Uso correcto del correo electrónico

Ventajas
™ Se puede enviar en cualquier momento, a cualquier lugar y el destinatario puede leerlo
cuando quiera.
™ Se puede enviar el mismo mensaje a varios destinatarios.
™ Se pueden reenviar documentos y los destinatarios pueden editarlos y devolver versiones
revisadas.
™ Se ahorra tiempo. Es rápido, no tarda más que unos minutos en ser recibidos.

Recuerde
™ Que debe contener toda la información, debe resumir el mensaje con claridad, debe tener
un lenguaje descriptivo, claro y breve porque los destinatarios tienden a ignorar los
mensajes largos. Por eso, coloque la información más importante al comienzo de la frase,
tratando de que cada frase aporte información para que el receptor entienda y no adivine.

™ Que el correo electrónico es un “mundo sin caras” donde los gestos, la voz, el tono están
ausentes. Por ello, evite frases ambiguas y no escriba nada que no sería capaz de decir en
público.

™ Que todo correo electrónico debe tener una frase de “título electrónica” o “asunto” porque
resume el tema y el contenido del mensaje. El destinatario es lo primero que ve en su
bandeja de entrada.

™ Que no es conveniente escribir todo en mayúsculas. En Internet escribir en

MAYÚSCULAS equivale a estar gritando. Si es necesario enfatizar una palabra, se
aconseja utilizar “comillas” –guiones o *asteriscos*.

™ Que la estructura de un correo virtual es la misma que la de una carta. Por ello, el
“saludo” al empezar y al terminar forma parte de las buenas costumbres que deben
imperar en la red.

™ Que si bien el correo electrónico consigue la inmediatez propia de la comunicación oral,

no es la mejor opción para recibir respuestas inmediatas. Opte por un llamado telefónico
o un encuentro en los siguientes casos:
a) Ante un mensaje extremadamente importante o confidencial.
b) Ante noticias desagradables.

™ Que al enviar un e-mail se deben respetar normas de diagramación igual que en una carta
normal: la cabecera, un cuerpo y un pie.

Cabecera: contiene el nombre y dirección del destinatario y de todo aquel que vaya a
recibir una copia. También se incluye el asunto del mensaje. De la frase que coloque
dependerá que el usuario abra o no el correo.

Cuerpo: contiene el mensaje en sí.

- Si bien este tipo de texto acepta un tono más informal, recuerde que al ser una
herramienta de trabajo nunca debe ser escrito en un tono familiar.
- Observe atentamente las faltas de ortografía o la mala redacción, no hacerlo es un
indicador de falta de interés para el receptor del mensaje.
- Escriba un texto claro y prolijo con la menor cantidad de palabras posibles.
- Separe los párrafos con un renglón en blanco sobre todo si el mensaje es largo porque
al leerlos en pantalla proporciona una lectura más ágil y prolija.
 Pie: se incluyen los datos del remitente.

™ Que al enviar un correo electrónico es conveniente, antes de empezar a escribir, hacerse

las mismas preguntas que se haría ante cualquier otro tipo de comunicación escrita :

1. ¿Cuál es el motivo del mensaje?

2. ¿Quiénes son los destinatarios del mensaje?

3. ¿Qué se quiere obtener con el mensaje?

4. ¿Por qué debería interesarle al lector el mensaje?

No olvide
Que el correo electrónico es una poderosa herramienta de intercambio escrito que todos
tienen la obligación de saber manejar. La “netiqueta” (net + etiqueta: “net” es “red” en
inglés) o etiqueta en la red son las normas de protocolo que apuntan a preservar los buenos
modales digitales donde difundir datos de terceros y escatimar información son rasgos de
mala educación.