La certificacion y la seleccion de un organismo de certificacion Los dos articulos en este capitulo lo ayudarin a elegir un organismo de certificacién y le proporcionarén un conocimiento basico del proceso de certificacién de ISO 9000. El primer articulo, escrito por Bud Weightman, lo ayudara a evaluar los aspectos positivos y negativos de cada organismo de certificacién que usted tome en consideracién. El articulo del seiior Weightman le sera util para seleccionar un organismo de certificacién que conozca su industria y que le oftezca precios competitivos. Las directrices y las preguntas abordan los siguientes temas: La decisin de eotifiarse Consideraciones de mercado. Tarifas de los organismos de certificacin. Importencia de la estabilidad financera del organismo de ceificacién Rovisién de los antecedentes de los organisms de certficaciéa. Expetiencia de los audit Seleccién del equipo de auditores, (Cémo obtener una lista de ls clientes del organismo de certticacién Suspension del proceso de certiticacin.166 Capitulo § La certftcacion y la seleccion de un organismo de certficacion EI segundo articulo, escrito por Elizabeth Potts, presidente de la compaiia ABS Quality Evaluations, Inc., describe el proceso de certificacién e incluye los siguientes temas mo Henas la sobiciud Revision de la documentacién, 1a evaluscin previa 1a evaluacin ral Como lograr la ceriticacién ‘Como mantener la cerificacién por medio de Ia supervisin. Los costos y el tiempo nocesarios, COMO SELECCIONAR UN ORGANISMO DE CERTIFICACION® por RT. "Bud" Weightman INTRODUCCION Las eetifcaciones de sistemas de calidad de ISO 9000 han aumentado de manera impor- tante desde principios de los aftos 90. En todo el mundo se han emitido més de 127 000 cerificaciones, de las cuales no menos de 10 000 se regist verano de 1996. (En el capitulo 19 podrii conocer mas esta las certificaciones). on en Norteamérica hasta el 1s sobre el crecimiento de AA medida que auments el nimero de compaias que buscan la certficacién de ISO 9000, se inerementan las eategorias de los servicios de certificacién de ISO 9000 por tereeras partes. {Qué significado tienen estas opciones de servicio para una compafia que busca un organismo de cetifcacién en el mercado? El mejor consejo es la precaucién, Bl hecho de escoger un organisme de certficacién debe considerarse un compromiso a largo plazo, ya que, por lo general, las organismos de certficacién solicitan a sus clientes que firmen un contro por tres aos, Mediante las preguntas adecuadas, usted podri asegurarse que el organismo de certificacién que escoja sea el apropiado para su empresa. Los organismos de cetificacién de ISO 9000 saben muy bien que un gramo de prevencin vale mis que un kilo de corteccién. Este capitulo ayudar ‘su compafia a tomar una decisién més informada,Seccién Ill El proceso de auditoriay certiteacién 187 Los organismos de certificacién son parte del sistema La Organizacién Internacional de Normalizacién (Intemational Organization for Standardization, ISO), eres las normas ISO 9000 en gran medida para cubrir ls demandas de las empresas que buscaban una norma voluataria de administracién de calidad que fuera aveptada internacionalmente. Su organismo de certiticacién acreditado forma parte de este sistema internacional de normas y directrices de consenso que garantizan que las empresas ‘eurnplan por completo con Tos regusitos de la norma. El hecho de eseager a un organismo de certficacion de tercera parte de los mas de 70 que estén establecidos en Estados Unidos, ddemanda el andlisis concienzudo de los objetives de su empresa La primera consideracin es el estado de la aereditacién. Los organismos de cetificacién, asi como las compas alas que auditan, se someten al escrtinio de las auditorias realiza- das por las organizaciones de acreditacion. En Estados Unidos, Ia acreditacién esti a cargo {del Consejo de Acreditacion de Onganismos de Certficacin (Registrar Accreditation Board, RAB) (si desea mayor informacién sobre temas de acredtacién, consulte el capitulo 17). En Europa, los organismos de eertificacién pueden soliitar su aereditacién 2 un conjunto de organizaciones, por ejemplo, el Consejo Holandés para la Acreditacién (Dutch Council for Accreditation, RVA) en Holanda y el Servicio de Acreditacion del Reino Unido (United Kingdom Accreditation Service, UKAS) en Gran Bretafia, EI RAB y otras organizaciones de acreditacién evalian a los organismos de certificacién principalmente, con base en los requisitos de una norma europea llamada European Nom (EN) 45012, "Criteios generales la ctficacién de los sistemas de calidad operativa de las organizaciones de certfica- (En la figura 5-1 se presenia la explicacién de estos crteris), Requisitos de la norma EN 45012 Los organismos de certficacion acreditados deben cumplr con os requistos de la norma europea (EN) 45072, "Crterios generales para los orgenismos de cerifcacién que realizan la cerificacion de siste- ‘mas de calidad’, la cual describe cémo deben operar las entidades que ofrecen servicios de cartifica- cién de sistemas de calidad. La descripciin detallada de estos requsitos se encuentra en el capitulo 17. Los requsitos desoriben todos los aspectos de la actividades desde la estructura organizativa hasta la revocacién de registros de cerificacion. A continuacion se presentan algunos puntos importantes de los requisits. Los organismos de certficacion deben cumplr con las siguientes caracteristicas: + Operar y administra su servicio de una manera no diseriminatora, + Ser imparciales + escribir la responsabilidad e informar sobre la estructura de la organizacién y, en particular, la relacin que existe entre las fnciones de evaluacién y certficacién, + Proporcionar una declaracién documentada de sus sistemas de certificacién, incluyendo las reglas ¥ los procedimientos para otorgar la cetficacin. + Emplear personal competente y mantener registros de capacitacién, ‘+ Mantener un sistema para cl contol de toda la documentacin relaconada con el sistema de cetfcacion168 Capitulo 5 La cerificacién y la seleccién de un organismo de certificacién + Conservar y archivar los registos de manera apropiads + Mantener procedimientos y sistemas de calidad documentados. + Mantener un manual de calidad y emitir una politica de calidad. + Garantizar la confidencialida. ‘+ Mantener una lista de proveedores certificados. + Contar con un procedimiento de apelaciones + Llevar a cabo auditors internas, + Controlar el empleo de sus certiticados. + Mantener un registro de las quejas de los proveedares y de los provedimientos para la revocacién de los certificados, Organismos de certificacién acreditados vs. organismos no acreditados Algunas compafias offecen servicios de certficaciéa de ISO 9000, pero no estin aeredita- das de manera formal ante ningin organismo internacional como el RAB, el RVA o el LUKAS. A pesar de que estos organismos de cetificacién no aereditados puedan offocer un buen servicio desde el punto de vista téenico, lo clientes de usted serin los verdaderos jueces del Valor de estos certficados. A continuaciéa se presenta una lista de preguntas para estos organismos de certificacién: {UCuiles son los beneficios de seleccionar un