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EVENTOS QUE COMPROMETAN LA
SEGURIDAD EN LA CADENA LOGÍSTICA
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REGISTRO DE REVISIONES

Número de Revisión Fecha Sección Cambios Realizados

Se actualiza diagrama
de flujo, responsables y
00 22/04/2019 Todo
detalles de las
actividades

Se incluye la actividad 9
01 Todo y se actualiza el
flujograma.

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CONTENIDO

1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. LINEAMIENTOS
4. GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS
5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
5.1 Diagrama de flujo
5.2 Detalle de actividades
6. ANEXOS Y/O DOCUMENTOS RELACIONADOS
7. REGISTROS

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1. OBJETIVO

Establecer los tiempos, escalamientos, responsables y actividades necesarias para que las áreas
involucradas reaccionen de manera ágil y activa ante un evento que ponga en riesgo la seguridad de las
personas, envíos, instalaciones, vehículos e imagen corporativa.
Índice

2. ALCANCE

Aplica para los eventos asociados con actos delictivos o eventos dentro de la cadena logística de Deprisa
y Latin Logistics que incluyan:
• Hurto parcial o total del vehículo
• Hurto parcial o total de courier
• Hurto a punto de venta
• Hurto en flagrancia
• Accidentes, fallas mecánicas en perímetro rural
• Inmovilizaciones de vehículos o courier
Índice

3. LINEAMIENTOS

• Dar cumplimiento a los tiempos, tareas conforme a lo establecido en el presente documento.

• Garantizar que los envíos sean incidentados en su totalidad en el sistema Alertran.

Índice

4. GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS

• Flagrancia: Detención de un individuo que es sorprendido y capturado justo en el momento que

comete un delito.
• Hurto: El que se apodere de una cosa mueble ajena, con el propósito de obtener provecho para sí
o para otro.
• Jefe inmediato: Hace referencia a la figura de jefe, supervisor o coordinador con poder de decisión
y relación directa con casa matriz.
• Líder de proceso: Hace referencia al coordinador de Casa Matriz, responsable del proceso en la
región en donde ocurre la novedad.
• PESV: Plan Estratégico de Seguridad Vial

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5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

5.1 Diagrama de flujo

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5.2 Detalle de actividades
No. Actividad
1 responsable del proceso, detallando la
Notificar al Jefe Inmediato
2 Notificar a Casa Matriz
3 Reportar a Seguridad
Enviar informe preliminar del
4 Líder del proceso
suceso
5 Enviar el informe completo
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Responsable Detalle
La persona afectada deberá comunicar de
forma verbal, avantel, celular o correo
Área que identifica electrónico el evento al jefe inmediato o
el evento
información más relevante del mismo (Hora,
ruta, lugar, tipo de evento, placas, entre otros).
El jefe inmediato debe reportar al líder de
proceso de casa matriz en un máximo de 2
horas después de conocida la novedad, por
Área que identifica
alguno de los medios descritos en el numeral
el evento
anterior. Ver Anexo 1, donde se relacionan las
novedades a reportar y los líderes
correspondientes.
El líder de proceso de casa matriz es el
responsable de comunicarle al Coordinador
operativo de Seguridad en un plazo máximo
de 2 horas después de tener conocimiento del
Líder del proceso
suceso. Adicionalmente, deberá convocar al
comité de crisis el día hábil siguiente a primera
hora, para revisar y analizar toda la
información que se tenga hasta ese momento.
El líder de proceso deberá enviar, en un plazo
no mayor a las 12 horas de conocido el suceso,
el formato FR-NE0807-07 Reporte de
seguridad con la Parte A totalmente
diligenciada al Coordinador de Seguridad y
al Coordinador de Control Operacional. Ver
Anexo 2 para mayor detalle de los documentos
que se deben incluir.
En caso de que el evento involucre pérdida o
afectación de envíos, el informe deberá ser
copiado al coordinador Call Center y la
Coordinadora de Relaciones con el Cliente,
para que realicen la debida notificación al
cliente, incidencia en el sistema y el cierre en
el mismo.
Remitir por medio de correo electrónico, según
corresponda. Ver Anexo 3.
*Nota: los tiempos correspondientes al
envío de informes serán tenidos en cuenta
de lunes a viernes.
El líder de proceso debe asegurar que se
Líder del proceso recopile toda la información del evento y enviar
al Coordinador Seguridad el formato FR-
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6 Validar el informe
7 Enviar información adicional
8 Comunicar resultados
9 Definir planes de acción
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NE0807-07 Reporte de seguridad
completamente diligenciado en un plazo
máximo de 48 horas después de enviado la
parte A.
La Gerencia de Seguridad una vez recibido el
informe completo, deberá validar lo
Seguridad
correspondiente y comunicar al líder de
proceso si requiere información adicional.
En caso de requerir información adicional,
Líder del proceso deberá ser enviada en un plazo no mayor a 12
horas después de la solicitud.
La Gerencia de Seguridad deberá comunicar
en un plazo que no supere las 24 horas
después de tener toda la información
completa, los resultados finales con las
Seguridad conclusiones y recomendaciones a las que
haya lugar. Registro de la investigación será
almacenada en el SharePoint dispuesto para
tal fin.
Una vez conocidos los resultados finales y
recomendaciones, el líder de proceso deberá
definir los planes de acción a los que haya
lugar con el fin de mitigar la ocurrencia de
eventos de similar naturaleza.
Líder del proceso
Dichos planes de acción deben ser subidos al
mismo SharePoint, en el formato dispuesto por
la compañía, para su respectivo control y
seguimiento.
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6. ANEXOS Y/O DOCUMENTOS RELACIONADOS

