Tarea de Compras

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS ST-GA-01-P-01
Gestión de
Adquisiciones Compras Versión 23 18 de Junio de 2015 Página 1 de 22
y Suministros
ÍNDICE
0. Objetivo 2
1. Alcance 2
2. Definiciones 2
3. Responsable 3
4. Responsabilidades 3
5. Generalidades5
6. Registro de Cambios 7
7. Procedimiento 8
8. Flujograma 15
9. Control de Registros 20
10. Formatos 20
11. Anexos 20
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS 2 de 22
0. Objetivo
Suministrar de manera oportuna y eficaz los elementos, servicios e insumos necesarios para el
correcto funcionamiento de los servicios académicos y administrativos.
1. Alcance
Este procedimiento aplica para todas las dependencias de la Institución que requieran la
adquisición de bienes o servicios, iniciando en la Solicitud de la Compra hasta la entrega de la
Orden de Compra o Contrato al Proveedor.
2. Definiciones
Autoridades Nacionales: En la Universidad Libre las Autoridades Nacionales están

conformadas por:
- La Sala General
- La Honorable Consiliatura
- El Presidente
- El Rector Nacional
- La Secretaria General
- La Censoria Nacional
- La Dirección Nacional de Planeación
- La Revisoría Fiscal
- El Tribunal de Honor
Evaluación de proveedores: Mecanismo por el cual se evalúa el grado en que las empresas se
adaptan a los requisitos de la compra establecidos por la Universidad y se evalúa cualitativa y
cuantitativamente.
Orden de compra (OC): Documento que se emite al proveedor una vez es aprobada la compra,
en donde se informan los requisitos de compra establecidos por la Universidad. Aplica para
compras hasta 50 SMLMV.
Ordenador del Gasto: Presidente y sus delegados en cada Seccional. (Numeral 5, del artículo
51, de los estatutos de la Universidad Libre Acuerdo No. 1 de 1994).
Solicitud de compra (SC): Documento por medio del cual el solicitante especifica las
necesidades de compra.
SMLMV: Salario Mínimo Legal Mensual Vigente.
Términos de referencia: Documento que establece los requisitos, características y

especificaciones de compras superiores a 50 SMLMV que debe cumplir el proveedor.
3. Responsable
El Jefe de Compras o quien haga sus veces en la Seccional, es el cargo responsable de la

administración, trámite y control de las solicitudes de compra y/o servicio.
4. Responsabilidades
Seccional
Bogotá B/quilla Cali Cúcuta Cartagena Pereira Socorro
Responsabilidad
Director
Director de
Jefe de Jefe de Síndico- Administrativo y Jefe de Jefe de
Suministros y
Compras y Compras y Gerente y Jefes Financiero- Compras y Compras y
Almacén y
Elaborar el Plan de Jefes de las Jefes de las de las Síndico y Jefes Jefes de las Jefes de las
Jefes de las
compras Unidades Unidades Unidades de las Unidades Unidades
Unidades
Académicas y Académicas y Académicas y Unidades Académicas y Académicas y
Académicas y
Administrativas Administrativas Administrativas Académicas y Administrativas Administrativas
Administrativas
Administrativas
Verificar disponibilidad Jefe de Auxiliar de Auxiliar de Auxiliar de Auxiliar de

