
Enlázate 360: OnDigital, con el fin de recibir una retroalimentación en pro de los futuros eventos
de Enlázate
Dirección de correo electrónico*
¿Conocía antes el evento Enlázate 360?
¿De qué manera se enteró del evento?
Señale la cantidad de veces que ha asistido al evento Enlázate 360
Califique su experiencia en el evento Enlázate 360
¿Le resultó interesante el primer módulo del evento? (Apps y Plataformas)
¿Por qué?
¿Le resultó interesante el segundo módulo del evento? (Marketing digital)
¿Por qué?
¿Le resultó interesante el tercer módulo del evento? (Legislación Digital)
¿Por qué?
¿Le resultó interesante el cuarto módulo del evento? (Tendencias Digitales)
¿Por qué?
¿Volvería a participar en el evento de Enlázate 360?
¿Recomendaría el evento Enlázate 360?
Organización del Evento
Por favor, evalúe la eficiencia de los siguientes aspectos del evento:
Logística interna (entrada y salida) del evento
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Temáticas propuestas
Publicidad y comunicación del evento
Ubicación (auditorio)
Patrocinadores presentes
Invitados especiales
Comida y bebidas ofrecidas
Imagen gráfica del evento
Puntualidad del itinerario
Decoración del evento
Cumplimiento de mis expectativas frente al evento
Tu opinión nos importa
Gracias por tu paciencia, queremos saber tu opinión frente al evento y futuros eventos a realizar.
¿Qué recomendarías para futuras ediciones de Enlázate 360?
¿Qué comentarios generales tienes del evento?
https://docs.google.com/forms/d/19nrApT-Tjeol34S4dgDwpJokW-
JCGDk_qT1iDZazEsU/edit?usp=drive_web

12. Modelo de certificados de conferencistas, talleristas y asistentes:

 35

13. Contacto con conferencistas

Se realizó el contacto y la gestión de los conferencistas Germán Rey, bajo la responsabilidad de
Laura Valenzuela quien hizo los perfiles y se encargó de ser el contacto entre ellos y el evento:
-Germán Rey Psicólogo de la Universidad Nacional de Colombia, con estudios de Doctorado en
Psicología en la Universidad Complutense de Madrid. Experto en temas de comunicación, cultura,
gestión cultural e industrias culturales.
-Estefanía Angueyra Food blogger- La pobre viejecita.
Estudió Literatura y Artes Visuales en la Pontificia Universidad Javeriana. En 2013 comenzó con
la idea de ser crítica gastronómica, gracias a su pasión por la comida y por siempre ir a los
restaurantes más recomendados de la ciudad. Creó una marca La Pobre viejecita.
La pobre viejecita: Reconocida página de reseñas gastronómicas de la ciudad de Bogotá, que se
desenvuelve en diferentes plataformas digitales.

14. Libretos de módulos

Se hicieron tres libretos correspondientes a los tres módulos tipo foro (Aplicaciones y Plataformas,
Legislación y ética digital, y Tendencias) cada libreto cuenta con los perfiles de los conferencistas
participantes en cada módulo, lo que sirvió como referencia en sus intervenciones en el módulo.
-Libreto Aplicaciones y plataformas: https://docs.google.com/document/d/1Ly-4k-
qkIHY_OMD9nKghXiZ-iRjG6JXIBjloZJfX_MI/edit
-Libreto Legislación y ética digital:
https://docs.google.com/document/d/18h3GfqUtsY7N2g7vw1b6URO1cRurvMZqu07EJddfCc4/
edit
-Libreto Tendencias:
https://docs.google.com/document/d/1r3AjgjIMu676oV-
YwWszEQCkFRVyLMhWnuoYmVXUMZE/edit

15. Preguntas de módulo de Aplicaciones y Plataformas*

En conjunto con el grupo técnico del viernes se realizaron diez preguntas para el módulo de
Aplicaciones y Plataformas como plan de contingencia por la falta de confirmación del moderador.
 36

Preguntas módulo plataformas y aplicaciones

● ¿Cuáles han sido sus mayores retos a la hora de diseñar una app o plataforma?
● ¿Qué han aprendido en el proceso, qué harían diferente si tuvieran la oportunidad?
● ¿Cómo se sostiene una app o plataforma, es decir, si una app es gratis, cómo la publicidad
u otros medios les pueden servir para tener un beneficio económico.
● ¿Cómo estima las plataformas o aplicaciones como herramienta de competencia?
● ¿Las plataformas interfieren con otros modelos de mercado?
● ¿Las plataformas son una necesidad de adaptación o un complemento a un servicio?
● ¿De qué forma se modera el impacto social que tiene una cuenta plataforma?
● ¿Cuál cree que ha sido el alcance del desarrollo de aplicaciones y nuevas plataformas en
nuestro país? ¿Con qué va de la mano?
● ¿Qué conocimientos necesitan antes de crear la aplicación?
● ¿Por qué creen que una app móvil es la mejor forma de llegar al público?¿O a qué público
son dirigidas estas plataformas?
● ¿Cómo hacer que una aplicación se destaque entre las miles que hay en el mercado? Qué
creen que hace original una app.

