Sistema Informatico de Tramite PDF

,
UNIVERSIDAD NACIONAL DE LA AMAZONIA PERUANA
FACULTAD DE INGENIERÍA DE SISTEMAS

E INFORMÁTICA
"SISTEMA INFORMATICO DE TRAMITE

DOCUMENTARIO PARA LA FACULTAD DE INGENIERIA
DE SISTEMAS E INFORMATICA - FISI - UNAP"
INFORME PRÁCTICO DE SUFICIENCIA
PARAOPTAR EL TÍTULO PROFESIONAL DE:
INGENIERO DE SISTEMAS EINFORMÁTICA
PRESENTADO POR EL BACIDLLER:
BAMLETCHRISTEANLANDANORIEGA
ASESOR:
ING. LUIS HONORATO PITA ASTENGO
IQUITOS - PERÚ
2014
Informe del Examen de Suficiencia previa actualización académica aprobado en
sustentación pública por el jurado examinador designado por el coordinador de la
Facultad de Ingeniería de Sistemas e Informática de la Universidad Nacional de la
Amazonia Peruana.
Jurados
-·---;;;;_
---------------�-- ----�------------
lng. José Edgar García Díaz
Presidente
Lic. Manuel Tuesta Moreno

Primer Miembro
R átegui Pezo
Segundo Miembro
Asesor
DEDICO este trabajo a mis padres, porque ellos
siempre estuvieron a mi lado brindándome su
apoyo y sus consejos para hacer de mi una mejor
persona. En especial se lo dedico a mi madre
Roseada aunque no esté físicamente con nosotros,
pero sé que desde el cielo siempre me cuida y me
guía para que todo salga bien.
AGRADEZCO a quienes me ayudaron en

la elaboración de este trabajo, así como en la
culminación de mi carrera profesional A mi
esposa Adith por ayudarme con mis hijas: Isis,
Natalia, Malena y Luciana, mientras yo
realizaba este proyecto y por estar a mi lado en
cada momento de mi vida.
Universidad Nacional de la Amazonía Peruana
Facultad de Ingeniería de Sistemas e Informática.
RESUMEN
La Facultad de Ingeniería de Sistemas e Informática, es parte componente de la UNAP, creada

para la formación profesional humanista e integral, con calidad y excelencia en el campo de la
Ingeniería de Sistemas e Informática, con énfasis en lo social para contribuir al desarrollo
sustentable de la Amazonía y el mundo.
Dentro de su organigrama estructural se encuentra la oficina de Secretaria Académica, sobre el

cual se ocupó este proyecto.
Entre las funciones de la Secretaria Académica de interés para el desarrollo del presente Trabajo
Práctico, es la gestión de documentos (recepcionar, derivar y archivar documentos); estos
procesos se realizan manualmente registrando en el cuaderno de cargos, resultando tedioso,
complicado y problemático al momento de requerir la búsqueda de los documentos.
Ante esta problemática se implantó un sistema informático que permite registrar, recepcionar,
derivar, archivar y consultar los documentos; toda información de estos procesos se registran en
una base de datos, lo que permitirá su ubicación mediante consultas y generación de reportes.
Se empleó Rational U nified Process (RUP), como metodología de desarrollo, tomando como
lenguaje de modelado la notación Unified Modeling Language (UML) en base al software de
modelado Rational Rose. Para la implantación del sistema se empleó software libre: servidor
web Apache, lenguaje de programación PHP y servidor de base de datos MYSQL.
Las características principales del sistema informático son: fácil de usar, la búsqueda amigable,
los documentos adjuntos y la impresión de la hoja de cargo.
El sistema ha sido evaluado de acuerdo a la metodología SUS (Escala de Usabilidad del

Sistema), el sistema informático posee un puntaje de aceptación de 96.25 respecto a la usabilidad
y 90.00 respecto a la efectividad, en una escala de O a 100 según encuesta a los usuarios durante
la utilización del sistema.
Con el sistema informático implantado, se determinó que el tiempo promedio de registro de un

documento es mayor al sistema manual (04:05 min/doc y 01 :34 min/doc); debido a que en el
sistema informático se emplea un tiempo adicionalmente en el escaneo del documento y esto no
representa ninguna desventaja, ya que al tener el documento en archivo digital, será rápida su
ubicación. Con respecto a la búsqueda o consulta del documento, en el sistema informático se
consiguió reducir el tiempo de búsqueda del documento en un 00:32 min/doc. contra un 02:40
min/doc. del sistema manual; garantizando una mayor rapidez en ubicar y obtener la
información.
Palabras Claves:
FISI - UNAP, SUS, Trámite Documentario, RUP, Sistema Informático, UML.
Título: Sistema Informático de Trámite Documentario FISI - UNAP.