Solicitante Solicitante
presupuestal Presupuesto Presupuesto Presupuesto Presupuesto Presupuesto
Remitir solicitud de
compra/servicio con Solicitante Solicitante Solicitante Solicitante Solicitante Solicitante
Oficina de
disponibilidad de la de la de la de la de la de la
Presupuesto
presupuestal para su Compra Compra Compra Compra Compra Compra
radicación
Solicitante Solicitante
de la de la Jefe de
Radicar las solicitudes Auxiliar de Compra por Compra por Auxiliar de Auxiliar de Auxiliar de Compras y/o
de compra Compras Sistema de Sistema de Compras compras Compras Auxiliar de
Información Información Compras
Financiero Financiero
Director de
Suministros Jefe de
Jefe de Jefe de
y Almacén, Compras
compras y Secretaria Auxiliar Auxiliar de Compras y/o
Solicitar cotizaciones Auxiliar de y/o
Secretaria de Compras Compras Compras Auxiliar de
compras y Auxiliar
de Compras Compras
secretaria compras
de compras
Director
Director de
Presentar cotizaciones Jefe de Jefe de Administrativo Jefe de Jefe de
Jefe de Suministros
al Ordenador del Gasto Compras Compras y Financiero- Compras Compras
Compras y Almacén
Síndico
Delegado
Personal del
Presidente
Delegado Delegado Delegada Delegado Delegado Delegado
/
Autorizar la compra Personal del Personal del Personal del Personal del Personal del Personal del
Presidente
Presidente Presidente Presidente Presidente Presidente Presidente
(compras de
Autoridades
Nacionales)
Director de
Jefe de Auxiliar de
Suministros
Elaborar la Orden de Secretaria compras y Auxiliar de Auxiliar de Compras/ Jefe de
y Almacén y
Compra de compras Auxiliar de compras Compras Jefe de compras
secretaria
Compras compras
de compras
Director de
Jefe o Suministros
Entregar la Orden de Auxiliar de Auxiliar de Auxiliar de Auxiliar de Auxiliar de
Auxiliar de y Almacén y
Compra compras Compras Compras Compras Compras
Compras secretaria
de compras
Seccional
Responsabilidad
Jefe de
Jefe de
Compras / Presidente
Compras/
Verifican: Delegado
Director de Director Verifican:
Abogado Solicitante Seccional
Elaborar los Términos Suministros Jefe de Administrativo oficina
oficina y/o Asistente /Director de
de Referencia y Almacén - Compras Financiero- jurídica y
jurídica y técnico Planeación
solicitante Síndico solicitante
solicitante y/o Jefe de
de la
de la Compras
compra
compra
Director de
Suministros
Secretaria de la
y Almacén,
Auxiliar de Jefe de Auxiliar de Dirección Auxiliar de Auxiliar de
Invitar a cotizar o licitar Auxiliar de
Compras compras Compras Administrativa Compras Compras
compras y
y Financiera
secretaria
de compras
Secretaría
Oficina de la de la
Recepcionar la(s) Archivo y
Oficina Secretaría Oficina Dirección Oficina Presidencia
propuesta(s) de(l) (los) corresponde
Compras General Compras Administrativa Compras Delegada-
oferente(s) ncia
y Financiera Rectoría
Seccional
Jefe de
Compras, Director
Comité de Director de
el solicitante Jefe de Administrativo Jefe de Comité de
compras y/o Suministros
de la compra Compras y y Financiero- Compras y Compras /
Realizar la apertura de Secretaría y Almacén y
o su delegado auditor Síndico / el auditor Auditor(a)
sobres General con auditor
y un interno solicitante interno interna
Auditor interno
representante (veedor) de la compra/ (veedor) (veedor)
Interno (veedor)
de la auditoria auditor interno
interna (veedor)
Director
Remitir propuestas para Director de
Jefe de Jefe de Jefe de Administrativo Jefe de Jefe de
su evaluación Jurídica, Suministros
Compras Compras Compras y Financiero- Compras Compras
Técnica y Financiera. y Almacén
Síndico
Director de
Secretario
la oficina Secretario Secretario Secretario Secretario
Seccional Secretario
jurídica Seccional Seccional Seccional Seccional
(evaluación Seccional
(evaluación (evaluación (evaluación (evaluación (evaluación
legal) / (evaluación
legal) / legal) / legal) / legal) / legal) /
Solicitante de la legal) /
Solicitante Solicitante Solicitante Solicitante Solicitante
Elaborar el informe de compra Solicitante
de la de la de la de la de la
Evaluación de (evaluación de la compra
compra compra compra compra compra
Proveedores técnica) / (evaluación
(evaluación (evaluación (evaluación (evaluación (evaluación
Director técnica) /
técnica) / técnica) / técnica) / técnica) / técnica) /
Administrativo Sindico
Sindico- Sindico Sindico Sindico Sindico
y Financiero (evaluación
Gerente (evaluación (evaluación (evaluación (evaluación
(evaluación Financiera)
(evaluación Financiera) Financiera) Financiera) Financiera)
Financiera)
Financiera)
Director
Elaborar cuadro
Director de Administrativo
comparativo y solicitar Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de
Suministro y y
la convocatoria del Compras Compras Compras Compras Compras
Almacén Financiero-
Comité de Compras
Síndico
Comité de Comité de Comité de Comité de Comité de
Comité de Comité de
Compras Compras Compras Compras Compras
Compras Compras
Estudiar la solicitud y (Secretario (Secretario (Secretario (Secretario (Secretario
(Secretario (Secretario
propuestas en el Comité Comité: Jefe Comité: Jefe Comité: Comité: Jefe Comité: Jefe
Comité: Jefe Comité:
de Compras de de Director de de Compras)
de Sindico
Compras) Compras) Administrativo Compras)
Compras) -Gerente)
y Financiero)
Remitir documentos del Jefe de Jefe de Director de Jefe de Director Jefe de Jefe de
Seccional
Responsabilidad
proceso de compra y Administrativo
Suministro y
cuadro comparativo al Compras Compras Compras y Financiero- Compras Compras
Almacén
Consejo Directivo Síndico
Remitir acta con la
respuesta de la Secretaría Secretaría Secretaría Secretaría Secretaría Secretaría Secretaría
Honorable Consiliatura General Seccional Seccional Seccional Seccional Seccional Seccional
o Consejo Directivo
Director
Remitir decisión y Delegado Director de
Jefe de Jefe de Administrativo Jefe de Jefe de
documentación para la Personal del Suministro y
Compras Compras y Financiero- Compras Compras
elaboración del contrato Presidente Almacén
Síndico
5. Generalidades
5.1 El procedimiento de compras se rige por lo establecido directamente por la consiliatura en el

acuerdo No. 05 de Septiembre 12 de 2008.
5.2. Las Compras solicitadas por y para las Autoridades Nacionales son autorizadas por el
Presidente Nacional.
5.3. Además de los requisitos establecidos en el acuerdo No. 5 de 2008, se tienen los
siguientes requisitos adicionales en el Proceso de Gestión de Adquisiciones y Suministros:
5.4. Elaborar Plan de Compras: A partir de la información de los planes de acción de cada
Unidad Académica y Administrativa entregada por el área de Presupuesto, se elabora el Plan de
Compras en el formato ST-GA-01-P-01-F03. Los Jefes de Unidades Académicas y
Administrativas verifican el cronograma del Plan de Compras y corrigen lo que consideren
pertinente.
5.5. En los casos en que la compra solicitada requiera la instalación o adecuaciones en la

infraestructura, se deben realizar estudios previos y elaborar los diseños requeridos, para
garantizar el óptimo funcionamiento de los equipos y la planeación de las adecuaciones
locativas.
5.6. Solo se requerirá una única invitación a cotizar en caso de que el proveedor sea único o
exclusivo.
5.7. De acuerdo a su naturaleza las cuentas y su trámite se codifican así:
5.7.1. 7000 Compra de servicios y contratos