Nicoll Gómez y Daniel Castañeda también trabajaron en los siguientes aspectos:

Sustentación teórica del proyecto a la facultad, creación de perfiles de talleristas y conferencistas,

revisión de hojas de vida de talleristas, creación de formularios de asistencia a talleres y al evento,
control de asistencia día del evento, gestión de listas de ingreso el día del evento. También
consiguieron los patrocinios de Seguros Bolívar: Daniel Castañeda y FCD: Nicoll Gómez.
 37

5. Informe Comité Administrativo

Andrés Cobos: encargado de conseguir patrocinio con Oma e intervenir en la gestión del mismo
frente al DSU con el acompañamiento del grupo del viernes. Averiguación de patrocinios de
escarapelas y cintas que se otorgarían como regalos, cotización que fue rechazada por parte de la
Facultad de Comunicación por falta de presupuesto. Presentador de un módulo del evento.
38
39
 40

Cristina González: elaboró el acta del día 29 de agosto. Suministró al Comité de logística, el
material de mesa que se entregó a los asistentes del taller que se realizó previo al evento. El día
del evento, estuvo asistiendo al Comité de logística en la organización de las Escarapelas y
relevando a los compañeros de recepción que necesitaban cambiar. También se encargó de la
puerta de acceso y salida de los asistentes, vigilando el ingreso de solo quienes estuvieran
registrados.

Camilo Cabrales: se encargó de realizar los certificados tras el evento.

Gabriela Cogollos: Estuvo encargada de liderar el grupo de administrativo del viernes; facilitó el
contacto de WINGO al grupo de logística ( no hubo éxito en el patrocinio), facilitó al equipo de
logística el contacto de la señora que hizo las camisetas del evento, tuvo cita con Global Exchange
 41

para lograr un patrocinio con Global Exchange, había sido confirmado, sin embargo no asistieron
al evento (No tuvo presencia en el evento porque avisaron que no podían llevar los detalles al
evento). Gestionó 16 agendas para los conferencistas por parte de AIESEC como patrocinador.
También realizó la cotización de los materiales con JAVEGRAF y el presupuesto del evento.
Durante el evento estuvo encargada de estar pendiente de los patrocinadores, específicamente
estuve con Té HATSU, los cuales pidieron que se les acomodará de lugar, se les tomara fotos,
pasarles constantemente el producto para poder brindarle a los asistentes. También la acomodación
del patrocinio de Bati2+.

Luis Miguel: Gestionó el patrocinio de HATSU y la entrega del producto para el evento. Durante
el evento, fue moderador en el evento, estuvo pendiente de las luces y sonido durante la conferencia
y estuvo pendiente de cualquier imprevisto durante la conferencia.

Juliana Guio: Durante el evento estuvo muy pendiente de OMA y Dunkin, estuvo entregando el
refrigerio de estos dos patrocinadores durante los intermedios. También repartió los patrocinadores
entre el grupo de administrativo del martes y del viernes para que durante el evento las personas
encargadas estuvieran pendientes de los patrocinadores.
 42

6. Informe Comité Logística

Para la Pasantía de Organización de Eventos la participación de logística se hizo evidente frente a

los distintas actividades que se realizaron en el transcurso del semestre. El Comité de Logística del
martes se compone de un grupo de seis personas asistentes a la pasantía (Anamaria Acosta, Sara
Beltrán, Mariana Bayona, Silvia Velez, Tatiana Posada y Juan Sebastian Londoño) quienes
desempeñan varias funciones con base a las actividades previstas para la ejecución de la pasantía.

El 10 de octubre dde 2017 se realizó el primer taller “Diseña tu app” el cual tuvo como
conferencista a Eddy Leonardo. Por un lado, el Comité Logístico fue el encargado de manejar el
tema de acomodación, desde conseguir el salón disponible para la fecha del taller como también
conseguir la ayuda audiovisual requerida por el conferencista. Igualmente, este Comité tuvo a
cargo el refrigerio para asistentes y conferencista, (bebida Hatsu y galletas). De igual modo, para
la finalización del taller se dieron una serie de obsequios por la participación de los asistentes.

Posteriormente, en la pasantía realizamos la Activación de Marca en donde se tenía como objetivo

incentivar la participación y asistencia del público frente al evento masivo de Enlázate 360,
llamado para este año “On digital”. Esto se llevó a cabo en los espacios de la Universidad Javeriana
y el responsible fue el Comité de Logística estuvo presente en la medida en que cada integrante
participó de ella y a su vez ayudó con las distintas labores que implica la activación.

Para el evento grande, el Comité tuvo la tarea de imprimir y recoger todo el material gráfico que
se iba a usar durante el evento. La Facultad de Comunicación facilitó y los certificados con la firma
deldirector de carrera; esto con la intención de dar una apropiada acomodación de dicho material.

El 2 de noviembre, día en que se realizó el evento, el Comité de Logística tenía tareas asignadas:
se inició con la acomodación de todo el material gráfico como pendones, flyers, avisos, entre otros.
Luego procedió a de acomodar los stands donde se ubicaron los patrocinadores, así como tambien
la mesa de registro del evento. Otras actividades que se apoyaron fueron: registro y acomodación
de los asistentes y conferencistas, fotografía, acompañamiento en la mesa de registro y
patrocinadores, acompañamiento en la entrega de refrigerio, entre otras tareas asignadas.

