Roles de informacién. Se ocupan especificamente de la circulacién de la comunicaci6n. El rol de recepcion de informacién es vital alos efectos de mantener un monitoreo y seguimiento de las diversas tareas realizadas a nivel de los distintos subsistemas. Su ‘Punto basico es que el gestor debe definir cuales son los indicadores pertinentes de calidad que le permitiran relevar informacién estratégica para retroaliment f S ar la toma de decisiones, corregir o ratificar rumbos, acortar 0 atrasar plazos, £l rol de difusor es central en la comunicar periédicamente tanto el horizonte hacia el cual se encamin: través de conocimiento de la g| perspectiva amplia de la situacién; | delas circunstancias. gestién educativa ya que supone estado actual del sistema como el ‘a. Permite integrar a las Personas a lobalidad del sistema; les da una les permite ir mas alla dela. casuistica, Asu vez, es de gran relevancia el rol de transmisi6n de informacién que el gestor, realiza en ambitos de coordinacién mas g Consejo Federal. Pero también el gestor medida en que integra comisiones de e én las que se intenta definir politicas educativas. Encontramos aqui traducido explicitamente el caracter vinculante de la comunicacién: el gestor portavoz compromete ala organizacion. 0s roles de comunicacion: Cambios y nuevos énfasi Lapropuesta de Mintzberg tiene particular interés porque a partir de él se han realizado diversas investigaciones posteriores identificando tanto las similitudes como las diferencias con que los altos oe desempefian esos roles. Varias investigaciones han puesto - Pers p importancia que ellos tienen como comunicadores del Fa no aa empresa y no solamente de datos y directivas. coy oe Pee dos en Palomares (1994), en una investigaci6n sobre los a oes materia de hile, mostré que el cambio mas importante se er ocupa entre un 20 Toles de informacion. La difusion de comunicaciones aS de grandes un 50% del tiempo de los altos gerentes Yeon global a la gents Organizaciones y estd dedicado: “a dar i for at ES eloouer te a Sobre la situacién de la empresa en e : "Hace te: ion ra alto geren?: ajar en funcl respecto la siguiente reflexion dada a tenia que trabalar F la No era relevante informar porque |a 9} Escaneado con CamScanner Portavoz. Tiene que ver con la como representante ejecutivo, jenerales como, por ejemplo, el r desempefia estos roles en la ducacién, locales o provinciales,lente técnica le ordenaba. Hemos tenido que pasar de una & ae ee autocrdtica a una participativa. Y eso significa cambiar ai m tralmente el nivel de informacién. Esto Significa que la gente tiene ausreetar bien informada, tener conocimiento de informacién que antes sélo la sabfan los jefes” (Palomares, 1994:200). La reunion de trabajo #} La reunién de trabajo es un espacio de comunicacién apto para desarrollar la transformacién de viejas culturas, utilizando Nuevas practicas y roles orientados a potenciar el trabajo en red, la colaboracién, laargumentaci6n y el compromiso para la accion coordinada. Una reunién puede ser la expresién de distintas prdcticas de comunicaci6n: el grupo de consulta, el grupo impulsor, el encuentro general, el congreso o el gabinete asesor. Es el espacio por excelencia de comunicacién directa, interactiva, de generacién y recepcién, donde Se ponen en juego roles de cabeza visible, de difusor, de monitor receptor, de movilizador, de decisor. La comunicacién oral es la relaci6n basica en la reuni6n. Por ello se debe tener en cuenta que las h iclente complementar el mensaje oral con el len » el verbal con el visual. |. La utilizacién de diferentes ar la atencién, a delimitar, a Escaneado con CamScannerYY comunicacton se constituye en ta medics spa een liberados de lo que Habormas Heed € accion’. Para ello los /paricipenies do una reunion deben tener la certeza de que no seran intettumpidos, dosconcenttados, ete. Ny segue tes to eoveneh oxigen Proparacion. Al ser instancias wescond ye SNES \écnica Y simbolica, las reuniones no ueden ser libradas al azar, sino que deben ser cuidadosamonte preparadas y conducidas. que hablantes y S Urge de Elmanejo del tlempo on la comunicacidn es muy importante, La reunion debe tener un tiempo de comienzo y uno de finalizacion, conocidos de antemano. El esfuerzo de una comunicacidn reciproca tr pasa también por la sintesis. La eficacia se eficiencia. ansparente consttuye también con Definir para qué se reune el equipo es el primer paso. Por lo tanto, antes de convocar a una reunidn es conveniente plantearse si ella es realmente util y sies reemplazable por otra modalidad de comunicacién. El disefo previo de una reunion incluye la convocatoria, la agenday los roles. Disefar una reunién es determinar los elementos basicos que condicionan el tipo de reuni6n a desarrollar, los estilos de convocatotia y las siguientes fases a llevar a cabo. 4 Qué objetivos y resultados se esperan de esta comunicacién? En términos generales se puede esperar de una reunidn: transmitir o informar, recoger informacion, intercambiar o de-liberar, estudio o puesta al dia, asequrar la vida del equipo, red o instituci6n, y para