SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

CASO DISTRIMAY

NEYLA ALEJANDRA CARRILLO RAMÍREZ

Evidencia
Estudio de Caso “Distrimay”

ANTECEDENTES DEL PROBLEMA

Hace aproximadamente 25 años en Colombia los sistemas informáticos no
estaban contemplados como temas prioritarios para el desarrollo y la
competitividad de los empresarios o comerciantes medianos de nuestro país. Por
lo tanto, no se incluían como un rubro dentro del presupuesto anual de inversión,
ya que en ese entonces los costos de desarrollo e implementación de sistemas
requerían de inversiones importantes. Solo las grandes empresas tenían el
privilegio de sistematizar los procesos administrativos, de ventas y producción.
Esto redunda en mejoras sustanciales en los procesos con un gran impacto en los
resultados finales de la gestión. Por lo tanto, las mayores posibilidades de acceder
a nuevas tecnologías las hacía cada vez más competitivas en comparación con el
resto. Hoy, luego de más de veinticinco años, el panorama ha cambiado. Es
mucho más accesible para el pequeño empresario contar con tecnología que le
permita reducir la brecha competitiva que lo separa de la gran empresa.
Sistematizar la administración de una empresa significa por ejemplo contar con
herramientas que permitan gestionar inventarios, cuentas corrientes de clientes,
proveedores, registrar las compras y las ventas, llevar libros de caja y banco,
emitir reportes y listados para la liquidación de impuestos y más.
La Mayoritaria “Distrimay” es una empresa mediana ubicada en “Centro de
Abastos” de la ciudad de Bucaramanga, dedicada a la venta de abarrotes de
primera necesidad, ella misma comercializa los productos a nivel local y regional,
buscando alcanzar la plena aceptación y fidelización de sus clientes.
La Mayoritaria “Distrimay” es una empresa mediana, el propietario, administra el
negocio llevando todas las operaciones financieras y administrativas,
prácticamente se evidencia una contabilidad de bolsillo y solo le basta con algunas
anotaciones, de esta manera ha sido manejada y orientada su actividad productiva
por muchos años, sin desconocer que no le ha ido nada mal con este recurso.
Pero también es cierto que cuando necesita tener un reporte de cuánto vendió en
el día, se pasa buen tiempo haciéndolos cálculos, que por cierto no son exactos,
además a medida que la empresa crece ya no puede almacenar toda la
información en la cabeza, por la cantidad de productos que posee en el punto de
venta y bodega, sin embargo, trata de mantener un control sobre todas las
actividades más importantes, como son: vender, cobrar, comprar, pagar
proveedores, impuestos al Estado. muy seguramente cuenta con una base mucho
más sólida de información para seguir llevando los números en su cabeza, pero
con una reducción importante del trabajo operativo necesario para obtener dichos
 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
CASO DISTRIMAY

números.

Actualmente, el propietario no cuenta con un Sistema Contable, y por su manejo

tan limitado y deficiente, no permite concluir satisfactoriamente los procesos, es
por ello que la mayoría de estos se vienen realizando en forma manual, el cual
implica disponer de mayor tiempo de llevarlo a cabo. Otro punto a tener en cuenta
es que no hay un control estricto del inventario, una presentación ante la DIAN, de
la información financiera a tiempo, provocando pérdidas y sanciones económicas
a la empresa.
Todo lo mencionado conlleva a una deficiente gestión de información comercial,
disminuyendo su competitividad. Por tanto, contar con un sistema informático para
mejorar todos los procesos en la empresa “Distrimay” significa reducir las tareas
de ingreso y registro de las operaciones al mínimo necesario, reducir errores,
eliminar la duplicación de tareas, generar listados e información útil para mejorar la
toma de decisiones comerciales, económicas y financieras con relación al negocio
y aumentar los controles.

El propietario está decidido a contratar a una persona o empresa idónea y

capacitada en esta área, se dispone a consultar por diferentes medios, con quién
puede contratar este servicio y de acuerdo a las recomendaciones de sus
conocidos, decide llamar al Tecnólogo llamado “Analista” y acordó una fecha y
hora para una entrevista.

OBJETIVO

Empezar a ser parte del público beneficiario de las TIC’s así como alentar y ser
incentivo al mejoramiento de su propio bienestar de forma contable, ya que el
objetivo de este proyecto es enmarcar un sistema de información que permita en
tiempo real el registro de facturas a una base de datos, y la implementación de un
software que pueda facilitar el área contable de la empresa, puesto que nunca se
ha realizado ningún tipo de inventario, seguimiento ni nada relacionado con el área
comercial del negocio, queriendo así aumentar la productividad, verificar
ganancias, potenciar la empresa, consolidando el servicio de manera eficiente
para los dueños de la compañía y para los que deben realizar facturas, reclamos y
proveedores, siendo así los principales beneficiarios los que lo usaran con
frecuencia.
 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
CASO DISTRIMAY

RECURSOS
Al tratarse de un aplicativo, el servicio prestado no requiere de una inversión
grande en infraestructura pues el soporte general de la aplicación estará en la
nube. Se requerirá únicamente de un local u oficina con acceso a internet en el
que se realizará el control de la operación diaria de la aplicación, así como el
soporte técnico de la misma. Se busca que este inmueble sea lo más económico
posible, sin descuidar los requerimientos técnicos mínimos que se necesitan.