ANEXO 1

TIPO DE EVENTO LÍDER DE PROCESO

Hurto parcial o total del vehículo Coordinador Operativo
Hurto parcial o total de courier Coordinador Operativo
Hurto a punto de venta Coordinadora Comercial
Hurto en bodegas Coordinador Operativo
Accidentes, fallas mecánicas Coordinador Operativo
Inmovilizaciones de vehículos o courier Coordinador Operativo

ANEXO 2

Documentos que se deben adjuntar al informe:

• Denuncia ante la autoridad: En la denuncia se debe especificar: fecha, relato de los hechos, hora,
lugar, personas que participaron en el evento, información del vehículo o establecimiento
afectado, etc. Adicional, debe contener todos los datos de la persona que impone el denuncio
(nombre completo, número de identificación, etc.). Se debe incluir la información lo más detallado
posible, para que sirva como input a la investigación.
• Trazabilidad de GPS (si aplica).
• Cédula del conductor.
• Licencia de conducción.
• Licencia de tránsito.
• Seguro obligatorio.
• Revisión tecno mecánica.
• Póliza de responsabilidad civil extracontractual.
• Fotografías del vehículo y/o lugar de los hechos.

ANEXO 3

CARGO CONTACTO E-MAIL TELÉFONO

Gerente de Seguridad
Coordinador de Seguridad
Gerente de Transportes
Gerente Relaciones con el
Jenny Contreras
Cliente
Jefe de Logística
Internacional
Administrador de Seguridad
Coordinadora Comercial
Cesar Serna cesar.serna@avianca.com 311 5527262
Carlos Hernández Carlosa.hernandez.subavh@avianca.com 350 7714480
(1) 5877700 Ext. 4402 /
Francisco Gomez franciscojavier.rivera@avianca.com
3506534129 Avantel 1079
jenny.contreras@avianca.com (1) 5877700 Ext. 4406
(1) 5877700 ext. 4405 /
Oscar Alberto Charry oscar.charry@avianca.com
3114848650
Oscar Suárez oscar.suarez@avianca.com (1)5877700 ext 4415
Paola Huertas Paola.huertas@avianca.com (1) 5877700 Ext: 4932

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Coordinador Relaciones con

Diana Millán diana.millan@avianca.com (1) 5877700 Ext. 4419
el Cliente
Coordinador Call Center Juan Sebastián Ortiz sebastian.ortiz@deprisa.com (4) 3565510 Ext 4247
Coordinador Control
Camilo Neira Camilo.neira@avianca.com (1) 5877700 Ext. 4447
Operacional
Coordinador operativo 311 2460462 Avantel
Oliberio Mejia joseoliberio.mejia@avianca.com
Regional Centro 7120
Coordinador operativo
Regional Medellín, Eje Gustavo Cardenas gustavo.cardenastapias@avianca.com Avantel 036
Cafetero
Coordinador operativo (2) 4875551 Ext 182 /
Jhon Jairo Monroy jhonjairo.monroy@avianca.com
Occidente - Oriente 3503800680 Avantel 3126
Coordinador operativo 350 3800678 Avantel
Luis Monroy Salive luis.monroy@avianca.com
Regional Costa 3124
Coordinador Operativo USA Victor Delgado victor.delgado@avianca.com (305) 599-9112 Ext. 10
Central de Comunicaciones 5877700 Ext 4461-4462
Personal de turno ccomunicaciones@avianca.com
(CCTV) Avantel 51*2206

