DIG-GEC-PRC-07 Analisis de Datos

CÓDIGO
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UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE SAN LUIS POTOSÍ DIG-GEC-PRC-07
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PROCEDIMIENTO
FECHA DE
ANÁLISIS DE DATOS REVISIÓN
EDICIÓN 2
VERSIÓN 2
26/01//2015
PROCEDIMIENTO
ANÁLISIS DE DATOS
Responsable Revisó Aprobó

Nombre Ing. Tania Jessica Amaya Grimaldo L.A. Beatriz Araceli Moreno Sánchez Ing. Fernando Cuevas Castro
Asistente de funcionario Coordinadora de Desarrollo y Mejora Continua Director Institucional de Gestión de Calidad
Puesto
Responsable de Análisis de Datos del SGC
Firma
DOCUMENTO CONTROLADO POR EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN PARCIAL O TOTAL ESTA VERSIÓN ES VIGENTE SI SE CONSULTA EN LA RED O EN EL CENTRO DE DOCUMENTACIÓN
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1. Objetivo
Establecer la metodología para analizar los datos obtenidos de las diferentes fuentes de información demostrando que los procesos del SICAL, son
adecuados y efectivos para lograr la mejora continua.
2. Alcance
Aplica para todos los procesos del SICAL en lo que respecta a la siguiente información que requiere ser analizada:
 Características y tendencias de los procesos y productos.
Para los procesos de realización:
 Conformidad con los requisitos del producto

 Retroalimentación del cliente
Para el proceso Adquisiciones-pago de materiales, bienes muebles y servicios.
 Evaluación de proveedores
3. Responsables
Responsable de Análisis de Datos

Líderes de Proceso
Coordinadores de Calidad
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4. Definiciones
Indicadores Medidor de desempeño. Son datos esencialmente cuantitativos que muestran el estado de una situación en relación con los
objetivos. Los Indicadores pueden ser: medidas, números, hechos, opiniones o percepciones que señalen condiciones o
situaciones específicas.
Análisis de Datos Un proceso de recopilación y organización de datos con objeto de identificar tendencias e interpretarlas.
Tendencia Patrón de comportamiento de los elementos de un proceso durante un período, la tendencia es la dirección o rumbo que resulta
de cada proceso.
Interpretación Es la atribución de un significado personal (justificación, inferencia o transferencia) basado en datos obtenidos que realiza el
líder de proceso para la toma de acciones.
Producto Resultado de un proceso

Proceso Conjunto de actividades mutuamente relacionadas, que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados
5. Desarrollo
No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN AREA / MATERIAL O DOCUMENTO REQUISITO

RESPONSABLE EQUIPO O REGISTRO
1 Determinación La información proviene de los formatos y

y Recopilación medios establecidos por cada proceso.
La información del desempeño y la Líder de proceso, Buzón físico Encuestas de

tendencia del proceso se obtienen de los personal involucrado satisfacción
indicadores establecidos en el Manual Buzón virtual del cliente.
Operativo-Sección1 “Mapa de Proceso”.
N/A
PC Formatos y
La información de la retroalimentación del medios
cliente se obtiene de los medios establecidos
establecidos en la Guía de por cada
retroalimentación del cliente (encuestas de proceso.
satisfacción, quejas, sugerencias,
felicitaciones, buzones físicos o
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virtuales…etc.).
El seguimiento y la medición de las

características del producto se obtienen de
las actividades establecidas en el Manual
Operativo-Sección2 “Plan de control”.
El proceso de Adquisiciones-pago de
materiales, bienes muebles y servicios
realiza la selección, evaluación y
reevaluación a proveedores.
2 Seguimiento y 2.1 El líder de proceso se asegura de Líder de proceso,

medición medir y monitorear las actividades definidas Formatos y
en el periodo establecido, para demostrar personal medios (Ver Instructivo:
que se cumple con los resultados involucrado, establecidos Llenado del DIG-
planificados o tomar las acciones por cada GEC-FRM-33
pertinentes. Coordinador de proceso. Análisis de Datos)
Calidad.
2.2 Mantiene la evidencia de este
monitoreo y medición en los formatos y Análisis de
medios establecidos por cada proceso. datos DIG-GEC-
FRM-33
2.3 Y Reporta el resultado de la medición, http://evirtual.ua
PC slp.mx/SICAL/
análisis y toma de acciones en el DIG-
Internet
GEC-FRM-33 Análisis de datos.
NOTA: Si en un periodo, no se cumplió con

la meta establecida o con los resultados
planeados, se realiza una Corrección y se
registra en este mismo formato.
Si se vuelve a incumplir en el periodo

posterior a la corrección, entonces se
deberá levantar una Acción Correctiva.
(Ver DIG-GEC-PRC-04)
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Información a reportar que resulte de:
 Desempeño de los Indicadores del

proceso.
Exclusión: Para los indicadores que
no se puedan cuantificar en valores
porcentuales únicamente se
realizará la interpretación de la
información en el análisis del
proceso.
 Desempeño de la Conformidad del