Autor: Hamlet Cbristean Landa Noriega Pág.# i
Universidad Nacional de la Amazonia Peruana
Facultad de Ingeniería de Sistemas e Informática
ABSTRACT
The Faculty of Engineering and Information Systems, is a component of the UNAP, created in
humanistic and comprehensive training, quality and excellence in the field of Systems
Engineering and Computer Science, with an emphasis on social order to contribute to sustainable
development Amazon and the world.
Withín its organizational structure is Academic Secretary's office, on which this project took.
The functions of the Academic Secretary of interest for the development of this practical work is
document management (receiving, deriving and saving documents ); these processes are done
manually recorded in the notebook charges, resulting tedious, complicated and problematic when
finding the required documents.
Faced with this problem a computer system to register, receive, derive, store and view
documents was implemented; ali information of these processes are recorded in a database,
which will allow their location in consultation and reporting.
Rational Unified Process (RUP) was used as a development methodology, based modeling
language notation Unified Modeling Language (UML) based on the Rational Rose modeling
software. For free software implementation of the system was used: Apache web server, PHP
programming language and MySQL database server data.
The main features of the computer system are: easy to use, user friendly search, attachments and
print sheet charge.
The system has been evaluated according to the methodology SUS (System Usability Scale ), the
computer system has an acceptance score of 96.25 compared to 90.00 regarding the usability
and effectiveness, on a scale from O to l 00 according to survey users when using the system.
With an implanted computer system, it was determined that the average time to register a
document is greater than the manual system (04:05 mio I doc and 1:34 mio I dee); because the
computer system is used additionally in a while scanning the document and this poses no
disadvantage, since having the document in digital file, its location will be quick. With respect to
the search query or document, the computer system will be able to reduce the search time of the
document in a 00:32 mio I doc. against a 02:40 mio / doc. the manual system; ensuring faster
locate and obtain information.
Keywords:
FISI - UNAP, SUS, Document Processing, RUP, Computer System, UML.
Título: Sistema Informático de Trámite Documentario FlSl - UNAP.

Autor: Hamlet Christean Landa Noriega Pág.# ii
ÍNDICE GENERAL
Dedicatoria
Agradecimientos
Resumen.................................................................................................................................... 1
Abstract . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . .. . . . .. .. . . . .. . . . . . . . . . . . .. .. . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . ii
Índice General 111
Índice de Tablas y Cuadros . . . .. . .. . . . .. . . . . . .. . . . . . . . . . . .. .. . . .. . .. . . . .. . . . . .. . . . . . . . . . .. . .. .. .. . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . vi
Índice de Figuras . . . .. . . . . . . ... .. ... . . .. .. ... . . . . . .. . .. . . . . . . . . .. . .. .. .. . . . . . . . . . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . . . . . . . . .. . . . . ... . .. . . . . . . . .. . . . . . . .. vii
Sección I: Datos generales

l. Título................................................................................................................................ 01
2. Área de desarrollo 01
3. Generalidades de la Institución........................................................................................ 01
3.1. Razón Social 01
3.2. Ubicación de la empresa........................................................................................... 01
3.3. Organigrama funcional 02
3.4. Funciones Generales de la Oficina o Área................................................................ 02
4. Bachiller 03
5. Asesor 03
6. Colaboradores 03
7. Duración estimada de ejecución del proyecto .. .. .. .. . . . .. .. .. .. .. . 04
8. Presupuesto estimado .. . . .. . 04
Sección Il: Visión General de la Solución Propuesta.
Capítulo I: Introducción
l. l. Contexto......................................................................................................................... 05
1.2. Problemática objeto de la aplicación . . . .. .. . . . . . . . .. . . .. .. .. .. . . . . . .. . . . . . .. .. .. . . . . . .. .. . . .. . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . 05
1.3. Objetivos del proyecto................................................................................................... 06
Capítulo Il: Descripción del diseño de la solución (Producto)

2.1. Técnicas de recolección de datos .. .. . .. .. .. . .. .. .. .. . .. .. . . . 07
2.1.1 Entrevista............................................................................................................... 07
2.1.2 Observación Directa.............................................................................................. 07
2.1.3 Recopilación documental .. .. .. .. 07
2.2. Metodología y herramientas a emplear .. . .. . .. .. .. . . 08
2.2. l. Metodología .. .. . . . . 08
2.2.2. Herramientas .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . . 12
2.3. Descripción del desarrollo de la solución .. .. .. 14
2.4. Indicadores de evaluación de la solución 14
2.5. Relación de Entregables 15
2.6. Planificación y cronograma del proyecto 16
Capítulo Ill: Desarrollo de la Solución Propuesta

3.1. Modelado del Negocio
3.1.1. Caso de Uso del Negocio.................................................................................... 17
3 .1.2. Escenario y Procesos .. . . . . . . . . . . . .. .. ... . . ... . . .. . . . .. . . .. . . . . . . . .. . .. . . . . . . . .. . . ... .. . . .. . . .. . . . . .. . . . .. . . . . . 17
3.1.3. Modelo de Objeto del Negocio.......................................................................... 18
3 .1.3. l. Gestión de Documentos......................................................................... 18
Título: Sistema Informático de Trámite Documentario FISI - UNAP.