5.7.2. 7009 Solicitud de Viáticos y Gastos de Viaje (Viáticos, pasajes aéreos o terrestres,
alojamientos, manutención. Nota: Por cada concepto debe realizarse una
requisición).
5.7.3. 7001 Contratación de Personal (Persona natural - R.H) Estas requisiciones por ser
un proceso de contratación, no de compra, se remiten a la Jefatura de Personal
para la respectiva elaboración de la orden virtual, en el SISTEMA DE
INFORMACIÓN FINANCIERO y posterior elaboración de contrato.
5.8. Las facturas de servicios públicos, se radican en Contabilidad o, en su defecto,

directamente en la oficina de Presupuesto. Para estas facturas las seccionales NO están
obligadas a elaborar una requisición, pero si por efectos de sistema, la seccional determina
elaborar dicho formato, ya sea en papel o por sistema, puede hacerlo.
5.9. Para compras en almacenes de cadena, el jefe de compras realizará verificación de los
precios en los almacenes, siempre y cuando sea la propuesta de menor valor.
5.9.1. Radicación de solicitudes o aplicación de requisiciones en SISTEMA DE

INFORMACIÓN FINANCIERO:
 Para todas la Seccionales que aún no han implementado el sistema de requisición a través
del sistema de Información, las solicitudes de compra se deben radicar los diez (10) primeros
días de cada mes, toda solicitud fuera de esta fecha se considera extemporánea y solo puede
ser radicada previo visto bueno del Jefe de Compras o quien haga sus veces en la Seccional
o Sede.
 Para las seccionales que ya tienen implementado el sistema de requisición a través del
sistema de Información, la elaboración y aplicación de las requisiciones en el SISTEMA DE
INFORMACIÓN FINANCIERO se realiza del 1 al 10 día de cada mes; a partir del día 11, el
SISTEMA DE INFORMACIÓN FINANCIERO se bloquea para la realización de requisiciones
de suministros.
 Las solicitudes se reciben únicamente en el horario establecido para ello por cada seccional.
5.9.2. Requisitos para las Solicitudes y/o Requisiciones de Compra:
 La Solicitud de Compra/Servicio ST-GA-01-P-01-F01 y/o Requisición de compra en el

SISTEMA DE INFORMACIÓN FINANCIERO debe indicar las características de los bienes y o
servicios en cuanto a su cantidad, tamaño, y demás especificaciones técnicas de manera
clara e inequívoca, además deberá justificar la solicitud.
 En todas las Seccionales para tramitar la autorización del gasto, las solicitudes de compra del
área académica deben tener previo visto bueno de la Rectoría Seccional.
 Cuando se trate de solicitudes relacionadas con la edición y publicación de libros, se requiere
el visto bueno de la Rectoría Seccional.
5.9.3. Requisitos para las compras:
El Solicitante de la Compra y/o Servicio: Es responsable de:
 Solicitar las compras de acuerdo al Plan de Compras de la Unidad Académica o

Administrativa.
 Indicar los requisitos, características y especificaciones de la compra en la Solicitud de
Compra y/o Servicio.
 Verificar los bienes y servicios comprados.
 Para el trámite de cotización de la compra de bienes y/o servicios la Universidad Libre exigirá
que los proveedores realicen la inscripción diligenciando el Formato “Inscripción,
Actualización y Preselección de Proveedores ST-GA-03-P-01-F01”.
 Cuando la cuantía sea inferior a los 50 SMMLV, se procederá mediante orden de compra,
solo en los casos que por su forma de pago o complejidad no se puedan realizar por orden de
compra, se realizará a través de contrato.
 Para las compras por cuantía superior a 50 SMMLV, requieren de la elaboración de un
contrato revisado por la Oficina Jurídica en la Sede Principal o quien haga sus veces en las
Seccionales.
 Para las compras por cuantía superior a 50 SMMLV se requiere la evaluación y
recomendación del Comité de Compras, con base en un mínimo de dos (2) cotizaciones, en
los siguientes casos se podrá tramitar con una (1) sola cotización:
- Cuando se trate de un proveedor único o exclusivo
- Renovación de software y licencias ya adquiridas
- Compras de módulos adicionales a un software ya adquirido
- Soporte, actualización y mantenimiento de software ya adquirido
- Celebración de contratos para la prestación de Servicios de Salud
- En los contratos de adquisición de inmuebles.
 Las compras serán formalizadas con el proveedor, a través de una Orden de Compra o de un
Contrato.
6. Registro de Cambios
La historia de revisión de este procedimiento se realizará a través de la página Web en la zona

Intranet en el sitio “Gestión Documental” en el historial de versiones de este procedimiento.
7. Procedimiento
7.1. COMPRAS DE CUANTÍAS MENORES O IGUALES A 50 SMLMV
RESPONSABLE ACTIVIDAD
Recibe2
“Solicitud de orden de compra/ servicio” 3