ESTRATEGÍA

Se busca crear un software, que así mismo presente una aplicación que le brinde
al cliente un monitoreo en tiempo real del inventario disponible en Bodega en la
empresa DISTRIMAY. Complementario a esto, se contará el aplicativo en cada
computador de cajas, con el fin de que las personas que atiendan el rol de cajeros
puedan acceder para registrar facturas y verificar precios e inventario. El software
diseñado tanto para la información contable, como para registros de cualquier tipo,
cuenta con algunos de los siguientes beneficios.

- Sumatoria de la tarifa total a pagar en caso de que el usuario opte no llevar todo lo
que lleva en su carrito.

- Sistema de pago, el cual, en el caso del aplicativo móvil, arrojará un código QR

que el usuario escaneará, quedando registrado tanto el pago como el pago
efectivo del bien que desee llevar.

Por su parte, se implementarán varios dispositivos que ayuden a tener una

comunicación efectiva entre la aplicación y el controlador principal del programa.
En este orden de ideas, se instalarán software en cada una de las cajas y
supermercados adscritos que cubre la aplicación, con el fin de monitorear la
entrada y salida de dinero y dar soporte del cupo del dinero disponible que se
tiene.

NORMA ISO 14001

Teniendo en cuenta que el proyecto tiene un impacto positivo, dados los aspectos
sociales y culturales mencionados anteriormente, se crearán “políticas de
concientización ambiental” y seguridad ambiental, esto con el fin de dar
cumplimiento a algunas disposiciones aplicables de la norma ISO 14001, estas
políticas de concientización ambiental serán mostradas mediante un espacio en
las pantallas informativas y del aplicativo. La empresa proporcionara los recursos
necesarios para asignar una persona (gestor ambiental) que verifique, capacite,
informe, estudie acciones preventivas y de ser necesario modifique o agregue
 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
CASO DISTRIMAY

normas a las normativas creadas, también la empresa proporcionara un espacio

para almacenar la información recopilada de las actividades del gestor ambiental,
donde se organice y no se pueda alterar dicha información.
Específicamente respecto a las políticas de seguridad ambiental, se monitorearán
las variables eléctricas, algunas disposiciones físicas (posición) y deterioro de los
enseres físicos buscando la manera de prevenir emergencias o accidentes que
perturben el medio ambiente y la salud de las personas que usan la app y que se
acercan a comprar o proveer.

MATRIZ DE MARCO LÓGICO

JERARQUÍA DE FUENTES DE
METAS INDICADORES SUPUESTOS
OBJETIVOS VERIFICACIÓN

FIN Aumento en Deficiencia en Información física Aumento de

calidad y cobertura almacenamiento y de talonarios e ventas,
de información de orden de informes. disminución del
datos contables de información orden y por ende
DISTRIMAY problemas con la
DIAN.

PROPÓSITO Contribuir a Verificación de Revisar Que la empresa de

mejorar la calidad documentos para documentos DISTRIMAY esté
de información gestionar un área existentes para dispuesta a
contable de la contable. elaborar informes mejorar su
empresa y una base de estructura.
DISTRIMAY, de datos.
manera que la
eficiencia se vea
reflejada en tiempo
y dinero.

COMPONENTES Incentivar el uso Aumento de número Datos estadísticos Incertidumbre del

de un sistema de de personas que sobre los estados usuario al no
información que tendrán acceso a la financieros de conocer la manera
permita la información. DISTRIMAY. de usar la
eficiencia de los aplicación y el
procesos software.
contables de
DISTRIMAY.

ACTIVIDADES A1- Creación de Personas Reporte de Interfaz de uso fácil

una aplicación de conectadas a través conexiones de la para cualquier
 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
CASO DISTRIMAY

monitoreo de de la aplicación y aplicación. usuario, rapidez de

facturas en tiempo software. la aplicación.
real. Rápida velocidad
de reporte de
A2- Instalación de Informe del
facturación e
software en los Cantidad de encargado de su
inventario.
computadores y aplicativos desarrollo e
cajas de la instalados. instalación. Implementarlo en
empresa. la mayor cantidad
de sucursales sin
A3- Creación de poner en riesgo la
Base de datos y
facturas información
Cantidad de reportes de
electrónicas. alojada.
personas que facturación e
ingresan y salen del inventario.
sistema.
Tener la mayor
DIAN. cantidad posible de
A4- Crear una
La cantidad de facturas y reportes
base de datos
información inscrita registrados.
actualizable de la
información en la base de datos.
contable.

PROMOCIÓN

Para promocionar nuestra nueva aplicación e incentivar la visita a DISTRIMAY,

tendremos en cuenta dos estrategias las cuales son: Atracción y osadía.

Estrategia de atracción: En esta estrategia optamos por utilizar el mercado de

internet y eventos. El internet es hoy en día es uno de los medios de comunicación
con mayor uso, en el área de mercadeo ha aventajado a los medios tradicionales
(televisión, prensa, radio, etc.) por esta razón utilizaremos la implementación de un
portal web de DISTRIMAY donde se dé a conocer la empresa brindando
información detallada para que la visiten y podamos servir como distribuidor, de
esta forma aumentar las ventas y así tener un mayor uso del software que
empezamos a ejecutar.

Estrategia de osadía: En esta estrategia optamos ser osados y utilizar

intermediarios que nos ayuden con la promoción comercial. Incursionaremos con
una nueva forma tecnológica para controlar las ventas, por lo que utilizaremos
publicidad informativa; con esta daremos a conocer DISTRIMAY, mostrando sus
características y beneficios de comprar allí. Respecto a la promoción comercial
también utilizaremos publicidad en exteriores (espacios públicos).
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
CASO DISTRIMAY