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INDICE
1
AMOSO ESE.
ROCEDIMIENTOS
ICO.
CE
HOSPITAL REGIONAL DE SOGAMOSO E.S.E
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
OBJETIVO Contribuir al logro de los resultados en salud en el HRS. ESE. a traves del acceso equitativ
servicio farmaceutico de calidad, bajo el principio de responsabilidad de los actores que inc
Listado basico de
medicamentos y
Selección de
dispositivos médicos
medicamentos y Orden de Compra
seleccionados
dispositivos medicos ADQUISICIÓN Requerimiento
Proveedores Orden de pedido
Herramienta de
Compras
Medicamentos y
Medicamentos y
dispositivos medicos
Adquisicion de dispositivos medicos
ubicados y
medicamentos y recepcionados ALMACENAMIENTO
almacenados
dispositivos medicos Acta de recepción
traslado interno
Entrada de almacen
almacenamiento de
Orden de Pedido Factura
medicamentos y DISPENSACION
Orden medica
dispositivos medicos
CÓDIGO:
SOGAMOSO E.S.E ÍNDICE
FECHA:
VERSIÓN:
DE PROCESOS
PÁGINA:
APOYO TERAPEUTICO
servicio farmacéutico
SOPORTE FACTORES
CLIENTE DOCUMENTAL Y/O CLAVES DE
*DecretoLEGAL
2200/05 ÉXITO
Usuarios
*Listado básico de
Contratantes
medicamentos Cobertura de
Adquisicion de
*Resolucion 1011/06 necesidades de
medicamentos y
*Resolucion 1043/06 medicamentos y
dispositivos Dispositivos medicos
*Resolucion 1403/07
medicos
*Gestion de
bienes y servicios *Decreto 2200/05
*Proveedores *Decreto 677/95
*almacenamiento *Herramienta de compras Cumplimiento de plan
de medicamentos *Orden de Compra y/o de compras
y dipsostivos requerimiento
medicos *Contrato
Traslado interno
Usuarios Decreto 2200 /05 Nivel de servicio
Factura
Requerimiento del cliente
HOSPITAL REGIONAL DE SOGAMOSO E.S.E
PROCEDIMIENTO SELECCIÓN DE
Inicia con la elaboración del listado básico de medicamentos y dispositivos médicos de la institución,
ALCANCE contratación es menor a ciento cincuenta (150) SMMLV, de lo contario termina con la contratación p
H
*Listado basico de medicamentos y
dispositivos medicos
*Cotizaciones
*Contratistas
2 *Politicas institucional de seleccion de H
*Usuarios
proveedores.
*Estudio previo de necesidades.
V
H
A
RECURSOS
N° ACTIVIDAD
HUMANOS FISICOS TECNICOS /TECNOL
Metodologia de seleccion de
Comité de Farmacia y
1 Computador medicamentos y dispositivos
terapeutica
medicos
*Regente de faramcia
administrativo
*Quimico farmaceutico
*Planeacion
Sistema contable-Modulo de
2 *presupuesto Computador
Suministros
*Auxiliar administrativa de
Contratacion
*Auxiliar administrativo en
sistemas de información
*Regente de farmacia
administrativo
*Quimico farmaceutico
*Planeacion Sistema contable-Modulo de
3 *Presupuesto Computador Suministros Medios de
*Juridica Comunicación electronica
*Comité de compras
*Auxiliar administrativo en
sistemas de información
CONTROL DE CAMBIOS
Fecha Versión que modifica Justificación
ELABORÓ REVISÓ
FECHA
CARGO
NOMBRE
FIRMA
CÓDIGO:
EGIONAL DE SOGAMOSO E.S.E
FECHA:
VERSIÓN:
IÓN DE PROCESO DE FARMACIA
PÁGINA:
SELECCIÓN DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS
necesarios para satisfacer oportunamente los requerimientos de los diferentes servicios de salud prestados en la institución; utilizando
uridad para el cliente y la institución.
dispositivos médicos de la institución, continua con la contratación directa la cual se da si el monto del estudio previo para la posterior
ontario termina con la contratación por licitación pública de los medicamentos y dispositivos médicos.
