ANTEPROYECTO DE INVESTIGACION

TRABAJO DE GRADO

AUTORAS:

DIANA CATALINA SANCHEZ ALVARADO

GLADYS MANCERA GONZALEZ

ASESOR

ING.J RIVADENEIRA

INGENIERO INDUSTRIAL
SISTEMA DE AUDITORIA INTERNA EN EL AREA DE COMUNICACIONES Y
PRENSA DE LA ALCALDIA MUNICIPAL DE CAJICA, PERTENECIENTE A LA
SECRETARIA GENERAL, SEGÚN ORGANIGRAMA DE LA ALCALDIA
MUNICIPAL DE CAJICA CUNDINAMARCA.

PREPARADO POR:

DIANA CATALINA SANCHEZ ALVARADO

GLADYS MANCERA GONZALEZ

CORPORACION UNIVERSITARIA DEL CARIBE

DIRECCION DE EDUCACION ABIERTA Y A DISTANCIA Y VIRTUALIDAD

ADMINISTRACION DE EMPRESAS

PROYECTO DE TESIS PARA OPTAR EL TITULO PROFESONAL

CAJICA CUNDINAMARCA

2015
NOTA DE ACEPTACION

El trabajo de grado titulado SISTEMA DE AUDITORIA INTERNA EN EL AREA DE

COMUNICACIONES Y PRENSA DE LA ALCALDIA MUNICIPAL DE CAJICA,
PERTENECIENTE A LA SECRETARIA GENERAL, SEGÚN ORGANIGRAMA DE
LA ALCALDIA MUNICIPAL DE CAJICA CUNDINAMARCA, de las autoras Laura
Catalina Sánchez Alvarado y Gladys Mancera González, cumple con los requisitos
para optar al título de Administradoras de empresas.

_______________________

Firma del Presidente del Jurado

_______________________

Firma del Jurado

_______________________

Firma del Jurado

Cajicá, abril 19 de 2015

DEDICATORIA

A nuestras familias por su apoyo incondicional; a nuestro amigo y compañero

Robinson Ochoa por el programa que nos vinculó a esta carrera y a nuestros
profesores y guías por el aporte y la insistencia para realizar este trabajo
AGRADECIMIENTOS

A Dios por darnos la oportunidad de alcanzar esta meta que fortalece nuestras
vidas y por habernos guiado por este camino, a nuestros familiares por habernos
dado apoyo incondicional, a nuestro coordinador de este proyecto, por sus
aportes, sus enseñanzas, comentarios y ante todo la insistencia en la importancia
de realizar este trabajo.

Diana Catalina Sánchez Alvarado

Gladys Mancera González

 TABLA DE CONTENIDO

CAPITULO I

INTRODUCCIÓN
1. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
2. PRESENTACION DE OBJETIVOS
3. MARCO TEORICO CONCEPTUAL
4. METODOLOGIA
4.1. Tipos de investigación
4.2. Universo, Población y muestra
4.3. Técnicas de recolección de información
4.4. Aspectos administrativos desarrollados
5. PRESENTACION Y ANALISIS DE RESULTADOS

CAPITULO II

AUDITORIA INTERNA
Definición ………………………………………………… 9
Papel del Auditor ………………………………………………… 9
Características del Auditor Interno ………………………………………………… 9
Tipos de Auditoría ………………………………………………… 10
Auditoría Financiera ………………………………………………… 10
Auditoría Operativa ………………………………………………… 10
Auditoría de Sistemas ………………………………………………… 10
Auditoría de Calidad ………………………………………………… 11
Auditoría Ambiental ………………………………………………… 11
Tipos de Auditor ………………………………………………… 11
Auditor Interno ………………………………………………… 11
Auditor Externo ………………………………………………… 11
Diferencias Entre Auditor Externo y Auditor Interno
………………………………………………… 12
Ventajas de la Auditoría Interna ………………………………………………… 13

Requisitos de Trabajo de Auditoría Interna

………………………………………………… 13
Técnicas de Auditoría ………………………………………………… 14
Control Interno ………………………………………………… 14
Objetivos ………………………………………………… 15
Tipos de Control ………………………………………………… 16
Estructura del Proceso de Control Interno
………………………………………………… 16
Indicadores de Gestión ………………………………………………… 17
Uso de Indicadores de Gestión en Auditoría
………………………………………………… 19

CAPITULO III
PLANIFICACION Y EJECUCION DE AUDITORIA INTERNA EN INSTITUCIONES
PUBLICAS
Planificación y Ejecución de la Auditoría
Interna en Instituciones Públicas ………………………………………………… 24
Administración Pública ………………………………………………… 24

Análisis del Manejo del Control Interno en

Instituciones Públicas

Importancia del departamento de Auditoría

Interna en Insituciones Públicas ………………………………………………… 31
Ubicación de la Unidad de Auditoría Interna
………………………………………………… 32
Normas de Control Interno para el Sector
público ………………………………………………… 32
Fundamentos de Control Interno ………………………………………………… 33
Area de Auditoría Interna ………………………………………………… 34
Herramientas de Evaluación de Control
Interno ………………………………………………… 35
Evaluación del Ambiente de Control ………………………………………………… 35
Evaluación de los Riesgos de Control …………………………………………………

Normas de Control Interno para el área de

Comunicaciones y prensa……………………………………………… 44

Desarrollo del Proceso de Auditoría ………………………………………………… 52

Planificación ………………………………………………… 54
Actividades de la Planificación ………………………………………………… 54
Memorando de Planificación ………………………………………………… 56
Programas de Trabajo ………………………………………………… 57
Papeles de Trabajo ………………………………………………… 57
Archivo de Papeles de Trabajo ………………………………………………… 58
Indices y Referenciación ………………………………………………… 59
Marcas de Auditoría ………………………………………………… 60

Estructura y Contenido de los Informes ………………………………………………… 62

Características de los Informes ………………………………………………… 63
Revisión del Informe ………………………………………………… 64

Trámite de informes de Auditoría y

Exámenes Especiales ………………………………………………… 68
Indicadores de Gestión en Instituciones
Públicas ………………………………………………… 69

CAPITULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones ………………………………………………… 192
Recomendaciones ………………………………………………… 194
Bibliografía ………………………………………………… 196
INDICE DE CUADROS Pág.
CUADRO Nº1 Tipos de Control 16
CUADRO Nº2 Características de Auditoría Privada y Gubernamental 20
CUADRO Nº3 Auditoría de Gestión/ Auditoría Operacional/Calidad 21
CUADRO Nº4 Auditoría de Gestión/ Auditoría Financiera 22
CUADRO Nº5 Diferencias entre Administración Privada y Pública 25
CUADRO Nº6 Componentes de la Administración Financiera 30
CUADRO Nº7 Objetivos de Control Interno 33
CUADRO Nº8 Etapas de Control Interno 34

.
 INTRODUCCION

El proyecto de tesis que presentamos para el trabajo de grado se trata de una

Auditoría Interna a la Oficina de Prensa de la Alcaldía Municipal de Cajicá; con la
finalidad de demostrar que las no conformidades pendientes en la auditoría
correspondiente al período 2013-2014 fueron subsanadas en su totalidad y que
esta puede ser un instrumento de control para la Oficina de Control Interno y para
la Secretaría General de la Alcaldía.

Teniendo en cuenta lo contemplado en la Ley 87 de 1993 y la estructura del

Modelo Estándar de Control Interno –MECI, la auditoría interna es definida como:
“… un examen sistemático, objetivo e independiente de los procesos, actividades,
operaciones y resultados de una Entidad Pública”. Precisa además, que “permite
emitir juicios basados en evidencias sobre los aspectos más importantes de la
gestión, los resultados obtenidos y la satisfacción de los diferentes grupos de
interés.

También se puede denominar como una actividad independiente y objetiva de

aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones
de una organización”. Por lo anterior, las actividades de auditoría interna son
vitales para el mantenimiento y mejora del Sistema de Control Interno en las
entidades, ya que permiten evaluar los mecanismos de control establecidos en
toda la entidad.

La ley 1474 de 2011, trata en su Artículo  8°. Designación de responsable del

control interno. Modifíquese el artículo 11 de la Ley 87 de 1993, que quedará así:

Para la verificación y evaluación permanente del Sistema de Control, el Presidente

de la República designará en las entidades estatales de la rama ejecutiva del
orden nacional al jefe de la Unidad de la oficina de control interno o quien haga
sus veces, quien será de libre nombramiento y remoción.
Cuando se trate de entidades de la rama ejecutiva del orden territorial, la
designación se hará por la máxima autoridad administrativa de la respectiva
entidad territorial. Este funcionario será designado por un período fijo de cuatro
años, en la mitad del respectivo período del alcalde o gobernador.

Parágrafo 1º. Para desempeñar el cargo de asesor, coordinador o de auditor

interno se deberá acreditar formación profesional y experiencia mínima de tres (3)
años en asuntos del control interno.

Parágrafo 2º. El auditor interno, o quien haga sus veces, contará con el
personal multidisciplinario que le asigne el jefe del organismo o entidad, de
acuerdo con la naturaleza de las funciones del mismo. La selección de dicho
personal no implicará necesariamente aumento en la planta de cargos existente.

El proceso de auditoría se fundamentará en un enfoque de riesgos y controles,

cuyo objetivo primordial es verificar que la prestación de bienes y servicios, por
parte de los entes o asuntos auditados, se oriente hacia el cumplimiento de los
fines esenciales del Estado.

La estructura de la tesis está compuesta por cuatro capítulos. En el capítulo

primero está el procedimiento metodológico de la investigación para la propuesta
de nuestra tesis. El capítulo segundo presenta contenidos bibliográficos para el
desarrollo de la tesis como es la base conceptual de la auditoría; tipos de
auditoría, tipos de auditores, las fases de la auditoría; en esta fase de auditoría
hace mención del control interno para la eficacia de la auditoría. En el capítulo
tercero está una descripción general de la oficina de prensa como es la base legal,
la estructura organizacional, el mapa de procesos, la misión y visión y de la
Alcaldía y las metas contempladas en el Plan de Desarrollo Progreso con
Responsabilidad Social. En el capítulo cuarto se encuentran las conclusiones y
recomendaciones para prestar un mejor servicio por parte de la Oficina de
comunicaciones y prensa.
En la Oficina de Comunicaciones y Prensa se encuentra cinco funcionarios
vinculados por la modalidad de contrato de prestación de servicios y
especificaremos el objeto, el tiempo y las responsabilidades de cada uno con la
Administración Municipal.

El diseño del sistema permite identificar los riesgos existentes en los procesos y
Procedimientos realizados por cada contratista, sobre las actividades que deben
cubrir en la Alcaldía, al mismo tiempo analiza la información, comunicación y
monitoreo del sistema de control interno a través de la evaluación a la correcta
implementación de los productos exigidos por el Modelo Estándar de Control
Interno – MECI, los productos exigidos por la Norma Técnica de Calidad de la
Gestión Pública NTCGP 1000:2009, con lo que se identificó que el riesgo más
relevante que posee la Alcaldía en la oficina de comunicaciones y prensa, es el
manejo y control de la información entre áreas, y la desinformación o demora en la
entrega de la información a la comunidad. Para ejercer un control sobre este
riesgo, se diseñó un flujograma de procesos y actividades a realizar, por cada
contratista y se le debe dar estricto cumplimiento a la lista de chequeo con los
requisitos exigidos por la Ley.
FORMULACION DEL PROBLEMA

Actualmente los contratistas de la oficina de comunicaciones y prensa de la

Alcaldía no conocen el mapa de riesgos, tampoco dan aplicabilidad a las tablas de
retención documental establecidas por el Archivo General de la Nación; no
cuentan con una herramienta que permita evaluar e integrar los indicadores de la
gestión, toda vez que no hacen monitoreo a las redes sociales ni encuestas a la
comunidad, orientadas al cumplimiento de una estrategia general, garantizando el
desarrollo hacia la calidad y la mejora contínua aplicando al eficiencia y eficacia.

De esta forma, se ve directamente afectada la imagen del señor Alcalde y la

comunidad en general por la falta de información y control y las metas y objetivos,
generando reprocesos y hallazgos que más adelante se verán plasmados en la
visita de la Contraloría General de la Nación.
Se espera que con la auditoría, se fortalezca la labor fiscalizadora de la Oficina de
Control Interno y se contribuya en general con el mejoramiento de la gestión
pública del Municipio.
PRESENTACION DE OBJETIVOS

El objetivo de una auditoria es cumplir con los propósito establecidos, será

relevante tener en cuenta las diferentes categorías de objetivos y que serán de
interés para la auditoría, en última instancia, el éxito del proceso dependerá de la
claridad con que se establezcan y que el equipo auditor conozca y entienda la
Misión de la Alcaldía, ya que su óptima alineación se verá reflejada en los
resultados finales y el aporte de dichos procesos a la mejora continua y a la
calidad de la Alcaldía.

OBJETIVO GENERAL

Darle cumplimiento y aplicabilidad al Plan de Mejoramiento por procesos y

procedimientos establecido en el Modelo Estándar de Control Interno. Crear
estrategias que conlleven al cumplimiento de las metas del Plan de Desarrollo,
Progreso con Responsabilidad Social, donde funcione la intranet, se apliquen las
tablas de retención documental y dé a conocer la gestión del señor Alcalde
oportunamente a la comunidad.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Determinar la viabilidad técnica, del sistema de control interno mediante la

creación de flujogramas de procesos de actividades de control.
 Especificar la herramienta de control, que se va a utilizar en los procesos,
mediante un análisis de los componentes de control interno de la Alcaldía.
 Realizar monitoreos a las redes sociales y encuestas a la comunidad para
identificar las variables y realizar un diagnóstico, con el fin de determinar el
impacto de la información.
 Analizar las políticas y procedimientos, que existen actualmente para el
control del cumplimiento de los objetivos de los contratos de cada uno de
 los funcionarios de la oficina de comunicaciones y prensa de la Alcaldía de
Cajicá, con el fin de identificar los riesgos y controles.
 Diseñar una propuesta de control interno para la oficina de comunicaciones
y prensa mediante flujogramas, para la aplicación de procesos.
 Crear un directorio de medios de comunicación para trabajar diferentes
temas.
 Crear un plan estratégico de comunicaciones internas.
 Aplicar las tablas de retención documental.
 Elaborar diagnóstico general del área de comunicaciones y un plan de
mejoramiento que genere acciones preventivas y correctivas.
 MARCO TEÒRICO O CONCEPTUAL

DEFINICIÓN

Un Sistema de Información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí

con el fin de apoyar las actividades de una empresa, es decir, un conjunto formal
de procesos que, operando sobre una colección de datos estructurada según las
necesidades de la empresa, recopilan, elaboran y distribuyen la información o
parte de ella necesaria para las operaciones de dicha empresa y para las
actividades de dirección y control correspondientes para desempeñar sus
actividades de acuerdo a su estrategia de negocio.

