Como elaborar una hoja de verificación

1. Determinar claramente el proceso sujeto a observación.

Los integrantes deben enfocar su atención hacia el análisis de las características del
proceso, además deben tener claras las partes del proceso a observar para no perderse por
las ramas.
Es necesario también evaluar los objetivos y propósitos que se persiguen. A partir de ello,
se define el tipo de datos o información que se requiere.
2. Definir el período de tiempo durante el cual serán recolectados los datos.
Esto puede variar de horas a semanas. Además, deben ser períodos realistas y que de
verdad aporten información.
3. Diseñar una forma que sea clara y fácil de usar.
Asegúrate de que todas las columnas estén claramente descritas y de que haya suficiente
espacio para registrar los datos. Esta herramienta busca quitar problemas y que tengamos
un formato claro y fácil de usar. Así que no hacen falta florituras ni colorines, mientras más
básico, mejor.
Cada hoja de verificación debe llevar la información completa sobre el origen de la
información: Fecha, turno, maquina, personal, proceso, quién toma los datos, etc.
Constantemente se debe buscar mejorar los formatos de registro de información para que
no pierdan su utilidad.
4. Obtener los datos de una manera consistente y honesta.
Asegúrate de que se dedique el tiempo necesario para esta actividad. El encargado o
encargada de recopilar los datos, debe tomarse su tiempo, a veces hay procesos que son un
poco repetitivos y tediosos y pueden llegar a cansar. Imagina si esta persona pone las
«rayitas» en donde buenamente le parece porque tiene que ir a tomar un café. Esto ni es
serio ni nos va a dar buenos resultados.

Como elaborar un Diagrama de Pareto

Hay diversas instrucciones para elaborar un análisis de Pareto en libros y web, aunque
todas conducen a lo mismo. Por eso creo que la mejor forma de aprender siempre es con un
ejemplo. Sin embargo, vamos a ver cómo hacer un diagrama de Pareto paso a paso para
luego, hacer un ejemplo.
Una aclaración importante es que, no hay pasos específicos dependiendo del fenómeno que
se analiza con el diagrama, es decir, la metodología siempre va a ser la misma, aunque el
lenguaje en que se explica sea diferente.
1. Determina la situación problemática: ¿Hay un problema? ¿Cuál es?
 2. Determina los problemas (causas o categorías) en torno a la situación problemática,
incluyendo el período de tiempo.
3. Recolecta datos: Hay una situación problemática presentándose y tienes las posibles
causas que lo generan, pues entonces comienza a recolectar los datos. Estos
dependerán de la naturaleza del problema. Por ejemplo, número de defectos si
analizamos averías en un producto, costo de desperdicios de acuerdo al tipo de
desperdicio, kilogramos de carga por tipo de producto. Recuerda que las unidades
deben ser las mismas, nada de mezclar peras con manzanas. Recuerda también que
el periodo de tiempo es el mismo para todos, si vas a recolectar los datos
pertenecientes a un trimestre, debe ser igual para todas las causas.
4. Ordena de mayor a menor: Ordenamos de mayor a menor las causas con base en los
datos que recolectamos y su medida. Si es el número de veces que se presenta un
evento será por cantidad, si es por costo de desperdicios según el tipo de producto,
será en unidades monetarias, por ejemplo.
5. Realiza los cálculos: A partir de los datos ordenados, calculamos el acumulado, el
porcentaje y el porcentaje acumulado. En el ejemplo te muestro detalladamente
cómo hacerlo.
6. Graficamos las causas: El eje X lo destinamos a colocar las causas. Vamos a usar
eje Y izquierdo y eje Y derecho. El izquierdo es para la frecuencia de cada causa, lo
usamos para dibujarlas con barras verticales.
7. Graficamos la curva acumulada: El eje Y derecho es para el porcentaje acumulado,
por lo tanto, va desde 0 hasta 100%. Lo usamos para dibujar la curva acumulada.
8. Analizamos el diagrama.

