LINEAMIENTOS GENERALES

PLAN DE GESTIÓN DE ADQUISICIONES

A continuación se presentan los lineamientos generales para elaborar el Plan de Gestión de

Adquisiciones correspondiente al entregable final del módulo “Gestión de Adquisiciones y
Contratos” de la Especialización en Gerencia de Proyectos modalidad virtual.
El cumplimiento de estos lineamientos configura el criterio de aceptación del trabajo y por lo tanto
la calificación.

1 CONSIDERACIONES GENERALES

• Estos lineamientos deben ser adaptados al proyecto, de acuerdo con las características
del mismo y sus necesidades de adquisición.
• Si alguno de los puntos solicitados en el presente documento no aplica para el proyecto,
debe presentarse la justificación correspondiente.
• Tener en cuenta que la información solicitada y los puntos a desarrollar deben enfocarse
y generar valor hacia las adquisiciones del proyecto, no a otras áreas de conocimiento.
• Para el desarrollo del Plan, recodar el concepto de adquisición: “Obtención de recursos
humanos, materiales o intangibles necesarios para ejecutar las actividades del proyecto,
por fuera del equipo del proyecto”.
• Asegurar una adecuada y correcta redacción, organización y presentación del documento.
• Es importante asegurar la integridad y coherencia del proyecto, la cual debe verse
reflejada en los diferentes documentos del proyecto (alcance, EDT, presupuesto,
cronograma, etc).
• Para efectos del ejercicio académico es indispensable asegurar que se cuente en el
proyecto con adquisiciones de diferentes tipos (contratación se asesores o profesionales
expertos, compra de materiales, alquiler de equipos, subcontratación de entregables
completos, etc.); estas deben ajustarse, desde luego, a las características del proyecto.
Lo anterior puede requerir que se formulen algunos supuestos, situación que debe ser
aclarada al inicio del plan.
• El ejercicio de adquisiciones debe desarrollarse por lo menos para cinco adquisiciones y
en la medida de lo posible debe haber dos tipos diferentes de éstas (p.e. compra de
materiales y subcontratación de asesorías profesionales).
• El documento final debe tener un máximo de 30 páginas. Por lo anterior se insiste en
entregar únicamente la información solicitada en el presente documento y no incluir
información adicional asociada con las generalidades del proyecto o de otras áreas de
conocimiento.
• El Plan de Adquisiciones (puntos 2.2 a 2.10 de esta guía) representa el 45% de la nota,
la matriz 45% y la documentación de soporte del proyecto (presentación y anexos) el 10%
restante.

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2 CONTENIDO DEL PLAN

2.1 Presentación del proyecto

Se debe hacer una breve descripción del proyecto haciendo énfasis en el alcance y objetivos,
entregables, presupuesto y plazo total de ejecución. Mencionar supuestos, restricciones y
consideraciones especiales del proyecto (si aplica).

2.2 Introducción al plan de adquisiciones

Indicar los objetivos de las adquisiciones del proyecto y los de su plan de gestión. Mencionar los
tres procesos del área de conocimiento, dónde se presentan en el documento e igualmente
indicar que la información asociada con estos tres procesos se consolida y presenta en la Matriz
de Adquisiciones.

2.3 Identificación de adquisiciones

Las adquisiciones deben ser identificadas teniendo en cuenta que éstas corresponden a “aquello”
que se va a conseguir por fuera del equipo del proyecto y que se requiere para completar el
alcance del proyecto.
Mencionar las “fuentes de información” que se utilizarán para la identificación de adquisiciones.
Indicar cuál o cuáles de estas tienen mayor relevancia y por qué (p.e. están en ruta crítica,
responden a un plan de respuesta de riesgos, etc.)
Las adquisiciones pueden agruparse por tipo, si las características del proyecto lo permiten (p.e.
maquinaria y equipos; asesorías especializadas; materiales de construcción; insumos; etc.).

2.4 Análisis “hacer o comprar” y/o “comprar o alquilar”

En función de lo visto durante el curso, realizar este análisis para aquellas actividades,
subentregables o paquetes de trabajo que eventualmente podrían ser desarrolladas por el equipo
del trabajo pero que son susceptibles de contratación externa, y no para todas las actividades del
proyecto.
Si este tipo de análisis no aplica para el proyecto debido a sus características, explicar o justificar.
Considerar igualmente si para el proyecto aplica el análisis “comprar o alquilar”; en caso
afirmativo, presentar. Tener en cuenta que este se realiza principalmente para maquinaria y
equipos.
La identificación de adquisiciones y los análisis “hacer o comprar” y/o “comprar o alquilar” se
pueden presentar en una tabla. A continuación, un ejemplo.

No. Adquisición Consideraciones Hacer Comprar/ Alquilar

especiales Contratar
1 Xxxx xxxx xxxx Requisito legal X
2 Xxxxx xx xxxxxxxx Plan de respuesta a los X
riesgos
n Xxxxxx xxxxxxxxxxx xxxxx xxxxx X

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2.5 Estrategia de las adquisiciones
El objetivo de la estrategia de las adquisiciones es determinar, principalmente, el método de
entrega, formas de pago, y fases de las adquisiciones.

2.6 Restricciones y supuestos

Se debe revisar si en las restricciones y supuestos del proyecto hay algunas que pueda afectar
directamente las adquisiciones. En caso afirmativo, indicar.
Esta última información se puede presentar en la tabla del numeral anterior.