Tiene como propósito fundamental organizar el flujo de la información que generan

las diferentes dependencias dentro de las instituciones; un sistema de información
está compuesto de elementos que son de naturaleza diversa y normalmente
incluye:
- Infraestructura tecnológica, (Hardware)
- El recurso humano
- Los datos, o información.
- Las aplicaciones para producir diferentes tipos de resultados, (Software)

ACTIVIDADES BÁSICAS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

Entradas de información: Proceso mediante el cual el Sistema de Información

toma los datos que requiere para procesar la información. Pueden ser manuales o
automáticas.

Almacenamiento de Información: El sistema puede reconocer la información

guardada en la sesión o proceso anterior.
Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema de Información para
efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida.
Estas características de los sistemas permiten la transformación de datos fuentes
en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones.

Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de Información

para sacar la información procesada o bien datos de entrada, al exterior.

SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL (S.I.G.)

Por definición se entiende como Sistema de Información Gerencial la técnica de

poner a disposición de los gerentes la información confiable y oportuna que se
necesite para facilitar el proceso de toma de decisiones y permitir que las
funciones de planeación, control y operaciones se realicen eficazmente en la
organización.

La finalidad de un Sistema de Información Gerencial es la de suministrar a los

gerentes la información adecuada en el momento oportuno, por lo tanto el valor de
la información proporcionada por el sistema debe cumplir con los siguientes cuatro
supuestos básicos: Calidad, Oportunidad, Cantidad y Relevancia.
- Calidad: Para los gerentes es imprescindible que la información suministrada
sea un fiel reflejo de la realidad planteada.
- Oportunidad: la información suministrada por un Sistema de Información
Gerencial debe estar disponible a tiempo para la toma de decisiones.
- Cantidad: Es probable que los gerentes casi nunca tomen decisiones
acertadas y oportunas si no disponen de información suficiente, pero tampoco
deben verse desbordados por información irrelevante e inútil, pues ésta puede
llevar a decisiones desacertadas.
- Relevancia: La información que le es proporcionada a un gerente debe estar
relacionada con sus tareas y responsabilidades.
La información gerencial requerida por los distintos niveles de una organización no
es homogénea. No deben de ser tratadas en la misma forma las necesidades de
información de los gerentes, de la gerencia media y la alta gerencia. Estos tienen
necesidades distintas de acuerdo con la actividad que desempeñan.
 METODOLOGIA.

METODOS DE INVESTIGACION

 DESCRIPTIVO

El que ha permitido detallar, especificar, particularizar los hechos que se han

suscitado en la oficina de comunicaciones y prensa de la Alcaldía Municipal de
Cajicá en lo referido a la auditoria interna institucional, lo que ha permitido inferir o
sacar conclusiones válidas para ser utilizadas en el trabajo de investigación

 ANALÍTICO

Este método ha permitido examinar la programación, gestión y especialmente la

incidencia de los mecanismos de control en la operatividad de los recursos a cargo
de la oficina de comunicaciones y prensa, lo que ha servido para inferir o formular
conclusiones sobre su incidencia en la optimización del gobierno municipal.

En el proceso de desarrollo de este trabajo de investigación, además de estos

métodos, se han aplicado otros con menor incidencia; de modo que su adecuada
complementación ha servido para obtener los resultados que ha perseguido este
trabajo.

En todo caso, la utilización de métodos o cualquier procedimiento o técnica de

trabajo no ha sido limitada en el trabajo de investigación.

Con el propósito de conocer la situación de la oficina de comunicaciones y prensa

de la Alcaldía de Cajicá; lo cual justifique la realización de una auditoría interna
para la prevención de no conformidades y de hallazgos en el mapa de procesos y
procedimientos, se llevaron a cabo una serie de pasos cronológicos los cuales se
realizaron aplicando un trabajo de campo de tal manera que nos permita plantear
un sistema de auditoría integral.
TIPO DE INVESTIGACIÓN

Este trabajo, es una investigación científica del tipo básica, por cuanto presenta la
teorización integral a través de principios, normas, conceptos, procesos y
procedimientos, elementos, componentes y otros aspectos que aplica la
Administración pública. En este sentido, se ha dispuesto de la información
administrativa e informes de auditorías anteriores. Asimismo se ha contado con las
Leyes, Reglamentos generales, Reglamentos internos, manuales de procesos y
procedimientos y otros documentos relacionados con el gobierno municipal como
entidad pública. Todo este banco de datos representa el sustento empírico y
numérico que ha permitido llegar a las conclusiones del trabajo

La auditoría interna en un control de dirección que tiene por objeto la medida y

evaluación de la eficacia de otros controles. Surge con posterioridad a la auditoría
externa, ante la necesidad de mantener un control permanente y más eficaz
dentro de la Alcaldía y la necesidad de hacer más rápida y eficaz la función del
auditor externo, que en este caso sería la Contraloría General de la República.

La auditoría interna clásica se ha venido ocupando del sistema de control interno,

es decir, del conjunto de medidas, políticas y procedimientos establecidos en la
Alcaldía para proteger la gestión del Representante Legal, minimizar las
posibilidades de fraude, incrementar la eficacia operativa y optimizar la calidad de
la información.

Este sistema se ha centrado en el terreno administrativo. La auditoría interna se

pone de manifiesto en la Alcaldía a medida que ésta aumenta las obras y se
deben dar a conocer a la comunidad y se hace dificulta un poco el control directo
de la información por parte de la alta dirección.

El objetivo principal es ayudar a la oficina de control interno en el cumplimiento de

sus funciones y responsabilidades, proporcionándole análisis objetivos,
evaluaciones, recomendaciones y todo tipo de comentarios pertinentes sobre la
auditoría realizada. Este objetivo se cumple a través de otros más específicos;
tales como: Dirigir las investigaciones siguiendo un programa redactado de
acuerdo con las políticas y los procedimientos establecidos en el mapa de
procesos de la Alcaldía y encaminado al cumplimiento de los siguientes puntos:

- Averiguar el grado en que se está cumplimiento el objeto del contrato de cada

uno de los contratistas que conforman la oficina de comunicaciones y prensa de la
Alcaldía de Cajicá.

- Revisar y evaluar la estabilidad, suficiencia, prioridad y aplicación de los

controles operativos.

- Determinar si todos los bienes del activo de la oficina de comunicaciones y

prensa están debidamente inventariados y asegurados.

- Verificar y evaluar la veracidad de la información y todos los datos producidos en

la oficina de comunicaciones y prensa.

- Realizar investigaciones especiales solicitadas por la alta dirección.

- Preparar informes de auditoría acerca de las irregularidades que pudiesen

encontrarse como resultados de las investigaciones, expresando igualmente las
recomendaciones que se juzguen adecuadas.

- Vigilar el cumplimiento de las recomendaciones contenidas en los informes

emitidos con anterioridad por la oficina de control interno.

En lo que afecta a los elementos básicos de un sistema de control interno, el

proceso básico de control incluye los siguientes elementos:

a) Un plan de organización que proporcione una adecuada separación de

responsabilidades funcionales y aplicabilidad del objeto del contrato de cada
contratista.
 b) Un sistema de autorización y procedimientos de registro adecuados para
proporcionar un control razonable sobre los activos, teniendo en cuenta que debe
haber un responsable que se encargue de los inventarios de las cámaras,
computadores, televisores y demás material utilizado por la oficina de
comunicaciones y prensa para el buen desarrollo de sus funciones.

c) Procedimientos adecuados a seguir en la ejecución de sus funciones para cada

contratista.

d) Personal en cantidad y calidad suficiente para afrontar las necesidades de la

empresa.

En este contexto se ha determinado la siguiente realidad:

 Falta de definición del entorno de control, que marque la pauta del

funcionamiento de la gestión de la oficina de comunicaciones y prensa e influya en
la concientización de la alta dirección, funcionarios de planta y contratistas con
respecto al sistema de control Interno adoptado por la Alcaldía.
  Falta de evaluación de los riesgos que enfrenta la oficina de
comunicaciones y prensa, en el marco de la previsión y ejecución de la
planificación, organización, dirección, integración y sistema de control interno.
  Falta de definición de las actividades de control, expresadas en las
políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que se lleven a cabo las
instrucciones del Alcalde. Esto incluye problemas de control en aprobaciones,
autorizaciones, verificaciones, revisiones, salvaguarda de activos y segregación de
funciones.
 Falta de información y comunicación, esto es, la información no está
adecuadamente identificada y recopilada y además la comunicación no se lleva a
cabo en la forma y plazo que permita cumplir a cada contratista con sus
responsabilidades. En este mismo marco, otro problema es disponer de
información y no saber aplicarla adecuadamente en la toma de decisiones.
 Falta de una adecuada supervisión, es decir el sistema de control interno
imperante no dispone de actividades de supervisión continuada, evaluaciones
 periódicas o una combinación de ambas cosas, lo que no permite efectuar la
superación de la problemática de las actividades de estos contratistas.

 Otro problema que enfrenta la auditoria interna en la oficina de

comunicaciones y prensa es la falta de aplicación de las normas para el ejercicio
profesional del auditor interno, lo que es imprescindible en el nuevo marco para
que pueda influir en la optimización del programa de gobierno plasmado en al Plan
de Desarrollo Progreso con Responsabilidad Social.

En este panorama, los componentes del nuevo marco de la auditoria interna:

entorno de control, evaluación de los riesgos, actividades de control, información y
comunicación y supervisión no están vinculados entre sí, es decir no generan una
sinergia y por tanto no forman un sistema integrado que responda de una manera
dinámica a las circunstancias cambiantes del entorno. De este modo el sistema de
control interno no está entrelazado con las actividades operativas de los
contratistas y por tanto no influye en la optimización de la calidad del desempeño.

 DELIMITACION DE LA INVESTIGACION

DELIMITACION ESPACIAL

Este trabajo de investigación comprende el estudio del nuevo marco de la

auditoria interna y su influencia en la optimización del gobierno municipal de las
como entidad pública en el contexto del nuevo enfoque sobre control interno que
nos facilita el Informe.

DELIMITACION TEMPORAL

Esta es una investigación de actualidad, por cuanto la problemática de esta oficina

se ha manifestado en el contexto de la actual coyuntura presente, lo que hace que
los profesionales contratistas aporten con estudios de este tipo para que el
gobierno municipal se optimice.
DELIMITACION SOCIAL

Se ha considerado al personal de planta, funcionarios, contratista, otros medios de

comunicación y comunidad en general, de los cuales hemos obtenido información
para el trabajo de investigación a través de entrevistas y encuestas. Podríamos
decir que la delimitación social abarca a la comunidad total.

- Objetivos del control interno

Entre los más relevantes podemos indicar los siguientes:

a) Que las operaciones se realicen de acuerdo con autorizaciones específicas o

generales de la dirección.

b) Que todas las transacciones se registren sin tardanza, por su importe correcto,
en las cuentas adecuadas y en el período contable en que tienen lugar.

c) Que el acceso a los activos se permita sólo con la autorización de la dirección.

d) Que las cifras contables de los activos se comparen con las existentes con una
periodicidad razonable, y que se tomen las medidas adecuadas en relación con
las diferencias que puedan presentarse.

El tipo de investigación desarrollado en este trabajo también es descriptiva, porque

se buscó presentar un panorama general del problema, con el fin de definir el
asunto o condición, en la oficina de comunicaciones y prensa.

El sistema descriptivo

Este método se basa en la determinación detallada de las características del

sistema que se está evaluando. Se describen procedimientos, registros,
formularios, archivos y empleados que intervienen en el sistema.
Este método presenta algún inconveniente, dado que la mayoría de los
contratistas no tienen habilidad para responder por lo pactado en el objeto del
contrato ni en las obligaciones contraídas con la Alcaldía, en forma clara, concisa
y sintética, originando que algunas debilidades en el control no queden
expresadas en la descripción.

- Los cuestionarios

Es uno de los métodos más extendidos, el cual se basa en una encuesta

sistemática presentada bajo la forma de preguntas referidas a aspectos básicos
del sistema, y en la que una respuesta negativa evidencia una ausencia de
control. Este método ayuda a asegurar que todos los puntos básicos del control
sean considerados. Pero, tiene el inconveniente de que las preguntas, al ser
modelos estándares, resultan rígidas, restrictivas y a menudo, precisan un
replanteamiento general y no siempre permiten al auditor tener una visión clara del
sistema, dado lo voluminoso que resulta a veces. Esto no permite distinguir entre
las deficiencias importantes y las de escasa relevancia.

Desde la visión del estudio y evaluación del sistema de control interno, precisar
que en la intervención del auditor Interno en la Alcaldía, y como cuestión previa a
la ejecución de la auditoría realizada por la Contraloría General de la República,
uno de los puntos de mayor importancia es el estudio del informe de esta auditoría
con el fin de determinar los procesos y procedimientos a seguir y la valoración del
sistema de control interno con que cuenta la empresa.

El control interno se puede definir como el plan organizativo y el conjunto de

métodos y procedimientos adoptados por la dirección para asegurar, en la medida
de lo posible, el adecuado y eficaz desarrollo de su actividad, incluido el
cumplimiento de las políticas gerenciales, la custodia de los activos, la prevención
y la detección de fraudes y errores, la precisión e integridad de los registros
contables y la oportuna preparación.
La credibilidad que puede dar un buen sistema de control interno sobre las
operaciones y su correspondiente forma de anotación puede ser para él una
garantía en el desarrollo de su función, contribuyendo a simplificarla.

