INFORME DIAGNOSTICO INICIAL AL PROCESO DE CORRESPONDENCIA Y

ARCHIVO EN LA EMPRESA “RESORTES Y PARILLAS BONNELL”

GARCÍA DE LA TORRE ANDREA JIMENA

PEÑA ALMECIGA ANDRES PEÑA
PEÑA CASTILLO LAURA SIRLEY
ROMERO ARENAS ANGIE DANIELA

PRESENTADO A:
ELIZABETH GONZÁLEZ SILVA

CENTRO DE BIOTECNOLOGÌA AGROPECUARÌA DE MOSQUERA

TÉCNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
SEDE FUNZA
2019
 ÍNDICE
1. Introducción
2. Justificación
3. Objetivos
3.1 Objetivo general
3.2 Objetivo especifico
4. Cuerpo del informe
4.1 Recolección de datos
4.2 Procesamiento, análisis e interpretación de los datos recolectados
5. Conclusión
6. Bibliografía
7. Anexos
 1. INTRODUCCION

Se hace indispensable la aplicación de gestión documental que permitan

normalizar las fases del ciclo vital de los documentos como son producción
recepción distribución trámite organización consulta conservación y disposición
final de los mismos, ya que la ley 594 del 2000 establece reglas y principios que
regulan la función archivística del estado para ello se ha establecido en esta ley
una serie de artículos que le permiten a una entidad pública o privada estar
regulados por la ley guiando y llevando una adecuada gestión de archivo de
documentos.
Describiendo la situación del archivo que se tiene actualmente en la empresa
RESORTES Y PARRILLA BONELL para identificar el problema. El análisis
busca revelar las condiciones con las que trabaja dicha empresa en cuanto a
archivo se requiere.
 2. JUSTIFICACIÓN

Con nuestro informe beneficiamos a la empresa RESORTES Y PARRILLAS

BONNELL brindando y buscando conocimiento e ideas para así llevar mejor los
documentos y archivos de la empresa.
Este informe nos beneficiara a nosotros como aprendices dándonos un mayor
enfoque y conocimiento del área archivística y documental, ya que nos brindan la
oportunidad de darnos un enfoque de cómo se lleva a cabo un archivo, en una
empresa.
El SENA, igualmente, también se beneficiará, dándoles un amplio ejemplo de cómo
se lleva acabo el archivo de alguna empresa, y como se podrían mejor, dando un
ejemplo a sus aprendices para brindarles conocimiento al respecto.
 3. OBJETIVOS

3.1 OBJETIVOS GENERAL

Identificar la situación actual de la empresa RESORTES Y PARRILAS BONELL
en cuanto a la gestión documental y el área de correspondencia.

3.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Aplicar entrevista semiestructurada para identificar los posibles
problemas que la empresa presenta en el manejo del área de
correspondencia y de archivo.
 Diseñar y aplicar lista de chequeo y mediante observación confirmar la
problemática identificada en la entrevista.
 Presentar un informe diagnosticando sobre lo encontrado en el proceso.
 4. CUERPO DEL INFORME