El proceso responsable de realizar la incidencia dependiendo del lugar en dónde sucedió la novedad:
PRESENTA EL EVENTO PROCESO RESPONSABLE
Troncales Transportes
Courier (moto) Distribución
Estación Estación
Punto de Venta Gestor de incidencias
Aeropuerto Aeropuerto

Las incidencias para los eventos de Robo:

GRUPO SUB-GRUPO CÓD. NOMBRE INCIDENCIA
2. DISTRIBUCIÓN ROBO 244 ROBO PARCIAL EN DISTRIBUCIÓN
2. DISTRIBUCIÓN ROBO 245 ROBO TOTAL EN DISTRIBUCIÓN
4. ESTACIÓN PUNTO DE VENTA 456 ROBO PARCIAL EN PUNTO DE VENTA
4. ESTACIÓN PUNTO DE VENTA 457 ROBO TOTAL EN PUNTO DE VENTA
4. ESTACIÓN ROBO / PÉRDIDA 460 ROBO / PÉRDIDA PARCIAL EN ESTACIÓN
4. ESTACIÓN ROBO / PÉRDIDA 461 ROBO / PÉRDIDA TOTAL EN ESTACIÓN

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7. RECOMENDACIONES A PROVEEDORES Y CONTROL DE TRANSPORTE

Transporte:

• Definir matrices de riesgo en ruta, la cuales deben incluir como mínimo: Centros de atención
inmediata “CAI”, estaciones, puestos de control, áreas sin cobertura de señal de celular,
entre otros. Cumplir con lo recomendado en el PESV.
• Evitar el ingreso por sectores reducidos (barrios) o que no generan espacios suficientes
de maniobrabilidad.
• Se sugiere que para este tipo de rutas sensibles se utilicen móviles (flota propia).
• Impartir instrucción “Lecciones aprendidas” a los conductores sobre incidentes presentados
en las diferentes rutas y su “modus operandi”, dejando los registros por medio de actas.
• Generar acompañamientos esporádicos en rutas de criticidad.
• Establecer estrategias como por ejemplo “Caravanas” en rutas salidas (no sólo con vehículos
asignados a Deprisa), que permitan minimizar el riesgo en la salida de Bogotá y/o ciudades
principales.
• En coordinación con otras empresas donde el mismo aliado preste este servicio y donde
coincida la ruta de salida de Bogotá principalmente, pero no únicamente, generar caravanas
para minimizar riesgos.
• Deberán seleccionar conductores con vasta experiencia en las troncales críticas y/o
sensibles.
• Adecuar cámaras (no visibles) dentro de la cabina, que puedan aportar para alguna
investigación.
• En las rutas ya predeterminadas y sectores de criticidad, generar zonas de control, donde
se evidencie el paso del vehículo.
• Establecer otras estrategias y/o medidas a los “proveedores” para el control y monitoreo de
vehículos, ante el riesgo de inhibición.
• El aliado deberá estandarizar los protocolos de seguridad de los conductores, velando por
su sensibilización. Esto incluye además los vehículos tercerizados en su operación.

Control transporte:

• Los envíos de productos catalogados como tecnología, alto valor o determinados por Deprisa
cómo seguimiento de seguridad deben ser transportados por vía aérea. Salvo autorización
de la Gerencia de Transporte en coordinación con Seguridad.
• Las personas encargadas de control en transporte (back office), no conocerán el recorrido
que va a tomar la ruta para salir del perímetro urbano, la cual es potestad del aliado de
transporte.
• El personal de control tiene autonomía para solicitar cambio de vehículo en caso de detectar
filtraciones.
• Las coordinaciones regionales definirán la necesidad de escoltar una o más rutas hasta la
salida del perímetro urbano de cada ciudad.

8. REGISTROS

• FR-NE0807-07 Reporte de seguridad

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