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EDUCACIÓN PARA EL TRABAJO CAFAM - CET - Subdirección de

Institución de Educación para el Trabajo y el Desarrollo Humano: Resoluciones SED 1929 de Junio de Educación
2002, 2020 de Julio de 2002, 0102 de Junio de 2010 y 180211 de Diciembre de 2010. SGC
GUÍA DE APRENDIZAJE Versión 1

Programa
Excel Básico
Académico.
Reconoce y pone en práctica las herramientas y mecanismos
Competencias fundamentales en el uso de la herramienta Microsoft Excel, para
a desarrollar. su futura implementación en procesos estadísticos, reportes y
análisis de datos.
 Identificar las principales funciones de texto que contiene el
Objetivos de programa EXCEL, para procesar y evaluar correctamente la
aprendizaje. información estadística que se desea analizar en la hoja de
cálculo.
Resultado de  Aplica las diferentes funciones de texto al proceso de
aprendizaje organización y análisis de datos en un documento EXCEL, con
esperado. el fin de optimizar la gestión de la información.

FUNCIONES DE TEXTO

Las funciones de texto en Excel permiten concatenar cadenas de caracteres, remover


los espacios en blancos, reemplazar ciertos caracteres por otros, permite manipular
las cadenas de texto para obtener los resultados requeridos, por lo general, se dice
que Excel se utiliza para procesar y evaluar datos numéricos, pero también es
necesario manipular y editar celdas que contienen textos.

FUNCIÓN CONCATENAR

Nos permite unir dos o más cadenas de texto en una misma celda lo cual es muy útil
cuando se manipulan bases de datos.

La función CONCATENAR tiene una sintaxis muy sencilla donde cada argumento
será un texto que se irá uniendo al resultado final. El máximo de argumentos que
podemos especificar en la función es de 255 y el único obligatorio es el primer
argumento.

Para comprende esta función realizaremos el siguiente ejemplo:

Partiendo de una base de datos que contiene el nombre de los vendedores de la


compañía en diferentes columnas (A, B, C, D), utilizaremos la función concatenar
para unir y obtener como resultado en una sola celda el nombre completo del
empleado, para nuestro ejemplo queremos que se visualice en la columna E.

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CELDAS A CONCATENAR 1

Para lo cual, debe realizar el siguiente procedimiento:

1. En la celda E2 comience a escribir la función, de la siguiente manera: signo igual


(=) seguido de la palabra CONCATENAR, abra signo paréntesis, especificando
el primer argumento y el signo punto y coma (;), es decir:

=CONCATENAR(A2;

FUNCIÓN CONCATENAR 1

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Observe como a medida que va seleccionando cada celda, el borde de esta celda
toma un color diferente, la letra y ubicación correspondiente toman el mismo color,
lo cual le ayudara a comprender mejor las celdas seleccionadas.

CONCATENAR CELDA 1 1

2. Como segundo argumento debe especificar un espacio vacío de manera que los
Nombres y los Apellidos queden separados en la nueva cadena de texto, para lo
cual, utilizara las comillas y entre ellas debe dejar un espacio:

=CONCATENAR(A2;" ";

CONCATENAR SEPARADOR CELDAS 1

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3. Ahora puede especificar el tercer y cuarto argumento que será el segundo


nombre y el primer apellido, con su respectivo espacio:

=CONCATENAR(A2;" ";B2;" "; C2;" ";

CONCATENAR VARIAS CELDAS 1

Observe como a medida que va seleccionando cada celda, el borde de esta celda
toma un color diferente, la letra y ubicación correspondiente toman el mismo color,
lo cual le ayudara a comprender mejor las celdas seleccionadas.

CONCATENAR CELDAS CAMBIANTES COLOR 1

4. Como último paso en el séptimo argumento irá el segundo Apellido, es decir D2


y luego debe cerrar el paréntesis, inicialmente abierto:

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=CONCATENAR(A2;" ";B2;" "; C2;" ";D2)

CONCATENAR FINALIZANDO 1

Al presionar la tecla Enter, en la celda E2, la función CONCATENAR nos dará como
resultado el nombre completo del vendedor.

RESULTADO FINAL CONCATENAR 1

Finalmente, copie la fórmula hacia abajo para que Excel realice la concatenación de
los demás nombres o ubique la cruz negra (+) en inferior de la celda parte derecha y
haga doble clic sobre ella, automáticamente se copiara la fórmula.