El grupo del viernes conformado por: Laura Santacruz, Laura González, María Olga Orejuela,
Camila Hernández realizó los siguientes trabajos previos al evento: Gestión del auditorio,
consecución de las flores que estuvieron en la parte delantera del auditorio. Además se buscó un
técnico que estuviera pendiente de las necesidades internas de logística. La solicitud y
organización de sillas, mesas, carpetas con el logo de la universidad, portapendones y enchufes.

Con respecto a los refrigerios se solicitó el café a OMA, las donas de Dunkin Donuts, y también
se hizo el trámite para la autorización de refrigerios con la Coordinadora se Servicios de Alimentos
 43

Javerianos. Se hizo la cotización de camisetas y manillas. Por último, se encargó de la difusión por
los medios de la universidad.

Durante el evento: estuvieron ncargados del recibimiento de personas y el traslado al proceso de

registro. anfitriones, pasar el micrófono en el público cuando los conferencistas lo requirieron.
Buscar las donas y ayudar en el stand, y al final estar pendiente de organizar el lugar.

La estudiante de intercambio Lena Opolka fue la encargada del informe del taller sobre Entramado
Digital. Reporte del 20 de octubre 2017

Los estudiantes se disfrazaron de Pacman y los fantasmas para activar el evento “Enlazate 360”.
Después de tomar unas fotos del grupo, se dividieron en dos grupos para corretear en el campus
universitario. Con sus revestimientas llamaron mucho la atención de toda la gente, de los
estudiantes, los profesores y las otras personas que estaban en el campus.

El camino empezó afuera del edifico 67. Bajaron las escaleras hasta “Oma”, sobre el parte del
hospital, la biblioteca, la pecera, la cafetería del edificio Gabriel Giraldo y también hasta el
“Dunkin Donuts”.

Acompañado de la música de Pacman se llamó mucho la atención a la gente. Los estudiantes

encantaron y muchas personas tomaron fotos con ellos.

Ver fotografías en Faceebook página On Digital:

https://www.facebook.com/ondigital360/?ref=br_rs
 44

Parte 3: Comunicados de Prensa

Comunicado de prensa activación

Bogotá, 30 de octubre de 2017

El pasado martes 17 de octubre se llevó a cabo la primera activación de marca del evento
Enlázate 360: ON Digital.

La activación se llevó a cabo en las instalaciones de la Pontificia Universidad Javeriana y contó

con la participación de los estudiantes del grupo de la pasantía “Organización de eventos”. Esta se
desarrolló con globos identificados con el logo del evento, los cuales estaban llenos de conceptos
o retos digitales, los cuales eran reventados por la comunidad Javeriana. De este modo, los
participantes de la activación hacían la invitación para participar en el evento que realizará la
Facultad de comunicación y lenguaje.

Además de hacerlos reventar los globos, se les entregaban unos volantes con toda información
acerca de Enlázate 360: ON DIGITAL y se les mencionaron algunos de los conferencistas y
patrocinadores que harán parte del evento para motivarlos a asistir.

Enlázate 360: ON Digital se llevará a cabo el próximo jueves 2 de noviembre en el auditorio Jorge
Hoyos. Esperamos contar con la asistencia de todos los interesados en comunicación digital.
 45

Comunicado de prensa del taller

Bogotá, 30 de Octubre de 2017

El pasado 10 de Octubre del presente año se abrió de manera gratuita el Taller de Diseño de
aplicaciones en el edificio Fernando Barón, Universidad Javeriana. El taller fue dirigido por Eddy
Leonardo Silva, expert en Marketing, publicidad y todo lo relacionado con creación y manejo de
plataformas y aplicaciones. Quien habló de todo lo necesario para crear una aplicación, los pasos
a seguir e incluso planteó una actividad en la que se les brindaba la oportunidad a los presentes de
imaginarse cómo sería su aplicación, hacienda un boceto.

Específicamente el taller ofreció las estrategias para generar una idea, para plantear,
esquematizarla y luego llevarla a cabo, habló sobre aspectos claves que se deben tener en cuenta.
A pesar de ser el primer taller, hubo una muy buena recepción por parte de los asistentes y se les
invitó para que no se perdieran el taller que se realizaría el 13 de octubre sobre las estrategias de
marketing, además de hacerles un extendida invitación al evento OnDigital 360 el próximo 2 de
noviembre en la Universidad Javeriana, en donde se presentarán importantes temas de la industria
digital y comercial como son: Apps y Plataformas Digitales, Marketing Digital, Legislacion y Etica
Digital y Tendencias Digitales.

Las inscripciones están abiertas y son totalmente gratuitas, se puede encontrar toda la información
en las redes sociales del evento en Facebook e Instagram @OnDigital360.
 46

Parte 4: Evento

La decimotercera edición del evento Enlázate 360, On Digital: Asume y Reinventa tomó lugar el
2 de noviembre de 2017 en él edificio Alfonso Quintana de la Pontificia Universidad Javeriana.
La organización del auditorio con patrocinadores y primeros conferencistas empezó a las 5:30 a.m.
del mismo día, dando paso al inicio de la primera conferencia a las 7:00 a.m.

Las dos directoras de la pasantía, Michelle y Manuela, más dos compañeros, Andrés y Luis Miguel,
fueron maestros de ceremonia para los cuatro módulos. El libreto de los maestros de ceremonia
fue elaborado por ellos mimos.