Definir el metodo de
selección de *Usuarios
Metodo de selección de proveedores
medicamentos y *Contratistas *Adquision
dispositivos medicos. de medicamentos y
dispositivos medicos
Elaborar listado basico Listado básico de medicamentos y
institucional dispositivos médicos
Medir efectividad de
selccion de informe de efectividad en la selccion de
medicamentos y medicamentos y dispositivos medicos
dispositivos medicos.
Listado de necesidades
Determinar necesidades
Codificar de
necesidades en el Estudio previo de necesidades aprobado.
estudio previo.
Expedir presupuesto
estudio previo con certificado de
para el monto del
disponibilidad presupuestal
estudio previo.
Elaborar aviso y Publicación web de estudio previo ,
prepliego de prepliego de convocatoria y resolucion de
convocatoria apertura. Adquision de
Evaluar de medicamentos y
Prepliego ajustado según observacion de los dispositivos medicos
observaciones de
oferentes. Contratistas
prepliego
elaborar de pliego
definitivo de Publicacion de pliego definitivo de
condiciones de condiciones de convotoria.
convocatoria
Evaluar de Proveedores seleccionados para
proveedores adjudicacion de contratos.
Elaborar de acta de Publicacion de acta de Calificacion de
calificacion provedores seleccionados
Revisar observaciones
de proveedores y Publicacion de respuesta a observaciones
elaborar resolucion de sobre el acta de calificacion y publicacion de
adjudicacion de resolucion de adjudicacion de contratos.
contratos.
Legalizacion y Contrato legal con el o los proveedores
contratacion seleccionados.
Intenventoria de acciones correctivas en caso de
contratos incumplimientos a contratos
*Listado Básico
*Decreto 2200 de junio de 2005 institucional.
Sistema contable-Modulo de *Ley 80 de 1993 *Estudio previo
Suministros *Ley 1150/2007 *Suscripcion del contrato
*Acuerdo 003 de 2014(Estatuto interno) *Estampilla.
*Polizas
*Estudios Previo
*Resolucion de apertura
de convocatoria.
*Prepliego de
condiciones.
*Pliego de condiciones
definitivo.
Sistema contable-Modulo de *Ley 80 de 1993 *Suscripcion del contrato
Suministros Medios de *Ley 1150/2007 *Estampilla.
Comunicación electronica *Acuerdo 003 de 2014(Estatuto interno) *Polizas.
AMBIOS
Justificación
REVISÓ APROBO
ÍNDICE
M.C.
RESPONSABLES
Comité de farmacia y
terapéutica.
*Regente de farmacia
administrativo
*Quimico farmaceutico
Contratacion
Planeacion.
Presupuesto.
*Gerencia
*Juridica.
*Gerencia
Quimico farmaceutico
*Quimico farmaceutico
Subegente cientifico
*Quimico farmaceutico
*Regente de faramcia
administrativo.
Juridica
Planeacion.
Presupuesto.
Juridica
Comité de Compras
Juridica
Comité de Compras
Juridica
Comité de Compras
Juridica.
Quimico farmaceutico
INDICADORES
FORMULA
(Número de M y DM
utilizados no incluidos en el
LBI / Número total de M y
DM de LBI) * 100
HOSPITAL REGIONAL DE SOGAMOSO E.S.E
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
Adquirir los medicamentos y dispositivos médicos que han sido contratados, con el fin de tener disponibilid
OBJETIVO
necesidades en los diferentes servicios de la Institución, garantizando una efectiva gestión en el cumplimie
Comienza con la solicitud de compra de medicamentos y dispositivos médicos a los proveedores contratad
ALCANCE
garantizando el cumplimiento de la misma.