“Soportes de la compra/servicio”
del solicitante
Elabora y envía
“Solicitud de cotización”
A los Proveedores”4
JEFE DE COMPRAS1 Recibe
“Cotizaciones”
de los Proveedores
Elabora y envía
“Solicitud de orden de compra/servicio”

“Cuadro de Ofertas”
“Cotizaciones”
Al Ordenador de Gasto5
1
(O quien hagas sus veces en la seccional - ver Tabla de responsabilidades en el numeral 4 de este procedimiento)
2
Verifica contra el “plan de compras”, cantidades y la fecha probable de compra. (si la requisición se hace a través del
sistema de información, el solicitante puede verificar su disponibilidad presupuestal directamente a través del sistema,
de lo contrario, solicita dicha verificación a la oficina de compras o a presupuesto).
3
Si la seccional tiene activa la opción de elaborar requisiciones a través del sistema de información financiero,
solamente la diligencia a través del medio magnético. no en papel. (Ver instructivo para diligenciamiento de
requisiciones a través del sistema de información)
4
Solo aquellos que se encuentran debidamente registrados y listados en el Registro de proveedores.
5
Solicita aprobación por parte del delegado de la presidencia o, si se trata de un rubro académico, solicita aprobación
del rector seccional. (para las seccionales que tienen activa la opción de elaborar requisiciones a través del sistema de
información financiero, la oficina de presupuesto diariamente genera listado de requisiciones pendientes por
aprobación y lo entrega al delegado del presidente y/o al rector seccional según el caso). El delegado personal del
presidente, evalúa la pertinencia de la compra y autoriza; en caso de compras de autoridades nacionales, el
encargado es el presidente nacional.
Recibe

“Cotizaciones”
del Ordenador de Gasto
Elabora6 e imprime
Cuatro copias de la Orden de Compra7
Envía
Cuatro copias de la Orden de Compra
A los proveedores8
Entrega

“Cotizaciones”
“Orden de compra”
Al Archivo de Compras
“Copia de Orden de Compra”
Al solicitante
7.2. COMPRAS DE CUANTÍAS MAYORES O IGUALES A 50 SMLMV
6
En el Sistema de Información Financiera
7
Hace firmar por el delegado del presidente. En algunos casos por decisión del delegado de la presidencia, la compra
se debe hacer por medio de contrato, o requiere la suscripción de pólizas, para lo cual debe ejecutar el procedimiento
de contratación de proveedores.
8
Puede enviarse de manera magnética en formato PDF. El Proveedor firma la orden en señal de aceptación de
condiciones y plazos de entrega; así mismo conserva dos de las Copias para su posterior legalización.
Recibe10
“Soportes de la compra/ servicio”

“Solicitud de orden de compra/ servicio”11
del solicitante
JEFE DE COMPRAS9
Elabora y envía
“Términos de referencia”
A Jurídica y al solicitante
Recibe
“Términos de referencia”13
De Jurídica y del solicitante

Envía e invita14
“Carta de invitación y entrega de términos”

AUXILIAR DE COMPRAS 12
A los Proveedores15
Recibe
“Propuestas”16
De los proveedores
Elabora
17
JEFE DE COMPRAS
9
10
Verifica contra el plan de compras, cantidades y la fecha probable de compra. si la requisición se hace a través del
sistema de información, el solicitante puede verificar su disponibilidad presupuestal directamente a través del sistema,
de lo contrario, solicita dicha verificación a la oficina de compras o a presupuesto.
11
Si la seccional tiene activa la opción de elaborar requisiciones a través del sistema de información financiero,
solamente la diligencia a través del medio magnético. no en papel. (Ver instructivo para diligenciamiento de
requisiciones a través del sistema de información)
12
13
Aprobados
14
A cotizar
15
Que se encuentran debidamente registrados y listados en el Registro de proveedores
16
En sobre sellado, en original y si es necesario se solicitan las copias suficientes para realizar (por parte del comité
de compras) la evaluación legal, financiera y técnica de las ofertas. Anexa documentación exigida en el acuerdo 05 de
Compras
17
“Planilla de recibo de propuestas”
Presenta
“Propuestas”
Al Comité de Compras18
Recibe
“Acta de apertura de sobres”19
Del Comité de compras

Remite 20
“Soportes de la compra/ servicio”

“Solicitud de orden de compra/ servicio”
“Acta de apertura de sobres”
“Propuestas Originales”
Al Comité técnico evaluador21

Recibe
“Evaluación Jurídica”
“Evaluación técnica”
“Evaluación Financiera”
“Acta consolidación de conceptos”
Del Comité técnico evaluador
Elabora
“Cuadro comparativo”
Convoca

18
Compuesto por el presidente delegado, rector seccional, (solo en el caso de licitaciones) secretaria seccional, jefe
de compras (secretario del comité), auditor interno
19
Consignando los nombres de los proveedores que entregaron propuesta junto con el valor de la misma y el número
de los folios donde se encuentra el valor de la propuesta debidamente firmados por los miembros del comité y el
auditor
20
Si el proveedor es único, se debe adjuntar “cuadro de oferta – proveedor único o exclusivo”.
21
Representante de Secretaría General (Si en la seccional existe asesor jurídico u oficina jurídica), solicitante,
auditoría interna, jefe de compras, el Síndico (O quien hagas sus veces en la seccional - ver Tabla de
responsabilidades en el numeral 4 de este procedimiento).
Al Comité de Compras22
Recibe
“Acta Comité de Compras”

“Cuadro comparativo”23
del Comité de Compras

Consolida y envía
“Acta Comité de Compras”