organismo de cetificacién no acreditado? {.Custas compaaias se han beneticiado al recurtr a un organismo de certfcacién no acredi tado? y geudntas companias han reemplazado al organismo de cetiticacion no aereditado par uno acreditado para aprovechar los beneficios de mercado que offece este itm? tro factor digno de tomarse en consideracion es la condicién de organizacién notiticada (en el capitulo 16 encontraré detalles adicionales sobre la Union Europea). Algusos orga- nismos de certficacién han sia seleccionados, 9 el estado correspondiente, miembro de la Union Europea, les ha notficado que deben verficar que cirtos productos cumplan! con los requisitos de desempetio especificos deseritos en los estatutos, llamados directivas No todos Ios productos corresponden en esta categoria que se controla de manera estrcta; Sin embargo, si el producto que fabrica su compania necesita que sea un "organismo notifies dol que leve a cabo la auitoria de cetificacién de ISO 9000, entonces seria conveniente {que hiciera estas pregunlas a su organismo de ceriicacin, Por dltimo, no todos los organismas de certiicacién offecen o planean offecer la certfiea- cidn correspondiente a normas y eédigos de préctica nuevos o en proceso de elaboracién. ‘Algunas de estas normas y cédigos de prictica so: + 180 14000, para la administracién del medio ambiente + QS-9000, requisites para la industria automotiz, + Los requisitos del Cédigo de Buenas Préeticas de la Administracign de Alimentos y Medicamentos (Food and Drug Administration's Code of Good Practice, FDA) para equipos médicos.Seccién Il El proceso de auaitora y certficacion 169 + ISO 13485 e ISO 13488 para equipos médicos. + Sistemas de administracién de salud y seguridad ocupacional, SELECCION DE UN ORGANISMO DE CERTIFICACION ACREDITADO. [Nunca estard de mas resalta la importancia de seleccionar un organismo de eertfieacién, El acuerdo es un compromiso a largo plazo y el cambiar de organismo puede resultar costoso. Por lo tanto, es indispensable que al proyecto de seleccionar un organismo de cerficacién se le dé la atencién que merece. Las stgerencias que se presentan a continus- cign son un buen comienzo en la seleeciin de un organismo de certificacién adecuado: + En su plan global de certificaciin de ISO 9000 estipule un tiempo razonable para seleccionar el onganismo de eertifieacin, + Obtenga una lista de todos los posibles organismos de eerificacién (en la figura 5.2 encontrar la fuentes). + Identifique las preguntas esenciales que debe hacer a los posibles organismos de certfieacién; emplee este capitulo como punto de partid + Identitique todos Tos posibles factores de costo y come comtifcacién, los con los organismos de + Por itimo, erce su propio mecanismo de puntuacién ponderado para evaluar a los ‘organismos de cerificacin con base en las necesidades de su compa, de su ‘mercado y de su ubicacin o ubicaciones. Este articulo ineluye algunas sugerencias de cémo crear esta herramienta de evaluacién (consulte la figura 5-3) Las siguientes preguntas se agruparon en reas de interés iniciando con la screditacion del lorganismo de certificacién, Le intencign de estas preguntas no es abarcar todas las necesi- ades del mercado de todas las companias. Sin embargo, responder estas pregunias le ayudar a asegurarse de seleccionar la mejar opeién posible, Figura 5-2 Dénde conseguir una lista de organismos de certificacién Consejo de Acreditacién de Organismos de Certficacién (RAB)—lsta sélo los organismas de cer tileacion acrecitados por el RAB. Péngase en contacto con la Sociedad Estadounicense para el Control de Calidad (American Society of Quality Control, ASQC) al telefono 1-800-248-1946 (cesde Estados Unidos) y pregunte por la lista de organismos de certficacién acreditados del RAB. Elinstituto Nacional de Normas y Tecnologia de Estados Unidos (U.S. National Institute for Standards and Technology, NIST)—mantiene una lista de todos los organismos de cerificacién conocidos tanto racionales como intemacionales que operan en Estados Unidos. 1 nombre dala isla es Organizaciones. {de Cotticacion de Sistemas de Calidad de América del Norte ("North American Quality System Registration ‘Organizations’, NAQSRO), Liame al NIST al teléfono 301-975-4098 en Estados Unidos. Irwin Professional Publishing —ios ecitors de este libra le proporcionarn gratuitamente una lista bésica do los organismos de certficacién de ISO 9001. In tamlén oftece la descripcién completa de todos los corganismas de certifcacion de Norteamérica a un prec simbdlca, Comuniquese al telefono 703-591 -9008,170 Capitulo 5 La certifcacion y ta seleccién de un arganismo de certifcacién Figura 5-3 Como emplear su informacion Una vez que usted cuente con lainformacién importante para elegir al organismo de certficacién, seré necesarioordenaria en una forma util, He aqul una manera de organizar las respuestas de los organ's- ‘mos de corificacién, 1, Taga una lista de las preguntas y respuestas més importantes en una matriz, con la respuesta de cada uno de los organismos de certficacion en una columna adjunia, De preferencia, lice la tabla del procesador de palabras, la hoja de cleulo 0 una base de datos 2. Diseite su propio mecanismo de puntuacién ponderada para fs matriz con base en las necesidades de su compafia, su ubicacién, su mercado y ots factores. El organismo de cetificacin que pre- Fiera en primer lugar debers aparecer en la parte superior de esta lista, Estado de la acreditacién La acreditacién del organismo de certficacién para llevar a cabo cericaviones de ISO 9000, puede ser vital par la validez del cetficado que expida. Estas preguntas bisicas le brindarin la informacion que usted y sus clientes deberfan conocer acerca del organismo de cerificacién que usted haya sleecionado: + {Qué paises yo entidades han acreditado al organismo? {Est acreditado por uno © ‘muichos paises ylo entidades? ;F1 organismo esta acreditado por un solo pais 0 ‘entidad, © por varios? ;Existealgiin acuerdo de mutuo reconocimiento de la ‘ealficacin de la certficacin del organismo de certficacién? {Cuales son los costos adicionales en que se incurre cuando se solictan ‘alificaciones de certificacién milkiples? {Reconoce la Unién Europea a acreditacién del organisme de cerificacién? Es posible ‘que algunos clients solicten una areditacin por parte de un organismo europeo. {.QuS otro tipo de auditoras a industras se levan a cabo y bajo qué cicunstancias? Si {un grupo industrial contrata al organismo de erificacin para levar a cabo actividades de corfcacién con base en la norma ISO 9000 y a otras normas industales, jest acreditado el grupo industrial que contrat6 al oxganismo de certificacién? Preguntas sobre el mercado Dependiendo del tipo de industria o mercado especifico de su producto, ls opefones para Seleccionar un organismo de cerifieacién pueden reducitse de manera considerable all examinar la manera eo que su industria y sus clientes espocficos valoran y emplean cl proceso de certficacion de ISO 9000. A continuacién se encuentran algunas Considcracio- res generales sobre el mereado: + {Sus clientes o su industria exigen o prefieren un organismo de certificacién ‘xpecializado en un tipo de industria espectico? + {Alguna