Unidad 3.

Actividad: De la auditoría interna al proceso organizacional

Descripción: Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la

unidad 2, tome un (1) proceso organizacional (compras, recurso humano,
misionales o de mejora continua) y realice los siguientes puntos:

a. Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a

la asistencia de la “Reunión de apertura”. Diseñe un formato para la
corroboración del personal asistente, en éste mismo formato se debe plantear,
además de otros aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha,
proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma
de los asistentes a la reunión de apertura y cierre de la auditoría.

CARGOS QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO:

Coordinador de Gestión Documental

Líder de Compras

MEMORANDO
FECHA: Septiembre 15 de 2015
DE: GERENCIA DE CALIDAD
PARA: COORDINACION GESTION DOCUMENTAL y LIDER DE COMPRAS
REF: AUDITORIA PROCESO DE COMPRAS

La Gerencia de Calidad realizará Auditoria Interna de Observación al proceso de

la referencia; con el objeto de verificar y evaluar que se están aplicando los
procesos inherentes a servicio al cliente, horario, oportunidad de atención y
acción de las COMRAS, al suministrar materiales, insumos y servicios, dentro
de los estándares establecidos como modelo. Determinar la eficacia y eficiencia
del sistema de calidad implementado para cumplir objetivos específicos de
calidad. Proporcionar al auditado una oportunidad de mejorar el sistema de
calidad implementado en la empresa.
La visita será realizada por un equipo de tres auditores de calidad y debe ser
atendida por el Coordinador de Gestión Documental, el Líder de Compras, el 30
de septiembre del presente año a las 8:00 a.m. con una duración de 6 horas, en
las instalaciones de la empresa
Adjunto Lista de chequeo y procedimiento establecidos el SGC empresarial para
el proceso en cuestión. En caso de tener alguna observación o aclaración a la
agenda recibida o a alguna de sus partes, por favor comunicarla al Auditor Líder
antes del 25 de septiembre próximo.

Atentamente,

Gerencia de Calidad.

REUNION DE APERTURA

Gerencia de Calidad
Representante de
Calidad:
Auditor Líder:
Equipo Auditor:
SECTOR COMPRAS

Objetivo. • Determinación del grado de conformidad del sistema de

gestión de calidad con los criterios de establecidos en la
norma ISO 9001:2008
• Evaluación de la capacidad del sistema de gestión de
calidad para asegurar el cumplimiento de los requisitos del
cliente, legales y reglamentarios del servicio.
• Evaluación de la eficacia del sistema de gestión de calidad
para lograr los objetivos especificados.
• Identificar mejoramientos potenciales en el sistema de
gestión de calidad.
Verificar y evaluar que se están aplicando los procesos
inherentes a servicio al cliente, horario, oportunidad de
atención y acción de las COMPRAS dentro de los
estándares establecidos como modelo, al suministrar
materiales, insumos y servicios.
• Determinar la eficacia y eficiencia del sistema de calidad
implementado para cumplir objetivos específicos de calidad.
• Proporcionar al auditado una oportunidad de mejorar el
 sistema de calidad implementado en la empresa.

.Suministrar oportunamente los repuestos y/o insumos

necesarios para mantener el buen funcionamiento de los
equipos y herramientas de trabajo.
Auditoria Interna de Observación y Seguimiento. Proceso
Alcance:
desarrollado durante la fecha de la Auditoria Interna.
ISO 9001/2008
Criterio
SGC de Formatos y Registros
Lista de chequeo y procedimiento establecidos el SGC
empresarial para el proceso en cuestión. En caso de tener
Metodología alguna observación o aclaración a la agenda recibida o a
alguna de sus partes, por favor comunicarla al Auditor Líder
antes del 25 de Septiembre próximo.
Evaluación de proveedores
Indicadores Volumen de compra:
Compras generadas
Ventas totales
FIRMA DE LOS ASISTENTES REUNION DE APERTURA

NOMBRE Y APELLIDOS CARGO FIRMA

Representante de Calidad
Auditor Líder
Equipo Auditor
Equipo Auditor
OBSERVACIONES: La estrategia de comunicación se hará de forma activa en idioma
Español.