Asistieron todos los conferencistas, sin ningún imprevisto, todos a tiempo y preparados.
Igualmente nos acompañaron con patrocinio: Batí 2, JJC inmobiliaria, Cabify, Hatsu, Dunkin
donuts, OMA, FCD soluciones industriales, Seguros Bolívar, Empanadas típicas de valle, Argenta
plateria, Colombian bags, Ikono pizza, Redime, Gorilla hitch bike rack, AIESEC, Juan açai,
Nature's heart.

Al evento asistieron 320 personas entre las cuales se rifaron tres regalos de los patrocinadores.

El evento no tuvo ningún problema, ni falla con consecuencias mayores, se pueden mejorar
algunas cosas pero en general todo salió mejor de lo esperado.

Ver fotografías en Faceebook página On Digital:

https://www.facebook.com/ondigital360/?ref=br_rs

Graficación de encuestas: Documento anexo Graficación de encuestas On Digital.

 47

Parte 5: Actas de progreso

ACTA 1
LUGAR Bogotá – PUJ FECHA: 8 / agosto/ 2017 HORA 2:00am – 4:00 am
: :
OBJETIVO 1. Definir temas finales para el evento.
DE LA 2. Coordinar invitados de diferentes perfiles para el evento.
REUNIÓN: 3. Asignar personas que se pondrán en contacto con los invitados.

Resumen ejecutivo de la reunión

● Definir temas finales para el evento

Al inicio de la reunión se informó al grupo sobre los temas que plantearon los estudiantes de la pasantía
de los viernes acerca del tema: comunicación digital, a lo cual todos estuvieron de acuerdo. A partir de
allí, se especificó qué dirección iba a tocar cada tema; finalmente se decidió:
1. Trending topics
I. Fit
II. Moda
III. Empoderamiento
IV. Emprendimiento

2. App/plataformas
I. ¿Cómo surgieron?
II. Ejemplos: Facebook, instagram, uber, netflix, apps de bancos.
3. Marketing digital
I. ¿Qué hay después del influenciador?
II. Engranaje del mercado en redes
4. Legislación digital
I. Lo público y lo privado
5. Deshumanización de medios
I. Ética de los medios.
● Coordinar invitados de diferentes perfiles para el event
Luego de definir los temas y su dirección se coordino qué posibles invitados podrían ir por cada subtema,
los cuales son:

1. Trending topics
I. Michelle Yidios
II. Carolina Ordoñez
III. TataFit
IV. La pobre viejecita
 48

V. Bogotá eats
VI. Mateo - Mateo
2. App/plataformas
I. Fernando Chavarro, Rappi
II. Instagram
III. Netflix Colombia
3. Marketing digital
I. Mass Digital
4. Legislación digital
I. Físcalia, datos informaticos
II. Ministerio de comunicaciones
5. Deshumanización de medios
I. Omar Rincón
II. German Rey
III. Facebook
● Asignar personas que se pondrán en contacto con los invitados
Finalmente se asignó a las personas que se pondrán en contacto con los posibles invitados, los cuales
fueron:
1. Trending topics
I. Michelle Yidios --- María Alejandra V
II. Carolina Ordoñez --- María Bayona
III. Tata Fit --- María Fernanda G
IV. La pobre viejecita --- Laura Valenzuela
V. Bogotá eats --- Pía W
VI. Mateo – Mateo --- Daniela Ramirez
3. App/plataformas
I. Fernando Chavarro, Rappi --- María Fernanda
II. Instagram --- María Alejandra V
III. Netflix Colombia --- Manuela Baraya
3. Marketing digital
I. Mass Digital --- Ana María Acosta
4. Legislación digital
I. Fiscalia, datos informáticos --- Daniela Ramirez / Manuela Baraya
II. Ministerio de comunicaciones --- Mariana Bayona / Manuela Baraya
6. Deshumanización de medios
I. Omar Rincón
II. German Rey --- Laura Valenzuela
III. Facebook --- Clemencia León
 49

LUGAR Bogotá – PUJ FECHA: 15/ Agosto / 2017 HORA 1:15 pm – 2:45 pm
: :
OBJETIVO 1. Saber si se han cumplido los objetivos de cada comité
DE LA 2. Definición de tareas restantes
REUNIÓN: 3. Propuestas de logo y nombre

ASISTENTES
NOMBRE ENTIDAD / CARGO
Manuela Baraya Comité General
Daniela Ramírez Barreto Comité de Difusión
Natalia Luengas Comité de Difusión
Paulina García Comité de Difusión
María Pía Wohlgemuth Neira Comité de Difusión
María F. Giraldo Comité General
Ana María Acosta Comité Logística
Mariana Bayona Comité Logística
Sara Beltrán Comité Logística
Tatiana Posada Comité Logística
Silvia Vélez Comité Logística
Ana Rivera Comité Técnico

Resumen ejecutivo de la reunión

● Evento:
Se definió que la fecha del evento será el 2 de noviembre de 7 a 12 am.
Los talleres serán la tercera semana de septiembre y la segunda de octubre (definir fecha exacta).
● Nombre y logo:
Se discutió sobre el posible nombre del evento, aunque no se llegó a un acuerdo. Se tenía
pensado “Piensa digital” pero al ser muy cliché, se decidió pensar en algo más. También se
presentó el logo y se escogió uno que debe modificarse para ser más acorde con el tema.
● Confirmaciones y pendientes:
-La persona de Maaji confirmó
-Edil Leonardo Silva de la agencia Mass Digital confirmó. Falta definir si taller o evento
principal
 50