Autor: Hamlet Christean Landa Noriega Pág.# iii
3 .1.3 .1. Seguimiento de Documento................................................................... 19

3.1.4. Modelo de Dominio............................................................................................ 19
3.2. Modelado de Requerimientos
3 .2.1. Propósito............................................................................................................. 20
3.2.1. Alcance............................................................................................................... 20
3.2.3. Descripción de Stakeholders y Usuarios............................................................ 20
3.2.3.1. Resumen de Stakeholders 21
3.2.3.2. Resumen de Usuarios............................................................................. 21
3.2.4. Descripción Global del Producto
3.2.4.1. Perspectiva del Producto...................................................................... 22
3.2.4.2. Resumen de Características.................................................................. 22
3.2.5. Caso de Uso de Requerimientos ,...................................................... 23
3.2.6. Especificaciones de Caso de Uso....................................................................... 24
Registrar Documento.......................................................................................... 24
Proveer Documento............................................................................................ 25
Archivar Documento........................................................................................... 26
Recepcionar Documento..................................................................................... 27
Consultar Documento.......................................................................................... 28
3.3. Modelado de Análisis
3.3.1. Diagrama de Colaboración................................................................................. 29
3.3.1.1. Registrar Documento............................................................................. 29
3.3.1.2. ProveerDocumento 29
3.3.1.3. Archivar Documento.............................................................................. 30
3.3.1.4. Recepcionar Documento........................................................................ 30
3.3.1.5. Consultar Documento · 31
3.3.2. Diagrama de Secuencia....................................................................................... 32
3.3.2.1. Registrar Documento 32
3.3.2.2. Proveer Documento............................................................................... 33
3.3.2.3. Archivar Documento.............................................................................. 33
3.3.2.4. Recepcionar Documento........................................................................ 34
3.3.2.5. Consultar Documento............................................................................ 34
3.3.3. Diagrama de Clases 35
3.4. Modelado de Diseño
3.4.1. Diseño de la Interfaz........................................................................................... 36
Formulario del Usuario Administrador............................................................... 36
Formulario del Usuario de Tramite Externo....................................................... 40
Formulario del Usuario de Tramite Interno........................................................ 44
3.4.2. Modelo de la Base de Datos............................................................................... 47
3.4.2.1. Modelo Lógico de la Base de Datos...................................................... 47
3.4.2.2. Modelo Físico de la Base de Datos........................................................ 47
3.5. Implementación
3.5.1. Diagrama de Componentes.................................................................................. 49
3.3.2. Diagrama de Despliegue..................................................................................... 49
Capítulo N: Resultados y Discusiones 50

Capítulo V: Conclusiones 51
Capítulo VI: Recomendaciones 52
Bibliografia 53
Anexos 54
Título: Sistema Informático de Trámite Documentario FISI • UNAP.

Autor: Hamlet Christean Landa Noriega Pág.# iv
Facultad de Ingeniería de Sistemas e Infonnática.
Anexo Nº O 1: Modelo de obtención de puntaje del cuestionario SUS

para medir nivel de Usabilidad 55
Respuestas de Cuestionario SUS de Usabilidad por Usuario 51
Tabulación de Resultados 58
Anexo Nº 02: Modelo de obtención de puntaje del cuestionario SUS
para medir nivel de Efectividad 59
Respuestas de Cuestionario SUS de Efectividad por Usuario 61
Tabulación de Resultados 62
Anexo Nº 03: Hoja de Toma de Datos de obtención del Cálculo del Tiempo
de Registro de Documento 63
Anexo Nº 04: Hoja de Toma de Datos de obtención del Cálculo del Tiempo
de Consulta de Documento 63
Anexo Nº 05: Formato de Entrevista al personal responsable del Proceso 64
Anexo Nº 06: Utilización y Puntuación de la Escala SUS 65
Anexo Nº 07: Manual de Usuario 66
Anexo Nº 08: Manual Técnico 79
Glosario de Términos 99
Título: Sistema Informático de Trámite Documentario FISI- UNAP.

Autor: Hamlet Cbristean Landa Noriega Pág.# V
Universidad Nacional de la Amazonía Peruana.
ÍNDICE DE TABLAS Y CUADROS
Tabla Nº 01: Presupuesto Estimado 04

Tabla Nº 02: Herramientas 12
Tabla Nº 03: Atributos críticos e indicadores para la evaluación de la solución con su
respectivo pontaje .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Tabla Nº 04: Relación de Entregables 15
Tabla Nº 05: Cronograma del Proyecto 16
Tabla Nº 06: Escenarios y procesos .. . . . . .. .. .. . .. 17
Tabla Nº 07: Resumen de Stakeholders 21
Tabla Nº 08: Resumen de Usuarios .. . 21
Tabla Nº 09: Resumen de Características .. . .. .. .. .. 22
Tabla Nº 10: Especificación de caso de uso - Registrar Documento .. . . .. 24
Tabla Nº 11: Especificación de caso de uso - Proveer Documento .. .. . .. 25
Tabla Nº 12: Especificación de caso de uso -Archivar Documento 26
Tabla Nº 13: Especificación de caso de uso -Recepcionar Documento 27
Tabla Nº 14: Especificación de caso de uso - Consultar Documento.................................. 28
Cuadro O 1: Cuadro de Tabulación de Resultados de Usabilidad 58