ley de la Unién Europea exige que la certficacién la leve a cabo un ‘rganismo notificado? + ¢Profore ol mercado algtin organismo de certfiecién especifco para un rea Beogrifica determinada?Seccién Ill El proceso de auditoriay certiicaclén im ‘Otras preguntas sobre el mercado son mis dificiles de contestar, Sin embargo, el valor de la cettifiacién esta ligado a su valor en el mercado, aun cuando existan muchos beneficios {nternos para las compafias que buscan la certificacién de ISO 9000. Preguntas sobre los competidores Algunas compatias escogen el mismo organismo de cerificacién y la misma norma ISO 9000 que su competencia, Esto no necesariamente es apropiado para su negocio. + GEs apropiado que usted se certifique en el mismo aleance de operaciones y en la ‘misma norma ISO 9000 que su competidor? Por ejemplo, seria un error seleccionar la certifcacidn de ISO 9002 cuando es evidente que el disefio del producto forma parte de sus operaciones, Si su competidor eligié la eetficacién de IS0 9002, ‘cuando a todas lees Ia cetficacién de ISO 9001 era la mas conveniente, tal vez setia bueno seleecionar esa tltima norma y un organismo de cerifiacién ferent, para lograr una veolaja mayor ea el mercado sobre su competidor. Algunos clientes (incluso su competencia) se pueden sentir intranguilos con Tos organis- mos de certifieaciéa que offveen servicios de consultoria por separado, a pesar de que existen directrices internacionales destinadas a evita los confictos de intereses Una parte de la guia 48 de la ISO“TEC (Intemational Electrotechnical Commission) sefala aque: "una organizacién que de manera directa o a través de la agencia de subcontatistas, aconseja a una empresa sobre cémo establecer su sistema de calidad o le redacta sus ‘documentos de calidad, no debers prestarle servicios de certfieacién, a menos que se logre luna estrcta separacidn que garantie que no exista un eonflicto de intereses" Los requisitos de Ia industria automotriz para sus proveedores, definidos en la norms QS- 9000 (si desea mayor informacién sabre estos requisitos consulte el capitulo 15), estable- cen que "las organizaciones que han prestado servicios de consultoria para el sistema de calidad de un cliente en particular no podrén considerarse como organismos de ceritica- cidn para ese cliente ni pueden enviarle auditores. Esta restriceién ineluye las empresas subsidiariaso Gliales de la misma eompaiia matri2”, Si un organismo de certficacién forma parte de uns empresa ms grande que offece tanto servicios de consultoria como de certificacién, seré necesario que respondan a las pregun- tas esenciales que se sugieren a continuacin: + {Como se separan las actividades de cetificacién y de consultoria? ;Existe una clara division de la responsabilidad entre ambos servicios? + ¢Alesin empleado del organismo de certificacién, incluyendo miembro(s) del onsejo de administracin, miemibro(s) del consejo de certficacin, director(es), propietario(s) o accionista(s), realizan actividades de consultoria? ‘+ Los auditores contratados tambign tabsjan como consultores independientes? De Ser asi, je6mo resuelve el organismo de certfieacién los conflicts de interés? {Existen ocasiones en las que el organismo de certficacién emplee a su personal de ‘consultoria para completar el grupo de auditores? {Qué directrices especificas garantizan que las actividades de certificacién y ‘onsultoria sean realmente independientes? Toda poltiea al respecto debera sefialar ide manera especifia:1m Capitulo S_La certifeacion y la seleccién de un organismo de certficacion —Que el organismo de cerificacién no realiza actividades de consultoria, Que, en los times dos alos, las personas encargadas de las actividades de cert ficacién, incluso aquellas eon caricter de gerente, no han participado en activida- des de consultoria con un proveedor especifico 0 con alguna empresa relacionada con exe proveedor. —Que la compatia no comercializa de mancra conjunta sus servicios de consultorfay acreditacin y que el material de promocién, ral 0 escrito, no da la impresion de que estas dos actividades estén ligadas. La politica también deberd establecer que el organismo de certiticacién de ninguna manera dari @ entender «que la aprobacién de una auditoria de certficacién ser mis fieil o menos costo- sa si se emplean sus servicios de consultoria, —Que los asesores del organismo de certficacién no estin autorizados para prestar servicios de asesoria como parte de una evaluacién Preguntas sobre los antecedentes La informacién bésica sobre los antecedentes de un organismo de certificacién juega un papel importante en la seleccién del mismo, No todos las organismos de certficacin estén capacitados para trabajar en el ramo de la empresa de usted. Aun cuando una de las actividades del organismo de certifcacién es establecer su propio aleance dentro de la industia, usted no debe suponer que el organismo de cemtificacion es capaz de auditar su ‘empresa, Tampoco debe darse por sentado que el exganismo de certificacion tenga solidez financiere ni que su historial de satisfacein de clientes sea intachable. Algunas veces las preguntas evidentes son las més importantes. La siguiente lista es un ‘buen punto de partida! + Cuinto tiempo de existencia tiene el organismo de cetificacion? + :Cuiniascertficaciones ha levado a cabo? ;Tiene a la mano una lista que incluya fos contactos y los nimeros telefénieas? {EL organismo de certficaciba proporcions a sus prospectos de clientes une Sescripeida completa de su sistema de eentficacion asi como las politicas de suspensidn, revocacién y cancelacién del certificado? {sCémo notifica el organismo de cerificacién 2 sus clientes los cambios en las teglas; permite asimismo hacer comentarios? ;De eudnto tiempo disponen los clientes para implant dichos cambios? GBs necesario notifier al organismo de certifcacién cualquier queja pertinente de los clientes? {GE organismo de certfiacién es capaz de otorgar la certficacién del sistema de Calidad en ISO 9001, ISO 9002 0 ISO 9003? (Algunos organismos no otorgan la certificacién en ISO 9003), En Estados Unidos, los tipos de negocios se clasifican mediante el Reglamento estindar de clasifcacign industrial (SIC, Standard Industral Classification Code). Los organismos de cetificacin estin acreditados para trabajar en éreas de negorios seg las deinen los cédi- gos SIC. Es importante saber si cl organismo de cerificacién esta acreditado para ofrecer sus servicios en el drea de negocios de usted. Algunas preguntas que usted puede hacer son:Secci6n Ill El proceso de aueltora y ceriicacion 173 iL clasificacién SIC de su negocio corresponde al rea de operaciones del brganismo de certfieacién? ;Con qué recursos inlernos cuenta el organismo de certficacién para realizar auditorias en el sector industrial de su negocio? ;Ayudard cl organismo de certficacién a sus clientes a identifcar el SIC que les cortesponda? {Cuailes son las limitaciones para clasficer a su compatia bajo mi SIC y eémo se publican estas clasificaciones? ples eddigos Seguridad financiera La seguridad financiera del organismo de certficacién es importante para la validez a largo plazo de su certifcado, Las siguientes preguntas lo ayudarin a