TECNOLOGO EN GESTION CONTABLE Y DE

INFORMACION FINANCIERA Fecha:

Noviembre
APLICACIÓN DE LA NORMATIVA CONTABLE, TRIBUTARIA, LABORAL, de 2020
COMERCIAL Y FINANCIERA, A TRAVÉS DE UNA EMPRESA DIDÁCTICA
Y/O DEL SECTOR PRODUCTIVO

MATERIAL DE APOYO
DOCUMENTOS COMERCIALES
GENERALIDADES

1. CONCEPTO:

Los documentos comerciales son los comprobantes o constancias de los hechos económicos
llevados a cabo por las empresas, son comprobantes de transacciones comerciales y/o
financieras, emitidos por los comerciantes o las empresas.

➢ OTROS CONCEPTOS
Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en
los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad
mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizados y las disposiciones de
la ley

➢ Los documentos comerciales son constancias escritas originadas por una transacción
mercantil tendientes a establecer las relaciones que existen entre las partes
intervinientes, en sus fases, y las obligaciones emergentes de las mismas, y que
desde el punto de vista contable sirven en base para la anotación en los libros o
requisitos de contabilidad.
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OBLIGADOS A EMITIR DOCUMENTOS COMERCIALES:

A. Quienes comercializan cosas muebles.
B. Quienes comercializan o prestan servicios.
C. Quienes se dedican a la locación de bienes.

2. IMPORTANCIA DE LOS DOCUMENTOS COMERCIALES

Su misión es importante ya que en ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes
que intervienen en una determinada operación. También ayudan a demostrar la realización
de alguna acción comercial y por ende son el elemento fundamental para la contabilización
de tales acciones.

Finalmente estos documentos permiten controlar las operaciones practicadas por la empresa
o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad

La misión que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia, conforme

surge de lo siguiente:

➢ En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una
determinada operación, o sea sus derechos y obligaciones.
➢ Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los actos
de comercio
➢ Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de dichas
operaciones.
➢ Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la
comprobación de los asientos de contabilidad.

La importancia de los documentos radica en la función que cumple:

Función contable: proporciona a la Teneduría de Libros los datos necesarios para

efectuar las registraciones contables.

Función de control: permite individualizar a las personas que intervienen en las

negociaciones, estableciendo sus responsabilidades.

Función jurídica: es un medio de prueba escrita de las transacciones efectuadas y de

sus correspondientes registraciones en los libros de Contabilidad

Función impositiva: los comprobantes contables cumplen la función no solo de

demostrar lo que expresan los libros, sino también la de justificar lo manifestado en las
declaraciones juradas, y al mismo tiempo para facilitar la fiscalización que se realiza
mediante las inspecciones.
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3. CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS COMERCIALES

Los Documentos comerciales se clasifican en tres (3) grupos:

1. SOPORTES CONTABLES
Los que generan un hecho económico

2. SOPORTES NO CONTABLES
Los que no generan un hecho económico
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3. TITULOS VALORES
Son los documentos que certifican un derecho

SOPORTES CONTABLES
Son los documentos que se generan a partir de una transacción por lo cual genera un
hecho contable del que se debe tener registro. (Factura, comprobante de ingreso,
comprobante de egreso, nota debito, nota crédito, recibo de caja, etc)

Se dividen en
• Los comprobantes internos son los documentos emitidos en la empresa que pueden
entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos
por cobranzas, presupuestos, vales.
• Los comprobantes externos son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego
recibidos y conservados en la empresa. Ej.: facturas de compras, recibos de pagos
efectuados, etc.

SOPORTES NO CONTABLES

No se genera un hecho económico puesto que no hay movimiento de dinero, son los
documentos que se generan en la empresa a manera de información.
.
TITULOS VALORES
Son documentos en los que consta una obligación o un derecho que se pueden convertir
en dinero efectivo.
Los títulos valores son una creación propia del derecho mercantil, de enorme
trascendencia en el mundo de los negocios y la vida diaria de las personas.
Constituyen el instrumento eficaz y perfecto de movilización de la riqueza y de circulación
de los créditos y, como tales, encuentran general aplicación en el campo de las relaciones
privadas, asumiendo cada vez mayor importancia”.
Articulo 619 co.co. Los títulos valores son documentos necesarios para legitimar el
ejercicio del derecho literal y autónomo que en ellos se incorpora, pueden ser de
contenido crediticio, corporativo o de participación y de tradición o representativo de
mercancías.
Los títulos valores deberán llenar los siguientes requisitos:
✓ La mención del derecho que en el título se incorpora.
✓ La firma de quién lo crea.
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OTRAS FORMAS DE CLASIFICAR LOS DOCUMENTOS COMERCIALES