Cuadro 02: Cuadro de Tabulación de Resultados de Efectividad 62
Cuadro 03: Cuadro de Tabulación de Resultados del Tiempo en Registrar Documentos
(Sistema Manual y Sistema Informático) 63
Cuadro 04: Cuadro de Tabulación de Resultados del Tiempo en la Búsqueda de
Documentos (Sistema Manual y Sistema Informático) 63
Título: Sistema lnfonnático de Trámite Documentario FISI - UNAP.

Autor: Hamlet Christean Landa Noriega Pág.# vi
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura Nº 01: Plano de Ubicación........................................................................................ 01

Figura Nº 02: Organigrama Funcional . 02
Figura Nº 03: Fases RUP 09
FiguraNº 04: Diagrama UML 10
Figura Nº 05: Modelo de Caso de Uso del negocio 17
Figura Nº 06: Modelo de Objeto-Gestión de Documentos................................................ 18
Figura Nº 07: Modelo de Objeto-Seguimiento de Documentos........................................ 19
Figura Nº 08: Modelo de .Dominio....................................................................................... 19
Figura Nº 09: Casos de Uso de Requerimiento.................................................................... 23
Figura Nº 10: Diagrama de Colaboración - Registrar Documento .. .. .. . 29
Figura Nº 11: Diagrama de Colaboración - Proveer Documento .. .. .. 29
Figura Nº 12: Diagrama de Colaboración -Archivar Documento 30
Figura Nº 13: Diagrama de Colaboración -Recepcionar Documento................................ 30
FiguraNº 14: DiagramadeColaboración -Consultar Documento 31
Figura Nº 15: Diagrama de Secuencia -Registrar Documento........................................... 32
Figura Nº 16: Diagrama de Secuencia -Proveer Documento 33
Figura Nº 17: Diagrama de Secuencia -Archivar Documento 33
Figura Nº 18: Diagrama de Secuencia - Recepcionar Documento 34
Figura Nº 19: Diagrama de Secuencia - Consultar Documento . 34
Figura Nº 20: Diagrama de Clase .. .. . 35
Figura Nº 21: Inicio de Sesión del Administrador .. .. .. .. .. 36
Figura Nº 22: Opción de Administración, Mantenimiento de Usuarios 36
Figura Nº 23: Opción de Administración, Mantenimiento de Grupos.................................. 37
Figura Nº 24: Opción de Administración, Mantenimiento de Áreas.................................... 37
Figura Nº 25: Opción de Administración, Mantenimiento Acción de Documentos 38
Figura Nº 26: Opción de Administración, Mantenimiento Tipo de Documento 38
Figura Nº 27: Opción de Administración, Mantenimiento Clientes .. .. .. .. .. 39
Figura Nº 28: Opción de Administración, Mantenimiento Permisos del Sistema .. .. .. .. . .. .. .. 39
Figura Nº 29: Inicio de Sesión del Usuario de Tramites Externos 40
Figura N° 30: Opción de Sistema, Mantenimiento Clientes .. .. . . 40
Figura Nº 31: Opción de Procesos, Ingresar Nuevo Externo .. . .. . . . 41
Figura Nº 32: Opción de Procesos, Ingresar Nuevo Interno................................................. 41
Figura Nº 33: Opción de Procesos, Bandeja de Entrada...................................................... 42
Figura Nº 34: Opción de Procesos, Bandeja de Salida.......................................................... 42
Figura Nº 35: Opción de Consultas, Consulta Rápida 43
Figura Nº 36: Inicio de Sesión del Usuario de Trámites Internos . .. 44
Figura Nº 37: Opción de Procesos, Ingresar Nuevo Interno 44
Figura Nº 38: Opción de Procesos, Bandeja de Entrada .. .. . . 45
Figura Nº 39: Opción de Procesos, Bandeja de Salida.......................................................... 45
Figura Nº 40: Opción de Consulta; Rápida .. 46
Figura Nº 41: Diagrama Lógico la Base de Datos . . 47
Figura N° 42: Diagrama Físico de la Base de Datos 48
Figura Nº 43: Diagrama de Componentes............................................................................ 49
Figura Nº 44: Diagrama de Despliegue 49
Título: Sistema Informático de Trámite Documentarlo FISI- UNAP.