evaluar la seguridad finan cera del organismo de certificaciéa + Puede el organismo de ceriffeacién proporcionar balances financieros cuando se Ie soliciten? + {Cuenta con planes de contingencia en caso de que el negocio fracase? {Qué costos Adicionales se esperan en caso de acaso © quiebra del negocio? Cuestiones operativas + :Tiene su orgenismo de certificacién algin convenio con otro organismo de Cerlificacién? Algunos tienen convenios de mutuo reconocimienta, lo cual puede ampliar el aleance de su certificacién {En qué estado o pais se constituyé el organismo de eertficacién? Esto puede influir en procedimientos legales y demandas futur, iB! organismo de cerificacién subcontata alguna de sus actividades de ‘ettifieacion a otras organizaciones? De ser asi, geurmple este servicio con las politicas y procedimientos del organismo de eertificacién? Usted debe decidir si este acuerdo satisface sus nocesidades. {El organismo de cerificacién permite el uso de su simbolo o logotipo? {Cues son las restrcciones/requsitos que rigen el uso del mismo? Preguntas a los clientes actuales + La experiencia con su organismo de cerificacin fue postive o negative? + {Qué cambios harfa usted al proceso de certficacién? + Piensa renovar el contrato con su orgunismo de cerificacién? Operaciones internas Zl organism de cna ten wn acuerdo de confide com + os empleados? + asesores conatads? + organizaciones/personal subcontratado?14 Capitulo § La cericacién y fa seleccién de un organismo de certiicacién + los miembros de su consejo de administracién? + los miembros de su comité de cetficacién? Costos de la certificacién El costo de la certfieaciéa para su compafia depende de un gran nimero de factores. A continuacién se presentan algunas de las consideraciones bésicas que afectain los costos de Ta certificncin: + Tamatio de la organizaciéa, + Cantidad de instalaciones. + Niumero de empleados. + Tipo de empresa, + Norma ISO 9000 seleccionada (es devr, 9001, 9002, 9003), + Alcance de la certificacin (esto es, un producto, una linea de productos, una familia entera de productos) + Ubicacién de Ia instalacisn/instalaciones. + Cuota de solicitud, + Preparacign y visita inicial + Revision del manual del sistema de calidad, + Revision de conecciones al manual del sistema de calidad. + Visita inicial y cantidad de auditores *+ Cargo por la evaluacién pre + Cargos por la evaluacin + Cantidad de auditores enviados por el organismo de certificacién especificamente para la evaluacién, + Cargos por a eertifcacién, + Elaboracién del informe, +Gastos de supervision +Gastos de inclusin en la lisa Otros costos importantes Algunas preguntas referentes @costos son files de contestary usted no tendsé problemas para encontrar una respuesta definitiva. Sin embargo, la obtencién de estimaciones de cos to para otros casos de certifcacién exige que se efectiie un cuestionario concienzuda: + {Bs posible obtener descuentos por eestiicar miltiples instalaciones? ,Cémo se lievarin a eabo estas euditorias en miltiples insalaciones? ;Se emitiré un certfieado para cada una de las instalaciones? ;Existe alin inconventente al templear un solo eertficado que ampare mitiples insialaciones?Seccién Ill El proceso de aueltoria y certficacién 175 + {Cuil es la politica de evaluaciones revolventes de las instalaciones? Una ‘evaluacign revolvente de las instalaciones podtia tracr ahorras significatives si su ‘compafia esté planeando certificar multiples instalaciones. Las evaluaciones revolventes de instalaciones permiten que un organismo de certificacién cerifique multiples instalaciones después de completar las auditors de algunas de las instalaciones del grupo programadas para ceriicacin, Las instalaciones restantes se programan para auditorias periddicas posteriores. + {Qué costo tiene la modificacién del aleance de la cerificacién? + Cuil es el costo de una nueva evaluacién hecha una vez que la cetiicacién. ‘original expira? {Costard lo mismo que la evaluacién inicil? ;Tomaré el mismo tiempo que la primera? + jLa cuola de centificacién incluye actividades de supervisién? {Qué frecuencia tendrin las actividades de supervisién durante la duracién de la cetificacién? {Custos elementos del sistema de calidad se cubren durante cada supervisién? {iCudnto duraré cada supervision (inspeccién periddica)? + {Cémo se les cobraa ls clientes por las visitas de seguimiento a acciones correctivas? + {Cusnto euesta la cancelacién si su empresa decide no continuar con la cetificacién? + Cémo se facturard a su compatia? {Serd por hombre dia @ por hora? ;Se incluyen horas extras? (Se incluye el tiempo de vial de los auditores en las estimaciones de castos? {Cusles son los gastos que el organismo de certficacién considera razonables en relacién con cl hospedaj y el viaje? + {Todos los auditores radian en su pais o habré necesidad de algtin viaje Internacional? VALORACION DE UNA EVALUACION PREVIA, ‘Seria muy conveniente realizar una evaluacién previa antes de llevar a cabo Ia auditoria de cerlficaciin, Asegtrese de que su compaaia aproveche al miximo este proceso. Una cevaluacién previa itil no es una simple visita en la que s6lo se identitican los problemas superficiales del sistema de calidad. Ya sea que la evaluacién previa sea una funcién de aucitoria intema realizada por un consuifor extemno o por el mismo organismo que se ‘encargaré de la auitorie de eertifeacién, usted debe considera las opciones de evalacién previa tomando como base los siguientes Factores: + Cantidad de evaluaciones previes de ISO 9000 realizadas por la empresa consultora ol organismo de certficaciGn y las dreas de negocio en las que se Mlevaron a cabo las auditors, + Aptitud de la eapacitacién y la experiencia de la empresa consultors o del forganismo de cerificacidn, incluyendo la acreditacién adecuada de los auditores, ‘Algunas veces, las companias slicitan al organismo de cerificacién una evaluscién previa para legar « conocerlo" © para “entender su punto de vista". Cualguiera que sea la razin pa 1 seleecionar su método de evaluacién preva, usted debe tomar en consideracion lo siguiente: + {Qué opinan sus clientes del organismo de evaluacién previa que eligi6? Su cliente considera esa actividad como un conflicta de intereses?176 Capitulo § La certiteacin y la soleccién de un arganismo de certicacién {Considera usted que las recomendaciones del organismo de cetificacién son importantes? De ser as, esto podria representar un conficto de intereses para el ‘organismo de certficacién ya que las recomendaciones podrian tomarse como Si durante la evaluacion previa se encuentran éreas con problemas, jreeibiin una atencidn especial durante la auditoria de cetificacién de ISO 9000? {Como interpreta la norma el organismo de cetificacién? Estas intepretaciones se ‘hasan en procedimicntos internas o en recomendaciones dol organismo de acreditacién? {Esta interprelaciones sirven alos inteeses de su empresa? {Bspera usted aprender mis sobre auditorias interas y que lo ayuden a intepretar fa norma durante la evaluacin previa? {EI organismo de cerificacién de su eleceién le permitiré desempeflar un papel protagénico en una evaluacién de "prueba"? “imo espera usted que se clasifiquen los hallazgos