-Tata Gnecco confirmó

-Mateo y Mateo, food bloggers, confirmaron. Falta definir si taller o evento principal
-Todelar confirmó, se debe gestionar.
-Rappi confirmó, falta definir quién vendrá.
-Tentativa de invitado Claro Video

Pendientes
Comité de logística:
Debe confirmar pasajes ida y regreso Medellin-Bogotá para Maaji

Comité técnico:
Pasar a limpio la agenda del evento para poder presentarla a los invitados

LUGAR Bogotá – PUJ FECHA: 22 / agost / 2017 HORA 13:00– 14:30

: :
OBJETIVO 1. Definición de temáticas para talleres.
DE LA 2. Organización de los módulos del evento principal.
REUNIÓN: 3. Concretar horario del evento principal.

Resumen ejecutivo de la reunión

● Definición de temáticas para talleres:
Se establecieron las temáticas de “Food Bloggers” y “Creación de Apps” para los dos talleres
previos al evento, cada uno abarcará un tiempo de una hora y media, tendrá un cupo limitado y
contará con parámetros de asistencia. Además, se definió la separación de los encargados de cada
taller entre los dos grupos:

Taller del 19 septiembre: Food Bloggers

● Responsabilidad de organización: grupo del martes.
● Cupo de 25 personas.
● Invitado: Mateo y Mateo.
● Temática: taller de fotografía gastronómica.
● Acciones pendientes:
➢ Pedir propuesta de taller a Mateo y Mateo.
➢ Comité de Logística: Buscar un salón para la fecha, preferiblemente en el 67 piso 7.
➢ Conseguir una mesa de café y galletas para el taller.
 51

➢ Buscar patrocinio para la mesa.

Taller del 13 de octubre: Creación de Apps

● Responsabilidad de organización: grupo del viernes.
● Cupo de 40 personas.
● Invitado: por definir.
● Temática: Taller sobre el paso a paso para la creación de una App.
● Acciones pendientes:
➢ Pedir propuesta de taller al invitado.
➢ Comité de logística: Buscar un salón para la fecha.
➢ Conseguir una mesa de café y galletas para el taller.
➢ Buscar patrocinio para la mesa.
● Módulos del evento y horario:
Se definió el orden de las temáticas para el evento del 2 de noviembre, con el fin de atraer y
mantener al público que asistirá al evento. También se estableció el tipo de intervención que se
tendrá, los participantes y algunos moderadores:

Temática Invitado Moderador Hora Tipo

Aplicaciones - Claro Video (plataformas) Diego Uzeta 7:30-8:45 Foro
- Mass Digital 8:45-9:00
(aplicaciones)
- Rappi (aplicaciones)

Marketing 1) Maaji No necesario 1) 9:00-9:30 Conferencia

Digital 2) Mario Manzi 2) 9:30-10:00
Legislación - Omar Gamboa Pendiente 10:00-11:00 Foro
digital y ética (Legislación)
- Viceministra TIC
- Germán Rey (ética)
Tendencias - Tata Gnecco (fitness) Pendiente 11:00-12:00 Foro
- La pobre viejecita (food
bloggers)
- Daniel Samper
(influenciadores)

● Actividades pendientes:
Comité General:
➢ Organización del brochure del evento.
 52

➢ Reunión entre directoras para establecer la presentación del evento en la Facultad de

Comunicación
Comité Difusión:
➢ Publicar imagen principal del evento
➢ Organizar imagen del evento para cada módulo por nombre y color característico.
➢ Crear evento en Facebook- pedir contraseñas de la página anterior.
Comité Relaciones Públicas:
➢ Enviar cartas de confirmación a invitados.
➢ Conseguir perfiles de los invitados confirmados para que el Comité de difusión los organice.
Comité Logística:
➢ Buscar salones para los talleres en las fechas establecidas, preferiblemente salones de artes
con vista o en el edificio 67 en el séptimo piso.
➢ Buscar mesas de café y galletas para los talleres.
➢ Llamar al Mirador para coordinar los almuerzos de los invitados al evento principal.
➢ Definir vestuario de los organizadores para el evento principal.
➢ Programar una prueba de sonido para el 1 de noviembre.
● Para tener en cuenta:
➢ Para reservar los salones es necesario enviar un correo con 5 días de anterioridad que incluya:
número de invitados y utilidades requeridas (mesas, proyector, etc.)
➢ Reservar los tiquetes de Maaji para el vuelo de ida: 7:00 a.m. y regreso: 3:00 o 4:00p.m.
● Llamadas pendientes:
- Germán Rey.
- Viceministra TIC.
- Omar Gamboa.
- Conseguir a alguien de Facebook o Instagram.
- Daniel Quintero.
- Mario Manzi
● Grupo del viernes:
- Contactar una persona para plataformas en el módulo de Aplicaciones.
- Contactar un moderador para los módulos de Ética y Tendencias.
- Organizar el taller de “Creación de aplicaciones”

