REPORTE DE MEDIOS MAGNÉTICOS 

SHD

¿Quiénes son los contribuyentes obligados a reportar medios magnéticos? 

En cada uno de los artículos de la Resolución Nº DDI-054989 de 2016 se establece la clase

de información a reportar, se especifica la franja de personas naturales y/o jurídicas obligadas
a presentar la información y los criterios de selección de la misma (quién reporta y qué
reporta). Por lo tanto, es necesario verificar cuidadosamente las condiciones de cada artículo
para determinar cuál o cuáles de ellos debe reportar cada obligado.

¿En qué formato debo reportar los arriendos que pagan los inquilinos?

En cada resolución las inmobiliarias tienen un artículo especial, para lo cual deben reportar
por este. 

¿Al excluir el parágrafo 4 del reporte de información, también excluiría el envío la información
por contratos de mandato en la cual determinada compañía opera como mandatario?

No, ya que el parágrafo 3, literal C del artículo 3 de la Resolución, otorga responsabilidad
de reportar información a las personas o entidades que actuaron como mandatarios o
contratistas, en relación con las actividades ejecutadas en desarrollo de cada uno de los
contratos de mandato o de administración delegada.

¿Cómo se debe realizar el reporte de medios magnéticos de las carteras colectivas, debido a
que no son responsables de ICA? 

Dentro de la resolución de reporte de medios magneticos, se señala un artículo especial para

el reporte de carteras colectivas, en el se señalan las condiciones que deben cumplir para el
reporte, una vez, cumplidas estas, en el anexo técnico encuentra los campos y datos que se
deben reportar.

¿Cómo se debe reportar en la columna de beneficiarios cuando existe más de un

Fideicomitente y solo uno de ellos es beneficiario? 

Se repite el beneficiario tantas veces como fideicomitentes existan.

¿Cómo se informa la dirección de los reportados cuando corresponde a un municipio diferente

a Bogotá? 

Debe informar la dirección donde tiene domicilio el reportado, especificando código DANE del
municipio, y código DANE del departamento. Recuerde que debe utilizar abreviaturas.

¿Cómo se reportan las retenciones practicadas por un agente de retención donde se aplicaron
diferentes tarifas para el mismo proveedor? 

El agente retenedor debe incluir varios registros para el mismo proveedor de acuerdo a la
cantidad de tarifas aplicadas.

¿Cuál es el monto mínimo a reportar en el artículo 6? 

El  Artículo 6 no tiene monto mínimo, es decir, que los obligados a realizar el reporte lo harán
sin consideración al monto de las retenciones que les hayan sido practicadas. En tal sentido,
quien cumpla con la condición de ser sujeto de retención por Industria y Comercio
perteneciente al régimen común, reportará a todos sus agentes de retención
independientemente de la cuantía que le haya sido descontada.

¿Cuál es la cuantía mínima para realizar el reporte por el artículo 4?

En el artículo 4 no existe monto mínimo de retenciones para reportar, es decir, se debe

reportar sin importar el monto retenido.

¿Cuáles son los servicios que se deben reportar? 

Según el artículo 35 del Decreto 352 del Estatuto Tributario Distrital se entiende como
actividad de servicio toda tarea, trabajo o labor ejecutado por persona natural o jurídica o por
sociedad de hecho, en la que no medie relación laboral con quien lo contrata, que genere una
contraprestación en dinero o en especie y que sea una obligación de hacer, sin incidir que en
ella predomine el factor material o intelectual.

Cuando no tenga información en un artículo, por ejemplo el correo electrónico, ¿se deja en
blanco? 

Solamente en el evento en el que no sea posible tener acceso a la información solicitada, se

debe escribir NA cuanto el campo es alfabético y/o cero (0) cuando el campo sea numérico.
No se deben dejar espacios en blanco porque el validador generará un error en cargue del
archivo. Tenga presente que la inexactitud en la información suministrada puede originarle
sanciones al responsable de reportar la información.

Cuando se debe enviar la información, los diferentes artículos de la Resolución, ¿se pueden
enviar en fechas diferentes? 