P Determinación de necesidades
*Secretaria de Salud
Adquisición de medicamentos de
*Listado de control especial a las Direcciones
*selección de H
2 necesidades, Seccionales de Salud o Fondos
medicamentos y
*Consumos históricos Rotatorios
dispositivos
medicos.
Elaboracion de informe a secretaria
V
de salud
V Seguimiento a la adquisición
*Contratistas *Orden de pedido
*selección de *Base de datos de
3
medicamentos y seguimiento a
dispositivos medicos requerimientos
A Gestion de indicadores
RECURSOS
N° ACTIVIDAD
HUMANOS FISICOS TECNICOS /TECNOL
*Regente de
farmacia
1 Computador Sistema Contable- Modulo Suministros
administrativo
*Auxiliar de farmacia
Computador
Quimico *Medios de trasporte
2 farmaceutico de medicamentos de Sistema Contable- Modulo Suministros
Control
*Libros de Registros
*Quimico
Farmaceutico
*Auxiliar
3 administrativo en Computador Sistema Contable- Modulo Suministros
sistemas de
informacion
CONTROL DE CAMBIOS
Fecha Versión que modifica Justificación
ELABORÓ REVISÓ
FECHA
CARGO
NOMBRE
FIRMA
CÓDIGO:
FECHA: ÍNDICE
VERSIÓN:
PÁGINA:
S MEDICOS M.C.
Orden de pedido
*Almacenamiento de
Regente de farmacia
medicamentos y
administrativo
dispositivos medicos
*Sistema contable *Area contable
*Factura
Factura
*Usuarios
*Cotización para *Almacenamiento de
medicamentos de medicamentos y
control dispositivos medicos Quimico Farmaceutico
*Medicamentos
adquiridos
informe de
medicamentos de secretaria de salud
control especial
base de datos de
seguimiento
actualizada *Quimico Farmaceutico
*informe de *Gestion *Regente de farmacia
comportamiento de Administrativa administrativo
proveedor *Almacenamiento de *Auxiliar administrativo
medicamentos y en Sistemas de
dispositivos medicos informacion.
acciones de
mejora
SOPORTE
DOCUMENTACION
DOCUMENTAL
RELACIONADA
Y/O LEGAL
de 2014.
*Resolución 1403
*Orden de pedido
del 2007.
*Listado de
*Resolución 1446
necesidades
del 2006.
*Decreto 2200 de
2005
*Facturas
*Resolución 1403
*Ordenes de pedido
de 2007
*Contratos con
*Resolución 1478
proveedores
de 2006
*Estatuto
anticorrupción.
INDICADORES
Nombre Formula
(Valor de unidades
% ejecución de estregadas por el
contrato. proveedor / Valor total
contratado) * 100
numero de unidades
entregadas en el tiempo
Oportunidad de entrega
acordado*100/numero
de unidades solicitadas
APROBO
HOSPITAL REGIONAL DE SOGAMOSO E.S.E
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
Conservar las condiciones óptimas ambientales que permitan mantener las especificaciones
OBJETIVO
una adecuada gestión de inventarios y almacenamiento.
ALCANCE Empieza con la actividad de control de condiciones ambientales en los lugares de almacenam
*Dispositivos médicos y
medicamentos ubicados.
V
Adquision de
1 medicamentos y
dispositivos medicos
H
*Contrato con proveedor
*Factura
Adquisicion de
2 medicamentos y H
dispositivos medicos
*Factura
*Acta de recepcion
*Contrato con proveedor
*Factura
*Acta de recepcion
*Contrato con proveedor
Dispositivos médicos y
Recepcion de H
medicamentos
3 medicamentos y
aceptados en la
dispositivos medicos.
recepción.
Dispositivos médicos y
Recepcion de V
medicamentos
6 medicamentos y
almacenados.
dispositivos medicos.