Al igual en el presente trabajo se utilizó el tipo de estudio denominado desempeño,

debido al análisis de los procesos y actividades a desarrollar, por cada contratista,
como se verá a continuación:

C.P.S No. 044-2015 OMAR JIOVANY SANCHEZ CARDENAS.

El objeto del contrato es la prestación de servicios profesionales como
coordinador de las actividades de prensa a fin de mantener informados a la
comunidad, a los funcionarios y a los demás grupos de interés de la alcaldía
municipal sobre la gestión institucional. Los documentos del proceso forman parte
del presente contrato y definen igualmente las actividades, alcance y obligaciones
del contrato.

SUPERVISOR: Secretario General Duración del contrato: 6 meses.

Obligaciones contractuales específicas: 1. Facilitar los procesos de

comunicaciones al interior de la administración municipal y entre ésta y la
comunidad local, regional, nacional e internacional. 2. Proporcionar la asesoría
que en materia de comunicaciones requieran todas las dependencias de la
administración municipal, en especial para la divulgación y promoción de sus
acciones, planes, programas y proyectos. 3. Realizar las gestiones necesarias
para garantizar la disposición oportuna y adecuada de la logística fotográfica y de
comunicaciones requerida en la realización de los actos y eventos de las
dependencias de la administración municipal. 4. Proporcionar las piezas
publicitarias y protocolarias requeridas. 5. Ejecutar las acciones necesarias para la
realización de ruedas de prensa, entrevistas y cubrimiento general de los actos y
eventos de la administración. 6. Apoyar la gestión y coordinación con todas las
secretarias de características y especificaciones de sus necesidades en materia
de comunicaciones especialmente para el cumplimiento de normas de austeridad.
7. Realizar el seguimiento de la información emitida por los diferentes medios de
comunicación. 8. En relación con la imagen institucional 8.1 Asesorar al Alcalde, a
las secretarías, y demás organismos de la administración central, en sus
relaciones con los medios de comunicación masiva. 8.2. Diseñar y ejecutar
programas y/o acciones comunicativas a través de todos los medios de
comunicación. 8.3. Analizar la información suministrada por los diferentes
despachos con el propósito de comunicarle a los medios las gestiones realizadas
por la administración en beneficio de la comunidad. 8.4. Apoyar la coordinación
para identificación y entrega de necesidades en materia de comunicación, para
elaboración de planes anuales que incluyan estrategias, metas y fuentes de
recursos, para hacer efectivas las políticas del gobierno municipal en materia de
comunicaciones y publicidad por medio de todas las secretarias. 9. En relación
con la divulgación de la información. 9.1 Dirigir boletines periódicos, internos y
externos, sobre la marcha de la Administración Municipal y sus aspectos
relevantes, que permitan mantener informados a los servidores públicos del
municipio a la comunidad en general y a la opinión pública. 8.6. Coordinar con los
medios de comunicación masiva, el cubrimiento de las actividades y programas
que desarrollan las autoridades departamentales. 9.2. Asesorar todo lo
relacionado con la divulgación y comunicación de ejecución de eventos propios de
las actividades del municipio.

C.P.S No. 042-2015: LUIS ALEXANDER PAEZ NIETO.

El objeto del contrato es la prestación de servicios profesionales para la
elaboración de notas periodísticas dirigidas a grupos de interés internos y externos
de la alcaldía municipal, así como apoyar la divulgación de la gestión institucional
en medios masivos de comunicación.

SUPERVISOR: Secretario General. Duración del contrato: 6 meses.

Obligaciones contractuales específicas: 1) Brindar apoyo a Comunicaciones,
en el área de noticias, crónicas y reportajes internos y externos que produzcan
noticias para los medios. 2) Apoyar en la redacción de los boletines de prensa con
las declaraciones o pronunciamientos del Señor Alcalde y/o los funcionarios de la
administración municipal para los informativos locales, departamentales y
nacionales. 3) Apoyar en la atención periodística de las reuniones del Señor
Alcalde. 4) Apoyar la Coordinación y divulgación periodística de la agenda del
Alcalde. 5) Apoyar en el cubrimiento periodístico cuando se produzcan visitas a
nuestro Municipio de funcionarios del gobierno central, departamental o
personalidades en general y en general visitantes de importancias que generen
noticias. 6) Apoyar en la redacción y corrección de los boletines de prensa
generados por otras dependencias y enviados para su divulgación en los medios
de comunicación. 7) Apoyar en la vigilancia y publicación de las noticias en la
página web previa autorización de la Secretaria General. 8) Brindar apoyo en la
selección del material fotográfico de los boletines de prensa. 9) Apoyar
recopilando y filtrando las noticias que se generen a nivel local, departamental y
nacional dando divulgación local de las que se requieran. 10) Apoyar en el archivo
físico y virtual de las noticias donde sea parte la administración municipal. 11)
Apoyar que se genera desde la Administración, realizando boletines de interés y
lograr su divulgación a nivel local, departamental y nacional dentro, igualmente
deberá mantener actualizando dicho archivo físico y virtual incluyendo material
fotográfico y de grabación. 12) Apoyar, en el cubrimiento de las notas periodísticas
que se produzcan como resultado de los consejos de gobierno, consejos de
seguridad, y la agenda del Señor Alcalde. 13) Apoyar en el planteamiento de las
estrategias en el área de comunicaciones. 14) Apoyar en la gerencia del trabajo
periodístico encaminado a la publicación en los medios de comunicación que se
produzcan en la administración. 15) Apoyar en la elaboración de los boletines de
prensa, y en el manejo de lobby de los reporteros, corresponsales y editores y
directores de los medios. 16) Apoyar en la redacción, coordinación y edición de los
documentos que se produzcan en la dependencia. 17) Apoyar formando parte de
aquellos grupos organizaciones creadas o que se creen para contribuir a la
planificación y ejecución de los planes de acción requeridos para garantizar una
buena labor comunicación al de la administración municipal. 18) Apoyar en las
convocatorias de ruedas de prensa.

C.P.S No. 045-2015: DANIEL RICARDO LEON PINTO.

El objeto del contrato es la prestación de servicios profesionales como
comunicador social dentro de las actividades de prensa para la recolección,
redacción, corrección de estilo y texto necesarias para divulgar la gestión
municipal.

SUPERVISOR: Secretario General. Duración del contrato: 6 meses.

Obligaciones contractuales específicas: 1. Prestar el servicio de manera

oportuna y eficiente con el fin de cumplir a cabalidad el objeto de este contrato 2.
Diseño y redacción del Manual de Imagen Corporativa 3. Diseño del formato de
comunicado de prensa con su respectivo manual de indicaciones y base de datos
de periodistas de la región. 4. Realizar video institucional. 5. Servicio de audio
visualización, edición y publicación videos institucionales. 6. Monitoreo de imagen
externa. 8. Elaboración y Actualización portafolio de Alcaldía Municipal de Cajicá.
9. Elaborar diagnósticos de comunicación internos y externos de la alcaldía. 10.
Apoyar el diseño e implementación de los procesos de políticas de comunicación
de la entidad, elaboración y ejecución del plan de medios, rendición de cuentas y
aplicación de indicadores. 11. Cooperar con los asuntos propios de su
competencia, en las campañas institucionales que la Alcaldía de Cajicá. 12.
Apoyar la implementación y ejecución de las estrategias de gobierno en Línea,
sistema de gestión de calidad, servicio de atención al ciudadano y demás
estrategias del Municipio. 13. Apoyar la elaborar de diferentes productos como
boletines de prensa, boletines internos, planeación ejecución y seguimiento de
diagnósticos de comunicación. 14. Apoyar la elaboración y publicación de noticias
y comunicados. 10. Apoyar las ruedas de prensa. 11. Realizar el envío de
boletines de prensa para promocionar eventos, actividades o noticas. 12. Entregar
en un Backup información magnética generada durante la ejecución del contrato.

No se evidencia la existencia del Plan Estratégico de Comunicaciones Internas,

por tanto no está siendo monitoreado ni trabajado para la mejora.

C.P.S No. 043-2015 ANTONIO JOSE NAVARRETE SANCHEZ.

El objeto del contrato es la prestación de servicios de apoyo para el cubrimiento
de eventos de la alcaldía municipal, realizar el respectivo registro fotográfico,
actividades de locución y/o producción de videos institucionales, necesarios para
divulgar la gestión municipal.

SUPERVISOR: Secretario General. Duración del contrato: 6 meses.

Obligaciones contractuales específicas: 1. Realizar la divulgación del material

fotográfico y sistematización de los proyectos que ejecuta la Administración
Municipal. 2) Crear una base de imágenes de las campañas que se realicen, esto
con el fin de tener imágenes categorizadas para las diferentes informaciones que
son originadas por la Administración Municipal 3) Realizar la dirección y
producción de los mensajes institucionales en medios impresos, radiales,
televisivos o internet. 4) Cubrir los diferentes eventos de la Alcaldía a nivel
fotográfico y de video con los elementos suministrados por la Alcaldía de Cajicá
para tal fin. 5) El contratista presentara una relación de las actividades que
desempeñe mensualmente en el que conste el desarrollo de la misma. 6) Elabora
ayudas audiovisuales relacionadas con el área fotográfica. 7) El material
fotográfico es de propiedad exclusiva de la Alcaldía de Cajicá. 13) El material
fotográfico deberá estar a disposición de la Secretaria General cuando esta lo
requiera.

C.P.S. No. 054-2015 JESUS DANILO CASTILLO ANGULO.

El objeto del contrato es la pprestación de servicios de apoyo en publicidad
dentro de las actividades de prensa para el diseño y diagramación de las piezas
publicitarias de la alcaldía
municipal de Cajicá.

SUPERVISOR: Secretario General. Duración del contrato: 6 meses.

Obligaciones contractuales específicas: 1. Promocionar los programas de la

Alcaldía Municipal de Cajicá. 2. Diseño de elementos comunicativos al interior de
la entidad. 3. Di sufusión de campañas de prevención e informativas de las
diferentes áreas de la Administración Municipal de Cajicá. 4. Apoyo en el manejo
de la imagen institucional. 5. Apoyar las actividades de diseño y publicadas en
materia de comunicaciones. 6. Ejecutar labores de diseños y arte final de
publicaciones y piezas comunicativas. 7. Dar soporte en diseño, ideas y
creatividad para el tema de comunicaciones. 8. Realizar artes de calidad según lo
requerido por la Administración y sus diferentes áreas. 9. Apoyar en el diseño y
diagramación del periódico institucional y demás medios de comunicación. 10.
Apoyar en la distribución del periódico y demás elementos comunicativos.

UNIVERSO

Significa el conjunto total de datos de los que se selecciona una muestra y sobre
los cuales el auditor desea extraer conclusiones. Por ejemplo, todas las
respuestas obtenidas de las preguntas de hoja de chequeo, constituyen un
universo. Un universo puede dividirse en estilos, o sub-universos, siendo
examinado  cada estrato por separado.  El término  universo se usa para incluir el
término estrato

Dentro del universo se incluirá la consideración de la dirección de la prueba; es decir

que si el objetivo del auditor es poner a prueba la sobrestimación de los datos
recopilados, el universo podría definirse como el listado de no conformidades, pero
también se podría definir el universo como el listado de situaciones encontradas
en el análisis de los contratos, a saber:

 No presentan tablas de retención documental

 Se deben crear estrategias para que funcione la intranet
 Falta de comunicación con la comunidad
 La comunicación debe ser más eficiente y oportuna
 Se debe responder con las prioridades sociales a los ciudadanos
 No se conoce el mapa de riesgos por los integrantes del equipo de prensa
 Solicitan capacitación sobre tablas de retención documental
 No tiene sino carpetas foliadas
 A la fecha no se le ha asignado responsabilidad de manejo de tablas de
retención documental a ningún contratista de la oficina de prensa
 Deben realizar copias de seguridad de toda la información en un disco duro y
uno externo
 Pendiente rendición de cuentas para niños, niñas y adolescentes
 A la fecha no se ha actualizado el link para niños
 Se debe conectar prensa con sistemas
 Aún hay pendientes evidencias 2013 – 2014
 No se tiene contrato para actividades de impresión y por ende no quedó
plasmado en el plan de compras
 Debe existir un plan de estrategia de comunicaciones
 No existe indicadores de gestión comunicación de efectividad, eficiencia y
eficacia.
 Faltan documentos soporte
 Impacto de las diferentes comunicaciones
 No hay medición de noticias en Facebook
 No hay indicadores de audición en las noticias radiales
 No hay medición de impacto en cuanto a las personas que leen el periódico
 Se está implementando una encuesta
 No hay medición de la página web
 Se solicita avance del plan de comunicaciones
 Se solicita avance plan de medios, tales como Facebook, twitter, whatsapp,
página web y televisión
 No hay evidencias de monitoreo ni con qué periodicidad se hace
 Deben aplicar formatos de Sistema de Gestión de Calidad

De lo anterior se puede deducir que este listado puede considerarse como el

universo que proporcione evidencia de auditoría, respecto al objeto y obligaciones
de los contratistas de la oficina de comunicaciones y prensa.

Si el auditor interno considera completa la información con esta lista y se siente

satisfecho, no acudirá a más información o de lo contrario acudirá a la muestra
para extraer conclusiones sobre la gestión de los contratistas. El universo necesita
incluir toda la información relevante de todo el periodo completo. Un enfoque
diferente puede ser estratificar el universo y usar muestreo sólo para obtener
conclusiones sobre el control durante, digamos, los primeros 10 meses de un año,
y usar procedimientos alternativos o una muestra separada respecto de los dos
meses restantes.

POBLACIÓN Y MUESTRA

La población objeto de estudio para este trabajo está conformada por todos los
funcionarios de planta, contratistas y comunidad en general, además información
contemplada en el mapa de procesos y procedimientos de la Alcaldía Municipal
de Cajicá, establecido por la Oficina de Control Interno, en donde se encuentran
las falencias implicadas, en el manejo y control. La muestra que se encontró
después de las preguntas establecidas en la hoja de chequeo, se representa en la
lista de análisis de los contratos que afectan a la población del municipio de
Cajicá, a la cual se aplican las entrevistas, las cuales dieron a conocer opiniones
 y otros puntos de vista referentes al trabajo de los contratistas de la oficina de
comunicaciones y prensa de la Alcaldía Municipal de Cajicá.

TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS

 Revisión documental.- Se ha utilizado esta técnica para obtener datos de

las normas, libros, manuales de procesos y procedimientos de la Alcaldía
Municipal de Cajicá, reglamentos, periódicos de otros municipios donde aparece
información de Cajicá, memorias e informativos relacionados con las gestión
plasmada en la Plan de Desarrollo Progreso con Responsabilidad Social.

 Entrevistas.- Esta técnica se ha aplicado para obtener datos de parte de

las los funcionarios y la comunidad en general para determinar cómo se
desarrollan los Programas, proyectos y actividades de la oficina de
comunicaciones y prensa de la Alcaldía de Cajicá.

Se realizaron entrevistas a unos empleados de la Alcaldía, por sus labores a

ejecutar, teniendo en cuenta sus conocimientos, experiencia y control y a
personas de la comunidad.

Estas entrevistas se ajustaron de acuerdo a los objetivos de los contratistas y

obligaciones contractuales específicas y sirven como fuente de evidencia de
información para la mayoría de los objetivos.

Después de conocer el diseño y operación de la estructura de control, se

identificaron los riesgos de las funciones de los contratistas. El riesgo de control es
una medida de las expectativas de la estructura de control interno la cual, no
evitará que ocurran errores importantes, ni detectará ni los corregirá si es que han
ocurrido, pero si da una seguridad razonable de las operaciones, procesos y
actividades, que se realicen. El riesgo de control evaluado es limitado, por las
evidencias obtenidas.
 Algunas evidencias se reúnen para apoyar los controles, así como evidencias, de
que se han puesto en operación durante la fase de conocimiento.

 Encuestas.- Se ha aplicado en cuestionarios de preguntas, con el fin de

obtener datos para el trabajo de investigación de personal administrativo,
contratistas y gente de la comunidad.

TECNICAS DE ANALISIS Y PROCESAMIENTO DE DATOS

TECNICAS DE ANALISIS DE DATOS

Se han aplicado las siguientes técnicas:

 a) Análisis documental
 b) Tabulación de cuadros con cantidades y porcentajes
 c) Comprensión de gráficos
 d) Conciliación de datos
 e) Indagación
 f) Rastreo
CATALINA ESTO FALTA POR ESO LO TENGO EN ROJO, ME IMAGINO QUE
SE DEBE DEASARROLLAR DESPUES DE LOS RESULTADOS DE LAS
ENCUESTAS Y ENTREVISTAS Y LUEGO TABULAR, HACER GRAFICOS Y
DEMAS. ME COLGUE CON ESTO…..

ASPECTOS ADMINISTRATIVOS

Se encarga de administrar claramente los recursos de la Alcaldía, tanto materiales

como humanos, con el fin de definir procesos, para lograr un compromiso de los
funcionarios de planta y contratistas y un buen desarrollo efectivo de sus
actividades, para lograr satisfacer a la comunidad, su mayor prioridad.
FORTALEZAS

 Comunicación asertiva en la cartelera interna.

 Equipos de cómputo de última generación con programas de diseño útiles.
 Equipo de contratistas con conocimientos en diseño, publicidad,
comunicaciones, con capacidades individuales que aportan al desarrollo de la
institución.
 Recursos físicos y económicos para desempeñar correctamente el objetivo del
área.

OPORTUNIDADES

 Imagen Positiva del Alcalde frente al usuario externo

 Cumplimiento del Plan de Desarrollo que beneficia a la comunidad cajiqueña
 Canales de comunicación con líderes sociales
 Conocimiento de las gestiones del Alcalde a nivel comunidad

DEBILIDADES

 Poca asertividad en la comunicación dentro del área, lo que impide aprovechar

al máximo el talento humano. Comunicación informal al interior de la entidad.
 Procedimientos desactualizados.
 Tablas de retención documental desactualizadas.
 Fallas en el manejo de intranet
 Falta de espacio físico para desarrollar las actividades.
 Desconocimiento del público interno del plan de medios y la política editorial.
 Acceso a internet y a intranet para todos los funcionarios
 Falta de comunicación con la comunidad
 Falta de comunicación oportuna a la comunidad en cuanto a entrega de
periódicos
AMENAZAS

 Falta de compromiso con la información completa del periódico y la entrega a

destiempo.
 Porcentaje de comunidad que no tuvo acceso a la información emitida en el
periódico.
 Porcentaje de comunidad que no conoce las obras que se están desarrollando.
 Falta de estadísticas frente al impacto de la gestión de comunicaciones
 Sector rural sin acceso a medios de comunicación
 Grupos opositores que desinforman a la comunidad

ASPECTOS FÍSICOS

DEBILIDADES
- La oficina de comunicaciones y prensa no dispone de instalaciones con las
condiciones de seguridad necesarias, que permitan un nivel adecuado de
protección y confidencialidad de la información y documentación procesada.

ASPECTOS HUMANOS

OPORTUNIDADES

- El nivel de remuneración es adecuado para la responsabilidad de los

contratistas.
- Los contratistas que a la fecha se encuentran realizando especialización,
disponen del tiempo necesario para ello sin entorpecer las labores contempladas
en el objeto de su contrato.
- Los contratistas además, participan en las diferentes capacitaciones de gestión
documental, meci, calidad y demás que imparte la Administración Municipal.
AMENAZAS
- La imagen del Alcalde se ha visto afectada por la falta de compromiso de los
contratistas de la oficina de comunicaciones y prensa y no lo favorece ante los
demás municipio ni entes estatales.

ASPECTOS FINANCIEROS

OPORTUNIDADES

- La Administración municipal tiene la posibilidad y existe la voluntad de apoyo de

mejorar sus recursos tecnológicos.

AMENAZAS

- No se cuenta con presupuesto para la reubicación de una oficina expresamente

para ser ocupada por el equipo de comunicaciones y prensa, pues seguirá siendo
compartida con otra área de la administración, generando pocas garantías a su
gestión.
 AUDITORIA INTERNA

Definición
Se define como un proceso sistemático que consiste en obtener y evaluar
objetivamente evidencias sobre las afirmaciones relativas los actos
y eventos de carácter económico; con el fin de determinar el grado de
correspondencia entre esas afirmaciones y los criterios establecidos, para luego
comunicar los resultados a las personas interesadas.
La auditoría interna surge con posterioridad a la auditoría externa por la necesidad
de mantener un control permanente y más eficaz dentro de la empresa y de hacer
más rápida y eficaz la función del auditor externo. Generalmente, la auditoría
interna clásica se ha venido ocupando fundamentalmente del sistema de control
interno, es decir, del conjunto de medidas, políticas y procedimientos establecidos
en las empresas para proteger el activo, minimizar las posibilidades de fraude,
incrementar la eficiencia operativa y optimizar la calidad de la información
económico-financiera. Se ha centrado en el terreno administrativo, contable y
financiero.
La necesidad de la auditoría interna se pone de manifiesto en una empresa a
medida que ésta aumenta en volumen, extensión geográfica y complejidad y hace
imposible el control directo de las operaciones por parte de la dirección. Con
anterioridad, el control lo ejercía directamente la dirección de la empresa por
medio de un permanente contacto con sus mandos intermedios, y hasta con los
empleados de la empresa. En la gran empresa moderna esta peculiar forma de
ejercer el control ya no es posible hoy día, y de ahí la emergencia de la llamada
auditoría interna.
El objetivo principal es ayudar a la dirección en el cumplimiento de sus funciones y
responsabilidades, proporcionándole análisis objetivos, evaluaciones,
recomendaciones y todo tipo de comentarios pertinentes sobre las operaciones
examinadas. Este objetivo se cumple a través de otros más específicos como los
siguientes:
 Verificar la confiabilidad o grado de razonabilidad de la información contable
y extracontable, generada en los diferentes niveles de la organización.
 Vigilar el buen funcionamiento del sistema de control interno(lo cual implica
su relevamiento y evaluación), tanto el sistema de control interno contable
como el operativo.

Papel del Auditor

Es la persona o firma de auditoría que realiza la revisión del objeto, estudio o

situación auditada. Como requisito debe tener conocimientos amplios y profundos
acerca del objeto de estudio o situación auditada, además debe poseer capacidad
para contratarse y experiencia en el campo de la auditoría; por otro lado, el auditor
debe demostrar un alto sentido de honestidad y profesionalismo, motivo por el que
la independencia en la relación con el cliente y con el trabajo de auditoría, es su
característica predominante.

Es el campo de acción sujeto a verificación, control o investigación, el que el

auditor examinará, enfocando en este el trabajo de auditoría, este campo o
situaciones por auditar pueden ser muy diversas, puesto que todo lo que se puede
medir, se puede controlar y verificar.

Características del Auditor Interno

El auditor mantiene una actitud de independencia mental e imparcialidad respecto

a su labor y debe ostentar un grado de profesionalismo muy alto donde su
diligencia es factor clave de éxito, debe ser reconocida su integridad e idoneidad,
la rectitud ética y profesional, la competencia y pericia que debe poseer el auditor
al ser un experto no sólo por sus conocimientos, sino también por la experiencia
en el campo del ejercicio profesional de la auditoría. En este sentido el auditor
para obligarse al encargo de labores de auditoría debe tener capacidad y
competencia avalada por órganos profesionales de la contaduría pública; tales
características lo convierten en una persona en la que se puede depositar plena
confianza. Debido a lo anterior es que le confieren la capacidad de ser fedatario,
facultad concedida por la sociedad para que salvaguarde sus intereses y los de
sus organizaciones.

El trabajo de auditoría se desarrolla con una metodología técnica o científica, que

asegura que el trabajo propiamente dicho sea realizado a cabalidad y que se
pueda brindar en él plena confianza tanto en su desarrollo como en su producto
final.

Los resultados del trabajo de auditoría son aportes de verdadera utilidad y

conocimiento profundo acerca del objeto de revisión, resultado del talento del
auditor y de una formulación y ejecución apropiada del trabajo, dependiendo del
enfoque o tipo de auditoría que se realice tales aportes se convierten en el puente
que ayuda a pasar de la incertidumbre a la certeza relativa acerca del objeto a
revisión en el que se tiene interés, determinando confianza en dicho objeto de
estudio y posibles propuestas para mejorarlo en todo sentido, razón por la que la
asesoría brindada en la auditoría es de gran importancia e invaluable aporte al
objeto de estudio en el que se tiene interés.

Tipos de Auditoría

Existen algunos tipos de auditoría entre las que la Auditoría de Sistemas integra

un mundo paralelo pero diferente y peculiar resaltando su enfoque a
la función informática.
Es necesario recalcar como análisis de este cuadro que Auditoría de Sistemas no
es lo mismo que Auditoría Financiera.
Entre los principales enfoques de Auditoría tenemos los siguientes:
Auditoría de la información

Es la verificación de controles en el procesamiento de la información, desarrollo de

sistemas e instalación con el objetivo de evaluar su efectividad y presentar
recomendaciones a la Gerencia.
El examen y evaluación de los procesos del Área de Procesamiento automático de
Datos (PAD) y de la utilización de los recursos que en ellos intervienen, para llegar
a establecer el grado de eficiencia, efectividad y economía de los sistemas
computarizados en una empresa y presentar conclusiones y recomendaciones
encaminadas a corregir las deficiencias existentes y mejorarlas.
Se encarga de llevar a cabo la evaluación de normas, controles, técnicas y
procedimientos que se tienen establecidos en una empresa para lograr
 confiabilidad, oportunidad, seguridad y confidencialidad de la información que se
procesa a través de los sistemas de información. La auditoría de la información es
una rama especializada de la auditoría que promueve y aplica conceptos de
auditoría en el área de sistemas de información. El objetivo final que tiene el
auditor es dar recomendaciones a la alta gerencia para mejorar o lograr un
adecuado control interno en ambientes de tecnología informática con el fin de
lograr mayor eficiencia operacional y administrativa

Objetivos generales de una auditoría de información

Buscar una mejor relación costo-beneficio de los sistemas automáticos o

computarizados diseñados e implantados por el PAD
Incrementar la satisfacción de los usuarios de los sistemas computarizados
Asegurar una mayor integridad, confidencialidad y confiabilidad de la información
mediante la recomendación de seguridades y controles.
Conocer la situación actual del área informática y las actividades y esfuerzos
necesarios para lograr los objetivos propuestos.
Seguridad de personal, datos, hardware, software e instalaciones
Apoyo de función informática a las metas y objetivos de la organización
Seguridad, utilidad, confianza, privacidad y disponibilidad en
el ambiente informático
Minimizar existencias de riesgos en el uso de Tecnología de información
Decisiones de inversión y gastos innecesarios
Capacitación y educación sobre controles en los Sistemas de Información

Objetivos específicos de la auditoria de información

1. Participación en el desarrollo de nuevos sistemas:

 Evaluación de controles
 Cumplimiento de la metodología.
2. Evaluación de la seguridad en el área informática.
3. Evaluación de suficiencia en los planes de contingencia.
 Respaldos, proveer qué va a pasar si se presentan fallas.
 4. Opinión de la utilización de los recursos informáticos.
 Resguardo y protección de activos.
5. Control de modificación a las aplicaciones existentes.
 Fraudes
 Control a las modificaciones de los programas.
6. Participación en la negociación de contratos con los proveedores.
7. Revisión de la utilización del sistema operativo y los programas
 Utilitarios.
 Control sobre la utilización de los sistemas operativos
 Programas utilitarios.
8. Auditoría de la base de datos.
 Estructura sobre la cual se desarrollan las aplicaciones...
9. Auditoría de la red de teleprocesos.
10. Desarrollo de software de auditoría.
Es el objetivo final de una auditoría de sistemas bien implementada, desarrollar
software capaz de estar ejerciendo un control continuo de las operaciones del área
de procesamiento de datos.