Como elaborar un Diagrama de Ishikawa

La elaboración de un diagrama de Ishikawa gira en torno a una lluvia de ideas que tiene
como enfoque un problema o situación. En este sentido, puede serte útil considerar técnicas
de generación de ideas que te permitan «exprimir» al máximo a los asistentes.
También puede ser recomendable complementarlo con otras herramientas de control de
calidad, por ejemplo, hojas de chequeo para la recolección de datos relevantes que permitan
hacer mejores análisis de causas.
Antes que nada, considera desarrollar el diagrama de Ishikawa en compañía, con papel,
lápiz o una pizarra. Hacerlo en un computador o dispositivo no es la mejor idea si te pones
a colocar el cuadro de texto, acomodarlo y teclear. Se trata de un proceso de generación de
ideas.
Definir y escribir el problema, situación o evento que se desea analizar. Se escribe y luego
se dibuja una caja alrededor de él, esta es la cabeza del pescado. Recuerda redactar el
problema en términos del efecto que se presenta en la situación de análisis. Hecho esto,
traza una recta (la espina central) por el lado izquierdo de la caja de texto.
 1. Haz una lluvia de ideas de causas probables de lo escrito en la cabeza del diagrama.
Cada una de las causas detectadas será una espina mayor derivada de la espina
central (la recta que trazaste en el paso 1). Considera usar las causas genéricas (6m,
4s, 8p, etc.) o uno de los métodos de elaboración de diagrama de Ishikawa antes
descritos, según la naturaleza del problema.
2. Analiza el problema desde cada una de las espinas mayores. Por ejemplo, si elegiste
las 8p’s del mercadeo para hacer tu espina de pescado y estas analizando la p de
precio, pregúntate, en cuánto a los precios, ¿por qué se presenta «menciona el
problema «? Traza una línea desde espina mayor y coloca la respuesta. Este es el
segundo nivel de causas.
3. Analiza el problema desde el segundo nivel de causas: Ahora vas a tomar la
respuesta del interrogante anterior y vas a hacer el mismo procedimiento con
respecto al problema central. Traza una línea desde el segundo nivel de causas y
coloca la respuesta. Este es el tercer nivel de causas con respecto a la p de precio.
4. Continúa profundizando en las causas según sea necesario: Profundiza en las causas
tanto como te lo permita el problema.
5. Completa las otras causas probables: Lo que explicamos en el paso 2,3 y 4 fue
hecho sólo para una causa mayor, si lees el paso 2 verás que hablamos de la p de
precio. Realiza el mismo procedimiento según tantas causas mayores hayas
identificado.
6. Si el grupo se queda sin ideas, centra la atención en aquellas espinas donde las ideas
son pocas.
7. Finalizado el diagrama, analiza las causas obtenidas y determina en cuáles se va a
actuar: De seguro tienes un gran abanico de causas. Por votación o consenso
definimos cuáles son las causas principales y cuáles vamos a intervenir. Aquí
consideramos factores como el número de veces que se presenta la causa, el impacto
sobre el problema central, el costo, tiempo y esfuerzo que se requeriría para su
solución. Considera hacer este análisis frente a un público más amplio, por ejemplo,
gerencia, inversionistas, patrocinadores, etc.

Como elaborar un Diagrama de Flujo

1. Determine los principales componentes del proceso.
En este paso es necesario aclarar cuáles son las entradas del proceso y sus salidas,
así como las actividades que se desarrollan en el mismo.
Las entradas también se denominan inputs y pueden ser recursos, información y
otros elementos que “alimentan” el proceso. Del mismo modo, las salidas (outputs)
son los productos generados por el proceso y también pueden ser informaciones,
decisiones, permisos, insumos para otros procesos, partes de productos,
componentes, servicios, productos terminados, etc.
2. Ordene las actividades
El diagrama de procesos de negocio es un flujo, por lo que se necesita ordenar estas
actividades. Haga una lista en orden cronológico.
 3. Elija los símbolos correctos para cada actividad
Hay varias notaciones usadas para dibujar diagramas de flujos de procesos. Por lo
tanto, al indicar correctamente cada tipo de actividad, utilizando los símbolos
correctos, será mucho más fácil para cualquiera que esté familiarizado con los
símbolos, poder entender el flujo rápidamente.
4. Haga la conexión entre las actividades
Para esto se utilizan conectores, normalmente flechas y líneas de puntos, o
continuas.
5. Indique el comienzo y el final del proceso
Puede parecer trivial, pero a veces, las personas se olvidan de indicar cuándo el
proceso comienza y cuándo termina. Y esta es una información muy importante
para establecer límites para los propietarios de los procesos, gerentes y supervisores.
6. Revise su diagrama de procesos de negocios

Cómo elaborar un Diagrama de Flechas

1. Identificar las actividades. El primer paso en la confección del diagrama de flechas
consiste en la identificación de las actividades que conformarán el proyecto a
planificar. Las actividades se registran en tarjetas que puedan ser adheridas en un
panel o situadas en una superficie de trabajo
2. Determinar la primera actividad del proyecto. Listadas las actividades, se establece
cuál es la primera en la ejecución del proyecto.
3. Iniciar la ordenación de las actividades. A partir de la primera actividad, se pregunta
si hay actividades simultáneas, así como qué actividad sucede a la inicial.
4. Continuar la ordenación de las actividades. El proceso descrito se lleva a cabo hasta
que el resto de actividades estén situadas en secuencia o en paralelo.
5. Conectar las actividades y asignar tiempos. Una vez ordenadas las tarjetas, se
numeran y se les asigna a cada actividad un tiempo realista para su cumplimiento.
6. Especificar la trayectoria fundamental. El método más sencillo para calcular el
tiempo el tiempo total para completar el proyecto es el de la trayectoria acumulativa
más larga. Para ello se suma cada trayectoria de las actividades conectadas de forma
que la trayectoria acumulativa más larga representa el tiempo de desarrollo del
proyecto más rápido posible. A esta trayectoria se le denomina trayectoria
fundamental del proyecto.