RECURSOS
N° ACTIVIDAD
HUMANOS FISICOS TECNICOS /TECNOL
*Regente de
Farmacia
administrativo
*Regente de farmacia
asistencial
*Quimico
Farmacéutico
*Termohigrómetro
1 *termómetros.
*luxometro
*Regente de Farmacia
administrativo
*Estibas
*Auxiliar de Farmacia *Metodos de muestreo
2 *pedidos recibidos
*Auxiliar administrativo *Sistema contable
*Computador
en sistemas de
informacion
*Regente de farmacia
Tecnicas de ordenamiento de
administrativo *Estanteria
3 medicamentos y dispositivos
*Auxiliar de farmacia
medicos
*Regente
administrativo de
farmacia. *Regente de Medicamentos y
farmacia. *Auxiliar dispositivos médicos
4 Sistema contable
administrativo. *Medios de transporte de
Pedidos
*Personal de
enfermería encargado.
*Auxiliar de servicio
farmaceutico
Medicamentos y
5 *Regentes de *Sistema contable
dispositivos médicos
farmacia
*Quimico farmaceutico
*Regente de farmacia
administrativo
*regentes de farmacia *Estibas
asistencial *Estanteria
6 *Auxiliar de farmacia *Nevera Sistema contable
*Auxiliar administrativo *Computador
*Medicamentos y
dispositivos medicos
ELABORÓ REVISÓ
FECHA
CARGO
NOMBRE
FIRMA
CÓDIGO:
FECHA:
VERSIÓN:
PÁGINA:
e permitan mantener las especificaciones técnicas de los medicamentos y dispositivos médicos, a través de
ento.
ambientales en los lugares de almacenamiento, termina con la actividad de control de los inventarios
*Facturas radicadas
y cambios
tramitadados a *Usuarios
Registro en sistema proveedores. *Facturación Regente administrativo
Contable- Modulo *Sistema contable- *Almacenamiento de de Farmacia
Suministros Modulo de medicamentos y
suministros dispositivos medicos.
actualizado
Certificacion y
Certificacion de *Gestion administrativa y Auxiliar administrativo en
ejecucion de contratos
proveedor. Financiera sistemas de informacion.
con los proveedores.
*base de
seguimiento de
Gestion administrativa Quimicio farmaceutico
proveedores
actualizada.
Ordenamiento de los Productos ubicados
productos en el área de y disponibles para
almacenamiento dispensación y/o
distribución.
Comunicado de
revisar cronograma de conteo fisico de
revision de inventarios inventarios Quimico farmaceutico
Determinar muestra de listado de
medicamentos a revisar medicamentos y
dispositivos medicos
a revisar
Quimico farmaceutico
realizar inspeccion de *Informes de
medicamentos y inventarios
dispositivos medicos (descripción del item, Dispensacion de Servicio Farmaceutico.
seleccionados. cantidad y costo) medicamentos y
dispositivos medicos.
Gestión de inventarios *Registro de *Auxiliar Administrativo
inventario. en Sistema de
*Devoluciones por informacion.
baja rotación cuando
aplique.
Consolidado gestión
del inventario
(Confiabilidad del
inventario)
SOPORTE
DOCUMENTAL DOCUMENTACION
ECNICOS /TECNOL Y/O LEGAL RELACIONADA
*Decreto 2200 de *Formato de registro de
2005 condiciones ambientales.
*Resolucion 2981 de *Cronograma de aseo y
2013 desinfeccion de áreas.