Tipos de Auditor

El papel del auditor es validar el cumplimiento de los requisitos de los criterios de

auditoría a partir de evidencias objetivas, es decir, informaciones basadas en
hechos.  
En general se distinguen tres tipos de auditores vinculados a los tres tipos de
auditorías que pueden existir: 

TIPO DE AUDITORÍA  TIPO DE AUDITOR

   
Auditoría de primera parte: Auto- Auditor de primera parte: Auditor que
auditoría. Auditoría realizada dentro de audita la propia empresa o en nombre
una empresa para sus fines internos. de la propia empresa. Puede ser
Auditor y auditados son internos. Se la personal de la propia empresa o
denomina también auditoría interna. subcontratado.
Por ejemplo: una auditoría para verificar
si se están cumpliendo los requisitos
que marca una determinada normativa. 
   
Auditoría de segunda parte: Auditoría Auditor de segunda parte: Auditor que
por un ente interesado. Auditoría audita a contratistas o proveedores de
realizada al contratista o al proveedor una empresa. Puede ser personal de la
de una empresa. Por ejemplo: una propia empresa o subcontratado.
ingeniería que provee servicios a una
empresa automovilística puede ser
auditada por la empresa automovilística
para verificar si se están cumpliendo
una serie de requisitos marcados por la
misma empresa o una normativa.
   
Auditoría de tercera parte: Auditoría por Auditor de tercera parte: Auditor que
un ente independiente. Auditoría audita una empresa como tercera parte
realizada por un organismo de imparcial. Se trata siempre de personal
certificación independiente o una subcontratado. En los casos de las
organización de tercera parte similar. certificaciones el auditor audita en
Por ejemplo: una auditoría para la nombre de una entidad de certificación.
certificación. 
 

Una auditoría puede ser realizada por un único auditor o por un equipo de
auditores. Los equipos de auditores deben estar liderados por un auditor jefe, y
pueden estar integrados por auditores, expertos técnicos y auditores en formación.

Auditor Interno
Auditoría Interna, es el examen posterior de las operaciones financieras o
administrativas de una entidad, u organismo del sector público o privado, como un
servicio a la alta dirección, rea1izada por sus propios auditores organizados en
una unidad administrativa de Auditoría Interna.

Auditor Externo

El auditor externo tiene la responsabilidad de examinar y expresar su opinión

sobre los estados financieros en una fecha determinada y por un período limitado.
Para poder emitir su dictamen u opinión con responsabilidad, precisa evaluar los
controles y examinar los libros de contabilidad en la extensión necesaria. El
auditor externo por lo tanto, se había interesado en comprobar la solidez de los
criterios y estimaciones contables que la administración haya seguido en la
preparación y presentación de sus estados financieros. El auditor externo
normalmente no es responsable de informar sobre las deficiencias administrativas
y el modo de corregirlas, sobre todo si existe un cuerpo de auditores internos
debidamente organizados. Aunque el auditor externo, no obstante, usualmente
informa sobre cualquier 15 deficiencia en los procedimientos de control que
pudiera advertir al realizar su trabajo, su interés en las deficiencias no persigue
otra finalidad que satisfacerse a sí mismo de la suficiencia del control interno para
suministrar formación contable fidedigna.

Diferencias Entre Auditor Externo y Auditor Interno

 En la Auditoría Interna existe un vínculo laboral entre el auditor y la

empresa, mientras que en la Auditoría Externa la relación es de tipo civil.

 En la Auditoría Interna el diagnóstico del auditor, está destinado para la

empresa; en el caso de la Auditoría Externa este dictamen se destina
generalmente para terceras personas  ajenas a la empresa.
 
  La Auditoría Interna está inhabilitada para dar Fe Pública, debido a su
vinculación contractual laboral, mientras la Auditoría Externa tiene la
facultad legal de dar Fe Pública.
 
 La Auditoría Interna es el control de controles evaluando permanentemente
el control interno, la Auditoría Externa evalúa el control interno en forma
recurrente.
 
 Aunque el auditor interno posee independencia, esta es limitada frente a
terceros por su vínculo laboral. En la auditoría externa la independencia es
absoluta.
 
 Mientras el examen del  auditor interno es ipso facto, en el momento, el
examen del auditor externo es ex post facto, después de sucedido los
hechos.
Ventajas de la Auditoría Interna

 Facilita una ayuda primordial a la dirección al evaluar de forma

relativamente independiente los sistemas de organización y de
administración.
 Facilita una evaluación global y objetiva de los problemas de la empresa,
que generalmente suelen ser interpretados de una manera parcial por los
departamentos afectados.
 Pone a disposición de la dirección un profundo conocimiento de las
operaciones de la empresa, proporcionado por el trabajo de verificación de
los datos contables y financieros.
 Contribuye eficazmente a evitar las actividades rutinarias y la inercia
burocrática que generalmente se desarrollan en las grandes empresas.
 Favorece la protección de los intereses y bienes de la empresa frente a
terceros.
Requisitos de Trabajo de Auditoría Interna
 Las revisiones han de ser efectuadas por personas que posean
conocimientos técnicos adecuados y capacitación como auditores.
 El auditor debe mantener una actitud mental independiente.
 Tanto en la realización del examen como en la preparación del informe
debe mantenerse el debido rigor profesional.
 El trabajo debe planificarse adecuadamente ejerciéndose la debida
supervisión por parte del auditor de mayor experiencia.
 Debe obtenerse suficiente información (mediante inspección observación,
investigación y confirmaciones) como fundamento del trabajo.

Técnicas de Auditoría

Son los métodos prácticos de investigación y prueba que el contador público utiliza
para comprobar la razonabilidad de la información financiera que le permita emitir
su opinión profesional, las técnicas de auditoria son las siguientes:

1.- estudio general: Apreciación sobre la fisonomía o características generales de

la empresa, de sus estados financieros de los rubros y partidas importantes,
significativas o extraordinaria. Esta apreciación se hace aplicando el juicio
profesional del Contador Público, que basado en su preparación y experiencia,
podrá obtener de los datos e información de la empresa que va a examinar,
situaciones importantes o extraordinarias que pudieran requerir atención
especial. Por ejemplo, el auditor puede darse cuenta de las características
fundamentales de un saldo, por la simple lectura de la redacción de los asientos
contables, evaluando la importancia relativa de los cargos y abonos anotados. En
esta forma semejante, el auditor podrá observar la existencia de operaciones
extraordinarias, mediante la comparación de los estados de resultados del
ejercicio anterior y del actual. Esta técnica sirve de orientación para la aplicación
antes de cualquier otra. 
El estudio general, deberá aplicarse con cuidado y diligencia, por lo que es
recomendable que su aplicación la lleve a cabo un auditor con preparación,
experiencia y madurez, para asegurar un juicio profesional sólido y amplio.

2.- análisis: Clasificación y agrupación de los distintos elementos individuales que

forman una cuenta o una partida determinada, de tal manera que los grupos
constituyan unidades homogéneas y significativas. El análisis generalmente se
aplica a cuentas o rubros de los estados financieros para conocer cómo se
encuentran integrados y son los siguientes: 

 Análisis de saldos:   
Existen cuentas en las que los distintos movimientos que se registran en
ellas son compensaciones unos de otros, por ejemplo, en una cuenta de
clientes, los abonos por pagos, devoluciones, bonificaciones, etc., son
compensaciones totales o parciales de los cargos por ventas. En este caso,
el saldo de la cuenta está formado por un neto que representa la diferencia
entre las distintas partidas que se registraron en la cuenta. En este caso, se
pueden analizar solamente aquellas partidas que forman parte del saldo de
la cuenta. El detalle de las partidas residuales y su clasificación en grupos
homogéneos y significativos, es lo que constituye el análisis de saldo. 
 Análisis de movimientos: 
En otras ocasiones, los saldos de las cuentas se forman no por
compensación de partidas, sino por acumulación de ellas, por ejemplo, en
las cuentas de resultados; y en algunas cuentas de movimientos
compensados, puede suceder que no sea factible relacionar los
movimientos acreedores contra los movimientos deudores, o bien. Por
razones particulares no convenga hacerlo. En este caso, el análisis de la
cuenta debe hacerse por agrupación, conforme a conceptos homogéneos y
significativos de los distintos movimientos deudores y acreedores que
constituyen el saldo de la cuenta. 
3.- inspección. Examen físico de los bienes materiales o de los documentos,
con el objeto de cerciorarse de la existencia de un activo o de una operación
registrada o presentada en los estados financieros. 

En diversas ocasiones, especialmente por lo que hace a los saldos del activo,
los datos de la contabilidad están representados por bienes materiales, títulos
de crédito u otra clase de documentos que constituyen la materialización del
dato registrado en la contabilidad. 
  
En igual forma, algunas de las operaciones de la empresa o sus condiciones
de trabajo, pueden estar amparadas por títulos, documentos o libros
especiales, en los cuales, de una manera fehaciente quede la constancia de la
operación realizada. En todos estos casos, puede comprobarse la autenticidad
del saldo de la cuenta, de la operación realizada o de la circunstancia que se
trata de comprobar, mediante el examen físico de los bienes o documentos que
amparan el activo o la operación. 
  
4.- confirmación. Obtención de una comunicación escrita de una persona
independiente de la empresa examinada y que se encuentre en posibilidad de
conocer la naturaleza y condiciones de la operación y, por lo tanto, confirmar
de una manera válida. 
Esta técnica se aplica solicitando a la empresa auditada que se dirija a la
persona a quien se pode la confirmación, para que conteste por escrito al
auditor, dándole la información que se solicita y puede ser aplicada de
diferentes formas:   
  -Positiva: Se envían datos y se pide que contesten, tanto si están conformes
como si no lo están. Se utiliza este tipo de confirmación, preferentemente para
el activo. 
  
-Negativa: Se envían datos y se pide contestación, sólo si están inconformes.
Generalmente se utiliza para confirmar pasivo o a instituciones de crédito. 
  
5.- investigación: Obtención de información, datos y comentarios de
los funcionarios y empleados de la propia empresa. 
Con esta técnica, el auditor puede obtener conocimiento y formarse un juicio
sobre algunos saldos u operaciones realizadas por la empresa. Por ejemplo, el
auditor puede formarse su opinión sobre la contabilidad de los saldos de
deudores, mediante informaciones y comentarios que obtenga de los jefes de
los departamentos de crédito y cobranzas de la empresa. 
  
6.- declaración: Manifestación por escrito con la firma de los interesados, del
resultado de las investigaciones realizadas con los funcionarios y empleados
de la empresa. 
Esta técnica, se aplica cuando la importancia de los datos o el resultado de las
investigaciones realizadas lo ameritan. 
  
Aun cuando la declaración es una técnica de auditoria conveniente y
necesaria, su validez está limitada por el hecho de ser datos suministrados por
personas que participarlo en las operaciones realizadas o bien, tuvieron
injerencia en la formulación de los estados financieros que se está
examinando. 
7.- certificación: Obtención de un documento en el que se asegure la verdad
de un hecho, legalizado por lo general, con la firma de una autoridad. 
8.- observación: Presencia física de cómo se realizan ciertas operaciones o
hechos. 
El auditor se cerciora de la forma como se realizan ciertas operaciones,
dándose cuenta ocularmente de la forma como el personal de la empresa las
realiza. Por ejemplo, el auditor puede obtener la convicción de que los
inventarios físicos fueron practicados de manera satisfactoria, observando
cómo se desarrolla la labor de preparación y realización de los mismos. 
  
9.- calculo: Verificación matemática de alguna partida. 
Hay partidas en la contabilidad que son resultado de cómputos realizados
 sobre bases predeterminadas. El auditor puede cerciorarse de la corrección
matemática de estas partidas mediante el cálculo independiente de las
mismas. 
En la aplicación de la técnica del cálculo, es conveniente seguir un
procedimiento diferente al ampliado originalmente en la determinación de las
partidas. Por ejemplo, el importe de los intereses ganados originalmente
calculados sobre la base de cómputos mensuales sobre operaciones
individuales, se puede comprobar por un cálculo global aplicando la tasa de
interés anual al promedio de las inversiones del periodo.

Control Interno
El control interno es una función que tiene por objeto salvaguardar y preservar los
bienes de la empresa, evitar desembolsos indebidos de fondos y ofrecer la
seguridad de que no se contraerán obligaciones sin autorización.
Una segunda definición definiría al control interno como “el sistema conformado
por un conjunto de procedimientos (reglamentaciones y actividades) que
interrelacionadas entre sí, tienen por objetivo proteger los activos de la
organización.

Objetivos
 Proteger los activos de la organización evitando pérdidas por fraudes o
negligencias.
 Asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables y extracontables,
los cuales son utilizados por la dirección para la toma de decisiones.
 Promover la eficiencia de la explotación.
 Estimular el seguimiento de las prácticas ordenadas por la gerencia.
 Promover y evaluar la seguridad, la calidad y la mejora continua.

control para la auditoría de información

En una auditoría de información se deben establecer también los procesos de
control y verificación.
El resultado de estos procesos puede consistir en un informe o, incluso, un
certificado que confirme que todo es correcto o que incluya recomendaciones de
mejora. Hay que tener presente que el mapa de recursos de información, o mapa
documental, puede constituir uno de los principales resultados del proceso de la
auditoría de información.
En el caso del mapa documental, éste detalla qué documentos se encuentran
dentro de la organización, a qué tipo de funciones se encuentran vinculados y dan
respuesta, quién tiene la responsabilidad y el acceso a esos documentos, en qué
soporte están disponibles, dónde y cómo se encuentran accesibles y qué relación
o nivel de integración tienen con el resto de los sistemas de información de la
organización. También se establece la localización de todos los documentos
dentro de los estándares y los procedimientos de la organización, así como su
valor para el conocimiento corporativo.

Tipos de Control

control administrativo
 
Los controles administrativos  comprenden el plan de organización y todos los
métodos y procedimientos relacionados principalmente con eficiencia en
operaciones y adhesión a las políticas de la empresa y por lo general solamente
tienen relación indirecta con los registros financieros.  Incluyen más que todo
controles tales como análisis estadísticos, estudios de moción y tiempo, reportes
de operaciones, programas de entrenamientos de personal y controles de calidad.
 
En el Control Administrativo se involucran el plan de organización y los
procedimientos y registros relativos a los procedimientos decisorios que orientan la
autorización de transacciones por parte de la gerencia.  Implica todas aquellas
medidas relacionadas con la eficiencia operacional y la observación de políticas
establecidas en todas las áreas de la organización. 
 
