Capítulo DIEZ

BPR Y AUTOMATIZACIÓN
_
_
_

_CONTENIDO

_
OBJETIVOS DE APRENDIZAJE2.......................................................................................................................
INTRODUCCIÓN2...........................................................................................................................................

NEGOCIO REINGENIERÍA DE PROCESOS (BPR) 3............................................................................................

ELECCIÓN DEL SOFTWARE DE AUTOMATIZACIÓN 5...................................................................................

Introducción de BPA en organizaciones de pequeña y mediana escala6...................................................

CONSIDERACIONES PARA LA AUTOMATIZACIÓN8.........................................................................................

PRIORIZACIÓN PARA LA AUTOMATIZACIÓN9.................................................................................................

RESUMEN 11.................................................................................................................................................

_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
OBJETIVOS DE APRENDIZAJE

_
 Comprensión de BPR y evolución de Business Process Automation (BPA)
 _Consideraciones para BPA
 _Criterios de priorización para BPA
 _BPA hacia el futuro.
 _
_

INTRODUCCIÓN
_
Thomas Davenport y Michael Hammer, que trabajaban como consultores, investigaron e
inventaron un nuevo concepto llamado Business Process Re-Design que más tarde ganó
eminencia como Business Process Reengineering o BPR. Destacaron la importancia de eliminar
el "trabajo sin valor agregado" que los gerentes de todo el mundo estaban tratando de
automatizar sin evaluar su uso.
_
Se observó que BPR, a mediados de los noventa, no cumplió con sus expectativas, ya que no
logró ofrecer resultados consistentes en diversas industrias. Luego se presentó la nueva idea
candente, muy parecida a los gerentes de procesos, Business Process Management o BPM.
Mientras que BPR se enfocó en la eliminación de procesos que no agregan valor, BPM apuntó a
hacer que los procesos comerciales sean más eficientes con la utilización adecuada de la
tecnología de la información. A pesar de que BPM tiene Con un enfoque más equilibrado, los
críticos de BPM han señalado que margina la importancia de las personas en las empresas
impulsadas por el conocimiento.
_
BPA equilibra ambos enfoques y aporta un concepto completamente nuevo de metodología de
trabajo integral e inclusiva al hacer que los procesos sean más eficientes sin descontar el papel
de los empleados. Se necesita un enfoque centrado en las personas en el que no depende
únicamente de la tecnología.

NEGOCIO REINGENIERÍA DE PROCESOS (BPR)

La reingeniería de procesos de negocio es un enfoque de gestión que tiene como objetivo
mejorar mediante la elevación de la eficiencia y la eficacia de los procesos que existen dentro y
entre las organizaciones. La clave de BPR es que las organizaciones vean sus procesos
comerciales desde una perspectiva de "borrón y cuenta nueva" y determinen cómo pueden
construir mejor estos procesos para mejorar las operaciones y los procesos comerciales.
_
BPR se ha definido como el replanteamiento fundamental y el rediseño radical de los procesos
comerciales para lograr mejoras dramáticas en las medidas de desempeño críticas y
contemporáneas, como el costo, la calidad, el servicio y la velocidad.
_
La estrategia comercial es el impulsor principal de las iniciativas de BPR y las otras dimensiones
se rigen por el papel integrador de la estrategia. La dimensión organizativa refleja los elementos
estructurales de la empresa, como los niveles jerárquicos, la composición de las unidades
organizativas y la distribución del trabajo entre ellas. La tecnología se ocupa del uso de sistemas
informáticos y otras formas de tecnología de la comunicación en el negocio. En BPR,
generalmente se considera que la tecnología de la información juega un papel como habilitador
de nuevas formas de organización y colaboración, en lugar de apoyar las funciones comerciales
existentes.
_
Recomendaciones para BPR
_
 La BPR debe ir acompañada de una planificación estratégica, que aborde
el aprovechamiento de la TI como herramienta competitiva.
 _
 Coloque al cliente en el centro del esfuerzo de reingeniería: concéntrese
en la reingeniería de procesos fragmentados que provocan retrasos u
otros impactos negativos en el servicio al cliente.
 _
 BPR debe ser 'propiedad' de toda la organización, no impulsado por un
grupo de consultores externos.
 _
 Los equipos de casos deben estar compuestos tanto por administradores
como por aquellos que realmente harán el trabajo.
 _
 El grupo de TI debe ser una parte integral del equipo de reingeniería
desde el principio.
o _
 BPR debe estar patrocinado por altos ejecutivos, que no están a punto de
dejar o jubilarse.
 _
 Los proyectos de BPR deben tener un cronograma.
 _
 BPR no debe ignorar la cultura corporativa y debe enfatizar la
comunicación y la retroalimentación constantes.
_
_AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS EMPRESARIALES