*Resolución 1403 de *Fichas tecnicas
2007
*resolucion 2400 de
1979
*NTC 4166; NTC
1931
*Manual de Aseo y
desinfección de
áreas
*Buenas prácticas de
Almacenamiento
(BPA)
*Decreto 677 del 95
*Factura
*Decreto 2200 de
*Acta de recpcion
junio de 2005
Metodos de muestreo *Formato de inspeccion
*Resolución 1478 de
istema contable *Fichas tecnicas
2006
*formato certificacion de
*Resolución 1403 de
proveedores
2007
*Resolución 1403 de
2007 *Formato de registro de
ecnicas de ordenamiento de *Decreto 2200 de condiciones ambientales.
edicamentos y dispositivos 2005 *Procedimiento de
edicos semaforizacion
OS Y GUIAS INDICADORES
Nombre Formula
(num. Casos
Condiciones ambientales incorformes/Total
revisiones)%
(costo de M y DM
Rotacion de inventario dispensados/promedio
de inventario)*100%
(costo de M y DM
Rotacion de inventario dispensados/promedio
de inventario)*100%
(M y DM vencidosde
periodo anterior - my dm
Vencimientos periodo actual/total de M
y DM vencidos del
periodo anterior)*100%
ustificación
EVISÓ APROBO
ÍNDICE
M.C.
HOSPITAL REGIONAL DE SOGAMOSO E.S.E
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
dispensacion
intrahospitalaria
H
entrega de
*Perfil H medicamentos
Almacenamiento de
farmacoterapéutico.
medicamentos y
1 *Orden Médica . registro de salidas de
Dispositivos
medicos medicamentos.
V
elaboracion informe de
H sismed
revisar indicador de
A eficacia
Determinacion de
P necesidades de
farmacia
Dispensacion semanal
H
*Orden de pedido
Almacenamiento de emitida por
medicamentos y coordinador del registro de salidas de
2 almacen
Dispositivos servicio y aprobada
medicos por cordinadora de V
enfermeria.
2
Dispositivos servicio y aprobada
medicos por cordinadora de
enfermeria.
revisar indicador de
eficacia
A
diligenciamiento de
formato de
H medicamentos de
control especial.
alistamiento de
medicamentos de
H control especial
entrega de
H medicamentos de
Almacenamiento de Orden médica en control especial
medicamentos y recetario oficial de
3 registro de salidas de
Dispositivos medicamento de
medicamentos de
medicos control V control especial
registro de salidas en
libros de
V medicamentos
controlados
elaboracion de
informes
A
Determinacion de
medicamentos y
dispositivos medicos
P para carro de paro y
kits
Suministro de
H medicamentos en el
Almacenamiento de
carro de paro.
medicamentos y Orden emitida por la
4 Segumiento de los
Dispositivos enfermera jefe.
medicos carros de paro y kits
V de emegencias.
Elaboracion de actas
verificacion de
indicador de eficacia
A
RECURSOS
N° ACTIVIDAD
HUMANOS FISICOS TECNICOS /TECNOL
*Estanteria
*Personal de
*computador
enfermeria
*medicamentos
1 *Regente de Sistema contable
*dispositivos medicos
farmacia
*carro de
*Auxiliar de farmacia
Medicamentos
2
*Químico *Medicamentos y Sistema contable
Farmacéutico dispositivos medicos
*Regente farmacia *carro de paro
*Auxiliar de *kits
farmacia.
*Enfermera jefe y
auxiliares.
CONTROL DE CAMBIOS
Fecha Versión que modifica Justificación
ELABORÓ REVISÓ
FECHA
CARGO
NOMBRE
FIRMA
CÓDIGO:
SO E.S.E ÍNDICE
FECHA:
VERSIÓN:
ESO
PÁGINA:
M.C.
APOYO TERAPEUTICO
informe sismed
listado de COFYTE
medicamentos y
dispositivos medicos
estandarizado por
servicio
*Resolución 2003
del 2014
*Resolución 2564 de
2008.
*Resolución 1403
del 2007.
*Resolución 1478
del 2006.
*Resolución 1995 *Formato perfil
de 1999. farmacoterapéutico
*Política *Orden medica *Listado
Farmacéutica básico de la institución
Nacional.
*Decreto 4725 de
2005
*Decreto 2200 de
2005
*Decreto 2330 de
2005
INDICADORES
Nombre Formula
eficacia de dispensacion n items despachados/ n
items solicitados
S
Justificación
APROBO