EJECUCIÓN Y PRESENTACIÓN DEL INFORME DE LA AUDITORÍA

ADMINISTRATIVA

Entregado por:

Quiroga Rubiano Gabriela

Quintero Vesga Cristian Yesid

Ramírez Guapacha Erika Lizeth

Fundación Universitaria Área Andina

Auditoría Administrativa 702

Presentado a:

Docente

Solange Forero

Septiembre 28 de 2020
 INFORME – PAR SERVICIOS INTEGRALES S.A.
AUDITORIA AL PROCESO DEL ÁREA DE SOLICITUD DOCUMENTAL

1. Dirigido a: Dirección y coordinación del área de operaciones

2. Periodo:

3. Condiciones: Se auditará al área de solicitud documental para verificar que

los procesos que se estén llevando acabo sean manejados de

una forma correcta y que se estén ejecutando bien, la auditoria

se realizara por medio de teletrabajo debido a que la empresa

mantendrá sus operaciones desde la casa de cada empleado

hasta diciembre de 2020. Por ende, el coordinador del área

brindará al auditor 75 proveedores gestionados por los

analistas para auditar los procesos de cada uno. Esto se

desarrollara en un periodo de tiempo de 38 días.

4. Responsables:

Auditores: Gabriela Quiroga, Cristian Quintero, Erika Lizeth Ramirez.

 Los auditores tienen como responsabilidad auditar a los Analistas de Área y los

procesos realizados por cada uno en la compañía PAR SERVICIOS INTEGRALES

S.A.

5. Restricciones y Propósitos: N/A

6. Documentación suministrada:

 Excel, Consolidación de proveedores a auditar.

 Correos Electrónicos, base de las solicitudes enviadas por cada analista

para su auditoria.

 Base de Gestión Documental.

 Matriz Documental.

 Word, Plantilla de Seguimientos.

7. Estándares: La extensión del contrato cuenta con un periodo de treinta y

ocho (33) días hábiles, en el cual los auditores estará

informado sobre la situación de la empresa, será capacitado

para el debido proceso por el Jefe de Operaciones,

ejecutará, recopilara y analizará la información obtenida del

proceso y finalmente entregará el informe junto con la

respectiva documentación adicional. (Correos Electrónicos,

Excel de Consolidación).

8. Criterios:

 Cumplimiento del procedimiento de la solicitud

 Recepción de las solicitudes enviadas

  Registro de la Gestión en el Reporte

 Registro de la Gestión en la Plataforma “MiProveedor”

 Tiempo establecido de la Gestión de Proveedores

9. Desarrollo de los puntos centrales:

 Cumplimiento del procedimiento de la solicitud

En alguno de los casos auditados se encuentra que hay errores a la hora

de enviar los correos de solicitud, ingresan direcciones de correo

electronico que no tienen nada que ver con la empresa contactada, no

solicitan la documentación de acuerdo a lo pendiente en la plataforma.

De 75 proveedores a 13 de ellos no se les realizo bien la solicitud de

acuerdo a la auditoría realizada.

 Recepción de las solicitudes enviadas

Como requerimiento en el proceso es indispensable confirmar el recibido

del correo electronico con los destinatarios por medio de llamada. De

acuerdo a los seguimientos ingresados en la plataforma por los analistas,

algunos proveedores no tuvieron confirmación de llamada, lo cual hace

que el proceso sea mucho más difícil de finalizar. Al llamar a los

proveedores y confirmar la recepción estos se sienten atendidos y

pueden resolver sus inquietudes al momento de ser llamados. Así

mismo, la llamada asegura que el proveedor si haya recibido la solicitud.

Hay casos en los cuales no se llama y las direcciones de correo

electronico se encuentran erradas, por lo cual, es como si nunca se le

hubiese hecho gestión al proveedor. De 75 proveedores a 27 de ellos no

 se les confirmo el recibido del correo electronico de acuerdo a la

auditoria.

 Registro de la Gestión en el Reporte

El registro correcto en la Base de Gestión Documental debe coincidir con

los seguimientos de la plataforma. Es de vital importancia diligenciar esta

Base de manera correcta ya que es la evidencia del trabajo realizado por

los analistas día a día y esto es presentado a la gerencia para el

cumplimiento de objetivos.

 Registro de la Gestión en la Plataforma “MiProveedor”

El registro correcto en la plataforma debe coincidir con la información

ingresada en la Base de Gestión Documental. Es muy importante que la

información ingresada sea verídica de acuerdo al procedimiento

realizado y en base con la Plantilla de seguimientos brindada por el

coordinador del área. En esta pestaña de la plataforma se ingresa el

contacto que tuvimos de la empresa (Correos electrónicos y nombre de

la persona con la cual se confirmó el recibido del correo), se ingresa el

seguimiento acorde a la plantilla del proceso realizado. Se ingresa el

nombre del Cliente al cual fue gestionado el proveedor. Se debe

diligenciar bien este campo debido a que toda la compañía visualiza

estos seguimientos y de ahí se guían para saber el estado de la gestión

del proveedor. De 75 proveedores auditados, 7 de ellos presentaron

errores a la hora del registro en la plataforma

  Tiempo establecido de la Gestión de Proveedores

Para el logro de metas y objetivos de la compañía es importante que los

proveedores asignados se gestionen en un plazo máximo de 8 horas.

Enviando el correo electronico y confirmando la recepción del mismo.

Para los proveedores auditados se evidencio que desde su fecha de

solicitud pasan más de dos días sin ser gestionados, por lo cual es un

incumplimiento grave y afecta las operaciones de la compañía. Se

evidenciaron alrededor de 10 casos de incumplimiento.

10. Conclusiones:

 En un pequeño porcentaje de proveedores no se confirma la recepción

de los correos electrónicos.

 En un pequeño porcentaje de proveedores no se gestionan las

solicitudes de manera correcta acuerdo a la Matriz Documental y datos

de la plataforma.

 En un pequeño porcentaje de proveedores no se ingresa la información

en la plataforma de acuerdo a lo gestionado en el proceso.

 En un pequeño porcentaje de proveedores no se gestionan desde su

fecha de solicitud, teniendo inconvenientes para el desarrollo de metas.

 No se contactan los proveedores cada 5 días de acuerdo a lo estipulado

en el proceso.

 No se diligencia de manera correcta la Base de Solicitud Documental,

por lo cual a la hora de analizar las estadísticas se encuentran errores en

la misma base. Evitando así el planteamiento de la situación del área.

 11. Recomendaciones:

Se recomienda realizar a la compañía un seguimiento continuo de los

proveedores gestionados por los analistas, para verificar que no haya fallas

durante el proceso. De igual forma a partir de estas fallas, se solicita al encargado

del área brindar capacitaciones constantes y respectivas retroalimentaciones para

que los analistas sepan en que aspectos están fallando del proceso y como

pueden mejorar en la gestión.

Fecha de Informe: 28/09/20

Integrantes:

 Jefe de Operaciones, Wilmar Restrepo.

 Coordinador del Área, Juan Felipe Salazar.

 Auditora, Erika Ramirez.

 Auditor, Cristian Quintero.

 Auditora, Gabriela Quiroga.

Anexos:

 Excel, Consolidación de proveedores a auditar.

No se anexan los siguientes documentos por políticas y confidencialidad de la

compañía: Correos Electrónicos, base de las solicitudes enviadas por cada

analista para su auditoria, Base de Gestión Documental, Matriz Documental,

Word, Plantilla de Seguimientos.