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LICITACIONES
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1. OBJETIVO Y ALCANCE

1.1. Establecer un procedimiento para definir una metodología adecuada para la realización de
licitaciones de CASA, sin considerar concesiones.

1.2. Aplicable a licitaciones públicas y privadas en las que participe CASA, con excepción de las
concesiones.

2. REFERENCIAS

2.1. Norma Internacional ISO 9001: Sistemas de Gestión de Calidad – Cláusulas 7.1, 7.2.1 y 7.2.2.

3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

3.1. Bases integradas: En contrataciones públicas, son las reglas definitivas del proceso de
selección cuyo texto contempla todas las aclaraciones y/o precisiones producto de la absolución
de consultas, así como todas las modificaciones y/o correcciones derivadas de la absolución de
observaciones y/o del pronunciamiento del Titular de la Entidad o del OSCE.
3.2. Consultas o aclaraciones: Medio a través del cual los participantes o interesados en un
proceso de selección, solicitan de forma escrita la aclaración de cualquier extremo de las bases,
o plantean solicitudes respecto a ellas.
3.3. Documentos licitatorios definitivos: En contrataciones privadas, corresponden a las reglas
definitivas del proceso y abarcan de forma global, las bases inicialmente entregadas y las
respuestas a consultas o aclaraciones; así como, cualquier modificación que se haya realizada
en el transcurso del proceso licitatorio.
3.4. Elevación de observaciones: Procedimiento a través del cual, el participante de determinado
proceso de selección convocado por una entidad pública, solicita al Titular de la entidad o al
OSCE (según corresponda, en concordancia con el valor referencial del proceso de selección),
emitir pronunciamiento respecto a los cuestionamientos que considere no han sido absueltos
conforme a lo establecido en la normativa de contrataciones pública o normas relacionadas.
3.5. Entidad: Se refiere al ente contratante, pudiendo ser pública o privada.
3.6. Licitación: Es el procedimiento administrativo para la adquisición de suministros, realización de
servicios o ejecución de obras que celebren diferentes entes, entidades y organismos del Estado
o privados.
3.7. Licitación Pública: Corresponde a la denominación de uno de los tipos de procesos de
selección, que convoca el Estado para la contratación de ejecutores de obras cuyos márgenes
presupuestarios se encuentran previstos en la norma correspondiente. Su convocatoria se
realiza necesariamente a través del portal web denominado SEACE – Sistema Electrónico de las
Contrataciones del Estado.
3.8. Licitación Privada: Proceso de selección realizado por un ente privado, el cual se rige por las
políticas y directivas propias de cada entidad contratante.
3.9. Observaciones: Medio a través del cual los participantes de un proceso de selección convocado
por una entidad pública, pueden realizar de forma escrita cuestionamientos respecto a las Bases,
los que deben versar sobre el incumplimiento de cualquier disposición en materia de
contrataciones del Estado u otras normas complementarias o conexas que tengan relación con el
proceso de selección
3.10. Oferta Técnica (OT): Documento en el cual la empresa ofertante, acredita el cumplimiento de
los requerimientos técnicos solicitados por el cliente y define metodologías, cronogramas y
recursos a utilizar para el desarrollo de un proyecto.
3.11. Oferta Económica (OE): Documento en el cual la empresa ofertante define el costo que le
demandará la ejecución de determinado proyecto; incluyendo, mano de obra, materiales,
herramientas y equipos; así como, tributos, gastos generales y la utilidad prevista.
3.12. OSCE: Es el Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado, organismo público
adscrito al Ministerio de Economía y Finanzas, que tiene dentro de sus funciones la de velar y
promover el cumplimiento y difusión de las normas de contratación pública.

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3.13. Precalificación o Calificación Previa: Procedimiento previo a la presentación de ofertas

técnicas y económicas, realizado por Entidades contratantes a fin de seleccionar una lista corta
de postores o empresas interesadas, las cuales para precalificar, deberán cumplir determinados
requerimientos establecidos en las correspondientes bases.
3.14. Sistema de Precios Unitarios: Sistema de contratación en el cual el postor formulará su
propuesta ofertando precios unitarios, tarifas o porcentajes en función de las partidas o
cantidades referenciales contenidas en las Bases y que se valorizan en relación a su ejecución
real y por un determinado plazo de ejecución.
3.15. Sistema de Suma Alzada: Sistema de contratación en el cual el postor formula su propuesta por
un monto fijo integral y por un determinado plazo de ejecución .

4. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

4.1. Licitaciones Públicas y Privadas

De acuerdo al flujo adjunto 4.1

5. REGISTROS
Los registros generados por la aplicación de este procedimiento son:

F-GCO-001: Seguimiento anual de procesos de Licitación

F-GCO-002: Licitaciones presentadas y adjudicadas
F-GCO-003: Análisis anual de Licitaciones publicadas y adjudicadas
Contrato

Control de Cambios

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4.1. Licitaciones Públicas y Privadas

Gerente
Apoderado General Jefe de Licitaciones Asistente de Licitaciones Área Legal
Comercial

Inicio

Buscan oportunidades de negocio

(Ver Nota 1)
F-GCO-001

Registra a CASA como

participantes y/o compra de
Fin bases
(Ver Nota 2)
F-GCO-001

No Revisan y/o analizan bases y documentos de licitación

No
¿Es ¿Es importante?
estratégica? (Ver Nota 3)

Si
Si
Evalúan requerimientos y/o factores de calificación
Solicita la reactivación
del proceso de
licitación Si ¿Se requiere Alianza No
(Ver Nota 4) estratégica?

Realizan búsqueda de alianzas estratégicas

(Ver Nota 5)

Elaboran, revisan y tramitan la consulta/aclaraciones sobre las bases,

de ser necesario
(Ver Nota 6)

No
¿Pública?
Si

No
¿Existe observaciones?

Si

Formulan y elevan observaciones a la OSCE

(Ver Nota 7)

Recopilan antecedentes e información relacionada

(Ver Nota 8)

Realizan visita de Campo

(Ver Nota 9)

Evalúan precios unitarios

(Ver Nota 10)

Analizan bases integradas o documentos de licitación definitivos

¿Participa Si
1
CASA?

No

Fin

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4.1. Licitaciones Públicas y Privadas

Gerente Jefe de
Apoderado General Jefe de Licitaciones Asistente de Licitaciones
Comercial Asesoría Legal

No
1 ¿Existe Precalificación?

Si

Solicitan y coordinan documentación con las áreas correspondientes

(Ver Nota 11)

Revisa documentos de Elabora documentos de

precalificación precalificación

No Si
Fin ¿Precalifica?

Elabora oferta técnica

2 Revisan oferta técnica
(Ver Nota 12)

Revisan oferta económica Elabora oferta económica

Presentan oferta técnica-económica

2 (Ver nota 13)

F-GCO-002

¿Adjudicados? Si
(Ver Nota 14)

No

No ¿Impugnación?
(Ver Nota 15)

Si

Elaboran expediente de impugnación

Prepara
documentación
No Si
Fin ¿Es positivo? para la Firma de
Contrato
(Ver Nota 16)

Contrato

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Nota 1.- La búsqueda de oportunidades de negocio se efectúa de la siguiente manera:

Licitaciones públicas: A través de publicaciones en los principales diarios del país, página web del
Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado – SEACE, medios de comunicaron escrita u oral.
Licitaciones privadas: A través de publicaciones en los principales diarios del país, página web de
corporaciones privadas o invitaciones que recibe la Empresa.

Nota 2.- Se apertura la carpeta correspondiente al ítem del proyecto conjuntamente con la compra de
bases.

Nota 3.- La importancia de una licitación se define en base a los siguientes criterios:

Ubicación del proyecto

Monto de obra
Tipo de obras
Costo de bases

Nota 4.- En caso que el Apoderado General considere que la participación de CASA es estratégica, el
proceso de licitación reingresa al flujo en la actividad que corresponda.

Nota 5.- Se evalúa la posibilidad de efectuar alianzas estratégicas con empresas del sector; se analiza a
cada potencial socio en particular y se efectúan reuniones de coordinación para analizar la conveniencia
mutua. De ser necesaria la formación de alianzas estratégicas para la participación de la empresa, y de
establecer acuerdos comerciales, se procede a la determinación de responsabilidades y participaciones
en la futura alianza estratégica.

Nota 6.- Luego de revisada y/o analizada las Bases, Expediente Técnico y/o Documentos de Licitación
se formulan las consultas/aclaraciones; las mismas que son redactadas y remitidas a la Entidad en el
plazo previamente establecido por ésta en el cronograma del proceso de selección. Las
consultas/aclaraciones deben versar sobre aspectos ambiguos contenidos en las bases sobre los cuales
es necesario que se efectúe una aclaración.

En el caso de Licitaciones Públicas, el Comité Especial, encargado por la Entidad para llevar a cabo el
proceso, absuelve las consultas y las publica en el plazo determinado en el mencionado cronograma del
proceso.