realizados durante la evaluacién e proporcionarén una lista de ellas? previa? {De mayor a menor importancia? ; EVALUACION Y CERTIFICACION EI nimero de dias que el organismo de certficacién dedique a la auditria de sus instalador ‘es puede tener un efecto importante sobre cl costo final, Por lo general, los organismos de certficacin siguen las directrices publicadas que definen el iempo aproximado en que el forganismo de certficacién esperaria pasar en las instalaciones, tiempo que incluye las actividades de seguimiento (consulte la Tabla 5-1). A continuacién encontrard algunas ‘otras preguntas importantes concemientes al mismo proceso de ceriicacié: Tabla 5-41 Nimero Evi Visitas anuales Visitas de ‘subsecuentes empleados (di (dias-hombre) rw 2 7 1s 59 25 1 1s 10-19 3 a 2 20-29 4 1s 3 30-59 6 2 4 60-100 7 2 4 300-250 e 28 5 1250-500 10 3 6 500-1000 2 4 8 11000-2000 as 5 10 2000-4000, ae 6 2 4000-8000 2 7 u‘Seccién Il El proceso de auditoria y certfieacién Tea + (Cul es la relaci + iCuiles son las causas y problemas més comunes para reprobar una evaluacién? + Con custo tiempo de anticipacién deben programarse las evaluaciones? Cusindo ® la siguiente fects para programar una evaluacién? {Cuénto tiempo duraré la ‘evaluacisn? + (Hay algin cargo por canecla o posponer una evaluaién programada? ,A cunt asiende? + Por euinto tiempo van a sr efectvos los cetficados (en general, de uno tres aos)? + Se solicitaré la entrega de un manual del sistema de calidad controlado? {Cuinto ‘tempo llevaté la revision de este documento? ‘de aprobacién y reprobacién del organismo de certficacién? + 1Cémo se notifica alos clientes las deficiencias y omisiones en el sistema de ‘calidad y cudnto tiempo se concede pata hacer as modificaciones? + ¢Las corecciones al manual de calidad deben completarse ¢ implantarse antes de la ‘evaluacién final? + Una vez aceptado, (se solcitard a usted que entregue el manual de su sistema de calidad para que se revise y se apruebe antes de realizar y levar a la prictica cualquier correceion? + (El sistema de calidad debe estar listo al 100% para recibir la cetificacin? + {Seri usted nolficado de cualquier deficiencia del sistema de calidad antes que cl ‘equipo de evaluacién doje sus instalaciones? De ser asi, ila notifcacién sera verbal o escrita? + {Cudnto tiempo se concede para corregr las deficiencias identificadas? + 1Se llevard a cabo una nueva evaluacién © una evaluacién parcial para veificar que ‘se emprendan las aeciones corretivas apropiadas para las deliciencias identificadas durante la evaluacién inicial? + {Es necesatio evaluar de nuevo los cambios/correeciones que se hagan al manual el sistema de calidad? + {Se necesita hacer una nueva evaluacion si se solicita una modificacién en el aleance de la certficais {Cuil es la frecuencia de las supervisiones periddicas? {Cudntos elementos del Sistema de calidad se cubyen durante cada supervisin? {Se entregaré un programa de dichas revisiones? CALIFICACION DE LOS AUDITORES Asegirese que entiende el programa de calificacién y certificacién de los auditores del forganismo de certificacién. Un programa reconocido de ealificaciénicerifcacién de los auditores ayuda a que los proveedores logren un desempeiio consistente en la auditoris Estos programas incluyen: + Registro Internacional de Auditores Certficados (Intemational Register of Certified Auditors, IRCA) (por ejemplo, asesor provisional, asesor registrado 0 asesor lider registrado),178 Capitulo La certfcacion y ta seleccién de un organismo de certifcacién + La Sociedad Estadounidense para el Control de Calidad (American Society for Quality Control, ASQC) —el programa de acreditacion del Consejo de acreditacién de organismos de cerifcacién (Registrar Accreditation Board, RAB) (por ejemplo, auditor provisional del sistema de calidad, auditor o auditor lide), EI programa administrado por el IRCA esti apoyado por la Junta de Gobiemo del Progra ‘ma Nacional de Certficacion para Ascsores de Sistemas de Calidad del Reino Unido, Este sistema tine reconocimiento mundial, El programa del RAB se ha introducido de manera reciente y es comparable al del IRCA. La Asociacién Internacional de Certficacién y Capacitacién de Aucitores (Intemational Auditor and Training Ceriication Association, IATCA) se encuentra en proceso de elabo- racidn de un programa de certifcacin de auditores, con la guia de doce organizaciones de cztificacion de auditores de ISO 9000 y de acreditacién de cursos. (Oo punto de referencia competitiva para la capacitacién de euditores Ia participacién en un curso de capacitacién de auditors lideres en ISO 9040 con duracién de 36 a 46 horas, El eurso pucde 0 no estar certficado ante un programa nacional (como los cursos, cerifieados administrados por IQA o RAB), ‘A continuscién se proponen algunos puntos que deben analizarse cuando se evalian los, requisitos de certiicacion de los auditores del organismo de certiicacin: + (El organismo de cemificacién solicit a sus auditores que estén certifieados por Algin programa nacional o intemacional? De no ser as, el programa incerno de capacitacincerificacién del organismo de cemificacién sigue agin programa ‘specifica, ya sea que estéafiliado a un programa nacional 0 no? + {La aceptacién de los auditores del sistema de calidad del organismo de Certficatién depende del programa de Auditor de Calidad Certificado (Ces Quality Auditor, CQA) de Ia ASQC. De ser asi, la certiicacién CQA debe anteceder @ un curso de 16 horas sabre la norma ISO 9000 aprobado por la RAB sequido de un examen aprobado, (Si desea mayor informacién sobre temas de cenificacién de auditore, consulte el capitulo 17.) od Equipo auditor ‘A continuacin se presentan algunas preguntas que deben hacerse al organismo de certifi- cacidn acerea de su equipo auditor: + {Qué experiencia, capacitacin y nivel académico exigen a sus auditores? {Se \erifica esta informaciGn? {La capacitacién abarca la norma ISO 9000, los procedimientos de le empresa y sus politicas? ;Las normas y criterios de auditoria: {del organismo de cerifcacién estén reconocidos por la Union Europes? + ,Cuales son las responsablidades de cada miembro del equipo auditor, desde el luditor lider hasta el auditor en capacitacién? ,Al menos algin miembro del equi- po auditor esté familirizado con el negocio de usted? ‘+ {Cuales son los derechos de los clientes con respecto a los auditores? ;Pueden revisar el curticulum de los auditores? ;Los elientes pueden solicitar un eambio en Ja conformacién del equipo auditor? + {Seri el mismo equipo auditor el que leve a cabo tanto Ia autriainicial cémo las Supervisiones suibsecuentes? Usted debe pensar como influye esta situacién en laSeccién Ill El proceso de auditor y certiteaciin 179 fora en que sus clientes perciben la cetiticacién de usted. ;Qué tan minuciosos serén estos auditores durante las auditorissfunuras? OTRAS CONSIDERACIONES Lista de proveedores Si el organismo de centificecin le ofrece tuna lista de los proveedores o fabricantes que ha certfieado, asegirese de que le contete ls siguientes preguntas + Qué tan actual es la lista y qué informacién se ineluye en ella (debe incluirse el sleance)? {El organismo de certificacién le cobra a sus clientes por