❖ Según su función económica

✓ Negociables
✓ No negociables
• Contables
• No contables

✓ Documentos Comerciales Negociables

Son aquellos que poseen un valor comercial dado que se atribuye un derecho o un
deber ante un tercer ente.
Son básicamente los títulos valores y estos se dividen en:
• Instrumentos: Son documentos titulo valor en los que se da constancia de un
derecho o un deber adquirido, normalmente para soportar deudas. (Pagaré,
letra de cambio, factura cambiaria, cheque)
• Valores: Son documentos que acreditan inversiones en propiedades tanto
públicas como privadas. (Bonos, acciones, certificados de depósito, etc

✓ Documentos Comerciales No Negociables

Sirven de información sobre cualquier transacción comercial y suministran los datos
para su registro contable no tienen carácter negociable. Entre estos tenemos:

• Documentos informativos: cotización, pedidos, remisión, tarjeta kardex,

• Documentos soportes : Factura comercial, recibos de caja menor,
comprobantes de ingreso, comprobantes de consignación, nota debito, nota
crédito.
.
❖ Según su función Administrativa
✓ Informativos
Son aquellos cuya función es administrativa y sirven para informar sobre las
condiciones de una transacción comercial y son: la cotización, pedido, remisión, kárdex

❖ Según la naturaleza de las operaciones a que se refieren

✓ Compra/venta
✓ Pago /cobros
✓ Depósitos

❖ Según el momento
✓ Definitivos
✓ Previos

Por otra parte, no solamente se registran los documentos comerciales: los instrumentos
públicos (escrituras, hipotecas) y privados (contratos de arrendamiento, depósito) y cualquier
comprobante que sea respaldo de una registración contable, es fuente de información
(planillas de sueldos, informes).
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4. CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS COMERCIALES

Los documentos comerciales deben ser conservados por diez años contados desde la fecha
de emisión del documento.
Los documentos comerciales obligatorios (facturas, remisiones, notas de débito y de crédito)
deben ser conservados por 10 años contados a partir de su fecha de emisión en orden
preestablecido, incluso los anulados.
Los usos y costumbres hacen que una de las formas más usuales sea archivarlos por orden
cronológico decreciente.

Para el resto de los documentos de utilización optativa no hay normas al respecto, con lo
cual queda la decisión a cargo de cada empresa, quienes en general los conservan durante
un tiempo prudencial por cuestiones de responsabilidad jurídica entre las partes
intervinientes y de orden y transparencia en la gestión.

Los documentos comerciales deben conservarse, obligatoriamente durante 10 años. Los

métodos más utilizados son:
➢ Biblióratos o carpetas
➢ Archivos metálicos
➢ Diskettes o CD
➢ Computadora
➢ Filmaciones

❖ El Decreto 2649 de 1993 por el cual se expidieron las normas y principios de contabilidad
generalmente aceptados en Colombia, establece en el artículo 134 referente a la
conservación y destrucción de los libros que, los entes económicos deben conservar
debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los
comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada
con sus operaciones.

Salvo lo dispuesto en las normas especiales, los documentos que deben conservarse pueden
destruirse después de veinte (20) años contados desde el cierre de aquellos o la fecha del
último asiento, documento o comprobante. No obstante, cuando se garantice su reproducción
por cualquier medio técnico, pueden destruirse transcurridos diez (10) años. El liquidador de
las sociedades comerciales debe conservar los libros y papeles por el término de cinco (5)
años, contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación.

Tratándose de comerciantes, para diligenciar el acta de destrucción de los libros y papeles de

que trata el artículo 60 del Código de Comercio, debe acreditarse ante la Cámara de
Comercio, por cualquier medio de prueba, la exactitud de la reproducción de las copias de los
libros y papeles destruidos.
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❖ El Código de Comercio, en relación con el tema de los documentos y papeles del comerciante
establece entre otros aspectos, los siguientes:

a) Artículo 48 – Todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables,

inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de este código y demás
normas sobre la materia. Dichas normas podrán autorizar el uso de sistemas que, como la
microfilmación, faciliten la guarda de su archivo y correspondencia. Así mismo será permitida
la utilización de otros procedimientos de reconocido valor técnico-contable, con el fin de
asentar sus operaciones, siempre que facilite el conocimiento y prueba de la historia clara,
completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios.

b) Artículo 55 – El comerciante conservará archivados y ordenados los comprobantes de los

asientos de sus libros de contabilidad de manera que en cualquier momento se facilite
verificar su exactitud

c) Artículo 60 – Los libros y papeles deberán ser conservados cuando menos por diez años,
contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento, documento o comprobante.
Transcurrido este lapso podrán ser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier
medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta. Además, ante la cámara de
comercio donde fueron registrados los libros se verificará la exactitud de la producción de la
copia, y el secretario de la misma firmará acta en la que anotarán los libros y papeles que se
destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproducción. Cuando se expida copia de un
documento conservado como se prevé en este artículo, se hará constar el cumplimiento de
las formalidades anteriores.

d) Artículo 68 – Los libros y papeles de comercio constituirán plena prueba en las cuestiones
mercantiles que los comerciantes debatan entre sí, judicial o extrajudicialmente. En materia
civil, aun entre comerciantes, dichos libros y papeles sólo tendrán valor contra su propietario,
en lo que en ellos conste de manera clara y completa siempre que su contraparte no los
rechace en lo que le sea desfavorable.