Autor: Hamlet Cbristean Landa Noriega Pág.# vii
SECCIÓNI:DATOSGENERALES
"Sistema Informático de Trámite Documentario para la Facultad de Ingeniería de Sistemas e

Informática". - FISI. Universidad Nacional de la Amazonia Peruana - UNAP - Iquitos,
Perú-2014.
- Desarrollo de Sistemas de lnfonnación I Ingeniería del Software.
La Facultad de Ingeniería de Sistemas e Informática de la Universidad Nacional de la

Amazonia Peruana (FISI - UNAP), es un organismo público de carácter académico, de
investigación, así como de servicios de extensión social, con autonomía técnica,
administrativa, económica, financiera presupuesta} y contable.
Calle Moore # 280-Iquitos

Frente al Mercado Central de Iquitos,
Afóore
/
FACULTAD DE INCD\URJ.<\ D:t .
SISTllLU 1'. Il\TORAl.\TIC.\
nsUNAP
· ..Moore·
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Moon.
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I .
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Figura N' 01: Plano de Ubicaci6n de la Facultad de Jngenierfa de Sistemas e Informática -FJSI
Fuente: Google Map

Autor: Hamlet Christean Landa Noriega Pág.# 1
3.3. Organig,rama. funcional:
CONSEJO DE
FACULTAD COMISIONES
DE TRABAJO �
1
1
DECANATO
--------------------------
�-- ··-y- .,
·SECRETARIA
' ACADÉMICA
!--�-- ... _. --·
1
---.,
CENTROS DE
1 1 EXPERIMENTACION
OFICINADE Y ENSENANZt\ 1
DPTO& 1
ACADÉMICOS CONSEJERIA
1
.. Y BIENESTAR
CENTROS DE
r---'
1
�---'
1
1
PRODUCCION DE 1
BIENES V
PRESTACION DE
SERVICIOS
1 1 1
DIRECCION DIRECCION DE DIRECCION
ESCUELA DE DJRECCION DEL
INSTITUTO DE EXTENSIONV SECCIÓN DE
FORMACIÓN PROYECClON POSTGRADO
PROFESIONAL INVESTIGACIÓN
Figura NO 02: Organigrama Funcional

Fuente: FISI - UNAP
1 --·-1 Área
Leyenda: .. - de Estudio.
La Secretaría Académica de la Facultad de Ingeniería de Sistemas e Informática tiene

las siguientes funciones:
> Organiza y ejecuta la administración documentaría.
> Dar fe de los documentos expedidos por la Facultad.
> Llevar y mantener al día las actas de sesiones del Consejo de Facultad.
> Preparar y formular los proyectos de resoluciones de la Facultad.
> Brindar apoyo administrativo y asesoramiento al Decano para la tramitación y
elaboración de documentos de su competencia.
> Administra el Archivo Central de la Facultad.
Título: Sistema Informático de Trámite Documentario FISI- UNAP.

Universidad Nacional de la Amazonia Peruana.
}ii, Las demás que le sea asignado por el Decano.
El Secretario académico, es propuesto por el Decano y designado por el Consejo de

Facultad. Depende jerárquicamente del Decano.
Dentro de la Secretaria Académica esta Mesa de Partes y cumple las siguientes

funciones:
), Ejecutar . y coordinar actividades relacionadas con el registro, procesamiento,

clasificación, verificación y archivo del movimiento documentario.
), Recepcionar y registrar, la documentación que ingresa a la Facultad.
), Distribuir Resoluciones y expedientes a las oficinas correspondientes para el trámite
respectivo.
), Registrar en el cuaderno de cargo la relación de expedientes que se va distribuir a las
diferentes unidades académicas y administrativas.
), Realizar el control y seguimiento de los expedientes y documentación derivadas a las
Oficinas respectivas.
), Recibir y atender al público que concurre a la Oficina y orientarlo sobre las gestiones
y situaciones de expedientes.
), Realizar otras funciones que asigne el Secretario.
Landa Noriega Hamlet Christean.
Ing. Pita Astengo Luis Honorato.
> Ing. Juan Manuel Verme lnsua, Secretario Académico de la Facultad de Ingeniería de
Sistemas e Informática.
> Sra. Carmen Del Roció Ríos Salón, secretaria de Decanatura de la Facultad de Ingeniería
de Sistemas e Informática. Quien también cumple las funciones de Mesa de Parte.
Título: Sistema Informático de Trámite Documentarlo FISI - UNAP.

Fecha de inicio : 06 de Marzo del 2014.

Fecha de Término : 30 de Mayo del 2014.
La duración estimada para este proyecto es de 03 meses, a partir del jueves 06 de marzo
hasta el viernes 30 de mayo del 2014.
El presupuesto estimado para el desarrollo de este proyecto es de: S/ 1,808.10.
Descripción Cantidad Costo Costo

Unitario Total
Equi oos de cómputo
Computadora Portátil Sony Vaio i5 (*) 1 3,500.00 0.00
Computadora Pentium N o Suoerior l 1,200.00 1,200.00
Impresora
Inyección de Tinta Epson (*) 1 120.00 0.00
Material procesamiento automático de datos
Discos Ópticos CD-ROM (Copia de respaldo) 3 1.00 3.00
Memoria USB 2 Gb 1 25.00 25.00
Material de escritorio
Paoel Bond 80 gramos / millar 2 24.00 48.00
Folders de Manila 3 0.50 1.50
Fasters 3 0.20 0.60
Materiales de impresión
Cartuchos tinta B/N 2 45.00 90.00
Cartucho tinta color 2 70.00 140.00
Empastados 5 60.00 300.00
TOTAL 1,808.10
Tabla N" 01: Presupuesto Estimado

Fuente: Elaboración Propia
NOTA: Los ítems macados con (*), son los que ya existen en el proyecto, de no contar con
ninguno de ellos el proyecto estaría valorizado en si. 5,428.10 nuevos soles.

