GESTION DE PROYECTOS PMBOK 6

MG. Richard E. Mendoza G.

Docente
¿QUÉ ES UN PROYECTO?

Alcance
Un proyecto es un
esfuerzo temporal que
se lleva a cabo para crear
un producto, servicio o Calidad
resultado único.
(PMBOK Guide, PMI)
Costo Tiempo
ATRIBUTOS DE UN PROYECTO

● Tieneun propósito
único
● Es temporal
● Requiere recursos
● Conlleva
incertidumbre
ADMINISTRADOR DEPROYECTOS

Habilidades deseadas:
● Sociales y humanas
(Buena comunicación,
liderazgo, saber escuchar)
● Áreasde conocimiento
● Pensamiento crítico y
resoluciónde problemas
ETAPASDE UN PROYECTO

Iniciación
Planificación
Ejecución
Monitoreo y Control
Cierre
ÁREAS DECONOCIMIENTO

Gestión de la
Gestión del alcance Gestión del tiempo
integración del
del proyecto del proyecto
proyecto

Gestión de los
Gestión de los Gestión de la calidad
recursos humanos
costos del proyecto del proyecto
del proyecto

Gestión de las Gestión de las

Gestión de los
comunicaciones del adquisiciones del
riesgos del proyecto
proyecto proyecto

Gestión de los
interesados del
proyecto
 Grupos de procesos

Inicio Planeación Ejecución Monitoreo ycontrol Cierre

Gestión de los Interesados

Gestión de lasAdquisiciones

Gestión de los Riesgos

PMBOK® GUIDE 6
10 Áreas de conocimiento de la
Gestión de las comunicaciones
administración de proyectos

Adaptación: Ing. Oscar Gascón

PMP
todopmp.com Gestión de los Recursos

Gestión de la Calidad
Gestión de los Gestión de los
Costos Costos

Gestión del Tiempo Gestión del Tiempo

Gestión del Alcance Gestión del Alcance

Gestión de la Integración

Relación entre las áreas de conocimiento y los grupos de procesos

FASES DE UN PROYECTO

1. Iniciar el proyecto (Comenzar)

2. Planificar el proyecto (Planificar)
3. Ejecutar el proyecto (Hacer)
4. Dar seguimiento y control al proyecto
(Revisar y actuar)
5. Cerrar el proyecto (Finalizar)
INICIACIÓN

● Asignar coordinador
del proyecto
● Confirmar caso de
negocio
● Identificar supuestos
y riesgos
INICIACIÓN

● Determinar
objetivos medibles
● Desarrollar acta de
constitución
● Identificar
interesados
PLANIFICACIÓN

● Definición de alcance
● Identificar actividades y generar cronograma
● Estimar costos y generar presupuesto
● Determinar estándares y métricas de calidad
● Determinar roles y responsabilidades
● Planificar comunicaciones
● Reunión de inicio del proyecto
EJECUCIÓN

● Ejecutar planes y producir entregables

● Solicitar cambios
● Evaluar desempeño individual y del
equipo
● Facilitar resolución de conflictos
● Gestionar expectativas de interesados
MONITOREO YEVALUACIÓN

● Medir desempeño actual en contraste

con la línea base
● Realizar control integrado de cambios
● Aprobar o rechazar cambios
● Realizar control de calidad
● Gestionar adquisiciones
CIERRE

● Confirmar trabajo realizado

● Cierre de adquisiciones
● Obtener aceptación de entregables
● Cierre financiero
● Informe final de desempeño
● Recopilar leccionesaprendidas
PROCESODE GESTIÓNDE INTEGRACIÓN

Iniciación:Acta de Constitución

Planificación:Plan para dirigir el proyecto

Ejecución:Dirigir el trabajo del proyecto

Monitoreo y Control:Seguimiento y control del trabajo del proyecto

Monitoreo y Control:Control integrado de cambios

Cierre:Cerrar el proyecto o fase

ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

La primera parte de la
gestión de la
integración es crear un
acta de constitución del
proyecto.
LOQUE NECESITAS ANTES DE LA CONSTITUCIÓN
DELPROYECTO

