GESTION DE ALMACENAMIENTO

Tan importante como tener un buen producto es saber cómo y en dónde

almacenarlo de la mejor forma para que conserve sus características y tenga
mayor alcance en la cadena de valor.

Desde el mismo momento en que apareció el comercio, la ley de oferta y demanda

hizo que fuera necesario tener un stock (mercancía almacenada) suficiente para
atender los volúmenes propios de las dinámicas comerciales. Es así como entre
mayor cantidad de un producto es vendido, mayor debe ser el stock que lo
respalde. Hoy en día todo es susceptible de ser almacenado, desde cosas obvias
como los alimentos o materias primas hasta cosas intangibles como la información
o el aire, sin olvidar “productos” menos convencionales como los biológicos:
sangre, órganos.

Existe gran variedad de almacenes y son muchos los factores a tener en cuenta al
momento de decidir cuál de estos será la opción adecuada. No es lo mismo
almacenar comida que implementos deportivos, productos de belleza o vehículos.
Si somos más estrictos y exactos, hay características distintas y recomendaciones
de manejo propias para cada “familia” de productos; por ejemplo, los alimentos
podríamos clasificarlos en subgrupos teniendo en cuenta sus cualidades
perecederas: enlatados, granos secos, cárnicos o verduras frescas, solo por
mencionar algunas.

A continuación, encontrará una guía práctica sobre los tipos de almacenamiento y

lo que debe tener en cuenta a la hora de almacenar mercancía: de qué manera
hacerlo, ventajas y desventajas y cuándo es aconsejable o no hacerlo.

TIPOS DE ALMACENAMIENTO

Teniendo en cuenta el producto y sus características podemos determinar el grado

de protección ambiental que requiere, ya sea en un recinto controlado, cubierto o
descubierto.

1. ALMACENAMIENTO CUBIERTO : Es el que ofrece mayor protección a los

elementos y materiales que allí se almacenan, ya que es posible controlar
diversas variables tales como humedad, temperatura, iluminación y muchas
otras que influyen directamente en la preservación y vida útil de los
productos. Los hay de ladrillo, cemento, lonas especializadas, paneles
metálicos e incluso en materiales que ayudan a preservar la temperatura,
como las resinas y el icopor.

2. ALMACENAMIENTO DESCUBIERTO: Como su nombre lo indica son

aquellos que se encuentran al aire libre y sin ningún control especial fuera
de la seguridad, pues allí se almacenan productos que por su naturaleza no
se ven altamente afectados por la condiciones climáticas o ambientales:
 automóviles, algunos materiales de construcción y por norma general
productos no perecederos. Generalmente, estos depósitos se encuentran
demarcados con cintas reflectivas y delimitados por cercas, vallas, rejas y
lonas, ubicados a la intemperie. En algunos casos suele utilizarse
protección adicional directamente en el embalaje de los productos, como
plásticos, lonas especiales y cualquier elemento de propiedades
anticorrosivas. Otro factor importante a la hora de elegir el tipo de almacén
más adecuado es la clase de material que se va a almacenar,
determinando la naturaleza del producto y su papel en el proceso
productivo.

3. ALMACENAMIENTO DE MATERIAS PRIMAS: Es el almacenamiento

primario dentro de la cadena de producción y generalmente está situado lo
más cerca posible a la planta de producción o lugar de transformación.

4. ALMACENAMIENTO DE PRODUCTOS INTERMEDIOS: También

llamados semielaborados, es donde se guardan aquellos elementos que ya
han sufrido un proceso de ensamble o fabricación pero que aún se
encuentran en una etapa intermedia del mismo, sirviendo como enlace
entre las distintas fases de la línea de producción. Deben estar situados al
interior de la fábrica ya que manejan tiempos de espera muy cortos para su
uso. Deben estar siempre disponibles.

