Plan de Capacitación: Conservación Documental

María José Pineda Sánchez

Brayan Valencia Victoria

Diana Carolina Ramos Velez

Servicio Nacional de Aprendizaje

Centro de Electricidad y Automatización Industria

Técnico en Asistencia Administrativa

Santiago de Cali
 2020

Plan de Capacitación: Conservación Documental

María José Pineda Sánchez

Brayan Valencia Victoria

Diana Carolina Ramos Velez

Instructora:

Adriana Murillo

Servicio Nacional de Aprendizaje

Centro de Electricidad y Automatización Industria

Técnico en Asistencia Administrativa

Santiago de Cali
 2020

Contenido

1. Introducción 4

2. Plan de Capacitación: Conservación Documental 5

2.1. Actividad de la Empresa. 5

2.2. Justificación. 5
2.3. Alcance. 5
2.4. Fines del plan de capacitación 5
2.5. Objetivos del plan de capacitación: Objetivos generales, Objetivos específicos 5
2.6 Metas 6
2.7 Estrategias 6
2.8 Modalidad de capacitación. 6
2.10 Tema de Capacitación. 7

2.10.1 Conservación Documental. 7

2.10.1.1 Objetivos: 7

2.11 Recursos. 7

2.11.1 Humanos: 7
2.11.2 Materiales: 8
2.11.3 Financiamiento: 8

2.12 Presupuesto: 8
2.13 Cronograma y Orden del día. 8

2.13.1. Cronograma del plan de capacitación: 9

2.13.2 Orden del día 1: 9
2.13.3 Orden del día 2: 10

3. Conclusión 10
1. Introducción
 2. Plan de Capacitación: Conservación Documental

2.1. Actividad de la Empresa.

SWEET CARE S.A.S. es una empresa Comercializadora de Cosméticos y Productos
para el Cuidado de la Piel ubicada en la ciudad de Cali.

2.2. Justificación.

Este Plan de Capacitación se realiza con todo el personal de la empresa SWEET CARE S.A.S.
con el fin de que tengan el conocimiento idóneo y necesario de la conservación
documental. Cabe resaltar que el Archivo General de la Nación expidió el 15/10/2014, el
Acuerdo 006 “Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI
“Conservación de Documentos” de la Ley 594 de 2000, con el cual se establecen los
criterios generales para la formulación del plan de conservación documental, así como la
responsabilidad que tienen las entidades sujetas al ámbito de aplicación para su
implementación, seguimiento y control” el cual se dará a conocer en su totalidad.

2.3. Alcance.

El presente plan de capacitación, está destinado a todo el personal (35 participantes), de

SWEET CARE S.A.S. y los aprendices del curso RH-38, en la adopción de estrategias y
normas mínimas que permitan una adecuada conservación preventiva de los documentos
que se custodian tanto en físico como digital, los que posteriormente pueden ser
transferidos a unidades dependientes en un Archivo Centralizado, conforme a los plazos
legales vigentes.

2.4. Fines del plan de capacitación

Que todo el personal que labora en la empresa SWEET CARE S.A.S. conozca
detalladamente el proceso adecuado para la conservación documental y haga
aplicabilidad del mismo.
 2.5. Objetivos del plan de capacitación: Objetivos generales, Objetivos
específicos

Objetivo General:
Capacitar y sensibilizar al personal de la empresa SWEET CARE S.A.S de la Conservación de
Documentos para dar Cumplimiento a la ley 594 de 2000.
Objetivos Específicos

1. Capacitar al personal de la empresa SWEET CARE S.A.S. sobre la conservación

documental que se debe llevar a cabo dentro de la misma.
2. Aplicar de manera asertiva los conocimientos adquiridos dentro de la
capacitación, organizando la documentación que se tiene en la empresa.

2.6 Metas

La meta que tenemos en SWEET CARE S.A.S es poder capacitar al máximo al personal
requerido y relacionado con la empresa, para poder que entiendan acerca de la
conservación de documentos.

2.7 Estrategias

Algunas de la estrategias que tenemos para realizar la capacitación presencial son:

- Realizar un diálogo con las personas involucradas acerca del tema que estamos
presentando.
- Establecer unos objetivos y metas dentro de la capacitación, es muy importante
tener una comunicación muy clara para que esto sea eficaz.
- Resolver ciertas inquietudes que puedan tener acerca de la conservación de
documentos.
- Por último estar concientes que el personal comprendido la capacitación de la
conservación de los documentos mediante una evaluación para corroborar que los
objetivos fueron alcanzados.

2.8 Modalidad de capacitación.

Formación: El propósito de la formación es dar los conocimientos requeridos acerca de

cómo conservar los documentos, esta información debe ser clara y breve ya que los
participantes no tienen ningún conocimiento sobre el tema.
2.9 Acciones a desarrollar
Las acciones para desarrollar esta capacitación acerca de la conservación documental
están respaldadas por algunos temarios que permitirán a los asistentes a capitalizar los
temas, y el esfuerzo realizado que permitirán mejorar la calidad, para ello se está
considerando los siguientes temas:

2.10 Tema de Capacitación.

El tema de capacitación que tendrá la empresa SWEET CARE S.A.S. estará basado en La
Conservación Documental y los que deriva de ella, además de conceptos básicos y su
importancia.

2.10.1 Conservación Documental.

2.10.1.1 Objetivos:

1. Capacitar sobre los diferentes tipos de formas de Conservación de Documentos

2. Interpretar los conceptos básicos y ciclo vital de los documentos.
3. Identificar las agrupaciones documentales, teniendo en cuenta la estructura de la
clasificación de documentos como: el Fondo documental, Sección documental,
Subsección, Serie, Subserie, Unidad documental.
4. Identificar la importancia de la organización y conservación de los documentos
como único camino para conformar estructuras de información consultables y
legales oportunamente en la empresa y en el tiempo.

2.11 Recursos.

2.11.1 Humanos:
Los recursos humanos lo conforman los participantes, facilitadores y expositores:

Expositores Facilitadores Participantes

Maria Jose Pineda Adriana Murillo Aprendices del curso RH-
38
 Brayan Valencia Gerente General de SWEET Todo el personal de
CARE S.A.S. SWEET CARE S.A.S.

Diana Ramos

2.11.2 Materiales:
Los materiales que se van a utilizar u ocupar al momento de la capacitación pueden ser
divididos en tres tipos:
Infraestructura.- Las actividades de Capacitación se harán en la sede
principal de la empresa SWEET CARE S.A.S.
Mobiliario, equipo.- Equipo de escritorio, equipo multimedia:
computador, internet y herramientas de Office.
Documentos.- Certificados, encuestas de evaluación, material de estudio,
etc.

2.11.3 Financiamiento:
El monto de inversión de este plan de capacitación, será financiado con ingresos propios
presupuestados de la empresa.

2.12 Presupuesto:

A continuación se presenta el presupuesto planeado para el plan de capacitación de “La

conservación documental” para los colaboradores de la empresa SWEET CARE S.A.S. y a
los aprendices del SENA del curso RH-38.
 2.13 Cronograma y Orden del día.

2.13.1. Cronograma del plan de capacitación:

2.13.2 Orden del día 1:

2.13.3 Orden del día 2:

3. Conclusión