A Secretaría General
Recibe
“Decisión del Consejo Directivo/Consiliatura”24
De Secretaría General
Envía
“Decisión del Consejo Directivo/Consiliatura”
Al Proceso “CONTRATACIÓN DE PROVEEDORES
“Evaluación Jurídica”
“Evaluación técnica”
“Evaluación financiera”
“Propuestas”
“Soportes de la compra/servicio”
“Términos de Referencia”
“Acta de apertura de Sobres”
Al Archivo de Compras
7.3. CONTRATACIÓN DE PROVEEDORES
22
Delegado personal del Presidente, Secretario General, Rector Seccional, Auditor Interno, Jefe de compras y
solicitante.
23
En la reunión del comité, se escribe directamente en el “cuadro comparativo”, quien es el proveedor escogido y
cada miembro estampa su firma en el cuadro.
24
Si la compra supera los 100 SMMLV, el Consejo Directivo, hará las recomendaciones necesarias y solicita
aprobación de la Honorable Consiliatura para su decisión.
SECRETARÍA GENERAL25 Recibe
“Decisión del Consejo Directivo/Consiliatura”
del proceso “COMPRAS” (Jefe de compras)

Elabora
“Minuta de Contrato al proveedor” (Tres copias)

“Asignación de Pólizas” (Dos copias)
Envía
“Minuta de Contrato al proveedor” (Tres copias)

“Asignación de Pólizas” (Original)
Al proveedor26
Recibe27
“Minuta de contrato” (Dos copias)

“Pólizas”
del proveedor
Elabora
“Acta De Aprobación De Pólizas” (Copia)
Envía
“Acta De Aprobación De Pólizas” (Original)
Al proveedor
Envía

“Pólizas”
Al Delegado del presidente28

Recibe

“Pólizas”
del Delegado del presidente

Copia y envía
25
27
Verifica que las pólizas correspondan a lo solicitado para la legalización del contrato.
26
Firma dos copias y entrega una tercera a la aseguradora para la suscripción de las pólizas.
28
Firma en original ambas copias entregadas por el proveedor.
Original de Minuta de contrato
Al Proveedor29
Copias de la Minuta del contrato
A Auditoría Interna
A compras30
A Sindicatura
Copia de Minuta de contrato

Pólizas
“Acta De Aprobación De Pólizas”
Asignación de pólizas
Decisión del Consejo Directivo/ Consiliatura
Al Archivo de Secretaría Seccional
29
Hace entrega del bien o servicio ya sea a almacén, en caso de tratarse de bienes o activos fijos y/o al interventor en
caso de tratarse de un servicio.
30
Aplica el contrato en el sistema de información financiero de la universidad, indicando los plazos y afectando el
presupuesto.
8. Flujograma
8.1 COMPRAS DE CUANTÍAS MENORES O IGUALES A 50 SMMLV
JEFE DE
COMPRAS
RECIBE 1 ELABORA Y ENVÍA RECIBE ELABORA Y ENVÍA RECIBE A
SOPORTES DE LA COTIZACIONES COTIZACIONES

COMPRA/SERVICIO
SOLICITUD DE ORDEN SOLICITUD DE ORDEN
DE COMPRA/SERVICIO DE COMPRA/SERVICIO
SOLICITANTE SOLICITUD DE ORDEN SOLICITUD DE COTIZACIONES
DE COMPRA/SERVICIO COTIZACIÓN PROVEEDORES CUADRO CUADRO
2 COMPARATIVO DE ORDENADOR COMPARATIVO DE
3 OFERTAS OFERTAS
DEL GASTO
4
ORDEN DE COMPRA
0
SOLICITUD DE ORDEN
DE COMPRA/SERVICIO
COTIZACIONES
CUADRO
ELABORA E COMPARATIVO DE
A IMPRIME
RECIBE ENTREGA OFERTAS
ARCHIVO
DE COMPRAS
SISTEMA DE
INFORMACIÓN
FINANCIERO
ORDEN DE COMPRA
1 SOLICITANTE
ORDEN DE COMPRA ORDEN DE COMPRA
0,1,2,3 PROVEEDORES 0,1
5
6
1 VERIFICA CONTRA EL “PLAN DE COMPRAS”, CANTIDADES Y LA FECHA PROBABLE DE COMPRA. (SI LA REQUISICIÓN SE HACE A TRAVÉS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN, EL SOLICITANTE PUEDE VERIFICAR SU
DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL DIRECTAMENTE A TRAVÉS DEL SISTEMA, DE LO CONTRARIO, SOLICITA DICHA VERIFICACIÓN A LA OFICINA DE COMPRAS O A PRESUPUESTO).
2 SI LA SECCIONAL TIENE ACTIVA LA OPCIÓN DE ELABORAR REQUISICIONES A TRAVÉS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN FINANCIERO , SOLAMENTE LA DILIGENCIA A TRAVÉS DEL MEDIO MAGNÉTICO. NO EN PAPEL. (VER
INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAMIENTO DE REQUISICIONES A TRAVÉS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN)
3 SOLO AQUELLOS QUE SE ENCUENTRAN DEBIDAMENTE REGISTRADOS Y LISTADOS EN EL REGISTRO DE PROVEEDORES.
4 SOLICITA APROBACIÓN POR PARTE DEL DELEGADO DE LA PRESIDENCIA O, SI SE TRATA DE UN RUBRO ACADÉMICO, SOLICITA APROBACIÓN DEL RECTOR SECCIONAL. (PARA LAS SECCIONALES QUE TIENEN ACTIVA LA
OPCIÓN DE ELABORAR REQUISICIONES A TRAVÉS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN FINANCIERO, LA OFICINA DE PRESUPUESTO DIARIAMENTE GENERA LISTADO DE REQUISICIONES PENDIENTES POR APROBACIÓN Y LO
ENTREGA AL DELEGADO DEL PRESIDENTE Y/O AL RECTOR SECCIONAL SEGÚN EL CASO).
EL DELEGADO PERSONAL DEL PRESIDENTE, EVALÚA LA PERTINENCIA DE LA COMPRA Y AUTORIZA; EN CASO DE COMPRAS DE AUTORIDADES NACIONALES, EL ENCARGADO ES EL PRESIDENTE NACIONAL
5 HACE FIRMAR POR EL DELEGADO DEL PRESIDENTE. EN ALGUNOS CASOS POR DECISIÓN DEL DELEGADO DE LA PRESIDENCIA, LA COMPRA SE DEBE HACER POR MEDIO DE CONTRATO, O REQUIERE LA SUSCRIPCIÓN DE
PÓLIZAS, PARA LO CUAL DEBE EJECUTAR EL PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN DE PROVEEDORES.
6 PUEDE ENVIARSE DE MANERA MAGNÉTICA EN FORMATO PDF. PROVEEDOR FIRMA LA ORDEN EN SEÑAL DE ACEPTACIÓN DE CONDICIONES Y PLAZOS DE ENTREGA; ASÍ MISMO CONSERVA DOS DE LAS COPIAS PARA SU
POSTERIOR LEGALIZACIÓN
8.2 COMPRAS DE CUANTÍA MAYORES O IGUALES A 50 SMMLV (PAG 1)