Favor devolver este documento diligenciado con los nombres y cargos de las
personas que van a recibir la auditoria, al E-mail xxxxxxx Cualquier duda comunicarse
al celualr: xxxxxx. Durante la auditoria se cerrarán las acciones correctivas planteadas
para las no conformidades detectadas en la auditoria anterior y que están pendientes.

b. Revisión documental durante la realización de la auditoría.

N
°
Documento revisado Observaciones del documento
1 Procedimiento de Compras para
garantizar la integridad, autenticidad,
 fidelidad y confidencialidad de la
Manual de Calidad información.

Horario de apertura del servicio.

2
• Señalización y exhibición del proceso a
Procedimientos auditar en lugar visible.
• Tiempos de atención paso a paso
dentro del proceso.
3 • Registro de cada servicio con
Instrucciones de trabajo paso a
paso observaciones y/o hallazgos
• Procedimiento de de Compras.
4 Formatos y registros. • Procedimiento de entrega y
transferencia compras, de insumos y
respuestos.
5 Documentación completa • Se comentan los hallazgos
encontrados al Coordinador de Gestión
Documental.

c. Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de

comunicación queusarádurante la auditoría.

El auditor interno proporciona el aseguramiento al equipo de dirección y a la alta

gerencia sobre la eficacia de la gobernanza, la gestión de los riesgos y el control.

Para desarrollar esta tarea en forma eficaz el auditor maneja altos estándares de
comunicación y usa esta habilidad para establecer relaciones con una gama
amplia de partes interesadas a desarrollar.

d. Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de

recolección y verificación de información usará durante la auditoría(ejemplo:
lista de Chequeo).

• Lista de chequeo, técnicas de verificación ocular, verbal, documental, físicas y

escritas.

LISTA DE CHEQUEO SI NO
Lista de Verificación: X
Manual de Calidad X
Procedimientos X
Instrucciones de trabajo paso a paso X
 Formatos y registros X
Documentación completa X
Horario de apertura del servicio X
Señalización y exhibición del proceso a auditar en lugar visible. X
Tiempos de atención paso a paso dentro del proceso. X

e. Generación de hallazgos de auditoría:

Fecha: Fecha: 30 de Septiembre de 2015 Auditor(es):

Proceso auditado: compras Auditado(s): Lider de Compras
Evidencia de Criterios de la Hallazgos de la
N° C NCM NCm
auditoría auditoría auditoría
1 Evaluación de
Nueva Falta evaluación de
proveedores X
capacitación algunos proveedores
incompletos
2 En algunos
proveedores no se
Formato de tiene en cuenta el
Cap. Compras y
Inspeccion, Manual formato de X
logística
de procedimientos inspeccion para el
recibo de mercancía
en el procedimiento
3 Falta la reevaluacion
Reevaluación del Cap. Compras y del proveedor ya que
X
proeveedor logística no esta la evaluacion
primera.
OBSERVACIONES

La empresa presentó las acciones correctivas para dar respuesta a las No

conformidades encontradas.
C: Conformidad NCM: No Conformidad MayorNCm: No Conformidad Menor

f. Prepare y realice las conclusiones de auditoría.