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COPIAR FUNCION CONCATENAR 1

CELDAS CONCATENADAS 1

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FUNCIONES IZQUIERDA Y DERECHA

FUNCIÓN IZQUIERDA

La función IZQUIERDA forma parte de las funciones de texto, permite obtener un


número determinado de caracteres ubicados a la izquierda de una cadena de texto
de acuerdo a la cantidad de caracteres especificados.

Sintaxis:

=IZQUIERDA(Texto;núm_de_caracteres) + ENTER.

Tiene solamente dos argumentos:

Texto (obligatorio): La cadena de texto de la cual se obtendrán los caracteres de la


izquierda.

Núm_de_caracteres (opcional): La cantidad de caracteres que serán extraídos de la


cadena de texto.

Si no se indica el segundo argumento, la función asumirá que solo se requiere el


primer carácter de la izquierda de la cadena de texto.

Para comprender mejor esta función realizaremos el siguiente ejemplo:

En la celda A2: tenemos la cadena de texto “Aprendo Funciones de Texto con


Cafam”, en la celda B2, usaremos la función IZQUIERDA.

1. Digite la palabra IZQUIERDA (función), precedida del signo igual (=).


2. Abra el signo de paréntesis, seleccione la celda donde se encuentre la información
a evaluar, en este caso A2, cierre paréntesis y de presione la tecla Enter, es decir:

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=IZQUIERDA(A2)

FUNCIÓN IZQUIERDA 1

El resultado de esta función será: A, debido a que no se indicó la cantidad de


caracteres que se debían extraer. Como se especificó inicialmente (Si no se indica el
segundo argumento, la función asumirá que solo se requiere el primer carácter de la
izquierda de la cadena de texto.).

RESULTADO FUNCIÓN IZQUIERDA 1

Para utilizar el segundo argumento de la función IZQUIERDA y a su vez lograr una


mejor comprensión a nuestra sintaxis inicialmente expuesta, agregaremos un punto
y coma (;) y el número siete, es decir, que se desea extraer 7 caracteres de la cadena
de texto que se encuentra ubicada en la celda A2, por lo cual la fórmula quedara de
la siguiente manera:

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=IZQUIERDA(A1;7)

EDICIÓN FUNCIÓN IZQUIERDA 1

Para la función IZQUIERDA la primera letra de la cadena de texto será el carácter


uno, es decir la letra “A” de manera que en nuestro ejemplo el séptimo carácter es la
letra “o” y obtenemos la palabra “Aprendo” como resultado de la fórmula anterior.
En la celda B1, visualizara el siguiente resultado:

RESULTADO FINAL FUNCIÓN IZQUIERDA 1

FUNCIÓN DERECHA

La función DERECHA, devuelve la última letra o carácter de una cadena de texto.


También podemos indicar a la función DERECHA que nos devuelva un número
específico de caracteres del final de la cadena de texto.

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Sintaxis:

=DERECHA(Texto;núm_de_caracteres) + ENTER.

Tiene solamente dos argumentos:

Texto (obligatorio): La cadena de texto que contiene los caracteres que desea
extraer.

Núm_de_caracteres (opcional): El número de caracteres que se desea extraer.

Tenga en cuenta que, si no se especifica el número de caracteres, entonces la función


devolverá solamente el último carácter de la cadena de texto. Si, por el contrario, el
número de caracteres especificado excede la longitud de la cadena de texto, entonces
se devolverá el texto completo.

Ejemplo:

Para comprender mejor esta función realizaremos el siguiente ejemplo:

En la celda A2: tenemos la cadena de texto “Aprendo Funciones de Texto con


Cafam”, en la celda B2, usaremos la función DERECHA.

1. Digite la palabra DERECHA (función), precedida del signo igual (=).


2. Abra el signo de paréntesis, seleccione la celda donde se encuentre la información
a evaluar, en este caso A2, cierre paréntesis y de presione la tecla Enter, es decir:

=DERECHA(A2)

FUNCIÓN DERECHA 1

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Observe el resultado de esta fórmula:

RESULTADO FUNCIÓN DERECHA 1

El resultado de esta función será: m, debido a que no se indicó la cantidad de


caracteres que se debían extraer. Como se especificó inicialmente (Si no se indica el
segundo argumento, la función asumirá que solo se requiere el primer carácter de la
derecha de la cadena de texto).