JEFE DE AUXILIAR DE
COMPRAS COMPRAS
RECIBE 1 ELABORA Y ENVÍA RECIBE ENVÍA E INVITA RECIBE A
4
CARTA DE INVITACIÓN TÉRMINOS DE

SOPORTES DE LA Y ENTREGA DE REFERENCIA
COMPRA/SERVICIO TÉRMINOS
SOLICITUD DE TÉRMINOS DE TÉRMINOS DE
SOLICITANTE JURIDICA Y TÉRMINOS DE PROPUESTAS
ORDEN DE 2 REFERENCIA REFERENCIA
SOLICITANTE 3 REFERENCIA PROVEEDORES 6
COMPRA/SERVICIO 5
5
JEFE DE
A
COMPRAS
ELABORA PRESENTA RECIBE 1
PLANILLA DE RECIBO DE
TÉRMINOS DE
PROPUESTAS
REFERENCIA
ACTA DE APERTURA DE
PROPUESTAS COMITÉ DE SOBRES
COMPRAS 8
1 VERIFICA CONTRA EL PLAN DE COMPRAS, CANTIDADES Y LA FECHA PROBABLE DE COMPRA. SI LA REQUISICIÓN SE HACE A TRAVÉS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN, EL SOLICITANTE PUEDE VERIFICAR SU DISPONIBILIDAD
PRESUPUESTAL DIRECTAMENTE A TRAVÉS DEL SISTEMA, DE LO CONTRARIO, SOLICITA DICHA VERIFICACIÓN A LA OFICINA DE COMPRAS O A PRESUPUESTO.
2 SI LA SECCIONAL TIENE ACTIVADA LA OPCIÓN DE ELABORAR REQUISICIONES A TRAVÉS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN FINANCIERO , SOLAMENTE LA DILIGENCIA A TRAVÉS DEL MEDIO MAGNÉTICO. NO EN PAPEL. (VER
INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAMIENTO DE REQUISICIONES A TRAVÉS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN)
3 APROBADOS
4 A COTIZAR
5 QUE SE ENCUENTRAN DEBIDAMENTE REGISTRADOS Y LISTADOS EN EL REGISTRO DE PROVEEDORES. SEGUN LO DESCRITO EN EL PROCEDIMIENTO “SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES”. SI EL
MONTO SUPERA LOS 500 SMMLV, LA H. CONSILIATURA, DECIDIRÁ SI SE HACE LICITACIÓN PUBLICA O PRIVADA, EN CASO DE HACER LICITACIÓN PUBLICA, EL SOLICITANTE SE ENCARGARÁ DE COORDINAR LA PUBLICACIÓN
DE AVISOS DE PRENSA. ASÍ MISMO, SI LA SECCIONAL LO CONSIDERA, SE PROCEDERÁ AL RECAUDO DE LOS VALORES DE COMPRA DE PLIEGOS.
6 EN SOBRE SELLADO, EN ORIGINAL Y SI ES NECESARIO SE SOLICITAN LAS COPIAS SUFICIENTES PARA REALIZAR (POR PARTE DEL COMITÉ DE COMPRAS) LA EVALUACIÓN LEGAL, FINANCIERA Y TÉCNICA DE LAS OFERTAS.
ANEXA DOCUMENTACIÓN EXIGIDA EN EL ACUERDO 05 DE COMPRAS
7 COMPUESTO POR EL PRESIDENTE DELEGADO, RECTOR SECCIONAL, (SOLO EN EL CASO DE LICITACIONES) SECRETARIA SECCIONAL, JEFE DE COMPRAS (SECRETARIO DEL COMITÉ), AUDITOR INTERNO
CONSIGNANDO LOS NOMBRES DE LOS PROVEEDORES QUE ENTREGARON PROPUESTA JUNTO CON EL VALOR DE LA MISMA Y EL NUMERO DE LOS FOLIOS DONDE SE ENCUENTRA EL VALOR DE LA PROPUESTA
8
