PLANIFICACION ESTRATÉGICA

ORDENAR IDEAS

Podemos volar muy alto y pretender realizar un evento a gran escala. Lo importante es
conocer el ámbito o la disciplina q se va a explotar y tener muy en claro el plan de
trabajo que se necesita para el éxito.

Partimos por ordenar nuestras ideas, como ser: de que tipo de evento queremos llevar a
cabo, pudiendo definir como: eventos escolares, municipales, sociales, al aire libre,
deportivos, culturales....

Lo principal, es conocer y realizar un análisis a fondo de la especialidad a realizar.

PLANIFICACION

Teniendo en cuenta el evento que queremos desarrollar, partiremos por crear una base
de lo necesario para el desarrollo del evento. Este es el punto de partida.

Realizaremos un análisis sobre la actividad. Buscando información referente, en la

biblioteca, periódicos, salones, direcciones de cultura, etc. No importa que la actividad
sea diferente, la idea es conocer el medio y analizar a fono el desarrollo de cada evento.
Tomando en cuenta sus aciertos y falencias.

Una vez realizado el análisis, podremos bocetar nuestras necesidades a la hora de

desarrollar nuestro evento, las cuales son:

LISTA DE REQUERIMIENTOS

• Materiales de oficina
• Equipo Humano
• Plan de trabajo
• Calendarios de actividades
• Análisis estadísticos
• Estudios geográficos y demográficos
• Plan de Marketing y Presentación
• Materiales para el desarrollo del espectáculo
• Convenios y Permisos
• Patrocinios y auspicios.
MATERIALES DE OFICINA

A la hora de proyectar un evento es necesario contar con algunos insumos escenciales

para empezar nuestro trabajo. Si somos una empresa, los materiales están a nuestro
alcance, pero si actuamos como productores independientes, necesitaremos insumos y
materiales necesarios como:

Un cuaderno
que nos ayude a mantener nuestra información y borradores en orden.
Insumos
podemos hacer una lista de los mas necesario comO: archivadores, carpetas,
hojas de diferentes tamaños, plumones, pizarras, lápices, etc.
Una PC
Una computadora hoy en día para el desarrollo de esta actividad es algo
primordial, siendo en ésta donde podremos elaborar planes, estadísticas, presentaciones
y; envio y recepción de mail.
Una línea telefónica
para solicitar entrevistas, pedir un presupuesto. Es una necesidad laboral
Documentación y presentación:
Se debe desarrollar la presentación propia, creando una imagen corporativa del
evento. Confeccionando tarjetas de presentación personal, cartas y presentaciones en
sistemas digitales.

EQUIPO HUMANO

Con los materiales en nuestro poder necesitaremos apoyo para las diferentes tareas a
realizar. De acuerdo a la actividad se necesitan diferentes cantidades de personas en sus
respectivas áreas, como ser:

Equipo de trabajo estable q están a cargo de la organización del evento,

Administrativos, Personal de montaje, personal de limpieza, personal de seguridad etc.

PLAN DE TRABAJO

Elaborar un plan de trabajo es sinónimo de especificar función de los integrantes

estables de la organización del evento, que lleve a un orden en cada actividad a
desarrollar. Pudiendo dividir en etpas, las diferentes tareas.

Siendo un documento interno, lo podemos adaptar a cada vez que queramos pero, para
un documento que sería presentado a un auspiciante o entidad patrocinante, debemos
dar en claro las actividades y no adaptarlas en el desarrollo de la actividad.
CALENDARIO DE ACTIVIDADES

En la imagen podemos ver, como confeccionar un calendario que nos ayude a

desarrollar nuestras actividades y así poder cumplir con las etapas planeadas, para que
nuestro evento tome forma.

En teoria, el manejo en una planilla EXCEL, dispondremos de las diferentes etapas y

actividades a desarrollar, complementándolas con los días que requerimos para el
desarrollo de cada actividad.

Para especificar más el tema del tiempo requerido, es necesario saber cuanto tiempo
demoraremos, según nuestras capacidades, para el desarrollo de cada actividad, En un
evento es necesario por lo menos un més de búsqueda de la información y planificación
y creación del plan de marketing y presentaciones necesarias para la generación de
permisos, patrocinios y auspicios, necesitaremos de otro mes calendario.
ANALISIS ESTADISTICO

La idea central, es reunir información relevante sobre inversión publicitaria en eventos,

para que nos ayude a la hora de hacer preentaciones a los posibles auspiciantes,
presentando gráficos.

ESTUDIOS GEOGRÁFICOS Y DEMOGRAFICOS

Estos estudios implican visita al terreno, toma de muestras, planos, diseño de altura del
terreno que se utilizará para el evento. Cantidad de población existente en la zona del
evento, para analizar que tipo de campaña de difusión realizaremos para que asistan.