5. ALMACENAMIENTO DE PRODUCTOS TERMINADOS: Es el más común

y el que tiene mayor valor para la compañía, puesto que custodia el
producto de su actividad económica. La cantidad de productos
almacenados allí es directamente proporcional a los lineamientos,
proyecciones de la empresa y demanda de los mismos por parte de los
consumidores; por lo tanto, debe garantizar una disponibilidad constante y
una alta rotación de inventario.

6. ALMACENAMIENTO DE ACCESORIOS: En este almacén se depositan

todos los elementos que sirven como material auxiliar en el proceso de
fabricación del producto principal o los accesorios y demás aditamentos que
se puedan llegar a requerir.

7. ALMACENAMIENTO DE REFACCIONES: Este almacén está destinado

para responder a las necesidades posventa de la compañía. Es allí donde
se almacenan todos los repuestos necesarios para el mantenimiento del
producto.

8. ALMACENAMIENTO DE ARCHIVOS: Es el dedicado a los planos,

registros, bocetos y demás diseños necesarios para la fabricación de los
productos, además de guardar todos los documentos de orden legal y
contable de la compañía, todo lo referente a información. Los costos de
distribución del producto también juegan un papel importante a la hora de
 definir o escoger un tipo de almacenamiento. Es por eso que hay que tener
muy en cuenta cuál es su papel en la logística de este proceso.

9. ALMACENAMIENTO DE PLANTA O CASA MATRIZ : Es el que se

encuentra más cerca de la planta de producción. Sus objetivos son reducir
los costos de transporte y manipulación, ser el poseedor del stock principal
y distribuir a los almacenes regionales.

10. ALMACENAMIENTO REGIONAL: Está dispuesto por zonas en lugares

estratégicos para lograr la distribución del producto en menos de un día. En
promedio, el almacén debe tener la capacidad técnica para recibir
mercancía desde las plantas de producción en camiones grandes, de gran
tonelaje y, eventualmente, distribuir a los almacenes más pequeños, de
venta directa o minoristas.

11. ALMACENAMIENTO DE PLATAFORMA: Básicamente puede cumplir

funciones del almacenamiento regional pero es más pequeño y su principal
enfoque es aumentar el nivel de servicio al cliente disminuyendo el stock. El
nivel de mecanización, las técnicas de manipulación y el equipamiento
juegan un papel crucial en el uso que se pueda hacer de uno u otro
almacén, puesto que no todas las mercancías se pueden ni se deben
almacenar con ciertas herramientas o equipos mecánicos.

12. ALMACENAMIENTO EN BLOQUE: Para este tipo de almacenamiento

debe tenerse en cuenta la resistencia de la mercancía a apilar, ya que se
forman columnas por referencias. Debe aplicarse un coeficiente de 1.5 con
relación a la resistencia de la base para garantizar la estabilidad de la
columna. Se recomienda para productos que manejen pocas referencias
pero muchas cantidades, por ejemplo cubetas de leche, detergentes,
ladrillos o bloques de construcción, entre otros.

13. ALMACENAMIENTO CONVENCIONAL: Son aquellos en los que se

cuenta con carretillas elevadoras de mástil retráctil para el almacenamiento
de la mercancía, nunca superando una altura de 8 metros en su punto más
alto. El último de los factores decisivos para elegir el almacén más
adecuado para su compañía tiene que ver con el régimen jurídico del lugar
como tal, ya que dependiendo de la elección que se haga se derivaran
gastos mayores o la exención de ellos.

14. ALMACÉN PROPIO: Es el más tradicional de todos pero ha venido

decayendo frente a otras opciones más rentables en cuanto a explotación
del inmueble, puesto que implica hacer parte del negocio el complejo físico
y el terreno, asumiendo gastos que no necesariamente están relacionados
con la actividad económica de la compañía.
 15. ALMACÉN ALQUILADO Y RENTING: Estas dos son las opciones más
utilizadas porque no necesitan de una inversión inicial y sus costos varían
en relación con las necesidades del negocio. El renting por su parte, asume
servicios de mantenimiento y contempla tiempos de uso más prolongados.