DEBIDAMENTE FIRMADOS POR LOS MIEMBROS DEL COMITÉ Y EL AUDITOR
1 CONVOCA Y
RECIBE ELABORA CONVOCA RECIBE 2
PRESENTA 1
SOPORTES DE LA
COMPRA/SERVICIO
SOLICITUD DE ACTA
CUADRO CONSOLIDACIÓN DE CUADRO 4
ORDEN DE COMPARATIVO CONCEPTOS COMPARATIVO
COMPRA/SERVICIO
PLANILLA DE CUADRO ACTA DE COMITÉ DE
RECIBO DE COMPARATIVO
COMITÉ DE COMPRAS
PROPUESTAS COMPRAS
3
ACTA DE APERTURA EVALUACIÓN
DE SOBRES JURIDICA
TÉRMINOS DE EVALUACIÓN
REFERENCIA TÉCNICA
EVALUACIÓN
PROPUESTAS FINANCIERA
EVALUACIONES ACTA
PROCESO DE COMITÉ TÉCNICO CONSOLIDACIÓN DE
COMPRA EVALUADOR CONCEPTOS
2
1 SI EL PROVEEDOR ES ÚNICO, SE DEBE ADJUNTAR “CUADRO DE OFERTA – PROVEEDOR ÚNICO O EXCLUSIVO”.
REPRESENTANTE DE SECRETARÍA GENERAL (SI EN LA SECCIONAL EXISTE ASESOR JURÍDICO U OFICINA JURÍDICA), SOLICITANTE, AUDITORIA INTERNA, JEFE DE COMPRAS, EL SÍNDICO (O QUIEN
2
HAGAS SUS VECES EN LA SECCIONAL - VER TABLA DE RESPONSABILIDADES EN EL NUMERAL 4 DE ESTE PROCEDIMIENTO)
3 DELEGADO PERSONAL DEL PRESIDENTE, SECRETARIO GENERAL, RECTOR SECCIONAL, AUDITOR INTERNO, JEFE DE COMPRAS Y SOLICITANTE
4
EN LA REUNIÓN DEL COMITÉ, SE ESCRIBE DIRECTAMENTE EN EL CUADRO COMPARATIVO ST-GA-01-P-01-F02 QUIEN ES EL PROVEEDOR ESCOGIDO Y CADA MIEMBRO ESTAMPA SU FIRMA EN EL
CUADRO
DECISIÓN DEL
CONSEJO CONTRATACION
DIRECTIVO / DE
CONSILIATURA PROVEEDORES
EVALUACIÓN
JURIDICA
EVALUACIÓN
TÉCNICA
2 CONSOLIDA Y ENVIA RECIBE ENVIA EVALUACIÓN
FINANCIERA
PROPUESTAS
ACTA DE COMITÉ DE 1,2
COMPRAS SOPORTES DE LA
ACTA COMPRA/SERVICIO ARCHIVO
CONSOLIDACIÓN DE SOLICITUD DE DE COMPRAS
CONCEPTOS ORDEN DE
DECISIÓN DEL
COMPRA/SERVICIO
CUADRO CONSEJO
SECRETARIA DIRECTIVO / 1
COMPARATIVO TÉRMINOS DE
GENERAL CONSILIATURA
REFERENCIA
PLANILLA DE
RECIBO DE
PROPUESTAS
ACTA DE APERTURA
DE SOBRES
1 SI LA COMPRA SUPERA LOS 100 SMMLV, EL CONSEJO DIRECTIVO, HARÁ LAS RECOMENDACIONES NECESARIAS Y SOLICITARA APROBACIÓN A LA HONORABLE CONSILIATURA PARA SU DECISIÓN
8.3 CONTRATACIÓN DE PROVEEDORES

SECRETARIA
SECCIONAL
RECIBE ELABORA ENVÍA RECIBE
2
A
MINUTA DE MINUTA DE
MINUTA DE
CONTRATO CONTRATO
CONTRATO
DECISIÓN DEL 0,1,2 0,1
JEFE DE ASIGNACIÓN DE 0,1,2 ASIGNACIÓN DE
CONSEJO
COMPRAS
COMPRAS DIRECTIVO / PÓLIZAS PÓLIZAS POLIZAS
PROVEEDOR
CONSILIATURA 0,1 0
1
MINUTA DE
CONTRATO
PROVEEDOR 4
0
MINUTA DE
CONTRATO AUDITORIA
2 INTERNA
MINUTA DE
CONTRATO
3 COMPRAS 5
MINUTA DE
CONTRATO
SINDICATURA
4
A ELABORA ENVÍA RECIBE COPIA Y ENVIA POLIZAS