1. Casode negocio
2. Selección del
proyecto (análisis
costo- beneficio)
3. Plan para dirigir el
proyecto
CREACIÓN DE ACTA DE CONSTITUCIÓN

● Identificara los
interesados
● Confirmar requisitos
de altonivel
CREACIÓN DE ACTA DE CONSTITUCIÓN

● Definir el alcance,
objetivos y criterios de
éxito delproyecto
● Documentar los
riesgos
BENEFICIOS DEL ACTA DE CONSTITUCIÓN

● Reconoce formalmente la existencia del

proyecto
● Da autoridad para gastar dinero y
comprometer recursos
● Identifica restricciones y riesgos de alto
nivel para el proyecto
SOLICITUDES DECAMBIO

● Acciones correctivas
● Acciones preventivas
● Control integrado de cambios
● Comité de control de cambios (CCB)
PROCESO PARA REALIZAR CAMBIOS
● Identificar elcambio
● Evaluar elimpacto
● Identificar las
opciones
● Aprobar internamente
la solicitud de cambio
PROCESO PARA REALIZAR CAMBIOS
● Obtenerla aprobación
del cliente
● Ajustar planes
● Gestionar
expectativas
INTEGRACION
INTEGRACIÓN
Desarrollar el acta de
constitución del proyecto
Es el documento que formaliza
el inicio del proyecto, establece
el nivel de autoridad que tendrá
el director a lo largo del ciclo de
vida del proyecto.
En este documento se
describen las necesidades,los
objetivos y los entregables de
manera general.
Se identifican suposiciones y
restricciones.
Se establecen fechas
importantes (hitos) del
proyecto.
Entradas:
Enunciado del trabajodel Herramientas y técnicas Salidas
Entradas:
proyecto
Técnicas de facilitación Acta de constitución delproyecto
Descripción narrativa del (Project Charter)
producto o servicio. 1. Lluvia de ideas
Tip: Saber identificar elcontenido
del acta principalmente:
Caso de negocio 2. Solución de conflictos
Información desde una
3. Solución de problemas Restricciones.
perspectiva comercial:
Suposiciones.
Razones por las cuales se Caso de negocios y entregables de
desarrolla un caso de 4. Gestión de reuniones
alto nivel.
o juntas
negocios:
Demanda del mercado. Acta de constitución delproyecto
Necesidad de laorganización. plantilla de ejemplo
Solicitud de un cliente final.
Avances tecnológicos.
Requisito legal.
Impacto ecológico.
Necesidad social.
PLANTILLA: SOLICITUD DE CAMBIOS

Espacio para imagen

PLANTILLA: SOLICITUD DE CAMBIOS

Sección:Datos de la solicitud de cambio

● ID de solicitud de cambio
● Solicitante delcambio
● Áreadel solicitante
● Patrocinadordel proyecto
● Gerentedel proyecto
PLANTILLA: SOLICITUD DE CAMBIOS

Sección:Categoría de cambio
● Alcance
● Cronograma
● Costos
● Calidad
● Recursos
● Otro
PLANTILLA: SOLICITUD DE CAMBIOS

Sección:Causa / origen del cambio

● Solicitud decliente
● Reparación dedefecto
● Acción correctiva
● Acción preventiva
● Otros
PLANTILLA: SOLICITUD DE CAMBIOS

Sección: Descripción de la propuesta de cambio

Sección: Justificación de la propuesta de cambio
Sección:Impacto de la línea base
● Alcance
● Cronograma
● Costo
● Calidad
PLANTILLA: SOLICITUD DE CAMBIOS

Sección:Firmas del comité de cambios

● Nombre
● Rol / Cargo
● Firma
 La gestión del alcance es el
proceso de definir qué trabajo
se requiere y después asegurar
que todo ese trabajo-y sólo ese
trabajo-sea realizado.