Para utilizar el segundo argumento de la función DERECHA y lograr una mejor


comprensión a nuestra sintaxis inicialmente expresada, agregaremos un punto y
coma (;) y el número quince, es decir, que se desean extraer 15 caracteres de la cadena
de texto que se encuentra ubicada en la celda A2, por lo cual la fórmula quedara de
la siguiente manera:

=DERECHA(A1;15)

EDICIÓN FUNCIÓN DERECHA 1

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Al pulsar Enter, podremos visualizar de la siguiente manera el resultado:

RESULTADO FUNCIÓN DERECHA 2

Al especificar un número de caracteres mayor a la longitud de la cadena de texto,


simplemente se obtendrá como resultado la misma cadena de texto, es decir, si
digitáramos 90 caracteres a extraer, el resultado será el siguiente:

EDICIÓN Y RESULTADO FUNCIÓN DERECHA 1

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FUNCIÓN ENCONTRAR

La función ENCONTRAR devuelve la posición inicial de una cadena de texto, o de


un carácter, dentro de otra cadena de texto. La función ENCONTRAR hace
diferencia entre mayúsculas y minúsculas.

Sintaxis:

=ENCONTRAR(Texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial) + ENTER.

La función ENCONTRAR tiene tres argumentos que son los siguientes:

Texto_buscado (obligatorio): Es la cadena de texto o carácter que se desea


encontrar.

Dentro_del_texto (obligatorio): La cadena de texto donde se realizará la búsqueda.

Núm_inicial (opcional): Indica la posición de la cadena Dentro_del_texto donde se


comenzará la búsqueda. El primer carácter siempre es el número 1. Si se omite este
argumento se supone que se realizará una búsqueda desde la primera posición. Si
no se encuentra ninguna coincidencia la función ENCONTRAR en la celda
visualizara el siguiente error #¡VALOR!.

Ejemplo:

Para una mejor comprensión realizaremos el siguiente ejemplo:

En las celdas A2: tenemos la cadena de texto “Aprendo Funciones de Texto con
Cafam”, en la celda B2, usaremos la función ENCONTRAR.

1. Digite la palabra ENCONTRAR (función), precedida del signo igual (=).


2. Abra el signo de paréntesis, seleccione la celda donde se encuentre la información
a evaluar, en este caso A2.
3. Especifique entre comillas “” la letra que desea validar buscar, precedida del
punto y coma (;) es decir:

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=ENCONTRAR("T";A2)

FUNCIÓN ENCONTRAR 1

Esta fórmula encontrará la primera ocurrencia de la letra “T” (mayúscula) que se


encuentra en la posición veintidós y por lo tanto el resultado es 22.

RESULTADO FUNCIÓN ENCONTRAR 1

La función ENCONTRAR es sensible a mayúsculas y minúsculas, ahora buscaremos


la letra “r” para comprender mejor esta diferencia; por lo cual, la sintaxis que
usaremos será la siguiente:

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=ENCONTRAR("r";A2)

ENCONTRAR LETRA MINÚSCULA 1

Al buscar la letra “r” (minúscula), obtenemos como resultado la posición 3 aun


cuando se ha iniciado la búsqueda desde el primer carácter lo cual no indica que la
búsqueda hace diferencia entre mayúsculas y minúsculas.

RESULTADO ENCONTRAR LETRA MINÚSCULA 1

Ahora, haremos la búsqueda de la letra “o”, la sintaxis será la siguiente:

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=ENCONTRAR("o";A2)

ENCONTRAR LETRA o 1

RESULTADO ENCONTRAR LETRA o 1

Como puede observar la cadena original tiene cuatro letras “o”, pero la función
ENCONTRAR regresa la posición de la primera, que es la posición número 7.

Sin embargo, para el último ejemplo utilizaremos el tercer argumento de la función


ENCONTRAR, y la sintaxis que usaremos será la siguiente:

=ENCONTRAR("o";A2;19)

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VARIANZA FUNCIÓN ENCONTRAR 1

En el tercer argumento se indica a la función ENCONTRAR que inicie la búsqueda


a partir de la posición 19, que es la letra “d”, y por lo tanto regresa la posición de la
tercera letra “o”, ubicada en la posición número 26.