Acta martes 29 día Martes 29 de agosto de 2017

Para este día se hizo revisión de cada uno de los brochures propuestos para el evento Enlázate 360
“Embrace it” y se acordaron ciertas modificaciones para cada uno de ellos. Se confirmaron y cancelaron
ciertos conferencistas y talleristas, además se acordaron patrocinios con diferentes empresas. Quedaron
acordados los siguientes puntos:

● Clemencia envió carta a Seguros Bolívar

 53

● Argenta Plateria confirmó enviar ollas en plata

● Batidos Plus ofreció degustación para los asistentes al evento, para los conferencistas y también para el
equipo de “Pasantía organización eventos”
● La marca Hatsu ya está confirmada
● Se confirmó que Mario Manzi no asistirá
● La marca Fun2fit liderada por Marcela Barajas y Tata Gnecco
Modificaciones al brochure:
● El nombre de Enlázate 360° debe ir en la esquina inferior derecha
● Cambiar tipografía de “Embrace it” y quedar más resaltado
● En todas las imágenes debe ir el nombre de “On Digital”
● Enlázate 360° en el brochure principal, debe ir más grande y vistoso
● Corregir el circuito de “On Digital”
● El logo de la PUJ debe ir en todos las imágenes, ya que es el respaldo institucional que se le da al
evento
Pag 1.
✓ Apps y plataformas participantes en el evento deben ir subordinadas teniendo en
cuenta el color de los circuitos.
✓ Quitar los nombres de Instagram, Facebook, etc, y poner logos de Mss Digital,
Rappi, Google, Claro.
Pag. 2
✓ En los perfiles se debe poner la marca con el color que lo represente.
✓ Para el pendón de patrocinadores debe ir “On Digital” con colores y abajo el logo de
cada uno de los patrocinadores.
Pag. 4
✓ Arreglar degradé en la margen superior derecha
Pendientes:
● Alejandra Velilla quedó de contactar a marcas como Google, Facebook o Instagram, para llevar
conferencistas.
● Bogotá eats queda pendiente por confirmar
● Ir a oficina de comunicaciones, para recibir indicaciones de dónde ubicar el logo de la PUJ y como
poner el evento en la página de la universidad.
● Poner perfiles de todos los conferencistas ya confirmados para los talleres y eventos
● Averiguar cuánto paga la PUJ a un conferencista invitado
● El presupuesto debe estar listo para el viernes, incluidos también los almuerzos
● Queda pendiente por confirmar la participación de Diego Uzeta, como moderador del evento principal.
● El Comité de logística quedó pendiente esta semana de conseguir los almuerzos en el restaurante “El
Mirador”, para los conferencistas y talleristas

Acta martes 5 de septiembre

 54

1. Se da inicio a la clase a las 2:14pm con la coordinadora del grupo de pasantía del viernes (Michelle
Moreau).
2. Brochure evento: Entrega hoy martes 5 de septiembre 2017.
3. Comité técnico: Debe quedar listo el Facebook del evento.
4. Persona responsable:
Mass Digital: Sara Beltrán
Rappi: María Fernanda Giraldo
Claro: Manuela Baraya
Nequi: Carolina Jimenez
Maaji: Manuela Baraya
Ómar Gamboa: Yamile
La pobre viejecita: Laura Valenzuela
5. Comité administrativo: Todo el presupuesto debe quedar listo para hoy 5 de septiembre de 2017
Gastos extras y demás preciso de conferencistas.
6. Comité logística: Hacer habladores para la mesa de invitados.
7. Enviar correo a directora de maestría en marketing.
8. Grupos viernes: 13 DE OCTUBRE PRIMER TALLER: ¿Cómo se entiende el marketing?
9. Grupo martes: 10 DE OCTUBRE TALLER: ¿Cómo se construye una app?, ideas para llevar una app.
10. Evento final: 2 de Noviembre de 2017
11. Se están haciendo modificaciones al broshure por parte del Comité técnico del grupo de pasantía del día
martes.
Aclarar el objetivo del Enlázate 360° de la presente edición (2017-2), y en general.
Se está discutiendo idioma del logo, por ser en inglés o español (On Digital. Embrace it.)
“El embrace it” se va a cambiar por un nombre en español, junto con el resto de títulos debido a que TODO
es en español. (Contenido)

TODO SE VA A CAMBIAR A ESPAÑOL.

Embrace it cambia a: “Asúmelo”
Los módulos, cada uno tiene un color ( en la presentación)
Dejar solamente los logos en las presentaciones.
Sweet life queda como patrocinador para darle detalles para los conferencistas. ( 16 personas).Manager de
influencers como moderador para un módulo, de trading topics. Apenas esté listo todo se debe enviar a la
facultad para que se ponga en la página de la universidad Deben quedar listas las redes sociales del evento
Enlázate 360° On Digital. Hablar con difusión del otro grupo para realizar manillas del evento.
12. AUDITORIO CONFIRMADO EVENTO 2 DE NOVIEMBRE 2017 : JORGE HOYOS.
13. Enviar el logo de Mass Digital.