Independientemente de si los cargues por cada artículo se realizan en días o fechas

diferentes, la información solicitada se puede presentar desde la fecha de expedición de la
Resolución Nº DDI-054989 de 2016, una vez se disponga el validador en la página web, hasta
las fechas límite señaladas en su artículo 18.

¿Deben reportarse aquellas compras a las que no les realicé retención? 

El artículo 2 en su parágrafo 3 establece claramente que se deben reportar todas las compras
de bienes y/o servicios, independientemente que hayan sido objeto de retención o no. Es
decir, que no es requisito el que se les haya practicado retención, porque en todo caso
deberán ser incluidas en el reporte de información si cumplen con las condiciones
establecidas en el artículo segundo.

¿Debo reportar a las personas jurídicas extranjeras con identificación 444444000 de manera
individual o de manera global? ¿Qué tipo de documento se debe escribir? 

Las personas jurídicas extranjeras que no tengan identificación tributaria asignada por la DIAN
se deben reportar con identificación 444444000 de manera individual y para todos los casos,
teniendo en cuenta que para cada reportado el resto de información es diferente. En el campo
tipo de documento se debe digitar CE.

¿Debo reportar los pagos por concepto de salarios? 

No, el Decreto 352 de 2002, artículo 35, define: “Es la actividad de servicio, toda tarea, labor o
trabajo ejecutado por una persona natural o jurídica o sociedad de hecho, sin que medie
relación laboral con quien lo contrata, que genere una contraprestación en dinero o en especie
y que se concrete en la obligación de hacer, sin importar que en ella predomine el factor
material o intelectual”.  En conclusión, los contratos laborales en los cuales la retribución del
servicio es el salario, no son una actividad de servicio para efectos del impuesto de Industria y
Comercio, por lo tanto, no deberá reportar información de dichos contratos. En las
importaciones existen gastos para nacionalizar la mercancía, por ejemplo, pagos que se
hacen a empresas como: Agencias de aduanas, transporte, los cuales se llevan como un
mayor valor de la importación. Referente al Artículo 2 de compras y servicios, ¿debemos
reportar dichas empresas por los servicios que prestan para nacionalizar la mercancía?  Sí,
siempre y cuando corresponda a la realización de compras de bienes y/o servicios en la
jurisdicción del Distrito Capital y cumplan con los criterios establecidos en el artículo 2.

¿El consorcio debe reportar las retenciones que le practicaron, o este reporte se encuentra
bajo la responsabilidad de los consorciados? 

Si el consorcio fue sujeto de retención, se encuentra en la obligación de reportar al agente de

retención que le practicó la deducción por concepto de retención de Impuesto de Industria y
Comercio.

¿El dígito relacionado para la fecha de vencimiento, es el dígito de verificación? 

No. El dígito a tener en cuenta para las fechas límite de vencimiento es el último número del
NIT, no el dígito de verificación.

¿En el Artículo 2 de la Resolución DDI-054989 de 2016, debo reportar los créditos de contrato
educativo, los premios otorgados a estudiantes o empleados y el apoyo de sostenimiento a
estudiantes? 

El artículo 2 de la Resolución se refiere a las compras de bienes y/o servicios que se hayan
realizado en la jurisdicción del Distrito Capital en el año 2015. Si para efectuar las operaciones
mencionadas se contrató la compra de bienes y/o servicios, deberá reportar la información
solicitada en dicho artículo, referente a sus proveedores.

¿En el artículo 2, se deben reportar los viáticos permanentes que se les cancelaron a los
contratistas y funcionarios en el año 2015, al igual que los viáticos temporales? 

En el artículo 2 se debe reportar a los proveedores de bienes y/o servicios realizados en

Bogotá D.C., cuyos pagos acumulados sean iguales o superiores a a lo establecido en la
Resolución 2017, durante el año gravable 2016.  Por lo anterior, no se deben reportar los
pagos realizados a empleados o contratistas por concepto de viáticos.

En relación con la pregunta anterior, ¿esos mismos valores debo reportarlos en el artículo 10
con el NIT de los propietarios (mandantes)? 

No. Si la inmobiliaria ya reportó esta información en el artículo 14, no se debe reportar en el

artículo 10.