dicha lista y ceémo deben esperar los clientes recibirla? {Qué cbdigos SIC incluiré la lista y qué orgenizaciones, ademas del organismo de certificacion, aparecerin en ella? Suspensién del proceso de certificacién Aunque no es comin, el cliente o el organismo de certifieacién pueden detener el proceso de certficacién debido a una diversidad de razones. Antes de iniciar el proceso, usted debe analizar esta posibilidad con el organismo de eetificacién pare entender las politicas. Por fotra parte, es necesario sefalar que algunas veces es posible que se retire un certifcado. Estas son algunas preguntas relacionadas con lo anterior: + {Cuil es la politica del organismo de cerificacién respecto a la suspensién, revocacién o cancelacién de la cetificecién del sistema de calidad? ;Cémo se les notifica a los clientes? ;Se publican estos cambios en el estado de la certificacién? ¢Se reembolsan las cuotas que ya han sido liquidadas? {EI organismo de centficacién retiraré o cancelaré la certfiacién del sistema 4e calidad si un producto, proceso 0 servicio no se surte durante un periodo prolongada? Solicite al organismo de certificacién que defina las reglas Lo que deben considerar las pequefias empresas Por muchos aos, las pequefias empresas se han preocupado por el alto costo de la certifi ceacién de ISO 9000, Pregunte a su organismo de cetiicacién si existe algin programa especial para la pequedla empresa. Por lo general, los organismos de certificacién offecen ‘uns tarifa uniforme basada en el mimero de empieados o algin otto programa de escala deslizante, Sin embargo, estos costos reducidos no significan que una suitoria para una ‘empresa peguefia sea menos rigurosa que la de una compafia grande o que se necesitan menos auditores que los indispensables para cumplir con las dtectrices intemacionales. Algunas preguntas importantes son: + Cuales son ls restriceiones de una certiicacin de taifa fija? {Se tiene una tabla de tarifas que indique el tamaio de la compatia y los costos aproximados? {{Cuintos das serén necesarios para la evaluacin y eudl es el costo de las ‘evaluaciones de seguimiento? + Cémo pueden sducirse los costos relacionados eon el viaje del auditor?180 Capitulo 5 La certicacion y la seleccién de un organismo de certifcacion ETAPAS EN EL PROCESO DE CERTIFICACION por Elizabeth Potts INTRODUCCION Este articulo describe el tiempo que debe esperarse durante el proceso de eetificacién. Sin importar el organismo de certificacién seleccionado, la certfieacién de ISO 9000 suele cconslar de las siguientes seis etapas basicas 1, Solicitud. Revision de la documentacién, Evaluacién previa Evaluacién, Centfiacién, 6. Supervisién. Este artculo también toma en consideracién el tiempo y los costes de la certiicacion, SISTEMAS DE ADMINISTRACION INTEGRADOS Cuando se publics Ia primera edicién del Manual ISO 9000, en cierta forma era menos ccomplicado tomar la decision de ceriicase en ISO, Fn Fstados Unidos se habian otorgado ‘menos de 200 certficados de ISO 9000, Las compaaias que buscaban la certificacién, la ‘mayoria de las voces, lo hacian por razones muy précticas, Podian permititse el Tujo de cncentrarse en cumplir con la norms ISO 9000, En 1996, el hecho de concentrarse en una sola norma puede ser un lyjo para la mayoria de las compaaias que opera en el mercado mundial, Las tes grandes (Chyler, Ford y General Motors) han establecido sus propios requisitos basados en ISO 9000 llamades QS-900Q (consulte el capitulo 15). La norma QS-9000 incluye todas las eldusulas de la norma ISQ 9001 (literalmente desde la 4, i hasta la 4.20). Sin embargo, aunque una compaitia implante <1 QS-9000 todavia esté obligada a cerifcarse en ISO 9000; para cumplir con los requsi tos es necesario satisfacer los requisites adicionales particulares del sector o de cada una de Jas compaifas automotrices, La sere de normas ISO 14000 para administracién ambiental, primas eereanas de la norma 1S0 9000, esta programada paraelterertrimestre de 1996, Adems de estas normas, se estin claboranda o se piensa elaborar otras normas de administracién complementarias, inluyen- do una norma para salud ocupacional y seguridad y otra para equipos médicos (consulte los capitulos 12 y 14 para mayor informacién sobre estos temas). Estas normas en desarrollo! adn otro nivel de complejdad a ls decisiones relacionads con la cerifieacin, Hiaciendo a un lado estas normas en desarollo, muchas compatias tendrn que afntar la posibilidad de cetiicarse en ISO 14040 ademis de ISO 9000, QS-9000 o quizis en todas ellas. Ahora las compass deben emprender la compleja tarea de integrar estos requisitosSeccién Ill El proceso de auditor y certiteacion 181 CERTIFICACION ISO 9000 aa iniciar el proceso de cetiicacién, la mayoria de los organismos de certficacién pide luna solicitud completa, algunas veces denominada contrato, La solicitud debe tener las siguientes caracteristicas + Definir los derechos y obligaciones de ambas partes + Bstablecer los derechos de acceso del organismo de cetificacién a las instalaciones ya la informacién necesara + Abordar la cuestion de la responsabilidad legal. Nota: Las compaaias que estén pensando en integrar a su sistema la cetificacion de ISO 14000 deben prestar especial atencién a los asuntos de confidencialidad y responsabilidad legal. {Enel capitulo 12 encontrar el lector una explicacion completa de los temas legales relacionados con la certficacién de ISO 14000.) + Definir la politica de confidencialidad y aconsejar a los clientes sobre su derecho de apelar una decisién y/o presentar una que. + Ofrecerinstrucciones para el uso del registro de cerifieacién y de las ealificaciones conrespondientes. + Defini las condiciones para dar por terminada la solicitud. Cémo elegir un organismo de certificacién Primero asegirese que el alcance de la areditacién del arganismo de ceriticacién abarque el negocio que se va a crtiicar. Existen diferentes metodologias para identficar el aleance aredi- lado de un organismo de ceriticacién, En Estados Unidos se emplea. os Cédigos dela Norma dd Clasticacion Industrial (Standard Industrial Classification, SIC). En Europa existe un siste- ‘ma de eddigo similar, la Nomenclature Generale des Activites Economiques Dan les Cormmunautes Europeenes, NACE (Nomenclatura General de las Actividades Econdmicas en las Comunida- des Furopeas), se emplea para definir el alcance operativo de los organismos de cerificacién, La definicén del alcance es esencial para el éxito de los esfuerzos de certficacién de una corganizacién, El organismo de corificacién debe estar dispuesto a trabajar junto con la organizacién para definir a amplitud de la cerlficaciGn y la manera de aleanvarla, Si no se conoce bien el aleance del proyecto, todos se veri afectados, desde la compaaia que busca la cetificacion hasta el mercado. Las compafias que también buscan eertifcarse en ‘QS-9000 descubririn que la definicién cuidadass del aleance permite al organismo de ccerlficacién auditar de una manera mas eficiente en relacién con el cumplimiento tanto de Ta norma ISO 9000 como de los requisitos QS-9000 empleando las directrices de la indus- ‘ria automotriz. Nora: Los organismos de cerificacién deben obtener acreditaciones