5 pasos para utilizar la metodología lean en la gestión de

procesos
Uno de los preceptos de la metodología lean es el uso de métodos ágiles. Estos métodos
utilizan dos premisas importantes:

La primera es el concepto de iteración, que se refiere más bien a la expresión “quick win“,
es decir, pequeñas mejoras en los procesos que se pueden obtener rápidamente, pero que
pueden aportar resultados visibles a corto plazo. Esto anima al equipo a avanzar con cada
nueva “pequeña victoria”.

La segunda es la participación efectiva de los clientes y usuarios finales durante el

modelado de procesos y su mejora, lo que crea importantes feedbacks y contribuciones
para que el resultado final corresponda con los intereses de aquellos que realmente se
beneficiarán del proceso (o el desarrollo de un producto).

Para ello, le sugerimos un paso a paso en 5 etapas:

1 – Dar la debida importancia al proyecto de mejora de procesos

Antes de empezar el trabajo, hay que tomar las mismas medidas necesarias para que
cualquier proceso funcione: establecer las metas, el alcance del proyecto, quiénes son los
miembros del equipo y sus responsabilidades, los recursos necesarios, los plazos de entrega
y los cronogramas.

En otras palabras, haga un plan antes de empezar.

2 – Involucre a los participantes en la búsqueda de un cambio efectivo

No todas las personas se sienten cómodas con los cambios en las organizaciones. Incluso
trabajando con procesos ineficientes, muchos tienen miedo de salir de la zona de confort y
enfrentar a algo nuevo.

Es muy importante involucrar a todos para que crean en la necesidad de cambio y los
beneficios que el nuevo proceso aportará en el desempeño de las tareas y el logro de
resultados.

3- Garantice el apoyo de los líderes de la compañía

Los recursos son fundamentales, ya sean financieros, de equipo, de espacio, de personal y

en especial del tiempo que los miembros del equipo dedican al proyecto.

Sin el apoyo de líderes de la compañía a nivel estratégico, será imposible lograr los
resultados deseados.
4- Comience con procesos sencillos

Uno de los fundamentos de la metodología

lean son los pequeños avances, iteraciones
continuas y acumulativas que se
convertirán en un mejor resultado final.

Evite la tentación de comenzar con los

procesos más urgentes e ineficientes. Opte
por algo simple, resuelva, motive al equipo
con los resultados y utilice este aprendizaje
para después dedicarse a los grandes
desafíos de realizar mejoras.

5. Determine un espacio físico exclusivo para las reuniones del proyecto

Es fundamental contar con un lugar específico para realizar las reuniones enfocadas en la
mejora de los procesos. Es muy útil tener una pizarra grande en la pared, donde dibujar los
diagramas de procesos.

Por otra parte, cuando todos perciben que hay un lugar específico para dedicarse al proceso,
eso muestra a los otros miembros de la compañía que este es un esfuerzo serio e
importante.

Una herramienta de automatización de procesos BPMN puede ser muy útil para utilizar la
metodología Lean. Con HEFLO es posible compartir sus diagramas en línea para pedir y
dar sugerencias para realizar mejoras de manera colaborativa.