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ARCHIVO DIGITAL

Misión

Somos una empresa de archivo dedicada a prestar el servicio de digitalización de

documentos y otros que complementan esta tarea. Empresas de salud con un enfoque en
la organización, identificación, seguridad e integridad a los documentos que se hayan
recibido en confianza de nuestros clientes, brindarle un servicio de calidad que facilite el
manejo y la consulta frecuente de documentos, contando con personal capacitado para
cumplir con estas funciones y mantener satisfecho a los clientes.

Visión

En el año 2026 ser una empresa reconocida a nivel nacional por los
mecanismos que hemos implementado para ejercer con nuestro
objetivo y cumplir con cada uno de los aspectos propuestos.
Al ofrecer nuestros servicios, colaborar a las cajas de compensación
que se vean necesitadas por implementar un servicio que les aporte
orden y calidad a sus documentos.
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Objetivos

Brindar apoyo en cajas de compensación en cuanto a la digitalización,

por medio de estrategias tecnológicas, brindando calidad con nuestro
servicio, a su vez generando confianza a los clientes y personas
interesadas en adquirir nuestros servicios.

Objetivos específicos

 Brindar los suficientes conocimientos al personal que va a ser el

encargado de prestar el servicio en las cajas de compensación

 Implementar métodos autenticados que solo nuestra empresa

maneja, de está forma le brindaremos calidad teniendo en
cuenta todos los aspectos posibles por tener medidas únicas en
la empresa.

 Demostrar que cada uno de los factores que establecemos para

llevar a cabo la prestación de nuestros servicios y que cumplan
el objetivo inicial por el cuál se cree la empresa.

Valores corporativos
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 Rigor y transparencia
Actuación con profesionalidad y calidad siguiendo en todo momento los
procedimientos establecidos.
 Honestidad e integridad
Ofrecer lo que se puede cumplir, comportamiento íntegro y coherente,
evitando cualquier situación que pueda originar un potencial conflicto de
interés.
 Responsabilidad e iniciativa

Asumir la responsabilidad de lo que de hace o deja de hacer, reconocer los

errores y buscar corregirlos. Actitud positiva para que las cosas cambien, en
el entorno de emprender actuaciones útiles para afrontar los retos.

 Trabajo en equipo

 Orientación del esfuerzo hacia un mismo resultado.

 escuchar con actitudes abierta la opinión de todas partes.
 Tener siempre en cuenta aportaciones individuales.
 Compartir información y los conocimientos.

 Mejora continua e innovación

Compromiso de mejorar cada día lo que se hace y desarrollar soluciones
novedosas
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Principios

1 Buscar siempre Trabajar en equipo para obtener buenos resultados

en los objetivos que maneja la empresa

2 Excelencia: Garantizando el buen trabajo de los empleados para

brindar un buen servicio a los clientes.

3 Cumplimiento: Trabajando de forma disciplinada para lograr el tiempo

planteado de entrega a los clientes.

4 Creatividad: Generar nuevas ideas, que puedan permitir el crecimiento

de la empresa.

5 Amabilidad: Tratar a nuestros clientes y compañeros de trabajo de la

misma forma que nos gustaría ser tratados nosotros.
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Organigrama:
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Mapa de procesos
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Norma que rige

Acuerdo 042 del 2002
ARTICULO SÉPTIMO 7°: Las entidades de la Administración Pública adoptarán el Formato Único de
Inventario Documental, junto con su instructivo, que a continuación se regulan.

INSTRUCTIVO FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

1. ENTIDAD REMITENTE. Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la

documentación que se va a transferir.

Ley 594 del 2000

Título VIII
CONTROL Y VIGILANCIA

33. Órgano competente. El Estado, a través del Archivo General de la Nación, ejercerá control y
vigilancia sobre los documentos declarados de interés cultural cuyos propietarios, tenedores o
poseedores sean personas naturales o jurídicas de carácter
Privado.

Ley 2015 de 31 de enero del 2020

CAPITULO I.

DISPOSICIONES GENERALES

ARTICULO 2o. DEFINICIONES. Para los efectos de la presente ley se entenderá por:

a) Mensaje de datos. La información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada

por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el
Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el
télex o el telefax;

b) d) Entidad de Certificación. Es aquella persona que, autorizada conforme a la presente ley,

está facultada para emitir certificados en relación con las firmas digitales de las personas,
ofrecer o facilitar los servicios de registro y estampado cronológico de la transmisión y
recepción de mensajes de datos.
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c) e) Intercambio Electrónico de Datos (EDI). La transmisión electrónica de datos de una

computadora a otra, que está estructurada bajo normas técnicas convenidas al efecto;

d) f) Sistema de Información. Se entenderá todo sistema utilizado para generar, enviar,

recibir, archivar o procesar de alguna otra forma mensajes de datos

Articulo 1 Objeto, La presente ley tiene por objeto regular la Interoperabilidad de la Historia
Clínica Electrónica - IHCE, a través de la cual se intercambiarán los elementos de datos clínicos
relevantes, así como los documentos y expedientes clínicos del curso de vida de cada persona. A
través de la Historia Clínica Electrónica se facilitará, agilizará y garantizará el acceso y ejercicio de
los derechos a la salud y a la información de las personas, respetando el Hábeas Data y la reserva
de la misma. Parágrafo. El Ministerio de Salud y Protección Social reglamentará los datos clínicos
relevantes.