Ejemplo:  Que los trabajadores de la fábrica lleven siempre su placa de
identificación. Otro control administrativo sería la obligatoriedad de un examen
médico anual para todos los trabajadores.  Estos controles administrativos
interesan en segundo plano a los Auditores independientes, pero nada les prohíbe
realizar una evaluación de los mismos hasta donde consideren sea necesario para
lograr una mejor opinión.
 
El control administrativo incluye, pero no se limita al plan de organización,
procedimientos y registros que se relacionan con los procesos de decisión
que conducen a la autorización de operaciones por la administración. 
Esta autorización es una función de la administración asociada
directamente con la responsabilidad de lograr los objetivos de la
organización y es el punto de partida para establecer el control contable
de las operaciones. [SAS,1]
 
control contable
 
Los controles contables comprenden el plan de organización y todos los métodos
y procedimientos relacionados principal y directamente a la salvaguardia de los
activos de la empresa y a la confiabilidad de los registros financieros. 
Generalmente incluyen controles tales como el sistema de autorizaciones y
aprobaciones con registros y reportes contables de los deberes de operación y
custodia de activos y auditoría interna.
Ejemplo: La exigencia de una persona cuyas funciones envuelven el manejo
de dinero no deba manejar también los registros contables.  Otro caso, el requisito
de que los cheques, órdenes de compra y demás documentos estén renumerados.
 
Estructura del Proceso de Control Interno

el plan de organización
 
Aunque un plan de organización apropiado puede variar de acuerdo a la empresa,
por lo general un plan satisfactorio debe ser simple y flexible y debe establecer
claramente las líneas de autoridad y responsabilidad.  Un elemento importante en
cualquier plan de organización es la independencia de funciones de operación,
custodia, contabilización y auditoría interna.  Esta independencia requiere la
separación de deberes en tal formas que existan registros fuera de un
departamento que sirva de control sobre sus actividades.  Aunque estas
separaciones son necesarias, el trabajo de todos los departamentos debe
integrarse y coordinarse para obtener un flujo regular de trabajo y eficiencia de
operación en general.
 
Además de una apropiada división de deberes y funciones debe establecerse la
responsabilidad dentro de cada división para con la adhesión a los requerimientos
de la política de la empresa.  Junto con esto debe ir la delegación de autoridad
para afrontar tales responsabilidades. 
 
Esta responsabilidad y la delegación de autoridad deben estar claramente
establecidas y definidas en la gráficas del manual de organización.  Debe evitarse
la igualdad en responsabilidad, pero esta puede dividirse en fases; cuando el
trabajo de las divisiones es complementario.
 
Tal división de responsabilidad es inherente en un buen sistema de control interno
el cual determina que las funciones de iniciación y autorización de una actividad
deben estar separadas de su contabilización. Similarmente la custodia de activos
debe estar separada de su contabilización.
 
sistema de autorizaciones y procedimientos de registro
 
Un sistema satisfactorio debe incluir los medios para que los registros controlen
las operaciones y transacciones y se clasifiquen los datos dentro de una estructura
formal de cuentas.  Un código de cuentas preparado cuidadosamente facilita la
preparación de estados financieros.  Si el código se adiciona con un manual de
cuentas que defina las cuentas y asientos correspondientes, se puede obtener
mayor uniformidad en los registros de transacciones contables.
 
Los medios para que los registros originales controlen las operaciones y
transacciones se crean a través de diseños de registros y formularios apropiados y
por medio del flujo lógico de los procedimientos de registro y aprobación.  Estos
formularios y las instrucciones respecto al flujo del procedimiento de registro y
aprobación se incorpora en manuales de procedimientos.
 
prácticas sanas
 

La efectividad del control interno y la resultante eficiencia en

operaciones están determinadas en alto grado por las prácticas seguidas
en el desarrollo y cumplimiento de los deberes y funciones de cada
departamento de la organización. 
 
Los procedimientos adoptados deben proveer los pasos necesarios para
la autorización de transacciones, su registro y el mantenimiento de
custodia de los activo.  Prácticas sanas proveen los medios para
asegurar la integridad de tales autorizaciones, registros y custodia. 
Esto usualmente se consigue con una división tal de deberes y
responsabilidades que ninguna persona pueda manejar una transacción
completamente de principio a fin.  Con esta división se provee una
comprobación auxiliar de la corrección del trabajo y la probabilidad de
detección de errores se aumente.  Como se explica bajo plan de organi-
zación, esta división de responsabilidad es aplicable tanto a los
departamentos como a individuos y debe ejercerse en la organización
total y a todos los niveles de autoridad.
 
RECURSO HUMANO
 
Un sistema de control interno que funcione satisfactoriamente depende  no
solamente de la planeación de una organización efectiva y lo adecuado de sus
prácticas y procedimientos, sino también, de la competencia de los funcionarios,
jefes de departamento y otros empleados  claves para llevar a cabo lo prescrito en
una manera eficiente y económica.
 
Los controles administrativos ordinariamente se relacionan solo indirectamente a
los registros financieros y por lo tanto no requieren evaluación.  Si el auditor
independiente cree sin embargo que ciertos controles administrativos tienen
importancia en relación con la razonabilidad de los registros financieros debe
considerar la necesidad de evaluarlos.  Por ejemplo, los registros estadísticos
mantenidos por producción y ventas o cualquier otro departamento de operaciones
puede requerir evaluación en un caso particular.
 
Donde es posible, la revisión del control interno por parte del auditor
correspondiente debe ser efectuada como una fase separada del examen,
preferiblemente en una fecha intermedia, aplicando procedimientos de auditoría
apropiados dirigidos particularmente a evaluar la efectividad del sistema del
cliente.  Donde esto no es posible, la revisión debe hacerse en conjunto con otras
fases del programa de Auditoría.  Un registro de la revisión hecha por el auditor
Independiente debe ser preparado en una forma adecuada.
 
Como un subproducto de este estudio y evaluación el Auditor Independiente
puede frecuentemente ofrecer a su cliente sugerencias constructivas para mejorar
o hacer más efectivo el sistema de control interno.
Indicadores de Gestión

Los indicadores de gestion son medidas utilizadas para determinar el éxito de un

proyecto o una organización. Los indicadores de gestion suelen establecerse por
los lideres de la organización, y son posteriormente utilizados continuamente a lo
largo del ciclo de vida, para evaluar en desempeño y los resultados.

 Tipos de indicadores de gestión: existen divesrsas clasificaciones de los

indicadores de gestion

los clasifican en tres dimensiones: economicos (obtencion de recursos),

eficiencia (producir los mejores resultados posiblescon los resursos
disponibles) y efectividad (el nivel de logrode los requerimientos u
objetivos).

 Criterios para establecer indicadores de gestión

Para que un indicador de gestion sea til y efectivo, tiene que cumplir con
otra serie de caracteristicas, entre las que se destacan: relevante (que
tenga que ver con los objetivos estrategicos de la organizacion) claramente
definido (que asegure su correcta recopilacion y justa comparacion), facil de
comprender y usar, comparable (se pueda comparar sus valores entre
organizacines, y en la misma organizaciona lo largo del tiempo), verificable
y costo-efectivo (que no haya que uncurrir en costos excesivos para
obtenerlo).
Uso de Indicadores de Gestión en Auditoría
PLANIFICACION Y EJECUCION DE AUDITORIA INTERNA EN INSTITUCIONES
PUBLICAS

Planificación y Ejecución de la Auditoría

Interna en Instituciones Públicas

En la actualidad se hace necesario que toda entidad pública cuente con un

proceso de verificación y análisis claro de los procedimientos a seguir en cuanto a
la planificación y ejecución de Auditoria Interna, su importancia se fundamente en
brindar seguridad razonable en cuanto al manejo de los recursos públicos, al
regirse puntualmente en las normas de control interno se podrá a encaminar a que
la institución pública actúe en base a señalizaciones claras de procesos, para no
verse involucrados ni los funcionarios ni la entidad en actos de corrupción. Se
debe tomar en cuenta que este tipo de instituciones son sujetas al control externo
de la Contraloría General del Estado quien verifica procesos, y emite sus
respectivos informes sobre la verificación de los mismos, por ello es imprescindible
que los funcionarios públicos responsables lleven adecuadamente el proceso de
control, ya que la negligencia en este sentido puede conllevar a glosas,
impedimento a ocupar cargos públicos y hasta prisión.

Administración Pública

La Administración Pública con lleva el conjunto de acciones para alcanzar metas y

objetivos y lograr una gestión en el que haya un nivel de satisfacción. Incluye en
su desarrollo la planificación, organización, integración de personal, Dirección y
Control. Según el art. 118 de la constitución de la República del Ecuador se
considera organismo del Sector Público: Organismos y Dependencias de las
Funciones Legislativa, Ejecutiva y Judicial, Organismos Electorales, Organismos
de Control y Regulación, Entidades que Integran el régimen seccional autónomo,
Organismos creados por constitución , Personas jurídicas creadas por el acto
legislativo.
Análisis del Manejo del Control Interno en Instituciones Públicas

En el Ecuador y al igual que en otros países se mantiene un Estado, que

interviene en muchos campos, participa en diversos tipos de actividades, desde la
telefonía hasta el cemento, pasando por la educación y la hotelería. En cual la
mayoría de instituciones públicas trabajan y mantienen acciones sin estudios
previos ni planificaciones oportunas, de no ser por la “La Contraloría General del
Estado que es el organismo técnico de control, con autonomía administrativa,
presupuestaria y financiera... Tendrá atribuciones para controlar ingresos, gastos,
inversión, utilización de recursos, administración y custodia de bienes públicos.
Realizará auditorias de gestión a las entidades y organismos del sector público y
sus servidores, y se pronunciará sobre la legalidad, transparencia y eficiencia de
los resultados institucionales. Su acción se entenderá a las entidades de derecho
privado, exclusivamente respecto de los bienes, rentas y otras subvenciones de
carácter público de que dispongan”
El ámbito y el papel del Estado cambia a través de la historia, se modifica en el
mediano y largo plazo; en forma similar sucede con el control estatal, depende de
concepciones ideológicas, factores políticos, sociales, nacionales e
internacionales. Al control estatal se lo puede clasificar así: - Según el tiempo en
que se aplica: Previo, Continuo y Posterior - Según el sujeto activo: Interno y
Externo - Según la materia: Político, Tributario, Fiscal, Gubernamental, Financiero,
Económico, Social, Constitucional y Jurídico. Diferentes poderes del Estado,
instituciones públicas y privadas y la misma sociedad civil han reconocido la
gestión eficaz y transparente de la Contraloría, no obstante, debe modernizarse
para que ofrezca un mejor servicio en sus actividades de control gubernamental,
ya que hecho de existir muchas instituciones públicas en nuestro país y que la
contraloría no cuente con el personal suficiente para cubrir con auditorias, hace
que esta entidad realice controles cada cinco años mediante muestreo, por lo
tanto va a existir un lapso de tiempo en el que deberá desempeñar las funciones
sin revisión por parte de esta entidad hasta que llegue el turno, sin embargo se
debe tomar en cuenta que en la principales matrices de las instituciones públicas
se asignan a un auditor interno el cual presta su contingente a la institución en las
operaciones y actividades que ella requiera. Es por ello y se cree conveniente que
toda institución pública mantenga un departamento de Control Interno que le
permita verificar las operaciones oportunamente, esto es manteniendo un control
previo, continuo y posterior, para que exista la certeza de que las operaciones
administrativas, financieras y contables que se desempeñan en la entidad sean
transparentes y claras, para que cuando se presente la Auditoria Externa por parte
de la Contraloría General del Estado, el informe sea sin salvedades. Se debe tener
en cuenta que a mayor control menor riesgo. Todo nace desde el Control Interno.
El Estado debe ser ágil, eficiente y descentralizado; debe fijarse normas y políticas
actuar con mentalidad empresarial, establecer metas, misión, visión, estrategias,
señalamientos oportunos que permitan desempeñar las tareas con honestidad,
ética, parámetros en los que se señale el crecimiento de las instituciones públicas
evitando duplicidad de funciones, reducción de costos operativos, eliminar el
burocratismo, buscar resultados, combatir la corrupción, modernizar la
infraestructura, asimilar la innovación y capacitar a los funcionarios, cultura de
servicio, trabajar brindando un valor agregado a las operaciones que ejecutan y
efectúan, manteniendo indicadores de gestión que nos permitan mantener
eficiencia y eficacia en el manejo de recursos. El Estado está obligado a re-
conceptualizar su papel en función de las necesidades urgentes de la población;
consecuentemente la Administración Pública se reestructura a cumplir nuevos
retos y proveer servicios de calidad, unido a una óptima utilización de los recursos
asignados, que trae consigo mayores exigencias para los funcionarios y servidores
públicos, estos deben tener una actitud del Líder, vocación de servicio,
profesionalidad y la honestidad. Ante tantas necesidades que debe cubrir la
administración pública, la Contraloría General del Estado debe tratar de crear
modernas técnicas de evaluación, control y auditoria, pero a la vez es menester
crear una nueva cultura organizacional, potenciar el recurso humano mediante la
capacitación continua y la búsqueda permanente de la excelencia profesional.
Para lograr estos objetivos es importante e inminente se emprenda en la
aplicación de la Auditoria de Gestión, como instrumento básico de medición de la
gestión pública y como una respuesta más eficaz para combatir la corrupción
administrativa. Pero también es necesario que simplifique procedimientos y agilite
el trámite para la determinación de responsabilidades derivadas de su actividad de
control gubernamental.
Importancia del departamento de Auditoría interna en Instituciones Públicas

Ubicación de la Unidad de Auditoría Interna

Normas de Control Interno para el Sector

Público
Sistemas de Gestión y Control Los Sistemas de Gestión y Control que se pueden
encontrar en las Entidades son los siguientes:
1. Sistema de Control Interno -Modelo Estándar de Control Interno – MECI
(Decreto 1599 de 200528)
2. Sistema de Gestión de la Calidad – NTC GP 1000 (Ley 872 de 200329)
3. Sistema de Desarrollo Administrativo SISTEDA – Modelo Integrado de
Planeación y Gestión (Decreto 2482 de 201230)
4. Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano (La Ley 1474 de 201131 ó
Estatuto Anticorrupción).
5. Estrategia de Gobierno en Línea (Decreto 2693 de 201232) 6. Estrategia Anti
trámites (Ley 962 de 200533/ Decreto 019 de 201234)
7. Control Interno Contable (Resolución 357 de 200835)
8. Sistema de Gestión Documental36. Lo contenido en la normatividad aplicada
puede ser complementado con las normas ISO 30301:2011 e ISO 30300:2011
sobre Sistemas de Gestión para los documentos.