Producto,
 Desempeño de la Satisfacción del
Cliente
3 Análisis de Anualmente, se realiza un reporte (Reporte Los líderes de

datos y mejora Anual de Análisis de datos) con el análisis e proceso y
interpretación de los resultados obtenidos personal Reporte Anual
de: asignado de Análisis de
 Las características y tendencias del Datos
proceso,
 conformidad con los requisitos del Evidencia de
producto, difusión.
 La retroalimentación del cliente.
 Así como las acciones de mejora PC
realizadas durante el transcurso del Internet
año y/o
 Las oportunidades para llevar a
cabo acciones de mejora,
En este reporte se utilizan los métodos y

técnicas estadísticas más convenientes
para la información de cada proceso.
Se realiza la difusión de esta información

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con el personal que integra el proceso.
En el transcurso del mes de Enero se carga

en la plataforma de e-virtual la evidencia de
la difusión y el Reporte anual de análisis de
datos en formato .pdf.
http://evirtual.uaslp.mx/SICAL/
4 Monitoreo y El Responsable de Análisis de Datos y el

Reporte Coordinador de Calidad de cada área
monitorean y dan seguimiento al
cumplimiento del reporte de información en
Matriz de
los periodos establecidos por cada proceso
Coordinador de monitoreo
y de la entrega del Reporte Anual de
Calidad PC
Análisis de Datos. N/A
Responsable de Internet
Análisis de datos Correos
Este reporte se presenta en la reunión de
electrónicos
revisión por la dirección conforme a lo
establecido en el procedimiento DIG-GEC-
PRC-06.
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6. Registros
CÓDIGO NOMBRE DEL FORMATO O MEDIO DE TIEMPO DE LUGAR DE ALMACENAMIENTO DISPOSICIÓN DESPUÉS
REGISTRO ALMACENAMIENTO RETENCIÓN DEL PERIODO DE
RETENCIÓN
DIG-GEC-FRM-33 Análisis de Datos Electrónico 3 años http://evirtual.uaslp.mx/SICAL/ Respaldo DIGC
N/A Reporte Anual de análisis de Electrónico 5 años http://evirtual.uaslp.mx/SICAL/ Respaldo DIGC
datos
N/A Matriz de monitoreo Electrónico 3 años PC-Responsable de Análisis Respaldo DIGC
de datos
7. Referencias
 ISO 9001:2008 Sistemas de Gestión de la Calidad – Requisitos

 Manual de Calidad
 Manuales de Operación
 DIGC-GEC-PRC-04 Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora
 DIGC-GEC-PRC-06 Revisión por la dirección
 Guía de retroalimentación del cliente.
8. Instructivos Relacionados
Llenado del DIG-GEC-FRM-33 Análisis de Datos
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9. Control de Cambios
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SECCIÓN VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
REVISIÓN
0 Todas 07/07/11 Elaboración y revisión del documento.
Actividad 2. Se agregó: …con la supervisión del coordinador de calidad
5
28/03/2012 Instructivo: Llenado del DIG-GEC-FRM-33 Análisis de Datos
1
8 Cambio de formato semestral a anual.
Cambio de tabla de análisis del desempeño y tendencia del proceso
Se incluyó en la actividad 3. Análisis, el párrafo:
5 Si en un periodo, no se cumplió con la meta establecida…
2 31/05/2012
Se agregó el instructivo: Corrección.
8
Se revisó la redacción y se hicieron correcciones.
1 3 3/03/2013
Cambio de la autoridad responsable de aprobar el documento.
5, 6 Ed. 2, Ver. 1 02/10/2014 Se actualizaron las tablas con los campos del nuevo formato.
5 E2. Ver. 2 26/01/2015 Actividad 2, 3 y 4, se agregó el Reporte Anual de Análisis de datos (mismo que aplica al final de año)
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10. Anexos
INSTRUCTIVO LLENADO DEL FORMATO 33

RESPONSABLE REGISTROS
LÍDER DE PROCESO DIG-GEC-FRM-33
Los campos de color verde claro se llenan una sola vez en la edición inicial del formato.
Los campos verde fuerte son los que se van a estar llenando cada que se cumpla el periodo de medición establecido
Los campos gris claro, tienen deshabilitado el llenado debido a que no se puede cambiar o modificar su contenido.
DESEMPEÑO DE PROCESO
INDICADORES
1 PROCESO Nombre del proceso del cual se reporta la información.
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2 RESPONSABLE Nombre del líder de proceso