RESULTADO VARIANZA FUNCIÓN ENCONTRAR 1

Si la función ENCONTRAR regresa el siguiente error #¡VALOR! es probable que


tenga uno de los siguiente problemas:

Recuerde que la función ENCONTRAR hace diferencia entre mayúsculas y


minúsculas, por lo cual, la función no encontrará coincidencias, es decir, si
buscáramos en el ejemplo la letra X (mayúscula).

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ENCONTRAR LETRA INEXISTENTE 1

RESULTADO ENCONTRAR INEXISTENTE 1

Al utilizar el tercer argumento de la función, que indica la posición inicial de la


búsqueda, debe tener cuidado de no especificar un número que sea mayor a la
longitud de la cadena, de lo contrario obtendrá también este error.

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EDICIÓN FUNCIÓN ENCONTRAR 1

Al pulsar Enter, obtendrá el siguiente resultado:

RESULTADO ENCONTRAR EXCEDE 1

FUNCIÓN EXTRAE

La función EXTRAE permite extraer caracteres que pertenecen a una cadena de


texto. Lo único que debe proporcionar es el número de caracteres que desea extraer
y su punto de inicio dentro de la cadena de texto.

Sintaxis:

=EXTRAE(texto;posición_inicial;núm_de_caracteres) + ENTER.

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La función EXTRAE consta de 3 argumentos:

Texto (obligatorio): La cadena de texto original de donde se desea extraer los


caracteres.

Posición_inicial (obligatorio): El número de la posición que ocupa el primer carácter


que desea extraer. El primer carácter del Texto tiene siempre la posición número 1.

Núm_de_caracteres (obligatorio): El número de caracteres que se van a extraer del


Texto a partir de la posición inicial.

Ejemplo:

Para comprender mejor esta función, utilizaremos el siguiente ejemplo:

En la celda A2: tenemos la cadena de texto “Aprendo Funciones de Texto con


Cafam”, en la celda B2, usaremos la función EXTRAE. (la palabra que se desea
extraer es: Funciones), para lo cual realice el siguiente procedimiento:

1. Digite la palabra EXTRAE (función), precedida del signo igual (=).


2. Abra el signo de paréntesis, seleccione la celda donde se encuentre la información
a extraer, en este caso A2, es decir:

=EXTRAE(A2;

FUNCIÓN EXTRAE 1

3. El segundo argumento de la función es la posición inicial de la palabra


“Funciones” dentro de la cadena de texto de la celda A2. Esta posición es el
número 9.

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“Aprendo Funciones de Texto con Cafam”,

=EXTRAE(A2;9;

FUNCIÓN EXTRAE POSICIÓN INICIAL 1

4. El último argumento es el número de caracteres que se desea extraer, para


nuestro ejemplo es el número 9, debido a que la palabra “Funciones”, contiene
nueve letras o caracteres. Es importante considerar el espacio en blanco como un
carácter y de esta manera se obtiene la sintaxis final:

=EXTRAE(A2;9;9)

FUNCIÓN EXTRAE POSICIÓN FINAL 1

Por consiguiente, al pulsar la tecla Enter, obtendremos el siguiente resultado:

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RESULTADO FUNCIÓN EXTRAE 1

FUNCIÓN LARGO

Pertenece a las funciones de texto, la cual devuelve el número de caracteres de una


cadena de texto.

Sintaxis:

=LARGO(texto) + ENTER.

El argumento Texto es de carácter obligatorio y es la cadena de texto cuya longitud


desea obtener. Los espacios, operadores matemáticos y signos de puntuación a
excepción de las tildes se cuentan como caracteres.

Para llamar la función largo en Excel, se debe:

1. Ubicarse en la celda donde desea hallar el número de caracteres de una cadena


de texto.
2. Haga clic en el Botón Fx, que se encuentra ubicado en la barra de Fórmulas. En
el cuadro de diálogo que aparece a continuación de Insertar función seleccione
la categoría Texto.
3. Ubique en el listado de funciones la función LARGO, y haga clic en >Aceptar.