LUGAR Bogotá – PUJ FECHA: 19 / Sept / 2017 HORA 2:00 pm – 4:00 pm

 55

: :
OBJETIVO Dejar claras las observaciones que hizo Oscar en la reunión y asignar las
DE LA tareas correspondientes.
REUNIÓN:

ASISTENTES
NOMBRE ENTIDAD / CARGO
Manuela Baraya Directora
María Fernanda Fajardo Subdirectora
Yamile Dajud Relaciones Públicas
María Alejandra Velilla Relaciones Públicas
Daniela Ramírez Difusión
Paulina García Difusión
Natalia Luegas Difusión
Pía Wohlgemuth Difusión
Ana María Acosta Logística
Mariana Bayona Logística
Sara Beltrán Logística
Juan S Londoño Logística
Silvia Velez Logística
Laura Valenzuela Técnico
Andrés Cobos Administrativo

Resumen ejecutivo de la reunión

Resumen reunión con Oscar (director de carrera):
● Se deben hacer las debidas correcciones al brochure para que quede listo
● Tenemos que empezar a difundir, quiere que sea de manera creativa
● Activación de la marca
● Se hicieron cambios en los conferencistas
● Falta incluir algunos patrocinadores
● Confirmar los conferencistas que faltan
● Enviar perfiles
 56

● Influenciadores promover el evento

● Mandar números de contacto a logística
Comité Administrativo

● Gestión con los refrigerios de taller y del evento

● Patrocinios
● Cintas para escarapela
● Presupuesto
Difusión
● Arreglar brochure
● Pieza taller
● División de Medios
● Empezar a activar marca
● Sickers
● Hacer formato de agenda
● Hacer formato de certificados
● Piezas para promover el evento
● Gráficos listos para el jueves

LUGAR Bogotá – PUJ FECHA: 26 / septiembre / HORA 14:00– 15:30

: 2017 :

Resumen ejecutivo de la reunión

− Asistencia a la pasantía martes (2-4 pm)
Se estableció que, de este día en adelante, nadie, bajo ninguna circunstancia, a excepción de una
urgencia real, puede faltar. La persona que falte será reportada a facultad por Clemencia.
− Consideración a tener en cuenta para el evento general.
− Hacer las correcciones del Brochure.
− Tener en cuenta en el público al que se dirige el evento a los egresados de la universidad.
− Hacer un mapa de la Universidad o un elemento con la información pertinente al evento.
− Dejar el módulo Tendencias Digitales al final del evento.
− Se realizaron cambios en la agenda (hora, patrocinadores, refrigerios)
− Falta activación de nuestro grupo. Se debe hacer 15 días antes del evento. Taller también
necesita activación.
− Tener las camisetas listas para la activación.
− Se le otorgaron colores a cada comité:
− Difusión: azul
 57

− Técnico: Amarillo
− Logística: Blanco
− Administrativo: Verde
− Se definió como presentador a Andrés Cobos
− Realizar visitas a los salones.
− Almuerzo en hotel cancelado
− Confirmar almuerzo en el Mirador.
− Número de las personas que van a venir a las conferencias para confirmar agenda y así nos
confirme su asistencia al almuerzo
− Eddy colabora solo con el taller (10 de octubre) confirmado
− Sweet Life confirmado. Se debe hacer la formalización
− Refrigerio para el taller falta por confirmar con ramo. Enviar brochure.
− Agregar a Omar Gamboa en legislación digital.
− Se confirmó a Luisa Fernanda Vélez por campaña Bajemos el tono del Ministerio de las
TICS
− BogotáEats canceló.
− Definir el moderador de tendencias digitales y de legislación
− Faltan tres perfiles: Google, Luisa Fernanda Vélez, claro video.
− Preguntar al otro curso quién tiene el contacto de las camisetas a 4000
− Consideraciones para el primer taller:
− Establecer perfiles, certificados y piezas; pasarlos a plantilla.
− Perfil del tallerista confirmado.
− Se confirmó el título del taller: Diseña tu App.
− Solucionar el tema de los refrigerios.
− Redactar un comentario de invitación para los dos talleres.
− Hablar con Mauricio de comunicaciones para que la invitación se mueva por el correo
institucional.

Tareas Responsable Fecha

Lectura para el semillero TODOS 01/05/2017
Perfil de cada uno de los integrantes del comité TODOS 01/05/2107

Pendientes
➢ Confirmación asistencia sancocho comunitario.
➢ Confirmación asistencia salida de campo con Mujeres, tierra
 58

y memoria.

LUGAR Bogotá – PUJ FECHA: 03 / Octubre/ 2017 HORA 14:00– 15:30

: :

Resumen ejecutivo de la reunión

− Asistencia a la pasantía martes (2-4 pm)

Se estableció que, de este día en adelante, nadie, bajo ninguna circunstancia, a excepción de una
urgencia real, puede faltar.

− Consideración a tener en cuenta para el evento general y primer taller.