Autor: Hamlet Cbristean Landa Noriega Pág.# 4
SECCIÓN 11: DESARROLLO DEL TEMA
El presente proyecto Ueva por título: "Sistema Informático de Trámite Documentario para la
FISI - UNAP" desarrollado para la Secretaria Académica de la Facultad, en un periodo de 03
meses del 06 de marzo al 30 de Mayo del 2014.
En la Secretaria Académica el proceso de trámite documentario se inicia en Mesa de Partes,

donde se registra algunos datos relevantes del documento manualmente y después son
enviados a la Secretaria Académica y Decanato; luego de estas oficinas se derivan al resto
de las dependencias indicando en la Hoja de Trámite el respectivo trámite que dará al
documento. Este proceso consiste en el registro de los distintos tipos de documentos en el
cuaderno de cargos. La búsqueda de documentos se realiza revisando los archivadores que
se encuentran clasificados por tipo de documento.
Actualmente los documentos ingresados por mesa de parte a la Facultad son registrados en
forma manual, trayendo como consecuencia la demora en la atención y solución a cada
documento. Otro problema es la búsqueda de los documentos; donde el usuario tiene que
recorrer área por área para saber dónde está su documento y en qué estado se encuentra,
porque no existe un sistema donde se pueda consultar el recorrido del documento.
Debido a esta situación, es importante desarro11ar este proyecto, para que los usuarios
puedan hacer seguimiento a su documento con sólo decir el número de expediente en mesa
de parte. Así mismo permitirá controlar, registrar, clasificar, monitorear, consultar y reportar
todos los documentos recibidos y emitidos dentro de la facultad; de esta manera mejorar el
servicio de atención al usuario.

Desarrollar un Sistema Informático de Trámite Documentario, que permita

registrar, controlar, clasificar, monitorear, consultar, reportar y hacer
seguimiento a los diferentes documentos registrados, emitidos o derivados a las
diversas oficinas,jefaturas o áreas de la FISI- UNAP.
> Realizar el análisis y modelado de los procesos de negocio.
> Diseñar la estructura de datos necesarios y las interfaces de los usuarios.
> Implementar los módulos del sistema informático.
> Implantar el sistema informático en el servidor de la institución.
), Evaluar el sistema implantado con respecto a la usabilidad y efectividad con el

SUS (Ver definición en Anexo Nº 06); así como el tiempo en el registro y
búsqueda de documentos.
Título: Sistema Informático de Trámite Documentarlo FlSI - UNAP.

La técnica de recolección de datos para el levantamiento de información que utilicé fue la

siguiente:
2.1.1. Eotre':ista.
Se eligió esta técnica porque nos permite entablar una relación directa con el usuario
final, la cual es una excelente oportunidad para establecer un cierto grado de
confianza.
El Secretario Académico, Ing. Juan Manuel Verme Insua, explico en forma general
la problemática que existe y menciono que el aplicativo informático debe permitir
realizar el registro(recepción) de los documentos a medida que va siendo
despachando por las dependencias y/o oficinas de la Facultad, como también hacer el
seguimiento de los sucesos del documento.
La Sra. Carmen Del Rocío Ríos Salón secretaria del Decano, es quien hace las veces
de mesa de parte de la Facultad. En esta entrevista se definió el proceso del trámite
documentario. (Anexo Nº: OS-Entrevista al personal responsable)
2.1.2. Qll��n:@�iº!..'º-tr.�ffl·
La Observación directa es una técnica objetiva que permite la recolección de
información de los procesos que se realiza en la institución en relación al trámite
documentario, independiente de las personas interesadas en la construcción del
sistema, para así poder identificar los puntos críticos a abarcar.
2.1.3. ª�.9.P.0ª�I9.!UJ.�.�m�.l!ffl!·
Fotocopiar y escanear algunos documentos que se utilizan en el proceso de trámite
documentarlo, y aquellos documentos que son recepcionados por mesa de partes, de
manera que, nos permita tener una visión del problema a solucionar. Se diseñó una
hoja de toma de datos para identificar la cantidad de veces que se recepciona los
documentos al día.