sepa- radas para offecer auditors tanto en QS-9000 como en ISO 14000. Una compaaia que espera crear un programa de administacion de normas integradas y emplear al mismo “organismo de certfiacién, deberd seleecionarlo con sumo cuidado, ‘Los organismos de certficacién, como cualquier otra entidad empresarial, tienen diferentes politicas intemas. Por ejemplo, algunas politicas de estos organismos hacen difel el em-182 Capitulo 5 La certifcacion y la seleccién de un organismo de certifcacion pleo de dos diferentes organisms en las mismas instalaciones, Una politica restrictiva puede causar retrasos y costos adlicionales para una compafiia grande con funciones de Compras o disefio centralizadas que decida emplear mis de un organism de certificacién, Revision de la documentacién ‘Una vez que la solcitud esti completa y proporciona la informacién basica necesaria sobre el tamafo de la compafia, el alcance de sus operaciones y cl tiempo deseado para la certifcacién, es comin que el organism de certificacién solicite a la compatia la docu- ‘mentacién de su sistema de calidad La mayoria de los organismos de certfcacién estin interesados en, primero, revisar el ‘manual de calidad el cual describe el sistema de calidad existente, No es necesario que todos los procedimientos de la compatia aparezcen en el manual, slo que se les mencione. E] manual se compara con [a serie de normas ISO 9000 apropiada (o, en caso necesario, con los requisites QS-9000) para determinar si es adecuado o no. Algunos organismos de ‘ertficacion prefiren revisar la documentacion en las instalaciones. Sin embargo, el hecho de que el manual de calidad se revise fuera de las instalaciones (lo que prefiere Ia mayo~ ria de los organismos de certificacién) ahorra costos de viaje y hospedaje Los costos de esta revisién del manual deben analizarse desde el principio junto con las circunstancias que obligarian a una revision de seguimiento, Por ejemplo, sia compafia ‘agrega una instalacién adicional bajo el mismo sistema de calidad, algunos organismos de cettifeaciGn pueden solictar una segunda revisién. A menudo es necesario hacer nuevas revisiones a los manuales de calidad que han suffido muchas correcciones, Aunque no se espere que el manual de calidad defina de manera exhaustiva los pormenores Gel sistema de calidad de una organizacién, un manual efective proporcionara suficiente informacién como para permitir que el organismo de cerificacién determine si exise un sistema de calidad, A las compatias se les solicta describir la estructura del sistema de calidad y hacer referencia alos procedimientos de apoyo. Las preguntas que surgen en la revisin de la documentacién suclen refinar el aleance de la cerificacién y aseguran que la compafia establezca metas de certificacin realistas. Evaluacién previa La mayoria de los organismos de certficacién rocomienda 0 solicita una evaluacién previa de las instalaciones. Para algunos organismas, la evaluacién previa consiste en una evalua- ‘ein completa que determina estado vigente de las operaciones de una compan Para ‘otros, la evaluacién previa ayuda a planear la auditoria(cantidad de aualtores, dias necesa- ios por auditor) y sirve para determinar qué tan preparada esta la organizacién para una evaluacién completa, Para algunos organismos de cerificacién, ls evaluacidn previa signi fica una visita de ventas y un paseo por las inslalaciones pagados por el cliente Recuerde, no todas las compafias necestan de una evaluacién previa, pero todas deberian nalizar de manera euidadoss los beneficios que se derivan de ella. Desde hace alos existen {datos que indican que laevaluacign previa es la mejor manera de asegurar el éxito dela audi- toriainicial, Una evaluacin previa puede ideutiicar las principales defciencis del sistema de calidad (0 documentacién inadecuada) antes de la evaluacién completa. La evaluacién previa inerementaré las posibilidades de que la compafia aprucbe la evaluacién completa a la primera, Por otra pare, la evaluacién previa puede resallarel hecho de que una compa-‘Seccin Ill El proceso de ausltoria y certiicacion 183 nia esti preparada de mis. Por ejemplo, a evaluacién previa puede permitir a una compafia descubrir que Ia documentacién que preparé no es necesaria para la certificacin, Por limo, los eostos generales suelen reducrse gracias a la evaluacién previa. El organis- ‘mo de certificacién pudiera determinar que la aucitoria definitiva podré realizarse con un ‘equipo auditor mis pequefio o en menos dias. Sin embargo, sera la compatia la que tome la decision de llevar a cabo una evaluaciin previa, con base en su propio orden de aetivida- des y melas. La compatia debe tomar en consideracién que si el organismo de certificacién ‘necesita llevar cabo una evaluacién previa compleia del sistema de calidad, se nocesitaré oira evaluacién de cerficacién completa, lo que aumenta los gastos intemos y extemos, Por otra parte, existe una prictca de evaluacién previa universal entre todos fos organismos de cerificacion: Esti esrctamente prohbido dar servicios de consultria al cliente durante las celapas de evaluacién previa y de auditoria final. Lo que si se permite es evalua si el sistema de calidad y la documentacin del proveedorsatisfacen las requisitos de las normas ISO 9001, ISO ‘9002 0 180 9005 (o de QS-9000, en su caso), No abstate, el organsmo de cerificacién no puede dar un conseo irmportante ni gular ala compa en la implantacin del sistema de eaidad, Si es rnecesrio usted deberi conaar ls servicios de wn consultorextemo para que lo gle Es muy interesante observar que los tres grandes fabricantes de automéviles en Estados Unidos y otras empresas que apoyan la iniciativa QS-9000 han definido con claridad lo que significan las actividades de consultoria. Bajo estas replas, un onganismo de eertficaci6n 0 alguna organizacion relacionada que preste servicios de consultora no puede prestar servi- cios de eetificacion a la misma compa. Si se transgrede este limite, es posible que una ‘compania no pueda emplear los servicios del organismo de cetificacién de su eleccién. [Nota para las empresas que estén pensando en obtener Ia certficaciin de ISO 14000: L ‘etapa de evaluacién previa (revisién de la documentacién/evaluacin iniial) de una auditor ISO de 14000, es mis profinda que la revisién de documentacién correspondiente 2 una ‘evaluacién de ISO 9000, Serevisa el sistema de administracion ambiental de la organizacion, incluyendo sus impacios ambieniales definidos, y los resultados se emplean para plancar & fondo la etapa de evaluacién. Si desea mayor informacién, consulte el libro Implementing 1SO 14000 de Irwin, escrito por Tam Tibor con la colaboracién de Ira Feldman (1996). Evaluacién Completa La evaluacién completa se realiza después de que el organismo de cerificacién determina {que el sistema de calidad documentado de la compatia es conforme a Tos requisitos de la ‘norma de administracin del sistema de calidad elegida. Es comin que dos o tres auditores pasen de dos a cinco dias en las instalaciones de la compatia auditada, Le duracién de la aauditoria depende del tamaio de la compania y de la complejidad de sus operaciones. Resulla adecuado euestionar tna auditoria muy