Fundamentos de Control Interno

El artículo 8 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado establece

que "El control interno constituye un proceso aplicado por la máxima autoridad, la
dirección y el personal de cada institución, que proporciona seguridad razonable
de que se protegen los recursos y se alcancen los objetivos institucionales.
Constituyen elementos del control interno: el entorno de control; la organización; la
idoneidad del personal; el cumplimiento de los objetivos institucionales; los riesgos
institucionales en el logro de tales objetivos institucionales y las medidas
adoptadas para afrontarlos; el sistema de información; el cumplimiento de las
normas jurídicas y técnicas; y, la corrección oportuna de las deficiencias de
control”.

Esta definición es concordante con la expuesta por el Comité de Organizaciones

participantes (COSO) que dice: "El control interno es un proceso efectuado por la
alta dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de
proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de
objetivos dentro de las siguientes categorías: - Eficacia y eficiencia de las
operaciones, - Fiabilidad de la información financiera, - Cumplimiento de las leyes
y normas aplicables. Esta definición refleja ciertos conceptos fundamentales: · El
control interno es un proceso. Es un medio utilizado para la consecución de un fin,
no es un fin en sí mismo. ·

El control interno lo llevan a cabo personas. No se trata solamente de manuales

de políticas e impresos, sino de personas en cada nivel de la organización. · El
control interno sólo puede aportar un grado de seguridad razonable, no la
seguridad total, a la alta dirección de la entidad. 86 · El control interno está
pensado para facilitar la consecución de objetivos en una o más de las diferentes
categorías que, al mismo tiempo, se solapan”.

Responsabilidad en la implantación del control interno El artículo 4 de la Ley

Orgánica de la Contraloría General del Estado establece que “cada institución del
Estado asuma la responsabilidad por la existencia y mantenimiento de su propio
de control interno”. De igual manera el artículo 6 expresa que “en el marco de las
normas, reglamentos, disposiciones y más instrumentos indicados, cada
institución del Estado, cuando considere necesario, dictará las normas, las
políticas y los manuales específicos para el control de las operaciones a su cargo.
La Contraloría General verificará la pertinencia y la correcta aplicación de las
mismas”.

El artículo 8 de la antes mencionada ley, indica que “el control interno, será
responsabilidad de cada institución del Estado, y tendrá como finalidad primordial
crear las condiciones para el ejercicio del control externo a cargo de la Contraloría
General del Estado”. El artículo 9 de la misma ley determina que “Para un efectivo,
eficiente y económico control interno, las actividades institucionales se organizarán
en administrativas o de apoyo, financieras, operativas y ambientales”. Las
unidades administrativas, las autoridades de las unidades de auditoría interna y
servidores, son corresponsables de la incorporación y funcionamiento del Control
Interno en los sistemas implantados en la entidad según lo dispone la Ley
Orgánica de la Contraloría General del Estado, en su artículo 77, numeral 1, literal
a); numeral 2, literal a) y numeral 3, literales b) y c), respectivamente.

Elementos del control interno Constituyen elementos del control interno, los
siguientes: - El entorno de control, - La organización, - Idoneidad del personal, - El
cumplimiento de los objetivos institucionales, - Los riesgos institucionales en el
logro de tales objetivos y las medidas adoptadas para afrontarlos, - El sistema de
información, - El cumplimiento de las normas jurídicas y técnicas, y, - La
corrección oportuna de las deficiencias de control. 87 El SAS 78 determina que el
control interno consta de cinco componentes relacionados entre sí, estos se
derivan del estilo de la alta dirección y están integrados en el proceso de gestión y
son afectados por el tamaño de la entidad: - Ambiente de control, - Evaluación de
los riesgos, - Actividades de control, - Información y comunicación, y, - Monitoreo o
Supervisión.

El objetivo de implantar un control interno, no es únicamente el mantenimiento de

un método adecuado para procesar la información, sino también salvaguardar a la
organización de posibles pérdidas, debido a fraude o error. Los controles básicos
aplicables a todo procedimiento, actividad, función, operación se refiere
fundamentalmente a:
 Procedimientos de Autorización Constituyen las medidas principales para
asegurar que únicamente aquellas transacciones legítimas y apropiadas
sean procesadas y que se rechace cualquier otra.
 Procedimientos de Registro "Todos los movimientos derivados de las
operaciones que ejecute una entidad pública deberán ser registrados en los
libros para una adecuada clasificación y exposición conforme a la
naturaleza de las operaciones y/o actividades. Así mismo se mantendrán
registros para las demás operaciones de carácter sustantivo que ejecuten
las entidades públicas.
 Procedimientos de Custodia Deben estar orientados a conseguir una
custodia adecuada sobre el acceso y uso de activos y de registros, así
como la seguridad de las instalaciones y la autorización para el acceso a
programas de computación y a los archivos de información, entre otros. d.
Procedimientos de Revisión Se refieren a la revisión independiente sobre la
ejecutoria y la valuación apropiada de las operaciones y /o actividades
registradas.

Area de Auditoría Interna

Herramientas de Evaluación de Control

Interno

Evaluación del Ambiente de Control

Base normativa Según la normativa vigente, el auditor gubernamental obtendrá la

comprensión suficiente de la base legal, planes y organización, así como de los
sistemas de trabajo e información manuales y sistemas computarizados
existentes, establecerá el grado de confiabilidad del control interno del ente o área
sujeta a examen a fin de: planificar la auditoría, determinar la naturaleza,
oportunidad, alcance y selectividad de la aplicación de los procedimientos
sustantivos y preparar el informe con los resultados de dicha evaluación para
conocimiento de la administración del ente auditado.

El auditor como parte de la evaluación del control interno efectuará el seguimiento

de las recomendaciones, para verificar el grado de cumplimiento de las medidas
correctivas propuestas. Los procedimientos para efectuar el seguimiento de las
recomendaciones, se iniciarán en las unidades operativas al planificar un nuevo
examen; al revisar el informe del examen anterior se analizará las
recomendaciones para tabularlas en un papel de trabajo. Los procedimientos a
realizarse en el campo serán: la verificación del cumplimiento del cronograma de
implantación de las recomendaciones, las entrevistas con la máxima autoridad y
con los funcionarios responsables del cumplimiento de las recomendaciones, para
exponer el objeto y verificar el alcance del cumplimiento. Se obtendrá evidencia
documentada sobre su cumplimiento y se establecerá en el informe las
responsabilidades pertinentes, casos de incumplimientos.

Evaluación de los Riesgos de Control

Riesgos de Auditoría El riesgo de auditoría es lo opuesto a la seguridad de la

auditoría, es decir, es el riesgo de que los estados financieros o área que se está
examinando, contengan errores o irregularidades no detectadas, una vez que la
auditoría ha sido completada. Desde el punto de vista del auditor, el riesgo de
auditoría es el riesgo que el auditor está dispuesto a asumir, de expresar una
opinión sin salvedades respecto a los estados financieros que contengan errores
importantes.

En una auditoría, donde se examina las afirmaciones de la entidad, respecto a la

existencia, integridad, valuación y presentación de los saldos, el riesgo de
auditoría se compone de los siguientes factores:
  Riesgo inherente. Es la posibilidad de errores o irregularidades en la
información financiera, administrativa u operativa, antes de considerar la
efectividad de los controles internos diseñados y aplicados por el ente.
 Riesgo de control. Está asociado con la posibilidad de que los
procedimientos de control interno, incluyendo a la unidad de auditoría
interna, no puedan prevenir o detectar los errores e irregularidades
significativas de manera oportuna.
 Riesgo de detección. Existe al aplicar los programas de auditoría, cuyos
procedimientos no son suficientes para descubrir errores o irregularidades
significativas. La preparación de una matriz para calificar los riesgos por
componentes significativos es obligatoria en el proceso de auditoría y debe
contener como mínimo lo siguiente: · Componente analizado. · Riesgos y
su calificación. · Controles claves. · Enfoque esperado de la auditoría, de
cumplimiento y sustantivo.

PRESENTACION Y ANALISIS DE RESULTADOS

 
 En este capítulo se presentaran los resultados y el análisis en baseal desarrollo
de los objetivos presentados en la investigación realizada enla Agencia de
Festejos Lydisan 2005, con el fin de demostrar los datosrecabados en la
investigación, respetando los puntos que la investigadorobtuvo, así de esta
manera presentarlos mediante resultados confiables,los cuales dieron respuestas
a los problemas del presente estudio.En primera instancia se mostrara los
resultados, análisi
En primera instancia se mostrara los resultados, análisis einterpretación del
cuestionario A, donde se obtuvo información importantesobre las
estrategias promocionales que la Agencia de Festejos Lydisan2005 emplea
en la actualidad, al igual que se recabo información sobre laidentidad de
los empleados con respecto a la empresa. Por otra parte semostraran los
resultados, análisis e interpretaciones que se obtuvieron enel cuestionario
B, donde se obtuvo información sobre la efectividad de lasestrategias
promocionales de la Agencia de Festejos Lydisan 2005.Teniendo esto en
 cuenta, se mostrara la información en graficas en formade torta, para que la
información que se obtuvo de los objetivos uno y dossea apreciada más
fácil mente.
El análisis de los resultados que se obtuvieron, fueronsuministrados por las
respuestas de todas las personas que formaronparte de la muestra, entre
los cuales se trabajo con el público interno yexterno de la organización. Es
este sentido, los resultados obtenidos sepresentaron mediante tablas bajo
una modalidad de cuadros, esto permitetener un análisis cuantitativo de
cada una de las respuestas dadas por laspersonas encuestadas, por otra
parte, se implemento el uso de graficascirculares, lo cual permite una mejor
visualización de los resultadosobtenidos en cada una de las preguntas que
se realizaron a los públicosque fueron objetos de estudio.
 En consecuencia, la información que se presenta, es clara yprecisa, por
otra parte, se han incorporado los elementos de relevancia que se
encuentran en la recopilación de los datos de la presenteinvestigación,
dichos datos son representados teniendo en cuenta loindispensables que
son para el análisis e interpretaciones, al igual que loscomentarios que se
dan al final de cada resultado, por consiguiente, sebusca realizar un análisis
lo mas objetivamente posible, y así de estamanera lograr obtener un
estudio científico notable e inequívoco.

 Análisis e Interpretación de Resultados. Se tuvo la participación de 6

Administradores, 6 Instructores y 1 Técnico, de los Infocentros de la Región
Oriental, los cuales contestaron una cedula de entrevista con preguntas
abiertas y una encuesta con preguntas abiertas y cerradas y de selección
múltiple, mostrando los resultados en una tabla simple con el detalle,
frecuencia y porcentaje de los datos obtenidos. Estos datos se
representarán en gráficas de pastel con su respectivo análisis donde se
interpretarán los resultados de la cedula de entrevista y encuesta dirigida a
los administradores, instructores y técnico de los Infocentros. La conclusión
es un juicio razonado, basado en la síntesis de los resultados, sustentado
 por el análisis de los datos. Las recomendaciones pertinentes para crear las
estrategias de seguridad para disminuir la vulnerabilidad en las redes de
área local de los Infocentros de la zona Oriental de el Salvador .
 Cuestionario dirigido a los Administradores, Instructores Y Técnico de Los
Infocentros de la Región Oriental. 1. ¿Considera de gran importancia para
los Infocentros de la Región Oriental la creación de una propuesta de
estrategias de seguridad para disminuir la vulnerabilidad? Objetivo:
Conocer la opinión de los Administradores, Instructores Y Técnico de Los
Infocentros de la Región Oriental sobre la importancia de una propuesta de
estrategias de seguridad.
 Y de lo anterior se observó que las estrategias de seguridad se consideran
importantes para aplicarla en las redes de los Infocentros.

ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS.

 Presentación En este capítulo se muestran los resultados de la auditotia
interna, el cual comprende el análisis e interpretación de resultados
conclusiones y recomendaciones. Las encuestas y entrevistas representan
una herramienta muy importante porque a través de ellas se puede tener
acceso a información relacionada con los problemas de los equipos de
cómputo y las opiniones de las personas que ahí laboran. La organización
es la siguiente: 1. Se formula la pregunta. 2. El objetivo por el cual se
formuló la pregunta. 3. La tabla con la frecuencia y porcentaje de las
respuestas. 4. gráfico, donde se muestran los porcentajes alcanzados. 5.
Análisis e interpretación de los datos. 6. Finalmente se presentan las
conclusiones y recomendaciones del capítulo.
 Tabulación de los Datos. Después de haber administrado los instrumentos
de recolección de datos, a los contratistas, se realizó la tabulación de los
datos, analizando los Cuestionarios contestados para posteriormente
presentarlos en un gráfico de pastel con su respectivo análisis.

CUESTIONATIO

1. ¿Considera de gran importancia para la Comunidad Cajiqueña la

creación de una propuesta de estrategias para que mejore la
comunicación entre la Alcaldía y el pueblo?
Objetivo: Conocer la opinión de los habitantes de Cajicá sobre la
importancia de una propuesta de estrategias que mejore la comunicación.
 90%
80%
70%
60% si
50% no
40%
30%
20%
10%
0%
1

SI 90 82%
NO 20 18%
TOTAL 110 100%

Análisis e Interpretación: El 100% de los habitantes del municipio

encuestados consideran que la creación de una propuesta de estrategias
que mejore la comunicación es de suma importancia. Y de lo anterior se
observó que las estrategias se consideran importantes para aplicarla en las
redes sociales.