1. Enviar correo a Oscar Fonseca para dar la información sobre los talleres.
2. Vice canceló.
3. Activación 17 Octubre
Idea: Globos correspondientes con los colores del evento con dulce dentro que explote y
tengan las redes sociales e información del evento.
4. Pia Wohlgemuth y María Alejandra Velilla como moderadoras del foro de de Tendencias digitales.
Tienen que llevar cuestionario de preguntas para ese foro, para la próxima reunión.
5. Comité de difusión debe hacer los perfiles de las moderadoras de Tendencias Digitales.
6. Hacer el mapa de ubicación y certificado del taller a moverlo desde mañana. Logística enviar
información el mapa a Difusión para hacer el gráfico.
7. Hacer cronograma de visitas a salones en la semana de activación.
8. A los gráficos de redes agregarles pacman y globos para generar la unidad con las activaciones.
9. Subir a la plantilla los contactos con nombre, número, correo. Para relaciones públicas y logística.
10. Relaciones públicas llamar a confirmar asistencia al evento y si se queda a almorzar.
11. Manuela Baraya tiene que hablar con comunicaciones para publicación en página web de la
universidad y también hablar con vicerrectoría para la publicación en la pantalla grande.
12. María Alejandra debe hablar con influenciadores para que ellas den un mensaje para compartir el
evento.
13. Comité administrativo son responsables por los refrigerios para evento grande y el taller del grupo
del martes.
14. Comité técnico iniciar el manual de procedimiento (minuto a minuto del evento).
15. Comité de logística hablar con servicios generales para conseguir mesa de refrigerios.
16. Enviar correo de confirmación de asistencia para el taller.
 59

17. Relaciones públicas debe llamar a inscritos al taller y recordarles los materiales para el taller de
creación de aplicaciones.
18. Presentadores tienen que hacer un libreto para el protocolo del evento

ACTA
LUGAR Bogotá – PUJ FECHA: 24 / octubre / 2017 HORA 13:00– 14:30
: :
OBJETIVO DE LA REUNIÓN: 1. Ajuste de detalles.

Resumen ejecutivo de la reunión

● Actividades pendientes:
✓ Para el día miércoles 25 de Octubre debe enviarse la comunicación a todos las universidades
de bogotá que tengan la carrera Comunicación social.
✓ Hay que hacer modificaciones del protocolo.
✓ Para el día viernes 27 de Octubre:

1. Debe estar hecho el libreto.

2. Minuto a minuto del evento.
3. Video para proyectar.
4. Falta pedir la sala anexa del auditorio (Michelle)

● Actividades día del evento por comité:

Comité Técnico:
1. Estará en la mesa de inscripción. 3 computadores.
2. Libreto para el foro. ( Se reseña a la empresa o conferencista, con copias)
Comité Difusión:
1. Generar el boletín de prensa.
2. Realizar el mapa.
3. Responsables de redes: debes estar pendientes de las proyecciones de los
conferencistas y realizar el video que se proyectará. (Pía y Natalia)

Comité Relaciones Públicas:

1. Deben acompañar en todo momento a los conferencistas.
2. Deben confirmar a la asistencia de los conferencistas.
 60

Comité Administrativo:
1. Debe estar pendiente de los patrocinadores.

Comité Logística:

1. Debe estar en el backstage tomando fotos a la gente con la decoración del evento.
2. Debe haber responsables en la puerta los cuales recibirán a la gente y revisaran la lista
de invitados
3. Debe haber responsables en el trayecto hasta el auditorio.
4. Es responsable de los refrigerios.
5. Conseguir flores.
6. Conseguir material de mesa.
7. Plan de contingencia.

● Para tener en cuenta:

✓ No dejamos personas que no esten inscritas.
✓ Al inicio del evento debe mencionarse que cuiden sus objetos personales.
✓ Preguntar si los conferencistas necesitan transporte.
✓ Listado de patrocinadores.
✓ Cristina: averigua escarapelas y es responsable de la acomodación.

Acta martes 31 de octubre

Charla tema de costos durante la pasantía a cargo de la directora ( Manuela
Baraya)
2. Escarapelas ( Minimizar tamaño, todas a color , las escarapelas de patrocinio
con logo)
3. Modificar tamaño escarapelas por parte del Comité de difusión ( Los organizadores no llevan escarapelas).
4. Correo secretaria de director de carrera (solicitando himno, banderas y
citación de director el día jueves 2 de Noviembre a las 6:30 am).
5. Entrega de camisetas para el evento.
TAREAS:
Comité técnico imprimir material de registro
Difusión imprimir encuestas
Difusión envía correo del mapa y el manual de procedimiento
Hora de llegada para organizadores el 2 de Noviembre a las 5:30am
Solicitar micrófono de solapa, cable VGA macbook air para
conferencista
Recoger impresos en la facultad
Para obtener certificación del evento deben primero ingresar al link
del evento, después realizar encuesta, seguido de anexar correo para
 61

confirmar asistencia y una vez confirma entrega certificado.

6. Revisión minuto a minuto del evento

Tareas Responsable Fecha

Auditorios Logística 15/08/2017
Temas talleres pre-evento TODOS 15/08/2107

Pendientes
➢ Talleres pre- evento, definición de las actividades
➢ Confirmación auditorio
 62

Parte 6: Autoevaluacion de la Pasantía

Aspectos a mejorar:

Se debe generar una mejor comunicación si se hace el evento con los dos cursos de pasantía.

Gererar una mejor comunicación entre grupos, entre lideres y comités. Así mismo con el líder del
proyecto (docente).

Desde el punto de vista de los estudiantes, la Facultad y el docente encargado deben unificar
criterios en cuanto a los conductos regulares y el hacer de algunas tareas.

Se sugiere generar un manual de procedimientos exacto y detallado, con todos las actividades que
se deben realizar.