¿Existe algún procedimiento para obtener un comprobante de la radicación de la

información? 

La presentación de la información se realiza únicamente a través de la página web. Cuando la

información se presenta a través del validador de la página web de la SDH, y la misma es
aceptada de manera satisfactoria, quedará cargada directamente en nuestras bases de datos;
la información queda asociada al NIT de la persona natural o jurídica que reporta, el validador
genera un número de radicado el cual podrá ser impreso como prueba de presentación y
cargue.

¿Existe un formato especial para la entrega de la información? 

Sí hay formato especial para la entrega de la información, cuyas especificaciones técnicas

están contenidas en el anexo No.1 de la Resolución No. DDI-054989 de 2016, en donde se
define el diseño de registro y la ficha técnica para toda la información a suministrar en un
archivo plano de formato texto, separado por punto y coma (*.csv). La presentación de la
información de la que habla la presente resolución es únicamente a través de la página web
en el validador dispuesto para tal fin.

¿La cuenta de anticipos que se encuentra en el pasivo se reporta? 

Debe verificar la información y condiciones que se señalan en cada artículo, con el fin de
reportar o no la información exogena.  Si corresponde a un ingreso y cumple las condiciones
del artículo es reportante.

¿Cómo pueden recibir orientación de la Administración Tributaria las empresas con domicilio
en otras ciudades? 

La Secretaría Distrital de Hacienda brinda la orientación que sea necesaria, sin importar que el
domicilio del reportante se encuentre fuera del Distrito Capital. Para el efecto, quienes se
encuentren ubicados en otros municipios pueden contactarnos a través de los canales
disponibles: página web www.haciendabogota.gov.co, correo
electrónico contactenos@shd.gov.co. Sin embargo, es preciso que el contribuyente que
realiza el reporte haga una lectura minuciosa de la Resolución y del Anexo Técnico con el fin
de que sepa de primera mano cuál es la información que debe reportar y de qué forma se
realiza dicho reporte. 

¿Las empresas que están ubicadas en otras ciudades y realizan compras a proveedores de
Bogotá, deberán reportar el valor anual de las compras de bienes o servicios? 

Sí, están obligados a reportar quienes realicen operaciones en la ciudad de Bogotá, sean o no
contribuyentes del impuesto de Industria y Comercio; dentro del paragrafo primero de la
resolución se indica qué se considera compra en Bogotá. 

¿Las entidades inscritas a la propiedad horizontal deben reportar la información del artículo de
2 de la Resolución DDI-054989 de 2016? 

Sí. Las personas jurídicas independientemente que sean o no contribuyentes del impuesto de
Industria y Comercio en Bogotá D.C., siempre que cumplan con las condiciones señaladas.

¿Las pólizas de seguros de áreas comunes en copropiedades se deben reportar en el artículo

2 como compra de servicios? De ser así, ¿se debe reportar el valor llevado al gasto o el valor
de lo que costó la póliza independientemente del periodo en el que se va a amortizar? 

Se debe reportar el valor total pagado durante la vigencia 2016, independientemente de su

periodo de amortización.

¿Las profesiones liberales se consideran comerciales para efectos de esta resolución?

¿Quiénes se consideran comerciantes? 
Se consideran personas naturales comerciantes las personas que desarrollan actividades de
comercio, estén o no inscritos en Cámara de Comercio. Las profesiones liberales no se
consideran comerciantes, siempre y cuando no desarrollen actividades de comercio.

¿Los códigos de municipio y país que aplican son los mismos de medios magnéticos para la
DIAN? 

Los códigos de los departamentos y municipios son únicos y designados por el DANE.

¿Los ingresos por ganancias ocasionales son gravados con ICA y se deben reportar en
medios magnéticos? 

Debe verificar si cumple las condiciones señaladas dentro del artículo 3°, y reportar conforme
lo señala el anexo técnico

¿Los pagos por arrendamiento de inmuebles se reportan como servicios? 

Sí, teniendo en cuenta que los arrendamientos son servicios adquiridos, siempre y cuando
cumplan con lo establecido en el artículo segundo y sus parágrafos de la Resolución de
Medos Magnéticos 2017.