A) RUP (Proceso Unificado de Rational)
La metodología de desarrollo utilizada en este sistema es el RUP (Proceso

Unificado de Rational), que utiliza la notación UML (Lenguaje de Unificado de
Modelado), que dan un paso a la formación de la metodología estándar más utilizada
para el análisis, implementación y documentación de sistemas orientado a objetos.
Ya que nos proporciona todas las bases para llevar al éxito la elaboración del
software.
La metodología RUP es un producto del proceso de la Ingeniería de Software, que
proporciona un enfoque disciplinado para asignar tareas y responsabilidades dentro
de una organización del desarrollo. Su meta es asegurar la producción del software
de alta calidad que resuelve las necesidades de los usuarios dentro de un presupuesto
y tiempo establecidos.
Fuente: http://www.slideshare.net/anapatriclavm/rup-presentaclon
El ciclo de vida de la metodología RUP es la siguiente:
l. Inicio: Se hace un plan de fases, se identifican los principales casos de usos y se

identifican los riesgos. Se define el alcance del proyecto.
2. Elaboración: Se realiza un plan de proyecto, se contemplan los casos de uso y

se eliminan los riesgos.
3. Construcción: Se encuentra en la construcción de un producto totalmente

operativo.
4. Transición: Se instala el Sistema en el servidor de aplicaciones y en la

computadora del área de remuneraciones y se capacita a los usuarios en el uso y
manejo del sistema.

Fases
Disciplinas =·===�º•
,e: ( : "== �
l ='1=.it:or="=én=::::5iºl�==Cc-=truo=
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Iteraciones
Figura NO 03: Fases RUP

Fuente: http://www.consolida-it.com/marco.btm
Características esenciales que definen al RUP:
� Procesos dirigido por los Casos de Uso:

Con esto se refiere a la utilización de los Casos de Uso para el desenvolvimiento
y desarrollo de las disciplinas con los artefactos, roles y actividades necesarias.
Los Casos de Uso son la base para la implementación de las fases y disciplinas
del RUP. Un Caso de Uso es una secuencia de pasos a seguir para la realización
de un fin o propósito, y se relaciona directamente con los requerimientos, ya que
un Caso de Uso es la secuencia de pasos que conlleva la realización e
implementación de un Requerimiento planteado por el Cliente.
� Proceso Iterativo e Incremental:

Es el modelo utilizado por RUP para el desarrollo de un proyecto de software.
Este modelo plantea la implementación del proyecto a realizar en Iteraciones,
con lo cual se pueden definir objetivos por cumplir en cada iteración y así poder
ir completando todo el proyecto iteración por iteración, con lo cual se tienen
varias ventajas, entre ellas se puede mencionar la de tener pequeños avances del
proyectos que son entregables al cliente el cual puede probar mientras se está
desarrollando otra iteración del proyecto, con lo cual el proyecto va creciendo
hasta completarlo en su totalidad. Este proceso se explica más adelante a detalle.
� Proceso Centrado en la Arquitectura:

Define la Arquitectura de un sistema, y una arquitectura ejecutable construida
como un prototipo evolutivo. Arquitectura de un sistema es la organización o
estructura de sus partes más relevantes. Una arquitectura ejecutable es una
implementación parcial del sistema, construida para demostrar algunas funciones
Título: Sistema Informático de Trámite Documentarlo FISI • UNAP.

Facultad de Ingenieria de Sistemas e Informática.
y propiedades. RUP establece refinamientos sucesivos de una arquitectura

ejecutable, construida como un prototipo evolutivo. El ciclo de vida del software
del RUP se descompone en cuatro fases secuenciales (Figura Nº 2). En cada
extremo de una fase se realiza una evaluación (actividad: Revisión del ciclo de
vida de la finalización de fase) para determinar si los objetivos de la fase se han
cumplido. Una evaluación satisfactoria permite que el proyecto se mueva a la
próxima fase.
Fuente: http://www.jlaya.com/?p=204
B) UML (Unified Modeling Language)
UML (Unified Modeling Language), El Lenguaje de Modelamiento Unificado es

un lenguaje gráfico para visualizar, especificar y documentar cada una de las partes
que comprende el desarrollo de software. UML entrega una forma de modelar cosas
conceptuales como lo son procesos de negocio y funciones de sistema, además de
cosas concretas como lo son escribir clases en un lenguaje determinado, esquemas de
base de datos y componentes de software reusables.
UML recomienda la utilización de nueve diagramas para representar las distintas

vistas de un esquema.
�-...----"'! .. -
' .
.. :- :"::?-t.1
�··-·--..... · .. , , .... ··---:-L
Diagramas de .......
. Clases
Diagramas de 1
L •.
•1
- .• -· - . .._..¡
Objetos '
....... ··- ··-··-·-- ,·
'-11
Diagramas de;
Componentes; .
ftmplementacióu
.
: �amasde
, Diagramas de· - '.., Despliegue
-, Actividad
•.• , 1
Figura N° 04: Diagramas UML

Fuente:http://dis.um.es/-jnicolas/CSW/transparencias/Capitulo01 pOl .pdf
C) Modelo Entidad-Relación.
El Modelo de Entidad Relación es un modelo de datos basado en una percepción del
mundo real que consiste en un conjunto de objetos básicos llamados entidades y
relaciones entre estos objetos, implementándose en forma gráfica a través del
Diagrama Entidad Relación.
Fuente:http://www.belgrano.esc.edu.ar/matestudio/carpeta_de_access_introduccion.pdf
D) Programación Orientada a Objetos (POO).