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INSERTAR FUNCIÓN LARGO 1

4. En el cuadro de diálogo de Argumentos de función, que aparece luego de hacer


clic en Aceptar, seleccione el Texto, que en este caso está ubicado en la celda B3.
Haga clic en >Aceptar.

ARGUMENTOS FUNCIÓN LARGO 1

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Observe el resultado de la función, donde se contaron los espacios, pero no la tilde:

RESULTADO FUNCIÓN LARGO 1

* Para arrastrar la función a las otras celdas debe acercar el cursor al cuadro negro,
que aparece en la parte inferior derecha de la celda, y hacer doble clic cuando
aparece la cruz negra.

Ejemplo:

El argumento texto puede estar ubicado en una celda o se puede digitar dentro de
comillas la cadena de texto, observe el siguiente ejemplo:

OPCIONES FUNCIÓN LARGO 1

Cuando el formato de la celda es: Moneda o contabilidad, la función largo no cuenta


el signo pesos ni los puntos, como puede observar en la siguiente imagen:

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FUNCIÓN LARGO CON VALORES 1

En el último ejemplo puede observar que se cuentan los espacios tanto al inicio como
al final, junto con los signos de puntuación.

FUNCIÓN LARGO SIGNOS GRAMATICALES 1

Es importante tener en cuenta el formato de la celda, ya que dependiendo de éste se


contarán los caracteres, como se visualiza en el siguiente ejemplo, donde el mismo
texto está en formato Numérico, Moneda y Texto:

FUNCIÓN LARGO CELDAS NUMÉRICAS 1

FUNCIÓN MAYUSC Y MINUSC

En nuestra escritura normal utilizamos habitualmente las letras minúsculas y


utilizamos las letras mayúsculas en la posición inicial de un enunciado o en palabras

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o frases enteras con el fin de destacarlas dentro de un escrito. Excel provee dos
funciones para dar el formato adecuado al texto contenido en una celda, ya sea como
letras mayúsculas o minúsculas.

MAYUSC

Esta función convierte el texto en mayúsculas.

Sintaxis

=MAYUSC(texto) + ENTER.

La sintaxis de la función MAYUSC tiene el argumento: Texto es de carácter


obligatorio y es el texto que desea pasar a mayúsculas. El argumento texto puede ser
una referencia o una cadena de texto escrita dentro de comillas.

Ejemplo:

Para convertir a mayúsculas todas las letras del texto contenido en la celda A2 se
empleará la función MAYUSC, para ello:

1. Ubíquese en la celda donde requiere pasar el texto a mayúscula.


2. Digite =MAYUSC, luego presione la tecla TAB o abra el paréntesis, seleccione la
celda donde se encuentra el texto, cierre el paréntesis y presione la tecla ENTER.

FUNCIÓN MAYUSC 1

Ahora la celda B2 contiene el mismo texto de la celda A2 pero convertido a letras


mayúsculas.

3. Arrastre la función a las otras celdas haciendo doble clic cuando aparece la cruz
negra en el cuadro negro, que aparece en la parte inferior derecha de la celda.

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RESULTADO FUNCIÓN MAYUSC 1

Otra forma de usar la función MAYUSC es digitando la palabra entre comillas, así:

RESULTADO FUNCIÓN MAYUSC 2

MINUSC

A través de esta función Excel permite convertir un texto en letras minúsculas.

Sintaxis

=MINUSC(texto) + ENTER.

La sintaxis de la función MINUSC tiene el argumento: Texto es de carácter


obligatorio y es el texto que desea convertir en minúscula. El argumento texto puede
ser una referencia o una cadena de texto escrita dentro de comillas.

Ejemplo 1:

Para convertir en minúsculas el texto de la celda F2, puede seguir un procedimiento


similar al anterior, pero utilizando la función MINUSC, o llamar la función desde la
barra de herramienta en la ficha de Formulas, en el grupo Biblioteca de funciones,
seleccionado en el botón de Texto la función MINUSC.

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BOTÓN FUNCIONES EXTO 1

Luego en el cuadro de diálogo de Argumentos de función que aparecerá, debe


seleccionar la celda donde se encuentra o el digitar entre comillas el texto a convertir
y hacer clic en >Aceptar.