¿Para reportar la información de medios magnéticos  se debe reportar toda la información en

un archivo o debe ser un archivo por cada uno de los artículos a reportar? 

La información se debe reportar en un archivo por cada artículo, en formato CSV (Delimitado
por comas) como lo indica el anexo No. 1. Definición de la ficha técnica para toda la
información a suministrar-, de la Resolución No. DDI-054989 de 2016, el cual está dispuesto
en la página web.

¿Qué nombre debe recibir el archivo o archivos? 

Se sugiere identificar cada archivo con el número del artículo que incluye la información
solicitada con el fin de que cuando realice el cargue en el validador sea de fácil consecución,
aunque es discrecional de quien reporta, seleccionar el nombre o título que más le convenga.

¿Qué pasa con los servicios de transporte en donde la ciudad de destino es Bogotá? ¿Se
deben reportar los terceros que se encargan de llevar la mercancía hasta Bogotá, como es el
caso de la compañía que contrata una empresa de transporte para que distribuyan a
diferentes partes del país? 

Para reportar medio magnéticos, se debe basar en lo señalado dentro de la resolución que
corresponda a cada año, es importante  resaltar que en los artículos que obligan a reportar
compras o ventas, la misma resolución señala, que se considera compra o venta para la
ciudad de Bogotá, y en caso de cumplir la condición estaría obligado a reportar.

¿Se debe reportar lo descontado por los bancos por las comisiones que estos les cobran?
¿Estas comisiones se pueden asimilar a un servicio o algo similar? 

De acuerdo con lo establecido en la Resolución DDI-054989 de 2016 artículo 2, deberá

reportar las comisiones pagadas, cuando los pagos acumulados superen los cinco millones de
pesos ($5.000.000) por año. Verificar los montos para el año 2017.

¿Se deben reportar los impuestos de ICA asumidos por el agente de retención? 
Si, el artículo 4° señala claramente que deben reportar los agentes de retención que hubieren
practicado o asumido retenciones en la ciudad de Bogotá.

¿Toda la información del tercero es obligatoria? Ejemplo: el correo electrónico (email) 

Sí es obligatoria. Cuando es imposible tener acceso a la información, en el caso específico del

correo electrónico, se debe colocar la sigla NA por ser un campo alfanumérico, pero esto debe
ser en caso de que sea imposible ubicar la información.

¿Un comerciante que recibe pagos por tarjeta débito o crédito mediante datáfono, debe
realizar el reporte de información por el artículo 5? 

No debe realizar el reporte, ya que el artículo 5 solamente deben reportarlo las entidades
emisoras de tarjetas, sus asociaciones, entidades adquirientes o pagadoras que practiquen la
retención de industria y comercio. Teniendo en cuenta que el comerciante realiza operaciones
de venta con la tarjeta y no es una entidad emisora, asociación o entidad pagadora y que
tampoco realiza retenciones conforme lo previsto en el Decreto 472 de 2002 no está en la
obligación de realizar el reporte de información por el Artículo 5.

¿Un establecimiento público debe reportar información de Medios Magnéticos? 

Sí, siempre y cuando cumpla las condiciones establecidas en la Resolución DDI-054989 de

2016.

¿Una empresa que se cataloga como Grandes Superficies y/o Almacenes de Cadena debe
presentar información por el hecho de que se encuentra dentro del parágrafo 4 como
excluida? 

No debe presentar, dado que la Resolución No. DDI-054989 en el parágrafo 4, del articulo 3,
taxativamente contempla esa exclusión; por tanto, sí cumplen con las condiciones
establecidas de sectores y /o actividades. Para una compañía que tiene varias clases
negocios, pero opera bajo un mismo NIT. ¿se debe enviar la información total de la compañía
o cada negocio aparte?  Por operar bajo un mismo NIT y una sola razón social  como persona
jurídica debe informar todo bajo este  NIT, ya que en concordancia con el  artículo 51 del
Decreto Distrital 807 de 1993: el Director Distrital de Impuestos podrá solicitar a las personas o
entidades, contribuyentes y no contribuyentes, declarantes o no declarantes, información
relacionada con sus propias operaciones o con operaciones efectuadas con terceros, así
como la discriminación total o parcial de las partidas consignadas en los formularios de las
declaraciones tributarias, con el fin de efectuar estudios y cruces de información necesarios
para el debido control de los tributos distritales.