BPA se centra igualmente en la estrategia, las personas, el proceso de automatización y la

tecnología. Una iniciativa de mejora empresarial continua con objetivos empresariales
claramente definidos es la forma correcta de adoptar para implementar BPA. BPA no olvida la
participación de la inteligencia humana y los esfuerzos que se realizan para que todo el proceso
sea un éxito.
_
Las industrias de servicios dominan ahora mucho la economía mundial sobre las industrias
basadas en productos. Parece bastante claro que el dominio crecerá con el tiempo. Sin
embargo, las recientes recesiones son una prueba de que estas mismas industrias son las más
afectadas. La solución puede estar en hacer más con menos y BPA es la metodología ideal para
adoptar en estos tiempos difíciles de competencia empresarial.
_
No hay duda de que la tecnología desempeñará un papel aún más importante en los próximos
años y determinará la eficiencia de los trabajadores del conocimiento, pero aún parece verse
cómo se va a utilizar la tecnología.
__

ELECCIÓN DEL SOFTWARE DE AUTOMATIZACIÓN

_
La clave para realizar una transición rápida de un proceso ineficiente basado en papel a un
proceso automatizado eficiente es seleccionar el software de automatización de flujo de trabajo
adecuado. Hay muchos para elegir, desde herramientas de código abierto de bajo costo hasta
suites de gama alta integrales de los grandes proveedores de ERP. La conclusión es elegir el
software que mejor se adapte al tamaño, el presupuesto y los requisitos de la organización.
Requerimientos clave:
_
 Flexibilidad. Una herramienta que crea los documentos y procesos necesarios, en lugar
de una que requiere cambios en los procesos básicos. Por ejemplo, ¿permite a sus
 usuarios crear, editar y formatear sus propios formularios, o simplemente proporciona
plantillas de formularios estándar?

_
 Servicios web e integración de bases de datos. Permite una transferencia fluida de datos
y puede integrarse con la base de datos de aplicaciones de terceros relevantes a nivel de
formulario. Incluso mejores son las herramientas que ofrecen una integración
predefinida y lista para usar con los paquetes de software empresarial que la empresa ya
está utilizando.

_
 Facilidad de uso. Una herramienta de automatización del flujo de trabajo no debería
requerir habilidades técnicas especializadas para operar. Se prefiere una herramienta
que sea fácil e intuitiva de usar, ya que no requiere una gran formación del usuario. Si se
trata de una herramienta basada en web, entonces debería tener la arquitectura
adecuada para un entorno web, y no solo un paquete antiguo de cliente / servidor con
un front-end web.
_
_
 La fiabilidad del proveedor. La viabilidad a largo plazo del proveedor es imprescindible. El
software basado en la nube tiene muchos beneficios, por ejemplo, pero también existen
riesgos: ¿qué pasaría con los flujos de trabajo y los datos si la empresa que los aloja en la
nube se hundiera? El software de código abierto ofrece una garantía implícita: puede
estar seguro de que, pase lo que pase, el código siempre estará disponible.