Rita Mulcahy
Producto vs Proyecto

Ícono Ícono

Alcance del Alcance del

Producto Proyecto
PASOS PARALA GESTIÓN DEL ALCANCE

1. Recopilar requisitos
2. Definir alcance
3. Crear la estructura de desglose de
trabajo (EDT)
4. Validar elalcance
5. Controlar el alcance
PLANTILLA: ACTA DE CONSTITUCIÓN
PLANTILLA: ACTA DE CONSTITUCIÓN
PLANTILLA: ACTA DE CONSTITUCIÓN
PLANTILLA: ACTA DE CONSTITUCIÓN
PLANTILLA: ACTA DE CONSTITUCIÓN
PLANTILLA: ACTA DE CONSTITUCIÓN
PLANTILLA: ACTA DE CONSTITUCIÓN
 GESTION DEL
ALCANCE

Planificar la gestión del

alcance Salidas:

Para el plan de gestión del

Definir cómo se llevarán a cabo
los procesos de la gestión del
alcance.
Se debe describir cómo se va a
definir, validar y controlar el
alcance del proyecto.
Planificar el alcance evita que
se agreguen cambios que no
pasaron por el control
integrado de cambios y de esta
forma prevenir trabajos no
solicitados a lo que se le llama
gold plating.
alcance, lo mínimo con lo que
se debe contares:
Fases o ciclo de vida del
Ciclo de vida predictivo, los entregables del proyecto
proyecto se definen al comienzo del proyecto y
cualquier cambio en el alcance es gestionado en Qué procesos yherramientas
forma progresiva. se van a utilizar en el
Ciclo de vida adaptativo o ágil, los entregables proyecto.
son desarrollados a través de múltiples
iteraciones, donde se define y se aprueba un Cómo se realizará la gestión
alcance detallado antes del comienzo de una de la configuración.
iteración.
El plan de gestión de requisitos
GESTIÓN DEL TIEMPO

La gestión de tiempo
implica documentar
cómo planificarás,
gestionarás y
controlarás el
cronograma del
proyecto.
PASOS PARADESARROLLAR UN CRONOGRAMA

1. Definir las actividades

2. Secuenciar lasactividades
3. Estimar los recursos de las actividades
4. Estimar la duración de las actividades
5. Desarrollarel cronograma
MÉTODOS DE ESTIMACIÓN

No tengo idea de cuánto

tiempo llevará. Ni siquiera
sé qué trabajo me están
solicitando. Entonces,
¿qué puedodecir?
¡Adivinaré ylo multiplicaré
por dos!
CONCEPTOSIMPORTANTES

● Ruta crítica
● Holgura
● Compresióndel cronograma
FORMAS DE REPRESENTAR EL CRONOGRAMA

DIAGRAMA DE RED
FORMAS DEREPRESENTAR EL CRONOGRAMA

Diagrama dehitos
ID HITO Diciembre Enero Febrero Marzo Abril

1 Inicio 12/1
4
2 Requisitos recolectados 12/31

3 Diseño completado 1/17

4 Código completado 2/1 5

5 Pruebas completadas 3/1
5
6 Implementación completada
4/4

7 Final
4/1
5
FORMAS DEREPRESENTAR EL CRONOGRAMA

Diagrama debarras
ID Nombrede Duración inicio Final Septiembre Octubre
la actividad

1 Inicio 0 días Lun 8/26 Lun 8/26 8/18 8/25 9/1 9/8 9/15 9/22 9/29

2 D 4 días Lun 8/26 Jue 8/29

3 A 6 días Lun 8/26 Lun 9/2

4 F 7 días Lun 9/2 Mar 9/9

5 E 8 días Vier 8/30 Mar 9/10

6 G 5 días Mier 9/12 Mier 9/17

7 B 5 días Mier 9/12 Mier 9/17

8 H 7 días Mier 9/18 Jue 9/26

9 C 8 días Vier 9/27 Mar 10/8

10 Final 0 días Mar 10/8 Mar 10/8

CONTROLAR ELCRONOGRAMA

● Comparar el trabajo finalizado con lo

que sepredijo
● Sesiones de lecciones aprendidas para
implementar mejoras
● Volver a priorizar la lista de requisitos
de trabajo
● Identificar y gestionar los cambios que
surjan
¿CÓMO ADMINISTRAR ELCOSTO DEL PROYECTO?