En el caso de Licitaciones Privadas, se formulan las consultas o aclaraciones, las mismas que son
redactadas y remitidas al Licitante en el plazo previamente establecido en el cronograma del proceso de
selección; el Licitante absuelve las consultas y las comunica a todos los interesados mediante
aclaraciones, circulares, modificatorias, adendas, etc. Estos últimos forman parte de los documentos de
licitación.

Nota 7.- Si en las bases o en las respuestas brindadas a las consultas existen aspectos que no guardan
concordancia con la normativa de contrataciones públicas que rige en el país; y, de ser el caso, se puede
redactar y formular las observaciones en forma clara y de acuerdo a los plazos establecidos en el
cronograma del proceso. En el caso de que las observaciones formuladas no sean acogidas, o que aun
siendo acogidas, a nuestro entender, contienen aspectos no concordantes con la normativa de
contrataciones públicas, se puede formular nuestro pedido de elevación de las bases al Organismo
Supervisor de las Contrataciones del Estado – OSCE; para ello se remite una solicitud dirigida al Comité
Especial encargado del proceso, adjuntando la copia del comprobante de pago por la tasa
correspondiente. El OSCE evalúa los aspectos que motivan la elevación de observaciones y se
pronuncia al respecto, luego de lo cual la entidad, a través del Comité Especial, debe acatar sus
conclusiones.

Nota 8.- La recopilación de antecedentes e información relacionada al proceso licitatorio se realiza desde
que se revisa y/o analiza las bases, y finalmente, en este punto se hace la recopilación total.

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Nota 9.- De ser necesario, el Apoderado General tiene la potestad de designar personal de los proyectos
para que realicen la visita de campo, quienes deben enviar un reporte sobre lo observado en la visita y
los puntos a tener en cuenta.

Nota 10.- Se realiza un análisis preliminar de los principales precios contenidos en el Valor Referencial,
tomando en consideración las partidas más importantes del presupuesto, para ello se toma en cuenta la
experiencia de la empresa en proyectos similares y en zonas aledañas. Asimismo, de corresponder, se
efectúan cotizaciones con nuestros principales proveedores de los materiales, equipos o servicios que se
requieran para la ejecución del proyecto.

Nota 11.- Se solicitan los documentos necesarios a las áreas correspondientes (Asesoría Legal,
Contabilidad, Finanzas, Seguridad y Medio Ambiente, entre otras), si es necesario se realizan reuniones
de coordinación. Las diversas áreas deben presentar la documentación con la debida antelación.

Nota 12.- Desde la presentación de las ofertas y hasta antes del otorgamiento de la Buena Pro, se
realiza un seguimiento al proceso, para lo cual se tiene en cuenta a los competidores que han
presentado ofertas. Se analiza a cada uno de ellos en general y en forma específica y se prevee
potenciales deficiencias en el contenido de sus ofertas o en la forma de su presentación para, de ser el
caso, efectuar un posterior reclamo.

Nota 13.- Antes de presentar la oferta técnica y/o económica, el Apoderado General decide si participa la
empresa o no. El Apoderado General se reserva el derecho de la participación.

Nota 14.- De resultar adjudicatarios, se analiza los riesgos de la empresa de ser objeto de
impugnaciones. De no resultar adjudicatarios, se establecen las deficiencias en nuestras ofertas que
conllevaron a los resultados y se realiza un feedback al proceso.

Nota 15.- Para la impugnación de resultados, de ser el caso, se tiene en cuenta lo siguiente:

Licitaciones Públicas: Se procede a la impugnación de los resultados cuando a entender de

CASA, se han realizado acciones que no se ajustan a las reglas de la licitación correspondiente o a
la normatividad vigente de contrataciones públicas. La impugnación se debe realizar dentro de los
plazos establecidos y cancelando la tasa correspondiente. Luego se realiza un seguimiento a este
proceso de impugnación y finalmente es el Tribunal de Contrataciones del Estado quien resuelve de
forma definitiva los resultados del proceso.

Licitaciones Privadas: En el caso de Licitaciones Privadas, de ser posible, se procede a la

impugnación de los resultados cuando a entender de CASA, se han realizado acciones que no se
ajustan a las reglas de la licitación correspondiente bajo los lineamientos establecidos por la entidad
licitante.

Nota 16.- El área de Asesoría Legal solicita los documentos requeridos por el cliente a las áreas
correspondientes para presentarlos al momento de la Firma del Contrato, siendo de su responsabilidad
su recopilación y trámite.

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