La programación orientada a objetos esencialmente consiste en programar usando
objetos y otros conceptos introducido en la orientación a objetos. Este estilo de
programación ha sido usado, recientemente, solamente en una escala pequeña, El
poder mayor de la programación orientada a objetos es que motiva la reusabilidad y
Titulo: Sistema Informático de Trámite Documentario FISI- UNAP.


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UNIVERSIDAD NACIONAL DE LA AMAZONIA PERUANA

FACULTAD DE INGENIERÍA DE SISTEMAS

"SISTEMA INFORMATICO DE TRAMITE

INFORME PRÁCTICO DE SUFICIENCIA

PARAOPTAR EL TÍTULO PROFESIONAL DE:

INGENIERO DE SISTEMAS EINFORMÁTICA

PRESENTADO POR EL BACIDLLER:

ING. LUIS HONORATO PITA ASTENGO

Lic. Manuel Tuesta Moreno

AGRADEZCO a quienes me ayudaron en

La Facultad de Ingeniería de Sistemas e Informática, es parte componente de la UNAP, creada

Dentro de su organigrama estructural se encuentra la oficina de Secretaria Académica, sobre el

El sistema ha sido evaluado de acuerdo a la metodología SUS (Escala de Usabilidad del

Con el sistema informático implantado, se determinó que el tiempo promedio de registro de un

FISI - UNAP, SUS, Trámite Documentario, RUP, Sistema Informático, UML.

Título: Sistema Informático de Trámite Documentario FISI - UNAP.

FISI - UNAP, SUS, Document Processing, RUP, Computer System, UML.

Título: Sistema Informático de Trámite Documentario FlSl - UNAP.

Sección I: Datos generales

Sección Il: Visión General de la Solución Propuesta.

Capítulo Il: Descripción del diseño de la solución (Producto)

Capítulo Ill: Desarrollo de la Solución Propuesta

Título: Sistema Informático de Trámite Documentario FISI - UNAP.

3 .1.3 .1. Seguimiento de Documento................................................................... 19

Capítulo N: Resultados y Discusiones 50

Título: Sistema Informático de Trámite Documentario FISI • UNAP.

Anexo Nº O 1: Modelo de obtención de puntaje del cuestionario SUS

Título: Sistema Informático de Trámite Documentario FISI- UNAP.

ÍNDICE DE TABLAS Y CUADROS

Tabla Nº 01: Presupuesto Estimado 04

Cuadro O 1: Cuadro de Tabulación de Resultados de Usabilidad 58

Título: Sistema lnfonnático de Trámite Documentario FISI - UNAP.

Figura Nº 01: Plano de Ubicación........................................................................................ 01

Título: Sistema Informático de Trámite Documentarlo FISI- UNAP.

"Sistema Informático de Trámite Documentario para la Facultad de Ingeniería de Sistemas e

- Desarrollo de Sistemas de lnfonnación I Ingeniería del Software.

La Facultad de Ingeniería de Sistemas e Informática de la Universidad Nacional de la

Calle Moore # 280-Iquitos

Título: Sistema Informático de Trámite Documentarlo FISI- UNAP.

3.3. Organig,rama. funcional:

Figura NO 02: Organigrama Funcional

La Secretaría Académica de la Facultad de Ingeniería de Sistemas e Informática tiene

Título: Sistema Informático de Trámite Documentario FISI- UNAP.

}ii, Las demás que le sea asignado por el Decano.

El Secretario académico, es propuesto por el Decano y designado por el Consejo de

Dentro de la Secretaria Académica esta Mesa de Partes y cumple las siguientes

), Ejecutar . y coordinar actividades relacionadas con el registro, procesamiento,

Landa Noriega Hamlet Christean.

Ing. Pita Astengo Luis Honorato.

Título: Sistema Informático de Trámite Documentarlo FISI - UNAP.

Fecha de inicio : 06 de Marzo del 2014.

El presupuesto estimado para el desarrollo de este proyecto es de: S/ 1,808.10.

Descripción Cantidad Costo Costo

Tabla N" 01: Presupuesto Estimado

Título: Sistema Informático de Trámite Documentarlo FISI - UNAP.

SECCIÓN 11: DESARROLLO DEL TEMA

En la Secretaria Académica el proceso de trámite documentario se inicia en Mesa de Partes,

Título: Sistema Informático de Trámite Documentarlo FISI- UNAP.

Desarrollar un Sistema Informático de Trámite Documentario, que permita

> Realizar el análisis y modelado de los procesos de negocio.

> Diseñar la estructura de datos necesarios y las interfaces de los usuarios.

> Implementar los módulos del sistema informático.

l �-:n Ol EJb' OI E.��2 [��§