Implica identificar el
modo en que
planificarás, gestionarás
y controlarás los costos
del proyecto.
RETORNODE LA INVERSIÓN (ROI)

Técnica para medir la rentabilidad

potencial de una inversión mediante el
cálculo de los beneficios recibidos en
relación con los costos.
PASOS PARAGENERAR UN PRESUPUESTO

1. Estimar los costos

Tipos decostos:
● Variables ofijos
● Directos o indirectos
ENTRADAS PARAESTIMAR LOS COSTOS

● El plan de gestión de costos

● La línea base del alcance
● Cronograma delproyecto
● Plan de gestión de los recursos humanos
● Registro deriesgos
PASOS PARAGENERAR UN PRESUPUESTO

2. Determinar elpresupuesto:
● Determinar las tarifas de costos
de losrecursos
● Análisis dereserva
● Costo de calidad
PASOS PARAGENERAR UN PRESUPUESTO

8. Presupuesto de costos $1.423

7. Reservas de gestión $68

6. Línea base de costos $1.355

5. Reservas para contingencia $105

4. Estimados del proyecto $1.250

3. Estimados de la cuenta de CA 1 $850 CA 2 $400

control

WP 1 $100 WP 2 $250 WP 3 $500 WP 4 $175

2. Estimados de los paquetes de trabajo

A1 A2 A3 A4 A5
1. Estimados de la actividad $25 $25 $25 $25 $45
CONTROLAR LOS COSTOS

● Informes deavance
● Análisisde reserva
de contingencias
● Medición del valor
ganado
¿QUÉ ESLA CALIDAD?

La calidad es definida
como el grado en el que
el proyecto cumple con
los requisitos.
IMPACTODE UNA BAJA CALIDAD

● Costos incrementados
● Menores ganancias
● Baja motivación
● Baja satisfacción del cliente
● Riesgos incrementados
● Reproceso
● Retrasos delcronograma
PLANIFICAR LAGESTIÓN DE LACALIDAD

Sus objetivos principales son identificar

todos los requisitos, estándares y prácticas
de la organización o de la industria
relevantes para la calidad del proyecto, y
luego planificar cómo cumplir con tales
estándares y requisitos de calidad.
HERRAMIENTAS DECALIDAD

• Diagrama de causa y efecto

• Diagrama deflujo
• Hoja dechequeo
• Diagrama dePareto
• Histograma
• Diagrama decontrol
• Diagrama dedispersión
DIAGRAMADE CAUSA Y EFECTO
ASEGURAMIENTO DECALIDAD

Se lleva a cabo mientras se realiza el

trabajo delproyecto.

Esta evaluación normalmente la realiza un

grupo que no participa en el proyecto, tal
como un departamento de aseguramiento
de lacalidad.
HERRAMIENTAS DE ASEGURAMIENTO DECALIDAD

● Auditorías
● Análisisde procesos
GESTIÓN DE LOS RECURSOSHUMANOS

Requiere planificar de qué manera vas a

involucrar a las personas, identificar a los
miembros del equipo que necesitarás,
definir los roles de todos, crear sistemas de
recompensa, mejorar el desempeño de los
miembros del equipo individualmente y
como equipo, y realizar un seguimiento del
desempeño.
RESPONSABILIDADES DEL
COORDINADOR DELPROYECTO

● Determina qué recursos necesitarás

● Confirma la disponibilidad de los
recursos asignados
● Crear directorio del equipo del proyecto
RESPONSABILIDADES DEL
COORDINADOR DELPROYECTO

● Roles y responsabilidades en el
proyecto claramente asignados
● Generar informes de desempeño
● Crea sistemas de recompensa
COMPONENTES DEL PLAN DE GESTIÓN DE
RECURSOSHUMANOS

● Roles yresponsabilidades
● Organigrama delproyecto
● Plan de gestión del personal
TIPOS DEEQUIPOS

● Dedicado
● Medio tiempo
● Sociedad
● Virtual
ETAPASDE FORMACIÓNY
DESARROLLO DELEQUIPO