16. ALMACÉN EN LEASING: El leasing es otra clase de arrendamiento en el

que se alquila el inmueble para terminar comprándolo al final del contrato
por un valor que se estipula por ambas partes al momento de firmarlo.

MAQUINARIA Y EQUIPO PARA ALMACENAMIENTO

La manipulación y almacenamiento de mercancías depende en gran medida de la

naturaleza de la misma. Cada mercancía debe ser manipulada en forma distinta.
La manipulación y almacenamiento de mercancías se realiza por medio de una
serie de equipos que permitan minimizar los tiempos de manipulación y
almacenamiento, y contribuyan a la eficiencia. Los equipos pueden clasificarse en:

 Equipos de almacenamiento estático: Dentro de esta categoría se

destacan los silos, que se utilizan para el almacenamiento de mercancías a
granel. Éstos tienen un orificio de entrada, que se encuentra en la parte
superior y un orificio de salida, que se encuentra en la parte inferior.
Podemos distinguir varios tipos de silos:

Según las unidades de almacenamiento. Pueden ser simples y múltiples. Los

primeros se componen de una sola unidad de almacenaje, mientras que los
múltiples por varias unidades.

Según la forma. Pueden ser cilíndricos o poligonales

Según el material con el que están construidos. En este caso distinguiremos

los metálicos, de obra y de otros materiales como el poliéster

 Equipos de almacenamiento dinámico : Los equipos dinámicos que

podemos utilizar para manipular y almacenar las mercancías se dividen en
2 grupos: Equipos con movimiento y sin traslados y los Equipos con
movimiento y capacidad para trasladarse.

1. Equipos con movimiento y sin traslados son aquellos que se fijan al

suelo. A este grupo de equipos pertenecen todos los tipos de cinta
transportadora, dentro de las cuales las más utilizadas son:

 Cinta transportadora de banda: Constituida por una plataforma deslizante o

banda sin fin.
 Cintas transportadoras de rodillos: Está formada por una pista de rodillos
que a su vez están montados sobre rodamientos.
  Cintas transportadoras mixtas: Están constituidas por las cintas de bandas
y las de rodillos.
 Grúas aéreas: Son equipos de transporte que están fijados al techo y
generalmente en la parte más elevada del almacén, lo que permite el
transporte de la mercancía desde una parte a otra del local.

2. Equipos con movimiento y capacidad de trasladarse tienen capacidades

motoras que les permiten desplazarse de un lugar a otro del almacén, al
mismo tiempo que transportan la mercancía. En general, no requieren de
instalación, pero si necesitan que el suelo reúna condiciones especiales.
Los más utilizados son

Las transpaletas son medios mecánicos capaces de transportar y elevar una

paleta.

 Transpaleta manual: Es un medio que para su movimiento y elevación

requiere de la fuerza de una persona. Se caracteriza por su facilidad de
manejo y mantenimiento mínimo. El almacén debe disponer de suelos lisos.
 Transpaleta motorizada. Son las que generalmente precisan de un sistema
eléctrico para poder moverse y elevar la mercancía.

Los apiladores. Presentan características similares a la transpaleta, pero

incorporan un mástil por donde discurren las horquillas que sujetan las paletas y
permite elevarlas hasta cierta altura. Entre ellos podemos distinguir:

 Apilador de tracción y elevación manual. Su uso más frecuente es elevar

cargas en el interior del almacén. La elevación es limitada y lenta. Las
cargas que podemos manejar con este apilador pueden oscilar entre 200 y
760 Kg de peso.
 Apilador autopropulsado. La elevación de la carga y traslado se realiza en
forma motorizada. Requiere de un conductor a pie para su manejo. Tiene
una capacidad de carga hasta de 1500 Kg., y puede trasladarla a una
velocidad de 4.8 Km./h.
 Apilador mixto. Este tipo de apilador tiene tracción manual y elevación
eléctrica, por lo que puede realizar las funciones de los 2 y suplir las
desventajas del apilador manual.