Introducción de BPA en organizaciones de pequeña y mediana escala

_
En los sectores público y privado, la mayoría de las organizaciones se ven retenidas por procesos
que toman demasiado tiempo. Las razones de la ineficiencia varían.
_
En realidad, muchos procesos ineficientes se pueden optimizar de forma rápida y eficaz
utilizando herramientas económicas de automatización de procesos y flujos de trabajo. Esto es
particularmente cierto para los procesos basados en papel que involucran mucha intervención
humana. Un ejemplo común son los informes de gastos, que todavía se realizan con frecuencia
en formularios en papel que deben pasarse de persona a persona para su aprobación y
procesamiento. Pero cada industria y organización también puede citar sus propios ejemplos:
suscripción de seguros, solicitudes de cambio de ingeniería, autorización de devolución de
mercancía para productos defectuosos y muchos más.
_
Se recomiendan dos pasos para iniciar la automatización de procesos en una organización.
Primero, se selecciona un proceso relativamente simple como proyecto piloto. En segundo
lugar, el alcance del proyecto se evalúa adecuadamente antes de comenzar escribiendo una
declaración de trabajo integral que describa en detalle cómo se automatizará el proceso. Esto
asegurará que el proceso de automatización se ejecute más rápido y sin problemas y es un paso
necesario para aclarar el pensamiento de su organización sobre el proceso en sí.
_
El costo del proceso se calcula antes de la automatización y luego se compara para medir los
beneficios. Si bien los beneficios exactos variarán según la naturaleza del proceso abordado, las
organizaciones con procesos manuales basados en papel generalmente ven una reducción del
30-40% en el tiempo necesario para completarlos después de que se han automatizado, de lo
que generalmente son capaz de extrapolar también un ahorro de costes medible. Establecer
beneficios cuantificables del proyecto piloto es extremadamente útil si desea preparar un caso
de negocio para extender la automatización de procesos a otras áreas de la empresa.
_
Sobre todo, tenga en cuenta que la automatización de procesos empresariales no tiene por qué
ser una tarea difícil, costosa o que requiera mucho tiempo. No importa cuán grande o pequeña
sea la empresa, o cuán complejos o simples sean los procesos que desee automatizar, existen
herramientas disponibles que pueden ayudarlo a hacer el trabajo de manera rápida, eficiente y
económica.
_
BPA tiene cinco ventajas clave que son:
Alineación de objetivos comerciales: BPA permite obtener retornos reales y rápidos de
las inversiones al integrar tecnología y mano de obra con técnicas efectivas de reducción
de costos. Destaca el hecho de que los objetivos de costos e ingresos pueden no ser
mutuamente excluyentes. Permite a las organizaciones producir el mismo resultado con
menos recursos.

Participación de las personas adecuadas: BPA involucra a todas las partes interesadas
internas en múltiples departamentos de la organización. Con soporte de TI, su objetivo
es impulsar la orientación empresarial de la manera correcta.

Identifica los procesos correctos para la automatización: BPA tiene como objetivo
involucrar a las personas en lugar de convertirlas en simples facilitadores del proceso. Ha
demostrado ser muy beneficioso para eliminar procesos altamente redundantes y de
varios pasos que dependen en gran medida de la comunicación entre personas en todos
los departamentos y proyectos.

Enfoque incremental: BPA funciona mejor cuando se aplica de forma incremental a

procesos críticos.

Asegura la selección de la tecnología correcta: BPA ayuda en la selección de la tecnología

más adecuada para una empresa en particular alineando sus objetivos con los recursos.
_

CONSIDERACIONES PARA LA AUTOMATIZACIÓN

_Los factores que influyen en los procesos de automatización son:
 Impacto de negocios
 BPA debe contar con el apoyo total de la alta dirección
 Procesos organizacionales demasiado engorrosos para controlar
  Sistemas heredados que reducen la eficiencia
 Aumento de transacciones multifuncionales
_
La automatización de procesos de negocio se define como la coordinación asistida por
computadora de recursos, instalaciones y conocimiento humano para lograr los resultados
deseados de manera que el proceso se optimice. La optimización de los procesos comerciales es
el nivel máximo de automatización, donde la utilización óptima de los recursos asegura una
calidad superior de producción de manera constante.
_
BPA se aplica a todo el espectro de herramientas de procesos comerciales. Engloba en su
interior la automatización del flujo de trabajo, la integración de procesos comerciales, el control
de procesos y las mejoras en materia de inteligencia y sistemas expertos. BPA en su forma más
simple implica la automatización del flujo de trabajo al facilitar el flujo de información y su
integración entre departamentos. El rendimiento es una medida genérica del flujo de trabajo y
la automatización del flujo de trabajo lo maximiza. BPA no es simplemente informatizar las
tareas que se realizan manualmente.

Proporciona una plataforma para investigar y eliminar los supuestos subyacentes en las
transacciones manuales. Por ejemplo, la suposición de una orden de compra contra las sangrías
incluso para repuestos generales puede ser anulada al darse cuenta de que los repuestos se
pueden pedir automáticamente en función del inventario. niveles. La automatización es una
oportunidad para simplificar el flujo de trabajo y deshacerse de tareas redundantes y
actividades que no agregan valor.