3 PERIODO DE El tiempo que se define en cada proceso, para analizar la información del indicador.
MEDICIÓN
4 DESCRIPCIÓN Detallar y explicar a qué se refiere el indicador que se está reportando.
5 AÑO Año del que se esta reportando la información
6 META Objetivo a lograr
7 UNIDADES Unidad de medida que se utiliza para el indicador.
8 PERIODO Asignar la clasificación de acuerdo al periodo de medición establecido
Ejemplo: periodo BIMESTRAL
Periodo
Ene-Feb
Mar-Abril
May-Jun
…
9 VALOR Resultado obtenido del periodo de medición.
DESEMPEÑO DEL PROCESO
1 PONDERACIÓN Asignar un valor porcentual por cada indicador
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DESEMPEÑO DE LA CONFORMIDAD DEL PRODUCTO
1 PERIODO DE Establecer el tiempo en el que se analiza la información recopilada de la conformidad del producto
MEDICIÓN
2 AÑO Año del que se esta reportando la información
3 META Objetivo a lograr del producto conforme
4 PERIODO Asignar la clasificación de acuerdo al periodo de medición establecido
Periodo
Ene-Feb
Mar-Abril
May-Jun
…
5 UNIVERSO Totalidad de productos
6 %PC Resultado obtenido del periodo de medición de la conformidad del producto
7 %ERROR Porcentaje derivado del rango de error permitido en la conformidad del producto
PERMITIDO
Si el valor del %PNC (Producto No conforme) rebasa el %Error Permitido, se deben tomar acciones correctivas.
8 %PNC
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SATISFACCIÓN DEL CLIENTE
1. PERIODO DE
MEDICIÓN Establecer el tiempo en el que se analiza la información recopilada de satisfacción del cliente
2. AÑO
Año del que se esta reportando la información
3. PERIODO
Asignar la clasificación de acuerdo al periodo de medición establecido
Periodo
Ene-Feb
Mar-Abril
May-Jun
…
4. %SC Resultado obtenido del periodo de medición de la satisfacción del cliente
5. META Objetivo a lograr del periodo.
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RETROALIMENTACIÓN DEL CLIENTE
1 QUEJAS Indique en el campo que corresponda (producto, servicio o personal) el número de quejas recibidas en el periodo.
2 SUGERENCIAS Indique en el campo que corresponda (producto, servicio o personal) el número de sugerencias recibidas en el periodo.
3 FELICITACIONES Indique en el campo que corresponda (producto, servicio o personal) el número de felicitaciones recibidas en el periodo.
4 CÓDIGO DE Indique el código de la acción de mejora (correctiva, preventiva o de mejora) derivada de quejas, sugerencias o felicitaciones.
ACCIONES
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INSTRUCTIVO CORRECCIÓN
RESPONSABLE FORMATO
LÍDER DE PROCESO DIG-GEC-FRM-33
CORRECCIÓN
PERIODO INCUMPLIDO AÑO
MOTIVO DEL INCUMPLIMIENTO
CORRECCIÓN
PERIODO INCUMPLIDO: Se hace referencia al periodo en donde no se alcanzó el resultado planeado.

AÑO: Año en curso.
MOTIVO DEL INCUMPLIMIENTO: Causa o ¿Por qué? se originó el incumplimiento.
CORRECCIÓN: Acción tomada para eliminar el motivo del incumplimiento.

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Responsable Revisó Aprobó

 Características y tendencias de los procesos y productos.

Para los procesos de realización:

 Conformidad con los requisitos del producto

Para el proceso Adquisiciones-pago de materiales, bienes muebles y servicios.

Responsable de Análisis de Datos

Producto Resultado de un proceso

No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN AREA / MATERIAL O DOCUMENTO REQUISITO

1 Determinación La información proviene de los formatos y

La información del desempeño y la Líder de proceso, Buzón físico Encuestas de

El seguimiento y la medición de las

2 Seguimiento y 2.1 El líder de proceso se asegura de Líder de proceso,

NOTA: Si en un periodo, no se cumplió con

Si se vuelve a incumplir en el periodo

Información a reportar que resulte de:

 Desempeño de los Indicadores del

 Desempeño de la Conformidad del

3 Análisis de Anualmente, se realiza un reporte (Reporte Los líderes de

En este reporte se utilizan los métodos y

Se realiza la difusión de esta información

con el personal que integra el proceso.

En el transcurso del mes de Enero se carga

4 Monitoreo y El Responsable de Análisis de Datos y el

 ISO 9001:2008 Sistemas de Gestión de la Calidad – Requisitos

INSTRUCTIVO LLENADO DEL FORMATO 33

1 PROCESO Nombre del proceso del cual se reporta la información.

2 RESPONSABLE Nombre del líder de proceso

1 PONDERACIÓN Asignar un valor porcentual por cada indicador

DESEMPEÑO DE LA CONFORMIDAD DEL PRODUCTO

SATISFACCIÓN DEL CLIENTE

5. META Objetivo a lograr del periodo.

RETROALIMENTACIÓN DEL CLIENTE

PERIODO INCUMPLIDO AÑO

MOTIVO DEL INCUMPLIMIENTO

PERIODO INCUMPLIDO: Se hace referencia al periodo en donde no se alcanzó el resultado planeado.

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