Artículo 2 Definiciones. Historia Clínica Electrónica: es el registro integral y cronológico de las

condiciones de salud del paciente, que se encuentra contenido n sistemas de información y
aplicaciones de software con capacidad de comunicarse, intercambiar datos y brindar
herramientas para la utilización de la información refrendada con firma digital del profesional
tratante. Su almacenamiento, actualización y uso se efectiva en estrictas condiciones de seguridad,
integridad, autenticidad, confiabilidad, exactitud, inteligibilidad, conservación, disponibilidad y
acceso, de conformidad con la normatividad vigente.

Artículo 3°. Ámbito de aplicación. Los Prestadores de Servicios de Salud estarán obligados a
diligenciar y disponer. Los datos, documentos y expedientes de la historia clínica en la plataforma
de interoperabilidad que le disponga el Gobierno nacional. El Ministerio de Salud y Protección
Social definirá las características, los términos y condiciones para la interoperabilidad de los
elementos de datos, documentos y expedientes de la historia clínica, cumpliendo con los
lineamientos de- la política de Gobierno Digital o aquélla que haga sus veces, la cual será
establecida por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones~. El Archivo
Gener~1 de la Nación, de conformidad con las normas aplicables, reglamentará lo relacionado con
los tiempos de retención documental, organización y conservación de las historias clínicas. De
igual forma, estará en cabeza del Ministerio de Salud y Protección Social definir los criterios para
exigir su respectiva implementación.

Parágrafo 1°. El Ministerio de Salud y Protección Social adoptará un plan de implementación de la

Interoperabilidad de la Historia Clínica Electrónica - IHCE para el intercambio de los datos clínicos
relevantes, el cual deberá tener en cuenta las condiciones específicas de los sujetos obligados. En
todo caso, el plazo máximo de implementación será de cinco (5) años contados a partir de la
entrada en vigencia de la presente ley. Esta estrategia obedecerá a criterios de interoperabilidad,
privilegiando los datos, avances y sistemas existentes en los distintos prestadores dentro del
sistema de salud, generando así un ahorro en la implementación de la Interoperabilidad de la
Historia Clínica Electrónica -IHCE. En todo caso, facúltese al Ministerio de Salud y Protección Social
para definir los términos de implementación de la interoperabilidad de los documentos y
expedientes de la historia clínica electrónica como una fase superior al intercambio de datos
clínicos relevantes.
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Parágrafo 2°. El Ministerio de salud y Protección Social definirá los criterios para exigir la
Interoperabilidad de la Historia Clínica Electrónica como criterio de habilitación dentro del Sistema
Único de Habilitación para Prestadores de Servicios de Salud, en los términos de implementación
al que hace referencia el parágrafo primero del presente artículo. A los prestadores de servicios de
salud y demás personas naturales o jurídicas que se relacionen con la atención en salud
exceptuados en el marco del artículo 279 de la Ley 100 de 1993, les aplicarán las disposiciones de
la presente Ley.

Artículo 5°. Guarda y custodia. Todos los prestadores de servicios de salud, públicos o privados,
seguirán teniendo la responsabilidad de la guarda y custodia de las historias clínicas de las
personas en sus propios sistemas tecnológicos de acuerdo con las leyes vigentes sobre la materia.
En todo caso, también serán responsables de la guarda y custodia los demás actores de salud
involucrados en el marco de interoperabilidad de la historia clínica electrónica.

Capitulo IV
Disposiciones generales

Artículo 11°. Reportes obligatorios de salud pública. El Ministerio de Salud y Protección Social
articulará la información consignada en los reportes obligatorios de salud pública con la Historia
Clínica Electrónica.

Artículo 12°. Prohibición de divulgar datos. Está prohibida Ia divulgación de los datos de cualquier
persona consignamos en la Historia Clínica Electrónica por parte de quien hubiere tenido acceso a
esta información, teniendo en cuenta la normatividad vigente.