¿Una unión temporal se encuentra en la obligación de realizar el reporte de información? 

Sí, debe verificar en cada uno de los artículos cuáles condiciones cumple para reportar, en
aquel que supere topes y cumpla con los requisitos en el  señalado.

Nosotros únicamente tenemos un establecimiento de comercio, la totalidad de nuestros

ingresos los reportamos en Bogotá, ¿es necesario por lo tanto que cuadre lo reportado con las
declaraciones de ICA y ReteICA? 

No, no es necesario que los reportes coincidan.

Nuestra empresa tiene su domicilio principal en la ciudad de Bogotá. Para el año 2015 la
empresa distribuyó dividendos sobre los cuales no practicamos ningún tipo de retención. ¿Se
deben reportar en el artículo 2 los dividendos pagados a los socios cuyo domicilio se
encuentra en la ciudad de Bogotá? 

De acuerdo con lo contemplado en la Resolución DDI 054989 de 2016, para el artículo 2 que
corresponde al reporte de todas las compras de bienes y/o servicios, los dividendos pagados
a los socios por parte de las empresas, no se deben reportar por estas como una compra,
aunque estos estén gravados con el Impuesto de Industria y Comercio.  

Si no se cuenta con información de dirección y teléfono de un extranjero, ¿qué datos debo

escribir? 

En las celdas correspondientes a "dirección de notificación" se deben escribir las letras NA, y
para el caso de "teléfono" colocar el número cero (0). Tenga presente que la inexactitud en la
información suministrada puede originarle sanciones al responsable de reportar la
información.

Si olvidé la contraseña del validador de medios magnéticos, ¿qué debo hacer? 

El validador cuenta con la opción "Olvido de contraseña", en donde el sistema le permitirá

revisar el correo electrónico registrado para el envío de la contraseña, allí podrá verificar el
correo electrónico. Si lo prefiere, puede ingresar uno nuevo y pedir el reenvío de la clave para
ingresar al validador. En el caso de no poder solucionar el inconveniente de esta manera es
necesario escribir a soporte_tecnico@shd.gov.co escribiendo en el  asunto CONTRASEÑA
MEDIOS MAGNÉTICOS para que le sea solucionado el inconveniente a vuelta de correo.
Tradicionalmente, en el reporte de medios magnéticos, la Administración Tributaria Distrital
solicitaba la información de venta de bienes y servicios. Sin embargo, en el artículo 3 se
solicita solo información respecto a la venta de bienes. En ese orden de ideas, ¿se realizaría
el reporte de la venta de bienes y los servicios NO se reportan?  Sí. Solo se debe informar lo
concerniente a bienes, ya que en el artículo 3 de la Resolución Número DDI-054989 del 09 de
agosto de 2016, taxativamente requiere solamente información de venta de bienes, y no se
mencionan los servicios.

Si ya cargué un artículo y encuentro que omití o informé de más un registro, ¿qué debo
hacer? 

Debe cargar nuevamente el artículo con los cambios requeridos y el sistema entenderá que la
última información reportada reemplaza la anterior y se genera un nuevo número de
radicación.

Somos una empresa que tiene como objeto social construcción y venta de apartamentos. En
los conceptos del ingreso no veo uno que se adecué a venta de bienes inmuebles. La incluyo
con concepto 2 (venta de bienes movibles) o 5 (venta de activos fijos), aunque ni es un activo
movible ni es activo fijo. ¿Cómo lo reporto? 

Dentro del articulo 3°, se señalan las condiciones que deben cumplir los reportantes por este
artículo, dentro de las cuales se encuentra:  1. Que sea productor o fabricante. 2. Que sea
importador de mercancías para su comercialización.
3. Que sea comercializador al por mayor. 4. Que no le venda directamente al consumidor
final.  5.Que suministre materias primas, en el punto 4 señala que no venda al consumidor
final, situación que se aplica a la venta de inmuebles, por cuanto su comercialización no se
hace a un distribuidor mayorista.