MINUTA DE
CONTRATO
1
ACTA DE MINUTA DE MINUTA DE ACTA DE
APROBACIÓN DE CONTRATO CONTRATO APROBACIÓN DE
PÓLIZAS 1 0,1 0,1 PÓLIZAS 1
ACTA DE ASIGNACIÓN DE ARCHIVO DE
POLIZAS DELEGADO DEL POLIZAS PÓLIZAS
APROBACIÓN DE SECRETARIA
PROVEEDOR PRESIDENTE 1
PÓLIZAS 0 DECISIÓN DEL SECCIONAL
3 CONSEJO
DIRECTIVO /
CONSILIATURA
1 FIRMA DOS COPIAS Y ENTREGA UNA TERCERA A LA ASEGURADORA PARA LA SUSCRIPCIÓN DE LAS PÓLIZAS
2 VERIFICA QUE LAS PÓLIZAS CORRESPONDAN A LO SOLICITADO PARA LA LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO
3 FIRMA EN ORIGINAL AMBAS COPIAS ENTREGADAS POR EL PROVEEDOR
4 HACE ENTREGA DEL BIEN O SERVICIO YA SEA A ALMACÉN, EN CASO DE TRATARSE DE BIENES O ACTIVOS FIJOS Y/O AL INTERVENTOR EN CASO DE TRATARSE DE UN SERVICIO
5 APLICA EL CONTRATO EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN FINANCIERO DE LA UNIVERSIDAD, INDICANDO LOS PLAZOS Y AFECTANDO EL PRESUPUESTO
9. Control de Registros
Ver listado de control de documentos y registros ST-AC-01-P-01-F02, donde se consolidan

todos los registros.
10. Formatos
ST-GA-01-P-01-F01 Solicitud de Compra/Servicio

ST-GA-01-P-01-F02 Cuadro Comparativo
ST-GA-01-P-01-F03 Plan de Compras
ST-GA-01-P-01-F04 Cuadro de oferta proveedor único o exclusivo
11. Anexos
N/A
CUADRO RELACION DE LOS DOCUMENTOS DE ORIGEN INTERNO Y DE

ORIGEN EXTERNO
Documentos de origen interno Documentos de origen externo
ST-GA-01-P-01-F01 Solicitud de -Documentos constitución Empresa

Compra/Servicio (soporte de cámara de comercio)
ST-GA-01-P-01-F02 Cuadro Comparativo
ST-GA-01-P-01-F03 Plan de Compras -Ofertas generadas por proveedores,
ST-GA-01-P-01-F04 Cuadro de oferta
Documento de Experiencia reconocida
proveedor único o exclusivo
-si es posible certificaciones iso
ambiental,etc.
-Los requisitos legales, y

normasinternacionales, donde se
ajustan lascaracterísticas estándares
que debe tener cada producto.
- Catálogos de los equipos, necesarios

paraobtener el producto o servicio a
realizar.
- La orden de compra, facturas y

4egistrosde lo comprado

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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS ST-GA-01-P-01

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5.5. En los casos en que la compra solicitada requiera la instalación o adecuaciones en la

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5.7.1. 7000 Compra de servicios y contratos

5.8. Las facturas de servicios públicos, se radican en Contabilidad o, en su defecto,

5.9.1. Radicación de solicitudes o aplicación de requisiciones en SISTEMA DE

5.9.2. Requisitos para las Solicitudes y/o Requisiciones de Compra:

 La Solicitud de Compra/Servicio ST-GA-01-P-01-F01 y/o Requisición de compra en el

5.9.3. Requisitos para las compras:

El Solicitante de la Compra y/o Servicio: Es responsable de:

 Solicitar las compras de acuerdo al Plan de Compras de la Unidad Académica o

La historia de revisión de este procedimiento se realizará a través de la página Web en la zona

7.1. COMPRAS DE CUANTÍAS MENORES O IGUALES A 50 SMLMV

“Solicitud de orden de compra/ servicio” 3

JEFE DE COMPRAS1 Recibe

“Solicitud de orden de compra/servicio”

“Solicitud de orden de compra/servicio”

del Ordenador de Gasto

Cuatro copias de la Orden de Compra7

Cuatro copias de la Orden de Compra

“Solicitud de orden de compra/servicio”

“Copia de Orden de Compra”

7.2. COMPRAS DE CUANTÍAS MAYORES O IGUALES A 50 SMLMV

“Soportes de la compra/ servicio”

De Jurídica y del solicitante

“Carta de invitación y entrega de términos”

“Planilla de recibo de propuestas”

“Acta de apertura de sobres”19

Del Comité de compras

“Soportes de la compra/ servicio”

Al Comité técnico evaluador21

Del Comité técnico evaluador

“Acta consolidación de conceptos”

“Acta Comité de Compras”

del Comité de Compras

“Acta Comité de Compras”

“Decisión del Consejo Directivo/Consiliatura”24

“Decisión del Consejo Directivo/Consiliatura”

Al Proceso “CONTRATACIÓN DE PROVEEDORES

7.3. CONTRATACIÓN DE PROVEEDORES

SECRETARÍA GENERAL25 Recibe

“Decisión del Consejo Directivo/Consiliatura”

del proceso “COMPRAS” (Jefe de compras)

“Minuta de Contrato al proveedor” (Tres copias)

“Minuta de Contrato al proveedor” (Tres copias)

“Minuta de contrato” (Dos copias)

“Acta De Aprobación De Pólizas” (Copia)

“Acta De Aprobación De Pólizas” (Original)

“Minuta de contrato” (Dos copias)

Al Delegado del presidente28

“Minuta de contrato” (Dos copias)

del Delegado del presidente

Original de Minuta de contrato

Copias de la Minuta del contrato

Copia de Minuta de contrato

Al Archivo de Secretaría Seccional

SOPORTES DE LA COTIZACIONES COTIZACIONES