Artículo 13°. Seguridad e la información y seguridad digital. Los actores que traten información
en el marco del presente título deberán establecer un plan de seguridad y privacidad de la
información, seguridad digital y continuidad de la prestación del servicio, para lo cual establecerán
una estrategia a través de la cual deberán realizar periódicamente una evaluación del riesgo de
seguridad digital, que incluya una identificación de las mejoras a implementar en su Sistema de
Administración del Riesgo Operativo. Para lo anterior, deberán contar con normas, políticas,
procedimientos, recursos técnicos, administrativos y humanos necesarios para gestionar
efectivamente el riesgo mediante la adopción de los lineamientos para la administración de la
seguridad de la información y la seguridad digital que emita el Ministerio de Tecnologías de. La
Información y las Comunicaciones o quien haga sus veces. ¡Lo anterior, incluyendo lo señalado por
la Ley 1581 de 2012 de Hábeas Data y Ley 527 de 1999 de Comercio Electrónico, o las normas que
las modifiquen, sustituyan o complementen!

Artículo 15°. Organización y manejo del archivo físico de las historias clínicas. El Archivo General
de la Nación junto con el Ministerio de Salud y Protección Social reglamentarán lo relacionado con
los tiempos de retención, organización, así como la conservación de los documentos y el
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expediente de la historia clínica física o electrónica, en concordancia con la normatividad que rija
la materia

Manual de funciones
 Denominación: Gestor documental
 Dependencia: Departamento de Gestión Documental
 Jefe inmediato: coordinador G.D
 Estudios: Técnico en gestión documental
Tecnólogo en gestión documental
 Experiencia: 6-12 meses en la parte archivística

 Funciones:

- Digitalizar historias clínicas recibidas por medio de tablas de retención y teniendo en cuenta
las formas de clasificación.
- Clasificación, ordenación de historias clínicas validando la fecha en que es producido y que
su validez sea vigente.
- Certificación de calidad, información clientes que cuenten con nuestros servicios mantener
los documentos en perfecto estado y brindar un buen servicio
- Evitar el deterioro de los documentos, conservando lo más reciente y el documento
original de todo el proceso
- Copia de seguridad privada para cada documento, bien sea en físico o digitalizado que al
momento de su consulta sea más sencillo hallarlo.

Manual de procedimientos
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 Digitalizar historias clínicas

- Realizar un registro de las historias clínicas recibidas por medio de tablas de retención
simples para así llevar un control de las historias clínicas al momento de hacer entrega
nuevamente a la entidad.
- Digitalizar de las historias clínicas teniendo en cuenta las diferentes formas de clasificación
que emplean las entidades que quieren nuestro servicio.
 Clasificación y ordenación de historias clínicas
- Recibir las historias clínicas y clasificarlas por día mes y año teniendo en cuenta el número
de secuencia asignado.
- Ordenar por fecha de producción para que en el momento de la manipulación se facilite su
consulta.
- Validar según el contenido a que unidad documental puede pertenecer.
 Evitar el deterioro de los documentos
- Nuestro instrumento principal de trabajo es la documentación, imágenes y planos antiguos
que son relevantes para la empresa por lo tanto debemos velar por la integridad de estos
por medio de la digitalización conservando la información y el documento original.
- Asegurar que la información se mantenga intacta es esencial.

SERVICIOS

-DIGITALIZACIÓN SOBRE FÍSICO Y SIN PAPEL:

Este servicio prestara a las entidades de salud la facilidad de conservar y dar integridad a las
historias clínicas facilitando su consulta.

-VALIDACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE CALIDAD DE INFORMACIÓN:

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Ofrecemos calidad a la información de las historias clínicas mediante un proceso digital muy
práctico que brinda varios beneficios.

-ESCÁNER DE DOCUMENTOS:

Un servicio básico que se brinda a las empresas pequeñas facilitando la conservación de sus
documentos.

-CONSULTA DE DOCUMENTOS:
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Un servicio que por medio de los procesos de digitalización facilita evidentemente el acceso y
manejo de información de las historias clínicas.

-CLASIFICACIÓN, ORDENACIÓN Y DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL:

Servicio que por medio de tablas de retención documental simples se llevara a cabo un registro
que contenga la clasificación, ordenación y descripción de las historias clínicas que también
facilitara la digitalización de las historias clínicas si el cliente solo requiere de este servicio.
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COSTO APROXIMADO
DESCRIPCION
Escáner de documentos. $400 cada hoja Foliar
Digitalización de Documentos. Folios ( 1 al
$1.000
1.000.000
Clasificación, ordenación y descripción de (Sin grapas ni Foliar (1 al
documentos. clips), (recoger 50)
los documentos, 5.000
clasificarlos
mínimamente,
darles un
nombre)
Consulta de procesos de información. 12.000

CLIENTES
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BENEFICIOS

BENEFICIOS BRINDADOS AL CLIENTE

-Interacción con el cliente en el momento de ofrecer el producto y darle a conocer el uso y las
facilidades de nuestros servicios.

CALIDAD

-Ofrecer un servicio de calidad que satisfaga la necesidad del cliente de generar hábitos de
organización y facilidad de consulta en las historias clínicas que este maneja.
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PROTECCION E INTEGRIDAD DE LAS HISTORIAS CLINICAS

-Conservar la información intacta e integra para que no sea alterada y brindarle seguridad a los
clientes.