cada una de estas expectativas variara el estilo de reunion a realizar y sus caracteristicas. Una vez definidos los Objetivos, es conveniente plasmarlos en un plan de trabajo o agenda, & fin de establecer un primer nivel de concrecién de los mismos & it definiendo un orden tematico y tiempos necesarios para cada item, Laldentiticacion del perfil La identificacién del perfil de los participantes es importante pn el desarrollo de la reunién y depende de los abjetives propuestos la Consideracién del numero de participantes constituy> fa “ondicionante basico de la actividad a desarrollar, ya que Sa en ta "Upo incidira en el tipo de dinamica comunicativa que ein de los "eunién, en las posibilidades de expresion Y particips eee eG» Escaneado con CamScanneri i romunicaci6n que sord posible ontablar ent Sis! as, en ol tipo de come al ¢ I Sioa yee el animador y on las técnicas quo sord necosario utilizar Para lograr los objetiv PCM CHM lms Coline Marl Fasten ¢ realizar! elemento menor, ya que @l cision del lugar donde realizarla, no es un ¢ Le ec nae atmudyfera en que transeurrins lavowstan l espacio de indar un encuadre motivador y confortable; debe &tar g Bios coaicioen no ofrecer interferencias y cumplir con ciertay condiciones de accesibilidad, comodidad © intimidad. Com Tend también el mobiliario a utilizar, como los asientos (Posibilitando a ubicacién de diferentes maneras) y la oportunidad de utilizar Materiales auxiliares (pantallas, por ejemplo) y, por lo tanto, disponer de Suficiente espacio en el lugar para movilizar esos elementos. Laconvocatoria anticipa una agenda. Cuando se envia, lan brinda seguridad, se despierta expectativas. Anticipar | Conlleva un sentido de eficacia en el logro de los objetivos Propuestos, Ey ella se juega buena parte del éxito de la reunién y debe tenerse en Cuenta que ella comienza antes del encuentro fisico entre los Partici Otificacign ‘agenda a desarrollar, cumpliendo también con Ciertos requisitos Debe realizarse con suficiente anticipacién, aunque no de Masiada, a fin de evitar que los Participantes la olviden, Toda reunién supone un encuadre comunicador. Al comenzar formalmente la reunidn, se realiza un encuadre de la actividad, en el cud Se presenta el tema basico de la reunién, se fijan los objetivos y se definen los Métodos de trabajo. EI i S, quién puede hablar con quién y Sule instancia técnicas de presentacion © na y Colaboran ala integracion er Participates: “lluvia de ideas’, “presentacién por parejas’, “telaran® ‘Philips 66”, etcétera, El desarrollo dela reunion Cabeza visib|, centivar a | : ; rtavoe | exige roles de lider, monitor, porter, 6 e. Esto es una responsabilidad del gestor, ie ideas | 0s Participantes €xpresarse, a_sintetizar Escaneado con CamScannergas Y 2 ayudar al grupo a superar los bloqueos ( oud 8S. Gresiones. trayectoria en circulos, e ). Supone respe’ paecttveS “opuestas y coordinar los esfuerzos: debe. por tanto. pansies lo planificado pero ser lo suficientemente flexible como pa ee eonat los emergentes y las creaciones grupales. Para lograr un prov desarrollo de la reunion, conviene asegurar el ejercicio de a et orentes roles de conduccién como los de coordinador. secretario y pains El coordinador o animador es quien tiene que facilitar la buena de la reunion; debe buscar la unidad dentro de la diversidad y famentar el consenso y la cohesion del equipo, proponiendo métodes y sgonicas para el desarrollo productivo de ideas y del trabajo en co segura el uso de un lenguaje comun, evita el monopolio de la palab ayuda al grupo a progresar en su marcha, evitando las desviaciones y respetando los tiempos fijados. Para la reformulacién de intervenciones puede anotar las ideas principales a fin de i i lg produccion del grupo, utilizando medios materiales au pizarras, papeldgraios, etcetera. Elespacio de vomunicacion tiene un cierre formal. Este ser claro y debe mostrar el compromiso adopiado en el este motivo es importante atender la fase de final ion. Si importancia a este aspecto, reuniones productivas pueden ser vi como fracasos debido al caracter diluido de su finalizacion. Co el esfuerzo de arribar a conclusiones y elaborar una nueva agen vez que fijar proximas reuniones a fin de mantener la concienci colaboracién para el trabajo colectivo. De esta manera. Seguira existiendo mas alla de la duracién del encuentro fisico entre sus Participantes. La conclusion de la reunion es un compromiso de accion logrado €n la comunicacién. Supone realizar una sintesis breve. ordenada y Clara que pueda ser verificada por el grupo. Ademas de plasmar Productos conviene analizar el comportamiento del grupo a fin de ten: €n cuenta las satisfacciones e insatisfacciones que acompafian 2 fo Producido; esto supone la realizacin de una evaluacién con todes ies integrantes. La evaluacién posterior del equipo organizader puede Constituir otra fase de la reunion; esta referida a la valoracion de S feunién en relacién con el cumplimiento de objetives y resutaces logrados, asi como de los procesos grupales de particpacc’ Motivacién y comunicacién. a eG» Escaneado con CamScanner