Las carretillas: Entre los distintos modelos podemos destacar los siguientes:

 Carretilla retráctil: Elemento de transporte mecánico que permite variar el

centro de gravedad de la cargarlo que posibilita la reducción de los pasillos
en los que maniobra.
 Carretilla contrabalanceada: Es un elemento de transporte mecánico
autopropulaso.
 Carretilla trilateral: Es un modelo de carretilla cuyas horquillas pueden
recoger una paleta y girarla a derecha o izquierda.
 Carretilla recoge pedidos: Está compuesta por una cabina donde se sitúa
el conductor, delante de la cual se encuentran las horquillas fijas. Las
características son:

SISTEMAS DE ALMACENAMIENTO

Sistema de bloques apilados:

En este sistema, las cargas unitarias se apilan en forma de bloques separados
por pasillos a fin de permitir un fácil acceso a los mismos. Se emplea este
sistema cuando la mercancía se recibe en grandes cantidades de distintas
referencias, y la misma está paletizada.
Se trata de una modalidad de almacenamiento que se puede usar
en almacenes que tienen una altura limitada y donde el conjunto de
existencias está compuesto por un número reducido de referencias o
productos
Éste método permite un aprovechamiento óptimo de la superficie, mediante el
uso de medios sencillos para la manutención, y requiere inversiones pequeñas
en material de almacenamiento.
Como desventaja, el sistema de bloque apilados presenta dificultades para
coger una sola referencia a la hora de preparar lotes de salida, presenta
problemas al no conocer cuál fue el primer artículo entregado, y puede
ocasionar inestabilidad y aplastamiento de la mercancía.

Sistema convencional
En el sistema convencional, los productos se almacenan combinando el
empleo de mercancías paletizadas, con artículos individuales.
Éste sistema es de fácil adaptación y permite una distribución lógica del
espacio del almacén, además permite un control exhaustivo de las existencias
Sin embargo, presenta desventajas como: la mercancía se almacena con
paletas de única medida, el volumen de mercancías a almacenar quedará
limitado a los medios de transporte internos que se utilicen

Sistema on drive-in
Éste sistema consiste en almacenar la mercancía en estanterías, permitiendo
una ocupación eficiente del espacio, tanto de la superficie como del volumen
disponible en el local.
Éste sistema es adoptado en general cuando se requiere almacenar
mercancía homogénea, con poca rotación que afecte al mismo tiempo a todos
los artículos. Como ventaja, permite el almacenamiento de mercancías sin que
sufra deterioros, ya que no se apila una encima de otra.
Como desventajas, las operaciones de manutención suelen ser lentas, y una
vez establecido el sistema es difícil modificarlo, además, no permite el empleo
en forma continua de la superficie del almacén.

Sistema dinamico
Este sistema permite aplicar el método Fifo -first in first out- consiste en dar
salida por orden de entrada con la mayor simplicidad posible, por lo que es
 muy apropiado para el almacenamiento de mercancías que requieren una
rotación perfecta.
Las estanterías utilizadas son estructuras metálicas compactas, que se
incorporan en las diferentes alturas como unos caminos formados por rodillos
que pueden tener una inclinación o bien estar dispuestas horizontalmente si se
aplica automatización
El sistema dinámico consigue que el volumen ocupado por la mercancía
respecto al volumen total sea muy equilibrado, además de reducir los tiempos
en la manutención de paletas. Sin embargo, solo permite una referencia por
camino, además, requiere de grandes inversiones para su implantación y
presenta dificultades para modificarlo.