2. ¿A su criterio las condiciones físicas del área de comunicaciones son

las más óptimas?
Objetivo: Conocer la opinión de los encuestados sobre las condiciones
físicas del área de comunicaciones.
 100%
90%
80%
70%
60%
50%
40%
30%
20%
10%
0%
bueno malo

BUENO 11 8%

MALO 120 92%

TOTAL 131 100%

Análisis e Interpretación: El 92.00% de la población encuestada consideran

que las condiciones físicas del área de comunicaciones, no son las idóneas
ya que muestran deficiencias en cuanto acondicionamiento y ventilación,
mientras que sólo el 8.00% restante opinaron que sí están en buenas
condiciones. El espacio físico donde funciona la oficina de prensa no
cumple con el acondicionamiento adecuado para el eficiente
funcionamiento de la oficina, ya que los contratistas se encuentra en
condición de asinamiento y los equipos de comunicaciones tampoco
cuentas con espacios, disminuyendo de esta forma la vida útil de los
mismos
3. ¿Cómo evaluaría los servicios que ofrece la oficina de
comunicaciones y prensa de la Alcaldía de Cajicá?
Objetivo: conocer a través de las opiniones de la comunidad, acerca de la
calidad con que se ofrecen los servicios que presta el equipo de prensa.
 23%

bueno

deficiente

77%

bueno 35 23%
deficiente 120 77%
TOTAL 155 100%

Análisis e Interpretación: Un 77.00% de la población encuestada opinaron

que el servicio que prestan los funcionarios contratistas de la oficina de
comunicaciones y prensa es deficiente y el 23.00% opinaron que el servicio
es bueno. La intranet es lenta debido a que las computadoras tienen una
memoria y almacenamiento en los discos duros de mínima capacidad, por
lo cual no satisfacen las necesidades que demandan los usuarios, lo que
provoca que el mayor porcentaje de la población considere su servicio
deficiente.

4. ¿Según su criterio cuál sería el tiempo apropiado para actualizar y

ejecutar los programas antivirus en las pc’s?
Objetivo: Identificar a través de las opiniones de la comunidad, el tiempo
ideal para actualizar y ejecutar los programas antivirus, que también afectan
emitir la información a la comunidad a tiempo.
 70%

60%

50%

40%

30%

20%

10%

0%
diario semanal

diario 1000 70%

semanal 430 30%
TOTAL 1430 100%

Análisis e Interpretación: el 70% considera que la aplicación del antivirus,

se debe realizar diariamente y el 30% considera que se haga semanal. La
mayoría de los funcionarios consideran apropiada la actualización de los
programas antivirus que se haga diariamente ya que de esta forma pueden
evitar la propagación de virus en las demás dependencias de la Alcaldía,
además de tener mejor protección para la red.

5. ¿Cuentan los contratistas con equipos de comunicaciones adecuados

para emitir la información en tiempo y de calidad?
Objetivo: Conocer por medio de las opiniones de los contratistas si poseen
equipos de comunicaciones adecuados y de alta tecnología para evitar
contratiempos.
 23%

si no

77%

si 25 23%
no 85 77%
TOTAL 110 100%

Análisis e interpretación: El 100% de los contratistas, manifestaron que no

cuentan con equipos de alta tecnología para cubrir las principales noticias y
publicar la información. Todos los contratistas encuestados respondieron
que no se cuenta con equipos tecnológicamente actualizados para cubrir la
información, esto puede generar que no se le dé la información a la
comunidad a tiempo.
6. ¿Cuentan los contratistas con garantías de seguridad?
Objetivo: Conocer la opinión de los contratistas con respecto a la existencia
de políticas y garantías de seguridad.
 90%

80%

70%

60%

50%

40%

30%

20%

10%

0%
si no

si 25 24%
no 80 76%
TOTAL 105 100%

Análisis e Interpretación: Todos los contratistas encuestados respondieron

que no cuentan políticas ni garantías de seguridad. De esta forma no se
protegen los equipos informáticos y cuando se presenta un problema no se
cuentan con las medidas planteadas para solucionar los problemas que se
puedan presentar.
7. ¿Considera que las redes de la Alcaldía están estandarizadas?
Objetivo: Conocer la opinión de los contratistas con respecto a si las
computadoras, servidores, cableado estructurado están estandarizados

Análisis e Interpretación: El 100% de los contratistas y funcionarios

expresaron que los elementos informáticos no están bajo normas ni
estándares. Porque el cableado estructurado no está protegido por
canaletas, los servidores no cuentan con la ventilación necesaria y la
energía eléctrica no está polarizada, por lo que no existe una
estandarización en la red.
8. ¿Cuáles son los accesorios que según su criterio se consideran
necesarios para que funcione mejor la oficina de comunicaciones y
prensa?
Objetivo: Conocer los accesorios que según los contratistas consideran
necesarios para un mejor desempeño. Esta pregunta se hizo abierta por lo que
se realizará un análisis referente a cada respuesta de los contratistas y
comunidad. Se tuvo la participación de los 5 contratistas, 6 secretaros de
Despacho y 1 jefe de Control Interno, que los accesorios necesarios son los
siguientes: a) Audífonos. b) Cámara Web. c) Filtros anti radiación. d) Pad
estampado. e) Bocinas. f) Puertos USB.

9. ¿Considera importante que los equipos informáticos cuenten con su

licenciamiento de software? Objetivo: Identificar por medio de las opiniones
de los contratistas la importancia del licenciamiento de software.
Análisis: Todos los encuestados consideran importante y necesario que todas
las computadoras y servidores tengan su licenciamiento de software en orden.
Ya que es necesario que se respeten las condiciones de uso planteadas al
momento de la adquisición ya que de esta forma se está libre de demandas,
además de mantener todos los documentos de acuerdo a lo establecido por la
ley.
¿Considera adecuada la logística que utilizan los contratistas de la
oficina de comunicaciones y prensa? Objetivo: Conocer la opinión de
encuestados, sobre cuál es la estrategia más adecuada para los
comunicadores.
Análisis e Interpretación: Todos los encuestados manifestaron que la estrategia
planteada es la adecuada. La que actualmente utilizan es en muy rudimentaria
y no la más adecuada para la publicación de informes y noticias tanto hacia
dentro de la Alcaldía como hacia la comunidad.
 ENTREVISTA DIRIGIDA LOS CONTRATISTAS ENCARGADOS DE LA
OFICINA DE COMUNICACIONES Y PRENSA DE LA ALCALDIA DE
CAJICA: FECHA: ABRIL 15 2015 HORA: 10:00 AM LUGAR : OFICINA DE
PRENSA:- 2 minutos Abrir la entrevista y presentación Agradecer a los
entrevistados, por su tiempo prestado a la entrevista. Presentar el propósito
de la entrevista: Conocer la problemática y la razón por la cual en la
auditoría interna realizada a dicha oficina, se encontraron varias no
conformidades. 1 minuto ¿Cuál es la topología que utiliza la red de
sistemas de la Alcaldía? Todos los publicistas y comunicadores sociales
entrevistados expresaron que la topología que utilizan la oficina de sistemas
de la Alcaldía es una estrella la cual se conecta por medio de Switch central
y varios Switch ya que por cada puerto sale un cable a la computadoras. 2
minutos ¿Cuáles son las razones por las cuales no se ha cumplido el plan
de mejoramiento propuesto? Los contratistas entrevistados expresaron que
para el cumplimiento del objeto de sus contratos han tenido muchas
dificultades, empezando porque en la Alcaldía no funciona la intranet y
además los equipos son muy obsoletos.

 2 minutos ¿Cuenta la oficina de comunicaciones y prensa con un manual

de procesos y procedimientos? Los contratistas entrevistados expresaron
que si existe el manual de procesos y procedimientos pero por estar
pendientes de las noticias y de cubrir los eventos más importantes de la
gestión del Alcalde no han podido dar cumplimiento a lo allí establecido. Y
que para dar cumplimiento al objeto de sus contratos, han tenido muchas
trabas y no cuentas con un respaldo físico que les garantice cumplir a
cabalidad lo contemplado en este manual. Esto deja demostrado que la
Administración municipal no les ofrece muchas garantías para el cabal
cumplimiento de sus funciones, toda vez que no se les ha hecho ni siquiera
un buen mantenimiento a los equipos de cómputo. - 3 minutos ¿Cuentan
los Ordenadores con licenciamiento de software? Los contratistas
entrevistados expresaron que las computadoras y servidores de la ofician
 de comunicaciones y prensa no cuentan con un licenciamiento de software
exponiéndose a sanciones y fallas provocadas por no contar con unas
versiones con todo el contenido.
 4 minutos ¿Qué tipos de estrategias están utilizando en el momento? Todos
los contratistas entrevistados opinaron que no se cuenta con estrategias de
seguridad para evitar ser vulnerable ante ataques de virus, personas malas
intencionadas entre otros. 2 minutos ¿Cuáles son los problemas más
frecuentes que enfrentan los contratistas de la Oficina de comunicaciones y
prensa? Los contratistas entrevistados expresaron que la mayoría de
problemas de tiene que enfrentar son los virus ya que no se cuenta con
versiones de antivirus actualizados y en muchos casos ni instalados
también las caídas de red por que el servidor casi nunca recibe
mantenimiento y al sufrir daños se tiene que esperar hasta que llegue el
técnico, además han optado por que cada contratista traiga su equipo
personal y sus cámaras.
 4 minutos ¿Cuáles son los estándares que posee la red? Todos los
contratistas entrevistados opinaron que la red no está configurada
siguiendo estándares ni el cableado estructurado (eléctrico y de datos),
espacios entre otros, esto genera que la red sufra con facilidad daños. 3
minutos ¿poseen equipos de seguridad? Los Administradores entrevistados
expresaron que la oficina de comunicaciones y prensa no cuenta con
equipos de seguridad para prevenir incendios pequeños como son los
extintores, de esta forma se exponen a que cuando se inicia un fuego
generado por cortos circuitos entre otros no se cuente con la herramienta
para evitar que este se propague a un grado de destruir por completo los
equipos informáticos. 2 minutos ¿considera que el servidor está en las
condiciones adecuadas? Los contratistas entrevistados opinaron que el
área del servidor no cuentan con las condiciones apropiadas porque este
no tiene su propio regulador de voltaje, el aseo del local es escaso
provocando acumulación de polvo y la ventilación es escasa porque está
lejos del aire a condicionado provocando recalentamiento y deterioro. 2
 minutos ¿considerar que la persona encargada de brindar soporte técnico
es la idónea? Los contratistas entrevistados opinaron que el encargado de
realizar soporte técnico a los equipos informáticos no es el apropiado ni es
suficiente para cumplir con todas las actividades, ya que solo se cuenta con
un técnico para los 6 cinco equipos de la oficina de comunicaciones y
prensa y los demás de la Alcaldía, esto demuestra poca atención al cuidado
y mantenimiento de los equipos informáticos y una solución retardad a
cualquier daños. Total: 27 minutos.
 4.3 CONCLUSIONES Una vez realizado el análisis e interpretación de los
resultados se formulan las siguientes conclusiones: 1. Se comprobó que se
carece de un servidor con las características necesaria para el buen
funcionamiento de la red. 2. Las Computadoras que utilizan los contratistas
son obsoletos, lo que provoca incomodidad en los usuarios por su lentitud.
3. las condiciones en las que se encuentra el servidor no son favorables
para el buen funcionamiento ya que el área es reducida no tiene mucha
ventilación y el mantenimiento no es el ideal. 4. La oficina de
comunicaciones y prensa solo cuenta con dos aires de 20,000 BTU por
servidor lo cual no abastece el aire necesario para mantener la temperatura
que los equipos necesitan. 5. El cableado que utilizan los servidores no está
estructurado ni estandarizado por lo cual no cumple con las normas
establecidas.
 6. Los servidores carecen de equipos de seguridad como extintores, para
prevenir los pequeños incendios. 7. Los UPS que poseen los servidores no
son suficientes, ya que se comparte uno entre dos equipos.
 8. las instalaciones eléctricas no están polarizadas de esta forma se corre el
riesgo de que una sobrecarga de energía dañe el equipo informático. 9. El
personal que poseen en la Administración no es el adecuado ya que la
mayoría no tiene estudios universitarios y algunos son técnicos. 10.
 4.5 Recomendaciones. Después de haber realizado la observación directa y
analizado las respuestas a las interrogantes de las encuestas y entrevistas,
dirigidas a los contratistas de la oficina de comunicaciones y prensa, se
 recomienda lo siguiente: 1. La adquisición de un servidor con sus
características propias para tener respaldo de toda la información y hacer
más rápido el servicio de la intranet. 2. La adquisición inmediata de nuevos
equipos informáticos con características modernas, para brindar un buen
servicio de información a la comunidad. 3. Remodelar las condiciones del
área del servidor, el rack y otros elementos, para lograr un óptimo
rendimiento de ello. 4. La adquisición de un aire central para mantener la
temperatura en condiciones apropiadas para el equipo informático y recurso
humano. 5. La creación del cableado estructurado debe estar regulado por
las normas y estándares establecidos por ANSI (Instituto Nacional
Americano de Normalización), ISO (Organización Internacional para la
Normalización) y IEEE (instituto de ingenieros eléctricos y electrónicos) 6.
La adquisición de extintores y ubicarlos el lugares estratégicos para
prevenir los pequeños incendios.
 7. La adquisición de un UPS por cada computadora, para que cada equipo
este protegido. 8. Remodelar las instalaciones eléctricas actuales, ubicando
las tomas en lugares estratégicos y polarizando las salidas para prevenir
daños ocasionados por sobrecargas de energía. 9. La contratación de
personal con un perfil de licenciado/a en informática o carreras afines con
experiencia. 10. La elaboración de políticas de seguridad para tener un
mejor control sobre el uso de la red.

CONCLUSIONES

Durante la ejecución de la auditoria, se determinó la problemática que presentaba

la oficina de comunicaciones y prensa de la Alcaldía de Cajicá. Lo que conllevo a
proponer soluciones para el mejoramiento de las actividades que realiza los
contratistas especialmente en el área de sistemas de información. Con la
propuesta, se busca mejorar las condiciones y el rendimiento de los servidores
con los cuales cuenta la Alcaldía, estos con la finalidad de obtener una mejor
confiabilidad, disponibilidad, fiabilidad y calidad de la información. Que son
necesarias para atender las necesidades y los requerimientos de la comunidad
deseosa de obtener información respecto a la gestión del Alcalde.