INFORME AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD

 • Verificación de la implementación y mantenimiento eficaz
del Sistema de Gestión de la Calidad de acuerdo con los
requisitos de la norma ISO 9001:2000, siguiendo el plan de
ACTIVIDADES auditoría, el día 30 de Septiembre de 2015 en las
DESARROLLADAS instalaciones de la empresa,
• Verificación de la capacidad de la organización para
cumplir aspectos reglamentarios
• Como se muestra en el perfil de calidad, se detectaron
cuatro (3) no conformidades relacionadas con el
procedimiento de compras. La empresa presentó las
acciones correctivas para dar respuesta a las No
conformidades encontradas.
• El liderazgo del Lider de Compras, por interiorizar en todo
el equipo de trabajo el modelo de gestión de calidad bajo
parámetros de la Norma ISO 9001:2008, a través de la
coordinación y participación activa en el desarrollo de los
procesos del sistema.
• El liderazgo del coordinador de Gestión Documental, por
interiorizar en todo el equipo de trabajo el modelo de gestión
ASPECTOS
de calidad bajo parámetros de la Norma ISO 9001:2008, a
RELEVANTES
través de la coordinación y participación activa en el
desarrollo de los procesos del sistema.
• Se destaca el compromiso del personal del área, quienes
se unen para desarrollar un proceso alto sentido de
responsabilidad y cumplimiento con un enfoque de
productividad y eficiencia para el logro de los objetivos
propuestos.

• La definición y ubicación explícita de las Acciones de

Mejoramiento, del ciclo PHVA, dentro de la caracterización
de los procesos, realizadas a partir del análisis de los
ASPECTOS POR resultados de los indicadores de seguimiento y medición,
MEJORAR con el fin de resaltar la importancia y beneficios del ciclo
completo para alcanzar los resultados planificados y facilitar
la gestión de los procesos por el personal responsable.

RESPONSABILIDAD • La planificación de los cambios que puedan afectar la

DE LA DIRECCION integridad del Sistema de Gestión de la Calidad,
considerando entre ellos los que surgen de los cambios en la
reglamentación aplicable al objeto del negocio de la
empresa.
 • La metodología para hacer seguimiento a la eficacia de las
acciones correctivas y preventivas, mediante definición de
plazos y criterios que permitan asegurar el cumplimiento de
los objetivos previstos, respecto tanto a la prevención de los
problemas como a la eliminación de sus causas. La
metodología para hacer seguimiento a la eficacia de las
acciones correctivas y preventivas, mediante definición de
plazos y criterios que permitan asegurar el cumplimiento de
los objetivos previstos, respecto tanto a la prevención de los
problemas como a la eliminación de sus causas.
• La empresa cuenta con personal calificado para la
realización de auditorías internas de calidad. Para cada
auditoria se desarrolla un Plan y un Informe en el que se
registran los hallazgos, se analizan las causas de las No
conformidades, y a partir de ellos se establecen las acciones
correctivas pertinentes. Se evidencia un adecuado control y
CONFIABILIDAD DE
seguimiento del cumplimiento de las actividades
LA AUDITORIA
relacionadas con la auditoria por parte del auditor principal.
INTERNA
• En la planificación y realización de las auditorías es
importante asegurar que se cubren todos los procesos del
Sistema de Gestión de la Calidad y se evalúe con la
profundidad requerida, el nivel de cumplimiento de cada uno
de los requisitos de la Norma ISO 9001 asociados a los
diferentes procesos.
• Se verificó el cumplimiento a las acciones propuestas por la
RESULTADO DEL empresa para eliminar las causas de 3 No conformidades
SEGUIMIENTO DE pendientes, de 5 que habían sido detectadas en la auditoría
LAS ACCIONES anterior.
CORRECTIVAS DE LA • Los planes de acción implicaron revisión de aspectos
AUDITORÍA específicos en algunos procedimientos y capacitación y
ANTERIOR. sensibilización al personal, principalmente del equipo de
funcionarios, para la aplicación de las normas establecidas.
Fecha de ejecución: 30 de Septiembre de 2014
Reunión de apertura: Archivo Central Lugar: 8:00 a.m.
Reunión de cierre: Archivo Central Lugar: 3:00 p.m.

g. Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar

la ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de ésta actividad).
 REUNION DE CIERRE