corta o muy larga, ‘Los tres grandes de la industria aulomotsiz de Estados Unidos, han tratado de normalizar feste proceso al hacer una clara definicién de la duracién de las auditorias de QS-9000 ‘mediante las interpretaciones sancionadas del Grupo Internacional del Sector Automotriz (international Auto Sector Group, IASG). Estas auditorias suclen necesitar 30 por ciento ras que una auditoria similar de ISO 9000. Antes de ineiar la autora, los organismos de eertificacin realizar una reunién de aperture con los ditectivos de la compahiay soictan se nombre a quienes van a acompaar al autor. Al final del cilo de auditoria, se realiza una reunién de cierre para comnicar ala direccién sobre las deficiencis encontradas en el sistema de calidad. Con frecuencia, los organisms de184 Capitulo 5 La certiicacién y a seleccién de un organismo de certficacion ceniticacién entregan un informe final que contiene las recomendaciones del equipo autor. Algunas de las recomendaciones son obligatorias, pero olras exigen una revision y disposi dn intemas mis profundas por parte del organismo de certificacién. El cliente debe entender perfectamente las implicaciones de las recomendaciones del equipo auditor Durante la auditoria, la mayoria de los organismos de cerificacién hacen una revisién lari de los hallazgos junto con el cliente. Fs posible que este lkimo desee responder una Udficiencia determinada y no debe eximie de expresar su opinin respecto a la validez de Jos hallazgos. Sin embargo, en la mayoria de los casos, se informara sobre todas las eficiencias encontradss, inclusive si se retifican durante ia auditoria. Los auditores tam- bin se entrevistarn con todas los niveles de personal de la compafia para asegurarse que cl sistema de calidad estéimplantado por completo tal eomo se documenta en el manual de calidad y en los proveditmientas de apoyo. Nota sobre las cudlitorias de QS-9000: En el caso de las auditorias de QS-9000, el organis- ‘mo de certificacin realizaré la evaluacién de acuerdo con lo estipulado en el Apéndice B del Cdigo de prictica. Certificacion Las auditors pueden tener tes resultados posibles: aprobacién, aprobacién condicionada fo provisional, y desaprobacida, Aprobacién ‘Una compania pucde esperar certficarse cuando ha implantado todos los elementos de ISO 9001, 1S0 9002 o ISO 9003 (0 QS-B000 9 ISO 14000, en su caso) y durante la audito- ria s6lo se encontraron deficiencias menores, Dehe sefialarse que todas las deficiencias eben solucionarse antes de emitir el certificado de QS-9000, Aprobacién condicionada o provisional ‘Una compatia se cetificeré ya sea de manera condicionada o provisional s + Ha trabajado en todos los elementos de la norma y cuenta con sistemas documentados, pero no los ha implantado por completo. + Muchas deficiencias detectadas en umn drea en particular macstran una tendencia negatva sistematica La aprobacién condicionada obliga a la compafia a responder a cualquier deficiencia tencontrada en el iempo que determine el organism de eerificacién. Este puede oplar por evar a cabo una nueva evaluacién en las instalaciones de la compaaa o aceptar las acciones correctivas por escrito y, en las subsccuentes visitas de supervision, revisar que stas se hayan levado a cabo, Desaprobacion La ikima posibilidad es la desaprobacin, que se presenta con frecuencia cuando el sistema de calidad de una compania esté bien documentado pero no implantado, o cuando no se he ttabajado en todos los elementos de Ia noms, que son: control de diseio, auditorias intemas,Seccién Ill proceso de audtoriay certiicacion 185 acciones correctivas y control de procesos. Deberiabastar con una revisin exhaustiva de la ‘documentacién o una evaluacién previa profunda para identifica cualquier problema antes de Ja auditor final. Una vez ditaminads la desaprobacién, se necesita otra nueva evaluacion cextensa para que el organismo de cetiticacién emita ef documento de certficacién ‘Cuando la compatia aprucha la certifcacin, se le entrega un eertficado y se le anotaen un registro o directorio publicado por el organismo de cerifieacién u otra organizacién. (La ‘empresa Irwin Professional Publishing publica un directorio muy extenso de las compafias certfieadas en ISO 9000). Asi mismo, la compaitia debe recibir indicaciones sobre cl ‘empleo del certficado de ISO 9000 y los méritas de calidad correspondientes. El cliente lambign debe conocer las poitcas del organismo de eertificacién respecto a la publieacién de Ia certificacion, incluyendo las aeciones que se emprenden cuando se quite retira la cenificacién, Supervisién Es importante que la compaitia conozea Ia duracién o validez de la certificacién, Algunos ‘organismos de cerifieacin offecen certifcades que tienen validez indefinida, siempre y ‘cuando la compafia Salga bien librada de las constanes Visitas de supervisién. Owrs ofrecer cetfcados vilides por un periodo de tiempo definido, por ejemplo, tes © cuatro alos. La mayoria de los organismos de cetificacin realiza supervisiones anuales © semianuales. El cliente dobe entender claramente las politicas de supervision del organismo de cetfica- ‘ién, Algunos organismos de cetifiacion llevan a cabo una nueva evaluacién completa al final del periodo de validez de la certficacién, en cambio, otros evan a cabo una evaluacién ‘menos profinda que es mis bien una supervisién que una auditoria completa, Los programas de supervisiin semestral, pocas veces implican una nueva evaluacién completa al concur la validez de la certficacién. En cambio, si la auditoria de supervision se leva a cabo cada ao, ‘cuando expire el certficado seré necesaria una nueva evaluacién completa, Las compafias ‘que deseen cup los requistos de la norma QS-9000, deben tomar en cuenla que los {abricantes de automviles han adopiado la politica de supervisiones semestales. Las visitas de supervision estin disefadas para verifcar que el sistema de calidad previa- ‘mente demosirado siga en pie, Las auditorias de calidad intemas (estableidas por ls norma 1S0 9001, en Ia elfusuls 4.17) y la revision que realiza la direecion (establecida por la ‘norma ISO 9001 en Ia subeliusula 4.1.3, son los mecanismos que dirigen este proceso. (Si desea mayor informacién sobre el proceso de auditoria, consulte el capitulo 6) Sin embargo, la documentacién rigurose y la utilizacin del sistema de calidad en funcio- nes, no deberian inhibir el mejoramiento continuo. Es importante que se realicen cambios tendientes al mejoramiento continuo, pero cualquier cambio en el sistema de calidad debe documentarse de manera especifca y lal vez sea necesario informar del mismo al organis- ‘mo de certficacién, Alguos de estos organismos exigen que se les comuniquen todos los cambios importantes en el sistema de calidad, mientras que otros soliitan que el cliente les informe de cualquier cambio, mayor © menor. El cliente debe conocer a Ta perfeccién las, ppolidcas del organismo de ceniffeacién a este respecto y los profundos impactos que poubian reflejrse en la conservacion de la eertificacién De mucv, las compatias que descen cumplir fos requisitos de QS-91100 deben tomar nota de ‘que el organismo de certifcacién esti abligado a identiicar oportunidades de mejoramiento