4.1. Recolección de datos

ANÁLISIS ENTREVISTA
La empresa RESORTES Y PARRILLAS BONNELL fue tomada con el fin de
realizar la entrevista sobre el archivo y cuál es su posición ante la preservación
documental de la empresa. El personal tiene un grado académico básico ya que
hay un profesional y varios técnicos ellos como organización están interesados
en la clasificación documental ya que no tienen claro cómo organizar la
documentación encontramos solo área de recepción que es la encargada de
recoger y entregar los documentos de la compañía. Allí recibe los documentos
se re direccionan y luego se archivan por fechas.
El archivo está ubicado en el segundo piso de la compañía colinda con oficinas
de otras áreas el lugar es espacioso tiene buena luz y ventilación, hay archiveros
donde encontramos la documentación son hechos en madera barnizada y
documentos en estantes en carpetas A-Z solo se maneja el archivo de gestión
en toda la compañía, allí están todos los documentos desde el año 2008,
facturación, logística, administrativos; se maneja una guía simple de archivo, allí
se registra el día y la hora de llegada el documento para facilitar la búsqueda
pero al no tener conocimiento adecuado de la normatividad se maneja el archivo
como ellos creen conveniente, no se maneja la tabla de retención documental.
Respecto a la preservación de los documentos encontramos extintores, persona
de seguridad y la encargada de servicios generales, hace la limpieza cada ocho
días del archivo, cuando se daña un documento se saca copia o se solicita otro.
El documento o registro, se guarda con sello, firma y fecha, el sistema no es muy
útil, porque en ocasiones tienen dificultades a requerir un documento en el
instante; tienen varias computadoras, internet escáner y el 90% de los
documentos se digitalizan en PDF. Todo se guarda en la computadora para que
sea más fácil encontrar y para el uso de usuarios internos y externos y lograr
una mayor preservación del documento, no se presta los documento solo se
ofrece servicio de producción documental en fotocopias.
 4.2. PROCESAMIENTO, ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LOS
DATOS RECOLECTADOS
Listado de posibles problema
1. Ningún funcionario tiene conocimiento acerca de la gestión documental que
se debe llevar en la empresa.
2. por ello desconocen y no se aplican la ley 594 del 2000
3. No existe estructura organizacional
4. No existe manual de funciones
5. No existe manual de procesos y procedimientos
6. No hay recepción ni archivo
7. No existe archivo histórico ni central
8. No existe tabla de retención documental
9. No cuentan con la infraestructura necesaria para el adecuado manejo del
archivo.

4.3. ANALISIS DE LA LISTA DE CHEQUEO

La empresa no cuenta con una correcta preservación del acervo documental
estipulada de acuerdo a la ley 594 del ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, no
cuenta con organigrama, manual de funciones ni procesos y procedimientos, con
área de archivo tampoco con personal encargado de la gestión documental a
pesar de esto los documentos se encuentran en buenas condiciones con buena
ventilación, limpieza y organización así mismo cuenta con su reglamento interno
estipulado debidamente.

Partiendo de lo anterior queremos encontrar una solución para mejorar y brindar

un apoyo a todas las necesidades y falencias encontradas en la empresa.
 5. CONCLUSIONES
Nosotros como aprendices SENA, notamos que hace falta un adecuado uso de
normas y concientizar a los empleados acerca de la importancia de los documentos,
necesitan una mejor manera de preservar los acervos documentales y un mayor
conocimiento de la importancia para la empresa, manejarlos de acuerdo a las
normas estipula das por el ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN en cumplimiento
de sus funciones.
Encontramos que no conocen la entidad, ni normatividad que regulas a las
empresas en Colombia en cuanto a archivo se refiere. No cuentan con organigrama,
manual de procesos y procedimientos, tampoco de funciones, siendo estas una
falencia para la empresa, puesto que llevar una correcta administración de los
acervos documentales le permite a la empresa tener un mejor control de estos.
Partiendo de todo lo mencionado anterior mente, queremos diseñar una propuesta
de mejora para el área de archivo de la empresa en pro de dar solución a posibles
dudas al desconocimiento en el tema de la gestión documental de la empresa
RESORTES Y PARRILLAS BONNELL.
 6. BIBLIOGRAFÍA
Ley 594 del 2000. (Ley general de archivo) http://media.utp.edu.co/gestion-
documentos/archivos/LEY_594_DE_2000.pdf
 7. ANEXOS:

LISTA DE CHEQUEO

Descripción si no
SOBRE LA EMPRESA
Tiene organigrama
Tiene manual procesos y pro.
Tiene manual de funciones
Área de archivo
Se preservan en archivero
SOBRE PERSONA A CARGO
hay archivista
la persona encargada sabe que es gestión
documental
SOBRE LOS DOCUMENTOS
están organizados los documentos
están en carpetas
se guardan en material digital
utiliza tabla retención documental
SOBRE EL AREA
Hay un área solo para el archivo
Hay buena ventilación
La limpieza del área es continua
Luminosidad favorable.
Otros

si es otro cual:

quien realizo:
Cuestionario diagnóstico archivo.pdf