2.7 Roles y responsabilidades

Teniendo en cuenta que las adquisiciones se gestionan conjuntamente con el área de compras
de la Organización, definir de manera general qué actividades desarrollará el Gerente del
Proyecto y/o su equipo de proyecto, cuáles el área de compras y aquellas que correspondan a
otros interesados en las adquisiciones. A manera de ejemplo, lo siguiente:
• Gerente del Proyecto
- Aprueba las adquisiciones y contrataciones para el proyecto
- Define documentación asociada a la planificación de las adquisiciones, con apoyo
del área de compras.
- Responsable de diligenciar y enviar al área de compras la matriz “planificar las
adquisiciones”
- La gerencia del proyecto, en apoyo con el equipo, hará seguimiento técnico y de
calidad a los entregables de las adquisiciones.
- Aprueba los entregables de las adquisiciones.
• Área de compras
- Elaboración y cierre (administrativo, financiero, etc.) de contratos. Dicho cierre se
realizará a partir de las aprobaciones de los entregables por parte del Gerente del
Proyecto y su equipo.
- Define documentación asociada al proceso efectuar las adquisiciones, con apoyo
y visto bueno del Gerente de Proyecto.
- Responsable de diligenciar y enviar a la gerencia del proyecto la matriz “efectuar
las adquisiciones”
- El área de compras hará el seguimiento administrativo a los contratos

2.8 Planificación de las adquisiciones

Contextualizar el proceso, es decir, indicar cuál es el objetivo del mismo, quién es el responsable
de su desarrollo, quiénes participan en el proceso y cuáles son las salidas del mismo.
Indicar igualmente cuáles son los criterios de aceptación de entregables que se incluyen en la
matriz de planificación.

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Referenciar la matriz de gestión de las adquisiciones en la cual se consolida toda la información
de este proceso.

2.8.1 Tipos de contrato

En función de las adquisiciones que se identificaron para el proyecto, definir los tipos de contratos
que se utilizarán, incluyendo sus características y en qué casos se aplicarán.

2.8.2 Criterios de valoración de proveedores

Indicar cuáles son los criterios preponderantes para la evaluación y selección de proveedores de
acuerdo con el tipo de adquisición.

2.9 Ejecución de las adquisiciones

Contextualizar el proceso, es decir, indicar cuál es el objetivo del mismo, quién es el responsable
de su desarrollo, quiénes participan en el proceso y cuáles son las salidas del mismo.

2.10 Seguimiento y control de las adquisiciones

Definir los lineamientos bajo los cuales la gerencia del proyecto hará seguimiento y control a los
entregables de cada adquisición.
Tener presente que las auditorías o inspecciones que se consideren para hacer el seguimiento
al contrato deben quedar incluidas en la matriz “planificar” las adquisiciones.
Esta información puede ser presentada a manera de check list.

2.11 Cronograma de adquisiciones

Este cronograma incluye los plazos necesarios para los procesos planificar, efectuar y cerrar las
adquisiciones y, desde el luego, el plazo requerido para el desarrollo del objeto contractual de las
mismas; igualmente debe incluir los responsables de cada proceso. Esta última información
puede estar referida a la Gerencia del Proyecto, a la Gerencia de Compras o a quien corresponda.
Se debe asegurar que los plazos de entrega del producto o entregables de las adquisiciones
coincidan con el cronograma del proyecto.
El cronograma puede ser elaborado en Project o en cualquier otro programa. A continuación, un
ejemplo:

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 M1 M2 M3 M4 M5 M6 M7 M8 M9
ADQUISICIONES
S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8 S9 S10 S11 S12 S13 S14 S15 S16 S17 S18 S19 S20 S21 S22 S23 S24 S25 S26 S27 S28 S29 S30 S31 S32 S33 S34 S35 S36
1 Xxxx xxxx xxxx
2 Xxxxx xx xxxxxxxx
3 Xxxxxx xxxxxxxxxxx xxxxx xxxxx

Preparación
Contratación
Ejecución del contrato
Cierre
Hitos de entrega

2.12 Matriz de adquisiciones

Hacer mención en el documento a la Matriz de Adquisiciones en la que se consolida la
información del proceso de planificación de las adquisiciones e indicar el nombre del archivo en
la que se adjunta. Se puede incluir una imagen (legible y de buena calidad) de la matriz.
Si aplica, incluir en la matriz información asociada con el proceso “efectuar” las adquisiciones
como proveedor seleccionado, fechas de inicio y fin de la adquisición, valor y número de contrato.

3 ANEXOS

A continuación, se mencionan los anexos que deben ser incluidos en el Plan, los cuales deben
ser presentados en los formatos adecuados.
a) Acta de constitución
b) Registro de interesados
c) EDT
d) Diagrama de Gantt (indicar ruta crítica)
e) Diagrama de red (indicar ruta crítica)
f) Presupuesto (en formato de presupuesto)

Tener presente que la mayoría de la información solicitada (si no toda) ha sido tratada en las
diferentes tutorías del curso. Las dudas o inquietudes con respecto al presente documento serán
resueltas en la tutoría de la 4º semana.

MABEL CLARENA LESMES GÓMEZ, PMP

Docente Gestión de Adquisiciones y Contratos
mabel-lesmes@unipiloto.edu.co

Bogotá D.C., noviembre de 2020

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