BPA se ocupa de muchos retrasos en los procesos comerciales que surgen debido a la falta de
capacidad de toma de decisiones de las personas y la falta de información. Los flujos de
información computarizados se implementan para agilizar las tareas y decisiones de rutina. Esto
involucra a las personas adecuadas y lleva la toma de decisiones a donde corresponde: la línea
del frente.
_
La automatización garantiza un único punto de entrada de datos que elimina el procesamiento
erróneo de la información. Vale la pena mencionar aquí que el BPA se orienta a lograr los
resultados deseados y no solo a las tareas y transacciones, en contra de la noción popular que la
gente tiene de que el BPA solo automatiza las tareas individuales.
_
BPA cree que la velocidad y la eficiencia proviene no solo de la automatización de tareas
individuales, sino de la difusión de información libre de errores que facilita el desempeño más
rápido y la toma de decisiones mejoradas.
_

PRIORIZACIÓN PARA LA AUTOMATIZACIÓN

Los síntomas adecuados y prácticos para el BPA podrían incluir cualquiera de los siguientes:
 Tareas manuales repetitivas
 Tareas que se duplican en otros procesos
 Procesos de flujo de trabajo ineficientes o desactualizados
 Procesos que atraviesan fronteras geográficas
 Nuevos negocios o iniciativas de TI
_
El siguiente paso importante es priorizar los factores teniendo en cuenta su relevancia para el
resultado de los procesos y funciones organizacionales. La capacidad de controlar cualquier
proceso viene con un conocimiento detallado de las interdependencias y en el momento
apropiado con respecto a la utilización de la rentabilidad de los recursos disponibles y cómo las
variables medidas son válidas y fiables. El control consiste en realizar la cantidad correcta de
cambios.

La optimización de cualquier proceso empresarial requiere mucho más que solo control debido
a la compleja relación entre los diferentes parámetros y su impacto en los resultados deseados,
ya que requiere que se optimicen muchos parámetros de calidad simultáneamente.
La optimización del proceso se describe mejor como un ciclo de cinco pasos: Analizar, identificar,
simular, validar y Desplegar.
_
 Analizar: el análisis proporciona información sobre cómo se está ejecutando un proceso.
 Identificar: Identificar los procesos ineficientes.
 Simular: sigue un proceso estructurado donde se realiza el análisis de la situación.
 Validar: los resultados simulados se verifican y validan para obtener los resultados
previstos antes de aplicar cualquier cambio.
 Implementar: Después de verificar la posibilidad de los cambios, se implementa BPA.
_
Los beneficios de la optimización de procesos comerciales son:
 Mayor nivel de rendimiento
 Calidad constante del resultado
 Utilización óptima de recursos
 Eliminación de anomalías

_CONCLUSIÓN

Las soluciones BPA debidamente diseñadas y probadas rápidamente comienzan a mejorar los
tiempos de respuesta y producen procesos de flujo de trabajo más efectivos y eficientes en toda
la organización, reduciendo así los costos y mejorando la calidad de la oferta.

El éxito de una solución de BPA a menudo allana el camino para automatizaciones adicionales
posteriores que contribuyen en gran medida haciendo que la organización sea más productiva.
La elección de la plataforma de BPA correcta garantizará que a medida que se expandan las
necesidades, La solución se expandirá con él.
_
Los usuarios potenciales deben recibir capacitación sobre el uso relevante de varias
herramientas y software de BPA para aculturarlos con los cambios en los procesos de trabajo.
Sin la formación adecuada, los usuarios que no comprenden el nuevo proceso pueden hacer
fracasar rápidamente su éxito.
_
Es probable que las limitaciones económicas o de tiempo limiten el proceso a unos pocos ciclos
de proceso. Este suele ser el caso cuando una organización utiliza el enfoque para objetivos de
corto a mediano plazo en lugar de intentar transformar la cultura organizacional. Las verdaderas
iteraciones solo son posibles a través de los esfuerzos colaborativos de los participantes del
proceso. En la mayoría de las organizaciones, la complejidad requerirá tecnología habilitadora
para apoyar a los participantes del proceso en estos desafíos diarios de gestión de procesos.
_
Por último, los resultados deben medirse contra los objetivos establecidos y los hitos creados
desde el principio. Por lo tanto, se debe formular una métrica estandarizada para determinar el
éxito logrado.
_

RESUMEN
__
BPA consiste en integrar aplicaciones, reestructurar los recursos laborales y utilizar aplicaciones
de software en toda la organización.
_Las consideraciones importantes para que se adopte el BPA son:
_
 Impacto de negocios
 BPA debe contar con el apoyo total de la alta dirección
 Procesos organizacionales demasiado engorrosos para controlar
 Sistemas heredados que reducen la eficiencia
 Aumento de transacciones multifuncionales
 Priorización para BPA
 Soporte de alta dirección
 Mano de obra y recursos disponibles

_REFERENCIAS_
 www.wisegeek.com, www.alagse.com
_
_
_