❖ La Ley 527 de 1999, por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los
mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las
entidades de certificación y se dictan otras disposiciones, en su artículo 12 referente a la
conservación de los mensajes de datos y documentos, señala que, cuando la ley requiera que
ciertos documentos, registros o informaciones sean conservados, ese requisito quedará
satisfecho, siempre que se cumplan las siguientes condiciones:

✓ Que la información que contengan sea accesible para su posterior consulta.

✓ Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato en que se haya
generado, enviado o recibido o en algún formato que permita demostrar que reproduce
con exactitud la información generada, enviada o recibida, y
✓ Que se conserve, de haber alguna, toda información que permita determinar el origen,
el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o
producido el documento.
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✓ No estará sujeta a la obligación de conservación, la información que tenga por única

finalidad facilitar el envío o recepción de los mensajes de datos.

✓ Los libros y papeles del comerciante podrán ser conservados en cualquier medio
técnico que garantice su reproducción exacta.

❖ Con la Expedición de la Ley 962 de 2005, y por virtud de lo dispuesto en su artículo 28, fue
derogado el artículo 60 del Código de Comercio y con éste el artículo 134 del Decreto 2649
de 1993, en la medida en que se modificó el término durante el cual el comerciante debe
conservar su información comercial y contable, reduciendo éste de veinte (20) a diez (10)
años, con la posibilidad de utilizar para el efecto a elección del comerciante su conservación
en papel o cualquier medio técnico o electrónico que garantice su reproducción.
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TTITULOS VALORES

✓ CLASIFICACION:

➢ Según su derecho incorporado :

• Títulos jurídico-obligacionales o cambiarios:
Se definen como aquellos que incorporan un derecho de crédito. Ej. Cheque, letra de
cambio… etc.
• Títulos jurídico-personales o de participación:
Estos se definen como aquellos que atribuyen a su titular una determinada posición en
el ámbito de una entidad organizada. Ej. Las acciones de una S.A.
• Títulos jurídico-reales o de tradición:
Vienen definidos como aquellos que incorporan la posesión y en muchos casos la
disponibilidad de unas determinadas mercancías. Ej. Un resguardo de depósito en
almacenes generales.

➢ Según la circulación:

• Títulos nominativos:

Se definen como aquellos que designan como titular a una persona determinada,
persona cuya titularidad se recoge en el propio título valor. El ejemplo más claro lo
constituye el cheque nominativo. Están sometidos a un régimen de transmisión
restrictivo ostentando un grado de transmisibilidad de grado mínimo. La principal
restricción operativa que se impone a la transmisibilidad es la que se concreta en el
deber de comunicación de la transmisión ya que para que surta efectos deben
cumplirse ciertos deberes de comunicación.

Sí el título valor nominativo está emitido individualmente, la comunicación debe

dirigirse al deudor, sí no, este puede negarse a pagar al nuevo acreedor. Sí por el
contrario el título valor nominativo está emitido en serie, la comunicación deberá
emitirse al emisor.

• Títulos valores a la orden: Son aquellos que designan como titular a una persona
determinada pero permiten la designación de otros titulares en el propio documento.
Ej. Letra de cambio: aquí aparece un titular originario llamado librador si bien este
puede transmitir a través del endoso a un nuevo tomador. Esto representa una
transmisibilidad de grado medio.
• Títulos valores al portador: Son aquellos que legitiman como titular al mero poseedor
siempre que exista “justa causa determinante de la transferencia posesoria” (legítima
al poseedor causal). Los títulos valores se transmiten a través de la mera transferencia
posesoria siempre que esta obedezca a una causa lícita.
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Existe otra forma de clasificar los documentos comerciales

Negociables:
Son los que sirven de información sobre las condiciones de una transacción comercial por
seguridad y comodidad. Con ellos se paga o se respalda una deuda.
Entre estos tenemos el cheque, la letra de cambio, el pagaré, la libranza, factura cambiaria,
certificado de depósito o CDT.
No negociables:
Brindan los datos necesarios para el registro contable y no tiene carácter negociable y son:
comprobante de ingreso, comprobante de contabilidad, nota débito, nota a crédito,
consignación bancaria, entre otras.
Informativos:
Son aquellos cuya función es administrativa y sirven para informar sobre las condiciones de
una transacción comercial y son: la cotización, pedido, remisión, kárdex