Sistema Móvil
Este sistema requiere estanterías convencionales instaladas en unas
plataformas situadas sobre los carriles. Este tipo de estanterías permite
el almacenamiento de mercancía muy heterogénea en lo que se refiere a
dimensiones
Éste sistema permite una gran densidad de almacenamiento, reduciendo
considerablemente el número de pasillos empleados, pero necesita de
suministro eléctrico para operar, además de requerir trabajos de
infraestructura para la implantación de estanterías.
Es un sistema rígido, lo cual imposibilita su modificación

Otros sistemas de almacenamiento

 Estanterías cantilever. Están constituidas por una estructura central
resistente en la que se apoyan horizontalmente unos brazos que
constituyen las estanterías.
 Almacenes autoportantes. Se caracterizan porque las propias
estanterías forman parte de la estructura propia del edificio.
Comparando con otros sistemas es el más económico. Se utiliza
especialmente en almacenes automatizados.
 Sistemas de almacenamiento miniload. Es un sistema donde la
automatización es total, y la mercancía no está paletizada, sino que es
almacenada generalmente en cajas o bandejas. Éstas se manipulan
mediante transelevadores que las llevan a la cabecera de las
estanterías, donde se encuentra una persona encargada de recoger la
mercancía para preparar los pedidos o de depositarla para su
almacenamiento automático. A través de este sistema podemos
mantener el inventario permanente del almacén.

GESTIÓN DE INVENTARIOS POR MEDIO DE NUEVAS TECNOLOGIAS

LLEGO LA AUTOMATIZACIÓN

Las nuevas tecnologías trajeron cambios que no se han podido asimilar

correctamente, los modelos en inventarios requieren ir un paso adelante y mirar
otras herramientas complementarias, que unidas pueden brindar un resultado más
eficiente.

Son varios los sectores económicos que aún buscan superar las barreras técnicas
que no les permite entrar a una era de comercio exterior tan avanzada como la
que actualmente está viviendo el país.

La necesidad de acordar tiempos con el menor costo posible implica tener un

control casi que total de las operaciones, lo que podría permitir visibilizar aspectos
que entorpecen y disminuyen la productividad.

Una de las mejoras que más requiere atención es el manejo de inventarios, pues
son una parte indispensable en la cadena de abastecimiento, convirtiéndose en el
mayor activo de las empresas, en algunos casos hasta el 40%. El mejoramiento
en su gestión y procedimientos operativos es una exigencia necesaria para
competir a nivel internacional. Sin olvidar que en algunos casos, es un capital que
se encuentra almacenado a la espera de que la oferta del mercado sea la
adecuada.

Si bien no todas las gestiones pueden ser iguales, sí existen variables genéricas y
aplicables en todos los modelos.

El éxito en la administración de inventarios comprende un gran número de

variables, como los pronósticos de venta, la organización logística interna y los
procesos de renovación tecnológica; adicionalmente, se debe tener presente los
constantes avances de los sistemas operativos y la renovación en la maquinaria.

Stocks de entrada y salida

Lo último en llegar debería ser lo primero en salir, ese sería lo ideal; sin embargo,
esto no se puede aplicar a todas las industrias, pues cada sector tiene una
dinámica diferente que determina los tiempos de almacenamiento de los stocks.

Es importante que la dirección de compras y suministros de cada compañía

determine apropiadamente los pronósticos de ventas, dado que esto tiene un gran
impacto en el nivel de los inventarios. Si la demanda llega a exceder lo previsto se
producirá una ruptura en el stock, es decir, no habrá suficientes artículos o
existencias para satisfacer las necesidades; esto traería como consecuencia la
pérdida de clientes.

Modelos de stock

Como se mencionó anteriormente, no hay un modelo aplicable a todos los

sectores, sin embargo, sí se utiliza uno de forma genérica:
Modelo de stock para artículos no perecederos. Este modelo es conocido como
fluctuación con protección, exige mantener un cierto nivel de stock de seguridad,
es decir, por encima del que sería necesario, para prevenir las posibles rupturas.