Gerencia de Calidad Fecha: Septiembre 30 de 2015

Representante de
Calidad:
Auditor Líder:
Equipo Auditor:
SECTOR

• Determinación del grado de conformidad del sistema de

gestión de calidad con los criterios de establecidos en la
norma ISO 9001:2008
• Evaluación de la capacidad del sistema de gestión de
calidad para asegurar el cumplimiento de los requisitos del
cliente, legales y reglamentarios del servicio.
• Evaluación de la eficacia del sistema de gestión de calidad
para lograr los objetivos especificados.
• Identificar mejoramientos potenciales en el sistema de
gestión de calidad.
Verificar y evaluar que se están aplicando los procesos
Objetivo. inherentes a servicio al cliente, horario, oportunidad de
atención y acción de las COMPRAS dentro de los
estándares establecidos como modelo, al suministrar
materiales, insumos y servicios.
• Determinar la eficacia y eficiencia del sistema de calidad
implementado para cumplir objetivos específicos de calidad.
• Proporcionar al auditado una oportunidad de mejorar el
sistema de calidad implementado en la empresa.

.Suministrar oportunamente los repuestos y/o insumos

necesarios para mantener el buen funcionamiento de los
equipos y herramientas de trabajo.
Auditoria Interna de Observación y Seguimiento. Proceso
Alcance:
desarrollado durante la fecha de la Auditoria Interna.
ISO 9001/2008
Criterio
SGC de Formatos y Registros
Metodología Lista de chequeo y procedimiento establecidos el SGC
empresarial para el proceso en cuestión. En caso de tener
alguna observación o aclaración a la agenda recibida o a
alguna de sus partes, por favor comunicarla al Auditor Líder
 antes del 25 de Septiembre próximo.
FIRMA DE LOS ASISTENTES REUNION DE APERTURA

NOMBRE Y APELLIDOS CARGO FIRMA

Representante de Calidad
Auditor Líder
Equipo Auditor
Equipo Auditor
OBSERVACIONES: La empresa presentó las acciones correctivas para dar respuesta
a las No conformidades encontradas.

h. Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.

Por medio del proceso de auditoria se espera contar con un proceso

estandarizado y documentado sobre la forma como debe realizarse la supervisión
de actividades de una función las cuales arrojen resultados para la mejora
continua con el fin de determinar el cumplimiento de los indicadores establecidos
dentro de una organización.

Auditoría interna organizacional es fundamental para encontrar falencias o

incumplimientos en el SGC de una compañía y en cada uno de los procesos que
la conforman

La auditorías internas es el pilar de mejoramiento y sostenimiento del SGC y para

obtener resultados exitosos en la implantación del SGC, se debe tener un buen
procedimiento para la realización de las mismas y contar con una frecuencia
adecuada durante el año para la revisión de todos sus procesos, garantizando así
la calidad de la labor que desempeña en su campo económico.

Envíe un archivo de texto con la actividad resuelta al instructor a través de la

plataforma, en el enlace Actividades / Actividades unidad 3/Actividad “De la
auditoría interna al proceso organizacional”.

No olvide realizar elaporte al foro temático, la actividad interactivay la evaluación

de la unidad en los enlaces disponibles en el botón Actividades/ Actividades
unidad 3.
Nota: recuerde revisar la guía de aprendizaje de esta unidad con el fin deverificar
que ha realizado todas las actividades propuestas, saber cómo desarrollarlas y
entregarlas correctamente.

Criterios de evaluación
Describe los aspectos generales que permiten la adecuada documentación de
observaciones, objetivos, memorandos y revisión documental dentro de un
proceso de auditoría de calidad.
Define las técnicas de comunicación, recolección, verificación de información y
obtención de evidencias de la auditoría.
Reflexiona sobre la actividad realizada exponiendo su punto de vista con respecto
al aprendizaje adquirido.

Entrega a tiempo: envía la actividad en la fecha indicada por el instructor.