ARGUMENTOS FUNCIÓN MINUSC 1

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El resultado será:

RESULTADO FUNCIÓN MINUSC 1

Ejemplo 2:

EJEMPLO FUNCIÓN MINUSC 1

FUNCIÓN NOMPROPIO

Excel ofrece la función llamada NOMPROPIO la cual recibe un texto como


argumento y convierte en mayúscula la primera letra de cada palabra.

Sintaxis:

=NOMPROPIO(texto) + ENTER.

El argumento texto es de carácter obligatorio y corresponde al texto al que se le dará


formato.

Ejemplo:

En una base de datos los nombres están en minúscula y para un informe se debe
cambiar el formato donde la letra inicial este en mayúscula, por lo que se debe:

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1. Ubíquese en la celda donde requiere pasar la letra inicial a mayúscula.


2. Digite =NOMPROPIO, luego presione la tecla TAB o abra el paréntesis,
seleccione la celda donde se encuentra el texto, cierre el paréntesis y presione la
tecla Enter.

FUNCIÓN NOMPROPIO 1

RESULTADO FUNCIÓN NOMPROPIO 1

3. Arrastre la función a las otras celdas haciendo doble clic cuando aparece la cruz
negra en el cuadro negro, que aparece en la parte inferior derecha de la celda.

Observe que la función aplica en textos totalmente en minúscula o totalmente en


mayúscula.

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CELDAS FUNCIÓN NOMPROPIO 1

FUNCIÓN REEMPLAZAR

La función REEMPLAZAR, como su nombre lo indica permite reemplazar parte de


una cadena de texto con otra cadena de texto indicada, en función del número de
caracteres que especifique, por una cadena de texto diferente.

Sintaxis

=REEMPLAZAR(texto_original, núm_inicial, núm_de_caracteres, texto_nuevo)

Sus argumentos son:

 texto_original (obligatorio): El texto que contiene los caracteres a reemplazar.


 núm_inicial (obligatorio): La posición dentro del texto donde se iniciará el
reemplazo.
 núm_de_caracteres (obligatorio): La cantidad de caracteres que se
reemplazarán.
 texto_nuevo (obligatorio): El texto que reemplazará los caracteres originales.

Ejemplo:

Para comprender mejor esta función, utilizaremos el siguiente ejemplo:

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En la celda A2: tenemos la cadena de texto “aprendo funciones de texto con cafam”,
en la celda B2, usaremos la función REEMPLAZAR, (se desea reemplazar:
“funciones de” por “a reemplazar” es decir, la cadena inicial de texto es:

“aprendo funciones de texto con cafam”, palabra a modificar: (funciones de), para
que la nueva cadena de texto quede de la siguiente manera:

“aprendo a reemplazar texto con cafam”,

Para lo cual siga el siguiente procedimiento:

1. Digite la palabra REEMPLAZAR (función), precedida del signo igual (=).


2. Abra el signo de paréntesis, seleccione la celda donde se encuentre la información
a reemplazar, en este caso A2.

FUNCIÓN REEMPLAZAR 1

3. Posteriormente indique, la posición donde iniciará a remplazar, para nuestro


ejemplo, su ubicación es 9, porque en esta posición se encuentra ubicada la letra
“f” de funciones:

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FUNCIÓN REEMPLAZAR PARTE INICIAL 1

4. Seguido a esto, indique la cantidad de caracteres que se reemplazarán, para


nuestro ejemplo será el número 12, porque la suma de letras o caracteres y
espacios en blanco de: “funciones de” corresponde a este número (doce).

FUNCIÓN REEMPLAZAR PARTE FINAL 1

5. Finalmente, indique el texto que reemplazará los caracteres originales, tenga en


cuenta que si el texto nuevo son letras estas deberán estar entre comillas (“”),
recuerde que la nueva palabra es: “a reemplazar”, no olvide cerrar paréntesis.

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FUNCIÓN REEMPLAZAR CON EL TEXTO 1

Es decir que, la sintaxis final quedara así: =REEMPLAZAR (A2;9;12;"a


reemplazar").
Al pulsar la tecla Enter, obtendrá el siguiente resultado:

RESULTADO FUNCIÓN REEMPLAZAR 1

Quien Elaboro. Quien Reviso. Quien Aprobó.


Rigoberto Urquijo García

Control de Cambios

Razones del Cambio Quien Realizo. Fecha del cambio.

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