Así mismo, el stock de fluctuación cuenta con dos métodos:

Método de punto de pedido o del inventario permanente
Consiste en lanzar la orden de pedido de una cantidad siempre constante cada
vez que el nivel de stock llegue a un nivel determinado. Requiere un control
constante de las existencias para saber el nivel exacto en cada momento.
Normalmente se aplica a artículos de importancia estratégica para la empresa o
artículos de alta rotación.

Método del inventario cíclico

Consiste en revisar el nivel de stock periódicamente y pedir cada vez la cantidad
necesaria, para llegar a un nivel de stock determinado. Al contrario del anterior,
aplica para artículos de poca importancia.

Costos del inventario

Estos costos se refieren a los gastos en los que incurre la empresa para mantener
los artículos en sus almacenes; son proporcionales al volumen de inventarios.

Existe un gran número de variables que se deben tener en cuenta al momento de

realizar un balance, algunas de ellas son: costos de compras, costos de
lanzamiento de pedidos y de gestión de actividad, costos de transporte, costos de
almacenamiento, costos de mantenimiento o de posesión de stock, costos de
adquisición y costos de ruptura de stock.

El reabastecimiento automatizado ya es una opción

La entrada en vigencia de varios (TLC) brinda un gran número de oportunidades,

pero también trajo consigo una mayor exigencia en competitividad.

La renovación tecnológica y mecánica son herramientas que cada día se están

haciendo más fáciles de adquirir por parte de varios sectores industriales que
necesitan potenciar su proceso de reabastecimiento.

Actualmente, cualquier proceso logístico que quiera brindar resultados de

inmediatez y precisión necesita disponer de información precisa, por eso ahora
existen sistemas que autogestionan los registros de los inventarios, generándolos
automáticamente con base en los datos obtenidos en la línea de caja o puntos de
venta.

Hoy en día, uno de los métodos de mayor uso es la implementación de varios

prototipos de códigos de barras. Según el Manual para el manejo de inventarios
de bienes de consumo, realizado por la Universidad La Gran Colombia, los
inventarios permanentes en almacenes podrían llevarse por el sistema de tarjetas
(kárdex) o mediante registros sistematizados, en los cuales se tomará nota
detallada de las entradas o salidas de los bienes y materiales que se originen por
cualquier concepto. Las tarjetas o registros contendrán la siguiente información:

 Fecha en que entra o sale el elemento o bien.

 Número del comprobante que da lugar al registro.
 Número de la factura del proveedor (para las entradas).
 Procedencia o destino del artículo.
 Precio unitario de los artículos por renglón.
 Nombre del artículo y código.
 Unidad de medida.
 Código de inventario.
 Total acumulado.

La codificación de todos los productos comercializados debe cumplir con normas y

estandarización reglamentadas por la Asociación Europea para la Numeración de
Artículos (EAN), organización internacional que regula el uso de los códigos de
barras en todo el mundo.

Para ir más allá de estas exigencias, es recomendable realizar una interconexión

de todos los sistemas para que confluyan en la planta de gestión de inventarios,
esto quiere decir, realizar un control más riguroso de stock de mercancía, tener un
intercambio de datos en formatos digitales estándar, con todos los puntos de
venta, y tratar de manejar un mismo sistema digital con los proveedores.

Varias gestiones de inventarios están aprovechando el apoyo tecnológico. Una

vez que las cantidades de un stock llegan a un nivel determinado, el software
automáticamente elaborará una nueva orden de pedido, ayudando a ahorrar
tiempos de conteos por unidad y manteniendo el inventario suficiente para
satisfacer la demanda. Así mismo, la automatización agiliza otras funciones que
también necesitan de un control interno: los faltantes, dar de baja a bienes y
materiales inservibles o materiales servibles por devoluciones, los productos por
sobrantes de inventario, a la vez que redireccionar al área donde corresponda.

Vale la pena destacar que el uso de estas disposiciones está aumentando a nivel
global, o por lo menos en las economías de mayor fluidez, en las que existe un
flujo de información inmediato y permanente que permite reducir contratiempos en
la cadena de insumos o existencias.