1. Formación
2. Turbulencia
3. Normalización
4. Desempeño
5. Disolución
GESTIÓN DE CONFLICTOS

● Colaborar
● Consentir
● Eludir
● Suavizar
● Forzar
 Se enfoca en las necesidades
de información y comunicación
de los interesados

Guía PMBOK
TIPOS DECOMUNICACIÓN

Tipo de comunicación Cuándo se utiliza

Formal escrita Problemas complejos

Formal verbal Presentaciones, discursos
Informal escrita Correo electrónico, notas
manuscritas, mensajes
detexto
Informal verbal Reuniones, conversaciones
COMUNICACIÓN EFECTIVA

● No verbal
● Paralingüística
● Palabras
MÉTODOS DE COMUNICACIÓN

● Interactiva
● Tipo pull
● Tipo push
BLOQUEADORES DE LA COMUNICACIÓN

● Entornos ruidosos
● Distancia entre
aquellos que tratan
de comunicarse
● Codificación
impropia de los
mensajes
BLOQUEADORES DE LA COMUNICACIÓN

● Hacer declaraciones
negativas
● Hostilidad
● Idioma
● Cultura
GESTIÓN DE RIESGOS

Los riesgos se identifican y gestionan por

primera vez durante la iniciación.
Se van actualizando o incorporando
constantemente conforme se desenvuelve
el proyecto.
 Incertidumbre: Factores de riesgo:
Es la falta de conocimiento La probabilidad de que un
acerca de un evento que evento ocurra (cuán
reduce la confianza que probable)
uno tiene de las
conclusiones obtenidas a
partir de los datos.
PROCESO PARA GESTIONARRIESGOS

1. Planificar la Gestión de los Riesgos

2. Identificar losRiesgos
3. Realizar el Análisis Cualitativo
4. Realizar el Análisis Cuantitativo
5. Planificar la Respuesta a los Riesgos
6. Controlar los Riesgos
CATEGORIZACIÓN DERIESGOS

● Externos
● Internos
● Técnicos
● Imprevisibles
REGISTRO DE RIESGOS

Es donde se guarda la
mayor parte de la
informaciónacerca de
los riesgos.
ESTRATEGIAS DE RESPUESTA ALOS RIESGOS

● Evitar
● Mitigar
● Transferir
GESTIÓN DE ADQUISICIONES

Las adquisiciones son

un proceso formal para
obtener bienes y
servicios.
DOCUMENTOS DE ADQUISICIONES

Los documentos de
adquisición más
comunes son la solicitud
de propuesta (RFP), la
invitación a licitación
(IFB) y la solicitud de
cotización (RFQ).
PROCESODE GESTIÓNDE ADQUISICIONES

1. Planificar la Gestión de las

Adquisiciones
2. Efectuarlas Adquisiciones
3. Controlar las Adquisiciones
4. Cerrar las Adquisiciones
TIPOS DE ENUNCIADOS

● Desempeño
● Funcional
● Diseño
CATEGORÍAS DE CONTRATOS

● Preciofijo (FP)
● Tiempo y materiales
(T&M)
● Costos
reembolsables (CR)
CONCEPTOSIMPORTANTES

● Criterios de selección de proveedores

● Solicitud decambios
● Acuerdo de confidencialidad
● Carta de intención
● Vínculo legal
PROPÓSITO DEUN CONTRATO

● Definir roles y
responsabilidades
● Hacer las cosas
vinculantes desde el
punto de vista legal
● Mitigar o asignar
riesgos
PROCESODE GESTIÓN DE INTERESADOS

● Identificarlos atodos
● Determinar sus requisitos, expectativas e intereses
● Determinar su nivel de influencia
● Planificar comunicaciones
● Gestionar sus expectativas, influencia y
compromiso
● Comunicarte con ellos y controlar las
comunicaciones
¿QUÉSIGUE?

1. Reforzar habilidades de comunicación

2. Familiarizarse con plantillas y… utilizarlas
3. Tomar el examen de certificación del PMP
4. Busca un mentor o mentora
Formando líderes para la construcción
de un nuevo país en paz